BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kota Banda Aceh sebagai ibu kota propinsi merupakan pintu
gerbang Pemerintahan Aceh yang memiliki luas wilayah 61,36 km2
dan jumlah penduduk 249.282 jiwa pada tahun 2013. Pasca gempa
bumi dan tsunami 10 tahun silam pembangunan Kota Banda Aceh
telah menunjukkan perkembangan yang cukup pesat, seiring dengan
penetapan Banda Aceh Islamic Cyber City (BAICC). Sebagian besar
wilayah Kota Banda Aceh telah terakses jaringan internet, hal ini
menunjukkan bahwa Kota Banda Aceh mampu menyesuaikan diri
dengan arus globalisasi dan mewujudkan pemerintahan yang
berbasis teknologi informasi (e-government) dengan mengutamakan
aspek agama, budaya dan adat istiadat. Kota Banda Aceh menuju e-
government diwujudkan dengan munculnya aplikasi/ sistem yang
berbasis teknologi di beberapa Satuan Kerja Perangkat Kota (SKPK)
guna memperlancar pelaksanaan tugas seperti sistem penilaian
kinerja Pegawai Negeri Sipil (Aplikasi e-kinerja); penilaian sistem
kedisiplinan pegawai (Aplikasi e-disiplin); sistem ketertiban pelaporan
barang (Aplikasi Persediaan) dan sistem pengelolaan informasi dan
dokumentasi (Aplikasi Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi/PPID) dan lain-lain.
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda
Aceh yang dibentuk berdasarkan Qanun Kota Banda Aceh Nomor 2
Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh
termasuk salah satu SKPD yang turut berperan aktif dalam
mewujudkan e-government dengan meluncurkan Aplikasi
Permohonan Informasi On line (Aplikasi Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi/PPID). Hal ini sejalan dengan visi Dinas
Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh yaitu

1
memberikan layanan transportasi dan komunikasi yang handal
dan akurat berbasis informasi dan teknologi. Hal ini pula yang
mendorong penyusunan Aplikasi e-Barang, yaitu sebuah sistem
pengelolaan barang yang dilakukan secara elektronik dengan
menyajikan informasi secara transparan. Transparansi dalam
pengelolaan barang mengacu pada Undang-Undang (UU) Nomor 14
Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik yang bertujuan
mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik yaitu transparan,
efektif dan efisien, akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan
(Pasal 3), serta Peraturan Menteri Nomor 17 Tahun 2007 tentang
Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah yang menyatakan
bahwa Pengelolaan barang milik daerah dilaksanakan berdasarkan
asas fungsional, kepastian hukum, transparansi dan keterbukaan,
efisiensi, akuntabilitas, dan kepastian nilai (Pasal 4). Dasar hukum lain
yang digunakan yaitu: Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik; Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan; Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang
Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah; Peraturan Pemerintah
Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor
14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik; Peraturan
Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara/Daerah; Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun
2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan
Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2011 Nomor 704); Peraturan Komisi Informasi
Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik;
Qanun Aceh Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pelayanan Publik
(Lembaran Daerah Nanggroe Aceh Darussalam Tahun 2008 Nomor
08); dan Qanun Aceh Nomor 14 Tahun 2013 tentang Pengelolaan
Barang Milik Aceh.
Kegiatan pengelolaan barang adalah salah satu tugas pokok
dan fungsi (Tupoksi) Sub Bagian Umum. Pengendalian terhadap

2
 barang inventaris dan barang pakai habis sesuai dengan ketentuan
sangat dibutuhan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.
Informasi lengkap terkait barang dan mekanisme permohonan barang
(order) yang baik. akan mebuat pekerjaan semakin efektif dan efisien.
Pengendalian barang inventaris dan barang pakai habis pada Dinas
Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh masih
dilakukan secara manual (pencatatan pada buku agenda). Data
/informasi barang masih disimpan melalui media Microsoft Office
Excell sehingga berpeluang terjadi kerusakan dan kehilangan data.
Sistem pencatatan dan pendistribusian barang masih kurang tertib
sehingga mempersulit proses monitoring dan evaluasi oleh Kepala
Sub Bagian Umum. Permasalahan ini menjadi latar belakang
munculnya inovasi untuk menciptakan sebuah sistem pengelolaan
barang secara sistematis, transparan, efektif dan efisien serta dapat
dipertanggungjawabkan, sebuah sistem yang mampu menyajikan
data/informasi barang secara transparan dan mengakomodir
permintaan barang secara langsung (order secara on line).

B. Area Proyek Perubahan

1. Gambaran Umum
Struktur Organisasi di Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh meliputi Sub Bagian Umum; Sub
Bagian Kepegawaian; Sub Bagian Keuangan; Bidang Lalu Lintas
dan Angkutan Jalan; Bidang Lalu Lintas Angkutan Sungai, Danau
dan Penyeberangan; Bidang Komunikasi dan Telematika; Bidang
Pengembangan Sistem Informasi; dan Bidang Perparkiran. Selain
Sekretariat dan lima bidang di atas, terdapat pula tiga Unit
Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yaitu Terminal, Pelabuhan dan
Pengujian Kendaraan Bermotor (PKB). Jumlah pegawai sebanyak
136 (Seratus Tiga Puluh Enam) orang yang terdiri dari berbagai
disiplin ilmu, ditambah tenaga Honorer sebanyak 2 (Dua) orang
dan tenaga kontrak sebanyak 36 (Tiga Puluh Enam) orang.

3
 Sehingga total jumlah seluruh pegawai pada Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh sebanyak 168
(Seratus Enam Puluh Delapan) orang.

2. Analisis Area Proyek Perubahan

Dari latar belakang tersebut diatas dapat dilihat bahwa
pengelolaan barang di Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh masih kurang terlaksana secara
optimal, maka dibutuhkan sebuah inovasi perubahan pada sistem
pengelolaan barang, yaitu:
 Sistem yang secara mudah dapat diakses oleh pegawai yang
ingin mengetahui data/ informasi terkait barang inventaris dan
barang pakai habis;
 Sistem yang menyimpan dan memelihara data/ informasi
barang inventaris dan barang pakai habis secara aman;
 Sistem yang memberikan pelayanan permintaan barang pakai
habis dari Bidang, Bagian dan UPTD secara mudah, cepat
dan tepat;
 Sistem yang mempermudah upaya monitoring dan evaluasi
pengelolaan barang.

Berangkat dari uraian diatas maka melakukan proyek

perubahan dengan membangun aplikasi e-Barang (sistem
pengelolaan barang secara elektronik) merupakan salah satu
upaya untuk mewujudkan transparansi pengelolaan barang di
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda
Aceh.

C. Ruang Lingkup

1. Visi, Misi dan Tujuan Organisasi :

Di dalam Rencana Strategis Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh Tahun 2012-2017 disebutkan bahwa
visinya adalah “Memberikan Layanan Transportasi dan

4
Komunikasi yang Handal dan Akurat Berbasis Informasi dan
Teknologi” dengan 5 (lima) misi yaitu:
a. Meningkatkan kapasitas aparatur dan sumber daya manusia
yang mandiri dan bertanggung jawab serta berakhlak mulia;
b. Meningkatkan pelayanan, sarana dan prasarana angkutan
sungai dan penyeberangan;
c. Menciptakan ketertiban dan kenyamanan berlalu lintas dalam
Kota Banda Aceh;
d. Meningkatkan pelayanan jasa angkutan Kota Banda Aceh;
e. Menciptakan sistem komunikasi yang profesional dan handal.

Tujuan pembangunan informasi dan teknologi pada periode

yang sama adalah menyediakan data cepat, tepat dan akurat
serta sistem komunikasi yang optimal berbasis Informasi dan
Teknologi (IT). Sasarannya adalah Perencanaan, pelaksanaan,
pengawasan pembangunan dan pelayanan publik secara terpadu,
dengan tertib administrasi yang transparan, akuntabel dan cepat
berbasis IT.
Visi misi tersebut merupakan bagian dari visi Kota Banda
Aceh yaitu “Banda Aceh Model Kota Madani” dengan 7 (tujuh)
misinya adalah:
a. Meningkatkan kualitas pengamalan agama menuju
pelaksanaan syariat islam secara kaffah;
b. Memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik;
c. Memperkuat ekonomi kerakyatan;
d. Menumbuhkan masyarakat yang berintelektualitas, sehat dan
sejahtera;
e. Melanjutkan pembangunan infrastruktur pariwisata yang
islami;
f. Meningkatkan partisipasi perempuan dalam ranah publik dan
perlindungan anak;
g. Meningkatkan peran generasi muda sebagai kekuatan
pembangunan kota.

5
2. Tujuan Proyek Perubahan
Sesuai dengan pentahapannya, proyek perubahan ini
mempunyai tujuan sebagai berikut:

a. Jangka Pendek (sampai dengan akhir November 2014)

 Konsolidasi dan Koordinasi dengan stakeholders
 Review dan Identifikasi Data Barang
 Perancangan Aplikasi e-Barang
 Implementasi Rancangan Aplikasi e-Barang
 Sosialisasi dan Launching Aplikasi e-Barang

b. Jangka Menengah (sampai dengan pertengahan Tahun 2015)

 Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan Aplikasi e-Barang
 Penyempurnaan dan Pengembangan Aplikasi e-Barang

Sedangkan manfaat dari proyek perubahan ini adalah:

 Terbukanya informasi tentang pengelolaan barang bagi
pegawai Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh;
 Tersimpan dan terpeliharanya data/ informasi barang
secara aman;
 Terlayaninya permintaan barang secara mudah, cepat dan
tepat kepada pegawai Dinas Perhubungan, Komunikasi
dan Informatika Kota Banda Aceh;
 Terawasinya kegiatan pengelolaan barang secara baik.

3. Kegiatan Utama
Kegiatan utama yang akan dilakukan sesuai dengan tujuan
proyek perubahan dapat dikelompokkan dalam beberapa tahapan
yaitu:

a. Tahap Konsolidasi dan Koordinasi Stakeholders

b. Tahap Review dan Identifikasi Data Barang
c. Tahap Perancangan Aplikasi e-Barang
d. Tahap Implementasi Rancangan Aplikasi e-Barang

6
 e. Tahap Sosialisasi dan Launching Aplikasi e-Barang
f. Tahap Monitoring dan Evaluasi Aplikasi e-Barang
g. Tahap Penyempurnaan & Pengembangan Aplikasi e-Barang
Berikut adalah tahapan kegiatan beserta tanggal rencana
pelaksanaan:

Waktu (Minggu ke-)

No Nama Kegiatan Okt. Nov.
Des Jan Feb Mar Apr
1 2 3 4 5 6 7 8

Jangka Pendek sampai dengan akhir Diklat PIM IV

Konsolidasi dan
1 1 minggu (5-11 Okt 2014)
Koordinasi Stakeholders

Review dan Identifikasi

2 1 minggu (12-18 Okt 2014)
Data Barang

Perancangan Aplikasi e-
3 1 minggu (19-25 Okt 2014)
Barang

Implementasi
4 Rancangan Aplikasi e- 1 bulan (26 Okt-22 Nov 2014)
Barang

Sosialisasi dan
5 Launching Aplikasi e- 1 minggu (23-29 Nov 2014)
Barang

Jangka Menengah - Pertengahan 2015

Monitoring dan Evaluasi 3 bulan

1 pelaksanaan Aplikasi e-
Barang

Penyempurnaan dan
1 bulan
2 Pengembangan Aplikasi
e-Barang

Tabel I.1
Pentahapan Kegiatan Proyek Perubahan

7
a. Tahap Konsolidasi dan Koordinasi Stakeholders

--Melakukan koordinasi di internal Sub Bagian Umum Dinas

Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh;
--Melakukan koordinasi eksternal dengan pihak terkait sebagai
masukan untuk merancang Aplikasi e-Barang.

b. Tahap Review dan Identifikasi Data Barang

--Mengumpulkan data dan informasi terkait proyek perubahan.

Data tersebut mencakup identifikasi barang pakai habis yang
bersumber dari Dokumen Pengguna Anggaran (DPA) Tahun
2014 dan identifikasi barang inventaris yang bersumber dari
laporan-laporan barang yaitu Laporan Kartu Inventaris Barang
(KIB); Laporan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang
Unit (RKPBU) dan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU);
serta Laporan Kartu Persediaan Barang Tahun 2014.

c. Tahap Perancangan Aplikasi e-Barang

--Membuat konsep rancangan Aplikasi e-Barang meliputi

desain; alur proses; pengguna dan fitur aplikasi;
--Menyusun konsep Standar Operasional Prosedur (SOP)
Aplikasi e-Barang;
--Melakukan asistensi rancangan.

d. Tahap Implementasi Rancangan Aplikasi e-Barang

--Melakukan koordinasi dengan Pokja II untuk

menterjemahkan rancangan Aplikasi e-Barang ke dalam
bahasa program sehingga dapat terbangun Aplikasi e-Barang;
--Menentukan operator pemohon barang sebagai perwakilan
bidang, bagian dan UPTD. Identitas operator pemohon barang
akan tersimpan pada sistem;
--Menyusun Buku Petunjuk Operasional/ manual book
Aplikasi e-Barang.

8
 e. Tahap Sosialisasi dan Launching Aplikasi e-Barang

--Membentuk panitia penyelenggaraan acara sosialisasi dan

launching Aplikasi e-Barang;
--Melakukan persiapan acara sosialisasi dan launching
Aplikasi e-Barang;
--Mensosialisasikan dan launching Aplikasi e-Barang agar
seluruh pegawai Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh dapat memahami dan mampu
mengoperasionalkan Aplikasi e-Barang secara baik.

f. Tahap Monitoring dan Evaluasi Aplikasi e-Barang

--Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan aplikasi e-Barang

pada Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota
Banda Aceh.

g. Tahap Penyempurnaan & Pengembangan Aplikasi e-Barang

--Melakukan penyempurnaan dan pengembangan Aplikasi e-
Barang berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi.

D. KRITERIA KEBERHASILAN
Kriteria keberhasilan dapat dilihat sesuai dengan tahapan
kegiatan yang dilakukan, yaitu:

a. Tahap Konsolidasi dan Koordinasi Stakeholders :

--Terjalinnya koordinasi di internal Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh dengan
Pengelola Barang; Bendahara Keuangan; Bidang
Pengembangan Sistem Informasi (PSI) dan Bidang
Komunikasi dan Telematika.
--Terjalinnya koordinasi eksternal dengan Tenaga Ahli Bidang
Program dan pihak terkait lainnya yang memberikan kontribusi
positif untuk kelancaran proses perancangan Aplikasi e-
Barang.

9
b. Tahap Review dan Identifikasi Data Barang :
--Terkumpulnya data barang pakai habis melalui Dokumen
Pengguna Anggaran (DPA) Tahun 2014 dan data barang
inventaris melalui Laporan Kartu Inventaris Barang (KIB);
Laporan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Unit
(RKPBU) dan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU); serta
Laporan Kartu Persediaan Barang Tahun 2014.

c. Tahap Perancangan Aplikasi e-Barang :

--Terkonsepnya rancangan Aplikasi e-Barang meliputi desain;
alur proses; pengguna dan fitur aplikasi;
--Tersusunnya konsep Standar Operasional Prosedur (SOP)
Aplikasi e-Barang;
--Telah dilakukan asistensi rancangan.

d. Tahap Implementasi Rancangan Aplikasi e-Barang :

--Terbangunnya Aplikasi e-Barang;
--Teridentifikasinya operator pemohon barang sebagai
perwakilan bidang, bagian dan UPTD. Identitas operator
pemohon barang akan tersimpan di dalam sistem.
--Tersusunnya Buku Petunjuk Operasional/ manual book
Aplikasi e-Barang

e. Tahap Sosialisasi dan Launching Aplikasi e-Barang

--Terbentuknya panitia penyelenggaraan acara sosialisasi dan
launching Aplikasi e-Barang;
--Telah dilakukan persiapan acara sosialisasi dan launching;
--Tersosialisasi dan terlaksananya launching Aplikasi e-
Barang sehingga seluruh pegawai Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh dapat
memahami dan mengoperasionalkan Aplikasi e-Barang
secara baik.

f. Tahap Monitoring dan Evaluasi Aplikasi e-Barang

--Terevaluasinya pelaksanaan aplikasi e-Barang bagi pegawai

10
 Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Banda Aceh.

g. Tahap Penyempurnaan & Pengembangan Aplikasi e-Barang

--Telah dilakukan penyempurnaan dan pengembangan
Aplikasi e-Barang berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi..

11
 BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Road map/ milestone Proyek Perubahan

Proyek perubahan yang mewujudkan transparansi
pengelolaan barang pakai habis melalui sistem inventaris elektronik
(e-Barang) merupakan program jangka pendek dan menengah yang
dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kurun waktu :
 Tahap I: (Oktober 2014) Konsolidasi dan Koordinasi Stakeholders
 Tahap II: (Oktober 2014) Review dan Identifikasi Data Barang
 Tahap III: (Oktober 2014) Perancangan Aplikasi e-Barang
 Tahap IV: (Oktober-November 2014) Implementasi Rancangan
Aplikasi e-Barang
 Tahap V: (November 2014) Sosialisasi dan Launching Aplikasi e-
Barang
 Tahap VI : (Januari–Maret 2015) Monitoring dan Evaluasi Aplikasi
e-Barang
 Tahap VII : (April 2015) Penyempurnaan & Pengembangan
Aplikasi e-Barang

B. Stakeholders Proyek Perubahan

Pihak terkait (stakeholders) proyek perubahan terbagi atas

internal maupun eksternal. Stakeholders internal adalah individu/ unit
kerja yang terikat secara legalitas dan tertulis pada surat keputusan;
nota dinas; nota kesepakatan dll, sedangkan stakeholder eksternal
tidak terikat secara legalitas namun turut berperan dalam mewujudkan
proyek perubahan ini. Stakeholder adalah individu/ unit kerja dengan
peran dan fungsi tertentu dapat mempengaruhi keberhasilan proyek
perubahan. Stakeholders dengan kepentingan dan pengaruh yang
besar akan memberi dampak positif sedangkan Stakeholders dengan
kepentingan dan pengaruh yang kecil akan memberi dampak negatif

12
sehingga dapat menghambat keberhasilan proyek perubahan.
Stakeholders pada proyek perubahan ini teridentifikasi dalam
4 (empat) individu yaitu:

1. Stakeholder dengan pengaruh dan kepentingan yang sangat besar

(promoters) adalah Kepala; Sekretaris dan Kepala Sub Bagian
Umum Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota
Banda Aceh. Kepala Dinas sebagai pejabat tertinggi ingin
merealisasikan visi dinas dan menerapkan e-government,
sedangkan Sekretaris memiliki peran sebagai mentor yang banyak
memberikan saran dan arahan;

2. Stakeholders yang pengaruhnya besar namun kecil

kepentingannya (Latens) yaitu Kepala Bidang; Kepala Sub Bagian
dan Kepala Unit Pelaksana Teknis Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh. Pengaruh yang
besar digunakan untuk mengawasi dan menggerakkan bawahan
dalam melaksanakan proyek perubahan

3. Stakeholders yang kecil pengaruhnya namun besar

kepentingannya (Defenders) adalah Pengelola Barang; Operator
Bidang/UPTD; Tenaga Ahli Program; Tenaga Ahli Jaringan; dan
Rekanan/ Supplier Barang. Kepentingan yang besar karena terkait
SDM dan pelaksanaan program.

4. Stakeholders yang kecil pengaruh dan kepentingannya (Apathetics)

adalah pegawai dan tenaga kontrak pada Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh.

Besar dan kecil pengaruh serta kepentingan para stakeholders pada

proyek perubahan ini dapat dilihat pada skema berikut ini:

13
 KEPALA DINAS SEKRETARIS
(+/+) (+/+)

KEPALA OPERATOR
BIDANG/UPTD TRANPARANSI BIDANG/UPTD
(+/-) PENGELOLAAN BARANG (-/+)
PAKAI HABIS MELALUI
SISTEM INVENTARIS
TENAGA AHLI PENGELOLA
ELEKTRONIK (E-BARANG)
PROGRAM BARANG
(-/+) (-/+)

TENAGA AHLI REKANAN/

JARINGAN SUPPLIER
(-/+) (-/+)

Keterangan:

 + / + : Pengaruh besar / Kepentingan besar

 +/- : Pengaruh besar / Kepentingan kecil
 -/+ : Pengaruh kecil / Kepentingan besar
 -/- : Pengaruh kecil / Kepentingan kecil

Skema II.1
Peran dan Fungsi Stakeholders

Proyek perubahan yang telah berjalan dapat mengubah asumsi

kepentingan yang semula kecil menjadi besar karena adanya
keterikatan secara kebutuhan.

C. Strategi Komunikasi
Transparansi pengelolaan barang pakai habis melalui sistem
inventaris elektronik (e-Barang) ini merupakan perubahan yang

14
dilakukan terhadap perilaku dan pola pikir pegawai dalam mengelola
barang yang semula secara manual ke sistem elektronik dan berbasis
teknologi informasi. Gagasan dan informasi yang telah dibangun
harus disampaikan secara benar untuk menghindari terjadinya
ketidakseimbangan informasi yang akan diterima oleh stakeholders
(information asymmetries).
Strategi komunikasi yang digunakan untuk mewujudkan
proyek perubahan ini adalah:

1. Arah Arus Komunikasi

Arah arus komunikasi dibutuhkan untuk menciptakan
hubungan yang baik antar stakeholders dalam proses pertukaran
informasi, kepercayaan dan perasaan hingga terwujudnya rasa
saling memahami dan saling percaya yaitu:
 Arah vertikal, komunikasi yang dilakukan kepada Kepala Dinas;
dan Sekretaris selaku atasan dan kepada Pengelola Barang;
Tenaga Ahli Program dan Jaringan selaku bawahan;
 Arah horizontal, komunikasi yang dilakukan kepada Kepala
Bidang dan Kepala UPTD selaku rekan kerja sejawat;
 Arah diagonal, komunikasi yang dilakukan kepada Rekanan/
Supplier barang selaku mitra kerja/ kolega.

2. Aksesibilitas Komunikasi
Keterbukaan atas kesempatan dan ketersediaan media
komunikasi antar stakeholders mempengaruhi efektif dan efisiensi
waktu penyelesain proyek perubahan ini. Hubungan komunikasi
langsung dilakukan tanpa perantara sedangkan hubungan tidak
langsung menggunakan perantara yang secara skematik tergambar
sebagai garis putus-putus (garis koordinasi).

Hubungan komunikasi stakeholders pada proyek perubahan ini

dapat dilihat pada diagram dibawah ini:
.

15
 KEPALA DINAS

SEKRETARIS
KEPALA
BIDANG/UPTD
OPERATOR
TENAGA AHLI BIDANG/UPTD
PROGRAM
KASUBBAG
UMUM
PENGELOLA
TENAGA AHLI
BARANG
JARINGAN

REKANAN/
SUPPLIER

Keterangan:

: Stakeholders internal langsung

: Stakeholders internal tidak langsung/koordinasi
: Stakeholders eksternal langsung
: Stakeholders eksternal tidak langsung/koordinasi

Diagram II.1
Hubungan Komunikasi Stakeholders

3. Pola Komunikasi
Komunikasi yang digunakan pada proyek perubahan ini
adalah komunikasi Assertive dan Responsif. Komunikasi assertive
dimana project leader sebagai pelaku primer sedangkan

16
 stakeholders lain sebagai pelaku sekunder. Pada Komunikasi ini
Project leader mengekspresikan kebutuhan dan keinginannya
dengan cara yang dapat diterima oleh stakeholders lain serta
mampu menyampaikan informasi tidak menyenangkan dengan cara
yang baik dan tidak menyinggung stakeholders lain.
Pada komunikasi responsif, project leader berperan sebagai
pelaku sekunder dan stakeholders lain sebagai pelaku primer.
Komunikasi ini terjadi karena stakeholders lain memiliki kekuatan,
sumber daya dan persepsi berbeda terhadap kondisi/situasi
tertentu. Pola ini muncul ketika berkomunikasi dengan stakeholders
promoters (Kepala Dinas dan Sekretaris) dan stakeholders
defenders (Tenaga Ahli Program dan Jaringan). Pada situasi ini
project leader berusaha mencari dan mengidentifikasi kesamaan
pandangan dan penyelesaian masalah.
Keterpaduan komunikasi assertive dan responsif ini dapat
dijadikan sebagai instrumen negoisasi, pemecahan masalah
ataupun resolusi konflik, sehingga menjadikannya sebagai metode
komunikasi yang paling optimal karena dapat memfasilitasi hak dan
perasaan setiap stakeholders untuk berdialog secara terbuka dan
berekspresi terhadap proyek perubahan yang sedang dijalankan.

D. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice

Kegiatan Benchmarking ke Best Practice dilaksanakan selama
5 (lima) hari yaitu tanggal 16 – 20 September 2014 ke Kota Surabaya.
Tujuannya adalah mengadopsi tata kelola pemerintahannya yang
telah berhasil menjadi kota terbaik di Indonesia dan salah satu terbaik
di Asia. Kota Surabaya telah menerapkan e-government didalam
kepemerintahannya, hal ini sejalan dengan Kota Banda Aceh yang
juga telah menetapkan diri sebagai “Banda Aceh Islamic Cyber City
(BAICC)”.

Kunjungan pertama adalah ke Kantor Walikota Surabaya pada hari

Rabu tanggal 17 September 2014 pukul 14.00 Wib dan diterima oleh

17
Walikota Surabaya Ibu Tri Rismaharani. (Foto kegiatan terlampir).
Beberapa kegiatan benchmarking yang telah dilaksanakan oleh
Pemerintah Kota Surabaya antara lain :

1. Program Penangkalan Kemiskinan, Pemerintah Kota Surabaya

menyediakan 3 kategori bantuan sosial yaitu: makanan tambahan
bagi orang lanjut usia, yatim piatu dan anak cacat;
2. Program Kampung Anak Negeri, melakukan rehabilitasi anak
dengan memberi pelatihan keterampilan seperti: sablon, otomotif
dan sarana olah raga (arena sepeda dan lapangan sepak bola);
3. Program Posyandu, terdiri atas 3 kelompok yaitu: kelompok balita,
kelompok remaja dan kelompok lanjut usia;
4. Program Mobil Gratis yaitu: ambulan; mobil jenazah dan mobil
derek;
5. Program Sentra PKL, PKL disentralisasi pada suatu tempat
dengan menghasilkan ciri khas produk tertentu (One village one
product) seperti kampong pembuatan lontong, kampong olahan
hasil laut, kampong jahit, dll;
6. Program Pembangunan Lapangan Sepak Bola dan Broadband
Learning Center;
7. Program Pagelaran Kesenian di taman kota untuk mengakomodir
dan menyediakan fasilitas bagi pengamen jalanan;
8. Program Bank Sampah dan Surabaya Eco-School.

Kegiatan Benchmarking ke Best Practice di Kota Surabaya dilakukan

dengan mengunjungi 3 dinas yaitu Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang
Kota; Dinas Koperasi dan UMKM serta Dinas Sosial.

 Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Kota Surabaya

Pertemuan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 18 September

2014 pukul 09.00 Wib di Ruang Yudistira Dinas Cipta Karya dan
Tata Ruang (CKTR) Kota Surabaya, diterima oleh Sekretaris
Dinas CKTR Bapak M. Aminuddin beserta tim. Proses izin
pendirian bangunan dilakukan melalui paper less dengan

18
 menggunakan aplikasi, masyarakat dapat mendaftar secara online
tanpa harus ke dinas yang bersangkutan. Perizinan lain yang
dikeluarkan oleh Dinas CKTR yaitu: Keterangan Rencana Kota,
Izin Layak Huni (ILH), Izin Usaha Jasa Konstruksi, Izin
Penyelenggara Reklame, Prasarana, Sarana & Utilitas. Aplikasi
lain yang dibangun antara lain e-budgeting, e-performance dan
juga e- project. (Foto kegiatan terlampir)

 Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surabaya

Pertemuan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 18 September

2014 pukul 13.00, diterima oleh Kepala Dinas Koperasi dan
UMKM, Bapak Hadi Mulyono. Program penataan PKL di Kota
Surabaya dilakukan dengan mendirikan sentra-sentra PKL yang
didukung dana APBD Kota Surabaya. Para PKL yang menempati
tempat tersebut dikenakan biaya restribusi per hari Rp. 20.000,
dan pengutipannya setiap bulan. Bantuan untuk pemasaran
ditetapkan berdasarkan Perda No. 13 Tahun 2013 tentang
Pedagang Kaki Lima. Pemerintah Kota Surabaya hanya menata
dan memberdayakan PKL yang sudah ada dan tidak menerima
PKL baru. Dalam penataan PKL ini para pedagang diposisikan
sebagai mitra Pemerintah, sehingga penataan dan pemberdayaan
PKL dilakukan tanpa konflik. Pemerintah Kota Surabaya tidak
perlu menciptakan lapangan kerja baru, karena para pedagang
PKL merupakan agen perubahan, yang potensial menciptakan
ruang gerak bisnis kerakyatan. Pada pengelolaan koperasi
Pemerintah Kota melalui Dinas Koperasi dan UMKM menyatakan
bahwa 73% Koperasi yang ada merupakan pembentukan secara
mandiri oleh masyarakat sesuai dengan kebutuhan mereka.
Jumlah koperasi yang telah terbentuk lebih dari 1000 unit dengan
peningkatan 2 % per tahun. Pemerintah Kota Surabaya melalui
Dinas Koperasi dan UMKM selalu berkinginan agar koperasi yang
ada memiliki jaringan pemasaraan yang baik. Adapun program

19
 kerja yang dilakukan dengan membentuk pasar, menyediakan
tempat bagi pedagang, memberikan informasi ketika ada
pameran-pameran di dalam dan di luar negeri, juga mendidik
para stake holder koperasi agar menguasai IT sehingga dapat
memperluas pasar dan memasarkan produknya melalui teknologi
internet. Untuk menunjang peningkatan mutu produk dan
memperluas jaringan pemasaran dilakukan kerja sama antar
instansi terkait atau lintas sector. Sebagai kota metropolitan dan
pusat bisnis terbesar di Timur Indonesia maka Pemerintah Kota
Surabaya tidak menutup peluang bagi pedagang luar kota atau
luar pulau untuk menjalankan usahanya di Kota Surabaya. Visi
Dinas Koperasi dan UMKM dan UMKM Kota Suranbaya adalah
“Koperasi dan Usaha Mikro Kecil dan Menengah yang berkualitas
dan Peduli”

 Dinas Sosial Kota Surabaya

Pertemuan dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 18 September

2014 pukul 09.00 Wib. Tugas utama Dinas Sosial Pemerintah
Kota Surabaya adalah menyelesaikan persoalan Penyandang
Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS), yang terdiri dari 27 jenis
PMKS di antaranya gelandangan, pengemis, anak jalanan, orang
terlantar, orang cacat, dan wanita tuna susila.

Untuk pelaksanaan tugas pada Dinas Sosial Pemerintah Kota

Surabaya dibentuk 5 (lima) Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD)
yaitu :

1. UPTD Kusta

UPTD ini didirikan untuk menangani warga penderita penyakit

kusta yang tidak mendapat perhatian dan perawatan dari
keluarga. Saat ini sebanyak 128 (seratus duapuluh delapan)
penderita kusta telah berhasil sembuh dan ditampung di panti
rehabilitasi UPTD karena mendapat penolakan dari
keluarganya.

20
2. UPTD Anak Berkebutuhan Khusus

- UPTD ini didirikan untuk menangani anak berkebutuhan

khusus yang IQ-nya dibawah 80. Pelayanan yang diberikan
pada mereka adalah melalui pendekatan pencarian bakat
yaitu bakat melukis. Dari bakat yang dihasilkan mereka
dapat mencukupi kebutuhan finansial. saat ini Dinas Sosial
Pemerintah Kota Surabaya membimbing 43 (empat puluh
tiga) orang anak berkebutuhan khusus.

- Dinas Sosial juga membuat buku kumpulan hasil karya

lukisan anak-anak berkebutuhan khusus dengan judul
bukunya “BELIEVE 2”. Dari hasil karya lukisan anak-anak
tersebut sudah ada yang terjual dengan harga Rp.
10.000.000,- dan Rp. 25.000.000,- dan salah satu karya
mereka juga sudah dibeli oleh warga negara Perancis dan
dibawa ke Perancis. Dari hasil penjualan lukisan tersebut
masing-masing anak telah memiliki tabungan pribadi sebesar
Rp. 40.000.000,-

- Anak-anak fakir miskin yang sudah diterima di universitas

diberikan bantuan beasiswa yang disebut “BIBIT UNGGUL”
yaitu pemberian biaya atau bantuan pendidikan kepada
mahasiswa yang pintar.

3. UPTD Lansia

UPTD ini didirikan untuk menangani permasalahan Lansia

yang tidak mendapatkan perhatian dari keluarga atau tidak
lagi mempunyai keluarga.

4. UPTD Penampungan Sementara

UPTD ini didirikan untuk menampung sementara, membina

dan mengobati penderita gangguan jiwa, anak terlantar,
gelandangan, pengemis, dan wanita tuna susila, mereka juga

21
 diberikan ketrampilan untuk bekal mereka bisa kembali ke
masyarakat dan keluarga mereka serta dapat bersosialisasi
kembali.

5. UPTD Kampung Anak Negeri

UPTD ini didirikan untuk menangani persoalan anak jalanan.

Dalam pelaksanaan pelayanannya, diberikan juga tanggungan

PERMAKANAN bagi PMKS yang ditangani, antara lain sbb:
 Untuk lansia, yang jumlahnya saat ini terdata sebanyak
13.000 jiwa x Rp. 10.000 untuk 1 x makan per hari.
Pelaksanaannya bekerjasama dengan LSM Karang Werdha.
 Untuk PACA/disabilitas, yang jumlahnya saat ini terdata
sebanyak 5.000 jiwa x Rp. 10.000, bekerjasama sama dengan
Ikatan Pekerja Sosial Masyarakat (IPSM).
 Untuk anak-anak yatim, piatu, dan yatim piatu, yang
jumlahnya saat ini terdata sebanyak 9.000 jiwa x Rp. 10.000.

Selain tersebut diatas, masih ada banyak PMKS yang belum

tertangani sehingga diperlukan sumber-sumber bantuan lain.
Untuk mengatasi hal ini, Dinas Sosial Pemko Surabaya
menerapkan hal-hal sebagai berikut :
 PSR (Personal Social Responsibility), pengelolaan uang zakat
yang kemudian disalurkan kepada fakir miskin .
 Membangun kerjasama dengan universitas, membentuk
“Akademi Wirausaha”, untuk membantu anak-anak jalanan
dengan memberikan pelatihan keterampilan hidup
 Mengadakan program pendampingan anak-anak putus
sekolah, dikenal dengan “CSR/Campus Social Responsibility”.

Berdasarkan hasil benchmarking diatas, selain program unggulan

Pemerintah Kota Surabaya, maka hal-hal yang dapat dijadikan best
pactisce untuk diterapkan di tata kelola pemerintahan Kota Banda
Aceh adalah komitmen dan integritas aparatur dalam melaksanakan
program pemerintahan, yaitu:

22
- Kemampuan menjadi aktor proyek perubahan yang berintegritas
dan mampu mempengaruhi pihak lain untuk turut berpartisipasi
mewujudkan tujuan;
- Mampu menciptakan koordinasi dan kolaborasi yang baik antar
pihak yang terkait (stakeholder);
- Adanya Tim Efektif yang mampu bekerja secara profesional;
- Ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan kemampuan
mengembangkan potensi diri di bidang Teknologi Informasi;
- Ketersediaan sarana dan prasarana;
- Melakukan monitoring dan evaluasi secara terus menerus.

23
 BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

Capaian proyek perubahan merupakan target pelaksanaan
pekerjaan sesuai jadwal yang telah ditetapkan untuk menghindari
keterlambatan waktu penyelesaian. Capaian dapat dilihat pada tabel
sebagai berikut :

Target Presentasi
No. Kegiatan Pelaksanaan Ket.
(Hari) Capaian

Konsolidasi dan Koordinasi

1 7 10%
Stakeholders

Review dan Identifikasi Data

2 7 10%
Barang

Perancangan Aplikasi e- 7
3 25%
Barang

Implementasi Rancangan
4 32 50%
Aplikasi e-Barang

Sosialisasi dan Launching

5 7 5%
Aplikasi e-Barang

TOTAL 60 100%

Tabel III.1
Capaian Proyek Perubahan

Secara lengkap waktu, kegiatan dan hasil pelaksanaan proyek

perubahan mulai dari konsolidasi dan koordinasi stakeholders hingga
sosialisasi dan launching Aplikasi e-Barang adalah sebagai berikut:

24
1. Konsolidasi dan Koordinasi Stakeholders
Pada kegiatan ini dilakukan proses elaborasi data awal, disebut
juga tahap persiapan yang dilaksanakan sejak Bulan September
hingga minggu pertama Bulan Oktober 2014. Capaian pada
kegiatan ini adalah:

a. Rapat Koordinasi Tim Pokja I

Rapat dilakukan untuk merumuskan permasalahan terkait
pengelolaan barang. Permasalahan ini menjadi salah satu
dasar perancangan Aplikasi e-Barang.
Capaian kegiatan ini adalah rapat yang dilaksanakan pada hari
Rabu tanggal 03 September 2014 pukul 10.00 Wib di ruang
kerja Sekretaris Dinas Perhubungan, Komunikasi da Informatika
Kota Banda Aceh. Peserta rapat adalah:
- Sekretaris/ Mentor : Bustami, SH.
- Kasubbag Umum/ project leader : Lola Vivita, ST., MT.
- Pengelola Barang 1 : M. Dahlan
- Pengelola Barang 2 : Dahliana
(Foto kegiatan terlampir).

b. Rapat Koordinasi Tim Pokja II

Rapat dilakukan untuk membahas Rancangan Sistem
Inventaris Elektronik (e-Barang).
Capaian kegiatan ini adalah rapat yang dilaksanakan pada hari
Rabu tanggal 03 September 2014 pukul 14.00 Wib di ruang
Bidang Pengembangan Sistem Informasi (PSI) Dinas
Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh.
Peserta rapat adalah:
- Kepala Bidang PSI : T. Taufik. M, S.SiT., M.Si.
- Kasubbag Umum/ project leader : Lola Vivita, ST., MT.
- Tenaga Ahli Program : Dwi Febri Siswanto, ST.
- Tenaga Ahli Jaringan : Rijalul Fikri, ST.
(Foto kegiatan terlampir).

25
2. Review dan Identifikasi Barang
Kegiatan ini dilakukan pada minggu kedua bulan Oktober tahun
2014, tepatnya tanggal 12 s/d 18 Oktober 2014.
a. Identifikasi Barang Inventaris
Identifikasi dilakukan melalui Dokumen Laporan Tahunan yang
dikeluarkan oleh Bagian Umum Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh, yang secara
rutin di laporkan kepada Dinas Pendapatan, Keuangan dan
Aset Daerah (DPKAD) Kota Banda Aceh. Dokumen tersebut
adalah Laporan Kartu Inventaris Barang (KIB) Tahun 2014;
Laporan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Unit
(RKPBU) dan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU); serta
Laporan Kartu Persediaan Barang Tahun 2014.
Capaian kegiatan ini adalah teridentifikasinya 6 (enam) bidang
barang yaitu:

Nama Bidang
No Uraian Barang
Barang

1 Tanah -

2 Peralatan dan a. Alat-alat besar

Mesin b. Alar-alat Angkutan
c. Alat-alat Bengkel dan Alat
Ukur
d. Alat-alat Pertanian atau
Peternakan
e. Alat-alat Kantor dan Rumah
Tangga
f. Alat-alat Studio dan
Komunikasi
g. Alat-alat Kedokteran
h. Alat-alat Laboratorium
i. Alat-alat Keamanan

26
 3 Gedung dan a. Bangunan Gedung
Bangunan b. Bangunan Monumen

4 Jalan Irigasi dan a. Jalan dan Jembatan

Jaringan b. Bangunan Air atau Irigasi
c. Instalasi Listrik
d. Jaringan Telepon

5 Aset Tetap Lainnya a. Buku Perpustakaan

b. Barang Bercorak Kesenian/
Kebudayaan
c. Hewan Ternak dan Tumbuhan

6 Konstruksi dalam -
pengerjaan

Tabel III.2
Data Barang Inventaris

b. Identifikasi Barang Pakai Habis

Identifikasi dilakukan melalui Dokumen Pengguna Anggaran
(DPA) 2014 Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika
Kota Banda Aceh.
Capaian kegiatan ini adalah teridentifikasinya 4 (empat)
kelompok barang pakai habis yaitu:

No Nama Barang Jumlah

1 Peralatan Kebersihan dan 23 item barang

Bahan Pembersih

2 Alat Tulis Kantor 38 item barang

3 Cetak dan Penggandaan 13 item barang

4 Alat Listrik dan Elektronik 12 item barang

Tabel III.3
Data Barang Pakai Habis

27
3. Perancangan Aplikasi e-Barang
Kegiatan ini dilakukan pada minggu ketiga bulan Oktober tahun
2014, tepatnya tanggal 19 s/d 25 Oktober 2014 dengan tahapannya
yaitu proses rancang bangun; penyusunan draft Standar
Operasiona Prosedur (SOP) dan asistensi rancangan. Capaian
kegiatan ini berupa skema konsep rancangan Aplikasi e-Barang.

Konsep rancangan Aplikasi e-Barang dilakukan dengan

menganalisa 7 (tujuh) W dan 1 H, yaitu:
 What : Apakah Aplikasi e-Barang itu?
 Why : Mengapa dibutuhkan Aplikasi e-Barang?
 How : Bagaimana membangun Aplikasi e-Barang?
 Whose : Siapakah penerima manfaat Aplikasi e-
Barang ini?
 Which : Apa sajakah fasilitas/ fitur yang tersedia
pada Aplikasi e-Barang?
 Who : Siapakah pengguna Aplikasi e-Barang ini?
 When : Kapankah Aplikasi ini akan digunakan?
 Where : Dimanakah letak penanggung jawab Aplikasi
e-Barang ini?

Proses rancangan Aplikasi e-Barang ini diawali oleh pertanyaan-

pertanyaan diatas yang berkembang menjadi identifikasi manfaat;
fasilitas/ fitur aplikasi; kelompok pengguna; hak dan wewenang
pengguna serta alur proses permohonan barang.

Secara jelas skema konsep rancangan Aplikasi e-Barang adalah

sebagai berikut:

28
 Skema III.I
Konsep Rancangan Aplikasi e-Barang
29
Tahapan rancangan Aplikasi e-Barang yang merupakan
pengembangan dari konsep rancangan diatas adalah:

a. Proses Rancang Bangun

 Analisa Manfaat
Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi penerima manfaat
dari Aplikasi e-Barang.
Capaian kegiatan ini teridentifikasinya 2 (dua) penerima
manfaat, yaitu:
- Penerima manfaat eksternal, adalah seluruh Pegawai
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota
Banda Aceh. Manfaatnya untuk kemudahan
mengakses Informasi tentang Pengelolaan Barang dan
mengorder barang pakai habis secara on line.
- Penerima manfaat internal, adalah Kepala Sub Bagian
Umum dan Pengelola Barang. Manfaatnya memberi
kemudahan untuk melayani permintaan barang bagi
pegawai. Bagi Kasubbag Umum Aplikasi e-Barang
berfungsi sebagai alat monitoring/ evaluasi terhadap
kegiatan pengelolaan barang.

 Analisa Fasilitas/ Fitur

Fasilitas/ fitur yang tersedia pada Aplikasi e-Barang
merupakan hasil dari analisa manfaat dan tujuan
penggunaan aplikasi ini sendiri.
Capaian kegiatan adalah terancangnya tersusunnya 6
(enam) fitur utama beserta uraiannya, yaitu:

No Nama Fitur Uraian

1 Menu

2 Profil Informasi tentang Dinas Perhubungan,

Komunikasi dan Informatika Kota Banda
Aceh, yaitu:

30
 - Regulasi Pendirian
- Visi dan Misi
- Struktur Organisasi

3 e-Barang Informasi tentang Aplikasi e-Barang, yaitu:

- Tujuan
- Regulasi
- Alur Proses Permohonan Barang

4 Laporan Laporan Tahunan terkait barang, yaitu

- Kartu Inventaris Barang (KIB) Tahun
2014
- RKPBU dan RKBU
- Kartu Persediaan Barang Tahun 2014

5 Stok - Stok berdasarkan DPA Tahun 2014

- Stok berdasarkan Triwulan

6 Order - Permintaan
- Persetujuan

Tabel III.4
Analisa Fasilitas/Fitur Aplikasi e-Barang

 Analisa Pengguna
Pengguna pada aplikasi terbagi atas:

- Pengguna Umum, yaitu:

Seluruh pegawai Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh, yang berperan sebagai
pemohon informasi maupun sebagai pemohon barang.

- Pengguna Khusus, yaitu:

-- Operator Aplikasi e-Barang yang terdiri atas Admin-1
(Kasubbag Umum) yang bertugas menyetujui
permohonan barang dan Admin-2 (Pengelola Barang)
yang bertugas menyiapkan serta menyerahkan barang
yang telah disetujui Admin-1 kepada Pemohon Barang.

31
 -- Petugas Pembangun Aplikasi yang terdiri atas
Tenaga Ahli Program dan Tenaga Ahli Jaringan.

Pengguna Aplikasi e-Barang memiliki hak dan

wewenang yang berbeda berdasarkan kepentingannya. Hak
dan wewenang ini mempengaruhi alur proses permohonan
barang oleh pegawai Dinas Perhubungan, Komunikasi dan
Informatika Kota Banda Aceh.

Diagram Alur Proses Permohonan Barang serta Tabel Hak

dan Wewenang Pengguna Aplikasi e-Barang adalah sebagai
berikut:

Diagram III.1
Alur Proses Permohonan Barang

32
 INFORMASI STOK ORDER PERSETUJUAN PENYERAHAN INPUT DATA

Melihat informasi: Melihat Stok Barang

*Profil Dishubkominfo; /tahun:
PEGAWAI
*Tentang e-inventori; *Berdasarkan DPA;
*Laporan Barang *Berdasarkan Triwulan

Melakukan
Melihat informasi: Melihat Stok Barang
Order Barang
*Profil Dishubkominfo; /tahun:
PEMOHON dengan mengisi
*Tentang e-inventori; *Berdasarkan DPA;
FORM ORDER
*Laporan Barang *Berdasarkan Triwulan
BARANG

Melihat informasi: Melihat Stok Barang Melakukan Memonitoring

Memonitoring peng-
ADMIN -1 *Profil Dishubkominfo; /tahun: Persetujuan kegiatan
inputan informasi/data
(KASUBBAG UMUM) *Tentang e-inventori; *Berdasarkan DPA; Barang, melalui Penyerahan
barang terbaru
*Laporan Barang *Berdasarkan Triwulan akun Admin-1 Barang

Melihat informasi: Melihat Stok Barang Melakukan

Melakukan peng-inputan
ADMIN-2 *Profil Dishubkominfo; /tahun: Penyerahan
informasi/data barang
(PENGELOLA BARANG) *Tentang e-inventori; *Berdasarkan DPA; Barang, melalui
terbaru
*Laporan Barang *Berdasarkan Triwulan akun Admin-2

Tabel III.5
Hak dan Wewenang Pengguna Aplikasi e-Barang
33
 b. Konsep Standar Operasional Prosedur (SOP) Aplikasi e-Barang
SOP disusun sebagai pedoman dalam melaksanakan
pengelolaan dan pelayanan barang pada Aplikasi e-Barang di
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda
Aceh. Tujuan SOP adalah:
--Mendorong terwujudnya implementasi Undang-undang
Keterbukaan Informasi Publik dan Pengelolaan Barang Milik
Negara/Daerah secara efektif;
--Tersedianya standar pengelolaan dan pelayanan barang pada
Aplikasi e-Barang;
--Terciptanya kepastian hukum bagi pegawai dalam
memperoleh informasi dan pelayanan barang pada Aplikasi e-
Barang. (Konsep SOP Aplikasi e-Barang terlampir).

c. Asistensi Rancangan
--Untuk memperkaya ide rancangan, project leader melakukan
studi pembanding terhadap kasus serupa dan kegiatan
asistensi. Salah satu asistensi dilakukan dengan Bapak M.
Nurdin, S.Sos sebagai penggagas dan penerima Hak Atas
Kekayaan Intelektual (HAKI) Aplikasi e-Kinerja, pada hari rabu
tanggal 12 November 2014 pukul 14.29 Wib di Ruang Kerja
Asisten-II Sekretariat Daerah Kota Banda Aceh. (Foto kegiatan
terlampir).
--Asistensi rancangan juga dilakukan bersama Kepala Dinas,
Mentor, Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pengelola Barang
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda
Aceh pada hari Kamis tanggal 20 November 2014, pukul 10.02
Wib di Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota
Banda Aceh. (Foto kegiatan terlampir).

4. Implementasi Rancangan Aplikasi e-Barang

Kegiatan ini dilaksanakan selama 4 (empat) minggu, dimulai sejak
tanggal 26 Oktober s/d 22 November 2014. Capaian secara

34
 keseluruhan adalah terbangunnya Aplikasi e-Barang dengan
hadirnya website http://www.inventorydishubkominfo.tk .
Aplikasi terbangun dengan serangkaian proses dibawah ini:
- Koordinasi dengan Pokja II untuk menterjemahkan
rancangan Aplikasi e-Barang ke dalam bahasa program/
sistem.
- Terinputnya identitas 11 (sebelas) orang operator pemohon
barang sebagai perwakilan bidang/bagian/UPTD pada
sistem. Operator pemohon barang ditetapkan oleh Kepala
unit kerja masing-masing melalui Surat Penunjukan (surat
penunjukan dan identitas terlampir)
- Tersusunnya Buku Petunjuk Operasional/ manual book
Aplikasi e-Barang (terlampir).

5. Sosialisasi dan Launching Aplikasi e-Barang

Kegiatan ini dilaksanakan pada minggu ke-empat Bulan November
2014, tepatnya hari Senin tanggal 24 November 2014 pukul 09.00
Wib di Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota
Banda Aceh. Kegiatan ini dihadiri oleh para pejabat dan pegawai.
Peluncuran/ Launching Aplikasi e-Barang ini dilakukan oleh Kepala
Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh
Bapak Drs. Muzakkir Tuloet, M.Si. Dengan dilakukannya launching
maka Aplikasi ini telah menjadi produk resmi Dinas Perhubungan,
Komunikasi dan Informatika Kota Banda Aceh dan berhak di akses
oleh para pegawai.

Capaian kegiatan ini adalah:

- Tersusunnya Surat Keputusan Pembentukan Panitia
penyelenggaraan acara sosialisasi dan launching Aplikasi e-
Barang. (Surat Keputusan terlampir).
- Terlaksananya persiapan acara sosialisasi dan launching
aplikasi e-barang yaitu: tersusun dan terkirimnya undangan.
(Undangan terlampir).

35
 - Terselenggaranya sosialisasi dan launching Aplikasi e-
Barang dengan lancar. (Absensi dan foto kegiatan terlampir).

B. Kendala Internal dan Eksternal

1. Kendala Internal
Kendala yang dihadapi saat merancang Aplikasi e-Barang adalah
sulitnya mencari aplikasi serupa untuk dijadikan sebagai studi
pembanding, hal ini penting untuk mempermudah proses analisis
pengelolaan barang serta alur proses permohonan barang,
sehingga dapat diperoleh konsep perancangan dengan sistem
transaksi yang mudah, singkat, aman dan ideal.

2. Kendala Eksternal
Pelaksanaan kegiatan di akhir tahun mengakibatkan penggunaan
Aplikasi ini tidak dapat segera di laksanakan, Aplikasi secara aktif
dapat digunakan oleh pegawai di awal Tahun 2015. Hal ini
berkaitan dengan sistem monitoring dan evaluasi pengelolaan
barang serta waktu penutupan anggaran. Secara keseluruhan
tidak ada kendala berarti yang dihadapi terkait pelaksanaan proyek
perubahan ini. Dukungan dan antusias pegawai dalam penerapan
Aplikasi e-Barang cukup besar, terutama dari pegawai di Unit
Pelayanan Teknis Dinas (UPTD) pelabuhan, terminal dan
Pengujian Kendaraan Bermotor (PKB), karena jarak yang jauh
antara UPTD dan Kantor pusat mempersulit mereka untuk
melakukan proses permintaan/ order barang.

C. Strategi Mengatasi Kendala

1. Kendala Internal
Solusi terhadap kendala internal yang dihadapi yaitu adanya salah
satu aplikasi milik Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika
Kota Banda Aceh yaitu Aplikasi Permohonan Informasi secara on
line (Aplikasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi/PPID)

36
 yang dapat gunakan sebagai studi banding terkait mekanisme dan
alur proses permohonan dan persetujuan serta dokumen apa saja
yang harus dipersiapkan untuk serah terima barang.

2. Kendala Eksternal
Waktu luang sebelum pelaksanaan resmi Aplikasi e-Barang di awal
Tahun 2015, dapat dimanfaatkan oleh pegawai untuk melatih dan
memperlancar pengoperasiannya secara on line, sehingga ketika
Aplikasi ini mulai diberlakukan para pegawai tidak merasa
kesulitan karena penyesuaian yang telah dilakukan.

37
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Transparansi pengelolaan barang pakai habis melalui sistem
inventaris elektronik (e-Barang) pada Dinas Perhubungan, Komunikasi
dan Informatika Kota Banda Aceh ini sangat dibutuhkan sebagai salah
satu bentuk perubahan sistem pelaksanaan kerja yang berlandaskan
e-government. Proyek perubahan ini berhasil apabila mampu
memfasilitasi pegawai dalam mengakses informasi tentang barang
secara mudah dan memberikan waktu yang lebih efektif dan efisien
dalam melakukan permohonan barang. Komitmen dari pegawai untuk
mengubah pola lama dan beradaptasi dengan pola yang baru secara
terus menerus akan menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek
perubahan ini. Aplikasi e-Barang harus terus menyesuaikan terhadap
pesatnya perkembangan teknologi dan informasi agar mampu
bersaing dengan perubahan yang baru.

B. Rekomendasi
Upaya mempertahankan keberlanjutan transparansi
pengelolaan barang melalui Aplikasi e-Barang ini dapat
direkomendasikan hal-hal sebagai berikut:
1. Selalu peka terhadap informasi dan perkembangan terbaru
terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi dan
mengimplementasikannya;
2. Melakukan sosialisasi kepada pegawai terhadap perubahan-
perubahan baru yang ada pada Aplikasi e-Barang;
3. Tetap menjaga komunikasi yang baik antar stakeholder;
4. Secara rutin melakukan pengawasan terhadap penggunaan
aplikasi, segera melakukan perbaikan untuk penyempurnaan dan
pengembangan aplikasi;

38