BAB 1

KONSEP MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

A. PROYEK
1. Pengertian Proyek

Proyek ialah suatu rangkaian kegiatan yang bersifat khusus untuk mencapai hasil yang
bersifat khusus pula. Sifat yang serba khusus itu mengakibatkan bilamana sesuatu hasil yang
diinginkan tersebut telah tercapai, maka rangkaian kegiatan itu juga dihentikan, dan dalam jangka
waktu pendek kegiatan semacam itu tidak akan dilakukan lagi. Ini berarti bahwa suatu proyek
bukanlah suatu kegiatan rutin yang dilakukan terus menerus, melainkan hanya menyangkut suatu
jangka waktu tertentu saja. Misalnya proyek penggantian mesin-mesin lama dengan mesin baru
dari sebuah perusahaan tekstil. Proyek ini merupakan suatu kegiatan khusus yang sangat berbeda
dengan kegiatan rutin yang dijalankan, yang berupa memproduksi tekstil dan kemudian
memasarkannya. Proyek ini juga mempunyai tujuan yang bersifat khusus yang bila tujuan khusus
(mengganti mesin) telah tercapai, maka selesailah pula seluruh kegiatan proyek yang
bersangkutan.

Pengertian proyek menurut beberapa ahli sebagai berikut :

• Heizer dan Render (2006:81) menjelaskan bahwa proyek dapat didefinisikan

sebagai sederetan tugas yang diarahkan kepada suatu hasil utama.

• Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:2) menjelaskan

bahwa proyek adalah usaha yang bersifat sementara untuk menghasilkan produk atau layanan yang
unik. Pada umumnya, proyek melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktivitasnya
dan sponsor utama proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya yang efektif untuk
menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.

• Nurhayati (2010:4) menjelaskan bahwa sebuah proyek dapat diartikan sebagai

upaya atau aktivitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan-harapan
penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus
diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
 • Menurut Soeharto (1999): Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan
sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu
dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah
digariskan dengan jelas.

• Munawaroh dalam Dannyanti (2010) menyatakan proyek merupakan bagian dari

program kerja suatu organisasi yang sifatnya temporer untuk mendukung pencapaian tujuan
organisasi, dengan memanfaatkan sumber daya manusia maupun non sumber daya manusia.

• Menurut Subagya dalam Dannyanti (2010) : Proyek adalah suatu pekerjaan yang
memiliki tanda-tanda khusus sebagai berikut, yaitu:

1. Waktu mulai dan selesainya sudah direncanakan.

2. Merupakan suatu kesatuan pekerjaan yang dapat dipisahkan dari yang lain.
3. Biasanya volume pekerjaan besar dan hubungan antar aktifitas kompleks.

Definisi proyek menurut Project Management Institute (PMI) sebagai berikut: “A

temporary endeavor undertaken to create a unique product or services”. Maksudnya suatu kegiatan
temporer yang bisa dikerjakan untuk menghasilkan produk atau jasa yang unik sifatnya. Berdasar
dua definisi di atas dapat diambil ciri-ciri suatu proyek yaitu:

 memiliki tujuan yang khusus;

 standar kerja dan mutu kerja telah ditetapkan;
 bersifat sementara;
 sekali pakai dan tidak rutin.

Dengan kata lain, proyek adalah :

a. Usaha formal yang ditetapkan dalam suatu waktu tertentu, dengan beberapa karakteristik ,
yaitu :
 Diawali pada waktu / hari tertentu
 Ditetapkan dengan pasti baik tujuan maupun lingkup kerja
 Ditetapkan dengan baik hasil / produknya, termasuk kriteria performansi produk
 Ditetapkan dengan baik kriteria penyelesaian proyek
 Ditetapkan titik akhir atau waktu penyelesaian
b. Tugas yang dapat diukur besarnya dan harus diselesaikan dengan anggaran serta satuan waktu
tertentu, sekali dan tidak berulang
c. Suatu usaha yang mempunyai awal – akhir dan dijalankan untuk memenuhi tujuan yang sudah
ditetapkan dalam biaya, jadwal, dan sasarn kualitas.
2. Tujuan Proyek
Menurut Larson yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:3-4), menjelaskan
tujuan utama proyek adalah memuaskan kebutuhan pelanggan. Disamping kemiripan,
karakteristik dari sebuah proyek membantu membedakan proyek tersebut dari yang lainnya dalam
organisasi.
Karakteristik utama proyek adalah:
 Penetapan tujuan
 Masa hidup yang terdefinisi mulai dari awal hingga akhir
 Melibatkan beberapa departemen dan profesional
 Melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya
 Waktu, biaya dan kebutuhan yang spesifik.
3. Atribut Proyek
Schwalbe yang diterjemahkan oleh Dimyati & Nurjaman (2014:4), mendefinisikan
atribut proyek, sebagai berikut:
 Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana
dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari proyek harus
didefinisikan secara jelas.
 Proyek bersifat sementara. Dalam proyek harus ditentukan waktu awal dan akhir
proyek. Proyek bukan sebuah proses yang berkelanjutan.
 Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT
charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.
 Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat sementara dan lintas disiplin ilmu.
Proyek membutuhkan sumber daya dari berbagai area atau bidang, yang meliputi
manusia, hardware, software dan aset lain yang bersifat sementara. Tim akan
dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan departemen
atau instalasi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai keahlian yang bisa bekerja
penuh pada posisinya.
  Proyek memiliki sponsor utama. Suatu proyek melibatkan pihak-pihak yang
berkepentingan, salah satunya menjadi sponsorship yang menyediakan arahan dan
mendanai proyek.
 Proyek memiliki ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik khusus, sulit
didefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek, dan biaya yang diperlukan. Faktor-faktor tersebut sering
menjadi penyebab munculnya kendala atau tantangan.
4. Jenis-jenis Proyek

Menurut Soeharto (1999), proyek dapat dikelompokkan menjadi :

a. Proyek Engineering-Konstruksi Terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering,

pengadaan, dan konstruksi.

b. Proyek Engineering-Manufaktur Dimaksudkan untuk membuat produk baru, meliputi

pengembangan produk, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang
dihasilkan.

c. Proyek Penelitian dan Pengembangan Bertujuan untuk melakukan penelitian dan

pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu.

d. Proyek Pelayanan merupakan Manajemen Proyek pelayanan manajemen tidak

memberikan hasil dalam bentuk fisik, tetapi laporan akhir, misalnya merancang sistem
informasi manajemen.

e. Proyek Kapital, Proyek kapital merupakan proyek yang berkaitan dengan penggunaan
dana kapital untuk investasi.

f. Proyek Radio-Telekomunikasi Bertujuan untuk membangun jaringan telekomunikasi

yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya minimal.

g. Proyek Konservasi Bio-Diversity, Proyek konservasi bio-diversity merupakan proyek

yang berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan.
5. Faktor keberhasilan proyek

Faktor kunci sukses proyek yang dikelola psm:

- Sasaran jelas (SMART)

  Spesifik
 Measurable (dapat diukur)
 Attainable (dapat dicapai dan menantang)
 Realistic (sesuai kondisi internal dan eksternal)
 Time (ada batasan waktu)
- Perencanaan dan pengendalian yang baik
- Ada manajer proyek yang kompeten
- Dukungan dari pengurus (manajemen)
- Cukup waktu dan sumber daya
- Komitment pelaksanaan proyek
- Komunikasi yang baik
- Struktur organisasi yang efektif
6. Faktor kegagagalan proyek

The Bulls Survey (1998)

Pada tahun 1998, sebuah manufaktur komputer dan sistem integrator dari perancis,
BULLS, melakukan survey tentang faktor-faktor penyebab kegagalan pelaksanaan proyek untuk
kebutuhan internal perusahan. Hasil survey tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini:
 Pada gambar diatas dapat dilihat bahwa 3 (tiga) faktor penyebab terbesar kegagalan
proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun
pemilik proyek (57%), Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya
pengendalian kualit as pekerjaan (35%). Hasil dari penelitian ini lebih menekankan pada
pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian
kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan.
B. MANAJEMEN
1. Definisi manajemen

Pengertian Manajemen adalah sebuah proses untuk mengatur sesuatu yang dilakukan oleh
sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut dengan cara bekerja
sama memanfaatkan sumber daya yang dimiliki.

Secara etimologi kata manajemen diambil dari bahasa Perancis kuno, yaitu menagement,
yang artinya adalah seni dalam mengatur dan melaksanakan. Manajemen dapat juga didefinisikan
sebagai upaya perencanaan, pengkoordinasian, pengorganisasian dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif.

Efektif dalam hal ini adalah untuk mencapai tujuan sesuai perencanaan dan efisien untuk
melaksanakan pekerjaan dengan benar dan teroganisir.

Menurut T. Hani Handoko, ada tiga alasan utama mengapa manajemen diperlukan:

- Manajemen diperlukan agar tujuan pribadi dan organisasi dapat tercapai

- Berikutnya, manajemen juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-
tujuan, sasaran, dan kegiatan, yang saling bertentangan dari pihak yang punya
kepentingan dalam organisasi.
- Manajemen dibutuhkan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas suatu kerja organisasi

Sebuah organisasi yang sedang berkembang membutuhkan manajemen dalam beberapa

hal; mencakup manajemen strategi, manajemen sumber daya manusia, produksi, pemasaran, dan
manajemen lainnya.

Berikut adalah definisi manajemen menurut para ahli:

1. Mary Parker Follet

 Menurut Mary Parker Follet, pengertian manajemen adalah sebuah seni dalam
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Dengan kata lain, seorang manajer bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan sebuah organisasi.

2. George R. Terry

Menurut George Robert Terry, pengertian manajemen adalah sebuah proses yang khas
yang terdiri dari beberapa tindakan; perencanaan, pengorganinasian, menggerakkan, dan
pengawasan.

Semua itu dilakukan untuk menentukan dan mencapai target atau sasaran yang ingin
dicapai dengan memanfaatkan semua sumber daya, termasuk sumber daya manusia dan sumber
daya lainnya.

3. Henry Fayol

Menurut Henry Fayol, pengertian manajemen adalah suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan/ kontrol terhadap sumber daya yang ada
agar mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

4. Ricky W. Griffin

Menurut Ricky W. Griffin, pengertian manajemen adalah sebuah proses perencanaan,

proses organisasi, proses kordinasi, dan proses kontrol terhadap sumber daya untuk mencapai
tujuan dengan efektif dan efisien.

Efektif berarti tujuan dapat tercapai sesuai rencana, sedangkan efisien artinya tugas
dijalankan dengan benar, teroganisir, dan selesai sesuai jadwal.

3. Lawrence A. Appley

Menurut Lawrence A. Appley, arti manajemen adalah sebuah keahlian yang dimiliki
seseorang atau organisasi untuk menggerakkan orang lain agar mau melakukan sesuatu.

5. Oey Liang Lee

Menurut Oey Liang Lee, pengertian manajemen adalah ilmu atau seni dalam perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengendalian terhadap sumber daya yang ada
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
6. Hilman

Menurut Hilman, pengertian manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan
melalui perantara kegiatan orang lain serta mengawasi usaha-usaha setiap individu guna mencapai
tujuan yang sama.

7. Dr. Ahuja

Menurut Dr. Ahujae, pengertian manajemen adalah pihak-pihak yang menawarkan/

menyediakan jasa untuk bidang yang berhubungan dengan manajemen.

8. Renville Siagian

Menurut Renville Siagian, pengertian Manajemen adalah salah satu bidang usaha yang
bergerak di bidang jasa pelayanan yang dikelola oleh tenaga ahli yang terlatih dan berpengalaman.

9. Dr. Bennett N.B Silalahi, M.A

Menurut Dr. Bennett N.B Silalahi, M.A, pengertian manajemen adalah ilmu perilaku yang
terdiri dari aspek sosial eksak bukan dari tanggungjawab keselamatan serta kesehatan kerja baik
dari sisi perencanaannya.

10. James A.F.Stoner

Menurut James A. F. Stoner, pengertian manajemen adalah suatu proses perencaan,

pengorganisasian, leadership, serta pengendalian upaya dari anggota organisasi tersebut serta
penggunaan Sumber daya yang tersedia di organisasi tersebut guna mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan organisasi sebelumnya.

Definisi manajemen secara garis besar :

- Fungsi, disiplin dan tugas yang harus dikerjakan/dilakukan manajer/ profesional dalam
disiplin praktis dalam menjalankan fungsinya dan / atau melaksanakan tugasnya.
- Proses merencanakan, mengorganisasikan , memimpin, mengendalikan usaha-usaha anggota
organisasi dan proses penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi yang telah ditetapkan
- Suatu proses untuk memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lain untuk mencapai
tujuan tertentu
- Proses yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin,
menggerakkan, dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
- Proses perencanaan, pengorganisasia , penempatan sumberdaya manusia, pengkoordinasian,
dan pengendalian

C. MANAJEMEN PROYEK
1. Definisi Manajemen proyek
Manajemen proyek adalah manajemen yang diterapkan pada suatu proyek untuk mencapai
suatu hasil tertentu, atau, manajemen proyek adalah suatu ilmu dan seni untuk mengadakan
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing),
pengoordinasian (coordinating), dan mengadakan pengawasan (controlling) terhadap orang
dan barang untuk mencapai tujuan tertentu dari suatu proyek. Dengan pengertian tersebut
jelaslah bahwa semua fungsi manajemen harus dipakai untuk mengelola suatu proyek, agar
tujuan yang diinginkan oleh proyek tersebut dapat tercapai dengan lancar. Hal ini disebabkan
karena pada dasarnya di dalam pengelolaan proyek terkandung pula ketiga unsur manajemen
yaitu :
1. ada suatu tujuan tertentu yang ingin dicapai (tujuan diadakannya proyek
tersebut);
2. ada proses kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu tersebut;
3. ada (memerlukan) bantuan orang dalam proses kegiatan tersebut.

Dengan demikian terhadap suatu proyek diperlukan pula adanya perencanaan

proyek yang baik, adanya pengorganisasian proyek yang baik, adanya pengarahan yang
baik, adanya pengoordinasian yang baik, serta pengawasan yang baik agar tujuan proyek
bisa tercapai.
Manajemen proyek merupakan aplikasi dari prinsip-prinsip manajemen dalam
mengelola suatu proyek. Dalam konsep manajemen, diasumsikan bahwa sumber daya
manajemen sangat terbatas. Secara umum, sumber daya manajemen terdiri dari material,
sumber daya manusia, modal uang, metode kerja, pasar, dan sebagainya.
 Keterbatasan sumber daya di atas meski bisa menjadi kendala, namun bukan berarti
tidak bisa dihindari. Keterbatasan sumber daya tersebut dapat diefisienkan penggunaannya
melalui prinsip-prinsip manajemen. Prinsipprinsip manajemen inilah yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan proyek secara efektif dan efisien.
Definisi Manajemen Proyek menurut H. Kerzner (1982) adalah merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai
sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek
menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep manajemen
proyek adalah :
 Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya
 Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan
secara spesifik.
 Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
 Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertical
2. Prinsip umum manajemen proyek

Untuk melaksanakan manajemen, seorang pimpinan di level manapun, harus melakukan

fungsi-fungsi manajemen. Di dalam fungsi-fungsi manajemen ada fungsi organik yang mutlak
harus dilaksanakan dan ada fungsi penunjang yang bersifat sebagai pelengkap. Jika fungsi organik
tersebut tidak dilakukan dengan baik maka terbuka kemungkinan pencapaian sasaran menjadi
gagal. George R. Terry telah merumuskan fungsi-fungsi tersebut sebagai POAC (Planning,
Organizing, Actuating dan Controlling).

A. Planning (Perencanaan)

Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan
dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan
konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas
(konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk
mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

 Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
  Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
 Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
 Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan

yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah
organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional
yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

 menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

 membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
 mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam
kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun

fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui
mekanisme :

 koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

 koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
 koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

- Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material

Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment
Superintendant.
- Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau
dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.
Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

- Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction

Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
- Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality
Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi

horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan
Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi
vertikal.

C. Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung
dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini
diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan
motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam
menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry,
yaitu:

o Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam

kelompok atau organisasi menjadi penting.
o Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan
adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat
oleh pegawainya.
o Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh
pegawainya.
o Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam
penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya
sebagai bagian dari organisasi.
 o Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense
of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
o Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa
yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan
dalam pengambilan sesuatu keputusan.
o Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran
atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada
alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas
keputusannya.
o Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain
menjadi naik emosinya.
o Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan
sebagai tekanan oleh pegawainya.
o Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah
dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

D. Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan
sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap
pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan
pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat)
berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan
oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials
Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-
masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”.
Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada
pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site
Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di
dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan
rencana, antara lain adalah:

 Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

 Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
 Prosedur dan cara kerjanya
 Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang
pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk
menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami
kemungkinan terjadinya penyimpangan.

3. Filosofi Manajemen Proyek

a. Proyek merupakan suatu aktivitas utama organisasi dengan spesifikasi dan tugas-tugas
proyek untuk melaksanakan pekerjaan.
b. Sumber daya dan tanggung jawab dapat dibagi antara organisasi fungsional dan proyek.
c. Struktur organisasi matriks melengkapi proyek dari segi waktu, anggaran, dan kinerja.
d. Perencanaan dan pengendalian merupakan teknik utama untuk mencapai tujuan proyek
dengan melengkapi tugas-tugas yang secara terpisah sifatnya melalui jaringan kerja.
e. Teknologi merupakan model utama untuk membuat improvisasi proyek
f. Koordinasi seluruh aktivitas proyek merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam
penggunaan sumber daya.
g. Otoritas, tanggung jawab, dan sumber daya dapat dikelola melalui mekanisme fungsi
organisasi dan proyek. h.
h. Pertumbuhan dapat terjadi melalui proses manajemen proyek.
4. Manfaat manajemen proyek:
- Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
- Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
- Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
- Mengidentifikasi metode analisa peramalan
- Mengukur prestasi terhadap rencana
- Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
- Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
- Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

D. MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

1. Definisi manajemen proyek system informasi

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan,

mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan
jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung
secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus
menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.

Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager
bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar
sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk
selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user).

Singkatnya, manajemen proyek system informasi berarti :

Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya

organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya
tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas
tertentu dalam proyek

Manajemen proyek menyatukan dan mengoptimalkan sumber daya (meliputi

keterampilan, bakat, usaha kerjasama tim, fasilitas, alat, perlengkapan informasi, sistem, teknik
serta uang) yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan berhasil

Parameter keberhasilan dari sebuah proyek dilihat dari :

- Biaya
- Mutu
- Waktu
2. Fase Proses Manajemen Proyek Sistem Informasi
 Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase
proses, yaitu:

 Perencanaan dan penyusunan jadwal. adalah tahapan paling penting krn didalamnya
terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan tugas-
tugas lainnya.
 Pengelolaan perubahan. selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan penyesuaian
antara rencana dengan kenyataan yang ada.
 Publikasi informasi proyek.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi Manajemen Proyek Sistem Informasi
- Siklus Hidup Proyek Sistem Informasi

Secara umum, proyek bersifat unik dan mengandung derajat ketidakpastian yang tinggi,
maka suatu proyek biasanya dibagi ke dalam beberapa fase agar dapat dilakukan kontrol yang
lebih baik oleh manajemen. Tiap- tiap akhir suatu fase dalam proyek ditandai dengan adanya
deliverables yang dapat diukur kualitas dan kuantitasnya. Siklus hidup proyek mendefinisikan
suatu awal dan akhir dari proyek sehingga urut-urutan kegiatan dari proyek dapat terlihat dengan
jelas dan teratur. Kadang-kadang beberapa kegiatan dalam suatu proyek dilakukan secara paralel
atau overlapping dan sering diistilahkan sebagai fast tracking.

- Pemangku Kepentingan

Pemangku Kepentingan adalah individu atau organisasi yang secara aktif terlibat di dalam
suatu proyek, atau kepentingan seseorang yang akan terpengaruh baik secara positif ataupun
negatif sebagai akibat dari eksekusi suatu proyek ataupun selesainya suatu proyek. Tim
Manajemen proyek harus mengidentifikasi pemangku kepentingan untuk mengetahui apa saja
kebutuhan dan harapan mereka terhadap suatu proyek yang apabila dipenuhi dapat berpengaruh
terhadap suksesnya suatu proyek. pemangku kepentingan dari setiap proyek dapat meliputi :

 Manajer Proyek,orang yang bertanggung jawab melaksanakan proyek

 Pelanggan, orang atau organisasi yang akan menggunakan produk tersebut
 Organisasi pelaksana, perusahaan dimana kebanyakan karyawannya terlibat langsung
dalam melaksanakan proyek tersebut
  Sponsor, orang atau grup di dalam organisasi pelaksana yang menyediakan kebutuhan
dana untuk pelaksanaan proyek
- Struktur Organisasi

Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur
organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena
tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda adalah tidak
sama. Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan,
diantaranya adalah :

- Struktur Organisasi Fungsional

Dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa
staf. Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat
diambil dari staf manager fungsional lainnya.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

 Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing-masing

 Komunikasinya menggunakan Komunisai bawah-atas sehingga kontrol atasan terhadap
bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang-ulang
 Masing-masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing-masing dan
komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
  Pergerakan dan komunikasi tiap-tiap bagian masih tersekat-sekat
 Biasanya ditemukan pada organisasi-organisasi yang memproduksi barang
- Struktur Organisasi Proyek

Dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh Manajer proyek yang langsung membawahi staf-
staf yang menangani langsung suatu proyek.

Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

 Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan

 Masing-masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin
proyek sampai divisi-divisinyanya
 Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek
terhadap proyeknya juga mudah
 Dibutuhkan lebih banyak SDM untuk masing-masing proyek
 Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan
proyek
 Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang
tinggi
  Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan
birokrasi
- Keahlian Manajerial
Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat tergantung
dari keahlian manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan, organisational dan
aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.

Beberapa contoh keahlian manajemen yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

 Kepemimpinan
 Komunikasi
 Negosiasi
 Pemecahan Masalah
 Mempengaruhi Organisasi
 Pemersatu
 Pengambil Keputusan
- Pengaruh Sosioekonomi
Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak ketiga
yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah:

 Standar dan regulasi yang berlaku

 Globalisasi
 Pengaruh budaya
 Kondisi perekonomian
 Stabilitas politik
4. Peranan Manajemen Dalam Proyek Sistem Informasi

Pada era sekarang ini kita banyak menemukan contoh adanya proyek, baik itu proyek skala
kecil maupun besar, proyek komersial maupun pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan,
pembangunan bandar udara dan lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain
seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan
proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek? Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek
tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang terjadi.

- Tujuan

Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu
dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan
untuk memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.

- Kompleksitas

Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam

keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu.

- Keunikan

Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan
sebelumnya.

- Tidak permanen

Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu

- Ketidakbiasaan

Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan
beresiko.

- Siklus Hidup

Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek

Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu jenis program
yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan
didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi
pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen.