NOTULEN

Acara : Evaluasi Monitoring Aplikasi Helpdesk

Hari/ Tanggal : Selasa / 9 April 2019
Waktu Rapat : Pkl. 09.00 WIB s.d. selesai

Wakil Direktur Umum dan Keuangan (Fathul Korib AS, S.I.P., M.M.,M.Si) :
1. Untuk admin IPS RS dan admin K3RS perlu melakukan record atau mencetak
laporan masalah yang masuk ke aplikasi helpdesk.
2. Admin IPS RS dan K3RS juga harus aktif mengingatkan kembali petugas yang
telah ditunjuk untuk menyelesaikan masalah di lapangan
3. Setiap admin harus mempunyai akun helpdesk
4. Perlu dibuat SOP tentang tata cara dan alur admin dalam mengelola aplikasi
helpdesk
5. Untuk PPTK dan PPK perlu notifikasi di akun mereka untuk mengetahui adanya
tindak lanjut khusus pengadaan sarana untuk menyelesaikan masalah
6. Untuk K3 Unit harus memberikan laporan yang detail dan jelas mengenai apa
yang rusak dan lokasi kerusakan.
7. Ada notifikasi untuk K3 Unit di setiap ruangan jika ada yang melapor masalah di
ruangan K3 unit berada
8. Admin mencetak laporan masalah atau riwayat tiket untuk menjadi bahan
pertanggungjawaban Ka.Unit ke PPTK/PPK
9. Penambahan info jabatan pada nama agen sehingga pelapor mengetahui secara
detail akan ditugaskan ke siapa tiket tersebut
10. Baik pelapor atau terlapor harus detail dalam mencatat masalah yang terjadi
dan dilampirkan potonya karena riwayat tiket tersebut akan menjadi bahan atau
dasar permintaan ke pengadaan/PPTK/PPK
11. Untuk Ka. Instalasi perlu di cek apa kendala yang terjadi sehingga tiket belum
ditutup / belum selesai.
12. Admin IPS-RS, admin K3RS, PPK, dan PPTK dapat mencetak laporan dan atau
riwayat tiket.
13. Instalasi IT memberikan laporan jumlah tiket yang selesai dan belum selesai tiap
bulan kepada Wadirum dan Keuangan
14. Monitoring dan evaluasi implementasi helpdesk dilakukan 1 bulan sekali
15. Tim K3RS untuk selalu memonitor unit mana yang tidak aktif dalam melapor
16. IT membuat usulan ke diklat gterkait IHT helpdesk ke pegawai RSUD
Palembang BARI
Ka.Unit Listrik (Ahmad) :
1. Diharapkan IPS RS degera difasilitasi sarana untung mendukung monitoring
aplikasi helpdesk di ruangan
2. Setelah masalah selesai dikerjakan petugas, siapa yang berwenang untuk
menutup tiket tersebut
3. Pelapor diharapkan memberi tahu detail lokasi dan jenis kerusakan baik kepada
rekan ruangan atau pelapor tiket.
4. Bentuk dari bahan pertanggungjawaban untuk membeli barang jika melapor
melalui aplikasi helpdesk seperti apa
5. Ka. Unit memilikki akses untuk membuat laporan atau tiket bukan hanya
menerima tiket pelaporan

Ka. Instalasi IT (Imron) :

1. Dibutuhkan sarana untuk melakukan monitoring halpdesk di IPS RS seperti Wifi,
TV, dan mini PC
2. Salah satu fungsi aplikasi helpdesk ialah sebagai catatan sendiri tugas- tugas
apa saja yang akan diselesaikan
3. Tim PPK/PPTK harus aktif memonitoring aplikasi helpsdesk juga karena ada
beberapa masalah yang perlu tindakan khusus dalam pengadaan sarana nya.
4. Untuk penutupan tiket bisa dilakukan oleh pelapor atau petugas yang terkait.
5. Ada fitur buka kembali tiket jika pelapor merasa masalah belum diselesaikan
sepenuhnya oleh petugas
6. Untuk kondisi khusus yang membutuhkan pengadaan sarana, Ka. Unit atau
petugas terkait dapat melemparkan tugas ke PPK/PPTK
7. Setelah barang atau sarana telah tersedia, PPK/PPTK melempar kembali tugas
ke Ka.Unit atau petugas terkait

PPK/PPTK (Muhtadi) :
1. Riwayat tiket agar bisa dicek dan dicetak sebagai dasar bahan permintaan
2. Pada saat kondisi bagaimana PPK/PPTK dapat melihat masalah tersebut
membutuhkan sarana
3. Diharapkan pelapor dapat mencatat dengan detail permasalahan, alasan, dan
spesifikasi alat yang dibutuhkan untuk memperbaiki kerusakan tersebut
Admin Komite K3RS (Tresna Paslah) :
1. Laporan yang ada belum diteruskan ke akun admin IPSRS, diharapkan masuk
ke Admin dulu baru ditugaskan ke unit terkait.
2. Untuk laporan perhari agar bisa dapat dicetak dari aplikasi sehingga tidak perlu
membuat ulang lagi.
3. Diharapkan nantinya akun admin dapat menerima notifikasi langsung tanpa
harus login terlebih dahulu di aplikasi (contoh: melalui chat whatsapp)

Mengetahui,
WADIR UMUM DAN KEUANGAN, NOTULIS,

FATHUL KORIB, AS.,SIP.,MM.,M.Si RIZKI OKTRIVIALINI, S.Kom

Pembina Tingkat I 911028201612617
NIP 196301011990031010