STI Kel.3
STI Kel.3
1 Sistem Perusahaan
Sistem informasi perusahaan atau sistem perusahaan merupakan suatu sistem yang
membantu manajer dan perusahaan memperbaiki kinerjanya dengan membolehkan mereka
saling berbagi data antar departemen dan pihak eksternal. Sistem perusahaan
memungkinakan pekerja mengakses dan menganalisis informasi secara real-time dan
proses transaksi berlangsung pada keseluruhan organisasi. Selain itu, sistem perusahaan
meningkatkan efisiensi karena adanya sistem otomatisasi. Sebelum memilih dan meerapkan
ERP atau sistem perusahaan lainnya, perusahaan harus mengidentifikasi masalah yang
harus diselesaikan, tujuan yang harus dicapai, dan dukungan yang diberikan sistem
informasi.
Terdapat sejumlah alasan bagi perusahaan untuk beralih menggunakan sistem perusahaan,
yaitu sebagai berikut.
1. Desain ulang proses bisnis. Proses perlu disederhanakan dan dirancang ulang
sehingga dapat diotomatisasi, baik seluruhnya atau sebagian. Tugas yang tidak perlu
dihapus dari proses.
2. Perubahan dalam cara orang melakukan perkejaannya. Cara pegawai bekerja
dirubah untuk mengakomodasi proses yang baru. Sistem perusahaan memerlukan
pelatihan ulang dari pengguna akhir yang produktivitasnya akan melambat awalnya
karena perlu penyesuaian dengan cara yang baru.
3. Integrasi banyak jenis sistem informasi. Mengintegrasikan sistem informasi
diperlukan agar data dapat mengalir dengan lancar antar departemen dan mitra
bisnis. Aliran data otomatis sangat penting untuk peningkatan produktivitas.
Praktik yang baik memeriksa ketidakefisienan yang terjadi selama proses berlangsung dan
mencari cara untuk memperbaikinya dengan menyederhanakan proses. Misalnya, dokumen
manual yang sering membingungkan pekerja untuk persetujuan, input data, dan kemudian
pengambilan keputusan. Otomatisasi sistem dapat membantu untuk pemrosesan, analisis,
pembuatan faktur, dan penagihan.
Karena kompleksitas, sistem ERP disewakan atau dilisensikan dari pemasok dan
dikustomisasi dengan dukungan anggota TI yang terbiasa dengan proses bisnis
perusahaan.
Terdapat 3 pandangan yang berkaitan dengan sistem perusahaan agar dapat lebih baik
dipahami, yaitu
ERP merupakan software yang menghubungkan aplikasi internal dan mendukung proses
bisnis eksternal. Aplikasi ERP bersifat modular, dan modul-modul terintegrasi untuk
mengembangkan kemampuannya. ERP membantu perusahaan dari depan sampai
belakang. Departemen dapat diinformasikan mengenai keadaan yang ada saat ini dan
dampaknya terhadap kinerja. Sebagai contoh, ERP yang ada dalam perusahaan manufaktur
makanan. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk berbagi database mengenai
produk, kapasitas produksi, jadwal, titik masalah, dan lain-lain. Perusahaan dapat dengan
cepat menanggapi kekurangan bahan baku, naiknya permintaan pelanggan, atau masalah
lainnya.
Secara umum, tantangan yang dihadapi perusahaan adalah masalah kompleksitas yang
menambah biaya. Masalah bagi contoh industri makanan yang diambil adalah persyaratan
hukum, pemasok makanan, perbaikan proses bisnis, dan laba. Investasi pada TI dapat
menyelesaikan masalah ini. pada awalnya software dibeli untuk menyelesaikan masalah
keuangan. Selanjtunya perusahaan kemudian mengendalikan persediaan, memproses
penjualan, pesanan pembelian, dan pengendalian produksi. Selanjutnya, TI dikembangkan
untuk memenuhi kepentingan individu yang ada di departemen. Akhirnya, perusahaan
kemudian memisahkan SI untuk akuntansi, penjualan, dan pembelian, manajemen
persediaan.
Sistem ERP hadir untuk membantu mengintegrasikan semua aspek yang ada dalam
perusahaan dalam seperangkat data, sehingga menaikkan kinerja operasi. Sistem ERP
mengeliminasi kebutuhan untuk memasukkan data yang sama dalam beberapa sistem,
mengurangi kesalahan dan biaya, dan menyediakan data real time.
Pada saat perusahaan memutuskan untuk mengganti sistem perusahaan yang terpisah-
pisah menjadi suatu sistem yang terintegrasi, perubahan database perlu dilakukan.
Penerapan sistem perusahaan dapat membantu perusahaan menjadi lebih kompetitif dalam
manajemen data. semakin besar aplikasi dan data, semakin kompleks manajemen datanya.
Gambar berikut memberikan perbandingan yang ada dalam sistem yang terpisah-pisah dan
sistem yang terintegrasi.
Gambar berikut memperlihatkan bagaimana ERP cocok dalam infrastruktur TI perusahaan.
fungsi ERP diintegrasikan dengan sistem atau modul lainnya, termasuk SCM, PLM, CRM,
dan BI. Sistem ERP dihubungkan aplikasi legacy dengan Enterprise Application Integration
sedangkan dengan pihak eksternal ERP dihubungkan dengan menggunakan B2B Gateway.
B2B Gateway merupakan alat vital yang memastikan bahwa aliran data berjalan secara
efisien, akurat, dan tepat waktu.
Sistem ERP dapat dibeli atau disewa. ERP dapat dikustomisasi dengan memasukkan
modul-modul sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Modul sistem ERP terdiri dari
manufaktur, pemasukan pesanan, piutaang dan utang, buku besar, pembelian, gudang,
transportasi, dan SDM. Secar umum, pemasok ERP terdiri dari oracle, SAP, SSA Global,
dan Microsoft Synamics. Pemasok mengenakan iuran lisensi berdasarkan jumlah pengguna
dan pendapatan tahunan perusahaan.
Artinya, 49 persen dari para ahli ERP telah menemukan bahwa keberhasilan
tergantung pada semua lima faktor. Dengan kata lain, hampir setengah dari para ahli
menunjukkan bahwa kegagalan salah satu dari lima faktor ini akan atau dapat menyebabkan
ERP gagal.
Rekomendasi berikut menjelaskan mengapa keberhasilan ERP tergantung pada beberapa
faktor kunci yang dilakukan dengan benar.
1. Fokus pada proses dan persyaratan bisnis. Terlalu sering, perusahaan terjebak dalam
kemampuan teknis atau platform di mana ERP berjalan. Tetapi dibandingkan dengan proses
bisnis, tidak ada yang benar-benar penting. Yang penting adalah bagaimana para manajer
ingin operasi bisnis dijalankan dan apa persyaratan bisnis utama. Setelah manajemen dan
TI mendefinisikannya, mereka dapat lebih efektif memilih perangkat lunak yang sesuai
dengan kebutuhan bisnis unik mereka.
2. Fokus pada pencapaian ROI yang dapat diukur. Mengembangkan kasus bisnis untuk
mendapatkan persetujuan dari manajemen tingkat atas atau dewan direksi sangat penting,
tetapi tidak cukup. Menetapkan ukuran kinerja utama, menetapkan baseline dan target untuk
langkah-langkah tersebut, dan kemudian melacak kinerja setelah ditayangkan. Hasil kinerja
adalah bukti seberapa baik ERP memenuhi harapan yang telah tercantum dalam kasus
bisnis. 3. Useastrongprojectmanagementapproachandsecurecommitmentofresources. Suatu
proyek ERP tergantung pada bagaimana ia dikelola. Tanggung jawab untuk manajemen
proyek implementasi ERP tidak dapat ditransfer ke vendor atau perusahaan konsultan.
Karena gangguan bisnis dan biaya yang terlibat, proyek ERP memerlukan perhatian penuh
waktu dan dukungan dari para tokoh terkenal dari fungsi-fungsi utama untuk jangka waktu
yang lama, dari rata-rata enam hingga dua belas bulan. Juga diketahui bahwa proyek ERP
tidak dapat dikelola oleh orang-orang yang dapat diselamatkan. Mereka harus dikelola oleh
orang-orang yang merupakan personel yang sangat diperlukan. Tanpa juara yang kuat dan
anggaran yang diperlukan (dibahas selanjutnya), mengharapkan ERP gagal.
4. Pastikan komitmen yang kuat dan berkelanjutan dari para eksekutif senior. Setiap proyek
tanpa dukungan dari manajemen puncak akan gagal. Tidak peduli seberapa baik
menjalankan sebuah proyek, akan ada masalah, seperti kebutuhan bisnis yang saling
bertentangan atau gangguan bisnis, yang hanya dapat diselesaikan oleh seseorang dengan
kekuatan dan otoritas untuk memotong politik dan agenda pribadi.
5. Luangkan waktu yang cukup untuk merencanakan dan menyiapkan di depan. Tujuan
vendor ERP adalah untuk menutup kesepakatan secepat mungkin. Perusahaan perlu
memastikannya dengan benar mendefinisikan kebutuhannya dan apa yang dapat dicapai
untuk secara cerdas mengevaluasi dan memilih vendor terbaik. Jangan terburu-buru
mengambil keputusan. Terlalu sering, perusahaan terjun langsung ke proyek tanpa
memvalidasi pemahaman vendor tentang persyaratan bisnis atau rencana proyeknya.
Prinsip "ukuran dua kali, potong sekali" berlaku untuk pemilihan vendor. Semakin banyak
waktu yang dihabiskan perusahaan untuk memastikan bahwa hal-hal ini dilakukan dengan
benar di awal, semakin rendah risiko kegagalan dan semakin sedikit waktu yang dihabiskan
untuk memperbaiki masalah nantinya. Mengajukan gugatan terhadap vendor (lihat Tabel
10.5) bukan merupakan perbaikan. Tuntutan hukum mahal dan berisiko, dan mereka tidak
menambah kinerja perusahaan.
6. Berikan pelatihan menyeluruh dan manajemen perubahan. Prinsip utama lain yang harus
dipahami adalah ketika Anda mendesain ERP, Anda mendesain ulang organisasi. Sistem
ERP melibatkan perubahan dramatis bagi pekerja. Suatu ERP kehilangan nilai jika orang
tidak mengerti bagaimana menggunakannya secara efektif. Berinvestasi dalam pelatihan,
manajemen perubahan, dan desain pekerjaan sangat penting untuk hasil dari proyek TI
berskala besar.
Mengapa Perusahaan Tidak Berinvestasi dalam ERP. Salah satu peran terpenting
departemen TI adalah menyediakan dan mendukung aplikasi yang memastikan bahwa
pekerja dapat mengakses, menggunakan, dan memahami data yang mereka butuhkan
untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Sebuah ERP sepertinya merupakan
solusi sempurna. Meskipun manfaat potensial mereka, tidak semua perusahaan berinvestasi
dalam ERP, biasanya karena mereka tidak dapat memenuhi atau mengatasi persyaratan
berikut:
• Aplikasi harus selaras dengan proses bisnis yang terdefinisi dengan baik dan dirancang
dengan baik, yang merupakan standar yang hanya dapat dicapai oleh beberapa
perusahaan.
• Memilih ERP yang tepat memakan waktu, rumit, dan mahal.
• Proses bisnis harus dimodifikasi agar sesuai dengan perangkat lunak.
• Biaya awal untuk membeli atau menyewakan dan mengatur ERP mungkin sangat tinggi.
• Kompleksitas aplikasi mungkin membuatnya terlalu sulit bagi karyawan untuk
menggunakan ERP dengan benar untuk efisiensi dan ROI maksimum.
Selain itu, membenarkan ERP menjadi lebih sulit selama kemerosotan ekonomi.
Manajemen rantai suplai (SCM) adalah manajemen efisien dari arus material, data,
dan uang dalam rantai pasokan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 10.7. Perangkat
lunak SCM mengacu pada perangkat lunak yang mendukung langkah-langkah dalam rantai
pasokan, kontrol inventaris, penjadwalan, dan transportasi. Perangkat lunak SCM
berkonsentrasi pada peningkatan pengambilan keputusan, peramalan, pengoptimalan, dan
analisis. Perangkat lunak SCM adalah dikonfigurasi untuk mencapai sasaran bisnis berikut:
Untuk mengurangi ketidakpastian dan variabilitas untuk meningkatkan akurasi
perkiraan.
Untuk meningkatkan kontrol atas proses untuk mencapai tingkat persediaan optimal,
waktu siklus, dan layanan pelanggan.
Manfaat SCM telah lama diakui dalam bisnis, pemerintahan, dan militer. Dalam
lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, rantai pasokan yang efisien dan efektif sangat
penting untuk kelangsungan hidup dan sepenuhnya bergantung pada perangkat lunak SCM,
yang bergantung pada data terbaru dan akurat. Jika jaringan turun atau data sudah
ketinggalan zaman, mereka yang mengelola rantai pasokan sebagian besar bekerja buta.
Penggunaan RFID dalam rantai pasokan memberikan peluang besar untuk mengurangi
biaya dan meningkatkan efisiensi operasional. Gambar 10.8 mengilustrasikan bagaimana
RFID dapat meningkatkan efisiensi rantai pasokan dengan meningkatkan kualitas data.
Lingkungan bisnis saat ini mengandung unsur-unsur dari perusahaan on-demand dengan
operasi real-time. Untuk meninjau konsep-konsep tersebut:
Perusahaan sesuai permintaan. Konsep perusahaan on-demand didasarkan pada
premis bahwa operasi manufaktur atau pemenuhan layanan hanya akan dimulai
setelah pesanan diterima. Kami juga merujuk pada pendekatan ini sebagai build-to-
order. Perusahaan telah menambahkan pendekatan ini ke manufaktur produk-ke-
saham tradisional mereka. Seperti yang ditunjukkan oleh istilah, produksi-ke-
persediaan adalah pembuatan produk untuk persediaan sehingga perusahaan siap
untuk merespon permintaan di masa depan. Contoh nyata dari produksi ke saham
adalah dealer mobil, yang memiliki persediaan kendaraan yang sangat besar.
Salah satu alasan mengapa Caterpillar sangat selaras dengan siklus persediaan
adalah sejarahnya. Perusahaan mengalami pertumbuhan besar dalam dekade terakhir,
didorong oleh kekuatan kembar dari ledakan komoditas dan booming perumahan. Penjualan
mesin-mesin kuning ikon perusahaan tumbuh menjadi $ 51 miliar pada tahun 2008 dari $ 20
miliar pada tahun 2002.
Bagaimana Efeknya Bekerja. Sistem SCM menghasilkan perkiraan permintaan
untuk periode perencanaan, seperti seperempat, bulan, atau minggu. Perwakilan penjualan
yang berpartisipasi menghasilkan prakiraan penjualan. Berdasarkan prakiraan ini, tahap
sistem SCM, sumber, dan jadwal produksi dan fasilitas distribusi untuk memenuhi
permintaan Anda yang diperkirakan. Sayangnya, tenaga penjualan sering mengubah jumlah
pesanan untuk suatu produk sebelum penutupan periode perencanaan. Penyimpangan dari
ramalan ini cukup signifikan untuk menyebabkan ketidakcocokan antara apa yang
direncanakan perusahaan untuk produksi dan apa yang sebenarnya diperlukan untuk
memenuhi pesanan yang diubah. Penyimpangan dari jumlah yang direncanakan dari riak
pesanan penjualan melalui rantai pasokan, menyebabkan efek bullwhip.
Perintah penjualan yang telah diubah membesar-besarkan penyimpangan saat
informasi menyebar ke rantai pasokan. Jika saya adalah pemasok komponen yang
meningkatkan rantai, saya akan memesan bahan mentah untuk membangun komponen
tambahan dan membeli beberapa bahan untuk persediaan pengaman. Selanjutnya,
pemasok saya akan menambahkan stok keselamatannya sendiri ke pesanan saya yang
diubah. Perubahan ini akan berlanjut ke rantai pasokan, memperbesar deviasi kecil asli dari
pesanan yang direncanakan. Osilasi ini menyebabkan semua perusahaan dalam rantai
pasokan untuk mengubah sumber mereka, manufaktur, dan rencana distribusi. Mereka
sekarang berebut untuk mendapatkan bahan baku tambahan, menambahkan jalur produksi,
dan memperlengkapi jalur distribusi untuk memenuhi jumlah pesanan penjualan yang
diubah.
Sebagai hasil dari osilasi ini dari efek bullwhip, perusahaan di seluruh rantai pasokan
dibebani dengan persediaan berlebih, overruns biaya pengadaan, pergudangan dan biaya
pengiriman, dan yang paling penting, masalah kualitas. Perusahaan-perusahaan hulu
memiliki pilihan untuk mengambil kerugian yang dihasilkan dari pesanan diubah atau
meneruskan biaya dengan mengurangi atribut produk lainnya. Kualitas komponen adalah
korban pesanan terburu-buru terbesar. Distributor atau pengecer sering mengembalikan
produk yang diproduksi untuk memenuhi sinyal permintaan yang diubah, sehingga
menempatkan beban tambahan pada rantai pasokan.
Sumber peningkatan kinerja yang paling menjanjikan dalam e-commerce B2B adalah
kolaborasi dalam rantai pasokan. Kolaborasi rantai suplai dapat meningkatkan margin laba
sebanyak 3 persen untuk mitra rantai pasokan, yang merupakan peningkatan yang
signifikan. Agar upaya kolaborasi berhasil, mitra bisnis harus saling percaya dan sistem
informasi satu sama lain. Banyak masalah rantai pasokan telah diselesaikan melalui berbagi
informasi di sepanjang rantai pasokan. Pembagian informasi seperti ini sering disebut
sebagai rantai pasokan kolaboratif. Mungkin diperlukan beberapa format berbeda, seperti
yang dijelaskan selanjutnya.
Konsep pengisian terus menerus, VMI, dan kolaborasi berevolusi menjadi model
yang lebih komprehensif yang dikenal sebagai perencanaan kolaboratif, peramalan, dan
pengisian ulang (CPFR). CPFR adalah serangkaian proses bisnis berbasis data yang
dirancang untuk meningkatkan kemampuan untuk memprediksi dan berkoordinasi dengan
mitra rantai pasokan. Dengan CPFR, pemasok dan pengecer berkolaborasi dalam
perencanaan dan peramalan permintaan untuk memastikan bahwa anggota rantai pasokan
akan memiliki jumlah yang tepat bahan baku dan barang jadi saat mereka
membutuhkannya. CPFR menyederhanakan arus produk dari pabrik manufaktur hingga ke
rumah pelanggan.
Asosiasi Hubungan Industrial Interdustry (VICS) Voluntary (vics.org) menjelaskan
struktur kegiatan dan pedoman CPFR untuk mengimplementasikannya. Sejak 1986,
Asosiasi VICS telah bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokan.
CPFR terdiri dari empat kegiatan kolaborasi utama:
Strategi dan perencanaan: Menetapkan aturan dasar untuk hubungan kolaboratif
dan menentukan bauran produk
Permintaan dan manajemen persediaan: Peramalan permintaan konsumen dan
persyaratan pesanan dan pengiriman selama horison perencanaan
Eksekusi: Melakukan aktivitas, seperti menempatkan pesanan, pengiriman dan
pengiriman, penerimaan, penyimpanan, pelacakan transaksi penjualan, dan
melakukan pembayaran
Analisis: Memantau hasil dari perencanaan dan pelaksanaan, menilai hasil dan
metrik kinerja utama, berbagi wawasan dengan mitra, dan menyesuaikan rencana
untuk meningkatkan hasil
Seperti banyak inovasi TI, awalnya ada banyak kegagalan CRM, yang telah
dilaporkan di media. Beberapa isu utama yang berkaitan dengan kegagalan CRM adalah
sebagai berikut:
Contoh Kegagalan a. Pengalaman warga National Bank adalah contoh dari kegagalan,
mengubah vendor CRM, dan kemudian sukses. Pelajaran, dengan biaya $ 500.000, yang
a. Benar-benar jelas tentang bagaimana penerapan CRM akan menambah nilai proses
penjualan.
b. Menentukan apakah dan mengapa orang penjualan menghindari CRM.
c. Memberikan insentif bagi tim penjualan untuk mengadopsi CRM.
d. Temukan cara untuk menyederhanakan penggunaan aplikasi CRM.
e. Menyesuaikan sistem CRM sebagai perubahan kebutuhan bisnis.
a. Mengambil lebih dari dapat disampaikan. Solusi e-CRM harus menargetkan penjualan
tertentu atau fungsi bisnis layanan atau kelompok tertentu users.Additionally, adalah
penting untuk mengelola ruang lingkup proyek, tujuan, dan sasaran seluruh tahap
pengembangan proyek dan penyebaran.
b. Mendapatkan lebih anggaran dan di belakang jadwal.
c. adopsi pengguna miskin. Kemudahan penggunaan dan pelatihan yang memadai
sangat penting.
d. pemeliharaan mahal dan dukungan.
e. Isolasi. Efektivitas proyek mungkin menderita jika data CRM tidak digunakan di
seluruh perusahaan.
f. Sampah di-sampah keluar (GIGO). Karena sistem e-CRM membutuhkan begitu
banyak entri data, pengguna sering dimasukkan ke dalam placeholder, perkiraan sesat,
atau informasi yang tidak akurat, yang mengarah ke hasil analisis miskin dan
pengambilan keputusan kesalahan.
g. Kegagalan untuk mengukur keberhasilan. Pengukuran status pra-proyek dan prestasi
pasca-proyek penting bagi perusahaan untuk menunjukkan keberhasilan.
Manfaat adalah:
• Peningkatan arus kas karena penghematan dalam pembelian di muka
• Tidak perlu untuk ahli perangkat lunak perusahaan
• Kemudahan penggunaan dengan pelatihan yang minimal
• Cepat waktu-ke-pasar
• keahlian Vendor tersedia
Pengetahuan
Memiliki pengetahuan menyiratkan bahwa hal itu dapat digunakan untuk
memecahkan masalah, sedangkan memiliki informasi tidak. Kemampuan untuk bertindak
adalah bagian integral dari menjadi berpengetahuan. Sebagai contoh, dua orang dalam
konteks yang sama dengan informasi yang sama mungkin tidak memiliki kemampuan yang
sama untuk menggunakan informasi dengan tingkat keberhasilan yang sama. Ada perbedaan
dalam kemampuan manusia untuk menambah perbedaan value.The dalam kemampuan
mungkin karena pengalaman yang berbeda, pelatihan yang berbeda, perspektif yang berbeda,
dan faktor lainnya.
Sedangkan data, informasi, dan pengetahuan semua dapat dilihat sebagai aset
organisasi, pengetahuan menyediakan tingkat yang lebih tinggi berarti tentang data dan
informasi. Ia menyampaikan makna dan cenderung jauh lebih berharga, namun lebih singkat.
Dalam konteks IT, pengetahuan adalah sangat berbeda dari data dan informasi.
Melihat data Gambar 10.12.Whereas adalah kumpulan fakta, pengukuran, dan statistik,
informasi diatur atau diproses data yang tepat waktu dan akurat. Pengetahuan adalah
informasi yang kontekstual, relevan, dan ditindaklanjuti.
Manajemen knowlegde
manajemen pengetahuan (KM) adalah proses yang membantu organisasi
mengidentifikasi, pilih, mengatur, menyebarkan, dan mentransfer informasi penting dan
keahlian yang merupakan bagian dari memori organisasi. Tujuan dari sistem KM adalah
untuk mengidentifikasi, menangkap, menyimpan, memelihara, dan memberikan pengetahuan
yang bermanfaat dalam bentuk yang berarti bagi siapa saja yang membutuhkannya, dimana
saja dan kapan saja, dalam sebuah organisasi. sistem KM mendukung berbagi, pengambilan
keputusan, dan berkolaborasi pada tingkat organisasi terlepas dari lokasi.
inisiatif KM fokus pada identifikasi pengetahuan, memberi penjelasan dengan cara
sedemikian rupa sehingga dapat dibagi secara formal atau sistematis, dan meningkatkan nilai
melalui penggunaan kembali.
Melalui iklim organisasi yang mendukung dan IT, sebuah organisasi dapat membawa
memori organisasi seluruh dan pengetahuan untuk menanggung atas masalah di mana saja di
dunia dan setiap saat. Untuk keberhasilan organisasi, pengetahuan, sebagai bentuk modal,
harus ditukar antara orang-orang, dan itu harus mampu tumbuh. Pengetahuan tentang
bagaimana masalah ini diselesaikan dapat ditangkap, sehingga KM dapat mempromosikan
pembelajaran organisasi, yang mengarah ke penciptaan pengetahuan lebih lanjut.
Misalnya, peta memberikan arah mengemudi rinci dari satu lokasi ke lokasi lain bisa
dianggap data. Up-to-the-menit lalu lintas buletin sepanjang jalan bebas hambatan yang
menunjukkan perlambatan lalu lintas karena konstruksi dapat dianggap sebagai informasi.
Kesadaran alternatif, back-jalan dengan bisa dianggap pengetahuan. Dalam hal ini, peta ini
data yang dianggap karena tidak mengandung informasi yang relevan saat ini yang
mempengaruhi waktu dan kondisi mengemudi dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Namun,
memiliki kondisi saat informasi ini berguna. hanya jika individu memiliki pengetahuan yang
akan memungkinkan dia untuk menghindari zona konstruksi. Memiliki pengetahuan
menyiratkan bahwa hal itu dapat digunakan untuk memecahkan masalah, sedangkan
memiliki informasi tidak membawa konotasi yang sama.
Gambar 10.12
Data, informasi, relevan dan dapat ditindaklanjuti data dan pengetahuan.
IT at Work 10,6
Manajemen Pengetahuan di Infosys Teknologi
Sebuah perusahaan jasa perangkat lunak global yang berbasis di India, Infosys
Technologies adalah pemimpin dunia dalam outsourcing. Dengan lebih dari 23.000 karyawan
dan operasi didistribusikan secara global, Infosys mengembangkan solusi untuk beberapa
perusahaan terbesar di dunia IT. Selama 10 tahun terakhir, Infosys telah mengalami 30 persen
tingkat pertumbuhan tahunan. Infosys menghadapi tantangan untuk menjaga basis karyawan
yang besar up-to-date dan di depan kedua pesaingnya dan klien serta memastikan bahwa
pelajaran di salah satu bagian dari organisasi yang tersedia untuk bagian lain. Kata anggota
kelompok KM: “Sebuah perusahaan IT seperti kita tidak bisa bertahan hidup jika kita tidak
memiliki mekanisme untuk menggunakan kembali pengetahuan yang kita buat. . . . 'Pelajari
sekali, gunakan di mana saja' adalah motto kami.”Visi adalah bahwa setiap contoh
pembelajaran dalam Infosys harus tersedia untuk setiap karyawan.
KM Solution. Upaya Infosys Technologies untuk mengkonversi pengetahuan setiap
karyawan menjadi sumber daya organisasi dimulai pada awal 1990-an dan diperpanjang baik
ke dekade pertama abad ke-21. Pada awal 1990-an, Infosys meluncurkan tubuh nya
pengetahuan (BOK) inisiatif. Ini mendorong karyawan terlibat untuk memberikan laporan
tertulis dari pengalaman mereka di berbagai topik, seperti teknologi, pengembangan
perangkat lunak, dan tinggal di luar negeri. Ini dibagi dalam bentuk hardcopy dengan seluruh
karyawan lainnya. upaya awal ini menggelembung menjadi upaya KM penuh didukung oleh
e-mail, papan buletin, dan berbagai repositori pengetahuan. Pada tahun 1996, intranet
perusahaan dikembangkan untuk membuat boks, dalam format HTML, mudah diakses oleh
semua, dan pada tahun 1999 Infosys memulai program organisasi-lebar untuk
mengintegrasikan berbagai inisiatif pengetahuan.
Kandungan kshop terdiri dari konten yang berbeda jenis boks, studi kasus, artefak
dapat digunakan kembali, dan software yang dapat didownload masing-masing dengan
homepage sendiri. Konten hati-hati dikategorikan oleh kelompok KM untuk memastikan
bahwa jumlah konten meningkat, masih akan mungkin bagi orang untuk cepat menemukan
apa yang mereka butuhkan.
Pada awal 2000-an, Infosys tampaknya memiliki sistem KM yang sangat fungsional,
namun patronase oleh karyawan tetap rendah. Oleh karena itu kelompok KM memulai skema
reward untuk meningkatkan partisipasi. Skema ini memberi karyawan yang memberikan
kontribusi untuk unit mata uang pengetahuan kshop (KCUs) yang dapat diakumulasikan dan
ditukar dengan hadiah uang atau hadiah.
Kasus ini menggambarkan bahwa inisiatif KM jauh lebih dari penerapan alat-alat
teknologi untuk memungkinkan karyawan untuk memposting pengetahuan. Inisiatif tersebut
melibatkan proses untuk mengatur pengetahuan, untuk mengkategorikan pengetahuan, dan
untuk menilai kegunaan pengetahuan, serta proses untuk mendorong berbagi pengetahuan
dan penggunaan kembali.
Dampak terhadap Kinerja. Dalam waktu satu tahun pengenalan skema KCU, 2.400
aset pengetahuan baru telah memberikan kontribusi untuk kshop oleh beberapa 20 persen dari
karyawan Infosys. Namun, karena volume konten meningkat, demikian juga, melakukan
masalah yang berkaitan dengan mencari informasi yang berguna. Selain itu, pertumbuhan
berat dalam kontribusi pajak terbatasnya jumlah pengulas relawan, yang menjabat fungsi
kontrol kualitas penting. Oleh karena itu kelompok KM memodifikasi skema insentif KCU.
Ini mengembangkan skema KCU baru yang dinilai kegunaan pengetahuan dari perspektif
pengguna pengetahuan, daripada pengulas. Dan, untuk meningkatkan akuntabilitas,
kelompok KM diminta bukti nyata untuk membenarkan setiap peringkat tinggi. Akhirnya,
kelompok KM mengangkat bar untuk menguangkan KCU poin untuk penghargaan moneter.
KM Sistem Siklus. Sebuah KMS berfungsi berikut enam langkah dalam siklus, yang
ditunjukkan dalam sistem Gambar 10.13.The adalah siklus karena pengetahuan diperoleh dan
disempurnakan selama siklus time.The bekerja sebagai berikut:
1. Menciptakan pengetahuan. Pengetahuan diciptakan sebagai orang menentukan cara-
cara baru dalam melakukan sesuatu atau mengembangkan pengetahuan. Kadang-
kadang pengetahuan eksternal dibawa dalam.
2. Capture pengetahuan. pengetahuan baru harus diidentifikasi sebagai berharga dan
diwakili dengan cara yang wajar.
3. Memperbaiki pengetahuan. pengetahuan baru harus ditempatkan dalam konteks
sehingga ditindaklanjuti. Di sinilah wawasan manusia (kualitas tacit) harus ditangkap
bersama dengan fakta-fakta eksplisit.
4. Toko pengetahuan. ilmu yang bermanfaat kemudian harus disimpan dalam format
yang wajar dalam repositori pengetahuan sehingga orang lain dalam organisasi dapat
mengaksesnya.
5. Mengelola pengetahuan. Seperti perpustakaan, pengetahuan harus disimpan saat ini.
Ini harus ditinjau untuk memverifikasi bahwa itu adalah relevan dan akurat.
6. Menyebarkan pengetahuan. Pengetahuan harus tersedia dalam format yang
bermanfaat kepada siapa pun dalam organisasi yang membutuhkannya, di mana saja
dan kapan saja.
KOMPONEN KM SISTEM
sistem KM dikembangkan menggunakan set berikut teknologi: komunikasi dan
kolaborasi, dan penyimpanan dan pengambilan.
Komunikasi dan kolaborasi teknologi memungkinkan pengguna untuk mengakses
pengetahuan yang diperlukan dan untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan para ahli.
Komunikasi dan kolaborasi juga memungkinkan untuk ajakan pengetahuan dari para ahli.
Penyimpanan dan pengambilan teknologi awalnya dimaksudkan menggunakan sistem
manajemen database untuk menyimpan dan mengelola knowledge.This bekerja cukup baik di
hari-hari awal untuk menyimpan dan mengelola pengetahuan yang paling eksplisit, dan
pengetahuan bahkan eksplisit tentang pengetahuan tacit. Namun, menangkap, menyimpan,
dan mengelola pengetahuan tacit biasanya membutuhkan satu set alat yang berbeda. sistem
manajemen dokumen elektronik dan sistem penyimpanan khusus yang merupakan bagian
dari sistem komputasi kolaboratif mengisi kekosongan ini. pencarian desktop adalah alat
utama dalam pengambilan pengetahuan.
IMPLEMENTASI SISTEM KM
Pada awal 2000-an, teknologi KMS berkembang untuk mengintegrasikan komputasi
kolaboratif, database, dan teknologi jaringan (sebelumnya independen satu sama lain) ke
dalam KMS package.Today tunggal, ini termasuk pengetahuan portal perusahaan dan
manajemen pengetahuan suite. Ini dijual dengan paket sistem perusahaan lain, terutama
CRM, dan tersedia secara on-demand, sehingga bahkan UKM dapat menggunakannya. Selain
itu, ada beberapa aplikasi khusus yang inovatif, seperti sistem pakar locating.
Menemukan ahli elektronik dan Menggunakan Expert Lokasi Systems. Orang yang
membutuhkan bantuan dapat memposting masalah mereka pada intranet perusahaan, blog,
atau media sosial untuk meminta bantuan. Demikian pula, perusahaan dapat meminta saran
tentang cara untuk mengeksploitasi kesempatan. IBM sering menggunakan metode ini.
Kadang-kadang memperoleh ratusan ide yang berguna dalam beberapa hari. Metode ini
adalah bentuk brainstorming. Masalah dengan pendekatan ini adalah bahwa hal itu mungkin
mengambil hari untuk mendapatkan jawaban, jika jawaban bahkan disediakan, dan
jawabannya mungkin tidak dari para ahli atas.
Oleh karena itu, perusahaan menggunakan sistem lokasi ahli. sistem lokasi ahli
(ELSs) yang interaktif dan membantu karyawan menemukan dan terhubung dengan rekan-
rekan apakah mereka di seluruh negeri atau di ruang-yang memiliki keahlian yang diperlukan
untuk memecahkan tertentu, masalah bisnis penting yang quickly.The proses meliputi
langkah-langkah berikut, yang juga tercantum dalam Gambar 10.14:
- Langkah 1. Seorang karyawan mengajukan pertanyaan ke ELS.
- Langkah 2. Perangkat lunak pencarian database-nya untuk melihat apakah jawaban
untuk pertanyaan itu sudah ada. Jika tidak, informasi (laporan penelitian, spreadsheet,
dll) dikembalikan ke karyawan. Jika tidak, perangkat lunak pencarian dokumen dan
komunikasi diarsipkan untuk “ahli.”
- Langkah 3. Setelah calon yang memenuhi syarat terletak, sistem bertanya apakah ia
mampu menjawab pertanyaan dari seorang rekan. Jika demikian, ia menyampaikan
tanggapan. Jika kandidat tidak mampu merespon (mungkin dia dalam rapat atau
sebaliknya tidak sehat), ia dapat memilih untuk meneruskan pertanyaan question.The
kemudian dialihkan ke kandidat yang tepat berikutnya sampai satu merespon.
- Langkah 4. Setelah respon terkirim, ditinjau untuk akurasi dan dikirim kembali ke
querist.At saat yang sama, itu akan ditambahkan dengan cara pengetahuan
database.This, jika pertanyaan muncul lagi, itu tidak akan diperlukan untuk mencari
bantuan real-time.
IT at Work 10,7 menunjukkan bagaimana ELS bekerja untuk pemerintah AS.