STANDARD OPERATION PROCEDURE

MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, PEMANFAATAN DAN
PEMUSNAHAN DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

DISUSUN DISETUJUI
No. Dok : AALHO/MGT/05.0/08.02

ASTRA AGRO LESTARI Tgl . Efektif : 01 ..................... 200....

GROUP

AKHMAD FAHMI ROBERT NANLOHY TARSISIUS W. JULIANI E SYAFTARI

Halaman : 1 dari 20

A. TUJUAN
Standard Operation Procedure (SOP) Administrasi Penyimpanan, Pemanfaatan dan
Pemusnahan Dokumen Keuangan Perusahaan , dimaksudkan sebagai salah satu pedoman
baku yang dapat digunakan sebagai standar kerja untuk penyelenggaraan kearsipan dokumen
keuangan perusahaan beserta fungsi-fungsi yang terkait.

B. DEFINISI
B.1. Pengertian
Dokumen Perusahaan
Adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam
rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam
dalam media apapun yang dapat dilihat atau dibaca.
Dokumen Keuangan Perusahaan
Terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang
merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
Dokumen Pendukung Administrasi Keuangan
Merupakan data administratif yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai
pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, terdiri dari :
a. dokumen pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan; dan
b. dokumen pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
Dokumen Non Keuangan
Terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi
perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, seperti Risalah Rapat
Umum Pemegang Saham, Akta Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih
mengandung kepentingan hukum tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak dsb.
Daftar Pemusnahan Dokumen
Adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar
sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen
perusahaan.
Nilai Guna Dokumen
Adalah nilai dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang
pelaksanaan kegiatan usaha perusahaan.
Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu penyimpanannya
dapat ditetapkan 10 (sepuluh) tahun.
Kategori Nilai Guna Dokumen :
1. Dokumen Legal Perusahaan
2. Dokumen Keuangan Perusahaan
3. Dokumen Perpajakan

Arsip.doc 08/12/03 10:47

 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 2 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

Daftar Pertelaan Dokumen Keuangan

Adalah tabel yang berisi daftar dokumen yang tersimpan dalam gudang arsip beserta jadwal
rencana pemusnahan berdasarkan standar umur penyimpanannya.
Legalisasi
Adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke
dalam media lain yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang
terkandung sesuai dengan naskah aslinya.
Untuk Keperluan Tertentu
Misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam pemeriksaan
perkara pidana atau perdata.
Gudang Arsip Dokumen Keuangan
Adalah lokasi yang disediakan untuk menyimpan dokumen keuangan yang dihasilkan dan
diterima perusahaan sampai batas waktu tertentu.

B.2. Dokumen Keuangan yang diarsipkan

1. Bukti Pengeluaran Kas (BPK)
2. Bukti Penerimaan Kas (BPN)
3. Laporan Kas Mingguan (LKM)
4. Voucher (VH)
5. Rekening Koran
6. Trial Balance (T/B)
7. Home Statement (H/S)
8. Management Statement (M/S)
9. General Voucher (GV)
10. Slip Keluar Barang (SKB)
11. Surat Setoran Pajak (SSP)
12. Surat Pemberitahuan (SPT)
13. Bukti Potong Pajak Penghasilan
14. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
15. Laporan Produksi Bulanan Pabrik
16. Laporan Produksi Bulanan Kebun
17. Surat Jalan
18. Kontrak Penjualan
19. Surat Ketetapan Pajak (SKP)
20. Surat Keputusan Banding
21. Faktur Pajak
22. Surat Tagihan Pajak
23. Surat Paksa
24. Perjanjian Bank
25. Perjanjian Pembangunan Aktiva Tetap
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 3 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

B.3. Masa Penyimpanan Dokumen Keuangan

Pengarsipan dokumen keuangan perusahaan menurut Undang Undang No. 8 Tahun 1997
wajib dilakukan selama 10 (sepuluh) tahun sejak akhir tahun pembukuan perusahaan, kecuali
ada kepentingan lain untuk memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim dalam
pemeriksaan perkara pidana atau perdata khususnya untuk keperluan pemeriksaan
perpajakan.
Penyimpanan dokumen tahun berjalan berada di Dept. Accounting selama 3 (tiga) bulan.
Jika sudah berumur lebih lebih dari tiga bulan dokumen diserahterimakan ke Gudang Arsip
Dokumen Keuangan.

B.4. Jangka Waktu Peminjaman Dokumen Keuangan

Batas waktu peminjaman dapat dibagi menjadi 2 (dua) kepentingan, yaitu :
1. Untuk kepentingan intern perusahaan oleh unit organisasi perusahaan dengan batas
waktu 7 hari kalender dan dapat diperpanjang 2 (dua) kali, masing-masing selama 3
(tiga) hari kerja.
2. Untuk kepentingan organisasi diluar perusahaan atau untuk kepentingan peradilan baik
legal maupun perpajakan. Batas waktunya sampai selesai proses peradilan atau
kepentingan di atas.

B.5. Team Pemusnahan Dokumen Keuangan Perusahaan

− Dept. Pajak
− Dept. Accounting
− Dept. Legal
− Dept. General Affair

C. MEKANISME KERJA
1. Penyerahan Dokumen Keuangan untuk Diarsipkan
1. Pembuat dokumen keuangan memeriksa kelengkapan lampiran dokumen,
mengelompokkan berdasarkan PT, nama dokumen, nomor dokumen dan memeriksa
kelengkapan nomor urut dokumen. Setelah nomor urut lengkap diserahkan ke Dept.
Accounting.
2. PIC Kearsipan di Dept. Accounting menerima, cek dokumen dan paraf dalam
Checklist Penyerahan dokumen.
3. PIC Kearsipan di Dept. Accounting merapikan susunan dokumen dan mengemas
dalam ordner dan disimpan selama 3 bulan. Dokumen yang berumur lebih dari 3
bulan diserahkan ke Gudang Arsip dan dilampiri formulir Tanda Terima Dokumen.
4. PIC Gudang Arsip crosscheck antara tanda terima dan dokumen yang diserahkan,
jika sesuai dibuatkan daftar pertelaan yang berisi informasi dokumen beserta jatuh
tempo pemusnahan dokumennya. Dokumen disimpan di Gudang Arsip dan sewaktu
waktu dapat dipinjam untuk keperluan tertentu sampai waktu jatuh tempo
pemusnahan dokumen. Tanda Terima Dokumen dan Daftar Pertelaan ditandatangani
dan dilanjutkan ke DH Administrasi Pajak.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 4 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

5. DH Administrasi Pajak memeriksa kebenaran pembuatan Daftar Pertelaan, jika

setuju dokumen ditandatangani dan diserahkan kembali ke PIC Gudang Arsip atau
dimintakan koreksinya jika tidak setuju ke PIC Gudang Arsip Dokumen Keuangan.

2. Peminjaman dan Pengembalian Arsip Dokumen Keuangan

1. Dept. Pemohon berdasarkan kebutuhan informasi masa lalu yang ada dalam dokumen
arsip mengisi formulir peminjaman dokumen dan menyerahkan ke Dept.
Administrasi Pajak jika bukan untuk keperluan khusus seperti peradilan / perpajakan
atau diteruskan ke Atasan Pemohon jika diperuntukkan keperluan tertentu.
2. Atasan pemohon memeriksa kepentingan khusus peradilan / perpajakan/ eksternal
audit, jika setuju dokumen ditandatangani dan diteruskan ke Dept. Administrasi
Pajak atau dikembalikan ke pemohon jika tidak setuju.
3. Dept. Administrasi Pajak memeriksa outstanding peminjaman dokumen, jika masih
dipinjam pihak lain maka diberitahukan dokumen sedang dipinjam pihak lain atau
disetujui dan ditandatangani jika tidak ada outstanding peminjaman dokumen serta
dilanjutkan ke PIC Gudang Arsip untuk pengambilan dokumen.
4. PIC Gudang Arsip mencari dokumen yang diminta dan menyerahkan ke pemohon
dan meminta paraf penerima dokumen.
5. Setelah selesai dipinjam, dokumen dikembalikan ke PIC Gudang Arsip Dokumen
Keuangan.
6. PIC Gudang Arsip Dokumen Keuangan memeriksa kelengkapan dokumen yang
dipinjam, jika lengkap kolom tanggal realisasi pengembalian dokumen diisi tanggal
kembali dan paraf pada formulir peminjaman dokumen atau dikembalikan ke
peminjam jika belum lengkap.
7. Secara Periodik membuat Surat Penagihan Dokumen yang melewati batas waktu
peminjaman.

3. Pemusnahan Arsip Dokumen Keuangan

1. PIC Gudang Arsip berdasarkan jatuh tempo Tanggal Retensi pada Daftar Pertelaan
Arsip membuat Daftar Pemusnahan Dokumen dan dilanjutkan ke DH Administrasi
Pajak.
2. DH Administrasi Pajak memeriksa untuk keperluan perpajakan atas dokumen, jika
ada dokumen yang tidak ada kepentingan lainnya maka membentuk team dan
dilanjutkan konfirmasi ke Divisi Legal atau kembali disimpan jika masih diperlukan
untuk kepentingan perpajakan.
3. GM Legal memeriksa dokumen untuk mengetahui kepentingan hukum tertentu guna
memastikan dokumen benar-benar tidak ada kaitannya lagi dengan keperluan hukum
tertentu dan memberikan konfirmasinya pada Daftar Pemusnahan Dokumen
kemudian dilanjutkan ke GM ATB.
4. GM ATB review pemusnahan dokumen dan meminta persetujuan dari Direktur
Operasional terkait, jika setuju proses pemusnahan dijalankan atau ditunda /
dibatalkan jika tidak setuju.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 5 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

5. Team melakukan pemusnahan dokumen dan membuat Berita Acara Pemusnahan

Dokumen Keuangan. Berita Acara Pemusnahan Dokumen dilanjutkan ke GM ATB
dan Direktur Operasional terkait untuk dimintakan otorisasinya.

D. PERLAKUAN AKUNTANSI DAN PERPAJAKAN

SOP ini tidak terkait dengan transaksi keuangan, sehingga tidak ada perlakuan akuntansi dan
kewajiban perpajakan.

E. FORMULIR DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN

E.1. Formulir Checklist Penyerahan Dokumen
PT. ......................(1)...........................
CHECK LIST PENYERAHAN DOKUMEN
Dokumen Dokumen Dokumen
No. [ Paraf No. [ Paraf No. [ Paraf
Nama No. Nama No. Nama No.

(2) (3) (4) (5) (6) (2) (3) (4) (5) (6) (2) (3) (4) (5) (6)

E.2. Keterangan Checklist Penyerahan Dokumen

1. Diisi nama PT
2. Diisi nomor urut oleh pembuat dokumen
3. Diisi nama dokumen oleh pembuat dokumen
4. Diisi nomor dokumen oleh pembuat dokumen
5. Diberi tanda [ untuk dokumen yang diterima oleh penerima dokumen
6. Paraf penerima dokumen
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 6 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.3. Formulir Tanda Terima Dokumen

TANDA TERIMA DOKUMEN
Nomor : .........(1)........
Pada hari ini ..............(2)............... tanggal ................(3)................. telah diterima dokumen-dokumen
sebagai berikut :
Dokumen
No. PT Jumlah Keterangan
Nama Periode No. Awal No. Akhir

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Diserahkan Diterima Diketahui

(12) (13) (14)

(.................................) (.................................) (.................................)

PIC Kearsipan PIC Gudang Arsip DH. Administrasi Pajak
Lembar 1 : PIC Kearsipan Lembar 2: PIC Gudang Arsip
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 7 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.4. Keterangan Tanda Terima Dokumen

1. Tercetak nomor urut dokumen
2. Diisi hari saat serah terima dokumen
3. Diisi tanggal saat serah terima dokumen
4. Diisi nomor urut
5. Diisi inisial PT untuk dokumen yang diserahterimakan
6. Diisi nama dokumen
7. Diisi periode bulan dokumen yang diserahterimakan
8. Diisi nomor awal dokumen yang diserahterimakan
9. Diisi nomor akhir dokumen yang diserahterimakan
10. Diisi jumlah ordner yang diserahterimakan
11. Diisi keterangan tambahan
12. Tanda tangan yang menyerahkan dokumen (PIC Kearsipan Accounting)
13. Tanda tangan yang menerima dokumen
14. Tanda tangan DH Administrasi Pajak.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 8 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.5. Formulir Daftar Pertelaan Dokumen Keuangan

PT. ..................(1).......................
DAFTAR PERTELAAN DOKUMEN KEUANGAN
No. Tanggal Tanggal
No. Nama Dokumen Nilai Guna Keterangan
Dokumen Dokumen Diarsipkan Retensi

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

...................(10)................ , ..........................................
Dibuat Diketahui

(11) (12)

( .....................13................) ( .....................14................)
PIC Kearsipan DH Adm. Pajak

E.6. Keterangan Daftar Pertelaan Dokumen Keuangan

1. Diisi nama PT
2. Diisi nomor urut
3. Diisi nama dokumen
4. Diisi nomor dokumen
5. Diisi tanggal dokumen
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 9 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

6. Diisi nilai guna dokumen :

− Dokumen Legal Perusahaan
− Dokumen Keuangan Perusahaan
− Dokumen Perpajakan
7. Diisi tanggal saat dokumen harus disimpan ke Gudang Arsip
8. Diisi tanggal rencana pemusnahan dokumen
9. Diisi keterangan tambahan
10. Diisi tempat dan tanggal Daftar Pertelaan Dokumen Keuangan.
11. Tanda tangn PIC Kearsipan
12. Tanda tangan DH Adm. Pajak
13. Diisi nama PIC Kearsipan
14. Diisi nama DH Adm. Pajak.

E.7. Formulir Peminjaman Dokumen

Formulir Peminjaman Dokumen
No. : ............(1).............
Tanggal : ............(2).............
Nomor Tanggal Paraf Tanggal Kembali
No. PT Nama Dokumen Periode Ket.
Dokumen Pinjam Penerima Rencana Realisasi Paraf PIC

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Peminjam Disetujui

(14) (15)

(.............(16)............) (.............(17)............)
Dept. ..........(18)......... DH. Adm. Pajak
Lembar 1 : Peminjam Lembar 2 : Untuk Pengembalian Lembar 3 : PIC Kearsipan
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 10 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.8. Keterangan Formulir Peminjaman Dokumen

1. Tercetak nomor dokumen.
2. Tercetak tanggal dokumen.
3. Diisi nomor urut.
4. Diisi inisial PT untuk dokumen yang dipinjam.
5. Diisi Nama dokumen yang akan dipinjam.
6. Diisi periode tahun dokumen yang akan dipinjam.
7. Diisi nomor dokumen yang akan dipinjam.
8. Diisi tanggal dokumen dipinjam.
9. Paraf Peminjam dokumen.
10. Diisi rencana pengembalian dokumen yang akan dipinjam.
11. Diisi realisasi pengembalian dokumen yang dipinjam.
12. Paraf PIC Kearsipan.
13. Diisi keterangan yang diperlukan.
14. Tanda tangan peminjam dokumen.
15. Tanda tangan DH Administrasi Pajak.
16. Diisi nama peminjam dokumen.
17. Diisi nama DH Administrasi Pajak.
18. Diisi nama departemen peminjam dokumen.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 11 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.9. Formulir Surat Penagihan Dokumen

No. : .......................(1)..........................
Hal. : Surat Penagihan Dokumen
Jakarta, .......................(2)..........................
Kepada Yth.
.......................(3)..........................
DH ................(4)..........................
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah habisnya masa peminjaman dokumen oleh Departemen Anda maka
kami mohon pengembalian dokumen sebagaimana tercantum di bawah ini :
Nomor Dokumen Tanggal Jatuh Tempo
No PT Nama Dokumen Periode
Awal Akhir Pinjam Pengembalian

(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Dokumen di atas harus sudah kami terima tanggal .......................(13)..........................

Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
DH Administrasi Pajak

(14)

(..................(15).................)

cc: GM ATB
GM .......................(16)..........................

E.10. Keterangan Surat Penagihan Dokumen

1. Diisi nomor surat
2. Diisi tanggal surat
3. Diisi nama pejabat yang dituju
4. Diisi nama jabatan
5. Diisi nomor urut
6. Diisi nama PT
7. Diisi nama dokumen
8. Diisi tahun dokumen
9. Diisi nomor dokumen awal
10. Diisi nomor dokumen akhir
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 12 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

11. Diisi tanggal peminjaman

12. Diisi tanggal jatuh tempo tempo pengembalian
13. Diisi batas waktu pengembalian dokumen yang ditagih
14. Tanda tangan DH Administrasi Pajak
15. Diisi nama DH Administrasi Pajak
16. Diisi Kepala Divisi yang mendapat tembusan.

E.11. Formulir Daftar Pemusnahan Dokumen

PT. ..................(1)................
Daftar Pemusnahan Dokumen
Dokumen Jadwal Check
No. Konfirmasi Keterangan
Tahun Nama Nomor Retensi ( [)

(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

.............................. , ................(10)....................................
Diusulkan oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,
(11)
(12) (13) (14)

GM ATB GM Legal Direktur

Lembar 1 : DH Administrasi Pajak Lembar 2 : DH Legal

E.12. Keterangan Daftar Pemusnahan Dokumen

1. Diisi nama PT
2. Diisi nomor urut.
3. Diisi tahun dokumen yang dimusnahkan.
4. Diisi nama dokumen yang dimusnahkan.
5. Diisi nomor dokumen yang dimusnahkan.
6. Diisi tanggal jadwal retensi dimana dokumen seharusnya sudah dimusnahkan.
Tanggal Pemusnahan tidak boleh lebih awal dari Tanggal Retensi.
7. Diberi tanda [ pada dokumen yang disetujui untuk dimusnahkan.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 13 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

8. Pilih "Ya" untuk dokuman yang disetujui untuk dimusnahkan, atau "tidak" untuk
dokumen yang tidak disetujui untuk dimusnahkan.
9. Diisi keterangan tambahan
10. Diisi tanggal dokumen
11. Paraf DH Pajak
12. Tanda tangan GM ATB
13. Tanda tangan DH Legal
14. Tanda tangan Direktur OperasionalTerkait.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 14 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.13. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

PT. ..................(1)................
BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN
Hari ini, hari ....................(2).................. tanggal ......................(3)............................ bulan .............(4)...........
tahun ......................................................(5)........................................ telah diadakan pemusnahan dokumen
keuangan perusahaan berupa :
Dokumen Jadwal
No. Nilai Guna Keterangan
Tahun Nama Nomor Retensi

(6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Oleh team yang terdiri dari :

Keanggotaan Tanda tangan
No. NPK Nama Departemen
Team Genap Ganjil

(13) (14) (15) (16) (17) (18) (19)

Mengetahui,

(20) (22)

.......................(21)....................... .......................(23).......................
(GM ATB) (Direktur)
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 15 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

E.14. Keterangan Berita Acara Pemusnahan Dokumen

1. Diisi nama PT.
2. Diisi nama hari.
3. Diisi tanggal saat pemusnahan dengan huruf.
4. Diisi nama bulan saat pemusnahan dengan huruf.
5. Diisi tahun saat pemusnahan dengan huruf.
6. Diisi nomor urut.
7. Diisi tahun dokumen yang dimusnahkan.
8. Diisi nama dokumen yang dimusnahkan.
9. Diisi nomor dokumen yang dimusnahkan.
10. Diisi tanggal jadwal retensi dimana dokumen seharusnya sudah dimusnahkan. Tanggal
Pemusnahan tidak boleh lebih awal dari Tanggal Retensi.
11. Diisi nilai guna dokumen dilihat menurut kategori dokumennya :
a. Dokumen Legal Perusahaan.
b. Dokumen Keuangan Perusahaan.
c. Dokumen Perpajakan.
12. Diisi keterangan tambahan.
13. Diisi nomor urut.
14. Diisi NPK karyawan yang bertugas sebagai team pemusnahan dokumen.
15. Diisi nama karyawan yang bertugas sebagai team pemusnahan dokumen.
16. Diisi Departemen tempat karyawan yang bertugas sebagai team pemusnahan dokumen.
17. Diisi Jabatan dalam team.
18. Tanda tangan team pemusnahan dokumen untuk nomor urut ganjil.
19. Tanda tangan team pemusnahan dokumen untuk nomor urut genap.
20. Tanda Tangan Direktur Operasional Terkait (sesuai RUPS).
21. Diisi Nama Direktur Operasional Terkait.
22. Tanda tangan GM Accounting / Tax / Budget.
23. Diisi Nama GM Accounting / Tax / Budget.
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 16 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

F. BLOK DIAGRAM
F.1. Pengarsipan dan Pemusnahan Dokumen Keuangan

Pembuat Dokumen Dept. Accounting Dept. Accounting PIC Kearsipan

Mulai Memeriksa :
Merapikan Dokumen Menyerahkan dokumen Menyimpan dan
- Kelengkapan lampiran
dan mengelompokkan yang berumur di atas 3 Membuat Daftar
- Kelengkapan nomor
dengan ordner bulan ke Gudang Arsip Pertelaan
urut dokumen

Team Pelaksana GM ATB DH Legal DH Tax PIC Kearsipan

Review atas Team Mengusulkan Team Pada saat Jatuh tempo

Pemusnahan Dokumen Review kepentingan
Pemusnahan Dokumen Pemusnahan Dokumen Pemusnahan membuat
dan membuat BA hukum atas dokumen
dan dokumen yang akan dan dokumen yang akan Daftar Pemusnahan
Pemusnahan Dokumen yang akan dimusnahkan
dimusnahkan dimusnahkan Dokumen

GM ATB dan Direktur

Operasional Terkait

Selesai
Otorisasi BA
Pemusnahan Dokumen
 Dept. Administrasi Pajak PIC Kearsipan
GROUP

Dept. Administrasi Pajak Menyerahkan dokumen,

ASTRA AGRO LESTARI

melayani peminjaman mencatat tanggal

Dept. Pemohon Dokumen yang berumur peminjaman dan tanggal Dept. Pemohon
lebih dari 3 bulan rencana pengembalian

Mulai Menerima dokumen dan

Mengisi Formulir menyerahkan kembali ke
Kearsipan Dept.
peminjaman dokumen Dept. Accounting PIC Kearsipan setelah
Accounting
dimanfaatkan
Dept. Accounting
Menyerahkan dokumen,
melayani peminjaman
mencatat tanggal
Dokumen tahun berjalan
peminjaman dan tanggal
dan berumur kurang
rencana pengembalian
dari 3 bulan

Dept. Pemohon PIC Kearsipan PIC Kearsipan

Secara Periodik
Selesai Mengembalikan
membuat Daftar Memeriksa kelengkapan
dokumen yang sudah
Dokumen yang belum dokumen dan mencatat
melewati batas waktu
dikembalikan sampai tanggal pengembalian
peminjaman
batas waktunya
MANAGEMENT RULES

F.2. Peminjaman dan Pengembalian Dokumen Keuangan

ADMINISTRASI PENYIMPANAN,
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
STANDARD OPERATION PROCEDURE

DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

No. Dok

:Halaman
Tgl. Efektif : .....................

17 dari 20
: AALHO/MGT/05..0/08.02
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 18 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

G. BAGAN ALIR
G.1. Bagan Alir Penyerahan Dokumen Keuangan untuk Diarsipkan
Pembuat Dokumen PIC Kearsipan Accounting PIC Gudang Arsip Dept. Administrasi Pajak

Lampiran Dokumen Keu. &

Dokumen Keu. & Lampiran
Mulai
Lampiran
Tanda Terima Dokumen
Dokumen Keuangan
Tanda Terima Dokumen
Lampiran Daftar Pertelaan

Dokumen Keuangan
Merapikan susunan
dokumen dan mengemas
dalam ordner Crosscheck Tanda Terima Cek Kebenaran Daftar
Dokumen dengan Pertelaan
Dokumen yang
Mengelompokkan diserahkan
dokumen berdasarkan Lampiran
PT, nama dokumen,
nomor dokumen dan cek
kelengkapan nomor Dokumen Keuangan Tidak
dokumen Setuju ?
Sesuai ?

Ya
Tidak Nomor dokumen Tidak
Ya tanda
lengkap ?
tangan
N
- Menerima Dokumen
Ya - Menandatangani Tanda
Lampiran Terima Dokumen
Memeriksa Jatuh Tempo - Membuat Daftar
Pemindahan ke Gudang Pertelaan
Dokumen Keuangan Arsip

Dokumen Keu. &

Lampiran
Tanda Terima Dokumen

Beri tanda dokumen yang Umur > 3 bulan

diserahkan dan paraf Tidak Daftar Pertelaan

Ya

Mengisi Formulir Tanda

Terima Dokumen dan D
tanda tangan

Ke Prosedur Pemusnahan
Dokumen Keu. & Dokumen Keuangan
Lampiran

Tanda Terima Dokumen

Selesai
 STANDARD OPERATION PROCEDURE No. Dok : AALHO/MGT/05..0/08.02
ASTRA AGRO LESTARI MANAGEMENT RULES
ADMINISTRASI PENYIMPANAN, Tgl. Efektif : .....................
GROUP
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Halaman : 19 dari 20
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN

G.2. Bagan Alir Peminjaman dan Pengembalian Arsip Dokumen Keuangan

Dept. Pemohon Atasan Dept. Pemohon Dept. Administrasi Pajak PIC Gudang Arsip

A
3X 3X 3X
Mulai Formulir Peminjaman Formulir Peminjaman Formulir Peminjaman
Dokumen Dokumen Dokumen

Kebutuhan
informasi masa Mengisi Formulir
lalu yang ada Peminjaman Dokumen
dalam dokumen Arsip Cek Outstanding Mencari Dokumen yang
arsip Review kepentingan
khusus Peminjaman Dokumen diminta

3X
Formulir Peminjaman 1
Formulir Peminjaman
Dokumen
Dokumen
Ya
Sedang dipinjam ? Dokumen Keuangan&
Setuju ? Lampiran
Tidak
2-3
Memberitahu ke Formulir Peminjaman
Pemohon Tidak
Ya Dokumen
Tidak dokumen sedang D
Ya Tanda
Keperluan Khusus ? dipinjam
3X Tangan
Formulir Peminjaman
Dokumen 3X
A
Formulir Peminjaman
Dokumen

Dokumen Keuangan &

Lampiran
2-3
Formulir Peminjaman
Dokumen Dokumen Keuangan &
Lampiran
2-3
Formulir Peminjaman
Dokumen

Memanfaatkan Informasi
dalam dokumen yang
dipinjam
Memeriksa kelengkapan
dokumen yang
dikembalikan

Selesai digunakan ?
Tidak
Tidak
Dokumen Lengkap ?
Ya

Dokumen Keuangan &

Lampiran Ya

2-3
Dokumen Keuangan &
Formulir Peminjaman Lampiran
Dokumen
Tanda Formulir Peminjaman 2
Tangan Dokumen
3
3 Formulir Peminjaman
Dokumen
Formulir Peminjaman
Dokumen D

Secara Periodik membuat

Surat Penagihan Dokumen ke
Peminjam yang melewati
Selesai batas peminjaman

PIC Gudang Arsip DH. Tax
Daftar Pertelaan Arsip Daftar Pertelaan Arsip
Mulai Dokumen Keuangan Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
Dokumen Keuangan
Daftar Pertelaan Arsip
Dokumen Keuangan
Memeriksa kepentingan
pemeriksaan pajak atas
dokumen yang akan
Membuat Daftar dimusnahkan
Pemusnahan Dokumen
berdasarkan Jatuh
tempo dokumen yang
akan dimusnahkan
Ya ada kepentingan
hukum tertentu ?
Daftar Pertelaan Arsip kembali
Dokumen Keuangan disimpan Tidak A Dokumen Dokumen
Daftar Pamusnahan
Dokumen Dokumen Membentuk Team
Keuangan Pemusnahan Dokumen
dan Mempersiapkan
Kertas Kerja Berita
Acara Pemusnahan
Dokumen Keuangan
Daftar Pertelaan Arsip
Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
Dokumen Dokumen
Keuangan
DH. Legal
Daftar Pertelaan Arsip
Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
Dokumen Keuangan
Memeriksa kepentingan
hukum tertentu atas
dokumen yang akan
dimusnahkan : Beri
status "Ya" yang
disetujui dan "Tidak"
yang masih diperlukan
Daftar Pertelaan Arsip
Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
Tidak
Keuangan
Kertas Kerja Berita
Acara Pemusnahan
Dokumen Keuangan
A Ya
GM ATB
Daftar Pertelaan Arsip
Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
Dokumen Dokumen
Keuangan
Kertas Kerja Berita
Acara Pemusnahan
Dokumen Keuangan
D
Review Pembentukan
Team dan Pemusnahan
Dokumen Keuangan
Setuju
Daftar Pertelaan Arsip
Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
Dokumen Dokumen
Keuangan
Kertas Kerja Berita
Acara Pemusnahan
Dokumen Keuangan
GROUP
ASTRA AGRO LESTARI
Team
Daftar Pamusnahan
Dokumen Dokumen
Keuangan
Kertas Kerja Berita
Acara Pemusnahan
Dokumen Keuangan
Pemusnahan Dokumen ,
Pembuatan Berita Acara
Pemusnahan Dokumen
Keuangan oleh Team
dan meminta approval
Direktur Finance
Daftar Pertelaan Arsip
MANAGEMENT RULES
Dokumen Keuangan
Daftar Pamusnahan
G.3. Bagan Alir Pemusnahan Arsip Dokumen Keuangan
Dokumen Dokumen
Keuangan
ADMINISTRASI PENYIMPANAN,
Berita Acara
Pemusnahan Dokumen
PEMANFAATAN DAN PEMUSNAHAN
Keuangan
STANDARD OPERATION PROCEDURE
DOKUMEN KEUANGAN PERUSAHAAN
Selesai
No. Dok
Halaman
:
Tgl. Efektif : .....................
20 dari 20
: AALHO/MGT/05..0/08.02