Anda di halaman 1dari 5

Tugas Praktek Analisis Problem Solving

Diagram Fishbone Rekam Medis Tidak Ditemukan

Disusun Oleh: Kelompok 2


1. Fasysya Rahajeng K 17/411068/SV/12995
2. Sovy Andika Putri 17/415722/SV/13587
3. Yuni Puspitasari 17/415725/SV/13590
4. Nada Salsabilla R 17/416726/SV/14464
5. Rahmat Ageng M 17/416732/SV/14470
6. Talitha Rahma L 17/416742/SV/14480

PROGRAM STUDI D3 REKAM MEDIS


SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2018
Diagram Fishbone (Diagram tulang ikan atau Ishikawa diagram)
Biasa dIsebut Diagram Cause and Effect atau Diagram Sebab Akibat adalah alat
yang membantu mengidentifikasi, memilah, dan menampilkan berbagai penyebab
yang mungkin dari suatu masalah atau karakteristik kualitas tertentu. Diagram ini
menggambarkan hubungan antara masalah dengan semua faktor penyebab yang
mempengaruhi masalah tersebut.

Fishbone Diagram atau Cause and Effect Diagram ini dipergunakan untuk :

1. Mengidentifikasi akar penyebab dari suatu permasalahan


2. Mendapatkan ide-ide yang dapat memberikan solusi untuk pemecahaan
suatu masalah
3. Membantu dalam pencarian dan penyelidikan fakta lebih lanjut

Dalam membuat Fishbone Diagram, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan,
yakni :

1. Mengidentifikasi masalah

Identifikasikan masalah yang sebenarnya sedang dialami. Masalah utama yang


terjadi kemudian digambarkan dengan bentuk kotak sebagai kepala dari fishbone
diagram. Masalah yang diidentifikasi yang akan menjadi pusat perhatian dalam
proses pembuatan fishbone diagram.

2. Mengidentifikasi faktor-faktor utama masalah

Dari masalah yang ada, maka ditentukan faktor-faktor utama yang menjadi bagian
dari permasalahan yang ada. Faktor-faktor ini akan menjadi penyusun “tulang”
utama dari fishbone diagram. Faktor ini dapat berupa sumber daya manusia,
metode yang digunakan, cara produksi, dan lain sebagainya.

3. Menemukan kemungkinan penyebab dari setiap faktor

Dari setiap faktor utama yang menjadi pangkal masalah, maka perlu ditemukan
kemungkinan penyebab. Kemungkinan-kemungkinan penyebab setiap faktor,
akan digambarkan sebagai “tulang” kecil pada “tulang” utama. Setiap
kemungkinan penyebab juga perlu dicari tau akar penyebabnya dan dapat
digambarkan sebagai “tulang” pada tulang kecil kemungkinan penyebab
sebelumnya. Kemungkinan penyebab dapat ditemukan dengan cara melakukan
brain storming atau analisa keadaan dengan observasi.

4. Melakukan analisa hasil diagram yang sudah dibuat

Setelah membuat fishbone diagram, maka dapat dilihat semua akar penyebab
masalah. Dari akar penyebab yang sudah ditemukan, perlu dianalisa lebih jauh
prioritas dan signifikansi dari penyebabnya. Kemudian dapat dicari tau solusi
untuk menyelesaikan masalah yang ada dengan menyelesaikan akar masalah.

DIAGRAM FISHBONE : BERKAS RM TIDAK DITEMUKAN DI RUANG


PENYIMPANAN

Measurement Material Machine

Usia Komputer Eror


Pelatihan kurang
merata Kualitas Tinta
RM tidak
ditemukan
Berkas belum diruang
Ruang penyimpanan
dikembalikan SOP tidak penyimpanan
sempit & kurang
pencahayaan terealisasikan
Salah meletakkan
berkas
Rak penyimpanan
tinggi

Man Mother Nature Methode

TABEL FAKTOR DAN PENYEBAB BERKAS RM TIDAK DITEMUKAN

No Faktor Penyebab Masalah


Masalah
1. Machine KOMPUTER EROR
Komputer yang bermasalah atau eror mengakibatkan
kontrol berkas RM yang dikeluarkan dan disimpan
menjadi terganggu.
2. Material USIA
Berkas RM yang sudah disimpan di ruang filling cukup
lama membuat nomor rekam medis yang ditempel
dengan label menjadi lepas dikarenakan sering
bergesekan antar berkas.
KUALITAS TINTA
Penulisan nomor rekam medis dengan tinta rentan sekali
terhapus, sehingga membuat petugas filling keliru atau
menganggap berkas RM pasien tidak ditemukan di rak
penyimpanan
3. Measurement PELATIHAN KURANG MERATA
Petugas rekam medis pada dasarnya akan mendapat
pelatihan kompetensi untuk seluruh bagian RM seperti
koding,filling,pelaporan dll yang biasanya
diselenggarakan di RS untuk menunjang pelayanan
pasien.Namun terkadang pelatihan kurang merata
disebabkan ada petugas baru yang belum sempat
mendapat pelatihan kompetensi khususnya
bagian penyimpanan.

4. Methode SOP TIDAK TEREALISASIKAN


Kebijakan RS yang kurang tegas mengakibatkan SOP
yang dijalankan tidak terealisasikan untuk dipatuhi
petugas dalam hal penyimpanan berkas RM .

5. Mother Nature RUANG PENYIMPANAN SEMPIT dan KURANG


PENCAHAYAAN
Keadaan ruang penyimpanan yang sempit mengakibatkan
petugas dalam mencari berkas RM menjadi terbatas dan
mata menjadi cepat lelah karena pencahayaan yang
kurang. Dalam hal ini dapat menuntut petugas untuk
lebih cermat dan teliti dalam mencari berkas.
RAK PENYIMPANAN TINGGI
Rak penyimpanan berkas RM atau Roll O Pack memiliki
ukuran standar yakni P:2.1m L:1.2m dan T:2.2m. Jika
desain rak penyimpanan terlalu tinggi membuat petugas
kesulitan untuk menemukan berkas di rak paling atas
sehingga nilai ergonomis tidak tercapai.
6. Man BERKAS BELUM DIKEMBALIKAN
Berkas RM yang akan disimpan di rak filling harus
melewati proses assembling. Dengan kata lain berkas
RM yang belum diassembling akan tertahan diruang
tersebut dan berkas yang datanya belum lengkap akan
dikembalikan kepada PPA untuk dilengkapi, sehingga
berkas RM tidak dapat ditemukan di ruang penyimpanan.

SALAH MELETAKKAN
Petugas salah meletakkan berkas RM dikarenakan kurang
teliti. Kurang telitinya petugas bisa disebabkan karena
ruang penyimpanan yang sempit atau rak terlalu tinggi
sehingga kurang ergonomis untuk mencari berkas RM.
SOLUSI AKAR PERMASALAHAN
Dari faktor dan penyebab berkas RM tidak ditemukan di ruang penyimpanan
dapat diambil kesimpulan bahwa akar permasalahannya adalah pada MAN atau
SDM. Sehingga solusinya adalah :
1. Saat proses perekrutan pegawai baru diutamakan SDM yang berkarakter
muda, mobilitas tinggi, dan disiplin.
2. Perlunya perawatan berkas sehingga aspek fisik berkas dapat terjaga .
Disisi lain pemeliharaan komputer harus diperhatikan agar tidak terjadi
eror.
3. Desain ruang serta rak penyimpanan harus memperhatikan nilai ergonomi
sehingga tujuan pekerjaan yang efisien, nyaman dan aman dapat tercapai.