DESAIN FORMULIR DAN KONTROL

Tanggal adalah sumber hidup dari fasilitas kesehatan pelayanan. Medis, keuangan,
administratif, dan tanggal operasional itu penting. Tanggal ini sering terkumpul, diproses, atau
mensajikan ke pengguna melalui formulir. Pemborosan pada desain formulir, pemeliharaan, dan
rugikan kontrol mungkin terjadi karena sejumlah besar dari formulir yang dimanfaatkan oleh
pengguna perkalian dengan membedakan itu perlu. Formulir yang didesain dengan kurang baik
dapat menghasilkan koleksi data tidak cukup, kelemahan pada dokumentasi, keterangan yang
salah, duplikasi dari upaya, dan perkiraan yang salah. Ini telah ditaksir rata-rata 300 – tempat
tidur rumah sakit membelanjakan sebanyak $700 tiap-tiap tahun per tempat tidur hanya pada
cetak dan penyimpanan dari formulir. Formulir desain dan sistem kendali demikian kritis di
dalam memastikan bahwa tiap-tiap formulir melayani satu penggunaan diinginkan, hanyalah
perlu formulir dipelihara, dan semua formulir tersedia untuk pengguna.

Tiap-tiap fasilitas kesehatan pelayanan punya tanggungjawab untuk menyediakan

formulir untuk dicocokkan. Tiada satupun Anggaran Dasar Rumah Sakit Amerika ataupun
Hubungan Komisi pada Akreditasi dari Organisasi Kesehatan merekomendasikan apapun
spesifik catatan kesehatan atau formulir administratif. Di beberapa komunitas, beberapa fasilitas
yang telah bekerja sama dan mengadopsi catatan kesehatan dasar formulir bisa diterima ke staf
medis dari masing-masing fasilitas. Ini sangat menolong ahli pengobatan yang berlatih lebih dari
satu fasilitas. Kemunculan komputer juga sudah membuat lebih mudahnya ahli pengobatan dan
penyedia pelayanan kesehatan seperti halnya staf administratif untuk mengomunikasikan data
diperlukan pasien dan menyelesaikan bisnis dari fasilitas kesehatan pelayanan.

Bagaimanapun, Ini tidak perlu kasus. Formulir terbuat dari kertas sering terpakai sebagai
satu perantara di antara komunikator manusia dengan komputer. Kebutuhan formulir ini dengan
cermat didesain untuk memastikan koleksi data sesuai dan data masuk ke dalam komputer. Kalau
pengguna memperoleh ide, kertas formulir dilarang pada satu lingkungan elektronik, “rumah
tumbuh ” formulir perantara mungkin lebih buruk dibandingkan tidak ada formulir. Komputer
juga boleh menghasilkan lebih kertas dibandingkan selalu berada pada lingkungan manual.
Harian dan laporan kumulatif dari tiap-tiap jenis yang dapat dikhayalkan dapat menghasilkan
pada satu kebergandaan dengan kertas tak terpakai. Bahkan dimana penanganan keterangan
elektronik telah menciptakan dekat “kertas ramah lingkungan, bukan lingkungan“ tanpa formulir.
Formulir terbuat dari kertas telah digantikan dengan layar sentuh, “Windows,” dan demikian
perancang technologi yang lain. Dalam hal satu lingkungan, standarisasi elemen data program,
petunjuk prosedur, dan input / kontrol keluaran diperlukan.

Banyak pola organisatoris untuk formulir manajemen, terutama saat komputerisasi mulai
ada. Praktisi keterangan kesehatan mungkin punya tanggungjawab penuh, atau individu lain
diangkat sebagai manajer formulir mungkin bertanggung-jawab untuk mengatur barang
inventaris, pemesanan, dan bursa dengan formulir terbuat dari kertas, dengan satu manajer sistem
informasi bertanggung jawab untuk input komputer dan keluaran. Perangkat lunak penerbit
untuk komputer mikro mengijinkan hampir siapapun untuk mendesain formulir agar terlihat
profesional. Fasilitas pelayanan kesehatan yang punya suatu format komite atau komite kecil dari
komite rekam medis yang menyetujui perancangan formulir untuk penggunaan pada catatan
kesehatan, dan mungkin untuk penggunaan lain. Praktisi keterangan kesehatan santuni komite ini
dengan membuat siap kebutuhan berbagai dan statuta itu mungkin mengontrol isi suatu catatan
mengenai kesehatan. Praktisi keterangan kesehatan juga akrab dengan kebutuhan data dari
berbagai organisasi dan para agen. Memahami aliran dari data dan keterangan sepanjang fasilitas
kesehatan pelayanan memastikan formulir itu atau program komputer didisain untuk
mempercepat komunikasi. Pengetahuan dari desain formulir dan input komputer / ilmu
pengetahuan tentang teknik keluaran juga membuat praktisi keterangan kesehatan tidak ternilai
di proses ini. Desain formulir memerlukan bahan pertimbangan dari unsur data, rekaletak fisik,
penyelesaian pengguna, terbuat dari kertas, dan cetak. Kontrol formulir meliputi barang
inventaris formulir, formulir identifikasi, revisi yang sudah ditelaah berkelanjutan, dan
pembelian.

DESAIN FORMULIR

Suatu format harus didisain untuk menjumpai penggunaan untuk ini yang adalah
dipergunakan. Satu bahan pertimbangan primer apakah formulir adalah biasanya data kumpul
atau keterangan laporan. Data adalah fakta mentah dan figur. Keterangan adalah data yang telah
diproses di beberapa etika penuh arti dan berguna. Ketentuan desain dasar termasuk:

1. Mempelajari tujuan dan penggunaan dari formulir desain ini dengan pengguna.

2. Formulir desain secara sederhana mungkin; hilangkan data atau informasi yang tak
perlu.

3. Pergunakan daftar kata-kata penting yang standar bagi seluruh unsur data, atau
sediakan definisi; label semua keterangan.

4. Meliputi petunjuk sebagaimana diperlukan untuk memastikan koleksi data atau

konsistensi penafsiran.

5. Butir data berurutan secara logika, dalam hubungan dengan sumber dokumen mereka
atau pada order dari penawanan mereka; sajikan keterangan pada satu etika yang
menangkap perhatiannya pembaca.

Formulir servis banyak kegunaannya. Formulir permintaan perawatan. Antara lain,

mereka mungkin memerlukan persetujuan berupa tanda tangan atau cap ibu jari, atau kartu
identifikasi untuk pengesahan. Koleksi formulir data dokumentasi lantaran terjadi. Formulir
laporan menuntut satu keputusan atau mengidentifikasi satu tindakan. Formulir juga
menginstruksikan pengguna apa untuk lakukan, untuk apa data harus dikumpulkan, dimana
memperoleh data, bagaimana caranya mengumpulkan ini, dan apa untuk lakukan ini. Formulir
tanggungjawab perbaikan dan mengidentifikasi rekaman untuk referensi berkas dan perdagangan
berjangka. Formulir standarkan, memastikan konsistensi di koleksi data dan penafsiran.
Barangkali yang paling penting, formulir hubungan. Antara lain, hasil dari pembahasan
diagnostik diserahkan dari laboratori ke ahli pengobatan, keterangan keuangan disediakan ke
eksekutive petugas pimpinan dari kantor administratif, dan sebagainya. Karena bentuk melayani
banyak penggunaan, masing-masing bentuk harus didisain ke penuh penggunaannya.

Sementara membentuk beban kerja kemudahan dengan memandu dan mengarahkan

formulir pengguna juga dapat tambahkan ke beban kerja. Formulir kumpul itu data yang tak
perlu orare sulit untuk melengkapi waktu pengambilan jauh dari aktivitas lain. Formulir itu tidak
dengan jelas dan dengan singkat menyajikan waktu pengambilan keterangan untuk
menginterpretasikan atau mevalidasi. Formulir harus ditelaah secara teratur untuk memastikan
bahwa mereka mudah untuk pergunakan, dibutuhkan untuk mengumpulkan semua data,
hilangkan koleksi dari data tidak penting, dan sajikan keterangan pada satu etika penuh arti.

Formulir yang lengkap sering terpakai oleh beberapa orang-orang berbeda, sehingga
daftar kata-kata penting pada formulir harus diketahui terhadap semuanya standar daftar kata-
kata penting harus dipergunakan dimana berada. Antara lain, Rumah Sakit seragam
Membebaskan Kumpulan Data (UHDDS) sediakan definisi standar untuk data biasanya
terkumpul di rumah sakit. Kumpulan data ini dideskripsikan di Bab 11 – Statistik Pelayanan
Kesehatan. Kumpulan data lain berada juga. Kalau satu definisi standar bukan dipergunakan atau
tidak berada, bentuk harus menyediakan definisi. Bahkan untuk biasanya data terkumpul penting
untuk menyediakan bimbingan. Antara lain, tanggal biasanya diberi suara dengan menulis nama
dua digit, tahun hari bulan format pada U.S. Di pengumpulan keterangan tanggal lahir
bagaimanapun, ini mungkin perlu untuk mempergunakan empat digit untuk tahun. Kependekan,
kode, dan ruang penyelamatan singkatan, tapi harus dipergunakan hanya ketika berarti mereka
jelas terhadap semuanya yang harus baca formulir. Sejak banyak formulir di fasilitas pelayanan
kesehatan telah menjadi “ umum,” atau buka ke inspeksi oleh lisensi, accrediting dan agen
pengatur, hukum, dan pasien atau wakil mereka, kependekan harus dihindari.

Urutan dari butir data pada formulir adalah penting yang lain sebagai bahan
pertimbangan. Masukan atur jarak pada tubuh dari satu formulir koleksi data harus disusun
sehingga mengijinkan satu penulisan berkepanjangan, mengetik atau operasi masukan – bentuk
sebelah kiri ke kanan dan teratas ke bawah. Butir data penomoran membuat lebih mudah
referensi dan lebih cepat servis sebagai satu referensi untuk arahan terperinci. Memasukkan data
pada formulir harus digolongkan oleh butir data terkait. Kalau lebih dari seseorang bertanggung-
jawab untuk melengkapi suatu format, data diisi oleh masing-masing individu harus digolongkan
pada formulir sesuai dengan urutan dari masukan. Data pada formulir juga harus tampak pada
order yang sama sebagai butir data serupa pada formulir lain atau rekaman dari yang mana atau
kemana data dicatat, atau pada order yang sama seperti data diharapkan didapat, didikte, dsb.
PERTIMBANGAN KHUSUS UNTUK DESAIN KERTAS FORMULIR

Meskipun aturan desain berlaku baik dalam bentuk kertas dan entri data layar komputer dan
laporan, ada juga perbedaan untuk mempertimbangkan dalam pembuatan formulir untuk dua media.
lima komponen utama biasanya ada pada formulir kertas. ada judul, memperkenalkan, petunjuk, tubuh,
dan penutup.

1. JUDUL

Judul termasuk di dalamnya judul tentang informasi formulir. Judul mungkin muncul dalam salah
satu dari beberapa tempat. posisi standar kiri atas, tengah, kanan atas, kiri atau kanan bawah.
dalam file kartu vertikal, misalnya, judul harus ditempatkan di bagian bawah formulir untuk memesan
bagian atas untuk mengisi data. di file tersebut judul harus berada di atas sehingga mengontrol informasi
yang bersangkutan dan dapat dilihat di bagian bawah. subjudul digunakan ketika judul utama perlu
penjelasan lebih lanjut atau kualifikasi, nama fasilitas perawatan kesehatan dan alamat harus dimasukkan
dalam judul.

Informasi lain tentang bentuk bentuk meliputi identifikasi, tanggal edisi dan nomor halaman. bawah -
margin kanan di lokasi yang terbaik untuk identifikasi bentuk dan tanggal edtion. di lokasi ini, merobek
ke dalam atau menghapuskan informasi dihindari jika bentuk dijepit di pojok kiri atas. bentuk identifikasi
juga terlihat jika bentuk terikat di atas atau di sepanjang sisi kiri. Lebar bentuk juga difasilitasi oleh
identifikasi bentuk memiliki di bagian bawah ketika membentuk terdiri dari beberapa halaman yang
terpisah atau kembali dicetak, identifikasi bentuk harus muncul di setiap sisi dan setiap halaman, dengan
cara ini, jika fotokopi satu sisi atau satu halaman terpisah dari yang lain, dapat dengan mudah
diidentifikasi. itu juga membantu dalam pemeriksaan yang tepat dari bentuk-bentuk dengan beberapa
halaman. tanggal edisi atau tanggal publikasi akan muncul pada setiap formulir.ini akan membantu
menentukan apakah pengguna edisi saat ini sedang digunakan dan membantu dalam diposisi itu

Ketika ada beberapa halaman dari suatu bentuk nomor.itu dapat diberikan sejumlah urutan. Bisa
dengan nomor atau abjad halaman dapat ditempatkan di sudut kanan atas atau kanan bawah sudut
formulir. ini akan membantu pencetak di meterials mengumpulkan itu untuk mencetak dan menyusun.
ketika merancang suatu bentuk lembaran yang membutuhkan kelanjutan dan jumlah halaman seperti tidak
diketahui kepada pengguna di awal, masing-masing halaman akan diberi ruang untuk penyisipan
halaman, seperti halaman_____tiap_____halaman"nomor halaman dan jumlah halaman bisa dimasukkan
dalam berjarak dari tempat mengisi formulir.
2. PENDAHULUAN

Pendahuluan menjelaskan tujuan form. tujuan yang diidentifikasi dalam penjelasan lebih lanjut title.when
diperlukan, pernyataan eksplisit dapat dimasukkan di formulir yhe untuk menjelaskan tujuannya

3. PETUNJUK

petunjuk umum harus singkat dan ditempatkan di bagian atas formulir.pengguna harus dapat segera
menentukan berapa banyak cetakan yang diperlukan; yang bagian, bentuk itu, dan siapa salinan yang
harus dikirim. Petunjuk terdapat di bagian kosong pada bagian depan. dari jika ada cukup petunjuk
jaraknya lebih rinci. Jika itu diperlukan, sisi cadangan formulir dapat digunakan, namun, sebuah referensi
untuk ini harus dimasukan dalam petunjuk umum instruksi setiap bagian .panjang juga jadilah
ditempatkan pada lembar terpisah atau buklet terpisah . petunjuk dapat diberikan sebagai perancang,
petunjuk administratif oleh fasilitas tersebut. instruksi tidak boleh ditempatkan di antara ruang masuk
karena yang memberikan bentuk akan muncul berantakan dan menghambat penyelesaian.

4. ISI

isi adalah bagian dari bentuk yang dikhususkan untuk pekerjaan substantif pertimbangan formulir. Harus
teliti bila memberikan susunan data yang diminta atau informasi yang diberikan yang meliputi
pengelompokan yang tepat, urutan, dan, aturan jenis desain, metode dan merekam.

Tepi -tepi menambahkan tidak hanya untuk penampilan bentuk dan kegunaan, tetapi kemampuan untuk
membangun fisik formulir. fasilitas reproduksi membutuhkan marjin ruang kerja untuk lubang sproket
yang memungkinkan kertas grippingof mekanik selama proses pencetakan, dan untuk pemangkasan
kertas ketika beberapa salinan sebuah formulir dicetak pada tepi minimum lembaran tersebut.A besar inci
2 / 16 harus dibiarkan di atas, 3 / 6 inci di bagian bawah, dan 3 / 6 inci di sisi. jika stok kartu digunakan,
setidaknya 1 / 8 inci harus diperbolehkan sebagai tepi pada spesifikasi semua sisi printer.untuk
memperoleh tepi ketika gambar untuk formulir adalah untuk masih ada ke tepi dari proses kertas atau
kartu. dan bentuk ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya penanganan.

Spasi- spasi mengacu pada ukuran area entri data ketika merancang bentuk dimana data akan dimasukkan
dengan mesin ketik, ikuti panduan ini.

jarak mendatar; memungkinkan inci 1 / 12 untuk elit atau 1 / 10 inci untuk tipe pica. 1 / 10 inci
mengakomodasi eithe elit atau pica dan memungkinkan untuk space. spasi diijinkan. Jika entri
maksimum tambahan yang diinginkan untuk mencegah penggumpalan data
 garis tegak. Ada adalah garis vertikal per inci pada standar mesin tik elite atau pica memungkinkan 1
/ 6 inci atau beberapa untuk setiap tyiping.if lineof mesin ketik eksekutif digunakan memungkinkan
5.28 garis tegak lurus per inci ikuti pedoman untuk jarak ditulis tangan

Jarak mendatar

memberikan inci 1 / 10 untuk 2 / 12 per karakternya

jarak tegak: ¼ inci previde sampai 1 / 3 inci ketika kotak desain digunakan, 1 / 3 inci diperlukan
Ketika bentuk dapat diisi oleh tangan atau dengan mesin ketik atau kombinasi keduanya, menentukan

Mendatar: tangan mengisi kebutuhan dan mesin tik ruang vertikal y spasi requiremen.the vertikal 1 / 3
inci akan mengakomodasi baik tangan atau dimasukan ke dalam mesin ketik

Aturan: sebuah aturan garis tegak lurus/ atau mendatar mungkin padat, putus-putus atau paralel
dekat yang beberapa tujuan. Bentuk aturan membagi menjadi beberapa bagian, langsung dengan panjang
yang diinginkan untuk memasukkan tanggal, panduan pembaca melalui komunikasi, dan menambah
menarik bentuk fisik (jika pengaturan benar). aturan yang sering digunakan untuk membentuk kotak,
desain kotak yang tersedia meningkat jarak pada bentuk sebanyak 25 inci persen.
kotak yang memakai dua cara desain utama, "garis" kotak and the "x" atau suara "kotak garis kotak .the
adalah serangkaian ketinggian rulesof sama, disusun secara horizontal pada sebuah baris, yang hanya
cukup lebar untuk mengisi-dalam data.when desainer dapat garis bentuk aturan vertikal pada baris ke
yang lain, menyajikan susunan yang teratur dan mengurangi stops.lenght tab dan lebar kotak harus
mengikuti pedoman untuk jarak rules.captions describbing entri dibutuhkan harus di sudut kiri atas dari
kotak atau tepat di atas kotak dalam hal garis kotak seluruh tersedia untuk memasukan data

"x" atau "suara" kotak persegi mulai dari 1 / 12 (untuk mesin ketik) atau 1 / 4 (untuk tulisan
tangan atau mesin ketik spasi ganda baris). luas yang cukup harus diperbolehkan antara setiap kotak
horizontal dengan data yang berlaku yang dicetak dan diperoleh.untuk berikutnya vertikal kotak kotak
harus mendahului data meskipun pengaturan lebih jelas dan lebih ordelyn if data ruang panjang veries.
ssesuatu mungkin akan hilang di bagian kanan cahaya orhevy aturan atau desain aturan ringan atau berat
atau desain sekitar bagian tertentu dari formulir atau sekitar entri membentuk perbatasan yang disebut
dapat menyorot section.if itu adalah sekitar entri formulir itu membuat lebih atraktif. pertimbangan
fungsional lain dari desain bentuk yang penghubung keluar dan penampilan. Penghubung keluar adalah
suatu cara eliminasi data dari satu atau lebih bagian dari beberapa bagian.

Ringan atau berat atau desain bentuk lalu di bagian tertentu atau di sekitar seluruh
formulir disebut perbatasan. Perbatasan dapat menyorot bagian. Jika itu adalah sekitar seluruh
formulir itu membuat lebih attracive. Pertimbangan fungsional lain dari desain bentuk yang
blokckouts dan penyaringan. Blockouts adalah suatu cara menghilangkan data dari satu atau
lebih bagian dari suatu bentuk mutiple-bagian dengan mencetak di atas ruang untuk dihilangkan
atau ditutupi. skrining atau bayangan adalah cara yang efektif untuk menekankan atau de
menekankan daerah tertentu dari. Jika dilakukan dalam warna yang sama dengan mencetak pada
formulir, memberikan ilusion dari warna kedua. jika dilakukan dalam warna yang terpisah, itu
menjadi sinyal cerah.

Jenis-jenis gaya gaya imortant dalam hal pembacaan dan kekhasan. Untuk setiap
membentuk satu, yang terbaik adalah untuk menjaga beberapa ukuran yang berbeda dan gaya
Type untuk minimum. Item sama pentingnya harus dicetak dalam jenis yang sama sepanjang
seluruh formulir. Biasanya, tipe miring dan bodface harus digunakan untuk penekanan, tetapi
terbatas pada kata-kata di mana stres khusus diperlukan

metode perekaman. bentuk yang paling diproduksi oleh handm diketik atau komputer dicetak.
Metode perekaman data lain meliputi pengenalan karakter opticl dan kode bar, yang berfungsi
sebagai masukan langsung ke dalam komputer, dan pelacakan yang dilakukan oleh perangkat
pemantauan. Selain prinsip-prinsip umum f tuhan bentuk desain, pertimbangan khusus dari
peralatan kode OCR atau bar dan tata letak adalah pertimbangan penting.

5. TUTUP

atas komponen utama terakhir dari formulir kertas adalah tutup. Ini adalah ruang untuk
otentikasi atau menyetujui tanda tangan

PERTIMBANGAN KHUSUS UNTUK KONSTRUKSI BENTUK KERTAS

Selain komponen yang unik untuk desain kertas formulir, ada juga pertimbangan
konstruksi. ini termasuk: menciptakan master, fisik buiding dari bentuk, tinta, kertas,
carbonizing, dan metode duplicting. Karakteristik konstruksi Sebagian besar bentuk yang agak
teknis di alam, dan mungkin diinginkan atau diperlukan untuk berkonsultasi dengan printer
profesional sebelum keputusan akhir tentang konstruksi form dibuat. Namun, perlu bagi praktisi
informasi kesehatan untuk memahami pertimbangan yang mendasari dalam rangka menjelaskan
fasilitas perlu printer
Menciptakan Master
setelah isi form diputuskan, master harus diciptakan dari yang salinan formulir akan
diduplikasi. bentuk mungkin hanya diketik atau kata diproses, dengan aturan digambar dengan
tangan. Ini hanya boleh dilakukan untuk bentuk yang digunakan secara eksklusif di rumah, dan
umumnya kemudian hanya secara sementara.

bentuk tikar diberi mengeset profesional. typesetting biaya peralatan dari $ 50.000
sampai $ 500.000; perusahaan sehingga pencetakan atau profesional lain harus melakukan
layanan ini. typesetting izin jarak proporsional dan kerning (penyesuaian jarak antara garis),
lebih dari satu jenis gaya dan ukuran pada bentuk, integrasi teks dan gambar (yaitu, gambar
garis, foto, dll), dan skala gambar dan halftoning (proses mengkonversi gambar nada kontinu ke
salah satu terdiri dari titik-titik dalam rangka untuk mencetak gradasi nada). Ketika sebuah form
untuk mengeset, informasi kesehatan ractitioner atau bentuk manajer harus bekerja sama dengan
penata letak untuk memilih karakteristik desain. fasilitas perawatan healt sering akan memiliki
lembar spesifikasi menggunakan yang mendefinisikan standar untuk typesetting jenis tertentu
bentuk untuk memastikan konsistensi.

Perangkat lunak desktop publishing memungkinkan fasilitas perawatan kesehatan baik

untuk mempersiapkan teks untuk tyesetting atau untuk menghasilkan menguasai pada printer
komputer berkualitas tinggi. perangkat lunak penerbitan desktop tersedia untuk digunakan pada
mikrokomputer. memungkinkan pengguna untuk mengatur, secara langsung pada komputer,
gambar nd txt dalam ukuran yang sama dan appearnce seperti pada salinan akhir. dengan cara
ini, pengaturan akhir diputuskan sebelum mengirimkan ke typesetting. Desktp perangkat lunak
penerbitan menggunakan teks diproses wor disimpan dalam file komputer. kemudian
menambahkan kode yang menghasilkan berbagai eatures diinginkan. Gambar dapat dibawa ke
desktop perangkat lunak penerbitan sebuah gambar scanner throughh dan garis (seperti aturan)
dapat dibuat secara langsung dalam program penerbitan desktp.......

output dari desktop publishing tergantung pada kualitas salinan yang diinginkan. Para
diference bertween typesetting profesional dan printout komputer sebagian besar resolusi (yaitu,
berapa banyak titik yang digunakan untuk membentuk charcter a). printer laser menghasilkan
karakter pada 300 titik per inci, sementara typesetters menghasilkan output pada 1270-2540 titik
per inci. Output dari printer laser dapat memberikan kualitas yang sangat memuaskan untuk jenis
certin bentuk atau dosuments lainnya. masalah dengan resolusi (seperti bergerigi penampilan-
kadang hanya terlihat melalui kaca pembesar) agak tergantung pada jenis printer laser dan kertas
yang dokumen dicetak. fitur lain dari printer laser, yang berjalan di harga dari $ 650 atau kurang
untuk sebanyak $ 25.000 atau lebih untuk printer kualitas yang sangat tinggi komersial, termasuk
ukuran memori dan halaman deskripsi ketersediaan Languange. Fitur-fitur ini berdampak pada
kemampuan untuk mencetak halaman penuh pada satu waktu, dan ukuran gambar yang dapat
incrporated menjadi teks.

Struktur fisik dalam bentuk formulir

Struktur fisik dalam bentuk formulir mengacu pada ukuran dan sifat khusus. Ini adalah
bentuk umum praktek yang baik untuk menggunakan bentuk ukuran standar, terutama jika harus
diajukan atau difotokopi. Keputusan tentang faktor-faktor seperti bentuk ukuran, data lokasi pada
formulir, dan lokasi dari lubang atau perangkat pengancing lainnya pada bentuk dipengaruhi oleh
jenis peralatan yang digunakan untuk bentuk-bentuk proses dan sistem pengarsipan yang
digunakan. Mencetak pada sisi sebaliknya dari bentuk pertimbangan lain yang berkaitan dengan
berat kertas fotokopi dan pertimbangan fisik.

Struktur fisik bentuk formulir yang sangat penting dimana ada kebutuhan untuk membuat
duplikat dalam satu artikel. Jumlah salinan dari bentuk formulir harus mengandung sesuatu yang
tergantung pada yang membutuhkan salinan dan ketika salinan tersebut diperlukan. Multi-salinan
formulir untuk membeli pasokan cepat salinan, tetapi biasanya tidak lebih dari 10-12 (dan
bahkan kurang jika menggunakan tulisan tangan) dapat direproduksi dengan jelas. Multi-salinan
formulir hanya membutuhkan penulis tunggal, meminimalkan kesalahan, membantu untuk
mencapai keseragaman, dan menghemat waktu dan biaya fotokopi. Namun, yang terbaik adalah
untuk menjaga jumlah minimum salinan, untuk kelebihan kertas cenderung untuk berkontribusi
pada inefisiensi. Ketika merancang multi menyalin formulir, rounting instruksi harus
ditempatkan di bagian bawah formulir.

Beberapa salinan dapat direproduksi sebagai bentuk atau set terus menerus atau strip.
membentuk satu set beberapa salinan dari formulir, dan precollated prefastened. Satu set unit
yang ditentukan bentuk diselenggarakan bersama dengan menempelkan (padding) di satu sisi.
Satu set atau set rintisan snapout adalah jumlah salinan yang diselenggarakan bersama oleh suatu
tulisan rintisan berlubang, yang mungkin termasuk memasukkan karbon. Setelah set percontohan
selesai, sub adalah menyerap di satu tangan, dan bentuk salinan terpisah. Stub dapat disudut atau
dari atas ke bawah, secara keseluruhan atau di samping untuk membentuk. Satu set fanfold
adalah satu di mana semua bagian dicetak secara bersamaan pada satu lembar kertas fotokopi
kemudian dilipat kembali dan sebagainya ke dalam satu set seperti akordeon. Kelanjutan dari
formulir atau bentuk formulir dicetak dari gulungan kertas tunggal, setiap bentuk terpisah dari
bentuk berikutnya dengan horisontal berlubang, terus menerus diinginkan untuk pengolahan
terus-menerus melalui mesin tik atau komputer, dan sering menekan pada satu atau kedua margin
untuk kemudahan feding mesin .

Satuan Set Stub Snapout Set Fanfold Set Terus menerus, Path

Gambar. 2. Jenis Set Formulir

Biasanya bentuk formulir untuk memecahkan masalah yang paling pengikat karena bentuk-
bentuk yang diselenggarakan bersama secara bertopik atau perforasi sampai decollated.
Perangkat yang paling sering digunakan adalah pengikat crimp, kertas kecil mati-memotong
kertasnya melalui semua kekuatan kertas sehingga sedikit menonjol ke dalam salinan
keberhasilan atau karbon; menempatkan tepi salah satu atau kedua bersama-sama untuk dapat
membentuk, menjahit dengan jarum dan benang yang benar-benar; kertas -di-slot, dan staples.

Tinta

Meskipun banyak bentuk yang dicetak dalam standar tinta hitam, pertimbangan dapat
diberikan untuk menggunakan tipe khusus dari tinta atau kertas tinta yang dipilih harus
memberikan kontras yang tepat untuk jejak kertas dan harus memberikan warna yang jelas,
seragam dan halus. Proses pencetakan yang spesifik membutuhkan jenis tinta tertentu
Penggunaan lebih dari satu warna tinta menambah biaya dan mempersulit bentuk fotokopi,
mikrofilm, dan dipindai ke sistem pencitraan optik.
Kertas

Ada lima sifat fisik kertas yang perlu diperhatikan dalam bentuk merancang kertas. Ini
adalah berat, kelas, biji-bijian, penyelesaian dan warna. Properti ini terkait dengan daya tahan
permanen, kualitas penulisan, kemudah dalam baca, dan mikrofilm, ketetapan mengacu pada
berapa lama kertas dapat disimpan. Daya tahan berhubungan dengan kemampuan seseorang
untuk menangani banyaknya kertas. Kualitas kertas juga mempengaruhi kemampuan seseorang
untuk menulis dengan cepat dan lancar dan kemampuan kertas untuk menerima tinta dari
perangkat cetak. Kemampuan untuk menghapus atau menerapkan tinta cair juga ditentukan oleh
interaksi kertas dengan cahaya, jumlah cahaya dari kertas. Jenis kertas juga mempengaruhi
mikrofilm, beberapa warna, penyelesaian, jenis percetakan, mikrofilm dan ukuran cetak.

Kertas ini biasanya dijual tergantung dengan beratnya. Kadang-kadang disebut sebagai
berat zat atau saham. Rim adalah ukuran umum untuk jumlah dan berkitar antara 500 lembar
kertas. Jadi berat kertas mengacu pada berapa banyak pon 500 lembar ukuran kertas yang tebal.
Pengaruh berat kertas permanen, daya tahan, kualitas menulis, dan kemudahan untuk dibaca.

Nama kertas sering diberikan dengan berat umum kertas. Kertas bond adalah istilah yang
diterapkan pada hampir semua bentuk cetak dan reproduksi kertas 11-24 pound. Mereka relatif
kuat dan bersih, dan memiliki sistem penghapusan yang baik , mencetak, dan kualitas permanen.
Kertas berjenis 7 cahaya-tto £ 1 kertas, sering disebut sebagai "jaringan". Hal ini biasanya
digunakan untuk menyalin. Kertas berat sama dengan kertas transparan, "keriput" sama dengan
kulit bawang. Kertas Ledger adalah lebih berat dari kertas bond (24-36 kilogram) dan memiliki
kualitas luar biasa yang jelas, umumnya digunakan untuk fungsi akuntansi dan pembukuan dari
mesin, Bristol, kartu pos, papan, tag, duplikasi, keamanan, dan jenis kertas lainnya merupakan
kertas umum .

Kertas kelas mengacu pada kualitas kertas dan terutama didasarkan pada jenis bahan
yang digunakan dalam proses manufaktur. Kertas terbuat dari kain, pulp kayu mekanik, pulp
kayu sulfit, pulp soda, dan pulp sulfat kayu, digunakan dalam jumlah yang bervariasi, tergantung
pada jenis kertas yang diinginkan. Nilai yang dipilih untuk membentuk tergantung pada hal-hal
seperti bentuk kehidupan, jumlah penanganan, dan penampilan. Secara umum, isi dari kain lebih
baik, semakin lama kualitas kertas.

Sebuah tanda air pada kertas dapat membuat tanda yang tembus pandang apabila terkena
cahaya. Tanda air akan digunakan di kertas untuk membuat dan menyajikan identifikasi kualitas
dan pabrikan dan atau mengenali pengorganisasian penggunaan kertas pada akhirnya. Tanda air
(watermark) umumnya digunakan pada kertas dengan kualitas yang bagus.

Butiran kertas dapat menunjukan serat kayu yang digunakan untuk membuat kertas.
Butiran kertas juga bisa menentukan tingkat kekakuan kertas. Hal ini akan menjadi pertimbangan
apakah formulir akan dibuat menggunakan mesin ketik, printer atau mesin fotocopy.

Kesempurnaan dari kertas tertuju pada lapisan bahan kimia yang dipakai pada kertas.
Kondisi permukaan kertas dapat menjadi kasar (kurang sempurna), licin (hampir sempurna) atau
bahkan mengkilap (sangat sempurna). Salah satu criteria sempurnanya sebuah kertas adalah
adanya penggunaan bahan elektrostatik yang digunakan pada mesin fotocopy dan electrostatic
lain yang terdapat pada peralatan elektronik yang dapat menjaga lembaran kertas tidak saling
menempel antara yang satu dengan yang lainnya dan dapat dipakai dialat itu dengan baik.

Pewarnaan kertas pada formulir secara rutin/ sering diharapkan dapat member keamanan
yang kuat, sebuah identifikasi yang unik dan arti yang sederhana untuk menangani
pemfasilitasan formulir. Bagaimanapun, mewarnai kertas biasanya memerlukan dana yang lebih
banyak dibandingkan hanya menggunakan kertas putih (tanpa warna). Perbedaan ini harus
mempertimbangkan adanya beberapa warna yang sulit dibaca dengan warna yang lainnya. Ada
beberapa warna yang tidak dapat difotocopy, menggunakan microfilm atau dipindai pada system
gambar optic secara efektif. Solusi untuk masalah ini adalah dengan menggunakan pewarnaan
atau penyaringan.

Carbonizing

Carbonizing atau penggandaan adalah salah satu pertimbangan dalam membuat kertas
formulir. Carbon dapat diperolah dalam beberapa hari : dengan memasukan karbon kertas
dengan menggunakan tangan, karbon yang satu digunakan untuk formulir dan yang lainnya
untuk dipakai pada mesin (karbon yang terapung). Titik titik dari lilin karbon digunakan untuk
bagian belakang formulir selama proses pembuatan di pabrik (ideal untuk penggandaan secara
selective). Kertas tanpa karbon (NCR : No carbon required) / tidak memerlukan karbon)
menghilangkan kotor yang karena karbon. Formulir ini dicetak di kertas yang memiliki bahan
kimia pada kedua sisinya. Eksemplarnya akan didapat secara serempak sama seperti tulisan atau
formulir yang aslinya, sama seperti tipe kertas karbon. Walaupun hal ini lebih mahal disbanding
memakai kertas karbon, para pekerja/ buruh dibayar untuk memasukan karbon, membersihkan,
dan lain lain. Dan seringkali lebih baik daripada memakai kertas tanpa karbon.

Metode Duplikasi

Tanggung jawab utama dari perancang formulir adalah menentukan tingkat ekonomikal
atau cara praktis memproduksi formulir dalam jumlah yang diinginkan. Utamanya, ada 3 cara
utama untuk memproduksi ulang formulir: proses duplikasi di kantor, pencetakan secara
komersial, dan pembelian formulir standar.

Proses duplikasi dikantor memerlukan 2 langkah: persiapan dari salinan utama dan
menggunakan tiruan utama yang telah disalin sehingga dapat memungkinkan sangat mudahnya
proses penduplikasian, tetapi sejauh ini hal ini sangat mahal. Kecuali jika hanya membuat 1 kali
percobaan pencetakan dalam skala yang besar dan hal itu tetap harus dipertimbangkan. Semangat
penduplikasian adalah sebuah proses dari penggunaan tinta duplikat pada kertas untuk
mempersiapkan master dan melakukan penyalinan pada mesin duplikasi yang dapat mentransfer
tinta pada kertas yang datar. Hal ini dapat diterima sebagai aturan untuk memproduksi ulang
formulir dalam jumlah kecil (200-300) untuk intra-deparmental, menggunakan single sheet.
Dittotes mudah untuk dipersiapkan, ekonomis tetapi memiliki tampilan yang kurang menarik.
Duplikasi stensil lebih sering digunakan, khususnya untuk fomulir yang akan diganti. Persiapan
utama adalah sebuah lilin khusus dari kertas stensil dan kemudian di gunakan dengan melalui
mesin cetak untuk memproduksi salinan pada kertas datar. Sebanyak 300 sampai 3000 lembar
salinan dari formulir utama dapat dicetak. Salah satu batas dari metode duplikasi stensil adalah
banyaknya peraturan yang ada, hanya ada beberapa salinan yang dapat diproduksi dengan bagus.
Kerugian dari proses penyalinan yang melebihi kecepatan, keragaman dan kemampuan
memproduksi salinan dengan bersih dan salinan yang tajam. Kerusakan peralatan biasanya
ditemukan di tempat percetakan dengan fasilitas dan peralatan yang banyak. Metode ini dapat
memproduksi 100.000 salin. Kertas utama dapat dipersiapkan di mesin ketik atau dengan
menggunakan kembali beberapa merek, tetapi tidak semuanya. Metal master harus dipersiapkan
dengan mesin khusus. Ini dapat digunakan kembali dan khususnya dapat digunakan untuk
formulir khusus yang dicetak dalam tipe dan ukuran yang berbeda dari formulir biasa.

Dari lempengan metal dari tataruang yang asli dan penempatan diatas tempat mencetak.
Hasil pencetakan sangat mudah dibaca, memiliki kualitas tinggi dan memungkinkan
ditambahkannya warna extra pada formulir. Di kasus yang biasanya muncul, proses operasi lain
seperti pencampuran, pelubangan, penyusunan, menyisipkan karbon antar halaman, dan proses
pemberian nomer akan selesai secara simultan dalam proses pencatakan. Dua dasar metode
pencetakan komersial yang digunakan: penekanan pada isi atau menaikan tipe, dan mengganti
kerusakan yang sama dengan kerusakan duplikasi kecuali jika penekanan lebih besar lebih cepat
dan dapat ditangani dengan banyak cara.

Pembelian formulir standar dari sebuah perusahaan percetakan adalah pilihan ketiga dari untuk
mendapatkan formulir. Pembelian atau memproduksi formulir dengan cara ini umumnya lebih
mura dibandingankan dengan mencetaknya secara komersial, walaupun lebih mahal daripada
metode duplikasi. Selama ‘’ kerusakan pencetakan’’ ukuran formulir dapat dibuat menjadi lebih
luas, seperti pencetakan nama dalam formulir fasilitas kesehatan, dan biasanya mengorbankan
flexibilitas dan keunikan dari formulir.

Pertimbangan special dari pembuatan formulir dengan Komputer

Ada dua pertimbangan utama yang unik pada pengumpulan data dan pelaporan informasi
dengan menggunakan computer: the screen format or layout dan printout.

Screen Format

Komputer telah mengganti konsep konvensional formulir karena computer telah memiliki
kecocokan dengan data data dan gambar gambar di layar computer, bukan dalam format
formulir. Selama hal itu dianggap benar untuk memasukan format data yang dapat di
deskripsikan, disimpan, dan pengembalian informasi yang mungkin dapat digunakan pada
system informasi computer, elemen data yang memiliki cirri cirri khusus, sekali pengambilan,
jangan memperbaiki hubungan antar dokumen.
Berfokus pada elemen data dalam desain formulir dengan format dari computer. Sebagai
gantinya dapat dipertimbangkan batas jumlah formulir yang dicetak dengan standard komplek
dari menentukan element data, jumlah virtual yang tanpa batas dari format variable yang mana
bisa disesuaikan untuk informasi yang spesifik, komunikasi diperlukan dengan
mempertimbangkan kemampuan computer. Lagipula, dengan menggunakan windows dan
perangkat lunak untuk gambar yang tidak terorganisasi yang memperbolehkan pengguna untuk
membuat sendiri desain formulir yang mereka inginkan dengan sentuhan jari pada mouse (layar
sentuh) atau dengan tombol keyboard yang fungsional.

Teknologi computer telah sampai pada titik dimana formulir tidak lagi sederhana
“otomatis” tekhnologi ini dibuktikan sekitar tahun 1960s sampai dengan 1970s. Hubungan yang
terstructur dan hirarkis yang seharusnya diproses secara manual dalam hubungan dengan
lingkungan dan focus dengan demikian desain harus menjamin pentingnya data yang diambil.
Logika yang ada pada program computer harus tepat dengan data yang masuk walaupun data itu
dapat masuk secara berurutan.

Sebuah contoh dari perubahan desain formulir pada desain formulir dengan
menggunakan computer dapat diilustrasikan di rumah sakit agar dapat diakui. Di lingkungan
manual, ada dua lusin pegawai administrasi rumah sakit yang mewawancarai pasien atau terkait
dalam mendapatkan demografi yang penting dan asuransi data yang telah sesuai dengan bentuk
formulir. Kadang kadang sebuah lembar kerja harus dipersiapkan di kantor dokter atau diberikan
kepada pasien data yang telah di berikan oleh pihak rumah sakit. Hak izin dari rumah sakit harus
sering diminta untuk diberikan salinannya ke ruang suster/ perawat, kantor bisnis, izin izin dari
pihak lain. Kadang kadang formulir itu dapat diidentifikasi di ruang dokter sendiri, atau dengan
pemberitahuan terlebih dahulu, rumah sakit dapat memperolah data dari pasien melalui telpon
untuk memajukan dan pencatatan formulir. Kertas formulir harus menghilangkan subject,
memihak atau dihancurkan, dan tidak terbaca, tidak lengkap,dan data yang belum waktunya.

Ketika proses otomatis yang pertama, layar computer utama akan berubah menjadi
formulir. Sifat yang mudah dibaca telah meningkatkan dan memberi kesempatan dari hilang atau
rusak akan kurang secara signifikan. Rumah sakit harus tetap mengontrol data yang masuk yang
sangat utama secara manual untuk menyelesaikan formulir.
 Sekarang ini tekhnologi computer telah diperbolehkan dokter berada di bagian gawat
darurat, atau lokasi lain secara elektronis yang telah diizinkan dan menyediakan data dengan
format disetujui oleh tempat itu. Suatu hari pasien dating ke rumah sakit dengan membawa
‘’smart card (kartu pintar)’’ yang menyediakan identifikasi, asuransi dan bahkan informasi yang
merupakan hasil langsung dari data yang masuk ke proses pemberian izin yang sama baiknya
dengan pengambilan sejarah klinis. Tidak ada formulir atau layar yang masuk diperlukan
semuanya, atau ……..

Mengakui layar petugas dapat menampilkan hanya meminta spesifik untuk data yang
kurang pada pasien tertentu. Setelah pasien diakui, dokter dapat menggunakan layar yang berisi
menu pull-down untuk memilih jenis entri data atau pengambilan yang diinginkan, atau mouse
dapat digunakan untuk titik untuk menampilkan teks atau grafis untuk data yang harus input atau
output . Sambil melihat salah satu subset dari data pada pasien, dokter juga dapat melihat jendela
yang berisi data dari subset yang lain, atau bahkan data pada pasien ibu.

Sistem seperti itu, bagaimanapun, memerlukan pembangunan kontrol data elemen dan
mengabaikan. Sementara departemen mengakui mungkin diperbolehkan untuk menimpa data
yang cepat tertentu yang memerlukan, bahwa data yang hilang, jika kritis, harus ditangkap
kemudian. Sebuah laporan pengecualian data yang hilang dapat dihasilkan pada suatu hari, atau
pengolahan debit mungkin tidak diperbolehkan dengan-keluar masuknya data yang hilang.
Dokter memasuki ujian sejarah dan fisik mungkin diperlukan untuk menanggapi setiap elemen
data minimum yang ditetapkan sebelum keluar sistem. Dengan demikian bentuk-bentuk desain
telah bergeser tidak hanya untuk format layar komputer tetapi komputer desain logika juga.

Cetakan

Printout mengacu pada setiap produk kertas dari sebuah komputer, yang mungkin salinan
data yang dimasukkan, sebuah "dump" dari file atau isi catatan atau laporan menampilkan data
yang telah diproses menjadi informasi yang berguna. Pertimbangan sehubungan dengan cetakan
meliputi distribusi dan dengan demikian kerahasiaan penyimpanan eksemplar, dan desain
bentuk.
 Karena ada hambatan budaya, hukum, teknis, dan administratif masih banyak berdiri di
jalan yang benar paperless masyarakat, hasil cetakan lebih banyak daripada yang mungkin perlu
dihasilkan. Praktisi informasi kesehatan manajemen harus mengambil peran aktif dalam
mengembangkan kebijakan untuk pencetakan, distribusi, penyimpanan, dan penghancuran
cetakan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan termasuk kerahasiaan informasi dalam
printout, ketersediaan terminal, tujuan printout, retensi data dalam sistem komputer, bentuk-
bentuk alternatif penyimpanan, dan ketersediaan Shredders.

Desain bentuk cetakan juga merupakan faktor penting. Sementara layar komputer dapat
menampilkan data dengan daya tarik visual seperti. Tidak semua printer dapat mencetak grafis.
Laporan generator yang memungkinkan pengguna untuk menghasilkan cetakan disesuaikan,
bahkan dari data dalam basis data yang berbeda, agak memakan waktu untuk digunakan. Dengan
demikian, banyak dari apa yang dicetak dari komputer tidak dalam format yang sangat
diinginkan. Tanpa menggunakan generator laporan, komputer mencetak data tanpa margin,
aturan, judul atau karakteristik desain lainnya. Praktisi informasi kesehatan mungkin perlu untuk
melihat bahwa program-program yang menghasilkan informasi yang mencakup setidaknya
minimal karakteristik desain jika pengguna tidak ingin menggunakan generator laporan untuk
membuat format sendiri.