Anda di halaman 1dari 82

Power Plant Academy – SCM13

Tujuan SCM

1. Menjelaskan Peran SCM di Pembangkit Listrik


2. Menjelaskan Manajemen Material Pembangkit
3. Menjelaskan Sub-sub Proses Manajemen Material
4. Menjelaskan KPI Manajemen Material
5. Menjelaskan Maturity Level SCM
6. Menjelaskan Suplemen

Metode Pelatihan

DISKUSI PRESENTASI

STUDY
KASUS & SHARING
EVALUASI

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 1/82


Power Plant Academy – SCM13

Pengertian

• Rantai Pasok / Suppy Chain :


Keseluruhan aktivitas yang terkait dengan aliran dan
transformasi barang dari bahan baku hingga konsumen (end
user) termasuk di dalamnya aliran informasi

• Pengelolaan Rantai Pasokan / Supply Chain Management :


Desain, perencanaan, eksekusi, control, dan monitoring aktivitas
supply chain dengan tujuan untuk menciptakan value rantai
pasok, membangun infrastruktur yang kompetitif, peningkatan
logistik global, menyelaraskan supply dan demand, serta
mengukur performa secara global

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Latar Belakang

• Aset unit pembangkit


perlu dikelola dengan
Sasaran : ekselen
• Aktiivtas Operasi &
Pengelolaan Pemeliharaan harus
Aset Fisik yang Ekselen memenuhi standar yang
efektif & efisien
• Material sebagai salah
satu faktor yang
Aktivitas berpengaruh terhadap
Operasi Pemeliharaan Operasi dan
Utama :
Pemeliharaan harus
dikelola dengan baik
Material / Spareparts
Faktor Standar operasi & pemeliharaan
Utama :
Skill teknik & manajerial

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 2/82


Power Plant Academy – SCM13

Proses SCM Umum di Perusahaan

Pemasok

Persediaan
Informasi Penjadwalan Konsumen
Arus Kas
Pemasok Arus Pesanan

Konsumen

Perusahaan
Persediaan Persediaan

Distributor Konsumen
Pemasok
Persediaan

Arus Kredit
Arus Bahan baku

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Proses Operasi & Pemeliharaan di Perusahaan

Informasi Penjadwalan
Arus Kas
Arus Pesanan

PEMASOK PERSEDIAAN “IN” OP. & HAR PERSEDIAAN PEMASARAN &


KONSUMEN
“OUT” PENJUALAN

Arus Kredit
Arus Bahan baku

Material Bahan Baku (Raw Material) Material Setengah Jadi


Material Setengah Jadi (Work In Proses) (Work In Proses)
Material Suku Cadang (Spare Part) Material Jadi (Finish
Goods)

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 3/82


Power Plant Academy – SCM13

Mata Rantai & Rantai Pasokannya

Informasi Penjadwalan
Arus Kas
Arus Pesanan

PEMASOK PERSEDIAAN PERSEDIAAN PEMASARAN &


PRODUKSI KONSUMEN
“IN” “OUT” PENJUALAN

Arus Kredit
Arus Bahan baku

Material Bahan Baku (Raw Material) Material Setengah Jadi


(Work In Proses)
Material Setengah Jadi (Work In Proses)
Material Jadi
Material Suku Cadang (Spare Part)
(Finish Goods)

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Tujuan SCM & Pengelolaannya

Tujuan Aktivitas Pengelolaan


• Meningkatkan nilai produk, • Desain
• Meningkatkan kepuasan • Perencanaan
konsumen, • Kontrol
• Menurunkan biaya produksi, • Monitoring
• Menurunkan nilai persediaan. • Pengukuran performa

Pengetahuan yang diperlukan


• Produk (kualitas kuncinya, produk
pesaing, dsb),
• Proses produksi (teknologi, bahan
baku, ketersediaan),
• Customer (jumlah kebutuhan,
pertumbuhan pasar, pemasaran)
• Arus informasi (internal, pemasok,
distributor).
Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 4/82


Power Plant Academy – SCM13

SCM Industri Listrik

Pemasok
Informasi Penjadwalan
Arus Kas
Persediaan Arus Pesanan

Konsumen
Pemasok
Konsumen

Pembangkit P3B / Wilayah Distribusi


Persediaan
Pemasok

Arus Kredit
Arus Bahan baku Konsumen
Arus produk/jasa

Peran SCM di Pembangkit Listrik

SCM Industri Listrik

Informasi Penjadwalan
Arus Kas
Arus Pesanan

PEMASOK PROD & HAR PENYALURAN P3B DISTRIBUSI


PERSEDIAAN KONSUMEN

Arus Kredit
Arus Bahan baku

Material Bahan Baku (Raw Material)


(Bahan Bakar, Air, Kimia dll) Energi Listrik (KWh)
Material Suku Cadang (Spare Part)

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 5/82


Power Plant Academy – SCM13

SCM Unit Pembangkit Listrik

• SCM di Pembangkit adalah merupakan


bagian kecil (irisan) dari SCM Industri
Listrik
• SCM Pembangkit hanya fokus pada rantai
pasok untuk jenis material suku cadang
(spare part) yang difungsikan untuk
mendukung proses produksi (operasi &
pemeliharaan)

Peran SCM di Pembangkit Listrik

SCM Unit Pembangkit Listrik

Transmisi

Persediaan

OPERASI
Pemasok
&
PEMELIHARAAN

Transaksi
Perencanaan Pembelian
Kebutuhan Material
Material
Perencanaan
Persediaan
Material

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 6/82


Power Plant Academy – SCM13

SCM Unit Pembangkit Listrik

SUPPLIER

WARE HOUSING

USER PURCHASER

INVENTORY
CONTROLLER

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Supply Chain Management Pembangkit


adalah :

• 80% penjualan
digunakan untuk
pembelian

• 80% biaya
pemeliharaan
adalah biaya
pembelian suku
cadang
Peran SCM di Pembangkit Listrik

Handout Slide Pwer Point HIP - 7/82


Power Plant Academy – SCM13

Soal tentang SCM

Item Secara umum Industri Listrik Pembangkit Listrik


Contoh perusahaan Restoran Masakan PT PLN PT PJB
Padang

Produk
Barang / jasa yang
dibutuhkan untuk proses
produksi

Pihak terkait dalam


rantai pasokan

Pengetahuan yang
dibutuhkan

Kontribusi SCM untuk


perusahaan

Peran SCM di Pembangkit Listrik

Latar Belakang

Efisiensi dan keandalan unit sangat dipengaruhi oleh


kualitas dan efektifnya proses operasi dan pemeliharaan
Sedangkan kualitas dan efektifitas suatu proses operasi
dan pemeliharaan unit, salah satunya sangat dipengaruhi
oleh tingkat ketersediaan material (spare part).
Sehingga dapat disimpulkan, bahwa pengelolaan material
(manajemen material) merupakan bagian dari asset
management unit pembangkit yang harus dilaksanakan.

Manajemen Material Unit Pembangkit

Handout Slide Pwer Point HIP - 8/82


Power Plant Academy – SCM13

Definisi Manajemen Material

• MATERIAL adalah item (barang) yang dibeli atau


dibuat, yang disimpan untuk keperluan kemudian, baik
untuk dipakai, diproses lebih lanjut atau dijual kepada
konsumen tertentu.

Pengelolaan
MANAJEMEN
Perencanaan

Pengorganisasian

Pelaksanaan

Pengendalian

Manajemen Material Unit Pembangkit

Definisi Manajemen Material

• MATERIAL MANAJAMEN adalah semua


aktifitas (mulai dari pengelolaan, perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan peng-
endalian) yang dibutuhkan untuk mengatur
aliran bahan baku (material) dari suplier melalui
aktifitas perusahaan menjadi produk jadi yang
sampai di deliver kepada pelanggan.

Manajemen Material Unit Pembangkit

Handout Slide Pwer Point HIP - 9/82


Power Plant Academy – SCM13

Klasifikasi Material
GARIS BESAR MATERIAL :
 Fisik
 Material Bahan Baku (Raw Material)
 Material Setengah Jadi (Work in Proses)
 Material Jadi (Finish Goods)
 Material Suku Cadang (Spare Part)
 Fungsi
 Material Operasi (Produksi)
 Material Pemeliharaan
 Originalitas (Manufacturing)
 Material Asli (Original Part)
 Material Tidak Asli (Non Original Part)
 Material Lokal (Local Part)
 Metode Persediaan
 Material Persediaan (Stock)
 Material Non Persediaan (Non Stock)

Manajemen Material Unit Pembangkit

Klasifikasi Secara Fisik


• Bahan Baku (Raw Material) :
- Belum mengalami tahapan proses
- Inputan utama dalam proses produksi
• Bahan Setengah Jadi (Work in Process Material) :
- Sudah mengalami tahapan proses awal
- Perlu tahapan proses berikutnya
- Dapat difungsikan sesuai kebutuhan
• Material Jadi (Finish Goods) :
- Sudah mengalami beberapa tahapan proses
- Output (hasil) proses produksi.
• Material Suku Cadang (Spare Part) :
- Kategori material jadi
- Material cadang (supporting) kegiatan produksi

Manajemen Material Unit Pembangkit

Handout Slide Pwer Point HIP - 10/82


Power Plant Academy – SCM13

Klasifikasi Sesuai Fungsi


Material Operasi (Produksi) :
• Sebagai inputan/bahan baku suatu proses produksi
• Kebutuhannya lebih terpola dan terukur
• Mudah penanganannya
• Terintegrasi dengan sistem operasi mesin/unit
• Contoh : HSD, residu, batu bara

Material Pemeliharaan :
• Sebagai material cadang
• Kebutuhannya tidak terpola dan kurang terukur
• Lebih rumit penanganannya
• Terpisah dari sistem operasi mesin/unit
• Contoh : spare part, bearing, gasket, dll
Manajemen Material Unit Pembangkit

Klasifikasi Sesuai Originalitas


Suku Cadang Asli (Original Part) :
• Asli bawaan mesin atau unit (pabrikan asal)
• Original Engine Manufacture
• Original Equipment Manufacture

Suku Cadang Tidak Asli (Non Original Part) :


• Bukan asli bawaan mesin (pabrikan asal)
• Suku cadang persamaan (equivalent)
• Diproduksi oleh pabrikan (DN/LN)
• Perlu kajian teknis & finasial

Suku Cadang Lokaal (Lokal Part) :


• Bukan asli bawaan mesin (pabrikan asal)
• Suku cadang persamaan (equivalent)
• Diproduksi oleh pabrikan lokal
• Perlu kajian teknis & finasial

Manajemen Material Unit Pembangkit

Handout Slide Pwer Point HIP - 11/82


Power Plant Academy – SCM13

Material Suku Cadang


Suku Cadang Khusus (Specific Part) :
• Hanya dipakai oleh satu mesin/equipment saja
• Satu pabrikan (merk sesuai nama pabrikan)
• Tidak ada standarisasi
• Contoh : part turbine MHI

Suku Cadang Umum (General Part) :


• Dapat digunakan oleh berbagai mesin
• Pabrikannya banyak
• Ada standarisasi : bahan, bentuk, dimensi
• Contoh : Bearing, lampu, MCB, dll

Suku Cadang Konsumebel (Consumable Part) :


• Habis pakai (run to failure)
• Kerusakannya sewaktu-waktu
• Perlu perlakuan khusus, terkait pemakaiannya
• Contoh : kain majun, lampu, cat, tinner, dll

Manajemen Material Unit Pembangkit

Definisi Sertifikat

• SERTIFIKAT MATERIAL adalah suatu


keterangan atau pernyataan berupa surat, yang
menerangkan tentang hal-hal terkait suatu
material atau spare part didalam proses jual-
beli, yang dikeluarkan oleh pabrikan, vendor
atau lembaga terkait (contoh Kadin).

Manajemen Material Unit Pembangkit

Handout Slide Pwer Point HIP - 12/82


Power Plant Academy – SCM13

Sertifikasi Material
JENIS SERTIFIKAT MATERIAL :
 COM (Certificate Of Manufacture) : sertifikat yang menerangkan
tentang pabrikan dan keaslian (originalitas) dari suatu material atau
spare part dan dikeluarkan oleh pabrikan mesin atau vendor.
 COO (Certificate Of Origin) : sertifikat yang menerangkan tentang
pabrikan dan keaslian (originalitas) dari suatu material atau spare
part, yang dikeluarkan oleh Kamar dagang (Kadin) atau yang
sederajat dari suatu negara dimana barang tersebut di beli.
 COC (Certificate Of Conformity) : sertifikat yang menerangkan
tentang keaslian dan kelayakan operaional yang meliputi
spesifikasi teknis, hasil test dan commissioning dari suatu material
atau spare part, yang dikeluarkan oleh lembaga independent atau
pabrikan mesin atau vendor.
 ASAL USUL BARANG : yaitu sertifikat yang hanya menerangkan
tentang asal usul material atau spare part tersebut dibeli, jadi
dalam hal ini bisa dari pabrikan, distributor, agen atau toko
Manajemen Material Unit Pembangkit

Peranan Material

AVAIBILITY & RELIABILITY : CORE BUSSINESS


PENTINGNYA AKTIVITAS PEMELIHARAAN ASSET
MATERIAL MANAGEMENT SEBAGAI SUPPORTING
MAINTENANCE MANAGEMENT
PERANAN PENTING KETERSEDIAAN MATERIAL
DALAM OPERASI DAN PEMELIHARAAN

Manajemen Material Unit Pembangkit

Handout Slide Pwer Point HIP - 13/82


Power Plant Academy – SCM13

REVIEW
Grahame Fogel

27

LOSS ENERGY SALE

CONTOH

• Proses pembelian Modul DRS VE 10 hari atau 240 jam


• Selling price Rp 472/Kwh
• Kapasitas 1 unit pembangkit 126.000 Kw
• Capacity factor : 16%

Maka loss of energy sale (LES) selama 10 hari adalah sebagai berikut:

LES = Capacity x Number of unit shutdown x Shutdown


Period x Capacity Factor x Selling Price to PLN

LES = 126, 000 kW x 1 units x 240 jam x 16 % x 472 Rp/kWh


= Rp 2.283.724.800,-

28

Handout Slide Pwer Point HIP - 14/82


Power Plant Academy – SCM13

PARADOKS PERSEDIAAN
UNNECESSARY - UNAVOIDABLE

Unnecessary •Something does not give


– “Inventory an added value into
is waste” production process

•Cannot be avoided,
because its existence
Unavoidable affects the sustainability
of the production process

29

WORD CLASS COMPANY


Perusahaan Pertamaa Nilai (dalam Juta) Persentase (%)
Penjualan Rp. 1.000.000,- 100%
Biaya Material Rp. 500.000,- 50%
Biaya Tenaga kerja Rp. 200.000,- 20%
Biaya oeverhead Rp. 200.000,- 20%
Total Biaya Rp. 900.000,- 90%
Keuntungan Rp. 100.000,- 10%

Perusahaan Kedua Nilai (dalam Juta) Persentase (%)


Penjualan Rp. 1.000.000,- 100%
Biaya Material Rp. 450.000,- 45%
Biaya Tenaga kerja Rp. 190.000,- 19%
Biaya oeverhead Rp. 200.000,- 20%
Total Biaya Rp. 840.000,- 84%
Keuntungan Rp. 160.000,- 16%

Perusahaan ketiga Nilai (dalam Juta) Persentase (%)


Penjualan Rp. 1.200.000,- 100%
Biaya Material Rp. 600.000,- 50%
Biaya Tenaga kerja Rp. 240.000,- 20%
Biaya oeverhead Rp. 200.000,- 17%
Total Biaya Rp. 1.040.000,- 87%
Keuntungan Rp. 160.000,- 13%

30

Handout Slide Pwer Point HIP - 15/82


Power Plant Academy – SCM13

BEST PRACTICE

Toyota Motor:
HPP = 262,394,000.-
Inventory = 18,222,000.
Turn over = 14 x
Harga saham: U$ 73.75

General Motor:
HPP = 181,122,000 .-
Inventory = 22,413,000.
Turn over = 8x
Harga saham: U$ 6.64

31

Alur Proses Antar Fungsi

USER Issue
SUPPLIER
MATERIAL REQUEREMENT QC
PT , CV, UD, KOP
NON TACHTICAL, PM, PdM
PaM, OH, PROJECT

Auto ROP & ROQ

Service
Warehouse

OE

RO Store
INVENTORY CONTROL
PENGADAAN
RO
Proccess to (Recomended Order)
UNIT
HEAD OFFICE

Handout Slide Pwer Point HIP - 16/82


Power Plant Academy – SCM13

Latar Belakang

Untuk mendapatkan suatu output (hasil) yang baik, maka


input dan proses harus baik.
Untuk mendapatkan kinerja manajemen material yang
optimal, maka semua tahapan input & proses material
harus baik pula.
Sub proses dalam manajemen material : manajemen
katalog, manajemen kebutuhan, manajemen persediaan,
manajemen pengadaan, manajemen pergudangan,
manajemen supplier.

Sub-Sub Manajemen Material

Manajemen Katalog
• MANAJEMEN KATALOG adalah sebuah mekanisme
dalam sistem supplai (logistik) yang melibatkan disiplin
“identifikasi dan diskripsi material” yang digunakan dalam
operasi perusahaan sehingga dapat dialokasikan, disortir
dan direview oleh pengguna dan managemen.

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 17/82


Power Plant Academy – SCM13

Contoh Standarisasi
VALVE
• ITEM NAME : Jumlah minimal uraian atau
POLA / URUTAN PENULISAN

• TYPE : item keterangan dari suatu


• SIZE : MINIMAL sajian informasi yang sudah
• CLASS : DESKRIPSI bisa mewakili atau
• FLUIDA : menggambarkan kondisi dan
kualitas suatu barang
• CONECTION :

• JENIS MATERIAL
Uraian atau item keterangan
• BODY :
tambahan dari suatu sajian
• STEM : informasi yang merupakan
EXTRA
• DISK : DESKRIPSI penjabaran dari item
• TEMP. OPERASI : keterangan/uraian yang ada di
• TEK. OPERASI : minimal deskripsi
• Dsb……

PENGGUNAAN UKURAN : • CATATAN / KETERANGAN :


• IN • TYPE VALVE : GATE, GLOBE, BALL dll…
•A
• MM
? • CONECTION : BW (BUT WELD), FLANGE dll…
• Dst……..

Sub-Sub Manajemen Material

Fungsi & Manfaat Katalog


KATALOG

INPUT
OUTPUT

Pengambilan Barang (IR)

Usulan Pengadaan (RO)


CODE

Order Pembelian (PO)

Penerimaan Barang (BA)


Penyimpanan Barang

SEBAGAI PINTU GERBANG PROSES BISNIS MATERIAL

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 18/82


Power Plant Academy – SCM13

Manajemen Kebutuhan

MACAM KEBUTUHAN MATERIAL :


1. Kebutuhan Terencana (Tactical) : Kebutuhan material untuk
memenuhi fungsi pemeliharaan yang bersifat terencana (Tactical
Maintenance) diantaranya :
- Overhaul (OH)
- Project
- Preventive Maintenance
- Predictive Maintenance
2. Kebutuhan tidak Terencana (Non Tactical) : Kebutuhan
material untuk memenuhi fungsi pemeliharaan yang bersifat tidak
terencana (Non Tactical maintenance) diantaranya :
- Corective Maintenance
- Force Outage

Sub-Sub Manajemen Material

Fase Kebutuhan Material


 Kebutuhan Emergency :
- Sifatnya sangat segera
- Mesin kondisi mati
 Kebutuhan Urgent :
- Sifatnya segera
- Mesin kondisi derating
 Kebutuhan Normal :
- Sifatnya tidak segera
- Sudah ditentukan waktu kebutuhanya
- Sesuai manual book atau jadwal overhaul
 Optimasi Kebutuhan :
- Untuk memenuhi persediaan gudang
- Menjamin tingkat ketersediaan material

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 19/82


Power Plant Academy – SCM13

Fase Kebutuhan vs Proses Pengadaan

Optimal

Proses
UNPLANNED Normal pengadaan
untuk mengisi
persediaan
Proses Gudang
Segera pengadaan
(Urgent) untuk
kebutuhan unit
Proses yang periodik
Mendesak pengadaan dan terencana
(Emergency) dalam kondisi
mesin/unit
Proses gangguan/ PLANNED
pengadaan upnormal
dalam kondisi
Unit Trip

Sub-Sub Manajemen Material

Frame Work Perencanaan Material OH

PRE OUTAGE POST


OUTAGE EXECUTION OUTAGE

PLANNING PREPARATION

18 bln
12 bln
6 bln 3 bln
1 bln
1 Mng

0 bln
OH
OH

R1 R2 R3 P1 , P2 , P3
( Skope, Anggaran, ( Skope, Anggaran, ( Skope, Anggaran, ( Skope, Anggaran,
Sparepart Utama ) Sparepart Utama ) Sparepart Pendukung ) Sparepart Umum )

FEED BACK ( Input next Inspection )

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 20/82


Power Plant Academy – SCM13

Manajemen Persediaan

• Manajemen Persediaan : yaitu proses me-maintain


persediaan pada level tertentu, sehingga tercapai titik
optimal antara tingkat pelayanan dan nilai persediaan,
agar memberikan tingkat pelayanan yang optimal.

Sub-Sub Manajemen Material

Tujuan Strategis

Finance: Maintenance :
“Turunkan Nilai Inventory!” “Barang Harus Tersedia!”
Materials:

Bagaimana menentukan keseimbangan ?


Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 21/82


Power Plant Academy – SCM13

Strategic Goal

Maximum Service Level


Menjamin terpenuinya kebutuhan O & M

Minimum Inventory
Membatasi nilai seluruh investasi
Membatasi jenis dan jumlah material

Lowest Operating Cost


Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada

Optimasi Supply Chain harus ada ukurannya dan


dituangkan dalam kebijakan yang selalu direview
Sub-Sub Manajemen Material

Prinsip Manajemen Persediaan

Prinsip Inventory

APA yang di kontrol ? Berapa yang harus dipesan ?


Kapan harus dipesan ?
ABC ANALYSIS
(Criticality, Availability, Usage
SKILL ANALYSIS
Value)
SATU ALUR PROSES

INVENTORY POLICY Pengaruh terhadap Unit


Modul Pola Kerusakan
• Metode Perencanaan Rec.Order Metode Penggantian
Manual atau Auto SIT
Pola Kebutuhan
• Metode Persediaan Jumlah Terpasang
Jus In Time atau Stock di Gudang Lead Time
• Metode Pengadaan Harga
Kontrak Payung atau Biasa
• Target Service Level
• Target Turn Over • Titik Pemesanan (ROP)
Kapan harus pesan kembali
Tertuang dalam Kebijakan • Jumlah Pemesanan Ekonomis (ROQ)
Perusahaan Per Peridoe pemesanan

Aplikasi SIT

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 22/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode ABC Analysis

Aplikasi Metode ABC Analysis


Yaitu melakukan identifikasi terhadap setiap item material berdasarkan
Criticality (x1), Availability (x2) dan Usage Value (x3)

Item Material

X1 X2 X3

Criticality Availability Usage

A B C A B C A B C D

Contoh :
Suatu Part mempunyai kriteria ACB, artinya part tersebut mempunyai
criticality A, availability C dan usage value B
Sub-Sub Manajemen Material

Metode ABC Analysis

Cricality Analysis :
Adalah analisis dampak yang ditimbulkan akibat rusaknya (failure)
suatu item material saat “unit normal operasi”, terhadap bisnis suatu
perusahaan.

CODE CHARACTERISTICS IMPACT

A  Major Production Loss Severe


 Shutdown to Operation

B  Partial Production Loss


 Threat to Operation
Performance

 No Production Loss
C
 No Threat to Operation Unimportant
Performance

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 23/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode ABC Analysis


Availability Analysis
Adalah analisis tehadap waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan proses pengadaan mulai dari usulan
pengadaan sampai dengan barang diterima dan
ditransaksikan sebagai barang persediaan.
CODE TOTAL LEAD TIME CHARACTERISTICS Lead Time:
External ead Time
 Long Lead Time
A > 90 days  Overseas Supplier Internal Lead Time
 Manufacture Item

> 30 days
B ≤ 90 days
 Moderate Lead Time

 Short Lead Time


 Local Supplier
C ≤ 30 days  Have Purchase
Agreement
 Availability Off Shelf

Sub-Sub Manajemen Material

Metode ABC Analysis

Usage Value Analysis


Adalah analisis tehadap jumlah biaya pemakaian suatu item material
dalam satu tahun periode
Yaitu harga satuan dikalikan dengan jumlah item pemakaian, dengan
satuan biaya (IRD atau USD)

CODE TOTAL USAGE CHARACTERISTICS 100


 Jumlah item low
A ≥ 500 Juta  Harga satuan high 80
Percentage of Value

 Hight Priority
60
 Jumlah item medium
≥ 100 Juta
B < 500 Juta
 Harga satuan medium
40
 Medium Priority

 Jumlah item high 20


A B C
C < 100 Juta  Harga satuan low
 Low prioity
0 20 40 60 80 100
 Tidak ada pemakaian
D 0
dalam satu periode
Percent of Items

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 24/82


Power Plant Academy – SCM13

Implementasi ABC Analysis

Sub-Sub Manajemen Material

Komponen Manajemen Pengadaan

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 25/82


Power Plant Academy – SCM13

Pedoman Pengadaan

• Biasanya berisi : pedoman tata cara & ketentuan


kewenangan untuk “Procurement Officer”
• Bersifat fleksibel (dapat berubah)
• Dipengaruhi oleh : siapakah pemilik perusahaan, kondisi
eksternal
• Hal yang relatif tetap : kriteria Quality, Cost dan Delivery,
ada yang mengundang supplier secara terbatas, adanya
Harga Perkiraan Sendiri (HPS), sistem penyampaian
penawaran, sistem evaluasi, serta sertifikasi kompetensi
bagi procurement officer
• Di perusahaan pembangkit yang punya beberapa unit,
biasanya ada struktur pengadaan di unit dan kantor
pusatnya.

Sub-Sub Manajemen Material

Peran & Tugas

• Merencanakan proses transaksi pembelian.


• Menetapkan Harga Perkiraan Sendiri / HPS (pada
lingkungan PLN selain PJB).
• Melaksanakan transaksi pembelian kepada pihak
pemasok (supplier).
• Penanggung jawab dokumen dan administrasi transaksi
pembelian.
• Memonitor dan mengedalikan progres transaksi
pembelian.
• Mengelola Pemasok (Supplier Management)
• Memastikan kualitas barang atau jasa sesuai dengan
kebutuhan atau persyaratan yang ditentukan.

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 26/82


Power Plant Academy – SCM13

Prinsip Umum

• Efisien
• Efektif
• Terbuka dan Kompetitif
• Transparan
• Adil dan wajar
• Akuntabel
• Prinsip kehati-hatian (azas prudensial)
• Mengutamakan produksi dalam negeri, rancang bangun dan
perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi
usaha kecil
• Perusahaan dapat memberikan preferensi penggunaan
produksi dalam negeri dengan tetap mengindahkan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku

Sub-Sub Manajemen Material

Harga Perkiraan Sendiri

Mengenal HPS Data yang digunakan


• HPS / Owner estimate : batas atas • Analisis harga satuan pekerjaan
nilai finansial suatu pengadaan • Perhitungan konsultan / Engineer (EE)
barang / jasa • Harga pasar setempat
• HPS mengacu pada pagu anggaran • Informasi biaya satuan yang dipublikasikan
• Trend : bersifat terbuka resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS), dll
• Dijadikan acuan penentuan jaminan • Daftar harga, tarif barang/jasa yang dikeluarkan
pelaksanaan (jika harga negosiasi oleh pabrikan/agen tunggal atau lembaga
cukup rendah) independen;
• Biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang
berjalan
• Daftar harga standard/tarif biaya yang
dikeluarkan oleh instansi
• Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan
dan atau kurs tengah BI
• Norma indeks;
• HPS telah memperhitungkan PPN, biaya umum
dan keuntungan (overhead cost and profit)
yang wajar bagi Penyedia
• HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak
terduga dan biaya lain-lain
Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 27/82


Power Plant Academy – SCM13

Tahapan Proses Pengadaan


1 11 1. Persiapan pengadaan
Perusahaan 2. Penyusunan RKS
Pembangkit 2 12 3. Penerbitan Request for Quotation (RFQ) /
Permintaan Penawaran (PP) / Pengumuman
6 14 Pelelangan kepada supplier
3 4 4. Penawaran dari supplier / Quotation (sedangkan
penawaran dari supplier sebelum dilaksanakannya
5 5 proyek pengadaan lazim disebut sebagai Inquiry)
5. Negosiasi dan klarifikasi
7
6. Evaluasi dan usulan penetapan
7. Pengumuman dan masa sanggah bagi peserta yang
8
berkeberatan
9 9 8. Penunjukan pemenang
9. Penerbitan Purchase Order (PO) secara sistem dan
10 Kontrak secara manual (terkadang disebut sebagai
Surat Perintah Kerja atau Surat Perjanjian).
13
10. Penyerahan barang / jasa
11. Pemeriksaan Tahap
Supplier 12. Penerbitan BA Pemeriksaan Pasca
13. Berkas Invoice Pengadaan

Sub-Sub Manajemen Material 14. Pembayaran

Prakualifikasi & Pascakualifikasi

Nomor tahapan proses pengadaan


sesuai slide sebelumnya

Pascakualifikasi 1 2 3 4 5

6 7 8 9

1 2 3 4 5
Prakualifikasi Proses
Prakualifikasi
6 7 8 9

 Prakualifikasi digunakan untuk untuk menilai


kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari calon
supplier sebelum memasukkan penawaran.
 Proses prakualifikasi menghasilkan daftar calon
supplier yang akan mengikuti tahapan di proses
pascakualifikasi.
Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 28/82


Power Plant Academy – SCM13

Proses Internal Pengadaan

Monitoring & Pengendalian Aplikasi


Pengendalian & Sistem Kontrak
Proses Dokumentasi
Payung

Proses monitoring dan Sistem atau proses Implemetasi kontrak


pengendalian terhadap perencanaan dan pelaksanaan jangka menengah atau
setiap tahap proses proses pengadaan yang panjang kepada
pengadaan yang dilakukan effektif, effisien dan terkendali supplier tertentu untuk
secara sistematis, dengan mengacu kepada memenuhi material
terprogram dan menyeluruh mekanisme dan aturan yang dibutuhkan yang
untuk memastikan efektifitas perusahaan dalam rangka sudah terprediksi
dan efisiensi proses menjaga tingkat ketersediaan penggunaannya dan
material yang optimal untuk dikirim dengan jumlah
menunjang keandalan dan dan waktu sesuai
effisiensi unit kebutuhan
Sub-Sub Manajemen Material 57

1. Monitoring & Pengendalian Proses

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 29/82


Power Plant Academy – SCM13

2. Contoh Checklist & Penjadwalan

Sub-Sub Manajemen Material

3. Kontrak Payung
Konvensional :

HPS Penawaran
Usulan
Kontrak
pengadaan
Negosiasi &
RKS
Evaluasi

selalu diulang
Dengan kontrak payung :

Penawaran
RKS
Rekanan
Usulan
Kontrak
pengadaan
Permintaan Negosiasi &
Penawaran Evaluasi

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 30/82


Power Plant Academy – SCM13

Koordinasi terkait Pengadaan

 Proses
User pengadaan
adalah multi-
department
process
Direksi pekerjaan Inventory
 Perlu kualitas
kerja sama &
adaptasi antar
Kepatuhan / personal terkait
Auditor Supplier
 Unit dengan kerja
sama yang baik
biasanya yang
Tim pemeriksa
lebih unggul
kualitas Gudang

Sub-Sub Manajemen Material

Etika Pengadaan
1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai
sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa;
2. Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga
kerahasiaan dokumen Pengadaan Barang/Jasa yang seharusnya dirahasiakan
untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam Pengadaan Barang/Jasa;
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk
mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat;
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai
dengan kesepakatan para pihak terkait;
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang
terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses Pengadaan Barang / Jasa
(conflict of interest);
6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan
Perusahaan dalam Pengadaan Barang / Jasa;
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan
tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung
atau tidak langsung merugikan Perusahaan;
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau
menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau
patut dapat diduga berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa.
Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 31/82


Power Plant Academy – SCM13

Mengenal Gudang

• Gudang
“Suatu area/lokasi/tempat yang terbuka atau tertutup dan
diperlukan untuk menyimpan barang/material. Di dalamnya
terdapat kegiatan administrasi serta tenaga kerja untuk
melakukan kegiatan-kegiatan pergudangan yang merupakan
suatu titik awal dalam pengelolaan, pengendalian, dan
transaksi barang persediaan”

• Manajemen Pergudangan
“Salah satu bagian dari proses manajemen material yang di
dalamnya terdapat kegiatan pengelolaan atau maintenance
seluruh transaksi barang persediaan yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, perawatan, pengamanan,
pemindahan/mutasi, pengendalian persediaan,
pengeluaran, pengembalian/return barang/material, stock
opname, serta penghapusan material”

Sub-Sub Manajemen Material

Jenis & Pentingnya Gudang

Jenis Gudang Kenapa Perlu?

• Gudang tertutup dengan • Adanya minimum order


dinding samping pembelian
• Gudang tertutup tanpa • Unsur ketidakpastian
dinding samping kebutuhan dalam industri
• Gudang terbuka yang pembangkitan
diolah (permukaan telah
diratakan, diperkeras,
memiliki sistem
pengeringan)
• Gudang terbuka yang tidak
diolah

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 32/82


Power Plant Academy – SCM13

Idealisasi Gudang

•Berperan saat unit pembangkit


Useful mengalami gangguan

Accountable •Mudah ditemukan

Durability •Tidak rusak / berkurang

Risk •Mitigasi manajemen risiko

Sub-Sub Manajemen Material

Fasilitas dalam Gudang


Fasilitas lainnya :
• PC & Sistem informasi
terpadu
• Ganjal Area Penyimpanan
• Pallet terdiri atas : Rak
• Pengikat
• Alat bantu mobilisasi
• Alat bantu non mobilisasi

Area Area
Eksport Karantina

Penomoran
Rak

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 33/82


Power Plant Academy – SCM13

Prosedur Pergudangan

1 6

2 5

3 4

Sub-Sub Manajemen Material

1. Prosedur Penerimaan Barang

• Tahapan proses penerimaan barang :


– Penerimaan Fisik yang meliputi barang dan dokumen
– Pemeriksaan kualitas dan pengetesan (bila diperlukan) yang
meliputi Fisik, Fungsi, Kesesuaian dan keaslian barang dan
dokumen
– Proses pengesahan Berita Acara penerimaan
– Penerimanaan secara sistem / Transaksi dalam SIT
– Penempatan barang pada bin location

• Penerimaan barang :
– Barang/material pembelian :
• Stock
• Non Stock
– Barang/material mutasi / tranfer :
• Antar gudang dalam satu distrik
• Antar gudang antar distrik
• Antar gudang di luar PJB (Lingkup PLN)

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 34/82


Power Plant Academy – SCM13

2. Prosedur Penyimpanan Barang (#1)

• Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam


penyimpanan barang adalah :
– Ukuran barang (besar dan kecil)
– Volume barang (berat dan ringan)
– Jumlah barang (min dan max stock)
– Sifat-sifat khusus (beracun, mudah pecah, mudah terbakar
dsb)
• Dengan demikian akan dapat direncanakan hal-hal
sebagai berikut :
– Denah atau tata ruang gudang
– Tata letak penempatan barang
– Metode penanganan
– Alat kerja atau Alat pengangkut yang digunakan

Sub-Sub Manajemen Material

2. Prosedur Penyimpanan Barang (#2)

• Prosedur penyimpanan barang meliputi :


– Metode penyimpanan
– Identitas barang
– Alamat penyimpanan
• Metode penyimpanan barang ditinjau berdasarkan sifat-
sifat dari barang tersebut antara lain :
a) Barang berbahaya dan mudah terbakar
b) Barang-barang yang mudah berkarat
c) Barang-barang yang tidak tahan terhadap udara lembab
d) Barang-barang yang tidak tahan temperatur udara panas.
e) Barang-barang yang dapat merusak lingkungan

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 35/82


Power Plant Academy – SCM13

2. Prosedur Penyimpanan Barang (#3)

• Identitas Barang
– Identitas barang digudang meliputi :
• Nama dan deskripsi/spesifikasi barang
• Manufacture dan Part number
• Satuan
• Peruntukan (equipment, engine dan entitas unit)
• Stock Code
– Identitas barang terdiri dari 2 type :
• Label yaitu identitas yang ditempelkan pada masing-
masing item barang
• Kartu gantung yaitu identitas barang yang dilengkapi
dengan mutasi dan jumlah dari barang serta digantung
pada rak

Sub-Sub Manajemen Material

3. Prosedur Pengeluaran Barang (#1)

• Pengeluaran barang :
– User Internal
– Barang/material mutasi / tranfer :
• Antar gudang dalam satu distrik
• Antar gudang antar distrik
• Antar gudang di luar PJB (Lingkup PLN)

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 36/82


Power Plant Academy – SCM13

3. Prosedur Pengeluaran Barang (#2)

• User memperoleh otorisasi / approval dari atasannya untuk


mengajukan pengambilan barang dan menginputnya ke
dalam sistem (Issue Requisition / IR). Sistem Informasi
Terpadu akan menerbitkan picking slip / form pengambilan
material ke gudang.
• Petugas gudang menyiapkan material yang dibutuhkan
sesuai picking slip tersebut di Export area.
• Petugas gudang melakukan pencatatan mutasi keluar ini
pada kartu gantung.
• Material diserahkan kepada user dan selanjutnya transaksi ini
dicatatkan pada Sistem Informasi Terpadu.

Sub-Sub Manajemen Material

4. Pengembalian Barang

KELEBIHAN HASIL PEMBONGKARAN


(SISA PEMAKAIAN) (MATERIAL BEKAS PAKAI)

- Kelebihan material wajib - Barang hasil pembongkaran wajib


dikembalikan dikembalikan kecuali barang
- Dilakukan selambat-lambatnya consumable (habis pakai)
5 hari setelah pekerjaan selesai - Dilakukan selambat-lambatnya
- Pengembalian dilaksanakan oleh 5 hari setelah pekerjaan selesai
peminta barang - Pengembalian dilaksanakan oleh
peminta barang

Label Merah : Barang rusak


Label Kuning : Barang layak repair
Label Biru : Barang layak pakai

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 37/82


Power Plant Academy – SCM13

5. Stock Opname

Stock count Jenis Stock opname

Barang / material yang terjadi Ruang lingkup Seluruh barang / material


pergerakan (mutasi keluar atau (Scope)
masuk)

Akhir jam kerja atau awal jam kerja Waktu pelaksanaan Rutin, minimal 1 tahun satu kali
hari berikutnya

Petugas gudang Pelaksana Tim lintas fungsi

Isian formulir (buku) Pelaporan Berita Acara dan lampiran, usulan


pembursaan atau penghapusan

Sub-Sub Manajemen Material

6. Penghapusan Material (Identifikasi Material Stock Opname)

Kategori Keterangan
R Rusak tidak dapat diperbaiki
P Rusak dan dapat diperbaiki
D Deskripsi tidak tepat
S Strataegic Part
B Baik dapat digunakan
T Baik tidak dapat digunakan
Kategori Rekomendasi
R Penarikan/penghapusan asset
P Alokasi anggaran repair
D ICC Update spesifikasi material
S Diprioritaskan penyimpanannya di gudang
B Diprioritaskan penggunaannya
- Di Lelang ke internal/eksternal PJB
T
- Penarikan/penghapusan asset
Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 38/82


Power Plant Academy – SCM13

Peran Supplier

Kenapa Perlu? Peran di Pembangkit

• Trend Industry Leader di • Menyediakan energi primer


seluruh dunia • Menyediakan suku cadang
• Persyaratan sistem • Menyediakan jasa
manajemen nasional dan konstruksi dan jasa lainnya
internasional • Menyediakan jasa
• Setiap industri memerlukan konsultansi
supplier • Menyampaikan informasi
mengenai teknologi terbaru
yang mungkin dibutuhkan
• Menyampaikan informasi
mengenai ketersediaan suku
cadang di pasaran

Sub-Sub Manajemen Material

Interaksi Pembangkit & Supplier

Js Konsultansi
Jasa Lainnya
Jasa Konstruksi
Bahan bakar
Pengujian
Monitoring
Pengumuman Potongan PPh
Safety Briefing
Informasi Klarifikasi Working permit Bukti transfer Feedback
Company Report
Proses tender Safety Permit Invoice
profile

Pekerjaan /
Pra Pengadaan Proses Pengadaan Pembayaran Pasca Pengadaan
Penyerahan

Interaksi: Supplier & Perusahaan

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 39/82


Power Plant Academy – SCM13

Faktor Kualitas Interaksi dengan Supplier

Mindset •“Musuh” vs Partnership

Trust •Moment bagi supplier & perusahaan

Kolaborasi •Sharing “beban” dalam project

Tuntutan •Kondisi sosial & kode etik


transparansi

Internet •Penggunaan internet

Sub-Sub Manajemen Material

Komponen Manajemen Supplier

1.
Pengelompo
kan

5. Umpan
2. Seleksi
balik

3.
4. Evaluasi Pengendalia
n

Sub-Sub Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 40/82


Power Plant Academy – SCM13

Web Manajemen Supplier PT PJB

 Supplier diklasifikasikan kapabilitasnya


 History supplier tiap item tercatat otomatis
 Data supplier sesuai Sistem Informasi Terpadu

 Supplier sebagai agen tunggal tercatat khusus


 Tabel klasifikasi bisa di-update

Sub-Sub Manajemen Material

Evaluasi 2 Arah (& umpan balik)

Evaluasi terhadap Supplier Evaluasi terhadap Perusahaan

Aspek  Integritas (bobot 20%)  Transparansi dalam proses pengadaan


 Kerja sama (bobot 10%)  Kepastian penerbitan Berita Acara
 Delivery (bobot 20%) Pemeriksaan Barang / Jasa
 Harga (bobot 10%)  Kepastian waktu pembayaran
 Mutu produk (bobot 20%)  Profesionalisme (tanpa KKN, kejelasan
 Lingkungan (bobot 10%) ketentuan, kewajaran HPS, dan
 K3 (bobot 10%) sebagainya)

Metode  Mengisi formulir evaluasi (manual /  Mengisi formulir evaluasi (manual /


melalui website) melalui website)
Evaluasi
PIC  Procurement officer (pejabat /  Supplier
karyawan yang bertugas sebagai fungsi
pembelian)
 Tim pemeriksa kualitas barang / jasa
 Petugas LK3

Output  Report kinerja supplier  Laporan kepuasan mitra kerja


 Rekomendasi  Rekomendasi

Handout Slide Pwer Point HIP - 41/82


Power Plant Academy – SCM13

Evaluasi 2 Arah

Untuk Supplier Untuk Perusahaan

Sub-Sub Manajemen Material

Supplier Gathering

Supplier Gathering Tahun 2010 PT Pembangkitan Jawa Bali (UPMKR, UPMTW & UPHB)
Mercure Convention Centre Ancol – Jakarta, 23 Desember 2010

Handout Slide Pwer Point HIP - 42/82


Power Plant Academy – SCM13

Definisi KPI

• Key Performance Indicator adalah suatu tolok ukur atau


indikator yang berfungsi untuk mengetahui dan
mengukur tingkat keberhasilan (kinerja) suatu proses
bisnis, apakah cukup efektif, apakan cukup efisien atau
seberapa jauh efisien dan efektifnya.
• Pada umumnya KPI atau Tolok Ukur itu ada dua jenis :
– KPI kualitatif, yaitu tolok ukur yang menggunakan bahasa
atau deskripsi nonkuantitatif
– KPI kuantitatif, yaitu tolok ukur yang menggunakan angka,
kurva, dan sejenisnya yang bersifat kuantitaif
• Masing-masing jenis KPI mempunyai keunggulan dan
kelemahan sendiri-sendiri, keduanya bukan saling
mengganti, tetapi justru saling melengkapi

KPI Manajemen Material

KPI Manajemen Material


• KPI proses bisnis material yang umum adalah :
– Service Level Material
• Suatu indikator yang mengukur rasio tingkat
pelayanan terhadap kebutuhan material

– Perputaran Material (Turn Over Ratio)


• Suatu indikator yang mengukur rasio
pengeluaran (penggunaan) material terhadap
nilai persediaan
• Per item metrial atau Total gudang

– Inventori Level
• Suatu indikator yang mengukur rasio
pertumbuhan nilai persediaan saat ini terhadap
nilai gudang periode yang lalu (sesuai kebijakan)

KPI Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 43/82


Power Plant Academy – SCM13

SERVICE LEVEL - SL (1)

Persamaan

Service Level = Jumlah Permintaan terlayani tepat waktu


Jumlah total permintaan

Higher service level


needs more safety
stock. It’s means:
•Higher inventory cost
•Higher depreciation cost

Lower service level will


set lower availability:
•Higher lost of opportunity
cost

KPI Manajemen Material 87

SERVICE LEVEL - SL (2)

• Service Level (SL)


– KPI ini menggambarkan tingkat terpenuhinya kebutuhan material
untuk unit
– KPI ini berfungsi :
• Melihat kinerja proses bisnis material secara keseluruhan
• KPI ini sangat dipengaruhi oleh kinerja dari masing-masing
stream
• Sebagai dasar untuk malakukan evaluasi
– Nilai Service Level :
• Perhitungan dilakukan secara rata-rata dari seluruh barang
yang diminta dari gudang
• Toleransi tingkat terlayani tergantung kebijakan perusahaan
– Satuan = Prosentase (%)

KPI Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 44/82


Power Plant Academy – SCM13

TURN OVER – TO (1)


Persamaan
Turnover = Jumlah total pemakaian material periode n
Saldo rata-rata gudang periode n

Saldo rata-rata = Saldo periode saat ini + saldo periode yang lalu
2

Higher Turn over may


indicate inadequate
inventory levels:
•Lower inventory cost
•Lower depreciation cost
•Higher shortage risk
•Higher lost of opportunity cost

Lower Turn over may


point to overstocking:
•Lower shortage risk
•Lower lost of opportunity cost
•Higher inventory cost
•Higher depreciation cost
KPI Manajemen Material 89

TURN OVER – TO (2)

• Perputaran Material (TO)


– KPI ini lebih berorientasi terhadap seberapa besar efisiensi
atau manfaat nilai persediaan dtinjau dari sisi keuangan

– KPI berfungsi
• Melihat kinerja perencanaan pembelian dan pemakaian
material periode yang lalu
• Sebagai acuan perencanaan pembelian dan pemakaian
material periode yang akan datang
– Satuan = kali

KPI Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 45/82


Power Plant Academy – SCM13

Inventory Level Material (IL)


• Inventori Level (IL )
– KPI ini menggambarkan pertumbuhan nilai persediaan per periode
tertentu
– KPI ini berfungsi :
• Melihat kinerja atau akurasi perencanaan baik perencanaan
kebutuhan maupun perencanaan usulan pengadaan
• Sebagai dasar untuk malakukan evaluasi
– Standart Nilai Inventori Level :
• Besaran dari IL adalah relatif, tergantung kepentingan mana yang
diutamakan sisi “ Teknis atau Keuangan” atau kedua-duanya
• Nilai yang paling ideal adalah tidak ada pertumbuhan atau posisi (-)
tapi dari sisi keandalan mesin terjamin
– Satuan = prosentase (%)

Persamaan

Inventory Level = Saldo periode saat ini + Saldo periode awal tahun
Saldo periode awal tahun
KPI Manajemen Material

PURCHASE EFFECTIVENESS

Persamaan
Purchase effectiveness = Jumlah PO terbit pada periode n
Jumlah RO terbit pad periode n

Adalah indikator yang digunakan untuk mengukur seberapa


efektifkah proses pengadaan yang sudah berjalan. Purchase
efectiveness yang dinyatakan dalam persen, merupakan
proporsi banyaknya jumlah permintaan pembeliaan
(recomended order/RO) yang sudah diproses hingga terbit
perintah pembeliann (purchase order/PO).

KPI Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 46/82


Power Plant Academy – SCM13

PENURUNAN MATERIAL DEADSTOCK

Material deadstock
adalah material yang telah lama mengendap di gudang.
Sebuah material dianggap menjadi deadstock ketika material
tersebut sudah lebih dari dua tahun tersimpan di gudang dan
tidak digunakan. Material seperti ini berpotensi menggangu
kelancaran cashflow perusahaan.

Material deadstock
- Material mandatory(eks proyek)
- Material retrofit
- Sisa material karena beli berlebih

KPI Manajemen Material

PENURUNAN MATERIAL DEADSTOCK

Persamaan
PMD = Bl(i) – [Ba(i) + T + P + R + Ca]
Bl(i)
PMD : Nilai penurunan material deadstock (%)
Bl(i) : Saldo material deastock awal tahun i
Ba(i) : Saldo material deastock akhir tahun i
T : Nilai total material tipe T
P : Nilai total material tipe P
R : Nilai total material tipe R
Ca : Nilai total material cadangan strategis (criticality A)

KPI Manajemen Material

Handout Slide Pwer Point HIP - 47/82


Power Plant Academy – SCM13

Hubungan Antar KPI

• Dalam aplikasi ketiga KPI tersebut adalah saling terkait


dan saling melengkapi
• Untuk melihat Kinerja proses bisnis material secara
keseluruhan, maka kita harus menggunakan ketiga KPI
secara bersamaan
• Proses bisnis yg berorientasi pada “keuangan”, maka
dikatakan baik, apabila Inventori Level dan perputaran
nya baik
• Proses bisnis yg berorientasi pada “Pelayanan Teknik atau
Kehandalan”, maka dikatakan baik, apabila Service
Levelnya baik

KPI Manajemen Material

Definisi dan Tujuan

Pengukuran kinerja
adalah proses di mana organisasi menetapkan parameter proses dan hasil
untuk dicapai oleh suatu bidang. Proses pengukuran kinerja seringkali
membutuhkan penggunaan bukti statistik dan empirik untuk menentukan
tingkat kemajuan suatu organisasi dalam meraih tujuannya

Tujuan :
• Mengidentifikasi proses atau area yang perlu ditingkatkan
• Memberikan gambaran perkembangan dari waktu ke waktu
dan trend kinerja
• Membandingkan tingkat kinerja suatu unit dengan unit lain
• Menilai apakah proyek peningkatan yang dimulai (atau telah selesai)
memang benar-benar atau akan membawa hasil
• Mengevaluasi alat peningkatan yang harus digunakan di masa depan.
Maturity Level Supply Chain Management

Handout Slide Pwer Point HIP - 48/82


Power Plant Academy – SCM13

Prinsip pengukuran kinerja

No Prinsip Penjelasan
1 Relevant Relevan dengan apa yang ingin diketahui
2 True Indikator yang benar-benar mencerminkan apa yang ingin kita ketahui
3 Spesific Memperhatikan variabel-variabel lain yang dapat mempengaruhi hasil
pengukuran
4 Consistent Hasil pengukuran konsisten oleh siapapun dan dimanapun ukuran diambil

5 Clear Tidak dapat diinterpretasikan secara berbeda-beda


6 Accessible Data ukuran dapat diperoleh atau bisa diukur
7 Economical Pengukuran dapat dilakukan secara ekonomis – tidak terlalu mahal
8 Timely Hasil pengukuran dapat diperoleh tepat waktu
9 Actionable Hasil pengukuran dapat ditindak-lanjuti –dijadikan dasar pengambilan keputusan

10 Fool-proof Pengukuran tidak mendorong perilaku yang tidak diinginkan (demi tercapainya
target hasil pengukuran)

Maturity Level Supply Chain Management

Kinerja Proses vs Kinerja Hasil


Ada 2 Kemungkinan :
1. Keberuntungan
PERF.
2. Ada orang Hebat
LEVEL 5
KINERJA HASIL (KPI)

PERF.
LEVEL 4

Meningkatkan Maturity
LAGGING

PERF. Level Proses Bisnis Kemungkinan ada


LEVEL 3 Kendala-Kendala di
Manajemen :
1. Keputusan Mjm
PERF.
LEVEL 2
kurang cepat
2. Birokrasi Panjang
3. Anggaran terbatas
PERF. Menghilangkan
LEVEL 1 Hambatan Manajemen

STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5


LEADING
KINERJA PROSES

Maturity Level Supply Chain Management

Handout Slide Pwer Point HIP - 49/82


Power Plant Academy – SCM13

Philosofi Pengukuran Kinerja

SCORING < 85% 85-90% 90-100% 100-110% >110%

LEVELING Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

ACTIVATING Fire Fighting Stabilizing Preventing Optimizing Excellence

Menunggu Ada usaha


Bertindak Ada usaha Mencapai
dan optimasi
sebatas mencegah, keunggulan
IMPLEMENTING memadamkan sumberdaya
merespon Melakukan dan
kebakaran dan
kejadian perencanaan continuous
(correctif) improvement

Maturity Level Supply Chain Management

The Journey So Far

IMPROVEMENT
GUIDELINES

STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5


FIREFIGHTING STABILISING PREVENTING OPTIMISING EXCELLENCE

100
DI MANA POSISI KITA …???
Maturity Level Supply Chain Management

Handout Slide Pwer Point HIP - 50/82


Power Plant Academy – SCM13

Area Maturity Level SCM


• INVENTORY CONTROL & CATALOGER
1. Pengelolaan Katalog
2. Pengelolaan usulan Pengadaan
3. Implementasi Kebijakan Persediaan
4. Implementasi setting ROP & ROQ
5. Monitoring dan Pengendalian Persediaan
6. Laporan Manajemen Material Bulanan
7. Optimalisasi Material Dead Stock

• PENGADAAN (PURCHASING)
1. Pengelolaan Supplier
2. Monitoring dan Pengendalian Proses
3. Pengendalian dan Sistem Dokumentasi Pelaksanaan
Proses
4. Implementasi Sistem Kontrak Payung
Maturity Level Supply Chain Management

Area Maturity Level SCM

• PERGUDANGAN (WAREHOUSING)
1. Monitoring dan Scheduling kedatangan barang
2. Pengelolaan Material dalam Karantina Import dan Eksport
Area
3. Pengelolaan dan Penyimpanan Material
4. Pelaksanaan Stockcount (Opname Harian)
5. Pelaksanaan Proses Transaksi Pergudangan (In dan Out)
6. Penanganan dan Pengelolaan Material Bekas Pakai
7. Prosedur Tata Lakasana Pergudangan dan Implementasinya
• KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
1. Perputaran Material (TOR)
2. Service Level Material
3. Purchase Effectiveness
4. Penurunan Inventory Level Material Dead Stock

Maturity Level Supply Chain Management

Handout Slide Pwer Point HIP - 51/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

1. CATALOGUE : Sebuah sajian informasi detail dari sebuah material atau barang
yang menggambarkan secara jelas dan lengkap tentang
spesifikasi dan klasifikasi material yang terdokumentasi dalam
bentuk format yang teratur dan rapi

Data base catalog material baru sebatas catatan-catatan manual atau insidentil, belum terstruktur dan
LEVEL 1
belum ada klasifikasi dengan baik

Data base catalog terdokumentasi dalam komputerized, struktur dan klasifikasi cukup baik, menjadi
LEVEL 2 acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, pemenuhan terhadap kebutuhan 75%,
kelengkapan spesifikasi 75 %, penulisan standart 75 %, duplikat 25 %, tidak Updated

Data base catalog terdokumentasi dan terintegrasi dalam SIT, struktur dan klasifikasi sudah baik,
LEVEL 3 menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, pemenuhan terhadap kebutuhan
75%, kelengkapan spesifikasi 75 %, penulisan standart 75 %, duplikat 25 %, Updated

Data base catalog terdokumentasi dan terintegrasi dalam SIT, struktur dan klasifikasi sudah baik,
LEVEL 4 menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, pemenuhan terhadap kebutuhan
90%, kelengkapan spesifikasi 90 %, penulisan standart 90 %, duplikat 5 %, Updated

Data base catalog terdokumentasi dan terintegrasi dalam SIT, struktur dan klasifikasi sudah baik,
menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, pemenuhan terhadap kebutuhan 100
LEVEL 5
%, kelengkapan spesifikasi 100 %, penulisan standart 100 %, duplikat 0 %, Updated, Continuos
Improvemen

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

2. MANAJEMEN USULAN Sistem pengelolaan usulan pengadaan barang atau jasa


PENGADAAN (RO) : yang sistematis, terencana, informatip, dan lengkap
sebagai dasar proses pengadaan
Usulan pengadaan sekedar dibuat, tidak terjadwal dan tidak ada unsur perencaan, penyerahan ke bagian
pengadaan tidak tepat waktu, usulan yg dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR/KAK kurang
LEVEL 1
lengkap > 50 %, rekap identifikasi berdasarkan input kebutuhan belum ada, proses bisnis usulan pengadaan
manual, dokumentasi belum ada, monitoring dan pengendalian belum ada

Usulan pengadaan sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat waktu, usulan yg
dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR/KAK kurang lengkap > 25 %, rekap dan identifikasi
LEVEL 2
berdasarkan input kebutuhan belum ada, proses bisnis usulan pengadaan manual, dokumentasi ada,
monitoring dan pengendalian belum ada

Usulan pengadaan sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat waktu, usulan yg
dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR/KAK kurang lengkap > 10 %, rekap dan identifikasi
LEVEL 3
berdasarkan kebutuhan belum ada, proses bisnis terintegrasi dan online dalam SIT, dokumentasi ada,
monitoring komputerized, fungsi pengendalian belum ada

Usulan pengadaan sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat waktu, usulan yg
dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR/KAK kurang lengkap < 5 %, rekap dan identifikasi
LEVEL 4 berdasarkan kebutuhan sudah ada, proses bisnis terintegrasi dan online dalam SIT, dokumentasi ada,
monitoring terintegrasi dan online dalam SIT, fungsi monitoring dan pengendalian dilakukan secara detail dan
menyeluruh.

Usulan pengadaan sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat waktu, usulan yg
dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR/KAK kurang lengkap 0 %, rekap dan identifikasi
LEVEL 5 berdasarkan kebutuhan sudah ada, proses bisnis terintegrasi dan online dalam SIT, dokumentasi ada,
monitoring terintegrasi dan online dalam SIT, fungsi monitoring dan pengendalian dilakukan secara detail dan
menyeluruh, continous improvement

Handout Slide Pwer Point HIP - 52/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

3. IMPLEMENTASI Inplementasi atau Penerapan terhadap suatu Kebijakan


perusahaan yang mengatur tentang pengelolaan material
INVENTORY POLICY :
yang meliputi metode pengendalian persediaan dan
metode pembelian, dengan mempertimbangkan criticality,
avaibility dan usage value dari setiap item materilal
LEVEL 1 Inventory Policy sudah ada, implemantasi belum ada

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah dilaksanakan,
LEVEL 2 Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan belum dilaksanakan, rekomendasi-rekomendasi aplikasi
belum ada, akurasi pengelompokan ≤ 50 %, review terhadap implementasi belum ada

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah dilaksanakan,
Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan sudah dilaksanakan, akurasi pengelompokan ≤ 75%,
LEVEL 3 rekomendasi-rekomendasi terkait perlakuan dari sisi inventory dan pengadaan sudah ada. hasil analisa,
pengeolahan data dan rekomendasi-rekomendasi terdokumen dengan tertib, baik, dan ada approval,
Implementasi terhadap rekomendasi-rekomendasi ≤ 75 %, review terhadap implementasi setiap 6 bulan sekali.

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah dilaksanakan,
akurasi pengelompokan 100%, Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan sudah dilaksanakan,
LEVEL 4 rekomendasi-rekomendasi terkait perlakuan dari sisi inventory dan pengadaan sudah ada. hasil analisa,
pengeolahan data dan rekomendasi-rekomendasi terdokumen dengan tertib, baik, dan ada approval,
Implementasi terhadap rekomendasi-rekomendasi ≤ 90 %, review terhadap implementasi setiap 6 bulan sekali

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah dilaksanakan,
Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan sudah dilaksanakan, rekomendasi-rekomendasi terkait
LEVEL 5 perlakuan dari sisi inventory dan pengadaan sudah ada. hasil analisa, pengeolahan data dan rekomendasi-
rekomendasi terdokumen dengan tertib dan baik, ada approval, Implementasi terhadap rekomendasi-
rekomendasi 100 %, review terhadap implementasi setiap 6 bulan sekali, continous improvement

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

4. IMPLEMENTASI SETTING Implementasi sistem perencanaan persediaan gudang


ROP & ROQ : dengan metode setting ROP & ROQ.
ROQ = Jumlah material yang dipesan dalam setiap order
ROP = Jumlah tertentu sebagai acuan pemesanan ulang
Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy belum ada, setting ROP/ROQ belum
LEVEL 1
dilaksanakan

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting ROP/ROQ 50 %
LEVEL 2 sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan belum ada, review dan
pengendalian terhadap akurasi belum ada

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting ROP/ROQ 85 %
sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan sudah ada, review dan
LEVEL 3
pengendalian terhadap akurasi setiap 6 bulan, konsistensi terhadap implementasi 85 %, tingkat akurasi 75
%

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting ROP/ROQ 100 %
sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan sudah ada, review dan
LEVEL 4
pengendalian terhadap akurasi setiap 6 bulan, konsistensi terhadap implementasi 95 %, tingkat akurasi 90
%

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting ROP/ROQ 100 %
sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan sudah ada, review dan
LEVEL 5
pengendalian terhadap akurasi setiap 6 bulan, konsistensi terhadap implementasi 100 %, tingkat akurasi
100 %

Handout Slide Pwer Point HIP - 53/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

5. MONITORING & Suatu proses monitoring dan pengendalian terhadap


PENGENDALIAN kondisi persediaan gudang yang dilakukan secara
periodik, terprogram dan detail, mencakup nilai, alokasi
PERSEDIAAN GUDANG :
pemakaian dan rencana pemakaian.

LEVEL 1 Monitoring dan pengendalian terhadap persediaan gudang belum dilaksanakan

Monitoring dan pengendalian persediaan gudang sudah dilaksanakan, belum dijadwal, belum terprogram,
LEVEL 2
dilaksanakan untuk memenuhi permintaan insindentil

Monitoring dan pengendalian persediaan gudang sudah dilaksanakan secara rutin setiap 3 bulan, data
LEVEL 3 terdokumen dan tersaji dengan baik, mudah diakses, lengkap dengan alokasi dan jadwal pemakaian,
dikomunikasikan ke pihak terkait, analisa dan evaluasi belum ada,

Monitoring dan pengendalian persediaan gudang sudah dilaksanakan secara rutin setiap 1 bulan, data
LEVEL 4 terdokumen dan tersaji dengan baik, mudah diakses, lengkap dengan alokasi dan jadwal pemakaian , ada
analisa dan evaluasi, dikomunikasikan ke bidang terkait.

Monitoring dan pengendalian persediaan gudang sudah dilaksanakan secara rutin setiap 1 bulan, data
terdokumen dan tersaji dengan baik, mudah diakses, lengkap dengan alokasi dan jadwal pemakaian, ada
LEVEL 5
analisa dan evaluasi, dikomunikasikan ke bidang terkait, ada action plan dan tindak lanjut terhadap hasil
analisa dan eveluasi, ada improvement.

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

6. LAPORAN MANAJEMEN Suatu proses pelaporan terkait tentang kondisi dan


MATERIAL : kinerja pengelolaan material secara menyeluruh
sistematis dan terintegrasi.

LEVEL 1 Laporan manajemen material belum ada

Laporan manajemen material belum terjadwalkan secara rutin, hanya untuk memenuhi
LEVEL 2
permintaan insidentil dan belum menyeluruh

Laporan manajemen material dijadwalkan setiap bulan, sudah menyeluruh, paling lambat
LEVEL 3
tangal 7 bulan berikutnya, akurasi data 90 %, analisa dan evaluasi belum ada

Laporan manajemen material dijadwalkan setiap bulan, sudah menyeluruh, paling lambat
LEVEL 4 tangal 7 bulan berikutnya, akuarsi data 100% , ada analisa dan evaluasi, ada tindak lanjut,
hasil analisa terdokumen dan tersaji dengan baik.

Laporan manajemen material dijadwalkan setiap bulan, sudah menyeluruh, paling lambat
tangal 7 bulan berikutnya, akuarsi data 100% , ada analisa dan evaluasi, ada tindak lanjut,
LEVEL 5
hasil analisa terdokumen dan tersaji dengan baik, data base terintegrasi dan online dalam
SIT, ada improvement.

Handout Slide Pwer Point HIP - 54/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

7. OPTIMASI MATERIAL DEAD Identifikasi, review dan pemilahan secara fisik terhadap
STOCK: material persediaan gudang yang ≥ 2 tahun tersimpan
digudang, dengan tujuan untuk memastikan bahwa
barang –barang yang tersimpan digudang dalam kondisi
baik dan siap difungsikan, sehingga akan didapat
kondisi persediaan yang efisien dan efektive .

LEVEL 1 Identifikasi dan pemilahan belum dilaksanakan

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai persediaan,
LEVEL 2 lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 50 % , rekap data identifikasi belum ada, action plan dan
tindak lanjut belum ada

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai persediaan,
LEVEL 3 lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 75 % , rekap data identifikasi ada, action plan dan tindak
lanjut 30%

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai persediaan,
LEVEL 4 lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 100 % , rekap data identifikasi ada, laporan sudah dibuat,
action plan dan tindak lanjut 75 %

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai persediaan,
LEVEL 5 lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 100 % , rekap data identifikasi ada, laporan sudah dibuat,
action plan sudah dibuat, sudah ada tindak lanjut pengahapusan atau pemanfaatan unit 100 %

AREA PENGADAAN

1. MANAGEMENT Sistem atau proses pengelolaan supplier yang meliputi data


SUPPLIER : base, evaluasi kinerja dan fungsi pembinaan terhadap
supplier dalam rangka mendukung kinerja pengelolaan
material.
Data suplyer sudah ada, data base manual, klasifikasi sesuai capability belum ada, identifikasi secara
LEVEL 1
detail belum ada, evaluasi kinerja dan monitoring performance belum

Data suplyer sudah ada, data base manual, klasifikasi sesuai capability belum spesifik per jenis barang
LEVEL 2 atau jasa, identifikasi secara detail belum ada, evaluasi kinerja dan monitoring performance belum
terjadwal (insidentil)

Data suplyer sudah ada, data base komputerized, on line antar komputr, klasifikasi sesuai capability sudah
spesifik per jenis barang atau jasa, identifikasi secara detail sudah ada, evaluasi kinerja dan monitoring
LEVEL 3
performance terprogram secara periodik, data evaluasi kinerja terdokumen dengan baik, tertib dan ada
approval, data suplyer dan data kinerja belum linked, fungsi pembinaan terhadap supplyer belum ada

Data suplyer sudah ada, data base SIT, on line, klasifikasi sesuai capability sudah spesifik per jenis barang
atau jasa, identifikasi secara detail sudah ada, evaluasi kinerja dan monitoring performance terprogram
LEVEL 4 secara periodik, data evaluasi kinerja terdokumen dengan baik, tertib, ada approval dan terupdate ke SIT,
data suplyer dan data kinerja sudah linked, fungsi pembinaan terhadap supplyer sudah dilaksanakan
tetapi belum secara terprogram, updated

Data suplyer sudah ada, data base on line dan terintegrasi dalam SIT, klasifikasi sesuai capability sudah
spesifik per jenis barang atau jasa, identifikasi secara detail sudah ada, evaluasi kinerja dan monitoring
LEVEL 5 performance terprogram secara periodik, data evaluasi kinerja terdokumen dengan baik, tertib, ada
approval terupdate secara konsisten ke SIT, data suplyer dan data kinerja sudah linked, fungsi pembinaan
terhadap supplyer sudah dilakukan secara periodik dan terprogram, updated, duplikasi 0 %, improvement

Handout Slide Pwer Point HIP - 55/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA PENGADAAN

2. MONITORING DAN Proses monitoring dan pengendalian terhadap


PENGENDALIAN PROSES : setiap tahap proses pengadaan yang dilakukan
secara sistematis, terprogram dan menyeluruh
untuk memastikan efektifitas dan efisiensi proses.

LEVEL 1 Monitoring dan pengendalian proses pengadaan belum dilakukan

Monitoring dan pengendalian proses pengadaan sudah dilaksanakan tetapi belum secara sistematis dan
LEVEL 2
menyeluruh, analisa dan evaluasi masih insidentil, data base manual, belum terupdate secara konsisten

Monitoring dan pengendalian proses pengadaan sudah dilaksanakan secara sistematis dan menyeluruh,
LEVEL 3 analisa dan evaluasi sudah dilaksanakan serta terdokumen dengan tertib, data base komputerized,
belum online dan terupdate secara konsisten

Monitoring dan pengendalian proses pengadaan sudah dilaksanakan secara sistematis dan menyeluruh,
LEVEL 4 analisa dan evaluasi sudah dilaksanakan serta terdokumen dengan tertib, data base online, terintegrasi
dalam SIT dan terupdated secara konsisten

Monitoring dan pengendalian proses pengadaan sudah dilaksanakan secara sistematis dan menyeluruh,
LEVEL 5 analisa dan evaluasi sudah dilaksanakan serta terdokumen dengan tertib, data base online, terintegrasi
dalam SIT dan terupdated secara konsisten, continous improvement.

AREA PENGADAAN
Sistem atau proses perencanaan dan pelaksanaan
3. PENGENDALIAN DAN proses pengadaan yang effektif, effisien dan terkendali
SISTEM DOKUMENTASI dengan mengacu kepada mekanisme dan aturan
PELAKSANAAN PROSES perusahaan dalam rangka menjaga tingkat
PENGADAAN : ketersediaan material yang optimal untuk menunjang
keandalan dan effisiensi unit

LEVEL 1 Pengendalian dan sistem dokumentasi pelasanaan proses pengadaan belum ada.

Pengendalian dan sistem dokumentasi pelasanaan proses pengadaan sudah ada, schedule proses ada 50 %,
LEVEL 2 cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 50 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada 50 %, temuan
terkait ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan < 10

Pengendalian dan sistem dokumentasi pelasanaan proses pengadaan sudah ada, schedule proses ada 90 %,
LEVEL 3 cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 90 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada 90 %, temuan
terkait ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan ≤ 5

Pengendalian dan sistem dokumentasi pelasanaan proses pengadaan sudah ada, schedule proses ada 100 %,
LEVEL 4 cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 100 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada 100 %, temuan
terkait ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan ≤ 2

Pengendalian dan sistem dokumentasi pelasanaan proses pengadaan sudah ada, schedule proses ada 100 %,
LEVEL 5 cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 100 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada 100 %, temuan
terkait ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan nihil (nol), continous improvement

Handout Slide Pwer Point HIP - 56/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA PENGADAAN

4. APLIKASI SISTEM implemetasi kontrak jangka menengah atau panjang


KONTRAK PAYUNG : kepada supplier tertentu untuk memenuhi material yang
dibutuhkan yang sudah terprediksi penggunaannya dan
dikirim dengan jumlah dan waktu sesuai kebutuhan

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy belum dibuat dan
LEVEL 1
belum ada kontrak payung

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 2
dan kualitas rekomendasi belum optimal, implementasi sesuai rekomendasi 50 %

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 3
dan kualitas rekomendasi sudah optimal, implementasi sesuai rekomendasi 75 %

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 4
dan kualitas rekomendasi sudah optimal, updated implementasi sesuai rekomendasi 95 %

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 5 dan kualitas rekomendasi sudah optimal, updated implementasi sesuai rekomendasi 100 % ,
continous improvement

AREA PERGUDANGAN

1. SCHEDULING DAN Melakukan monitoring, scheduling dan pengendalian


terhadap rencana kedatangan dan penerimaan
MONITORING KEDATANGAN
barang di gudang, dengan mengacu pada levering
BARANG : kedatangan dalam PO

LEVEL 1 Monitoring dan scheduling rencana kedatangan barang di gudang belum dilaksanakan

Monitoring dan scheduling rencana kedatangan barang di gudang sudah dilaksanakan secara insidentil,
LEVEL 2
belum terprogram, data belum tersaji dengan baik, dokumentasi belum ada

Monitoring dan scheduling rencana kedatangan barang di gudang sudah dilaksanakan secara
LEVEL 3 terprogram dan periodik, data sudah tersaji dengan baik dan tertib, dokumentasi sudah ada, analisa dan
evaluasi belum ada .

Monitoring dan scheduling rencana kedatangan barang di gudang sudah dilaksanakan secara
LEVEL 4 terprogram dan periodik, data sudah tersaji dengan secara baik, tertib dan informatip, dokumentasi data
sudah baik, tertib dan updated, ada analisa dan evaluasi.

Monitoring dan scheduling rencana kedatangan barang di gudang sudah dilaksanakan secara
LEVEL 5 terprogram dan periodik, data sudah tersaji dengan secara baik, tertib dan informatip, dokumentasi data
sudah baik, tertib dan updated, ada analisa dan evaluasi, continuos improvement.

Handout Slide Pwer Point HIP - 57/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA PERGUDANGAN
2. PENGELOLAAN MATERIAL Proses pengelolaan fisik material sedang dalam
DALAM KARANTINA IMPOR proses pemeriksaan dan penerimaan (karantina
DAN EKSPOR AREA : impor area), material sedang dalam proses
pengeluaran sebelum diambil oleh user (karantina
expor area) yang meliputi pemilihan, pemisahan
dan identifikasi status.
Sarana impor area dan expor area belum ada, pemilahan dan pemisahan secara fisik terhadap
LEVEL 1
material/barang sedang dalam proses transaksi (in & out) belum ada.

Sarana impor area dan expor area sudah ada tetapi masih bersifat sementara/insidentil, pemilahan dan
pemisahan secara fisik terhadap material/barang sedang dalam proses transaksi (in & out) sudah
LEVEL 2
dilaksanakan dalam satu area tanpa pembatas, belum ada identitas pemisahan, daftar barang pada
setiap area belum ada, kerapian dan estetika belum ada

Sarana impor area dan expor area sudah ada, pemilahan dan pemisahan secara fisik terhadap
material/barang sedang dalam proses transaksi (in & out) sudah dilaksanakan dalam satu area dengan
LEVEL 3
pembatas, ada identitas pemisahan, daftar barang pada setiap area sudah ada, kerapian dan estetika
cukup baik, belum teritegrasi dengan dengan area transaksi

Sarana impor area dan expor area sudah ada, pemilahan dan pemisahan secara fisik terhadap
material/barang sedang dalam proses transaksi (in & out) sudah dilaksanakan dalam satu area dengan
LEVEL 4
pembatas, ada identitas pemisahan, daftar barang pada setiap area sudah ada, kerapian dan estetika
baik, teritegrasi dengan dengan area transaksi

Sarana impor area dan expor area sudah ada, pemilahan dan pemisahan secara fisik terhadap
material/barang sedang dalam proses transaksi (in & out) sudah dilaksanakan dalam satu area dengan
LEVEL 5
pembatas, ada identitas pemisahan, daftar barang pada setiap area sudah ada, kerapian dan estetika
sangat baik, teritegrasi dengan dengan area transaksi ada continuos imprvement.

AREA PERGUDANGAN

3. MANAJEMEN Proses pengelolaan penyimpanan material di gudang secara


PENYIMPANAN sistematis, standart dan baku yang meliputi metode
penamaan/identitas, metode pengkodean, metode pelabelan,
MATERIAL :
tata ruang, metode penempatan, metode perawatan dan
metode penanganan dengan mengacu ketentuan atau
prosedur pergudangan.
Proses pengelolaan penyimpanan barang material di gudang dilaksanakan tetapi belum sesuai prosedur
LEVEL 1
yang berlaku
Proses pengelolaan penyimpanan barang.material di gudang yang meliputi metode penamaan, metode
pengkodean, metode pelabelan, metode tata ruang, metode penempatan, metode penanganan sudah
LEVEL 2
dilaksanakan tetapi belum ada standart, belum baku dan tidak updated, fungsi perawatan belum
berjalan.
Proses pengelolaan penyimpanan barang.material di gudang yang meliputi metode penamaan, metode
pengkodean, metode pelabelan, metode tata ruang, metode penempatan, metode penanganan sudah
LEVEL 3
dilaksanakan, sudah standart, sudah baku dan updated, fungsi perawatan sudah berjalan tetapi belum
terencana dan terprogram, kerapian dan estetika belum ada perhatian

Proses pengelolaan penyimpanan barang.material di gudang yang meliputi metode penamaan, metode
pengkodean, metode pelabelan, metode tata ruang, metode penempatan, metode penanganan sudah
LEVEL 4
dilaksanakan, sudah standart, sudah baku dan updated, fungsi perawatan sudah berjalan secara
terencana, terprogram dan disiplin, kerapian dan estetika cukup baik

Proses pengelolaan penyimpanan barang.material di gudang yang meliputi metode penamaan, metode
pengkodean, metode pelabelan, metode tata ruang, metode penempatan, metode penanganan sudah
LEVEL 5
dilaksanakan, sudah standart, sudah baku dan updated, fungsi perawatan sudah berjalan secara
terencana, terprogram dan disiplin, kerapian dan estetika sangat baik continous improvement.

Handout Slide Pwer Point HIP - 58/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA PERGUDANGAN

4. STOCK COUNT Melaksanakan pemeriksaan harian terhadap kesesuaian


(OPNAME HARIAN) : SOH gudang antara fisik dan catatan (SIT) yang dilakukan
setiap hari pada akhir jam kerja atau awal jam kerja hari
berikutnya dan hanya dilakukan terhadap barang yang
bertransaksi atau ada mutasi (masuk atau keluar) pada
hari itu.
Pemeriksaan dan pengecekan secara harian terhadap kesesuaian antara jumlah material secara fisik dan
LEVEL 1
catatan/sistem untuk material/barang yang ada transaksi belum dilaksanakan

Pemeriksaan dan pengecekan secara harian terhadap kesesuaian antara jumlah material secara fisik dan
catatan/sistem untuk material/barang yang ada transaksi sudah dilaksanakan tetapi belum disiplin dan konsisten,
LEVEL 2
penelusuran selisih belum dilaksanakan, selisih tidak dilakukan jurnal, data belum terdokumen dengan baik dan
tertib

Pemeriksaan dan pengecekan secara harian terhadap kesesuaian antara jumlah material secara fisik dan
catatan/sistem untuk material/barang yang ada transaksi sudah dilaksanakan secara disiplin dan konsisten,
LEVEL 3
penelusuran penyebab selisih sudah dilaksanakan, selisih langsung dilakukan jurnal, data sudah terdokumen
dengan baik dan tertib

Pemeriksaan dan pengecekan secara harian terhadap kesesuaian antara jumlah material secara fisik dan
catatan/sistem untuk material/barang yang ada transaksi sudah dilaksanakan secara disiplin dan konsisten,
LEVEL 4
penelusuran penyebab selisih sudah dilaksanakan, selisih langsung dilakukan jurnal, data sudah terdokumen
dengan baik dan tertib, ada analisa dan evaluasi.

Pemeriksaan dan pengecekan secara harian terhadap kesesuaian antara jumlah material secara fisik dan
catatan/sistem untuk material/barang yang ada transaksi sudah dilaksanakan secara disiplin dan konsisten,
LEVEL 5
penelusuran penyebab selisih sudah dilaksanakan, selisih langsung dilakukan jurnal, data sudah terdokumen
dengan baik dan tertib, ada analisa dan evaluasi, ada continous improvement.

AREA PERGUDANGAN

5. PELAKSANAAN PROSES Pelaksanaan proses transaksi pergudangan


yang meliputi penerimaan dan pengeluaran
TRANSAKSI PERGUDANGAN
material, yang effektif, effisien dan terkendali
(IN & OUT) : dengan mengacu kepada mekanisme dan
aturan yang berlaku.

Proses transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang secara manual, belum terencana, tidak
LEVEL 1
tercatat, tidak ada dokument, tidak ada monitoring, tidak ada pengendalian.

Proses transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang secara manual, belum terencana,
LEVEL 2 tercatat, terdokumen, monitoring belum disiplin dan konsisten, analisa dan evaluasi belum ada, tansaksi
tidak on schedule > 10 %

Proses transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang secara komputerized, sudah terencana,
LEVEL 3 terdokumen, fungsi monitoring sudah disiplin dan konsisten, analisa dan evaluasi belum ada, transaksi
tidak on schedule < 10 %

Proses transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang secara online dan terintegrasi dalam SIT,
LEVEL 4 sudah terencana, terdokumen, fungsi monitoring sudah disiplin dan konsisten, analisa dan evaluasi
sudah dilaksanakan, trasaksi tidak on schedule < 3 %

Proses transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang secara online dan terintegrasi dalam SIT,
LEVEL 5 sudah terencana, terdokumen, fungsi monitoring sudah disiplin dan konsisten, analisa dan evaluasi
sudah dilaksanakan, trasaksi tidak on schedule 0 %

Handout Slide Pwer Point HIP - 59/82


Power Plant Academy – SCM13

AREA PERGUDANGAN

Sistem penanganan, pengelolaan, monitoring dan


6. PENANGANAN DAN pengendalian terhadap material dead stock, material
PENGELOLAAN MATERIAL obsolete stock dan material return (pengembalian
BEKAS PAKAI & DEAD STOCK : bekas pakai) secara sistematis, terprogram dan
terdokumen untuk menunjang tercapainya efisiensi
dan efektifitas pengelolaan pergudangan
Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock,
LEVEL 1
obsolete stock dan material bekas pakai (material return) belum dilaksanakan

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock, obsolete stock
LEVEL 2 dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan tetapi masih bersifat
insidentil, data belum tersaji dengan baik.

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock, obsolete stock
LEVEL 3 dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan secara sistematis dan
terprogram, data tersaji dengan baik, belum terintegrasi dalam SIT.

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock, obsolete stock
LEVEL 4 dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan secara sistematis dan
terprogram, data tersaji dengan baik, terintegrasi dalam SIT, updated.

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock, obsolete stock
dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan secara sistematis dan
LEVEL 5
terprogram, data tersaji dengan baik, terintegrasi dalam SIT, updated.
continuos improvement

AREA PERGUDANGAN

7. PROSEDUR TATA Suatu pedoman baku yang mengatur tentang tata


LAKSANA laksana pergudangan secara menyeluruh untuk
mendukung tercapainya pengelolaan material efisien dan
PERGUDANGAN :
efektive.

LEVEL 1 Prosedur Baku Tata Laksana pergudangan belum ada

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, belum baku, belum menyeluruh, sulit
LEVEL 2
diakses, implementasi 50 %.

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, sudah baku, belum menyeluruh, mudah diakses,
LEVEL 3
implementasi 75 %.

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, sudah baku, sudah menyeluruh, mudah diakses,
LEVEL 4
updated, implementasi 100 %.

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, sudah baku, sudah menyeluruh, mudah diakses,
LEVEL 5
updated, implementasi 100 %, ada improvement.

Handout Slide Pwer Point HIP - 60/82


Power Plant Academy – SCM13

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

1. PERPUTARAN MATERIAL Indicator kinerja manajemen material dari sisi


(TURN OVER RASIO) : perspective financial, dengan mengukur tingkat
efektifitas dan akurasi perencanaan kebutuhan,
persediaan dan pemebelian terhadap realisasi
pemakaian, yaitu perbandingan antara total
realisasi biaya pemakaian material gudang
terhadap saldo rata-rata persediaan gudang, dalam
satu periode (1 tahun) dengan satuan kali (X),
tetapi tidak termasuk material cadang jangka
panjang (Strategic Spares)

LEVEL 1 Pencapaian terhadap target ≤ 25 %

LEVEL 2 Pencapaian terhadap target 50 %

LEVEL 3 Pencapaian terhadap target 80 %

LEVEL 4 Pencapaian terhadap target 100 %

LEVEL 5 Pencapaian terhadap target ≥ 120 %

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

2. SERVICE LEVEL Indicator kinerja untuk mengukur tingkat ketersediaan


MATERIAL : material terhadap kebutuhan material, yaitu perbandingan
antara jumlah permintaan material yang terlayani tepat
waktu (on schedule) terhadap total permintaan material
dalam satu periode (1 bulan) dengan satuan %

LEVEL 1 Pencapaian < 25 %

LEVEL 2 Pencapaian 50 %

LEVEL 3 Pencapaian 80 %

LEVEL 4 Pencapaian 90 %

LEVEL 5 Pencapaian 100 %

Handout Slide Pwer Point HIP - 61/82


Power Plant Academy – SCM13

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

3. PURCHASE Indicator kinerja untuk mengukur tingkat produktivitas dan


EFFECTIVENES : efetifitas proses pengadaan material, yaitu perbadingan
antara jumlah item realisasi proses pengadaan terhadap total
item usulan pengadaan material dalam satu periode (1 bulan
atau komulatip 1 tahun) dalam satuan %

LEVEL 1 Pencapaian < 25 %

LEVEL 2 Pencapaian 50 %

LEVEL 3 Pencapaian 80 %

LEVEL 4 Pencapaian 90 %

LEVEL 5 Pencapaian 100 %

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

4. PENURUNAN INVENTORY Indicator kinerja untuk mengukur program


LEVEL PERSEDIAAN DEAD optimalisasi persediaan gudang, yaitu
perbandingan antara total penurunan nilai
STOCK :
persediaan dengan jumlah nilai persediaan awal
(≥ 2 tahun di gudang) (base line) dalam satu periode (1 tahun) dalam
satuan %, khusus untuk material yang tersimpan
digudang ≥ 2 tahun, dengan memperhitungkan
minimum stock untuk strategic spares dan obselet
stock (type R & type T)

LEVEL 1 Pencapaian terhadap base line ≤ 15 %

LEVEL 2 Pencapaian terhadap base line 25 %

LEVEL 3 Pencapaian terhadap base line 50 %

LEVEL 4 Pencapaian terhadap base line 75 %

LEVEL 5 Pencapaian terhadap base line 100 %

Handout Slide Pwer Point HIP - 62/82


Power Plant Academy – SCM13

Agenda

1. Latar Belakang & Definisi Hal. 4


2. Konsep Dasar Supply Chain Management Hal. 16
3. Frame Work & Teknik Pelaksanaan Hal. 38
4. Maturity Level Hal. 115
5. Assessment Maturity Level Hal. 143

Maturity Level Supply Chain Management

KINERJA Financial&Customer Pers.


Keuangan : Pendapatan, Biaya Produksi
Operasi : EAF, EFOR, Efisiensi

Performance
Management
(BSC)

Continuous
GENERATION PLAN
Improvement

Manajemen Risiko

Reliability Optimasi Outage


Improvement WPC Management

Supply Chain Efficiency Operation


Management Management Management Continuous
Improvement

EAMS & ME

SMM, SML, SMK3

Work Culture

Handout Slide Pwer Point HIP - 63/82


Power Plant Academy – SCM13

1/13/2011 127

Performance Measurement Guideline / Tools


METODE MATURITY LEVEL

PT PJB Menggunakan Metode Maturity Level yang telah dikenalkan sejak


2004 dan diImplementasikan konsisten sejak Tahun 2007

1/13/2011 128

Handout Slide Pwer Point HIP - 64/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

129

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

130

Handout Slide Pwer Point HIP - 65/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

131

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

132

Handout Slide Pwer Point HIP - 66/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

133

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

134

Handout Slide Pwer Point HIP - 67/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT ASSESMENT TIAP STREAM

135

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT REKAPITULASI HASIL ASSESMENT TIAP STREAM

1/13/2011 136

Handout Slide Pwer Point HIP - 68/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT REKAPITULASI HASIL ASSESMENT

1/13/2011 137

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


HASIL ASESMENT
Hasil Pengukuran dengan Metode Maturity Level biasanya digambarkan dalam
bentuk Grafik Radar

BP : Business Process
1/13/2011 KPI : Key Performance Indicator
138

Handout Slide Pwer Point HIP - 69/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


HASIL ASESMENT
Rekomendasi Hasil Asesment sebagai Feedback Report :
Strenght :
-Keunggulan-Keunggulan Unit
-Improvement proses / tools
-Konsistensi yang optimal
-Hasil Kinerja yang sustainable & selalu unggul

OFI :
-Kelemahan-Kelemahan Unit
-Proses-Proses yang belum Konsisten dijalankan
-Koordinasi yang belum Solid
-Monitoring & Pengendalian yang belum Optimal
-Hasil Kinerja (Results) yang tidak sustainable

1/13/2011 139

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT FEED BACK REPORT

140

Handout Slide Pwer Point HIP - 70/82


Power Plant Academy – SCM13

Metode Assesment KONKIN di PT PJB


PELAKSANAAN ASESMENT
FORMAT FEED BACK REPORT

141

Simulasi ABC Analisis

• Sebuah Combustor Basket Gas Turbine S/C 306720,


sesuai informasi diketahui bahwa lama waktu pesannya +
12 bulan, dengan total nilai pengadaan sebesar Rp.
1.526.750.000, - per item, dengan interval waktu
penggantian + 1 kali dalam setahun.

• Bagaimana perlakuan yang tepat terkait dengan strategy


persediaan dan strategy pengadaan terhadap material
tersebut?

Kasus

Handout Slide Pwer Point HIP - 71/82


Power Plant Academy – SCM13

Penyelesaian

Langkah 1 : Metode ABC Analisis

Item Material
X1 X2 X3

Criticality Availability Usage

A B C A B C A B C D

Dari tabel ABC analisys tersebut telah diketahui, bahwa Criticality material
tersebut A karena menyebabkan trip bila tidak ada, dengan lama proses lebih
dari 3 bulan, berarti Avaibility A dengan nilai pemakian lebih dari 500 juta per
periode, artinya nilai Usage A, sehingga dapat ditarik kesimpulan identifikasi
material tersebut adalah “AAA”.
Kasus

Penyelesaian

TABEL
Langkah 2 :DATA ANALISA
Tabel data ABCABC
ANALISYS
Analisis
Kriteria SLM TOR
Reorder Strategi pengendalian persediaan Strategi Pembelian yang Dari tabel data tersebut di
Alghoritm yang direkomendasikan direkomendasikan
atas akhirnya disimpulkan,
- Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Kontrak/PO secara manual.
AAA 99.99 0-1 0
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung
bahwa :
AAB 99.99 0-1 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual.
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung
•Strategy persediaannya
AAC 95-98 3-5 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual. adalah melakukan setting
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung ROP/ROQ secara manual,
ABA 97 1-2 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual.
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung
proses ROS to ROB secara
ABB 97 2-3 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual. manual, dengan nilai
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung service level 99.99 %.
ABC 95 3-4 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual.
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung
•Strategy pembeliaannya
ACA 90 3-5 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual.
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung
adalah dengan metode
ACB 93 3-4 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual. kontrak spot atau tidak
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung
kontrak payung.
ACC 95 4-6 00 - Menentukan nilai ROP/ROQ secara manual. - Melakukan Kontrak/PO secara manual.
- Process RO Stores to RO Buy secara manual. - Tidak Kontrak payung

Kasus

Handout Slide Pwer Point HIP - 72/82


Power Plant Academy – SCM13

Aplikasi Perhitungan Setting ROP-ROQ

Unit Pembangkitan Gresik membutuhkan bahan kimia ferrous


sulfat sebanyak 6.400 Kg/tahun (asumsi 1 tahun = 320 hari)
dengan harga Rp. 50,- setiap Kg, dalam rangka pembelian
bahan kimia operasi tersebut dibutuhkan biaya-biaya sebagai
berikut :

Biaya pengiriman pesanan = Rp. 10/1 kali pesan


Biaya administrasi = Rp. 20/1 kali pesan
Biaya penyelesaian pemesanan = Rp. 20/1 kali pesan
Biaya penyimpanan di gudang = Rp. 1/unit/tahun

Pertanyaan :
1. Tentukan nilai EOQ ?
2. Hitunglah nilai ROP jika Procurement Lead Time (PLT),
ditentukan selama 6 hari ?

Kasus

Penyelesaian

Diketahui : Pemakaian selama 1 tahun = 6.400 Kg


R = 6.400 unit Pemakaian selama 1 hari = 6.400/320 = 20 Kg
S = 10 + 20 + 20 = Rp. 50 Pemakaian selama lead time = 20 x 6 = 120 Kg
C = Rp. 1 Safety stock ditentukan sebsar = 500 Kg

Rumus EOQ : ROP = PLT + SS


EOQ = √2xRxS ROP = 120 + 500
C ROP = 620 Kg

EOQ = √ 2 x 6.400 x 50 Setting ROP/ROQ : 620 Kg/800 Kg


1
EOQ = √ 640.000 Frekuensi atau interval pembelian
1 tahun = 6.400 : 800 = 8 kali
EOQ = 800 Kg (atau order setiap 40 hari sekali)

Kasus

Handout Slide Pwer Point HIP - 73/82


Power Plant Academy – SCM13

Analisa Laporan Material

Hasil Analisa

Analisa:
Secara kasat mata kita bisa lihat
bahwa pengeluaran (garis merah)
dominan diatas penerimaan (garis
kuning). Jika ditotal
pengenerimaan ada 809 item
sedangkan pengeluaran ada 1088
item.
Ini menunjukkan bahwa secara item jumlah, barang yang keluar
dari gudang lebih besar dari pada barang yang masuk.
1. Pertanyaanya adalah mengapa bisa demikian?
2. Apa yang terjadi?
3. Dan apa yang harus dilakukan?
Sebelum menjawab kita lihat dulu grafik yang lain.

Handout Slide Pwer Point HIP - 74/82


Power Plant Academy – SCM13

Analisa Laporan Material

Hasil Analisa
Analisa:
Secara kasat mata kita bisa lihat
bahwa penerimaan (bar biru)
dominan lebih tinggi dari
pengeluaran (bar merah). Jika
ditotal penerimaan sebesar Rp.
17,765M sedangkan pengeluaran
sebesar Rp. 17, 261 M

Ini menunjukkan bahwa secara rupiah barang yang masuk ke


gudang lebih besar dari pada barang yang keluar dari gudang.
Ada deviasi sebesar Rp. 504 juta. Grafik ini bertentangan
dengan grafik sebelumnya.
Bagaimana menganalisanya??

Kasus

Handout Slide Pwer Point HIP - 75/82


Power Plant Academy – SCM13

Analisa Gabungan

Analisa gabungan:
Secara item = penerimaann < pengeluaran
Secara rupiah = penerimaan > pengeluaran
Ini menunjukkan bahwa barang yang keluar dari gudang adalah barang dengan nilai
yang kecil. Yang perlu dianalisa adalah deviasi sebesar Rp. 504 juta. Apakah material
senilai ini terjadi karena :
• Ketidakakuratan dalam membeli material akibat kesalahan dalam perhitungan?
• Sengaja dibeli untuk persediaan stock?

Jawabannya dikembalikan kepada petugas Inventory Control

Analisa Laporan Material

Service
Level

Turn
Over Inventory
Level

Handout Slide Pwer Point HIP - 76/82


Power Plant Academy – SCM13

Hasil Analisa

Analisa Turn Over (TO):


Grafik TO dari bulan januari sampai agustus trendnya cenderung stabil. Nilai
turn over biasanya dilakukan pada akhir tahun yang dihitung secara kumulatif.
Sampai dengan bulan agustus nilai kumulatif TO = 0,964X.

Secara harfiah, nilai ini menunjukkan bahwa perputaran nilai gudang sebesar
0,96 kali. Atau dalam baahasa sederhana antara pengeluaran dan pemasukan
masih relatif seimbang.
Secara manajerial Nilai ini dapat langsung dibandingkan dengan target yang
harus dicapai. Didalam industri pembangkit nilai TO berada di kisaran 1,7x. Jika
ini dijadikan target, maka nilai TO masih kurang 0,736x (1.7-0.964).
Atau pencapaian s/d agustus baru 57%. Masih ada sisa target sebesar
43%vdalam waktu 4 bulan untuk memenuhi target yang ingin dicapai.
Pertanyaannya adalah bagaimana cara mencapai target TO dalam waktu 4
bulan?

Simulasi SCM
“Mensimulasikan proses bisnis SCM
yang dilaksanakan oleh beberapa peran utama
di unit pembangkit”

PT PEMBANGKITAN JAWA-BALI

Produsen Listrik Terpercaya Kini dan Mendatang

Handout Slide Pwer Point HIP - 77/82


Power Plant Academy – SCM13

Peran Utama Simulasi & Kaitan dengan Materi

Peran Materi
Utama
3.2. Manajemen Katalog
Inventory 3.3. Manajemen Kebutuhan
3.4. Manajemen Persediaan

Pengadaan 3.5. Manajemen Pengadaan


(Tahapan dalam Proses Pengadaan)

3.7. Manajemen Supplier


Supplier
(Peran Supplier)

Gudang 3.6. Manajemen Pergudangan


(Prosedur Pergudangan)

Work Planning & Control


Teknisi
(Eksekusi pekerjaan)

Preview: Layout & Peserta Game


Tahapan Main :
Juri / Fasilitator 1. Game dapat
& Meja Catalog dilaksanakan dengan 1
atau 2 tim.
2. Inventory dari tiap tim
maju menyelesaikan
catalog di meja depan &
menentukan persediaan
Peserta Peserta awal. Peran lain
mengenali alat kerja
Tim 1 Tim 2 masing-masing.
3. Periode 1: tiap peran
melaksanakan proses
bisnis.
4. Waktu periode 1 habis,
break, evaluasi singkat.
5. Periode 2 & 4 berjalan
seperti periode 1.
Keterangan 6. Evaluasi akhir.
= Inventory = Supplier = Teknisi
:
= Pengadaan = Gudang

Handout Slide Pwer Point HIP - 78/82


Power Plant Academy – SCM13

Inti Permainan
• Peserta (kelas) :
– Jika 8 peserta, maka supplier & gudang diperankan oleh 1 orang.
Lainnya 2.
– Jika ≥ 16 peserta, maka dibagi menjadi 2 tim.
• Setiap Peran melaksanakan proses tahapan proses bisnis.
• Disediakan alat kerja (formulir, data) yang perlu digunakan oleh
setiap peran.
• Terdapat 4 periode pemeliharaan yang dapat dilaksanakan
dalam simulasi ini. Tiap periode dilaksanakan 10 menit.
• Material & unit pembangkit dalam Simulasi ini dianalogikan
sebagai “gambar part”.
• Peran Manajemen (pemberi approval) diperankan oleh Juri /
fasilitator.

• Tujuan akhir : material yang dibutuhkan dapat digunakan


dengan baik oleh aktivitas pemeliharaan & prosedur proses
bisnis baik.

Detail Tiap Peran (1)


No Peran Tugas Alat
1 Inventory  Menyusun katalog dari drawing  Drawing equipment (1)
(rangkap 3 / tulis 3x)  Daftar part (harga, lead time,
 Menyusun daftar stock awal criticality) (1)
(perencanaan persediaan)  Daftar standard job (1)
 Melaksanakan perencanaan  Alat tulis (2)
pengadaan  Kertas kosong (2)
 Membuat dokumen usulan  Formulir RO (10)
pengadaan (RO)  Daftar katalog (3)
2 Pengadaan  Menyusun permintaan penawaran  Alat tulis (2)
 Menyusun kontrak (PO)  Formulir PP (10)
 Formulir PO (10)
 Daftar part (harga, lead time,
criticality) (1)
3 Supplier  Mengisi permintaan penawaran  Kertas part (gambar) (@10)
 Mensupply barang (potongan  Gunting kertas (2)
gambar part) lengkap dengan  Alat tulis (2)
dokumen yang disyaratkan (misal:  Formulir surat jalan (10)
surat jalan, garansi & COM) pada  Formulir garansi (10)
waktu yang ditentukan  Formulir COM (10)
 Daftar harga (1)

Handout Slide Pwer Point HIP - 79/82


Power Plant Academy – SCM13

Detail Tiap Peran (2)

No Peran Tugas Alat


4 Gudang  Melakukan pemeriksaan fisik  Kantong plastik kecil
atas barang (10)
 Menyiapkan BA pemeriksaan  Alat tulis (2)
barang & Bon penerimaan  Spidol besar (1)
barang  Formulir BA pemeriksaan
 Menyiapkan lokasi (10)
penyimpanan  Formulir Bon
penerimaan (10)
5 Teknisi  Melaksanakan pengambilan  Drawing equipment (1)
barang di gudang sesuai WO  Formulir picking slip (10)
yang diperlukan  Lem kertas (2)
 Melaksanakan eksekusi  Daftar standard job (1)
pekerjaan (menempelkan part  Lembar kerja (10)
di lembar kerja)
6 Juri /  Approval usulan permintaan  Alat tulis (1)
Manajemen barang, kontrak, BA  Kertas kosong (1)
pemeriksaan, Bon penerimaan  Stopwatch (1)
barang  Amplop berisi Task
 Menyampaikan task emergency Emergency (2)

Alur Peran

4 3

1 1 2 2 3 2 2 3 1 2

Inventory Pengadaan Supplier Gudang Teknisi


Persiapan - (1) Menyiapkan - (2) Menerima - (2) Segera - (3) Gudang - (2) Menerima
katalog rangkap daftar katalog menyiapkan menerima part daftar katalog
3 dari Inventory part persediaan dari Inventory
- (1) Menyiapkan persediaan awal
persediaan awal untuk
awal gudang

Periode 1-4 - (1) Menerbitkan - (2) - (3) Mengikuti - (2) Melayani - (1) Melakukan
RO sesuai Memproses pengadaan pengambilan pengambilan
perencanaan pengadaan - (3) Mengirim sesuai barang dgn
sesuai kontrak prosedur formulir
- (4) - (3) Melakukan
Menyimpan pekerjaan
sesuai
prosedur

Handout Slide Pwer Point HIP - 80/82


Power Plant Academy – SCM13

Peraturan Khusus Simulasi*


*diperlukan sebagai penyederhanaan dari kondisi nyata & untuk membuat
permainan menarik
a. Unit pembangkit = gambar equipment
b. Part = gambar part (air minum kemasan / sejenisnya)
c. Eksekusi teknisi dengan cara mengelem gambar part ke kertas kerja
d. Adanya task corrective emergency yang membutuhkan part di
gudang (periode 3)
e. Negosiasi diabaikan
f. Jika part tidak tersedia saat dibutuhkan, maka part tersebut tidak
dapat diganti dengan part lain
g. Juri merangkap peran selain yang dimainkan peserta
h. Jika waktu di tiap periode habis, maka semua aktivitas harus
dihentikan
i. COM, garansi diterbitkan oleh supplier
j. Peran HPS diabaikan (kecuali waktu mencukupi)
k. Jumlah periode yang dimainkan menyesuaikan ketersediaan waku
l. Evaluasi akhir dapat dilakukan dengan menghitung KPI atau secara
kualitatif berdasarkan catatan juri

Soal

1. Drawing equipment
2. Daftar part (harga, lead time, criticality)
3. Standard job
4. Task corrective emergency (melalui undian)

Handout Slide Pwer Point HIP - 81/82


Power Plant Academy – SCM13

Selamat Bermain!

Handout Slide Pwer Point HIP - 82/82