PUBLIC RELATIONS DAN EXTERNAL PUBLIC RELATIONS

Makalah

OLEH

CINDY TRISDIANI : 1805905030019

LUDVIVIA RAMAGITA HUTAGALUNG : 1805905030034

SITI MAIMUNAH : 1805905030006

DOSEN PENGAMPU : RENI JULIANI,, S.I.Kom., M.I.Kom

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS TEUKU UMAR

ACEH BARAT

2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga saya dapat menyusun makalah ini sehingga selesai, Salawat
beriring salam kepangkuan Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa kita
dari alam jahiliyah kepada alam yang penuh ilmu pengetahuan seperti saat ini.
Makalah ini berjudul “Public Relations dan External Public Relations”.

Akhirnya penulis menyadari masih banyak kekurangan dan masih jauh dari
kesempurnaan karena keterbatasan buku maupun kemampuan penulis sendiri dalam
mencari dan mengolah data yang ada, maka penulis menerima kritikan dan saran
yang sifatnya membangun demi kesempurnaan skripsi ini kedepannya. Atas segala
bantuan, bimbingan, dan pengarahan yang telah diberikan kepada penulis sekali lagi
penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Semoga Allah SWT dapat
membalas semua kebaikannya. Amin.

Alue Peunyareng, !3 September 2019

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Public relations sebagai usaha yang direncanakan secara terus-menerus

dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal-balik
antara organisasi dan masyarakat. Pengertian timbal-balik itu menuntut penghargaan
terhadap kekuatan dan kelemahan, peluang, sasaran dan pengakuan atau penerimaan
terhadap kebutuhan setiap kelompok yang mempunyai kepentingan di dalamnya.
Sedangkan proses komunikasi dalam public relation adalah proses dari kedua belah
pihak, yang membutuhkan perhatian lewat mata, telinga, dan mulut.

Sasaran utama dari public relations modern ini yaitu sekelompok orang baik
dalam satu wilayah maupun yang tersebar, namun mempunyai satu kepentingan atau
masalah yang sama dengan memerlukan penyelesaian.

Dua macam public ini yakni :

1. Internal public, yang terdiri dari orang-orang yang berada dalam lingkungan
organisasi atau Badan Usaha.

2. External public, yaitu orang atau kelompok orang yang berada diluar organisasi,
namun mempunyai kepentingan dan masalah dalam hubungan organisasi tersebut.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud dengan Publik Relation Eksternal?

2. Apa saja kegiatan seorang Publik Relation Eksternal?

C. TUJUAN PENULISAN
Tujuan penulisan makalah dengan judul Publik Relation internal dan eksternal yakni
sebagai berikut:

1. Agar kita lebih mengetahui apa yang dimaksud dengan Publik Relation eksternal,

2. Agar kita mengetahui apa saja kegiatan yang ada dalam publik relation eksternal.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Kegiatan-kegiatan Publik Relation (PR)

Kegiatan humas (PR) pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan

berbagai macam simbol komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
Kegiatan komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan oleh
komunikator kepada komunikan secara tertulis dan lisan.

Kegiatan komunikasi verbal dibagi menjadi dua yakni sebagai berikut:

a. Komunikasi verbal tertulis, diantaranya:

1. Pekerjaan menulis Proposal

2. Menulis Artikel

3. Menulis untuk Presentasi

4. Membuat Rekomendasi

5. Menulis untuk Pres

b. Komunikasi verbal lisan, diantaranya:

1. Jumpa Pres

2. Guest Guide (open house)

3. Announcer

4. Presenter

5. Deks Information
Sedangkan kegiatan komunikasi nonverbal adalah sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan Pameran

2. Seminar

3. Spencial Event

4. Riset (penelitian)

Kegiatan terbesar humas adalah menulis, editing, media relation, spesial

event, berbicara produksi, riset, programming dan konsultasi. Sedangkan kegiatan
dengan penggunaan waktu terbesar adalah untuk koordinasi, perencanaan dan
negosiasi.

Kegiatan seorang humas yaitu merancang pesan tematik agar pesan yang di
sampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman atau keterkaitan pesan, melakukan
segmentasi media (seimbang antara media cetak dan elektronik), melakukan
komunikasi interaktif seperti rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui
telepon, menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan
pesan atau kombinasinya, pemasaran dari mulut ke mulut dan melakukan komunikasi
yang akrab dengan pelanggan.

Dari beberapa kegiatan humas tersebut terlihat bahwa tugas humas hanya
meliputi hubungan dengan pihak eksternal yakni dengan masyarakat atau konsumen.
Hal ini berada dengan profesi public relations (humas) karena humas tidak hanya
bertugas menciptakan hubungan baik dengan masyarakat (ekstern) tetapi juga harus
dapat menciptakan hubungan baik antara pihak didalam (intern) lembaga atau
perusahaan.

Permintaan jasa konsultasi public relations yang handal sangat tinggi. Seorang
praktisi public relations seringkali dianggap sebagai dewa penyelamat dan diharapkan
mampu menciptakan keajaiban. Oleh sebab itu, seorang pejabat atau praktisi public
relations dituntut untuk selalu belajar, tekun dan pandai menyesuaikan diri.
Kemampuan dan keahlian mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas dengan
baik. Dalam menjalankan tugasnya, praktisi publik relations harus memiliki keahlian
sebagai berikut :

1. Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam karakter
dan sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami juga bersikap toleran kepada
orang yang dihadapinya.

2. Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala sesuatu

dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis, bahkan secara
visual.

3. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Yakni, mampu merencanakan segala

seuatu dengan prima.

4. Memiliki integritas personal, baik dalam profesi maupun didalam kehidupan

pribadinya.

5. Memiliki daya kreatifitas yang baik dan mampu menemukan cara-cara untuk
memecahkan masalah.

6. Kemampuan mencari tahu. Yakni, harus memiliki akses informasi seluas-luasnya.

7. Mampu melakukan penelitian dan mengevaluasi hasil dari suatu kegiatan atau
program.

Keahlian diatas sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas dan pekerjaan
public relations. Berikut beberapa contoh kegiatan yang harus dilakukan oleh seorang
public relations dan para stafnya, yaitu :

1. Menyusun dan mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto dan

berbagai artikel bagi kalangan media massa.
2. Mengorganisasikan konferensi pers, acara resepsi dan kunjungan kalangan media
massa ke organisasi atau perusahaan.

3. Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama.

4. Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal seperti kaset rekaman

video, slide presentasi, dan sebagainya.

5. Menyunting serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi para

distributor, pemakai jasa atau produk perusahaan, konsumen langsung, dan
sebagainya.

6. Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan, sejarah

perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru.

7. Mempersiapkan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan seperti logo

perusahaan. Pengaturan jenis kendaraan dinas, pakaian seragam pegawai, dan
sebagainya.

8. Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, dan terlibat
dalam pertemuan para agen.

9. Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang atau bisnis.

10. Mempersiapkan survei-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya.

11. Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.

12. Mengatur penyelenggaraan acara resmi.

13. Mengatur acara kunjungan para pejabat penting dan tamu kehormatan.

14. Mengadakan perayaan perusahaan, pemberian penghargaan pemerintah kepada

perusahaan.
15. Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai
tujuan.

B. Humas Eksternal

Disini yang dimaksud dengan humas eksernal adalah segenap kegiatan humas
yang diarahkan pada khlayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, konsumen
pemerintah, dan sebagainya), bukannya dalam kalangan perusahaan atau organiasi
yang bersangkutan. Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan
yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama
dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan
yang harmonis dengan publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara

informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan
sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat
dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul
rasa tertarik.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations

meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan
produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari
publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah,
mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan
baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik
dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan, mencapai rasa
simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh public relations eksternal yakni

sebagai berikut:
a. Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama
kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik.

b. Mempersiapkan bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar
publik dapat memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan
perusahaan.

c. Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf
ke arah yang efektif.

d. Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan

selera publik akan barang yang dihasilkan perusahaan.

e. Kegiatan eksternal public relations ini ditujukan untuk publik eksternal

organisasi atau perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan
yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar
perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya.

f. Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan

kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta
hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publik
eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata
publiknya.

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang public relations officer,
yakni sebagai berikut:

1. Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations)

Membina hubungan dengan masyarakat sekitar merupakan wujud kepedulian

perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai
tanda terima kasih perusahaan kepada masyarakat sekitar. Dengan menunjukan
bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka,
melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari
lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan masyarakat sekitar ini
seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

2. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat

meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan
itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan dengan pelanggan ini
diantaranya:

 Mempertahankan pelanggan lama.

 Menarik pelanggan baru.

 Memasarkan atau memperkenalkan produk atau jasa baru.

 Memudahkan penanganan keluhan pelanggan.

 Mengurangi biaya. Costumer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara,

antara lain: plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special
events.

3. Hubungan dengan media massa dan pers (media dan press relations)

Hubungan dengan media dan pers adalah upaya-upaya untuk mencapai

publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas
dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Dengan terjalinnya hubungan baik
terhadap media dan pers, perusahaan atau organisasi bisa mengontrol, mencegah, dan
meminimalisir pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa.
 Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak
informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata
pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk
hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan
jumpa pers (press gathering).

4. Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Hubungan yang baik dengan pemerintah dapat memudahkan perusahaan

dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan pemerintah,
sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak
melanggar hukum.

Sedangkan yang dimaksud publik eksternal adalah public yang berada di luar
organisasi, instansi atau perusahaan yang harus diberikan informasi untuk dapat
membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public
eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari
organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public eksternal
suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

Berikut dijelaskan tentang publik eksternal dan bentuk hubungan eksternal

perusahaan.

a. Publik eksternal suatu perusahaan

Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan public relation

tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing
public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal
Relations). Beberapa bentuk hubungan eksternal dalam perusahaan adalah sebagai
berikut:

1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)

 Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan
baik dengan pihak pers. Istilah pers dapat diartikan sebagai pihak yang berkecimpung
dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media
seperti TV, radio, koran dan sebagainya. Prinsipnya pers relations adalah membina
hubungan baik dengan orang pers.

Public relations harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab
mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan
atau instansi yang menyangkut pemberitaan baik negatif maupun positif. Jadi pers
merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

Ada sejumlah prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi
humas dalam menciptakan dan membina hubungan pers yag baik. Prinsip tersebut
sebagai berikut:

 Memahami dan melayani media.

 Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya.

 Menyediakan salinan yang baik.

 Bekerjasama dalam penyediaan materi.

 Menyediakan fasilitas verifikasi.

 Membangun hubungan personal yang kokoh.

2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan

dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jabatan-
jabatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :

 o Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau
kota.

o Pengiriman agenda bagi instansi pemerintah terkait.

o Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam

konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama
bangsa.

o Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

o Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk

memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik

dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Yang
dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar atau tetangga.
Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, diantaranya:

a. Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat

sekeliling perusahaan.

b. Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan

c. Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

d. Mendirikan tempat ibadah.

e. Mengadakan pembagian makanan.

4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan atau pemasok)

 Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan
dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi atau perusahaan dapat diterima
dengan baik.

5. Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan

baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik
oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik konsumen yaitu
dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi
perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada
keuntungannya bagi pihak konsumen yaitu tentang bagaimana barang tersebut
digunakan dan apa keuntungannya jika konsumen menggunakan barang tersebut.
Kegiatan Costumer Relations diantaranya sebagai berikut:

a. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

b. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

c. Pemberian kalender.

d. Pemberian buku telepon.

e. Melakukan publisitas.

f. Memberikan informasi kegiatan periklanan.

g. Memberikan potongan harga.

6. General Relations (Hubungan dengan umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk atau
jasa dari perusahaan dapat menjadi perhatian dan selanjutnya public umum ini dapat
menjadi konsumen atau pelanggan.
 7. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik
dengan lembaga pendidikan. Diantaranya adalah:

a. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan.

b. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah.

c. Memberikan beasiswa.

d. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi.

Contoh public eksternal public relations dalam suatu perusahaan adalah sebagai
berikut:

a. Masyarakat

b. Konsumen

c. Internet

d. Media

e. Pasar

f. Bank

g. Transportasi

h. Cuaca
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Secara umum dapat kita simpulkan bahwa kegiatan humas eksternal adalah kegiatan
yang ditujukan untuk publik diluar organisasi atau perusahaan. Intinya kegiatan-
kegiatan tersebut sangatlah bermanfaat bagi perusahaan atau organisasi itu sendiri.
DAFTAR PUSTAKA

Anggoro, M. Linggar, Estu Rahayu, Teori dan profesi kehumasan serta aplikasinya di
Indonesia, PT.

Bumi Aksara, Jakarta, 2002.

Cutlip, Scott M, et al, Effective Public Relation, KENCANA, Jakarta, 2006.

Gregory, Anne, Publi Relation Dalam Praktik, Erlangga, Jakarta, 2005.

Anne Gregory, Publi Relation Dalam Praktik, Erlangga, Jakarta, 2005, hlm 41.

Scott M. Cutlip, et al, Effective Public Relation, KENCANA, Jakarta, 2006, hlm 255.

M. Linggar Anggoro, Estu Rahayu, Teori dan profesi kehumasan serta aplikasinya di
Indonesia, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2002, hlm 130.

Ibid, M. Linggar Anggoro, Estu Rahayu, hlm 152.

Ibid, M. Linggar Anggoro, Estu Rahayu, hlm 155.