Anda di halaman 1dari 25

MODUL PERTEMUAN 14

PE
11
Konsep Pengendalian Dalam Organisasi

Dosen : Riri Fajriah, S.Kom, MM

RTE
E
P

Universitas Mercu Buana


2012
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

I. TUJUAN PEMBELAJARAN
Adapun beberapa tujuan penting yang diharapkan dapat dicapai dalam mempelajari
mengenai Konsep Pengendalian Dalam Organisasi adalah sebagai berikut :
 Dapat menjelaskan definisi, asas, jenis, proses dan pentingnya fungsi pengendalian
dalam organisasi.
 Memahami dan dapat menganalisis hubungan pengendalian dan perencanaan.
 Dapat mengerti perihal metode pengawasan yang baik dan benar dalam
menjalankan operasional kerja dalam suatu organisasi.
 Dapat menjelaskan apa saja yang termasuk dalam alat pengendalian dalam
organisasi.

II. DEFINISI, ASAS DAN JENIS PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI

A. Pengertian Pengendalian Dalam Organisasi


Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan,
sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai
tujuan-tujuan.

Dalam teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern
didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan
sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai
suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara
untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia
berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan
melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan)
maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).

Pengendalian merupakan salah satu bagian dari manajemen. Pengendalian


dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan
dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai.
Pengendalian memang merupakan salah satu tugas dari manager. Satu hal yang
harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena
pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakkan
dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah
pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 1 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

Dan beberapa pengertian pengendalian yang dijelaskan oleh para ahli adalah
sebagai berikut :
 Pengendalian adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang
diharapkan (Mulyadi, 2007)
 Pengendalian merupakan tahap penentu keberhasilan manajemen (Indra
Bastian, 2006)
 Pengendalian merupakan siklus dengan proses yang terpantau (Sanerya
Hendrawan)
 Pengendalian merupakan muka lain dari mata uang perencanaan (Tim
Pengembang Ilmu Pendidikan FIP-UPI)
 Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh
organisasi untuk menghadapi resiko (Rama & Jones)
 Pengendalian adalah suatu proses penjaminan di mana perusahaan dan orang -
orang yang berada dalam perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang
telah ditetapkan (Agung Praptapa)
 Pengendalian adalah suatu tindakan pengawasan yang disertai tindakan
pelurusan (korektif) (Randy R Wrihatnolo & Riant Nugroho Dwijowijoto, 2006)
 Pengendalian merupakan mekanismeuntuk mencegah terjadinya penyimpangan
dan mengarahkan orang untuk bertindak menurut norma- norma yang telah
melembaga (Contextual Teaching & Learning)
 Pengendalian adalah emmantau kemajuan dari organisasi atau unit kerja
terhadap tujuan - tujuan dan kemudian mengambil tindakan - tindakan perbaikan
jika diperlukan (Bateman & Snell)

B. Asas-Asas Pengendalian
1) Asas Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan
mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan dari
rencana.
2) Asas Efisiensi
Pengendalian itu efisisen, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
3) Asas Tanggung Jawab Pengendalian
Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan rencana.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 2 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

4) Asas Pengendalian Terhadap Masa Depan


Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-
penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang
akan datang.
5) Asas Pengendalian Langsung
Teknik control yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang
berkualitas baik.
6) Asas Refleksi Rencana
Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan
karakter dan susunan rencana.
7) Asas Penyesuaian Dengan Organisasi
Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
8) Asas Pengendalian Individual
Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
9) Asas Standar
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan
dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10) Asas Pengendalian Terhadap Strategi
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11) Asas Pengecualian
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan
terhadap factor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.
12) Asas Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13) Asas Peninjauan Kembali
Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan
berguna untuk mencapai tujuan.
14) Asas Tindakan
Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan actuating.

C. Jenis-Jenis Pengendalian
1) Pengendalian Karyawan
Ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 3 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

2) Pengendalian Keuangan
Ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan.
3) Pengendalian Produksi
Ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan,
apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4) Pengendalian Waktu
Ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu untuk mengerjakan suatu
pekerjaan sesuai atau tidak.
5) Pengendalian Teknis
Ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan
dan teknis pelaksanaan.
6) Pengendalian Kebijaksanaan
Ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7) Pengendalian Penjualan
Ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual
sesuai dengan target yang ditetapkan.
8) Pengendalian Inventaris
Ditujukan untuk mengetahui, apakah inventaris perusahaan masih ada
semuanya atau ada yang hilang.
9) Pengendalian Pemeliharaan
Ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris kantor dipelihara dengan baik
atau tidak, jika rusak apakah masih bisa diperbaiki atau tidak.
10) Internal Control
Pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan kepada bawahannya.
11) External Control
Pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar.
12) Formal Control
Pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat
dilakukan secara intern maupun ekstern.
13) Informal Control
Penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung
maupun tidak langsung.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 4 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

III. PROSES PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI


Perusahaan (Organisasi) ibarat manusia yang perlu makan, bekerja, dan istirahat secara
teratur dan terkendali. Jika metabolism tubuhnya tidak baik, ia akan berpotensi
menderita berbagai penyakit. Orang yang sukses adalah orang yang terorganisasi
dengan baik, memiliki tujuan hidup, memiliki pengendalian diri, dan cinta dalam hatinya.
Itu juga berlaku untuk perusahaan (organisasi). Untuk mencapai kinerja optimal,
perusahaan (Organisasi) haruslah terorganisasi dengan baik, memiliki Visi dan Misi,
memiliki daya Pengendalian Manajemen, dan mencintai pengetahuan yang bisa
membantu orang untuk menciptakan kondisi yang kondusif untuk proses pengambilan
keputusan yang tepat. Salah satu pengetahuan itu adalah Sistem Pengendalian
Manajemen.
Proses Pengendalian Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat
pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal
merupakan tahap-tahap yang dsaling berkaitan sat sama lain, terdiri dari proses :

1. Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan
memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang
telah ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci
dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun.
Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat
pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)
Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya
yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-
biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-
pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai
dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan
yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para
manajer.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 5 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)


Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari
proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban
akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
 Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali
 Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan
program ditahun yang akan datang.
 Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realitas.
 Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-
perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
Jadi secara konseptual Sistem Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah
sistem yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni
pemrograman, pengenggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem
pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasi /
perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui strategi tertentu secara efisien dan
efektif.

Langkah-langkah proses pengendalian :


1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan
penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan
dan tujuan sesuai dengan rencana.

Cara-cara pengendalian :
1. Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung
oleh seorang manajer.
2. Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh
bawahan baik secara lisan maupun tulisan.
3. Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan
untuk kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara
kombinasi langsung dan tidak langsung.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 6 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

Sifat dan waktu pengendalian / control dibedakan atas :

1) Preventive Control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan


untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya. Cara
melakukannya :
a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu
c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d. Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap
karyawan
f. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g. Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
2) Repressive Control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan
dalam pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu
yang akan datang. Cara melakukannya :
a. Membandingkan antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari
tindakan perbaikannya
c. Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi
hukuman kepadanya
d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui
training atau education
3) Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4) Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
5) Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk
mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan
dengan baik.
6) Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat,
dan sesudah kegiatan dilakukan.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 7 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

IV. FUNGSI PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI


Fungsi perencanaan dan pengendalian mempunyai peranan yang sangat besar dalam
pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karenaitu, manajemen perusahaan harus benar-
benar dapat merencanakan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas perusahaan dengan
cara tertentu yang erat kaitannya dengan kelangsungan hidup perusahaan. Pihak
manajemen harus menetapkan tujuan-tujuan yang relistis dan memikirkan strategi-
strategi yang efisien guna pencapaian tujuan tersebut.

Dalam kegiatan operasional suatu organisasi terdapat hubungan yang sangat erat
antara fungsi perencanaan dan pengendalian, mengingat antara kedua fungsi ini
mempunyai hubungan yang bersifet kausalitif. Perencanaan merupakan suatu proses
yang terus menerus untuk menentukan kejadian dan kegiatan yang diperlukan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan oleh manajemen merupakan suatu
kegiatan untuk merancang suatu keadaan dimasa depan yang dikehendaki dengan cara
seefektif mungkin untuk mewujudkannya. Tujuan utama dari proses perencanaan adalah
memberikan arahan atau petunjuk kepada tiap-tiap pemimpin guna menentukan
pengambilan keputusan operasional.

Apabila dikatakan bahwa proses perencanaan pada hakekatnya adalah merupakan


suatu pengambilan keputusan, maka proses pengendalian adalah suatu proses untuk
menjamin teralisasinya tujuan perencanaan. Secar singkat dapat dikatakan bahwa
pengendalian dapat didefinisikan sebagai suatu tindakan yang diperlukan untuk
meyakinkan bahwa tujuan-tujuan, rencana-rencana dan standar-stamdar sedang
dicapai.

Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik tentu mempunyai beberapa


karakteristik sebagai berikut :

1) Tujuan dan Strategi yang Ditentukan Secara Seksama


Tujuan dan strategi sebaiknya dibuat secara tertulis sehingga dapat diketahui oleh
semua anggota team manajemen. Tujuan tersebut sedapat mungkin menunjukkan
tujuan organisasi sebagai suatu kesatuan dan tujuan setiap unit organisasi atau
pusat-pusat pertanggungjawaban.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 8 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

2) Struktur Organisasi yang Didasarkan atas Desentralisasi


Struktur organisasi yang baik dapat mencerminkan pendelegasian wewenang
pembuatan keputusan dari manajer atas kemanajer bawahannya dan sekaligus
menentukan tanggungjawab bawahan tersebut. Struktur organisasi tersebut juga
didukung oleh deskripsi dan klasifikasi tugas setiap bagian dalam organisasi.

3) Karyawan Yang Cukup Cakap, Berpengalaman, dan Terlatih


Kualifikasi karyawan tersebut diperlukan agar dapat mencapai prestasi yang
diharapkan. Program seleksi, evaluasi, pelatihan, dan pendidikan karyawan yang
baik dapat menghasilkan kualifikasi tersebut.

4) Sistem Penyusunan Program Yang Baik


Sistem penyusunan program organisasi memusatkan pada keluarga produk atau
jasa dan program-program lainnya yang akan dilaksanakan dalam jangka panjang
dimasa yang akan datang.

5) Sistem Penyusunan Anggaran Yang Baik


Sistem penyusunan anggaran yang baik dapat menunjukkan kesanggupan para
m,anajer unit-unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban dalam
melaksanakan program atau bagian program. Anggaran tersebut dipakai sebagai
dasar perbandingan dengan realisasinya. Program dan anggaran yang ditentukan
harus dapat mencerminkan standar prestasi untuk menilai pelaksanaan.

6) Penggunaan Teknik-Teknik Untuk Perencanaan dan Pengendalian


Untuk menyusun perencanaan dan pengendalian yang baik dapat digunakan
beberapa tekhnik perencanaan dan pengendalian. Teknik-teknik tersebut diharapkan
dapat memberikan manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biayanya.

7) Sistem Akuntansi Yang Baik


Sistem akuntansi yang baik diharapkan dapat menghasilka informasi untuk :
a. Menilai prestasi para manajer dengan cara menunjukkan perbandingan antara
prestasi yang diharapkan dengan prestasi yang dicapai.
b. Berbagai pihak eksternal yang berkepentingan terhadap organisasi. Informasi
yang dihasilkan sistem tersebut memiliki kualitas jika memenuhi kriteria relevan
dan tepat waktu.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 9 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

8) Memberikan Umpan Balik


Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik dapat memberikan umpan balik
yang tepat waktu. Atas dasar umpan balik tersebut, prestasi para manajer unit
organisasi atau pusat pertanggungjawaban dapat di evaluasi dengan menggunakan
kriteria yang sudah ditentukan, sehingga dapat ditentukan penting tidaknya dilakukan
tindakan koreksi dan jenis tindakan koreksi jika diperlukan.

9) Dirancang Untuk Menjamin Efisiensi, Efektivitas, dan Kehematan


Sistem perencanaan dan pengendalian yang baik dirancang untuk dapat menilai
efisiensi, efektivitas, dan kehematan suatu organisasi sebagai satu kesatuan
maupun untuk unit-unit organisasi atau pusat-pusat pertanggungjawaban.

Karakteristik tersebut diatas diperlukan agar dapat dicapai pengendalian yang optimum.
Konsep yang digunakan sebagai pedoman adalah pengendalian yang optimum.
Pengendalian yang optimum berhubungan dengan pengendalian unit-unit organisasi
atau pusat-pusat pertanggungjawaban dengan cara yang masuk akal dengan
mendasarkan pada keseimbangan biaya dihubungkan dengan manfaatnya, dalam arti
manfaat pengendalian seharusnya lebih besar dibandingkan dengan biayanya. Konsep
pengendalian maksimum tidak dapat digunakan karena :

a. Tidak memungkinkan untuk dilaksanakan


b. Memerlukan biaya yang mahal, biaya tersebut kemungkinan besar tidak sesuai
dengan manfaatnya.

Selain karakteristik tersebut diatas, dalam perancangan sistem perencanaan dan


pengendalian perlu diperhitungkan pengaruh perilaku manusia pada para anggota
organisasi. Hal ini disebabkan karena sistem perencanaan dan pengendalian digunakan
untuk mempengaruhi atau memotivasi para anggota organisasi untuk mencapai tujuan
secara efisien, efektif, dan hemat.

Kesimpulan yang dapat diambil dari uraian-uraian tentang perencanaan dan


pengendalian adalah betapa besar peranan dari perencanaan dan pengendalian bagi
setiap perusahaan, baik itu perusahaan kecil, menengah ataupun perusahaan yang
besar. Proses perencanaan akan memberikan arah atau dapat dijadikan sebagai
pedoman bagi kegiatan-kegiatan operasional perusahaan, sedangkan pengendalian

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 10 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

akan menjamin terjadinya keselarasan antara tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.


Dengan demikian pengendalian dimaksudkan untuk mengecek efektivitas penyelesaian
rencana-rencana yang telah disusun dan ditetapkan. Jadi dapat dikatakan bahwa
perencanaan dan pengendalian akan sangat membantu dan bermanfaat bagi
perusahaan agar dapat beroperasi secara efisien dan efektif, dimana kondisi ini akan
mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan.

V. PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN


Era globalisasi ekonomi sekarang ini, perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang
sangat berbeda dengan lingkungan bisnis sebelumnya. Pasar tidak lagi hanya dimasuki
oleh pesaing-pesaing domestik, namun telah didatangi oleh pesaing-pesaing
mancanegara yang membawa produk dan jasa yang sarat dengan kandungan
persaingan. Selain membawa perubahan yang kita secara nilai secara postif, globalisasi
ekonomi ternyata membawa permasalahan yaitu perusahaan-perusahaan yang tidak
mempunyai struktur sistem pengendalian manajemen yang baik akan tersisih, banyak
sistem manajemen perusahaan yang tidak mampu beradaptasi dengan arus perubahan
dalam globalisasi ekonomi
.
Sistem pengendalian manajemen pada dasarnya suatu sistem yang digunakan oleh
manajemen untuk membangun masa depan organisasi. untuk membangun masa depan
organisasi, perlu ditentukan lebih dahulu dalam bisnis apa organisasi akan berusaha.
Jabawan atas pertanyaan tersebut merupakan misi organisasi dengan demikian misi
organisasi merupakan the chosen track untuk membawa organisasi mewujudkan masa
depannya. Diharapkan dengan dilaksanakannnya struktur sistem manajemen akan
tercipta visi dan misi organisasi perusahaan kemudian mengimplementasikannya.

Permasalahan yang timbul dalam implementasi struktur sistem pengendalian


manajemen yang dapat diidentifikasikan sekarang ini adalah terletak pada kelemahan
struktur dan kelemahan proses. Sistem pengendalian manajemen tidak dapat
mewujudkan tujuan sistem kemungkinan karena strukturnya tidak pas dengan
lingkungan yang dihadapi perusahaan, dapat juga terjadi tujuan sistem pengendalian
manajemen tidak tercapai karena proses sistem pengendalian manajemennya lemah.

Dampak yang timbul dikarenakan perusahaan tidak memberlakukan struktur sistem


pengendalian manajemen antara lain organisasi perusahaan akan kesulitan menghadapi

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 11 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

berbagai perubahan tajam radikal, konstan, pesat, serentak sehingga roda organisasi
tidak akan jalan dan tidak dapat membuat berbagai perencanaan, tidak dapat
memprediksi target organisasi ke depannya

Untuk menghadapinya diperlukan struktur sistem pengendalian manajemen dimulai dari


pengamatan dan pengindetifikasian memacu perubahan (change drivers) yang
berdampak terhadap karakteristik lingkungan yang akan dimasuki perusahaan.) Struktur
sistem merupakan komponen-komponen yang berkaitan erat satu dengan lainnya yang
secara bersama-sama digunakan untuk mewujudkan tujuan sistem seperti yang
dikatakan Mulyadi, Johny (2001 : 8) bahwa struktur pengendalian manajemen terdiri dari
tiga komponen yaitu Struktur organisasi, Jejaring informasi dan Sistem penghargaan.
Rerangka pendesainan struktur sistem pendesainan pengendalian manajemen
mempergunakan pendekatan contigency approach dan human resource leverage.

Permasalahan struktur sistem pengendalian manajemen penting untuk dikaji karena


memberikan harapan yaitu kemampuan bagi manajemen perusahaan untuk memetakan
secara komprehensif lingkungan bisnis yang akan dimasuki oleh organisasi perusahaan
di masa depan, melakukan perubahan dengan cepat peta perjalanan tersebut sesuai
dengan tuntutan perubahan yang diperkirakan akan terjadi dan melipatgandakan kinerja
perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan, sehingga perusahaan memiliki
kemampuan yang luar biasa besarnya untuk senantiasa melakukan perubahan yang
diperlukan.

 Struktur Sistem Pengendalian Manajemen

Struktur sistem pengendalian manajemen merupakan komponen-komponen yang


berkaitan dengan lainnya yang secara bersama-sama membentuk sistem. Setiap
komponen dalam struktur memiliki fungsi tertentu untuk mencapai tujuan sistem.
Struktur yang sehat adalah struktur sistem yang setiap komponennya didesain
sesuai dengan tuntutan lingkungan bisnis yang akan diterapi sistem tersebut.

Dalam membangun struktur organisasi dibangun berdasarkan fungsi yang dituntut


dari organisasi yang bersangkutan, jika organisasi dibangun untuk memasuki
lingkungan bisnis yang menuntut kecepatan pengambilan keputusan yang di
dalamnya costumer memegang kendali bisnis dan yang mempekerjakan knowlegde

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 12 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

workes, struktur organisasi yang pas dengan fungsi organisasi tersebut adalah yang
memiliki karakteristik, cepat respon, fleksibel dan inovatif. Struktur sistem
pengendalian manajemen diperlukan oleh organisasi perusahaan karena menuntut
semua perusahaan yang memasukil lingkungan tersebut memiliki kekuatan lebih
untuk bersaing. Agar dapat dipilih oleh costumer, produk dan jasa perusahaan harus
memiliki keunggulan tidak akan bertahan lama, karena pesaing akan mencari
berbagai cara untuk menghasilkan value terbaik bagi costumer. Oleh karena itu,
untuk tetap bertahan dan bertumbuh di lingkungan bisnis yang kompetitif,
perusahaan dituntut untuk secara berkelanjutan menemukan kembali keunggulan
daya saing.

Untuk dapat bertahan dan bertumbuh dalam lingkungan bisnis yang kompetitif,
organisasi perusahaan tidak cukup hanya mampu menjadi pencipta kekayaan
(wealth-creating institution) namun, dituntut untuk memiliki kemampuan jauh lebih
dari itu, perusahaan dituntut untuk menjadi institusi pelipatgandaan kekayaan
(wealth-multiplying institution) untuk membangun kemampuan perusahaan sebagai
pelipat gandaan kekayaan, manajemen perlu memanfaatkan sistem manajemen
yang khusus didesain untuk tujuan pelipatgandaan kekayaan.

Sistem pengendalian yang efektif adalah sistem yang diarahkan kepada dua
penyebab, diperlukannya pengendalian ketidakmampuan personel dalam mencapai
tujuan organisasi melalui perilaku yang diharapkan, ketidak mampuan personel di
dalam mencapai tujuan dapat dtingkatkan melalui pendidikan dan pelatihan, serta
penyediaan teknologi memadai, ketidak mampuan personel dalam mencapai tujuan
organisasi melalui prilaku yang diharapkan dapat dikurangi atau dihilangkan melalui :

1. Perumusan Misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi secara
jelas.
2. Pengkomunikasian misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi
kepada personel perusahaan melaluipersonal behaviors para leaders
organisasi dan operational behavior.

Melalui proses internalisasi, misi, visi, keyakinan dasar dan nilai dasar organisasi
dapat tertanam di dalam diri seluruh personel menjadi shared mission, shared vision,
shared beliefs dan shared values. Shared mission, shared vision, shared belief dan

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 13 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

shared values menjadikan karyawan berdaya untuk mengendalikan perilakunya


sesuai dengan yang diharapkan di dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian manajemen juga menyediakan berbagai sistem untuk
melaksanakan proses perencanaan dan implementasi rencana. Melalaui sistem
pengendalian manajemen, keseluruhan kegiatan utama untuk menjadikan
perusahaan sebagai institusi pencipta kekayaan dapat dilaksanakan secara
terstruktur, terkoordinasi, terjadwal dan terpadu sehingga menjanjikan tercapainya
tujuan perusahaan-perusahaan bertambahnya kekayaan dalam jumlah yang
memadai

 Proses Struktur Sistem Pengendalian Manajemen


Proses sistem pengendalian manajemen terdiri dari enam tahap utama berikut ini :
1) Perumusan Strategi
Tahap perumusan strategi adalah tahap yang sangat menentukan kelangsungan
hidup dan pertumbuhan organisasi. Dalam tahap ini dilakukan pengamatan
terhadap tren perubahan lingkungan makro dan lingkungan industri. Berdasarkan
hasil pengamatan terhadap tren tersebut dilakukan perumusan, misi, visi, tujuan,
keyakinan dasar, dan nilai organisasi.
2) Perencanaan Strategik
Setelah perusahaan merumuskan tentang strategi yang dipilih untuk mewujudkan
visi dan misi melalui organisasi, strategi tersebut kemudian perlu
diimplementasikan. Langkah pertama adalah melaksanakan perencanaan
strategik, dalam langkah ini strategi yang telah dirumuskan diterjemahkan ke
dalam neraca strategik yang komprehensif dan koheren, yang terdiri dari tiga
komponen : sasaran strategik, target, inisiatif strategic.
3) Penyusun Program
Penyusunan program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk
menjabarkan inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik.
Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanaan sistematik langkah-
langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan
beserta taksiran sumber daya yang diperlukan untuk program, suatu rencana
jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk
mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang
diperlukan.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 14 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

4) Penyusunan Anggaran
Penyusunan program adalah proses penyusunan rencana jangka panjang untuk
menjabarkan inisiatif strategik yang dipilih untuk mewujudkan sasaran strategik.
Pelaksanaan inisiatif strategik memerlukan perencanan sistematik langkah-
langkah yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam jangka panjang ke depan
beserta taksiran sumberdaya yang diperlukan untuk menjalankan langkah-
langkah tersebut. penyusunan program menghasilkan program, suatu rencana
jangka panjang yang berisi langkah-langkah strategik yang dipilih untuk
mewujudkan sasaran strategik tertentu beserta taksiran sumberdaya yang
diperlukan untuk itu. Penyusunan anggaran adalah proses penyusunan rencana
jangka pendek (biasanya untuk jangka waktu satu tahun) yang berisi langkah-
langkah yang ditempuh oleh perusahaan dalam melaksanakan sebagian dari
program dalam penyusunan anggaran dijabarkan program tertentu ke dalam
rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam tahun anggaran, ditunjukkan
manajer dan karyawan yang bertanggung jawab dan dialokasikan sumberdaya
untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
5) Implementasi
Setelah rencana menyeluruh selesai disusun, langkah berikutnya adalah
implementasi rencana. Dalam tahap implementasi rencana ini, manajemen dan
karyawan melaksanakan rencana yang tercantum dalam anggaran ke dalam
kegiatan nyata. Oleh karena anggaran adalah bagian dari program, dan program
merupakan penjabaran sasaran strategik dipilih sebagai penjabaran strategi yang
dirumuskan, maka dalam implementasi rencana, manajemen dan karyawan
harus senantiasa menyadari keterkaitan erat diantara implementasi, anggaran,
program, inisiatif, sasaran strategik dan strategi. Kesadaran demikian akan
mempertahankan langkah-langkah rinci yang dilaksanakan dalam tahap
implementasi tetap dalam rerangka yang dipilih untuk mewujudkan visi
organisasi.
6) Pemantauan
Implementasi rencana memerlukan pemantauan, hasil setiap langkah yang
direncanakan perlu diukur untuk memerlukan umpan balik bagi pemantauan
pelaksanaan anggaran, program, dan inisiatif strategik. Hasil implementasi
rencana juga digunakan untuk memberikan informasi bagi pelaksana tentang
seberapa jauh target telah berhasil dicapai, sasaran strategik telah berhasil
diwujudkan dan visi organisasi dapat dicapai.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 15 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

VI. PENGAWASAN PADA MANAJEMEN


Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring
performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah proses
untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan. The process of ensuring that actual activities conform the planned
activities.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak
manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang
direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang
menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan.
Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan
perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan
terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar
pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk
membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan
apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai
tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu
perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh
manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Pengendalian / Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure


(manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran
manajemen. Pengendalian dan pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah
pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang
telah digariskan atau ditetapkan. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi
manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi
terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 16 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang
pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual
operation are consistent with plans”.

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk


mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana
letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses
pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

a. Penetapan standar pelaksanaan


b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan
e. Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara
satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses
manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses
interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Fungsi Pengawasan : Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah
dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan
rencana semula.

VII. TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN


1) Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang
umum yaitu :
a. Standar phisik
b. Standar moneter
c. Standar waktu

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 17 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

2) Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan


Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat
3) Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan
laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4) Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa
Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagai manajer.
5) Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

VIII. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN


1) Pengawasan Pendahulu (Feeforward Control, Steering Controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer
dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang
terjadi atau perkembangan tujuan.
2) Pengawasan Concurrent (Concurrent Control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi
syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
3) Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control, Past-Action Controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur
penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

IX. METODE-METODE PENGAWASAN


Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian yaitu :
pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif.
a. Pengawasan Non-Kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan
untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering
digunakan adalah :

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 18 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

1. Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk


mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi
yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan
relatif lebih cepat.
4. Evaluasi pelaksanaan.
5. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada
dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
6. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan
yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada
prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan
semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak
rutin.

b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi.
Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah :
1. Anggaran
 Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan,
anggaran kas.
 Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS),
zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA ).
2. Audit
 Internal Audit bertujuan : membantu semua anggota manajemen dalam
melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis,
penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.
 Ekternal Audit bertujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut
menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan,
pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh
manajemen.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 19 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

3. Analisis Break-Even
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk
menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba
atau rugi.
4. Analisis Rasio
Menyangkut dua jenis perbandingan :
 Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
 Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang
sejenis
5. Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan,
seperti :
 Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu
yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang
telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam
hubunganya dengan waktu.
 Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek
yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu
yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :


1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 20 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan harus :


1. Ekonomis
2. Mudah dimengerti
3. Adanya tindakan koreksi
4. Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi

Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :


a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya

X. PELAKU ATAU PELAKSANA PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN


 Pengawasan dan Pengendalian dilakukan oleh :
a. Pihak manajemen pada masing – masing fungsi organisasi.
b. Pihak luar manajemen ( Auditor )

 Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi, yaitu :
a. Pengawasan Dari Segi Waktu
Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara preventif dan secara
reprensif. Alat yang dipakai dalam pengawasan ialah perencanaan budget,
sedangkan pengawasan secara repensif alat budget dan laporan.
b. Pengawasan Dilihat Dari Segi Obyektif
Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan terhadap produksi dan
sebagainya. Ada juga yang mengatakan karyawan daru segi obyek merupakan
pengawasan secara administratif dan pengawasa operatif. Contoh pengawasan
administratif ialah pengawasan anggaran, inspeksi, pengawasan order dan
pengawasan kebijaksanaan.
c. Pengawasan Dari Segi Subyek
Pengawasan dari segi subyek terdiri dari pengawasan intern dan pengawasan
ekstern.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 21 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

 Pengawasan Intern : Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya


dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan (internal auditor). Laporan
tertulis dari bawahan kepada atasan pada umumnya terdiri dari :
a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan bulanan
d. Laporan khusus

 Pengawasan Ekstern : Pengawasan ekstren dilakukan oleh akuntan publict


(certified public accountant). publikasi laporan neraca dan rugi laba yang
menyebabkan jalannya perusahaan wajibdi periksa oleh akuntan publik.
Adapun pemeriksaan yang umum dilakukan oleh akuntan publik dapat dibagi
jadi 4 golongan
a. Pemeriksaan umum : Pemeriksaan umum atau general audit adalah
pemeriksaan rutin tentang kebenaran data administrasi perusahaan.
b. Pemeriksaan khusus : Pemeriksaan khusus atau spesical
anfestigation adalah suatu pemeriksaan khusus yang ditugaskan
kepada akuntan public.
c. Pemeriksaan Neraca : Pemeriksaan neraca dikenal juga drngan
balance sheet audit artinya suatu pemeriksaan khusus terhadap
neraca perusahaan.
d. Pemeriksaan sempurna Suatu pemeriksaan semputna (detail audit)
berhubungan erat dengan pemeriksaan khusus.

 Perancangan Proses Pengawasan


William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana
dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang
melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan :
a. Pengukuran input
b. Hasil pada tahap awal
c. Gejala yang dihadapi
d. Kondisi perubahan yang diasumsikan

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 22 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang


dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi
pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu atasan
diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan
diganti.

XI. ALAT PENGENDALIAN DALAM ORGANISASI


A. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan
untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik
pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan
itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
 Tipe-Tipe Budget :
1. Sales budget
2. Production budget
3. Cost production budget
4. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan
bermacam-macam tingkat tingkat produksi
5. Purchasing budget
6. Personnel budget
7. Cash dan financial budget
8. Master budget (budget keseluruhan)

B. Non-Budget
Alat pengenalian non budget :
1. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan
perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
2. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
3. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance
sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).
4. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh
berlalu.

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 23 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana
Modul 14 : Konsep Pengendalian Dalam Organisasi
Modul by : Riri Fajriah, S.Kom, MM

5. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
6. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,
pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang
yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

Referensi :
 http://sinikesini.blogspot.com/2011/01/controlling.html
 http://ariszeko.blogspot.com/2011/11/perencanaan-dan-pengendalian-
manajemen.html
 http://www.ilmu-ekonomi.com/2011/09/peranan-perencanaan-dan-pengendalian.html
 http://jacko-manajemen.blogspot.com/2009/03/perusahaan-organisasi-ibarat-
manusia.html
 http://carapedia.com/pengertian_definisi_pengendalian_info2135.html

Pengantar Manajemen dan Bisnis Pusat Bahan Ajar dan Elearning


‘13 24 Riri Fajriah, S.Kom. MM Universitas Mercu Buana