Sekretaris Bendahara

Forum Nasional Sosial Masyarakat BEM se-Indonesia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRATIF

FORUM NASIONAL SOSIAL MASYARAKAT BEM SE-INDONESIA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BAB I

KETENTUAN UMUM

Dalam Standar Operasional Prosedur ini yang dimaksud dengan:

1. Administrasi Kesekretariatan merupakan salah satu bagian dalam Fornas Sosmas yang
memiliki peran dan tanggung jawab sebagai bagian pendukung kerja (supporting system) bagi
perangkat pengurus FORNAS SOSMAS yang berfungsi sebagai pemberi layanan administratif.

2. Administrasi Kesekretariatan berada dalam naungan Sekretaris Bendahara yang selanjutnya

disingkat menjadi Sekben.

3. Tim Sekben terdiri dari pengurus dan staff Kementerian Sosial Masyarakat Institusi yang
diberi tanggung jawab, begitu juga Sekben Wilayah yang selanjutnya disingkat Sekbenwil.

5. Pengurus inti yang meliputi Koordinator Nasional yang selanjutnya disingkat Kornas serta
perangkatnya, dan Koordinator Wilayah yang selanjutnya disingkat Korwil

BAB II

SURAT MENYURAT

Bagian Kesatu

Kop Surat

1. Seluruh surat yang diterbitkan FORNAS SOSMAS harus sesuai dengan header footer yang
telah ditetapkan
2. Header dan footer resmi FORNAS SOSMAS digunakan dengan sebijaksana mungkin untuk
kepentingan FORNAS SOSMAS.

Ketentuan penggunaan kop surat:

1. Jika surat cakupan wilayah maka menggunakan kop Korwil FORNAS SOSMAS

2. Jika surat cakupan nasional maka menggunakan kop Kornas FORNAS SOSMAS

Format kop surat:

1. Kop surat Korwil

Disesuaikan dengan institusi Korwil

2. Kop surat Kornas

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

EKSEKUTIF MAHASISWA

Sekretariat : Gedung EM-DPM UB Lantai 1, Jl. Veteran 06 C Malang 65145

Bagian Kedua

Stempel

1. Surat yang berasal dari Kornas menggunakan stempel institusi Kornas

2. Surat yang berasal dari Korwil menggunakan stampel institusi Korwil

Bagian Ketiga
Penomoran Surat

1. Surat yang dikeluarkan FORNAS SOSMAS harus memuat nomor seri dikeluarkannya surat
yang pada umumnya memuat hal-hal seperti : nomor urut surat keluar, jenis surat, instansi yang
mengeluarkan surat, bulan dan tahun dikeluarkannya surat.

2. Contoh format penomoran surat berdasarkan jenisnya adalah sebagai berikut:

a. Surat Umum

a/x.b/EM-UB/c/d

ex : 05/U.i.1/EM-UB/III/2019

Rincian:

a : Nomor urut surat

x : Kode jenis surat

No. Jenis Surat Kode

1. Permohonan PH

2. Undangan U

3. Pemberitahu PB
an

4. Mandat M

5. Keputusan KP

6. Pernyataan PR

7. Pengumuma PU
n

8. Rekomenda Rek
si

9. Keterangan Ket

10. Penugasan ST
11. Ucapan Up

12. Kerjasama KS

13. Surat Stap

Ketetapan

14. Sertifikat STF

Bagian Keempat

Ketentuan Pembuatan Surat

1. Ukuran kertas : A4, diprint di Kertas A4

2. Margin : Normal

3. Tipe huruf : Times New Roman

4. Ukuran huruf : 12

5. Spasi :1

6. Paragraph : 1,15

7. Alignment : Justify (rata kanan kiri)

BAB III

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Bagian Kesatu

Format Laporan Pertanggungjawaban

1. Ukuran Kertas : A4, di print di kertas A4

2. Margin : Normal

3. Tipe Huruf : Times New Roman

4. Ukuran huruf : 12

5. Spasi :1

6. Paragraf : 1,5

7. Alightment : Justify (rata kanan kiri)

8. Diberi keterangan halaman di kiri bawah

9. Poin yang harus dicantumkan dalam Laporan Pertanggungjawaban

a. kondisi internal nasional/wilayah

stuktur kepengurusan

jumlah anggota aktif

jumlah anggota tidak aktif

b. program kerja

tujuan kegiatan

target segmen objek

waktu dan tempat

deskripsi kegiatan

indikator keberhasialan

kondisi riil

kendala

saran

c. lampiran-lampiran

dokumentasi kegiatan
 Bagian Kedua

Alur Pengajuan Laporan Pertanggungjawaban

1. Jika kegiatan telah selesai dilaksanakan dan telah disetujui Kornas.

2. Laporan Pertanggungjawaban di tandatangani Korwil, Kornas kemudian diberi stempel

institusi Kornas.

3. Difotokopi 1 kali lalu dijilid terusan warna kuning.

4. Laporan Pertanggungjawaban asli dan Laporan Pertanggungjawaban fotokopi diberikan

kepada Sekben sebagai arsip.

BAB VI

KETENTUAN PENUTUP

1. Standar Operasional Prosedur ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan

2. Hal yang belum diatur dalam SOP ini akan disepakati dalam rapat pimpinan nasional
(Rapimnas)