Standar Operasional Prosedur

HMTS 2017-2018

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan
amanah kepengurusan.
HMTS PERIODE 2017-2018
C. Tujuan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai

A. Pendahuluan
berikut:
HMTS sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang
1. Mempermudah pelaksanaan tugas
dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa Jurusan Teknik Sipil. Berhubung
begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan langkah-langkah yang baik 2. Mengawasi kinerja Departemen dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang
demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut. tindih pekerjaan.

Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang
dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen
yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu
dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan
melaksanakan kegiatan yang membawa nama Himpunan Mahasiswa Teknik
Sipil(HMTS).
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan
HMTS.
D. Fungsi
Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.

B. Pengertian 2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi
tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HMTS untuk jangka waktu satu
periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi
persyaratan administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis
organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil
organisasi.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 1


BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen
yang baik, dimana dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas,
fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja
organisasi. Demikian juga dengan HMTS, hal tersebut didefinisikan sebagai
berikut:
>Top Level Management
Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif,
dimana merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan
organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan
secara keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA,
Wakil Ketua Hima, Sekretaris , dan Bendahara.
>Middle Level Management
Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang
berada di antara top level management dan first line management. Manajement ini
bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil
oleh top level management serta membuat proker. Middle Level Management
terdiri dari : Semua Koordinator Departemen
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018
Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018
>First Line Level Management
First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan
dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah
dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan. First Line Level
Management terdiri dari : Semua Staf Departemen.
>Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Wakil Ketua Hima, Sekretaris,
Bendahara dan semua Koordinator Departemen.
A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
1. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi
maka diperlukan sebuah sistem yang mengaturnya, baik itu dilakukan dalam
lingkup top, middle, maupun first level management.
2. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Rapat Kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada
awal pembentukan kepengurusan dan pertengahan periode kepengurusan.
2
 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

2) Agenda b. Rapat Pimpinan

a) Rapat Kerja I 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan

i. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA. 2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Wakil Ketua Hima, Sekretaris dan Bendahara .

ii. Penyampaian aturan HMTS. 3) Agenda

iii. Penjelasan SOP. a) Silahturahim pimpinan eksekutif.

iv. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja. b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan

v. Pembahasan anggaran keuangan. c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi

b) Rapat Kerja II c. Rapat Pengurus Inti

i. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode). 1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan.

ii. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus. 2) Diikuti oleh Ketua Hima, Wakil Ketua Hima, Sekretaris, Bendahara, dan semua
Koordinator Departemen (jika berhalangan hadir digantikan dengan Stafnya atau
iii. Analisis dan Pembahasan program.
orang yang diberi kepercayaan).
iv. Rekomitmen Pengurus.
3) Agenda
v. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).
a) Silaturahim pengurus inti.

b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan.

c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 3

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

d. Rapat Departemen f. Rapat Kepanitiaan

1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan. 1) Dilaksanakan secara Insidental

2) Agenda 2) Agenda

a) Silaturahim Staff Departemen. a)Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.

b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan. b)Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.

c) Penjadwalan aktivitas Departemen selanjutnya. c)Pembahasan manajemen kegiatan.

d) Strategi pencapaian program. d)Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.

e. Rapat Koordinasi 3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Koordinator Departemen yang
bersangkutan.
1) Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan
g. Rapat Istimewa
2) Agenda
1) Dilaksanakan secara Insidental
a)Silaturahim seluruh pengurus HMTS periode 2017-2018.
2) Agenda:
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Departemen.
a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi
c)Persiapan kegiatan setiap Departemen.
3) Diikuti oleh Ketua HIMA,Wakil Ketua Hima, Sekretaris, Bendahara dan semua
d) Penjadwalan aktivitas Departemen selanjutnya.
Ketua Departemen.
e)Diikuti oleh seluruh pengurus HMTS periode 2017-2018.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 4

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

B. Mekanisme Kerja Organisasi c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.

1. Pelaksanaan d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang
bersangkutan akan diberi surat keputusan penonaktifan.
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam
job description yang disusun oleh Ketua HMTS periode 2017-2018. e. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa
memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai kebijakan pimpinan
2. Hierarki Kepengurusan
organisasi(situasional).
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando
5. Mekanisme Resuffle Pengurus
sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :
3. Mekanisme Laporan
- Memberhentikan diri
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HMTS paling
lambat 2 minggu setelah kegiatan. - Meninggal dunia

b. Jika dalam waktu yang ditentukan pengurus tidak memberikan laporan - Tidak Aktif dalam kepengurusan.
maka Ketua Hima berhak memberikan surat teguran.
- Mencemarkan nama baik HMTS
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi
- Kebijakan Organisasi
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai
Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam kepengurusan.
dengan aturan yang berlaku di HMTS, maka akan diberikan pertama
teguran secara lisan. Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak, dan
atas kebijakan pimpinan organisasi.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan
peringatan kedua berupa surat teguran.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 5

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

BAB II 5. Nara sumber acara

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN

Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan
HMTS PERIODE 2017-2018 kualifikasinya termasuk lembaga asal nara sumber.

6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan

A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan
menentukan :
1. Dasar penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap
keberhasilan kegiatan.
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan,
prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.

2. Kriteria keberhasilan kegiatan 8. Materi kegiatan

Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi
serta setelah kegiatan dilaksanakan. kegiatan.

3. Tujuan kegiatan 9. Waktu dan tempat

Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa
khusus. lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.

4. Peserta kegiatan 10. Biaya

Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang
dan jumlah peserta (bisa berupa perkiraan atau target). diusulkan secara terinci mengenai penggunaan biaya tsb.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 6

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

B. Pembentukan Panitia Kegiatan d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal
kegiatan sebagai berikut:
Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain:
1) Latar Belakang
1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang oleh
Ketua HIMA. Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan
kemahasiswaan yang diajukan.
2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah
panitia SC dan Ketua HIMA ataupun yang diberi wewenag oleh Ketua HIMA. 2) Landasan Kegiatan

3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun metode Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah,
lainnya. keputusan, kebijakan serta pedoman tertulis yang relevan
melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan.
C. Persiapan Kegiatan
3) Nama Kegiatan
Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :
bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan
1. Penyusunan proposal
diselenggarakan.
a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan
4) Tema kegiatan
kesekretariatan.
Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
b. Pembuatan proposal dilakukan maksimal 2 minggu sebelum acara
dilaksanakan. 5) Tujuan Kegiatan

c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa
persetujuan atau perijinan dari ketua HIMA. juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan
khusus kegiatan.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 7

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

6) Sasaran Kegiatan 11) Anggaran Biaya

Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang
mendukung pencapaian tujuan. sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan
kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara
7) Peserta Kegiatan
agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut :
kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur, maka identitas komponen ini pun
a. Iuran Kemahasiswaan
harus dicantumkan pula.
b. SPP/DPP(Dana Lembaga)
8) Waktu dan tempat
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat
Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan
digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan 12) Susunan Kepanitiaan
dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar dalam penetapan waktu dan
a. Pembimbing
penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
Tingkat Prodi : Kaprodi, Dosen Pembimbing
9) Materi Kegiatan
b. Penanggung jawab : Ketua HIMA
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan
diselenggarakan. Dalam hal ini dicantumkan juga pengisi materi kegiatan. c. Panitia Pelaksana

10) Jadwal acara/kegiatan Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi
sesuai kebutuhan. .
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari
persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik 13) Penutup
susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
14) Lampiran
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 8
 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

e. Proposal yang telah di buat di cek oleh sekretaris terhadap 3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan
kesesuaiannya dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya.

f. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya 4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di
di bidang yang bersangkutan yang belum masuk ke Sekretaris waktu mendatang.

2. Persiapan teknis F. Laporan Kegiatan

a. Rapat panitia 1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan
pertanggungjawaban dengan bantuan/konsultasi dengan Sekretaris dan Bendahara.
b. Perencanaan waktu
2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HMTS periode 2017-2018
c. Pembagian tugas
melalui Sekretaris dalam bentuk
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :
e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi.
1) Susunan Kepanitiaan
D. Pelaksanaan Kegiatan
2) Susunan Acara
1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan
3) Realisasi Anggaran Biaya
2. Koordinator Departemen yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan
4) Proposal Kegiatan
mencatat hal-hal yang dianggap penting.
5) Bukti transaksi pengeluaran
E. Evaluasi Kegiatan
6) Daftar hadir peserta dan panitia
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
7) Administrasi dan arsip surat menyurat
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 9

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

8) Pamplet dan hasil dokumentasi VII. Gambaran Kegiatan : _____________________________

b. Laporan file dokumen di komputer (persiapan, pengorganisasian dan pelaksanaan)

3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : ______________________

4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan Sekretaris paling lambat 2 (dua) IX. Rekomendasi Kegiatan : _____________________________
minggu setelah pelaksanaan.
X. Fortopolio :
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan
 Proposal
nama kegiatan, yang dialamatkan kepada Ketua HMTS Periode 2017-2018
 Realisasi Anggaran Biaya
Format Laporan Kegiatan  Makalah pemateri
Laporan kegiatan ..... (nama kegiatan)  Nota

Departemen ........ HMTS Periode 2017-2018  Arsip/berkas

 Surat
I. Pendahuluan : _____________________________
 Printout publikasi dan dokumentasi
II. Nama Kegiatan : _____________________________  Dan hal-hal penting

III. Tujuan Kegiatan : _____________________________ XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : ____________________________

IV. Waktu dan Tempat : _____________________________ XII. Lembar Pengesahan : ____________________________

V. Peserta Kegiatan : _____________________________

VI. Nara Sumber Kegiatan : _____________________________

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 10

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

G. Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan B. Uraian tugas Sekretaris

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib 1. Sekretaris .

dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HMTS Periode 2017-2018
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi
C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan
dengan Sekretaris dan Bendahara.
a) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan
BAB III
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertaskertas.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
b. Perangkat komputer dan printer, internet (jikalau ada)
ADMINISTRASI
c. Peralatan kantor/alat tulis
A. Pendahuluan
d. Papan tulis/papan pengumuman
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan
sekretaris. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting e. Meja/kursi/tikar/spanduk
dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu
f. Alat-alat kebersihan
kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi.
Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan g. Alat komunikasi : telepon atau handphone.
dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.

Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting

untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan
bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 11

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

D. Pengelolaan Surat 3) Penyampaian Surat

Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan
berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian disampaikan pada pihak yang
mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Sekretaris HMTS. bersangkutan untuk ditindak lanjuti.

1. Surat masuk 4) Penindaklanjutan Surat

1) Penerimaan Surat
Bila Departemen yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak
Surat yang diterima oleh Sekretaris terlebih dahulu disortir, mana yang tersebut harus memberitahukan kepada Sekretaris HMTS untuk dibuatkan surat
merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. balasan.

.2) Pencatatan/pendokumentasian surat 5) Penyimpanan Surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Sekretaris HMTS.
poin-poin yang dapat dicantumkan :
2. Surat Keluar
a) Nomor urut
1) Pembuatan Surat
b) Tanggal masuk
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat
c) Nomor surat masuk) dibuat oleh Sekretaris HMTS atas permohonan dari Departemen atau yang
berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka Departemen dapat membuat
d) Asal surat (pengirim)
sendiri suart keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu Sekretaris
e) Tujuan HMTS untuk meminta nomor surat.

f) Perihal

g) Keterangan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 12

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

2) Pencatatan Surat B. Kode Berkas Surat

Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Ada Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HMTS adalah:
point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut :
1. SPM = Surat Permohonan
a) Nomor Urut
2. STG = Surat Tugas
b) Tanggal keluar
3. SBA = Surat Berita Acara
c) Nomor surat
4. SPJ = Surat Perjanjian
d) Asal surat (pengirim)
5. SRD = Surat Rekomendasi
e) Tujuan
6. SPR = Surat Perintah
f) Perihal
7. SPT = Surat Pengantar
g) Keterangan
8. SUD = Surat Undangan
E. Penomoran Surat
9. SPB = Surat Pemberitahuan
SURAT UMUM
10.SUL = Surat Usulan
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G
11.SPH = Surat Penghargaan
A. Nomor Surat
12.SKT = Surat Keterangan
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada
13.SPN = Surat Pernyataan
Sekretaris.
14.SKA = Surat Kuasa

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 13

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

C. Lingkup surat G. Tahun pembuatan surat (4 digit)

1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HMTS SURAT KHUSUS

2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HMTS Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap
surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HMTS memuat urutan-urutan
D. Pihak yang mengeluarkan
sebagai berikut :
Secara Eksternal poin D di tulis HMTS .Secara Internal surat ditandai dengan kode
1) Memperhatikan
sebagai berikut:
2) Menimbang
A1 = Ketua HMTS
3) Mengingat
A2 = Sekretaris
4) Memutuskan
A3 = Bendahara
5) Menetapkan
B1 = Departemen Kemahasiswaan
Kode penulisan : A/B/C/D/E/F
B2 = Departemen Humas
A. Nomor surat
B3 = Departemen Kerohanian
B. Kode berkas surat (SKP)
B4 = Departemen Kominfo
C. Pihak yang mengeluarkan
B5 = Departemen Minat Bakat
D. Kode lembaga
E. Kode lembaga adalah UP(Unper)Untuk eksternal dan HMTS untuk internal.
E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
F. Tahun pembuatan surat
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 14
 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

SURAT KEPANITIAAN

Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki
Sekretaris sendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
A. Nomor Surat
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Sekretaris hanya bertanggung jawab
Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi
tersebut. bantuan yang diperlukan.

B. Kode Berkas Surat 2. Pihak yang menandatangani/menyetujui

C. Lingkup Surat Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang
berwenang yaitu :
D. Pihak Yang Mengeluarkan Panitia kegiatan
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HMTS
E. Kode Lembaga
PERIODE 2017-2018
F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang
G. Tahun Pembuatan Surat bersifat umum/tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin,
surat undangan) ditandatangani oleh Koordinator Departemen dan Ketua
F. Wewenang Pembuatan Surat
HMTS atau Sekertaris dan Ketua HMTS atau Ketua Pelaksana Kegiatan

1. Pihak yang membuat dan Ketua HMTS. Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama,
ditandatanganioleh Ketua Pelaksana, Ketua HMTS dan Pejabat yang
Surat umumnya dibuat oleh Sekretaris. Tetapi bisa saja
berwenang.
Departemen membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu
dan meminta nomor surat pada Sekretaris. Pada intinya, setiap surat yang
keluar harus diketahui oleh Sekretaris.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 15

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ Departemen secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan
bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris dan Ketua HIMA. sistematika laporan sebagai berikut :

d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang 1) Pendahuluan

berwenang, surat ditandatangani oleh ketua pelaksana,Ketua HMTS dan
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Departemen, hal yang melandasi
pembina HMTS.
pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas
Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika orang yang Departemen.
seharusnya tidak ada, maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti
2) Deskripsi Tugas
nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan.
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HMTS PERIODE
G. Administrasi Tiap Departemen
2017-2018 kepada Departemen dalam rangka mendukung keberlangsungan
1. Pendahuluan organisasi.

Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Staf 3) Kondisi Objektif
Departemen untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi
Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Departemen, biasanya
tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk
berhubungan dengan kinerja Departemen, jumlah personil, kerja sama dan
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HMTS
koordinasi anggota Departemen serta peran dan fungsi yang diemban Departemen.
Periode 2017-2018.
4) Program Kerja
2. Petunjuk Administrasi Tiap Departemen
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Departemen pada saat rapat
a. Laporan Akhir Tiap Departemen
kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan.
Di akhir kepengurusan setiap Departemen wajib membuat laporan akhir

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 16

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

5) Realisasi Program Kerja 7) Saran dan Rekomendasi

Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal
oleh Departemen. Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut : yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.

a) Nama Kegiatan 8) Penutup

b) Tujuan Kegiatan Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan akhir Departemen diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
Mumas HMTS PERIODE 2017 – 2018 dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam
d) Peserta Kegiatan bentuk print out dan file.

e) Narasumber kegiatan b. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HMTS Pengantar

f) Gambaran kegiatan Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam
kegiatan administrasi. Dengan menginventarisasi, dapat diketahui asset atau pun
g) Alokasi dana
barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi. Inventaris yang ada haruslah
h) Hambatan-hambatan dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam
peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal
i) Evaluasi dan rekomendasi
tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi Himpunan khususnya staff kesekretariatan. Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan
Inventaris:
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan
untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran a.) Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang

organisasi khususnya sesuai Departemen garapannya. berwenang, dalam hal ini kesekretariatan

b.)Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 17


c.) Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara
d.) Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan apabila
inventaris sudah dikembalikan
Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan:
a.) Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang
sudah ditetapkan
b.) Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan
c.) Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d.) Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya
Sanksi-sanksi:
a.) Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam wajib
menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut
b.)Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang bersangkutan akan
dikenakan denda sebesar Rp 20.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018
Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018
BAB IV
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
RAPAT
1. Pengantar
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
mengevaluasi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil-hasil
rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga
dimungkinkan semua pengurus HMTS PERIODE 2017- 2018 dapat mengetahui
hasil rapat tersebut.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua HMTS, Wakil Ketua HMTS atau Sekretaris
atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.
b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HMTS.
c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HMTS, Wakil Ketua HMTS atau
Sekretaris atau pengurus inti yang diberikan wewenang.
d. Rapat Departemen dipimpin oleh Koordinator Departemen atau staf Departemen
yang diberikan wewenang.
e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HMTS, Wakil Ketua HMTS atau
Sekretaris atau pihak yang diberi wewenang oleh ketua HMTS.
18
 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC. 4. Berita Acara Rapat

g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua HMTS, Wakil Ketua HMTS atau a. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua
Sekretaris atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua HMTS. HMTS.

3. Undangan Rapat b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris.

a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HMTS c. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris.
kemudian diberitahukan kepada seluruh pengurus HMTS.
d. Berita Acara Rapat Departemen dibuat oleh Koordinator Departemen.
b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris atas mandat dari ketua HMTS
e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh
kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya.
Ketua HMTS.
c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris atas mandat dari ketua
f. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.
HMTS kemudian diberitahukan kepada Koordinator Departemen.
g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris .
d. Undangan Rapat Departemen dibuat oleh Koordinator Departemen dan
kemudian diberitahukan kepada setiap Staf Departemennya.

e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua
HMTS.

f. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan

kepada Departemen humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.

g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris atas mandat dari ketua HMTS
kemudian diberitahukan kepada Pengurus Inti lainnya.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 19


5. Format Berita Acara Rapat
Berita Acara Rapat
(nama rapat......)
I. Waktu dan Tempat : _____________________________
II. Tempat : _____________________________
III. Pimpinan Rapat : _____________________________
IV. Notulen : _____________________________
V. Jumlah Peserta Rapat : _____________________________
VI. Agenda Rapat : _____________________________
VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : _____________________________
_____________________________
*Lampirkan Absensi Peserta Rapat
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018
Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018
BAB V
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KEUANGAN
A. Dana Taktis dan Sumber Dana
Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang
digunakan untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan
pengembangan dan kesejahteraan organisasi HMTS. Adapun sumber dana taktis
tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan. Iuran
Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan
pembayaran semesteran mahasiswa Teknik Sipil yang berstatus mahasiswa masih
aktif atau bias di sebut dana dari lembaga.
2. Iuran Kas Teknik Sipil adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh Mahasiswa
Teknik Sipil yang masih aktif.
3. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang
diperoleh oleh HMTS baik dalam bentuk sumbangan atau donatur.
4. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.
20

B. Prosedur Permintaan, Penggunaan Dana dan Ketentuan Pencairan Dana
1. Departemen atau Panitia kegiatan yang bermaksud untuk meminta dana kegiatan
harus melengkapi persyaratan – persyaratan administratif yang sesuai dengan SOP
kegiatan.
2. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik itu
proposal, surat menyurat.
3. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya
belum diserahkan.
C. Laporan Keuangan
1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang
telah ditentukan .
2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun
berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan
keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
a. Bukti-bukti pemasukan dana
b. Bukti-bukti pengeluaran dana
3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk
diserahkan kepada bendahara selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan
dilaksanakan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018
Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018
4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kepada bendahara
sebagai kas HMTS maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan.
5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan
Pertanggungjawaban pada kesekretariatan.
D. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan
keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. Bukti-
bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan
dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai
dengan ketentuan yang berlaku dalam HMTS.
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HMTS.
Dokumen bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan
laporan keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga
memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket atau kupon
21
 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen
(pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan
atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi
yang terdapat di dalamnya.
e. MoU harus memiliki atribut sbb :
3. Bukti Pengeluaran
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan
suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh
pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, faktur atau
bukti lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

- Diberi nomor urut c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen
(pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
- Tanggal penerimaan
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan
- Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang
atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi
tercantum dengan jelas
yang terdapat di dalamnya.
- Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan
- Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000 dilengkapi dengan yang signifikan, tidak boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca
materai Rp 3.000 dengan menggunakan alat bantu atau dengan bantuan orang lain).

- Cap lunas atau cap perusahaan f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan
kegiatan, baik secara operasional maupun nonoperasional dari kegiatan yang
- Tanda tangan pihak yang berkepentingan
sedang dilaksanakan dan memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang
- Nama jelas pihak yang berkepentingan membelinya.

- Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus menyertakan stempel dan

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 22

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta
mencantumkan hal-hal sebagai berikut :
- Kepala (kop) surat
- Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
h. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
- Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
j. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau
catatan dengan tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti.
Jika hal tersebut terdapat dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.
k. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta
Departemennya serta berdasarkan urutan tanggal transaksi.
E. Penutup
Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan
ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Bendahara kemudian.

- Program kerja yang dilakukan

- Tanggal perjalanan

- Tujuan perjalanan

- Sarana serta biaya

i. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka
harus dibuat memo agar dapat dipertanggungjawabkan .

l. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti

pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid
dengan catatan nama dan tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harus
jelas (sesuai syarat di atas).

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 23

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

BAB VI melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR branch).

SISTEM KOMUNIKASI Alurnya adalah:

A. Pengantar
*Staf sifatnya opsional
Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah
bisa jadi mempengaruhi kinerja organisasi. Demi keefektifan penyampaian *Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan

informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya dimana

C. Kode Pesan / Informasi
dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi
B. Alur
tumpang tindih alur komunikasi maka dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut:

Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat / izin

menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut: oleh pimpinan:

>Jaringan Komunikasi Statis Jaringan Komunikasi Statis

Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya informasi Kode Lingkup Pihak Yang Menerima:

yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target, tanpa ada
JKS1 Pimpinan Eksekutif
kewajiban target untuk meneruskan.(one to all)
JKS2 Pimpinan Eks + Koordinator Departemen
>Jaringan Komunikasi Dinamis
Jaringan Komunikasi Dinamis
Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana
informasi yang disampaikan dari pihak berwenang diberikan kepada tiap-tiap Kode Batasan Pihak Yang Menerima
penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki kewajiban untuk
JKD1 Koordinator Departemen

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 24

 Standar Operasional Prosedur
HMTS 2017-2018

D. Isi Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur dan dicantumkan
Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah
akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan
ketidakefektifan pesan / informasi yang akan disampaikan. Berikut standard Ditetapkan di Tasikmalaya, September 2017
minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
Mengetahui,
1. Kode pesan / informasi.
Ketua HMTS
2. Salam / kata sapaan lainnya.

3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud)

Piki Maulana
4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud)
NIM.
5. Maksud:

a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan)

b. Undangan ( Wajib / Biasa)

c. Pemberitahuan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HMTS 2017-2018 25