ETIKA KERJA SEKRETARIS KANTOR

RIMA NURYANI
Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga - Politeknik Negeri Bandung

ABSTRACT
Service work on the administrative profession is not just a desk job but activities both
internal and external communications companies also are responsible. Likewise with
the secretarial work is part of the activities. A secretary must be a man who has a
good personality. Ethics is a guideline sekertais attitudes and behavior in everyday
life, both inside and outside the office. In performing its duties, the secretary should
be served in accordance with the norms and ethics contained in the ethics of
officialdom. Office workers, especially the secretary, is expected to be able to
understand the contents of ethics secretary and implement the best possible way to
improve productivity. Ethics secretary is built upon principles of beauty, equity,
goodness, justice, liberty, truth.

Keywords: Secretary, Secretary Ethics, Secretary Ethical Principles.

ABSTRAK
Pekerjaan pelayanan pada profesi administrasi tidak hanya pekerjaan di belakang
meja akan tetapi kegiatan komunikasi baik internal maupun eksternal perusahaan juga
menjadi tanggung jawabnya. Begitu juga dengan pekerjaan sekretaris merupakan
bagian dari kegiatannya. Seorang sekertaris haruslah seorang yang memiliki
kepribadian yang baik. Etika sekertais merupakan pedoman sikap dan tingkah laku
dalam kehidupan sehari-hari, baik di dalam maupun di luar kantor. Dalam
melaksanakan tugasnya, sekertaris harus bertugas sesuai dengan norma dan tatakrama
yang terkandung dalam etika kepegawaian. Pegawai kantor, khususnya sekertaris,
diharapkan dapat memahami isi etika sekertaris dan melaksanakan dengan sebaik-
baiknya guna meningkatkan produktivitas kerja. Etika-etika sekertaris dibangun atas
prinsip-prinsip beauty, equity, goodness, justice, liberty, truth.

Kata Kunci: Sekretaris, Etika Sekretaris, Prinsip-Prinsip Etika Sekretaris.

1
PENDAHULUAN dari aktivitas suatu organisas
Pada era global, dewasa ini tugas (Yatimah, 2009:5).
pimpinan semakin luas, sangat Sekretaris merupakan salah satu
beragam, dan sangat kompleks. Dalam faktor penting yang dapat membantu
melaksanakan tugas sehari-hari kemajuan suatu instansi atau
pimpinan dituntut untuk dapat perusahaan. Sekretaris dibutuhkan
mengetahui situasi dan kondisi untuk membantu meringankan tugas-
organisasi dalam suatu sistem yang tugas dan beban pimpinan, terutama
terpadu, dimulai dari level yang tugas-tugas yang bersifat rutin dan
terendah sampai yang tertinggi. Hal ini operasional (Ernawati, 2004:9).
memberikan konsekuensi bahwa Sekretaris berfungsi membantu
seorang pemimpin harus cepat pimpinan dalam memulai sampai
tanggap, tepat dalam mengambil menuntaskan suatu pekerjaan.
keputusan bagi setiap situasi dan Sekretaris harus mampu membantu
kondisi organisasinya, dapat mengatasi kesibukan dan kesulitan
memanfaatkan waktu secara efektif pimpinan, termasuk membantu
dan efisien, serta harus dapat mencari cara yang lebih baik dan
memahami dan menguasai segala efisien serta cara penyederhanaan
permasalahan yang timbul di penyelesaian suatu pekerjaan.
lingkungan organisasinya. Sekretaris harus pula selalu siap sedia
Kehidupan suatu organisasi secara membantu pimpinan dan
mendasar sangat ditentukan oleh mengertikeinginan pimpinan, juga
adanya manusia. Sumber daya dapat meringankan beban pimpinan
manusia merupakan salah satu dimensi dalam memecahkan masalah-masalah
yang sangat penting dan merupakan yang dihadapi pimpinan. (Ernawati,
salah satu faktor pendukung sekaligus 2004:11)
penentu keberhasilan suatu organisasi. Peranan sekretaris sangat penting
Bagaimana pun baiknya organisasi dalam suatu kantor atau perusahaan,
tidak akan mempunyai arti tanpa maka penulis tertarik untuk mengkaji
kehadiran seorang sekretaris yang judul “Etika Kerja Sekretaris
menjadi pusat dan sumber inspirasi Kantor”.

2
DEFINISI ETIKA DAN MORAL
1. Etika
Secara etimologi (asal kata)
istilah etika berasal dari bahasa latin
“eticius” dan dalam bahasa yunani
“ethicos” atau “ethos” yang berarti
kebiasaan atau dalam bentuk
jamaknya “ta etha” yang berarti
juga adat istiadat. Dengan demikian
menurut pengertian yang asli
dikatakan yang baik itu apabila
sesuai dengan kebiasaan
masyarakat. Kemudian lambat laun
pengertian ini berubah, bahwa yang
dimaksud dengan etika adalah suatu
ilmu yang membicarakan masalah
perbuatan atau tingkah laku
manusia, mana yang dapat dinilai
baik dan mana yang dapat dinilai
tidak baik (Wursato, 1987).
Sedangkan menurut Keraf (1998)
membagi pengertian etika kedalam
dua pengertian. Pertama, bahwa
pengertian etika sama dengan
pengertian moral yaitu sistem nilai
tentang bagaimana manusia harus
hidup baik sebagai manusia yang
telah diinstitusionalkan dalam
sebuah adat kebiasaan yang
kemudian terwujud dalam pola
perilaku yang ajek dan terulang
dalam kurun waktu yang lama
sebagaimana layaknya sebuah
kebiasaan. Kedua, yang dimaksud
etika adalah filsafat moral atau ilmu
yang membahas dan mengkaji nilai
dan norma yang diberikan oleh
moralitas dan etika dalam
pengertian diatas.
2. Moral
Moral berasal dari kata mos
(tunggal) dan mores (jamak) dalam
bahasa latin yang artinya kebiasaan
atau cara hidup. Menurut Wursanto
(1987) yang dimaksud moral adalah
aturan kesusilaan yang meliputi
semua norma untuk kelakuan,
perbuatan, dan tingkah laku yang
baik. Kata susila berasal dari bahasa
sangsakerta, su berarti lebih baik
dan sila berarti dasar-dasar, prinsip-
prinsip, atau peraturan-peraturan
hidup. Jadi, susila berarti peraturan-
peraturan hidup yang lebih baik.
PENGERTIAN SEKRETARIS
Kata “sekretaris” atau dalam
bahasa Inggris “secretary” berasal dari
bahasa Latin yaitu “secretarius”
yang berarti orang yang dipercaya
menyimpan rahasia. Dengan demikian,
yang dimaksud dengan sekretaris
adalah pembantu seorang pimpinan
yang mempunyai tugas menerima
dikte, menyiapkan surat-menyurat,
menerima tamu, memeriksa dan
mengingatkan pimpinan atas
kewajibannya dan melakukan tugas
lain yang ada hubungannya dengan
meningkatan evektivitas pimpinan.
(Sutiyoso, 1979:5).
Pengertian sekretaris menurut
Sutarto (1992:10), seseorang yang
tidak hanya sekedar menerima
menerima perintah pimpinan
melainkan juga membantu secara aktif
dengan jalan melakukan pola
perbuatan menejer yang meliputi
perencanaan, pembuatan keputusan,
pengarahan, pengkoordinasian,
pengontrolan dan penyempurnaan”.
Pengertian sekretaris menurut Louis C.
Nanassy and William Selden yang
3
dikutip oleh Sutarto (1992:3) confidence, and style”. (yang
berpendapat bahwa: berarti: seorang sekretaris adalah
seorang yang profesional.
“secretary: An office empplloyee Sebagai profesional, diharapkan
who a more responsibe position menampilkan aneka macam
than a stenograper and whose tanggung jawab tugas
duties usually include incude kesekretarisannya dengan penuh
talking and transcribing kompentensi, dapat dipercaya
dictation, dealling with the dan berkepribadian).
pubblic by answering the
telephone, meeting callers, and
making appoointments and Pengertian sekretaris menurut
maintaining or filing records, Profesional Sekretaries International
letters, etc. A secretary freuentlly (PSI) yang dikutip oleh Ursula
acts as an administrative Ernawati (2004:2) bahwa:
assistant or junior executive.”
(sekretaris: seorang pegawai ”A Secretary shall be defined as
kantor yang memiliki kedudukan an executive who prossesed a
yang lebih bertanggungjawab nmastery of office skills,
daripada seorang stenographer demonstrates the ability to
dan tugas-tugasnya biasanya assume responsibility without
melliputi pengambilan dan direction or supervision,
penyalinan dikte, berhubungan exereises initiative and
dengan publik untuk menjawab judgement, and makes decisions
telepon, mengundang pertemuan, within the scope of assigned
membuat perjanjian dan authority.” (yang berarti:
memelihara atau mengarsip seorang sekretaris adalah asisten
warkat-warkat, surat-surat dan pimpinan yang memiliki
lain-lain. Seorang sekretaris keahlian mengurus kantor,
sering bertindak sebagai seorang menampilkan kemampuan,
pembantu administrasi atau menerima tanggung jawab tanpa
pimpinan muda.) diarahkan atau diawasi,
berinisiatif dengan penuh
Pengertian sekretaris menurut pertimbangan serta mengambil
Betty Hutchinson and Carol Milano, keputusan sesuai dengan lingkup
yang dikutip oleh Ursula Ernawati wewenang tugasnya).
(2004: 1) bahwa:
Dari beberapa pendapat para ahli
”A Secretary is a professional. diatas yang menjelaskan pengertian
As a professional, you may want sekretaris dapat disimpulkan bahwa
to perform the many and varied pengertian sekretaris pada hakikatnya
responsibilities of secretarial adalah seseorang yang membantu
work with competence, pimpinan dalam menjalankan tugas-

4
tugasnya, yang meliputi kegiatan pemerintah tertentu, dengan fungsi
mencatat dan menulis dari suatu utama yaitu mengoordinasikan
kegiatan perkantoran. seluruh pelayanan administrasi
yang menunjang kegiatan
operasional perusahaan.
Ciri-ciri sekretaris organisasi:
MACAM-MACAM SEKRETARIS a. Memiliki suatu unit kerja
Hendarto (2004:8) menyatakan b. Memiliki wewenang
bahwa pada prinsipnya terdapat dua membantu melaksanakan
jenis sekretaris, yaitu: fungsi manajemen
1. Sekretaris Pribadi, yaitu sekretaris c. Bertanggung jawab langsung
pembantu perseorangan. Jika ia kepada pimpinan puncak
digaji oleh orang perorangan,
misalnya sekretaris seorang artis, 2. Sekretaris Pribadi (private
ia disebut Private Secretary, secretary) dan Sekretaris
sementara bila ia dibayar oleh Pimpinan
perusahaan, disebut Personal Sekretaris pribadi tidak berstatus
Secretary. sebagai manajer, walaupun dia
2. Sekretaris Perusahaan/Sekretaris harus menjalankan manajemen
Eksekutif, yaitu sekretaris yang terhadap bawahannya. Dia
dalam perusahaan mengepalai merupakan pembantu pimpinan
suatu unit khusus (Sekretariat). dengan tugas utama melaksanakan
Sekretaris yang sudah menduduki tugas-tugas dari pimpinan yang
jabatan ini biasanya mempunyai bersifat pribadi.
pengalaman cukup lama sebagai Ciri-ciri sekretaris pribadi antara
senior sekretaris dan memiliki lain:
kelebihan-kelebihan tersendiri, a. Seorang pelaksana, bukan
mengingat ia adalah manajer seorang pimpinan
untuk unitnya, mempunyai b. Tidak memiliki wewenang
bawahan yang kerap harus menentukan kebijakan
membuat suatu policy untuk c. Tugasnya terbatas pada
keseluruhan pekerjaan penyelenggaraan administrasi
kesekretarisan di perusahaan. dan kegiatan perkantoran.
d. Bertanggung jawab kepada
Yatimah (2009:35) menyatakan pimpinan tertentu
bahwa terdapat dua macam sekretaris
berdasarkan luas ruang lingkup Sekretaris pimpinan merupakan
tanggung jawabnya, yaitu: seseorang pembantu pimpinan
1. Sekretaris Organisasi (executive tertentu, dengan fungsi utama
secretary) melaksanakan kegiatan
Seorang yang memimpin suatu administrasi dan tugas
sekretariat dari suatu perusahaan perkantoran untuk kelancaran
atau sekretariat dari suatu instansi kegiatan manajerial pimpinan.

5
 Nuraeni (2008:5) menyatakan Sedangkan tugas sekretaris dalam arti
bahwa macam-macam sekretaris luas adalah pelaksanaan tugas-tugas
berdasarkan kemampuan dan yang bersifat membantu menejer atau
pengalaman kerja sekretaris dapat pimpinan untuk menjalankan roda
dibedakan menjadi dua macam, yaitu: organisasi, lembaga maupun kantor.
1. Sekretaris Senior (senior Menurut Organisasi Ikatan
secretary) Sekretaris Indonesia (ISI) ruang
Sekretaris senior adalah sekretaris lingkup tugas sekretaris, yaitu:
yang sudah memiliki banyak 1. Tugas-tugas Rutin
pengalaman dan dapat Tugas-tugas rutin yaitu tugas-
menyelesaikan sendiri masalah tugas yang dikerjakan setiap hari
yang timbul saat melakukan tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
pekerjaannya. a. Membuka surat.
2. Sekretaris Yunior (junior b. Menerima dikte.
Secretary) c. Menerima tamu
Sekretaris yunior adalah sekretaris d. Menerima telepon.
yang baru memulai kariernya atau e. Menyimpan arsip/surat.
baru bekerja dan belum f. Menyusun dan membuat
mempunyai banyak pengalaman. jadwal kegiatan pimpinan.
Sekretaris yunior perlu banyak 2. Tugas-tugas Khusus
belajar dan bimbingan dari Tugas-tugas khusus yaitu tugas
seorang sekretaris senior untuk yang diperintahkan langsung oleh
memperoleh tambahan ilmu dan pimpinan kepada sekretaris
pengalaman. dengan penyelesaiannya secara
khusus. Tugas ini diberikan
karena adanya unsur kepercayaan
bahwa tugas sekretaris mampu
TUGAS SEKRETARIS menyimpan rahasia perusahaan.
Tugas sekretaris tidak hanya Tugas ini meliputi:
membantu meringankan tugas a. Mengonsep surat perjanjian
pimpinan, namun seorang sekretaris kerjasama dengan relasi atau
juga dituntut untuk mampu dan instansi luar.
berkompeten dalam mengerjakan b. Menyusun surat rahasia
tugas-tugas kesekretariatannya, seperti (confidential).
dalam hal korespondensi, kearsipan c. Menyusun acara pertemuan
dan penyelenggaraan rapat. Semua itu bisnis.
juga merupakan tugas sekretaris. d. Pembelian kado atau cindera
Dibawah ini adalah pengertian tugas mata.
sekretaris menurut Saiman (2002:40), 3. Tugas-tugas istimewa
Tugas sekretaris dalam arti sempit Tugas-tugas istimewa yaitu tugas
adalah sebagai sebagai orang yang yang menyangkut keperluan
dipercaya oleh pimpinan untuk pimpinan, antara lain:
menyimpan rahasia pimpinan.

6
 a. Membetulkan letak atau posisi
alat tulis pimpinan serta
perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung
untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima
sumbangan untuk dana atau
keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan
membayar iuran atau asuransi
dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan
dana atau uang muka dari
instansi yang diberikan
sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas,
sebagai pendamping pimpinan
selama mengadakan
pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan
peralatan kantor, mana yang
perlu diperbaiki dan mana
yang tidak perlu diperbaiki
atau penambahan alat-alat dan
sarana kantor.
Menurut M. Braum dan Ramon C.
dari Portugal Tugas dan tanggung
jawab sekretaris tidaklah sama persis
tetapi dapat dikelompokkan sebagai
berikut:
1. Merencanakan pekerjaan.
2. Menerima tamu.
3. Mengurus surat masuk dan surat
keluar.
4. Menyiapkan pertemuan atau
konferensi, dan lain-lain.
Menurut (Drs. Sutarto, 1992),
Tanggung Jawab Sekretaris selain
sekretaris bertanggung jawab atas
pekerjaannya ada tanggung jawab lain
yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility
(Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab
terhadap performansi diri sendiri
dan upaya pengembangan ke arah
yang lebih berkualitas. Dengan
“mengelola” diri sendiri supaya
dapat tampil dengan performansi
prima dalam pelaksanaan tugas
pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan
memperlancar kerja pimpinan
melalui pengaturan waktu dan
distribusi informasi yang
efisien.
b. Mendistribusikan informasi
dari kantor pimpinan secara
jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur
kerja antara kantor pimpinan
dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada
pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan
memiliki dampak jangka
panjang.
e. Memberikan masukan positif
dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan
2. Internal Responsibility (Tanggung
Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab
terhadap upaya pencapaian
superioritas kinerja kantor dan
pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini
terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor
termasuk keuangan.
7
 b. Menciptakan suasana (fisik semakin menumpuk (Sutiyoso,
dan mental) yang mendukung 1979:21). Fungsi sekretaris menurut
kelancaran kerja Ursula Ernawati (2004:9) adalah:
c. Mendukung penciptaan 1. Membantu meringankan tugas-
budaya kerja yang positif. tugas pimpinan
d. Membantu menciptakan Fungsi membantu meringankan
“kelompok informal positif” di tugas-tugas pimpinan sedapat
lingkungan perusahaan. mungkin sekretaris harus
e. Mengelola anak buah untuk mengambil alih tugas-tugas yang
meningkatkan efektifitas dan bersifat detail dari pimpinan,
efisiensi kerja di kantor. sehingga pimpinan tidak perlu
3. Networking Responsibility memikirkan hal-hal kecil yang telah
(Tanggung Jawab Cabang didelegasikannya kepada sekretaris.
Perusahaan) Begitu pula keputusan-keputusan
Tanggung jawab sekretaris untuk yang akan dibuat oleh pimpinan
meluaskan wawasan dan jalinan sebagian besar harus ditindak
perusahaan dengan tujuan lanjuti oleh sekretaris. Ada bagian
peningkatan daya saing. dari keputusan pimpinan harus
Perwujudannya adalah melalui dikomunikasikan oleh sekretaris
upaya memperluas network kepada pejabat lain yang relevan
perusahaan, mengatur dan untuk diselesaikan, adapula yang
mengawasi pelaksanaan acara- harus diselesaikan sekretaris secara
acara formal dan informal yang tuntas.
diselenggarakan oleh kantor 2. Menangani informasi untuk
dalam kaitannya dengan upaya pimpinan
mempertahankan dan Fungsi sekretaris dalam menangani
berpartisipasi dalam informasi adalah membantu
mengembangkan citra perusahaan. pimpinan agar berhasil mencapai
(A.B Susanto, 1997: 14-15) tujuan organisasi dengan cara
memberikan informasi yang
dibutuhkan pimpinan serta
membantu pimpinan dalam
FUNGSI SEKRETARIS melaksanakan tugas menejerialnya
Pada dasarnya fungsi sekretaris berdasarkan informasi yang
yaitu sebagai pembantu pimpinan diterima, yang kemudian sekretaris
dalam suatu perusahaan. Meskipun melaksanakan tindak lanjut dari
fungsi sekretaris hanya sebagai keputusan yang telah dibuat
pembantu pimpinan namun sama pimpinannya. Adapun informasi
sekali tidak berarti bahwa fungsi yang dibutuhkan untuk membuat
tersebut tidak penting. Walaupun keputusan yang baik harus
hanya mengenai persoalan kecil, tetapi memenuhi syarat yaitu, lengkap,
apabila dikerjakan sendiri oleh relevan, mutahir dan benar. Untuk
pimpinan akan membuat pekerjaan itu, sekretaris dalam penanganan

8
 informasi harus berpedoman pada
syarat diatas. Sekretaris juga harus
selalu mencari tahu informasi
tentang peristiwa atau hal-hal yang
sedang terjadi dalam perusahaan,
disini sekretaris harus bertindak
sebagai mata dan telinga dari
pimpinan dan sekretaris harus
senantiasa menyampaikan
informasi-informasi yang sedang
hangat dalam masyarakat yang
sekaligus relevan dengan tugas
pimpinan atau kepentingan
perusahaan. Untuk kepentingan
seperti inilah, maka sekretaris harus
rajin membaca surat kabar, majalah,
mendengarkan radio atau menonton
televisi untuk mendapat informasi
terkini. Meliputi membuat kliping
dan artikel, berita atau informasi
dari media cetak, untuk disajikan
kepada pimpinan, bila perlu
diarsipkan kliping secara baik agar
mudah ditemukan kembali bila
suatu saat diperlukan.
3. Menjadi jembatan penghubung
Harus mampu menetapkan prioritas
kerja, seperti tugas yang mendesak
harus didahulukan dan tugas yang
dapat ditunda dahulu. Biasakan diri
menganalisa pekerjaan, bila ada
berbagai tugas penting, maka
seorang sekretaris harus pandai
menyusun prioritasnya. Sekretaris
dalam fungsinya sebagai jembatan
PENAMPILAN SEKRETARIS
Image merupakan lukisan diri
yang ditampilkan kepada orang lain.
Keahlian atau keterampilan yang baik
dan kualitas kerja yang tingi memang
sangat dibutuhkan, akan tetapi kesan
penghubung antara pimpinan
dengan pihak-pihak yang
berkepentingan dengan pimpinan,
perlu membina dan menjaga
hubungan baik yang dapat
meningkatkan citra perusahaan.
Sekretaris menjalankan tugas
sebagai Public Relations Officer,
tugasnya yaitu untuk
menyampaikan informasi yang jelas
dan lengkap tentang perusahaan.
Seorang sekretrais harus menjaga
kredibilitas dan reputasi pimpinan
dan perusahaan, maka sekretaris
wajib meluruskan persepsi yang
keliruitu. Sekretaris perlu tampil
rapi dan meyakinkan. Seorang
sekretaris akan bertemu dengan
setiap orang yang akan
berhubungan dengan pimpinannya.
Para tamu akan memperoleh kesan
baik terhadap reputasi dan
kredibilitas pimpinan melalui
penampilan, sikap dan tutur kata
sekretarisnya. Sekretrais sering
disebut sebagai cermin perusahaan,
untuk itu sekretaris harus melatih
diri untuk tangkas, taktis dan ramah
sekaligus lugas dalam melayani
tamu perusahaan, untuk itu
sekretaris harus melatih diri untuk
tangkas, taktis dan ramah sekaligus
lugas dalam melayani tamu.
yang buruk bisa menutupi keahlian
anda yang paling sempurna sekalipun.
Profesi sekretaris merupakan salah
satu profesi yang mengutamakan
penampilan. Memang kecantikan
bukanlah syarat mutlak, akan tetapi
sekretaris harus tahu bagaimana cara
harus menampilkan diri. Bagaimana
9
cara duduk, berbicara, berjalan, b. Kulit
berdiri, berpakaian dan merias diri. Kulit harus bersih dan bebas
Respon positif atau negatif tergantung penyakit. Jika kulit wajah dan
dari image yang disampaikan, tubuh sehat, penampialan akan
misalanya melalui cara berpakaian, terlihat segar dan sempurna
sikap dan perbuatan, sopan santun dan walaupun tanpa make up.
lain-lain. Kulit yang bersih juga
Penampilan sekretaris menurut terhindar dari bau badan yang
Hendarto Hartiti dan Tulus Haryono menyengat.
(2002:23) yaitu: c. Make Up
1. Menjaga kesehatan dengan Make Up bukan hanya rias
membiasakan hidup dan makan wajah, melainkan mencankup
yang sehat. perawatan kulit muka agar
2. Tampil dengan menarik bersih dan berseri-seri.
Kepribadian seseorang terpancar Penggunaan bahan make up
melalui penampilan (appearance), yang cocok merupakan
yaitu keadaan lahiriah yang dapat perawatan dasar wajah.
dilihat oleh orang lain. Untuk itu Biasakan dengan satu jenis
sekretaris harus memperhatikan merk make up sehingga wajah
penampilan agar selaulu tidak rusak, karena kulit harus
berpenampilan menarik. Berikut terus menerus menyesuaikan
hal-hal yang harus diperhatikan diri dengan produk make up
oleh seorang sekretaris. yang baru. Merias wajah harus
a. Rambut dilakukan sewajar mungkin
Rambut harus selalu dalam (natural) sesuai dengan
keadaan bersih dan tertata rapi jabatan. Jangan berdandan
dengan model yang sederhana. terlalu menor, namun jangan
Keramaslah dengan selang juga melupakan riasan
waktu normal. Rambut yang sehingga wajah terlihat sangat
panjang membutuhkan pucat. Sekretaris wajib
perawatan ekstra, tetapi mengetahui cara merawat dan
apabila cocok dengan rambut menata rias wajah secara tepat
panjang, jangan terlalu ikut- dan benar. Sebenarnya tanpa
ikutan mode pendek yang memoles Make up, seseorang
sedang In. tetapi rambut dapat tetap memperlihatkan
panjang jangan sampai kecantikannya, yaitu dengan
mengganggu pekerjaan. menumbuhkan citra diri yang
Sesuaikan model rambut positif. Citra diri adalah
dengan raut muka dan konsep sendiri tentang dirinya,
gunakan moel rambut yang identitas, kemampuan, dan
bisa mencerminkan rasa martabatnya. Kecantikan diri
percaya diri dan dari dalam bersinar lebih
keprofesionalan. cemerlang dari pada

10
 kecantikan hasil polesan
semata. Yang lebih penting
adalah citra positif mampu
untuk berpikir positif dan pada
akhirnya.
d. Pakaian
Walaupun model pakaian
berubah-ubah, hendaklah
pakaian yang digunakan cocok
untuk bekerja dan pekerjan
yang dijalankan. Salah satu
tuntutan profesi sekretaris
untuk selalu bekerja cepat,
lebih baik diantisipasi dengan
pakaian yang praktis. Pilihlah
pakaian yang pantas dan
membuat percaya diri,
menarik, cocok dengan bentuk
dan tinggi tubuh dan serasi
dengan warna kulit. Pakaian
tidak harus selalu dari produk-
produk yang ternama, akan
tetapi hendaknya yang terlihat
berkualitas. Yang terpenting
sekretaris perlu
memperhatikan pengaturan
perpanduan warna,
mempunyai cita rasa (taste)
yang baik agar dengan pakaian
tersebut dapat mengubah
penampilan menjadi lebih
baik.
e. Sepatu
Lebih baik tidak memakai
sepatu sandal atau sepatu yang
tidak berhak. Sepatu yang
bertumit tinggi lebih bagus di
pandang dan membuat figur
tubuh lebih tegap sewaktu
berjalan. Perencanaan
pemakaian sepatu juga perlu
dilakukan. Apakah sepatu
yang akan dipakai masih
dalam keadaan baik, solnya,
atau kulitnya. Apakah telah
disemir dan telah sesuai
warnanya dengan pakaian
yang akan dipakai.
f. Perhiasan
Jangan memakai semua
perhiasan yang anda miliki,
secukupnya saja, yang wajar
dan tidak perlu berharga
mahal. Selain jam tangan,
anting, atau giwang
merupakan perhiasan yang
selayaknya.
g. Parfum
Dalam kehidupan kantor,
parfum memegang peranan
yang lebih dominan dari pada
asesori/perhiasan. Pilihlah
parfum yang cocok dengan
kepribadian dan tentu saja
yang aromanya tidak terlalu
menyengat.
Sopan santun yang
berhubungan dengan penampilan
yang wajib diperhatikan dalam
lingkungan kerja sekretaris, yaitu:
1. Jangan berpakaian terlalu terbuka
atau menerawang. Jangan juga
berseksi-seksi dengan rok yang
terlalu pendek.
2. Jangan bermake up atau
membetulkan make up di meja,
lakukanlah di toilet.
3. Jangan melepas sepatu ketika
bekerja, apalagi berjalan ke meja
lain. Sangat tidak di anjurkan
mengganti sepatu dengan sandal
dan kemudian
mempergunakannya sambil
berjalan-jalan di sekitar kantor.
11
SYARAT DAN KEPRIBADIAN  Kemampuan bahasa
SEKERTARIS indonesia dan bahasa asing
1. Syarat Seorang Sekretaris  Pengusaan teknologi
Syarat-syarat sekertaris  Keterampilan mengelola
menurut Yatimah (2010), Syarat Sumber Daya Manusia
dasar yang harus dimiliki (SDM)
sekertaris adalah sebagai berikut:  Penguasaan komputer
a. Berpendidikan setidaknya  Pengelolaan keuangan
tamat SMA ditambah  Kemampuan memecahkan
pendidikan sekertaris masalah
mempunyai kemampuan kerja
sebagai sekertaris, yaitu 2. Kepribadian sekertaris
terampil dalam hal mengetik, Kepribadian dapat diartikan
korespondensi, mengerti sebagai pola menyeluruh semua
berbagai mesin kantor, kemampuan, perbuatan, dan
menyusun laporan, dan kebiasaan seseorang, baik dari
sebagainya. segi jasmani, mental, rohani
b. Memiliki pengetahuan umum maupun emosi, yang ditata dalam
tentang pekerjaan sekertaris, cara yang khas dengan mendapat
misalnya organisasi, pengaruh dari luar. Kepribadian
manajemen perusahaan, sekertaris berarti seluruh
masalah niaga, dan perbuatan menyangkut
sebagainya. kemempuan dan kebiasaan yang
c. Menguasai bahasa Indonesia tercermin pada tingkah laku
yang baik dan benar, bahasa seorang sekertaris selama dia
inggris, dan bahasa asing bekerja (Yatimah, 2010). Karakter
lainnya yang diperlukan. sekretaris seyogianya memiliki
beberapa karakteristik sebagai
Selain syarat-syarat tersebut berikut:
diatas ada juga yang berpedapat a. Loyalitas
bahwa syarat sekertaris adalah Loyalitas merupakan perasaan
sebagai berikut: yang berwujud kesetiaan
a. Syarat pengetahuan terhadap organisasi dan
Syarat pengetahuan yang pekerjaannya sehingga merasa
dimaksud adalah pengetahuan memiliki, menjaga nama baik
di bidang sekertaris. Syarat organisasi dan jika perlu,
pengetahuan ini biasanya saat membela organisasi.
ini masih di ukur dari b. Ketekunan dan kerajinan
pendidikan. Seorang sekertaris harus tekun
dan rajin dalam melakukan
b. Syarat keterampilan pekerjaannya karena biasanya
Keterampilan yang dimaksud pekerjaan kantor berangkai.
adalah sebagai berikut: Bila tidak tekun dan rajin,

12
 penyelesaian tugas berikutnya sekertaris berupa peraturan dan hal-hal
akan terhambat. Akibatnya yang sudah merupakan kebiasaan
dapat menimbulkan kerugian (yang baik), dan dianggap sudah
bagi organisasi. diketahui dan perlu untuk harus
c. Kesabaran dilaksanakan (Yatimah, 2010).
Tugas sekertaris banyak Etika sekertaris merupakan
berhubungan dengan pelayanan pedoman sikap dan tingkah laku dalam
terhadap pekerjaan operasional kehidupan sehari-hari, baik di dalam
yang selalu membutuhkan maupun di luar kantor. Dalam
bantuan informasi dan melaksanakan tugasnya, sekertaris
administrasi lainnya, maka ia harus bertugas sesuai dengan norma
harus memiliki sifat sabar. Sifat dan tatakrama yang terkandung dalam
sabar yang dimaksud berarti etika kepegawaian. Pegawai kantor,
ulet dan tidak cepat putus asa khususnya sekertaris, diharapkan dapat
dalam melaksanakan pekerjaan memahami isi etika sekertaris dan
d. Kerapian melaksanakan dengan sebaik-baiknya
Kerapian merupakan tanda guna meningkatkan produktivitas
bahwa pekerjaan ditata dengan kerja.
baik. Selain kerapian dalam Menurut Sedarmayanti (1997),
pekerjaan, kerapian dalam etika sekretaris adalah norma-norma,
penampilan pun penting untuk kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang
diperhatikan. diterima dan ditaati oleh sekretaris,
e. Dapat menyimpan rahasia yang berupa peraturan-peraturan atau
Seorang sekertaris, selain hal-hal yang sudah merupakan
membantu pimpinan, adalah kebiasaan yang baik dan dianggap
menyimpan rahasia. Sebagai sudah diketahui dan perlu atau harus
tangan kanan pimpinan, ia dilakukan.
dituntut untuk menyimpan Adapun tujuan pemahaman dan
rahasia karena kalau terjadi penghayatan etika sekertaris adalah
kebocoran dapat menimbulkan mengatur tata krama dan aktivitas
kerugian bagi organisasi. seorang sekertaris yang profesional.
Terlebih bila kebocoran Etika sekertaris harus terwujud dalam
tersebut sampai kepada tingkah laku sehari-hari, diantanya
organisasi atau perusahaan berkelakukan baik, rajin, taat, setia,
pesaing. dan sopan-santun, serta menjaga,
memelihara, mempertahankan, dan
membela keamanan dan rahasia
perusahaan. Baik-buruknya citra
PENGERTIAN ETIKA sekertaris dan perusahaan bergantung
SEKERTARIS pada cerminan etika sekertaris. Jika
Etika sekertaris adalah mampunyai etika yang baik, didalam
sekumpulan norma, nilai, kaidah, dan maupun diluar perusahaan, sekertaris
ukuran yang diterima dan ditaati oleh akan memberikan kesan yang baik dan

13
simpatik secara pribadi maupn
perusahaan tempat bekerja.
PRINSIP-PRINSIP ETIKA
SEKERTARIS
Dalam modul “Etika Birokrasi” 2.
(The Liang Gie, 1987) bahwa dalam
sejarah peradaban manusia sejak abad
ke-4 Sebelum Masehi, para pemikir
telah mencoba menjabarkan berbagai
corak landasan etika sebagai pedoman
hidup bermasyarakat. Dalam hubungan
itu sedikitnya terdapat 120 macam ‘ide
agung’ (great ideas) yang merupakan
landasan moralitas manusia, seluruh
gagasan atau ide agung tersebut
diringkas menjadi 6 prinsip yang
kemudian dijadikan landasan prinsipil
dari etika. Prinsip-prinsip tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Prinsip keindahan (beauty)
Prinsip ini mendasari segala
sesuatu yang mencakup
penikmatan rasa senang terhadap
keindahan. Dengan demikian,
berdasarkan prisnsip ini, etika
manusia adalah berkaitan atau
memperhatikan nilai-nilai
keindahan. Itulah sebabnya,
seseorang memerlukan 3.
penampilan yang serasi dan indah
atau enak dipandang dalam
berpakaian dan menggunakannya
pada waktu yang tepat. Tidak etis
jika seseorang memakai pakaian
olah raga pada jam kerja, atau
tidak sepatutnya seseorang
menghadapi tamunya dengan
pakaian tidur. Etika dalam
pengelolaan kantor yang dilandasi
nilai-nilai estetika, antara lain
diwujudkan dengan perencanaan
tata ruang, furnitur, dan hiasan-
hiasan dinding, serta aksesoris
lainnya yang bersifat ergonomis
dan menarik, shingg membuat
orang bersemangat tinggi dalam
bekerja.
Prinsip persamaan (equity)
Hakikat kemanusiaan
menghendaki adanya persamaan
antara manusia yang satu dengan
dengan manusia yang lainnya.
Setiap manusia yang lahir di bumi
ini memiliki hak dan kewajiban
masing-masing, dan pada
dasarnya adalah sama atau
sederajat. Konsekuensi dari ajaran
persamaan ras juga menuntut
persamaan diantara beraneka
ragam etnis. Watak, karakter, atau
pandangan hidup masing-masing
etnis di dunia ini memang
berlainan, namun kedudukannya
sebagai suatu kelompok
masyarakat adalah sama. Etika
yang dilandasi oleh prinsip
persamaan (equity) ini dapat
menghilangkan perilaku
diskriminatif, yang membeda-
bedakan dalam berbagai aspek
interaksi antar manusia.
Prinsip kebaikan (goodness)
Secara umum, kebaikan berarti
sifat atau karakteristik dari suatu
yang menimbulkan pujian.
Perkataan baik (good)
mengandung sifat seperti
persetujuan, pujian, keunggulan,
kekaguman, atau ketepatan.
Dengan demikian, prinsip
kebaikan sangatlah erat kaitannya
dengan hasrat dan cita seseorang.
Apabila seseorang menginginkan
kebaikan dari suatu ilmu
14
 pengetahuan, misalnya ia akan
mengandalkan objectivitas ilmiah,
kemanfaatan pengetahuan,
rasionalitas, dan sebagainya.
Adapun jika seseoranga
menginginkan kebaikan tatanan
sosial, yang diperlukan adalah
sikap-sikap sadar hukum, saling
menghormati, berperilaku baik
(good habits), hormat-
menghormati, berbuat baik kepada
orang lain, berkasih sayang, dan
sebagainya.
4. Prinsip keadilan (justice)
Keadilan merupakan kemauan
yang tetap dan kekal untuk
memberikan kepada setiap orang
yang mesti diperolehnya.
5. Prinsip kebebasan (liberty)
Kebebasan dapat diartikan sebagai
keleluasan untuk bertindak atau
tidak bertindak berdasarkan
pilihan yang tersedia bagi
seseorang. Kebebasan muncul dari
doktrin bahwa setiap orang
memiliki hidupnya sendiri serta
memiliki hak untuk bertindak
manurut pilihannya sendiri,
kecuali jika pilihan tindakan
tersebut melanggar kebebasan
yang sama dari orang lain.
6. Prinsip kebenaran (truth)
Kebenaran dapat diartikan sebagai
keadaan (hal) yang cocok dengan
keadaan yang sesungguhnya.
Seorang sekertaris harus
menerapkan prinsip kebenaran
dalam melaksanakan tugas-
tugasnya. Misalnya, kebenaran
dalam pembuatan laporan kepada
pimpinan. Ia tidak memberikan
laporan yang mengada-ada agar ia
mendapat pujian dari pimpinan.
Keenam ide agung atau prinsip-
prinsip etika, menjadi prasyarat
dasar bagi pengembangan nilai-
nilai etika atau kode etik dalam
hubungan antarmanusia, manusia
dan masyarakat, dan sebagainya.
Dengan perkataan lain,
serangkaian etika yang disusun
sebagai aturan hukum yang
mengatur jalan hidup dan
kehidupan manusia, masyarakat,
organisasi, instansi, dan
sebagainya harus dapat menjamin
terciptanya keindahan, kebaikan,
keadilan, kebebasan, dan
kebenaran bagi setiap orang.
Sesuai dengan enam prinsip etika,
prinsip etika sekertaris berkaitan erat
dengan berbagai hal yang mendukung
terwujudnya kinerja sekertaris yang
memiliki nilai dan norma kebaikan,
kesamaan, keindahan, keadilan,
kebebasan, dan kebenaran.
ETIKA KERJA SEKRETARIS
Sebagaimana diuranikan di atas,
etika sangat erat kaitanya dengan nilai-
nilai dan pola perilaku dari setiap
individu. Sementara perhatian dan rasa
terhadap nilai-nilai dari diri individu
ditentukan oleh latar belakang sejarah,
budaya, dan perkembangan kondisi
sosial dan lingkungan tempat individu
tersebut tumbuh dan berkembang.
Menurut Ursula (2003), etika
profesi sekertaris mencakup hal-hal
sebagai berikut.
a. Selalu berdisiplin dalam
tindakannya
b. Solider dan tenggang rasa
c. Berempati pada orang lain
15
d. Terbuka PENUTUP
e. Tidak melakukan perbuatan Peranan seorang sekretaris adalah
tercela sebagai assistant atau tangan kanan
f. Menjadi trouble shooter pimpinan, pemegang rahasia terbaik
(penyelesaian masalah) dan bukan dalam perusahaan, sebagai beranda
trouble maker (pembuat masalah) perusahaan, sebagai penghubung
g. Menciptakan suasana yang pimpinan dengan pihak luar, perawat
menggembirakan atau pelindung bagi pimpinan, jadi
sangat diperlukan seorang sekretaris
Ursula (2003) juga menyebutkan hal yang professional.
yang harus dihindari adalah: Kemampuan dan keterampilan
a. Berkelompok teknis harus mutlak dimiliki oleh
b. Datang terlambat seorang sekretaris untuk segala bidang
c. Sering absen ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan
d. Bersantai-santai atau melalaikan interaksi dengan pimpinan, pihak luar
tugas dan juga rekan bisnis merupakan
e. Sering memakai telepon kantor peranan yang sangat penting bagi
demi kepentingan pribadi seorang sekretaris, seorang sekretaris
f. Menunda-nunda pekerjaan juga harus mempunyai wawasan yang
g. Menjilat atasan luas untuk dapat bersaing di dunia
h. Memakai jam kerja untuk bisnis. Pada era globalisasi ini, para
bersenda gurau eksekutif memiliki mobilitas yang
i. Memakai fasilitas kantor demi tinggi, yang tentu saja menyebabkan
kepentingan pribadi. peran seorang sekretaris menjadi
semakin penting.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Ernawati, Ursula. 2003. Pedoman Kesekretariatan Lengkap. Bogor: Graha Ilmu.

Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Sekretaris. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Hartiti Hendarto, M.G. dan Tulus haryono, F.X. 2002. Menjadi Sekretaris
Profesional. Jakarta: Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM.

Ikatan Sekretaris Indonesia. 2015. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris.

http://www.organisasi-isi.tk/2015/09/tugas-dan-tanggung-jawab-
sekretaris.html. [5 Mei 2016]

Keraf, Sonny. 1998. Etika Bisnis, Tuntutan dan Relevansinya. Edisi Baru. Jakarta:
Penerbit Kanisius.

Nuraeni, Nani. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: Visi.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghallia Indonesia.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sektretaris. Bandung: Mandar Maju.

Sutarto. 1992. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gajah Mada University.

Sutiyoso. 1979. Sekretaris yang Cekatan. Jakarta: Mutiara.

The Liang Gie. 1987. Ensiklopedia Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Wursanto, Ig. Drs. 1987. Etika Komunikasi Kantor. Yogyakarta: Khanesius.

Yatimah, Dorotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.

Bandung: CV. Pustaka Setia.

17