A.

MANAJEMEN DAN PENGENDALIAN

Organisasi menurut Robert N. Anthony & Vijay Govindarajan dalam “Management
Control Systems” merupakan sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama. Organisasi dijalankan oleh manajemen dan dipimpin oleh satu
hierarki manajer, dengan Chief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak (Top
Management), diikuti oleh manajer lini kedua (Middle Management) dan manajemen lini
terakhir (Bottom Management) dalam bagan organisasi. Kompleksitas suatu organisasi
menentukan jumlah lapisan dalam hierarki manajemen. Top Management memutuskan
keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk mencapai
tujuannya. Tunduk pada persetujuan Top Management, para manajer dari lini kedua
(Middle Management) merumuskan strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka
masing-masing untuk memperluas tujuan-tujuan ini. Seluruh manajer selain yang berada
di Top Management merupakan atasan dan bawahan sekaligus, mereka mengawasi
kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya dan mereka diawasi oleh manajer
kepada siapa mereka melapor.
Pengendalian manajemen dalam “Management Control Systems” oleh Robert N.
Anthony & Vijay Govindarajan merupakan sebuah proses dimana para manajer pada
seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi
mengimplementasikan strategi organisasi. Pengendalian manajemen memfokuskan pada
pemberian dorongan karyawan untuk melakukan hal yang terbaik bagi organisasi.
Artinya, pengendalian manajemen bersifat proaktif daripada reaktif.
Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan yang meliputi :
1. merencanakan (planning) apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi;
2. mengoordinasikan (coordinating) aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi;
3. mengomunikasikan informasi (informing);
4. mengevaluasi informasi (evaluating);
5. memutuskan (deciding) tindakan apa yang seharusnya diambil;
6. mempengaruhi (influencing) orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Hubungan Umum antara Fungsi Perencanaan dan Fungsi Pengendalian :

Perumusan Strategi Tujuan, Strategi, dan

Kebijakan

Pengendalian Penerapan Strategi

Manajemen

Kinerja yang efisien

Pengendalian Tugas
dan efektif dari tugas-
tugas individual
 Sistem pengendalian manajemen berfungsi untuk membantu para manajer dalam
menjalankan organisasi ke arah tujuan atau rencana strategis. Kegiatan pengendalian
manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang
ditentukan di awal, seperti anggaran. Rencana pada anggaran didasarkan pada situasi
yang dipercaya atau diprediksi ada pada saar dirumuskan. Jika situasi ini berubah pada
waktu penerapannya, tindakan yang dilakukan oleh rencana mungkin tidak lagi sesuai.

Alat untuk mengatasi pengendalian manajemen berfokus pada lingkungan internal

daripada lingkungan eksternal organisasi, yaitu bagaimana mempengaruhi perilaku dari
anggota organisasi. Secara rinci dapat dipecah menjadi pertanyaan seperti :
a. apakah karyawan mengerti apa ekspektasi perusahaan dari dirinya ?;
b. apakah karyawan bekerja keras secara konsisten ?
c. apakah karyawan mengimplementasikan strategi perusahaan ?
d. apakah karyawan dapat bekerja dengan baik ?
Jika jawabannya adalah tidak, maka apa yang harus dilakukan manajemen untuk
mengatasi permasalahan pengendalian ?

Contoh Keputusan dalam Fungsi Perencanaan dan Pengendalian

Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas

Memperkenalkan produk
Mengakuisisi bisnis yang Mengkoordinasi pesanan
atau merek baru dalam lini
tak terkait yang masuk
produk
Memasuki bidang bisnis
Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi
baru
Meningkatkan penjualan Menentukan anggaran
Memesan iklan TV
langsung untuk iklan
Mengubah rasio
Menerbitkan utang baru Mengatur arus kas
utang/modal

Menerapkan kebijakan Menerapkan program Memelihara dokumen

yang telah disepakati rekrutmen kepegawaian

Menyusun kebijakan Memutuskan tingkat Memesan ulang suatu

spekulasi persediaan persediaan barang
Memutuskan lingkup dana Menjalankan proyek riset
Mengendalikan riset
arah riset individual
 B. SEBAB PERMASALAHAN PENERAPAN PENGENDALIAN MANAJEMEN

Kenneth A. Merchant & Wim A. van Der Stade dalam buku “Mangement Control
Systems” menyebutkan bahwa beberapa sebab permasalahan penerapan pengendalian
manajemen adalah kurangnya pengarahan (lack of direction), masalah motivasi, dan keterbatasan
individu.

1. Kurangnya Pengarahan
Karyawan yang memiliki kinerja buruk dapat disebabkan karena mereka tidak
tahu apa yang diinginkan oleh organisasi dari mereka. Oleh karena itu,
diperlukan komunikasi agar mereka dapat memaksimalkan kontribusi terhadap
pencapaian tujuan organisasi

2. Masalah Motivasi
Beberapa karyawan mungkin tahu apa ekspektasi organisasi dan mereka tau apa
yang harus dikerjakan, tetapi mereka tidak melakukannya karena adanya
masalah motivasi. Masalah motivas timbul karena tujuan individu dan
organisasi seringkali tidak sama, sehingga karyawan kadang bertindak untuk
tujuan pribadinya daripada tujuan organisasi

3. Keterbatasan Individu
Permasalahan terakhir yang bisa timbul adalah ketika karyawan tau ekpektasi
organisasi, apa yang harus dikerjakan, dan mereka juga termotivasi untuk
bekerja adalah adanya keterbatasan pada diri mereka seperti kurangnya
pengetahuan, pelatihan, pengalaman, dan stamina dalam mengerjakan tugas

C. KARAKTERISTIK PENGENDALIAN MANAJEMEN YANG BAIK

Pengendalian manajemen meliputi tindakan untuk menuntun dan memotivasi usaha guna
mencapai tujuan organisasi, maupun tindakan untuk mengoreksi kerja yang tidak efektif dan
efisien. Suatu Pengendalian yang baik berarti manajemen merasa cukup yakin bahwa tidak akan
terjadi kegiatan yang tidak menyenangkan. Tetapi, dalam kenyataannya, pengendalian yang baik
sekalipun tetap memberikan probabilitas kegagalan yang sama. Hal Tersebut dikarenakan sistem
pengendalian manajemen yang mahal dan jarang jika dengan biaya yang efektif mencoba untuk
mengimplementasikan pengendalian yang cukup bukan dengan pendekatan yang mengidealkan
pengendalian yang sempurna.
Penilaian apakah pengendalian yang baik sudah dicapai harusnya berorientasi pada visi
dan misi organisasi yang didorong oleh tujuan. Tujuan tersebut harus berorientasi pada masa
depan karena bertujuan untuk mengantisipasi kegagalan dan hal-hal yang tidak menyenangkan di
masa yang akan datang.
Secara garis besar, sistem pengendalian manajemen yang dibuat dalam sebuah organisasi
harus memenuhi karakteristik sebagai berikut:
 1. Sistem pengendalian manajemen diharuskan untuk selaras dengan strategi dan tujuan
organisasi
2. Sistem pengendalian manajemen harus dibuat sesuai dengan struktur organisasi dan
bertanggungjawab dalam pengambilan keputusan manajer individual
3. Sistem pengendalian manajemen harus efektif yang memotivasi seorang manajer dan
karyawan untuk berusaha ke arah pencapaian tujuan organisasi dengan cara berbagai
penghargaan berhubungan dengan pencapaian tujuan tersebut.

D. PENCEGAHAN MASALAH PENGENDALIAN

Organisasi tidak selalu dapat menghindari masalah pengendalian, tetapi sebagian besar dari
masalah tersebut dapat dicegah dengan membatasi paparan dari beberapa jenis masalah dan
sumbernya, atau dengan mengurangi potensi kerugian maksimum jika masalah tersebut timbul.
Empat strategi pencegahan yang unggul adalah Penghapusan Aktivitas (activity elimination),
Otomatisasi (Automation), Sentralisasi (Centralization), Pembagian Risiko (Risk Sharing).
1. Penghapusan Aktivitas (Activity Elimination)
Dapat menghindari masalah pengendalian terkait dengan entitas atau aktivitas
tertentu dengan menyerahkan / memindahkan potensi risiko dan keuntungan terkait
kepada pihak ketiga melalui mekanisme subkontrak (subcontracting), perjanjian lisensi
(licensing agreement), atau divestasi (divestment).
Manajer yang tidak dapat mengendalikan kegiatan tertentu, mungkin karena tidak
memiliki kemampuan yang diperlukan, atau karena tidak memiliki pemahaman yang baik
tentang proses/tahap yang diperlukan, atau karena sedang menghadapi keterbatasan
struktural / hukum.

2. Otomatisasi (Automation)
Kemajuan teknologi dapat menyebabkan organisasi mengganti peran seseorang
dengan computer, robot, system yang canggih, dan sarana otomatisasi lainnya yang dapat
mengurangi masalah pengendalian. Perangkat-perangkat otomatis tersebut setelah
diprogram dan beroperasi seperti yang diperlukan dapat bekerja lebih konsisten daripada
manusia, karena dapat menghilangkan masalah ketidaktelitian, ketidakkonsistenan, dan
kurangnya motivasi yang ada pada manusia.

3. Sentralisasi (Centralization)
Pembuatan keputusan penting dilakukan oleh manajemen puncak, untuk
mengurangi risiko karyawan yang memanfaatkan pengambilan keputusan untuk
keuntungan pribadi atau penilaian yang buruk.
Praktik sentralisasi pada organisasi diantaranya keputusan mengenai akuisisi dan
divestasi besar, pengeluaran modal perusahaan yang cukup besar, negosiasi kontrak
penjualan, dan perekrutan atau pemecatan personil inti.

4. Pembagian Risiko (Risk Sharing)

Pembagian risiko dapat dilakukan dengan pembelian asuransi dan dengan
menandatangani perjanjian persekutuan.
 E. ALTERNATIF PENGENDALIAN
Untuk permaslaahan pengendalian yang tidak dapat dihindari dan yang diputuskan untuk
tidak dihindari, manajer harus mengimplementasi satu atau lebih mekanisme pengendalian yang
secara umum disebut pengendalian manajemen. Kumpulan dari mekanisme pengendalian yang
digunakan umumnya disebut sebagai Sistem Pengendalian Manajemen (SPM).
SPM sangat bervariasi antar organisasi dan entitas atau bidang keputusan pada tiap-tiap
organisasi. SPM dari beberapa organisasi mencoba merekrut orang-orang yang dapat dipercaya
untuk menjalankan organisasi dengan baik. organisasi lain menggunakan sistem insentif
sederhana yang didasarkan pada kinerja, pencapaian target dalam hitungan angka, dan
mengevaluasi kinerja hanya secara subyektif. Pemilihan pengendalian didasarkan pada beberapa
faktor. Beberapa pengendalian tidak efektif dari sisi biaya dalam situasi tertentu, beberapa
diantaranya lebih baik untuk tipe masalah tertentu pada bidang tertentu.
 KASUS PRIVATE FITNESS INC.
Private Fitness merupakan klub kesehatan yang terletak di Rancho Palos Verdes, California.
Klub menawarkan pelatihan kebugaran pribadi dan kelas kebugaran, seperti aerobik, spinning,
body sculpting, air boxing, kickboxing, hip hop, step and pump, dynamic stretch, pilates dan
yoga. Rosemary merupakan pemilik dari klub tersebut, sebelumnya dia adalah seorang instruktur
kebugaran dan telah memenangkan berbagai kompetisi. Rosemary menyewa Kate Hoffman yang
merupakan teman dekatnya sebagai manajer bisnis sekaligus instruktur kebugaran. Kate bertugas
sebagai manajer termasuk menjalankan pemasaran, pencatatan, penjadwalan janji, dan lainnya.
Secara bertahap, Rosemary menyadari bahwa Kate telah menggelapkan sejumlah uang milik
klub, dan mencuri klien milik klub dengan membuka pelatihan sendiri atas namanya. Dengan
begitu Rosemary memeriksa apakah benar, dan memang tidak ada pendapatan masuk karena
bayaran dari klien tersebut masuk langsung ke rekering Kate. Kemudain Kate mengakui
kesalahannya dan berjanji untuk tidak mengulanginya lagi.
Dalam kasus ini Rosemary mendapatkan dua masalah, pertama apakah dia harus tetap
mempertahankan Kate sebagai manajer bisnisnya atau memecatnya dan mengganti yang baru?,
kedua kontrol atau prosedur seperti apa yang mungkin bisa digunakan untuk menjaga asset-
asetnya? Sehingga bisa memastikan bahwa setiap pendapatan masuk dapat diterima.

Analisis Kasus :
Berdasarkan kasus diatas, kelemahan sistem pengendalian pada Private Fitness sebagai
berikut:
1. Kurangnya kontrol dan pengawasan dari Rosemary sebagai pemilik klub Private Fitness
2. Tidak adanya pemisahan jabatan antara bagian penerima uang dengan bagian pencatatan
3. Semua jabatan strategis dipegang oleh orang yang sama dan menyebabkan terjadinya
penyalahgunaan wewenang

Masalah yang dihadapi:

1. Keputusan untuk memecat Kate atau mempertahankannya
2. Prosedur dan kontrol yang harus dilakukan dalam upaya menjaga asset klub

Pemecahan Masalah:
Yang pertama, Rosemary harus menentukan apakah ia akan memecat Kate atau tetap
mempertahankannya. Kate merupakan seorang instruktur kebugaran dan juga teman dekatnya.
Keputusan untuk memecatnya mungkin kurang tepat karena Kate telah menunjukan itikad yang
baik untuk mengakui kesalahannya dan berjanji untuk tidak mengulanginya. Selain itu, sebagai
seorang instruktur yang berpengalaman, ia bisa mempertahankan sejumlah orang untuk tetap
berlatih dan menjadi pelanggan di klub kebugaran milik Rosemary. Akan lebih baik jika Kate
tetap dipertahankan namun hanya ditugaskan sebagai seorang instruktur, sehingga
kewenangannya hanya sebatas melatih klien. Dalam hal ini, Rosemary sebagai pemilik bisa
memberinya sebuah hukuman peringatan untuk memberi efek jera seperti pengurangan gaji.
Yang kedua adalah prosedur dan kontrol yang harus dilakukan Rosemary dalam upaya
menjaga asset klub, Rosemary harus mencari sosok baru yang bisa dipercaya dan kompeten
untuk menduduki posisi manajer bisnis. Dan untuk menjaga agar tidak terjadi kecurangan atau
pencurian asset, Rosemary bisa memisahkan jabatan antara manajer operasional, manajer
pemasaran, dan manajer keuangan. Sehingga masing-masing jabatan strategis dipegang oleh
orang yang berbeda. Selain itu harus ada pemisahan fungsi antara bagian penerimaan uang
(kasir) dan bagian pencatatan (akuntansi). Rosemary juga bisa menerapkan kebijakan kepada
pelanggan klub untuk membayar biaya pelatihan via transfer ke rekening klub. Hal ini dapat
mencegah terjadi kecurangan karena uang pemasukan dari pelanggan langsung masuk ke
rekening klub. Dengan begitu, Rosemary bisa mengecek dan membandingkan antara catatan
pembukuan dengan penerimaan di Bank.
Prosedur kontrol yang dilakukan ketika ada pelanggan yang mendaftar dan melakukan
pembayaran kepada kasir, bukti pembayaran akan diberikan kepada bagian akuntansi untuk
dicatat dalam pembukuan. Kemudian manajer operasional akan mendata mengenai klien, seperti
identitas klien dan jenis pelatihan. Data mengenai pelanggan akan dikirim kepada Rosemary.
Manajer keuangan bertugas untuk membuat laporan keuangan seacara periodik. Laporan yang
dibuat manajer keuangan kemudian diteruskan ke Rosemary dan selanjutnya bisa dibandingkan
dengan penerimaan di Bank. Dengan begitu jika terjadi pencurian asset akan terlihat dari laporan
yang tidak sama dengan penerimaan di Bank. Jika terjadi kerja sama antara kedua manajer,
Rosemary bisa mengeceknya dengan melihat jumlah klien yang ada dan pendapatan yang
diterima, jika pendapatan kurang maka bisa dicek apakah memang klien belum membayar atau
memang terjadi pencurian asset.