MAKALAH

Disusun Oleh :

NURANA
KELAS XI AP

SMK NURUL IMAN SEBATIK TIMUR

TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah SWT atas limpahan rahmat dan

karunia-Nya makalah ini dapat selesai pada waktunya. Solawat serta salam tak lupa

kita curahkan kepada Rasulullah SAW dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.

Makalah ini berjudul “Sarana dan Prasarana Perkantoran”. Dalam makalah

ini akan dibahas tentang pengertian sarana dan prasarana, bagian-bagian dan bentuk-

bentuknya. Makalah ini ditujukan untuk menyelesaikan tugas Adm. Sarana &

Prasarana dan juga untuk menambah wawasan pembaca tentang sarana dan prasarana

di perkantoran.

Ucapan terima kasih penulis ucapkan kepada guru mata pelajaran Adm.

Sarana & Prasarana, dan juga kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam

penyelesaian penulisan makalah ini.

Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan

penulisan makalah ke depannya. semoga makalah ini bermanfaat.

Sebatik, September 2019

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2. Rumusan Masalah ....................................................................................... 1
1.3. Tujuan Penulisan ........................................................................................ 1
1.4. Manfaat Penulisan ...................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Sarana dan Prasarana ................................................................ 2
2.2. Jenis – jenis Sarana Prasarana dan Teknologi Kantor ................................ 3
2.2.1 Jenis – jenis Sarana dan Prasarana kantor ......................................... 3
2.2.2 Jenis – jenis Sarpras Teknolgi Perkantoran ....................................... 5
2.3. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor ........................................................ 8
2.4. Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor ................................... 10

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .................................................................................................. 13
3.2 Saran ............................................................................................................ 13
3.2.1 Saran bagi pembaca ........................................................................... 13
3.2.2 Saran bagi penulis .............................................................................. 13

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 14

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada Era seperti saat ini area perkantoran menjadi salah satu tempat dengan

minat lumayan banyak untuk bekerja. Perkantoran tidak terlepas dari sarana maupun

prasarana yang digunakan.

Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian

halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan

ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana

kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan itu.

Oleh karena itu, alasan penulisan makalah ini ialah mengetahui bagaimana sarana

dan prasarana yang terdapat di perkantoran serta bagian dan kegunaannya.

1.2. Rumusan Masalah

a. Apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana?

b. Apa saja jenis-jenis dari sarana dan prasarana Perkantoran?

c. Bagaimana cara mengelola Sarana Prasarana kantor?

1.3. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan ini ialah untuk

mengetahui pengertian, jenis, bentuk, bagian, serta fungsi dari sarana dan prasarana

yang terdapat di perkantoran.

1.4. Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan makalah ini ialah dapat menambah wawasan pembaca

tentang sarana dan prasarana yang terdapat di perkantoran.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sarana dan Prasarana (Sarpras) Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat.

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya

suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak

terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan.

Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,

sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan

operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah

ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin –

mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Jadi dapat disimpulkan secara umum yang dimaksud sarana dan prasarana

adalah seperangkat alat yang digunakan untuk suatu kegiatan, alat tersebut bisa

berupa alat utama atau alat yang membantu proses kegiatan, sehingga tujuan dari

kegiatan tersebut dapat tercapai.

2
2.2. Jenis – jenis Sarana dan Prasarana Perkantoran

2.2.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

a. Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk

membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan

yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.

Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :

(1) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :

Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara

lain:

 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas

HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop,

plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk non lembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk non lembaran (bukan berupa

kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting,

pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

a) Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

b) Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan

dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur

kerja.

3
c) Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke

perusahaan.

d) Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

(2) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :

Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan

menjadi dua, antara lain :

 Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya

satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip,

pensil dan pulpen.

 Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya

tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b. Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk

menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor

yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop,

LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.

4
c. Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kan tor yang digunakan untuk melakukan

komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh

: telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.Perabot kantor (office furniture)

d. Perabot kantor

Perabot Kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk

membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan

kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

e. Interior kantor (office arrangement)

Interior Kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah

suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam

menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar

lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman

hidup/buatan, jam dinding dll.

f. Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat

dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia

sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)

2.2.2 Jenis – jenis Sarpras Teknologi Perkantoran

1. Menurut Tenaga Penggeraknya

 Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

 Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

5
2. Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

 Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak

dalam operasinya.

 Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

3. Menurut Fungsinya

a) Mesin untuk mencatat: mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil,

mesin pencetak perangko, stempel, mesin pencatat uang kas, mesin pencatat waktu

(time recorder), mesin perekan gambar / suara, scanner. mesin penulis nominal cek,

mesin pencatat kehadiran, alat penghitung.

b) Mesin untuk menghimpun: pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine,

pemotong kertas, stepler, perforator, stapler remover.

c) Mesin untuk mengolah: mesin jumlah, mesin hitung, mesin penghitung uang,

timbangan elektronik, mesin timbangan surat, komputer

d) Mesin untuk menggandakan: mesin stensil (stencil duplicator), mesin stensil

spiritus (spirit duplicator), mesin fotocopy, risograph, mesin perekam sheet, mesin

cetak (offset), printer, electronik copy board.

e) Mesin untuk mengirim: telepon, interphone, teleprinter, faxsimile / telecopier,

modem (modulator demodulator), mesin presentasi (ohp, lcd, slide proyektor, film

strip), telefoto, handy talky (ht), pmbx / pabx (switch board), handphone.

f) Mesin untuk menyimpan: Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang ketas

(perforator), Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api), Mobile Filling System,

Flopy disk, Hard disk, Compact disk, Flash disk, Komputer

6
 Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman

dan mesin penyaman, sebagai berikut:

a. Mesin Pengaman

 CCTV (Close Circuit Television)

 Pengaman data

 Mesin penyimpan uang (brankas)

 Peti uang (Cash box)

 Micro film

 Mesin laminating

 Alarm

 ATM

b. Mesin Penyaman

 Kipas angin (FAN)

 Air Conditioner (AC)

 Loudspeaker

 Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

 Air Curtain (Tirai Udara)

7
 2.3 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor

Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang

baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan

hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar

semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat

administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Dalam pengelolaan sarpras kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :

a. Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana

(perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan

kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang

berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan

pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya

yang akan dikeluarkan.

b. Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas

gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari

pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

 Agar barang tidak cepat rusak.

 Agar tidak terjadi kehilangan barang.

 Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

 Memudahkan dalam pengawasan.

 Memudahkan dalam analisis barang.

8
c. Pemeliharaan

Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar

barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan

pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b) Agar barang tidak mudah hilang.

c) Agar barang tidak kadaluarsa.

d) Agar barang tidak mudah susut.

e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

d. Inventarisasi

Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang

diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang

dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua

dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :

 Agar peralatan tidak mudah hilang.

 Adanya bukti secara tertulis sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

 Memudahkan dalam pegecekan barang.

 Memudahkan dalam pengawasan.

 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

9
2.4 Pemeliharaan dan Perawatan Sarpras Kantor

1. Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaat Pemeliharaan dan Perawatan Barang yaitu:

a. Barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

c. Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

e. Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

2. Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a. Menurut kurun waktu

 Pemeliharaan sehari-hari

 Pemeliharaan berkala

b. Menurut jenis barang

 Barang bergerak

 Barang tidak bergerak

3. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a) Selalu membersihkan barang secara teratur

b) Selalu memperbaiki barang yang rusak

c) Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai

dengan jenis dan kode masing-masing

d) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

dalam keadaan baik dan benar

e) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan

aturan pemakaiannya

10
 4. Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh sebagai berikut:

 Kontrak pemeliharaan

 Servis perorangan

 Servis kantor (company operated service)

5. Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

a) Mesin Tik Manual

 Bersihkan kotoran yang melekat pada mesin tik dengan menggunakan kain lap

 Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

 Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

 Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder

 Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik

 Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

 Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila

penghapus itu sudah benar – benar mengering

b) Mesin Tik Elektrik

 Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

 Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

 Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

 Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah

lembaran kertas yang akan diketik

 Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor

 Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

 Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin

11
c) Mesin Pelubang Kertas

 Bersihkan lubang setiap saat

 Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan

pisau pelubang dapat lancar bergerak

 Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada

didalam sudah penuh

 Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan

mesin pelubang kertas

d) Mesin Penomor

 Bersihkan bak tinta

 Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

 Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

 Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila

digunakan tidak mengotori kertas

e) Penjepret Kertas

 Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang

pengatur dan perut kawat jepret

 Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

 Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f) Pemotong Kertas

 Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

 Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

 Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

12
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana dan prasarana untuk

mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan perkantoran tersebut. Sarana

adalaha sesuatu yang berupa benda yang bergerak, seperti mesin, sedangkan

prasarana adalah benda yang tidak bergerak, seperti gedung. Di samping itu,

teknologi adalah suatu cara atau pengetahuan yang diterapkan melalui alat untuk

mengerjakan sesuatu agar terpenuhinya kebutuhan manusia, misalnya komputer.

Sarana dan prasarana tentulah sangat berkaitan. Sarana prasaran tercakup dalam

teknologi.

3.2 Saran

3.2.1 Saran bagi Pembaca

Diharapkan dengan adanya makalah ini dapat memberikan ilmu atau

wawasan baru bagi pembaca dan penulis mengaharapkan saran bagi pembaca agar

makalah ini dapat menjadi makalah yang lebih sempurna dikemudian hari.

3.2.2 Saran bagi Penulis

Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis

akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan

sumber-sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat di pertanggung jawabkan.

13
 DAFTAR PUSTAKA

http://www.academia.edu/7100303/SARANA_PRASARANA_DAN_TEKONOLO
GI_DI_LINGKUNGAN_PERKANTORAN_Makalah_diajukan_untuk_melengkapi_
tugas_Mata_Kuliah_Administrasi_Perkantoran_disusun_oleh
(diunggah tgl 25 Sep. 15)

http://ainurrofikcs.blogspot.co.id/2012/05/sarana-dan-prasarana-kantor-
pengertian.html (diunggah tgl 29 Sep. 15)

http://risdanursafitri.blogspot.com/2015/11/makalah-sarana-prasarana-
teknologi_84.html

14