ADMINISTRACIÓN

DEL

TIEMPO

Lic. Diana Barimboim

 ALGUNAS FRASES PARA REFLEXIONAR

" Para matar el tiempo, el arma perfecta es la reunión de una

comisión" Fred Allen

"Buscad y hallaréis" Evangelio según San Mateo 7:7

"Un viaje de mil kilómetros ha de comenzar con un solo paso"

Esopo

"Debo gobernar el reloj, no dejar que él me gobierne" Golda Meir

"El poder de fijar una meta basada en principios equivale al poder

de los principios: la confianza de que las metas que fijamos
mejorarán la calidad de vida, de que nuestra escalera está
apoyada en la pared correcta" Stephen Covey

" Comience a utilizar la brújula en lugar del reloj. Escuche a su

conciencia. Concéntrese en la importancia y no en la urgencia"
Stephen Covey

" La clave no reside en priorizar sus horarios, sino en programar

sus prioridades" Stephen Covey

" Acorto plazo es posible recurrir a las "soluciones instantáneas"

con aparente éxito. Podemos impresionar, conducirnos con
encanto. Podemos aprender técnicas de manipulación: empujar
tal palanca, oprimir tal tecla para obtener la relación deseada. Sin
embargo, a largo plazo, rige la Ley de la Cosecha en todos los
ámbitos de la vida. Y no existe forma de falsificar la cosecha."
Stephen Covey
 El tiempo es un recurso que debe cuidarse, administrarse con precisión e
invertirlo con ingenio.

" Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede
comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden
rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no puede recomenzar
una vida" José Ingenieros

Hay dos métodos para administrar el tiempo:

a) El método de la selectividad: deseche todo lo que puede prescindir (no lo
conserve delegándolo a sus subordinados)
b) El método de delegar: las partes de su trabajo que ya ha dominado

PRINCIPIO PARA INCREMENTAR EL RENDIMIENTO: aprender a trabajar en

niveles de subdivisión, incrementa la capacidad para discriminar y la producción
en las áreas bajo estudio.

El tiempo está relacionado con su rendimiento, aumente su rendimiento y tendrá

más tiempo. Para lograr el éxito:
 Perfeccione sus técnicas de autocontrol.
 Agudice su capacidad para lograr impresiones claras, precisas y rápidas de lo
que sucede en su entorno

El método para mejorar imágenes con mayor rapidez consta de tres fases:
1) Incremente su estado de alerta
2) Incremente su energía disponible
3) Incremente su conocimiento y nivel de experiencia

Si algo le preocupa o es una actividad rutinaria (hábito) no puede estar alerta ni

administrar su tiempo. La mejora en la administración del tiempo implica un
cambio de hábitos. Quedarse fijado en el pasado resulta un filtro que distorsiona
la percepción y el aprendizaje de las situaciones presentes.
Mejorar su agilidad mental es posible cambiando rutinas, mediante un periodo de
práctica diaria y cultivando intereses que se centren en la observación.

La manera de emplear el tiempo es un hábito; reflexionar sobre ellos permite

modificarlos.

Es importante que pueda planificar, no puede decidir con qué enfrentarse

hoy si no sabe dónde quiere llegar mañana.

NO CONFUNDA ACTIVIDAD CON RESULTADOS. Se puede trabajar

intensamente en la dirección equivocada. Lo que determina el éxito o el fracaso en
el logro de los objetivos es trabajar inteligentemente.

MÉTODO PARA MANEJAR EL TIEMPO ADECUADAMENTE

1) PLANIFICAR: Confeccionar una lista de objetivos a cumplir. Los minutos más

productivos del día son los que dedica a planificar.

Abraham Lincoln decía: "Voy despacio, pero así nunca desando lo andado".

2) PRIORIZAR: "nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser
efectivo". Decida cuál de los ítems de su agenda es el más importante.
Joseph Trickett, ideó un sistema por el cual se analizan las tareas
determinando cuatro columnas con valores
a) tareas muy importantes (hay que hacerlas)
b) tareas importantes (habría que hacerlas)
c) no tan importantes pero necesarias
d) tareas no importantes
Algunas ideas que le ayudarán a discriminar lo importante. Siempre lo
importante es previo a lo urgente.

Según el Principio de Pareto:

Los directivos utilizan la mayor parte de su tiempo en resolver
problemas:
En una organización el 20% de los problemas afectan al 80% de los
resultados y el 80% de los problemas sólo afecta al 20% de los
resultados.

Dedique sus esfuerzos a realizar:

a) Acciones que lo acercan hacia los objetivos
b) Ocuparse de oportunidades más que de resolver problemas. El futuro tiene
prioridad sobre el pasado.
En estos tiempos parece haber muchas urgencias. Sin embargo casi todas las
urgencias, nos muestran una advertencia previa antes de llegar a la tragedia.
Prevea las situaciones, esto le permitirá dedicar su tiempo a las metas que
se propuso y no salir corriendo a apagar incendios.
En la práctica cotidiana, con frecuencia lo urgente reemplaza a lo importante,
cuando algo se presenta como urgente, requiere máxima atención y nos lleva a
resolver el tema, no nos detenemos a examinar las causas. Si solo nos
abocamos a las urgencias, relegaremos lo importante que es lo único que
nos llevara hacia el éxito de los objetivos.
Todas las actividades se clasifican en función de: su importancia y su urgencia
IMPORTANCIA: es toda actividad que tiene valor para Ud., es decir si aporta a su
misión, valores y metas de alta prioridad.
URGENCIA: cuando una actividad requiere atención inmediata.
Stephen Covey propone la siguiente matriz para la administración del tiempo

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE L ll

 Crisis  Construir relaciones

 Emergencias  Reconocer nuevas
 Problemas oportunidades
apremiantes  Aprendizaje
 Proyectos cuyas  Planificación
fechas vencen  Recreación
NO IMPORTANTE Lll lV

 Interrupciones  Trivialidades, ajetreo

(algunas llamadas) inútil
 Correo (algunos  Algunas cartas
informes)  Algunas llamadas
 Algunas reuniones telefónicas

El mejor uso de nuestro tiempo implica priorizar el cuadrante ll y en segundo

lugar el l. Trate de anticipar las actividades del cuadrante l dedicando tiempo al ll
previendo algunas urgencias.

" La filosofía de uno no se expresa mejor con palabras; se expresa con las
elecciones que hacemos. En el largo plazo, damos forma a nuestras vidas y
a nosotros mismos. El proceso nunca termina hasta que morimos. Y las
elecciones que hacemos son finalmente nuestra responsabilidad" Eleanor
Roosvelt

Cuando elija una actividad para hacer, es importante que se pregunte:

"¿Esto realmente me conduce hacia lo que realmente quiero?"
Esto es ser un sujeto activo y no meramente pasivo, esclavo de las circustancias.
Utilizar las horas en función del Norte que indica nuestra brújula, es una inversión.

3) AGENDAR: Para gestionar el tiempo de manera eficaz Ud. debe determinar de

antemano cómo desea emplear los lapsos del tiempo que dispone. Si dispone de
un plan, habrá ya establecido las opciones. Si lo inesperado surge cada día,
incluya los imprevistos en su agenda dedicándoles un tiempo.
No actúe según la agenda, ordene la agenda según sus prioridades.
Un buen recurso para organizar mejor el tiempo, es escribir las tareas a realizar e
irlas resolviendo una a una. Esto permite no solo aprovechar mejor el tiempo sino
ganar en eficacia.
Napoleon Bonaparte decía: " Cuando he terminado con un tema, cierro el
compartimento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se
superponen y no me producen confusión ni fatiga".
Haga cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa ni agitación. Para ayudarse, utilice
diferentes colores en su agenda diaria que simbolicen prioridades y niveles de
importancia.
"Pero los hombres son hombres; los mejores a veces olvidan" Shakespeare
(Otelo)
Hágase de un calendario que cumpla con dos criterios básicos:
a) Visualice los cinco días de la semana
b) Para destacar las futuras obligaciones, tenga un calendario mensual pegado
en su escritorio o pared de la oficina.

Es importante que Ud. reserve en su agenda diaria un espacio de tiempo para el

silencio. No reciba llamadas, ni atienda comunicaciones internas, ni acepte
reuniones. Es su tiempo óptimo para pensar y concretar proyectos de
importancia, no deje que lo invadan tareas rutinarias. Todo trabajo importante
requiere un mínimo de tiempo. Concéntrese y hágalo de una sola vez, esto le
permitirá mayor rapidez y profundidad en el tema. Cada vez que se retoma una
tarea, se gasta el tiempo en volver a "meterse en el tema".
OJO CON LAS REUNIONES. La gente está para trabajar y no para hablar del
trabajo. Muchas reuniones están mal organizadas y consumen mas tiempo del
que deberían.
Antes de organizar una reunión, fije los objetivos.
Le ayudará hacerse 4 preguntas:
a) ¿Es realmente útil esta reunión?. Si no se realizara ¿cambiaría algo?.
b) ¿No se puede reemplazar esta reunión por otra cosa?. Si se tratara de
brindar información, ¿no se puede redactar una nota o comunicarlo
telefónicamente?
c) ¿Para qué se hace esta reunión?. Es para informar, para recoger datos,
para intercambiar puntos de vista, para realizar un acuerdo, para tomar
una decisión, para imponer un punto de vista, etc.
d) ¿Qué resultados espera?. Sea específico, utilice palabras que
noten acción (asignar, determinar, crear, completar, etc.).

" La clave no es dar prioridad a su agenda, sino agendar sus prioridades"

Stephen Covey

3) HACER EL SEGUIMIENTO: Verifique si los pasos de la planificación que Ud.

se propuso, se cumplen.
Es la única manera de no enmarañarse en medio de la tormenta, y
corregir el rumbo para seguir orientado hacia el Norte.
No deje de autoevaluarse.

A MANERA DE SINTESIS:
 Clarifique sus objetivos
 Desglose los planes a largo plazo en planes de acción semanales y diarios.
 Fije prioridades
 Fije plazos realistas
 Ordene su despacho (Mantenga su escritorio despejado)
 Revise los archivos con regularidad y elimine los documentos que ya no
necesita
 Evite las interrupciones (filtre las llamadas)
 Filtre la información que le llega
 Los mensajes del correo electrónico deben ser breves y la dirección precisa
 Utilice todos sus recursos
 Delegue

ALGUNAS ENFERMEDADES ENDEMICAS:

LA SOBRECARGA DE INFORMACION

Sintamos:
1) No tengo tiempo para leer el material que va dirigido a mi atención
2) No estoy satisfecho con mi capacidad de estar al día de los avances en mi
área de trabajo
3) Raramente puedo vaciar mi bandeja de entrada
4) Pocas veces leo todos los papeles la primera vez que los veo
5) Me cuesta encontrar documentos que necesito para trabajar
6) Mis compañeros de trabajo me bombardean con información que no necesito
7) No tengo tiempo para ocuparme de mis archivos personales
8) Las interrupciones impiden que me centre en tareas que requieren mucha
concentración
9) Estoy desbordado por la pregonada que me llega por correo electrónico
10)Muchas veces no soy capaz de decidir que voy a hacer con la información que
recibo
11) Me gustaría poder asimilar la información mas deprisa
12)Muchas veces tengo dudas sobre si he reunido la mejor información disponible
para llevar a cabo una tarea
13)Olvido gran parte de lo que leo
14)No puedo encontrar lo que quiero en Internet
15)El gran volumen de la información que tengo que domina simplemente no deja
de aumentar.

ELIMINE LOS HABITOS NEGATIVOS:

 Hacer demasiadas copias

 Investigar en exceso
 Falta de resolución
ALIMENTE LOS HABITOS DE INFORMACIÓN POSITIVOS.

 Identifique lo que es importante (más cantidad de información no asegura

mejores resultados)
 Adopte una postura sistemática en relación con la información recibida:
a) Descartarlo: si un documento no le interesa, deshágase de él. Si hoy no le
encuentra valor es poco probable que mañana lo tenga.
b) Ocuparse de él: ejercitar una acción inmediata en relación a un documento es
satisfactorio
c) Determinar una acción futura: Nunca vuelva a poner un papel en el montón.
Sepárelo por tema. Archívelo y agéndelo para retomar el tema en una fecha
determinada.
Para realizar un archivo eficaz:
 Archive los expedientes de acuerdo con el contexto en el que pueden ser
buscados
 Tenga a mano una lista de sus archivos para evitar abrir nuevos que se
solapen con otros que ya existen
 Organice una buena estructura de directorios para sus archivos
informáticos y realice las copias adecuadas
 No archive material delque ya puede disponer accediendo a otras fuentes
originadas del documento archivos centrales o por Internet
 Reduzca y reorganice el almacenaje de papel. Dedique a esta tarea 5 o 10
minutos por día
 Deshágase de los montones de papeles. Céntrese en 4 carpetas: Hacer,
Distribuir, Leer, Archivar. Libérese del resto!!!
d) Enviarlo o distribuirlo: No envíe documentación a otro simplemente para
sacársela de encima o porque nosabe qué hacer con ella. Piense por qué, a
quien y para qué reenvía una documentación
e) Depositarlo: Sea prudente con lo que archiva
CÓMO REDUCIR EL EXCESO DE CORREO ELECTRONICO

 Si bien el correo electrónico es un medio de comunicación inmediato Ud. no

tiene por qué ocuparse de él inmediatamente. Un usuario efectivo leerá los
mensajes una o dos veces al día, cuando el resto de tareas no sean una
prioridad.
 No tema descartar mensajes o documentos que no haya leído. Si la
información de la cabecera sugiere que no vale la pena leer un mensaje, haga
click en el botón de eliminar. NO PIERDA MAS TIEMPO
 Cree carpetas archivadoras indexadas para archivar los mensajes de e-
mail que quiera guardar, y para poder encontrarlos fácilmente
 Evite abusar del envío de copias a los demás
 Cuando envíe e-mails, indique si no requiere una respuesta.
 Obtenga información útil a través de Internet
a) Separe la información necesaria dela masa de datos menos relevantes
b) Planifique sus búsquedas
c) Decida cuándo debe dejar de buscar
d) Evite distracciones

LOS PELIGROS DE TRABAJAR DURANTE MUCHAS HORAS

SINTOMA: Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontono a lo largo

del ida
CAUSA: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás
avanzan en sus tareas
REMEDIO: Lista de prioridades, más disciplina personal, tratar de delegar,
emplear mejor las secretarias, filtrar las llamadas telefónicas.

LA ADMINISTRACION COTIDIANA DEL TIEMPO

SINTOMA: No puedo clasificar mi ida tan fácilmente

Las personas que se sienten apremiadas:

 Resuelven los problemas en el orden que se presentan
 Acometan primero las tareas fáciles
 Se ocupan antes de los trabajos difíciles, con la idea que es la forma más
rápida y directa de desembarazarse de ellos.

CAUSA. Demasiadas interrupciones, tratar los problemas a medida que van

surgiendo, no por orden de importancia, no ser capaz de diferenciar entre urgente
e importante

REMEDIO: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir donde
se producen fugas

.
 EJERCITACIÓN

PERSONAL

IDENTIFIQUE EN FORMA PERSONAL, QUIENES ROBAN SU TIEMPO

Marque con una cruz, los ítems que más lo afectan en su trabajo y
reflexiones sobre ellos.

A) IMPUESTOS SOBRE UD.

1) INTERRUPCIONES
2) ESPERAR POR RESPUESTAS
3) INDEFINICION DEL TRABAJO A REALIZAR
4) TRABAJO EXCESIVO
5) COMUNICACIONES DEFICIENTES
6) CAMBIO CONTINUO DE PRIORIDADES
7) PROCESOS BUROCRATICOS
8) REUNIONES INNECESARIOS
9) BAJA MORAL EN LA EMPRESA
10)FALLAS FRECUENTES EN LOS EQUIPOS
11) PRIORIDADES EN CONFLICTO

B) AUTOIMPUESTOS POR UD. MISMO

1) Incapacidad para delegar
2) Desorden personal
3) Falta de concentración
4) No saber escuchar
5) Falta de autodisciplina
6) No tomar decisiones
7) No completar las tareas ya iniciadas
8) Postergar frecuentemente las tareas
9) Fatiga
10)Excesiva socialización en el trabajo
11) Actitud negativa hacia el trabajo
12)No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan

EJERCICIO SOBRE LOS MALVERSADORES DE TIEMPO

Para optimizar la administración de su tiempo, Ud. debe modificar hábitos de
conducta. Para poder detectar cuáles son los hábitos que Ud. debe modificar, le
recomendamos que al salir de su trabajo, invierta unos pocos minutos en revisar
los resultados obtenidos formulándose las siguientes preguntas:

1) ¿En qué medida consiguió los objetivos que se propuso para el día?
2) ¿Cuánto tiempo estima haber dedicado en la jornada a los trabajos
programados y a los imprevistos?
3) ¿Podría haber reducido alguna de las tareas, delegándolas?
4) ¿Efectuó algún trabajo que puede calificar de inútil, en función de los
resultados que debía conseguir?
5) ¿El número de interrupciones del día ha sido normal o excesivo?

Después de contestar sinceramente a estas preguntas, planifique su día de

mañana, indicando las prioridades.
Este ejercicio de autoevaluación, le permitirá darse cuenta de sus errores
cotidianos y malos hábitos. Esto es fundamental para saber qué es lo que tiene
que modificar para poder organizarse de forma más inteligente.
 EVALUE SU APTITUD

Comience por conocer sus costumbres y actitudes actuales para administrar

su tiempo. La autoobservación es la primera aproximación que una persona
tiene para modificar una conducta.

Responda a las afirmaciones siguientes marcando las opciones más

cercanas a su experiencia cotidiana. Sea sincero, esto le permitirá identificar
las áreas que tiene que mejorar.

OPCIONES:
1 Pocas veces
2 A veces
3 A menudo
4 Siempre

1) Llego a las reuniones puntualmente y preparado

1 2 3 4
2) Me aseguro de que hay un reloj visible en la sala de reuniones
1 2 3 4
3) Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo
1 2 3 4
4) Las reuniones que organizo acaban puntualmente
1 2 3 4
5) Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio
1 2 3 4
6) Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y
revistas
1 2 3 4
7) Elimino mi nombre de la lista de entregas de revistas y
periódicos que no leo
1 2 3 4
8)Leo los fax el día que los recibo
1 2 3 4
9) Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas
1 2 3 4
10) Decido cuántas veces permito que me interrumpan al día.
1 2 3 4
11) Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas
1 2 3 4
12) Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta
del despacho
1 2 3 4
13) Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago
1 2 3 4
14) Limito la duración de mis llamadas
1 2 3 4
15) Permito que un colega o una secretaria filtre mis llamadas
1 2 3 4
16) Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por
día
1 2 3 4
17)Echo un vistazo a los memorandos intentos en cuanto los
recibo
1 2 3 4
18) Leo los memorandos internos más adelante
1 2 3 4
19) Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde
1 2 3 4
20) Elimino todo el papeleo de mi escritorio
1 2 3 4
21) Delego tareas en mis colegas que podría hacer yo mismo
1 2 3 4
22) Hago un seguimiento del trabajo delegado
1 2 3 4
23) Intento que los informes de mis subordinados se limiten a una
página
1 2 3 4
24) Reflexiono acerca de quien necesita conocer la información
que despacho
1 2 3 4
25) Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexiona y el
dedicado a actuar
1 2 3 4
26) Hago una lista de las cosas que tengo que hacer
1 2 3 4
27) Sólo trabajo un cierto número de horas al día, no más
1 2 3 4
28) Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis
empleados
1 2 3 4
29) Tengo presente las cualidades de cada uno de mis colegas
1 2 3 4
30) Me aseguro de estar informado acerca de lo último en
informática
1 2 3 4
31) Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos
más adelante
1 2 3 4
32) Compruebo y ordeno los archivos de mi ordenador
1 2 3 4
ANÁLISIS DE PUNTAJES OBTENIDOS:

32.64 Aprenda a usar el tiempo con eficacia y reduzca el

tiempo dedicado a trabajar de un modo improductivo.

65.95 Usted tiene una aptitud razonable para administrar el

tiempo, pero podría mejorar.

96.128 Emplea el tiempo con mucha eficacia; siga buscando

nuevas maneras de racionalizar su trabajo.
 MEDIDAS PARA REALIZAR UNA ESTRATEGIA PERSONAL QUE
LE PERMITIRÁ HACER UN MEJOR USO DE LA INFORMACION

A) Identifique, a partir de la lista, aquellos elementos que le

ofrezcan un beneficio potencial
B) Prioricelos con una letra de la A a la C. (A= máxima prioridad)
C) Determine una fecha en laque habrá resuelto, o en la que
revisará el progreso de aquellos ítems que idenficó como
prioritarios

PRIO FECHA
ACCION RI DE
DAD REVISIÓN
Eliminar hábitos aprensivos
Resolver la falta de resolución

Trabajar en la identificación de información

importante

Adoptar el método de las 5 acciones

Mejorar la velocidad de lectura
Mejorar la concentración
Reducir la entrada de papeles
Organizar la mesa de trabajo
Introducir hábitos de archivo mejorados
Reducir y/o reorganizar los archivos existentes
Acabar con las montañas de papeles
Evitar las distracciones e interrupciones
Ocuparse del correo electrónico efectivamente
Sacar el máximo de partido de Internet
Elegir las soluciones de software apropiadas
1.
2.
3.
4.
Negociar un cambio en su carga de trabajo
 PREGUNTAS PERSONALES DE AUTOEVALUACION

Al final de cada día, cuando se memoria está aún fresca, examine su horario
y pregunese lo siguiente:

 ¿Tenía realmente que hacer todas esas llamadas telefónicas?

 ¿Cuáles me ayudaron a atender mies prioridades y cuáles representaron

una perdida de tiempo ono fueron tan productivas como podrían haber
sido? ¿Por qué?

 ¿Tenía que atender todas esas llamadas o podría haber delegado

algunas?

 ¿Cuánto tiempo estuve al teléfono cada hora en comparación con lo

programado?

 ¿Cuánto tiempo converse con otras personas? ¿Cuánto tiempo era el

programado? ¿Qué parte correspondió a relaciones sociales y que parte
a trabajo productivo?

 ¿Cuánto tiempo gaste en reuniones? ¿Cuánto resultó perdido?¿Lo

soporte pacientemente oencontre la forma de aprovechar ese tiempo
mientras otras personas se referían a sucesivos temas inanes?

 ¿Cuánto tiempo podría haber ahorrado si no me hubieran interrumpido

tan a menudo el teléfono y las diversas personas que se detenían a
formular preguntas?

 ¿Cómo puedo emplear esta información para establecer programas más

realistas?

 Cómo puedo usarla para cumplir mejor los programas que me fije?
ANALISIS PERSONAL DE LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO DE STEPHEN COVEY

¿A qué dedico mi tiempo?

Recuerde lo que hizo la semana pasada y escríbalo en el

cuadrante que mejor describa su tipo de acción. Estime el
porcentaje que dedicó a cada cuadrante.

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE L ll

NO IMPORTANTE Lll lV
1) Calcule qué porcentaje dedicó a cada cuadrante.

Cuadrante l :
Cuadrantell :
Cuadrante lll:
Cuadrante lV :

2) ¿Qué le impide dedicar más tiempo al cuadrante ll ?

3) Identifique una actividad potencial del Cuadrante l (urgente e

importante) que seguramente tendrá que realizar la semana
próxima. Reflexione acerca de qué puede hacen en el
Cuadrante ll para estar mejor preparado y reducir el impacto de
la actividad en Cuadrante l ?

4) Identifique una actividad del Cuadrante lll. Piense que podría

haber hecho para no responder automáticamente con la
urgencia con la que se le presentó.

5) ¿Cuáles son las actividades del Cuadrante ll que podría

planificar para reemplazar las actividades del cuadrante lV?
AUTOEVALÚESE EN LOS SIGUIENTES ITEMS. SEA
SINCERO CON UD. MISMO, LE AYUDARÁ A
MODIFICAR CONDUCTAS.
CONTESTE EN SENTIDO POSITIVO, DE 1 A 10.

1) ¿Existe en su empresa o departamento un clima de confianza y de

apertura entre Jefes y Colaboradores?. ¿En qué grado?

2) ¿Cree Ud. que sus colaboradores están convencidos de que los

objetivos de la empresa no están contrapuestos con sus objetivos
personales?. ¿En qué grado?

3) ¿En qué grado Ud., o el grupo, se sienten comprometidos con los

objetivos de la empresa, anhelos y aspiraciones de su gente?

4) ¿Confía Ud. o el grupo en sus posibilidades?. ¿Sus posibilidades son

firmes, o cambian con demasiada frecuencia?

5) ¿En qué grado considera que los objetivos que tienen sus
colaboradores les sirven para sentirse realizados profesionalemente?

6) ¿Se califica Ud. como una persona tenaz, capaz de perseverar con
ahínco en su trabajo, incluso cuando los obstáculos son importantes?
¿En qué grado?

7) Ante las dificultades y los grandes problemas, ¿es capaz de mantener

la serenidad?. ¿En qué grado?

8) ¿Es exigente consigo mismo?. ¿En qué grado?

9) ¿Su filosofía es que mañana podemos y hacemos mejor aquello que

ayer ya hacíamos bien?. ¿En qué grado?
10) Cuando define un objetivo, ¿define simultáneamente la estrategia
de forma clara y precisa y la pone por escrito para que sus
colaboradores la comprendan y la sigan?. ¿En qué grado?

11)¿Su equipo de colaboradores ha aportado innovaciones significativas

en los últimos tres años? . ¿En qué grado?

12) ¿En qué grado utiliza Ud. una metodología para buscar
innovaciones?

13) ¿Tiene Ud. la sensación de que el grupo trabaja, en parte, para Ud.,
porque le respetan y admiran como líder?. ¿En qué grado?

14) ¿En qué grado cree haber logrado un verdadero equipo sin envidias
ni rencillas personales?

15) ¿Ha logrado crear un clima “deportivo” y de sana camaradería, no

exento de buen humor?. ¿En qué grado?

PUNTUACIÓN FINAL

0 a 2 MUY BAJO

2 a 4 ESCASO

4 a 6 MEDIO

6 a 8 ALTO

8 a 10 MUY ALTO
 INCREMENTE SU
RENDIMIENTO

 Trabaje en niveles de
subdivisión
 Incremente la capacidad para
discriminar
 Incremente su estado de alerta
 Incremente su conocimiento y
nivel de experiencia
 Stephen Covey:
MATRIZ PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE L ll

 Crisis  Construir
 Emergencias relaciones
 Problemas  Reconocer
apremiantes nuevas
 Proyectos oportunidades
cuyas fechas  Aprendizaje
vencen  Planificación
 Recreación
NO Lll lV
IMPORTANTE
 Interrupciones  Trivialidades
 Correo (algunos  Algunas cartas
informes)  Algunas
 Algunas llamadas
reuniones telefónicas
Dedique sus esfuerzos a
realizar:

1. Acciones que lo
acerquen hacia los
objetivos

2. Ocúpese de
oportunidades más que
de resolver problemas.
 MÉTODO PARA MANEJAR EL TIEMPO
ADECUADAMENTE

 PLANIFICAR: Confeccionar una lista de

objetivos a cumplir.

 PRIORIZAR: Decida cuál de los ítems de su

agenda es el más importante.
"Nada es más fácil que estar ocupado, y nada
más difícil que ser efectivo".

 AGENDAR: Para gestionar el tiempo de

manera eficaz Ud. debe determinar de
antemano cómo desea emplear los lapsos del
tiempo que dispone.
No actúe según la agenda, ordene la agenda
según sus prioridades.
4) HACER EL SEGUIMIENTO: Verifique si los
pasos de la planificación que Ud. se propuso,
se cumplen.
 CÓMO REDUCIR EL EXCESO DE
CORREO ELECTRONICO

 Si bien el correo electrónico es un medio de

comunicación inmediato Ud. no tiene por qué
ocuparse de él inmediatamente.
 No tema descartar mensajes o documentos
que no haya leído.
 Cree carpetas archivadoras indexadas para
archivar .
 Evite abusar del envío de copias a los demás
 Cuando envíe e-mails, indique si no requiere
una respuesta.
 SINTESIS

 Clarifique sus objetivos

 Desglose los planes a largo plazo en planes
de acción semanales y diarios.
 Fije prioridades
 Fije plazos realistas
 Ordene su despacho (Mantenga su
escritorio despejado)
 Revise los archivos con regularidad y
elimine los documentos que ya no necesita
 Evite las interrupciones (filtre las llamadas)
 Filtre la información que le llega
 Los mensajes del correo electrónico deben
ser breves y la dirección precisa
 Utilice todos sus recursos
 Delegue