PROSEDUR

KOMUNIKASI
PT ASTRA AGRO LESTARI Tbk
DOKUMEN NO. : Pros-SHE-08 REVISI : 0
TANGGAL : 14 Maret 2006 HALAMAN 1 DARI 2
DIBUAT OLEH : DIPERIKSA DISETUJUI OLEH :

______________________ ____________________
Division Head Direktur

I. TUJUAN
1. Dokumen ini menguraikan cara perusahaan melakukan komunikasi baik internal maupun
eksternal yang berkaitan dengan aspek lingkungan dan Sistem Manajemen Lingkungan dan
K3.
2. Menjamin terjalin hubungan yang harmonis antara perusahaan dengan karyawan dan pihak
eksternal terhadap dampak LK3 yang ditimbulkan.

II. RUANG LINGKUP DAN TANGGUNG JAWAB

1. Prosedur ini dapat diterapkan untuk komunikasi dan pelaporan internal dan bila diperlukan
untuk pelaporan eksternal tentang masalah lingkungan dan K3 di perusahaan.
2. Penanggung jawab terlaksananya prosedur ini adalah SHE - Management Representative
dibantu oleh PIC SHE.

III. REFERENSI
1. Pedoman Lingkungan K3
2. ISO 14001, Astra Green Company.

IV. DEFINISI
1. ADM (Administratur) : Personil yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan
pengelolaan kebun dan selanjutnya sebagai wakil manajemen di
bidang Safety Health & Environment (SHE-Management
Representative).
2. Informasi Dasar : Informasi tentang arti dan maksud Sistem Manajemen
Lingkungan Keselamatan & Kesehatan Kerja (SMLK3),
Kebijakan Lingkungan & K3, pesan / memo dari Head Office
PT Astra Agro Lestari Tbk.
3. Informasi Kinerja : Informasi tentang aspek lingkungan serta penyusunan /
Lingkungan pencapaian hasil pemantauan dan pengukuran serta program
perbaikan lingkungan dan keselamatan dan kesehatan kerja.
4. Informasi Eksternal : Informasi pengelolaan lingkungan dan upaya peningkatan
keselamatan dan kesehatan kerja, termasuk peraturan /
perundang-undangan dan keluhan masyarakat yang diterima
atau akan disampaikan kepada pihak eksternal seperti
pemerintah atau masyarakat sekitar.

V. PROSEDUR

1. Komunikasi internal LK3 :

a. Komunikasi internal perusahaan, merupakan penyebaran dan penerimaan informasi
antar karyawan antar fungsi dan antar tingkatan dalam perusahaan.
b. Para pimpinan bagian terkait bertanggung jawab untuk melanjutkan penyampaian
informasi LK3 kepada seluruh karyawan di bagiannya.

SHE Division – PT AAL

 PROSEDUR

KOMUNIKASI
PT ASTRA AGRO LESTARI Tbk
DOKUMEN NO. : PROS-SHE-08 REVISI : 0
TANGGAL : 14 Maret 2006 HALAMAN 2 DARI 2

c. Materi komunikasi informasi LK3 meliputi, antara lain :

• Kebijakan LK3 perusahaan • Hasil pemantauan kinerja LK3
• Aspek dan dampak LK3 perusahaan • Hasil pencapaian program LK3
• Sistem Management LK3 perusahaan. • Unsafe factor
• Peraturan dan standar LK3 • Kesehatan karyawan
• Isue penting LK3 • Angka kecelakaan kerja dll.
d. Media komunikasi internal dapat berupa :
• Buletin LK3 • Saran perbaikan
• Papan pengumuman • Apel pagi
• Pertemuan • dan lain lain
Untuk kepentingan penyampaian Kebijakan Lingkungan perusahaan kepada seluruh
karyawan, dilakukan pemasangan Kebijakan LK3 pada tempat strategis.
e. Keluhan dan saran LK3 dapat disampaikan kepada PIC SHE, selanjutnya PIC SHE
akan mengkomunikasikan dengan bagian terkait untuk dilakukan tindak lanjut
(tanggapan) dan didokumentasi.
2. Komunikasi Eksternal
a. Masyarakat umum dapat mengirim surat / berita (melalui radio SSB / telepon) atau
datang secara langsung guna menyampaikan / meminta informasi hal-hal yang
berkaitan dengan kinerja lingkungan dan K3 Perusahaan.
b. Bagian yang mengelola surat-surat masuk, bertanggung jawab untuk meneruskan
informasi (termasuk permintaan inspeksi / kunjungan) oleh pihak eksternal yang
berhubungan dengan pengelolaan lingkungan dan K3 di perusahaan untuk
disampaikan kepada SHE- Management Representative.
c. SHE-Management Representative akan menyampaikan informasi eksternal ini
kepada PIC SHE atau bila perlu kepada Ka. CD & Teritorial guna penanganan lebih
lanjut.
d. Tanggapan (bila dibutuhkan) atas informasi eksternal harus disetujui / disahkan oleh
SHE- Management Representative dan atau Direktur sebelum dipublikasikan kepada
pihak eksternal.
e. Secara berkala perusahaan harus melaporkan hasil kinerja pemantauan dan
pengelolaan lingkungan dan K3 kepada instansi terkait sesuai ketentuan peraturan
terkait.
f. Bila dibutuhkan, perusahaan akan mempublikasikan pernyataan pers melalui media
masa. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan sepengetahuan dan pengesahan dari
Direktur Perusahaan atau minimal dari SHE-Management Representative.
g. Sebagai informasi mengenai Kebijakan Lingkungan & K3 kepada masyarakat umum,
maka perusahaan menyebarkan Kebijakan Lingkungan & K3 dan memasang papan
Kebijakan Lingkungan & K3 di tempat-tempat yang strategis. Apabila masyarakat
umum menginginkan salinan copy Kebijakan Lingkungan dan K3 dapat secara
langsung datang ke bagian SHE Perusahaan.
h. Untuk kegiatan yang menggunakan B3 dan mempunyai dampak terhadap
lingkungan, perusahaan memasang rambu-rambu sebagai informasi kepada
karyawan maupun masyarakat umum.
VI. DOKUMEN PENDUKUNG
1. Form Keluhan / Komplain

SHE Division – PT AAL