SUMMARY

Proses pengadaan barang untuk kebutuhan Apotek dapat dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
A. Perencanaan
Tujuan perencanaan adalah agar proses pengadaan perbekalan farmasi/obat yang ada di apotek menjadi lebih
efektif dan efisien dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.Perencanaan obat dikatakan baik apabila pembelian
memenuhi beberapa ketentuan antara lain: jumlah obat sesuai dengan kebutuhan, pembelian mampu melayani
jenis obat yang diperlukan pasien dan jumlah pembelian menunjukkan keseimbangan dengan penjualan secara
proporsional. dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan :
1) Pola penyakit, yaitu dengan memperhatikan pola penyakit masyarakat di sekitar apotek dengan rencana
pengadaan obat. 2) Kemampuan masyarakat, yaitu dengan memperhatikan kemampuan daya beli masyarakat di
sekitar apotek dengan rencana pengadaan obat. 3) Budaya masyarakat, yaitu dengan memperhatikan kebiasaan
yang ada pada masyarakat di sekitar apotek dengan rencana pengadaan obat, misalnya merk tertentu atau obat
generik, bentuk sediaan (sirup atau tablet), dan lain-lain.
Metode perencanaan sediaan farmasi yang dapat digunakan meliputi metode konsumsi, metode epidemiologi atau
kombinasi dari kedua metode tersebut. Perencanaan dengan metode konsumsi berdasarkan kebutuhan konsumsi
atau pemakaian sediaan farmasi sebelumnya. Metode ini dapat digunakan untuk perencanaan kebutuhan sediaan
farmasi pada apotek yang sedang berjalan. Perencanaan dengan metode epidemiologi berdasarkan prediksi
kebutuhan perbekalan farmasi di masa depan. Metode ini dapat digunakan untuk perencanaan kebutuhan sediaan
farmasi pada apotek yang akan didirikan, selain itu dapat juga menggunakan metode kombinasi konsumsi Dan
epidemiologi bila dirasa penggunaan di salah satu metode belum menjawab kebutuhan obat di masyarakat.
B. pengadaan
untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi.
Pengadaan barang dapat melalui 2 cara yaitu pembelian dan konsinyasi.
Kebijaksanaan pengelolaan Apotek terutama dalam hal pembelian barang sangat menentukan keberhasilan usaha.
Beberapa cara pembelian barang yaitu:
1) Pembelian dalam jumlah terbatas (Hand to mouth buying)
Pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam jangka waktu yang pendek, misalnya satu minggu. Pembelian
ini dilakukan bila modal terbatas dan PBF berada tidak jauh dari Apotek, misalnya berada dalam satu kota dan selalu
siap melayani kebutuhan obat sehingga obat dapat dikirim.
2) Pembelian secara spekulasi
Cara pembelian ini dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan, dengan harapan ada kenaikan harga
dalam waktu dekat atau dikarenakan adanya diskon atau bonus. Meskipun pembelian secara spekulasi
memungkinkan mendapatkan keuntungan yang besar tetapi cara ini mengandung resiko yang besar untuk obat-
obatan dengan waktu kadaluwarsa yang relatif dan yang bersifat slow moving.
3) Pembelian terencana
Cara pembelian ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang. Pengawasan stok obat/barang
sangat penting untuk mengetahui obat/barang mana yang laku keras dan mana yang kurang laku. Hal ini dapat
dilakukan dengan menggunakan kartu stok.
Pemasok termasuk parameter penting dalam tercapainya tujuan pengadaan dan kebutuhan dalam
pengelolaan obat di apotek, adapun Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih pemasok/PBF antara lain :
A) Legalitas pemasok (Pedagang Besar Farmasi/PBF). B) Service, meliputi ketepatan waktu, ketepatan barang yang
dikirim, ada tidaknya diskon atau bonus, layanan obat kadaluarsa, dan tenggang rasa penagihan.
C) Kualitas obat, perbekalan farmasi lain dan pelayanan yang diberikan. D) Ketersediaan obat yang dibutuhkan.
E) Kesetaraan harga dan, F) Waktu tunggu pemesanan.
Standard Operating Procedure atau biasa disebut dengan SOP merupakan suatu dokumen yang berkaitan
dengan prosedur yang akan dijalankan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan demi mendapatkan
hasil kerja yang efektif dan efisien. Dimana SOP ini harus dimiliki oleh suatu perusahaan atau organisasi sebagai
panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap bagian yang ada. Sehingga dengan begitu adanya SOP ini dapat
memudahkan dan menertibkan pekerjaan yang akan dijalankan. Peran pentingnya SOP ini membuat pelaku bisnis
harus mengetahui terkait tujuan dan fungsi dari SOP itu sendIri. Pada dasarnya tujuan pembuatan Standard
Operating Procedure atau SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas
pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dimana dengan
adanya SOP ini diharapkan mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru,
penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian
yang berlainan dalam perusahaan. Dalam penerapan pengelolaan obat di apotek, SOP sangat penting dan wajib
digunakan/diterapkan sebagai salah satu panduan untuk penerapan sistem pengelolaan obat yang dapat menjamin
keselamatan pasien, keselamatan tenaga farmasi yang menjalankan, menjamin mutu sediaan dan alat kesehatan,
meningkatkan ketersediaan obat, mengurangi tingkat kesalahan dalam pemberian/peracikan obat serta
meningkatkan kepercayaan pasien terhadap apotek/tenaga farmasi. Adapun contoh SOP dan penerapannya dalam
pengelolaan obat di apotek adalah : 1) SOP Pelayanan Resep. 2) SOP Penerimaan Swamedikasi. 3) SOP pengelolaan
alat kesehatan. 4) SOP pelayanan obat racikan dan non racikan. 5) SOP pelayanan obat narkotik dan psikotropik 6)
SOP penyimpanan obat dan lain-lain.