BAB IV

PEMBAHASAN

4.1. Penerapan Penjualan Dengan Sistem Taking Order Pada CV. Tiga

Bintang Sejahtera

Penjualan dengan sistem taking order merupakan penjualan dengan

metode pengambilan pesanan dari konsumen terlebih dulu untuk diproses menjadi

penjualan yang sebenarnya dengan diterbitnya faktur penjualan serta

dikirimkannya barang yang dipesan ke konsumen. Sistem ini memanfaatkan

tenaga seorang salesman dan juga tenaga pengiriman dalam siklus penjualannya.

Seorang salesman bertugas untuk terjun langsung ke masyarakat untuk melakukan

promosi serta penjualan dengan mengambil pesanan dari pelanggan yang sudah

terdaftar pada register outlet perusahaan. Sedangkan pengiriman difungsikan

untuk mengirim barang pesanan yang sudah diproses menjadi penjualan kepada

pemesan disertai bukti transaksi yang sah berupa faktur penjualan. Pengiriman

biasanya dibagi menjadi sebuah tim yang terdiri dari seorang sopir dan dibantu

dua orang helper dengan satu armada berupa truk.

Meskipun banyak perusahaan yang menerapkan sistem penjualan yang

sama, tetapi setiap perusahaan tentu memiliki keunikan masing-masing. Baik dari

segi aturan, pengiriman, perlakuan pesanan dan lain lain. Begitu juga pada CV.

Tiga Bintang Sejahtera. Berikut akan diuraikan bagaimana penjualan dengan

sistem taking order diterapkan pada CV. Tiga Bintang sejahtera.

4.1.1. Penjualan dan Pemasaran

Penjualan merupakan awal dari siklus kerja pada

perusahaan. Pada tahap ini tenaga pemasaran yaitu salesman akan

turun ke masyarakat untuk melakukan promosi dan menjual

produk-produk yang perusahaan distribusikan. Seorang salesman

dituntut untuk selalu aktif dan menjalin hubungan baik dengan

konsumen. Peran salesman sangatlah vital bagi perusahaan. Karena

selain sebagai penghasil omzet, salesman juga sebagai wakil atau

interpretasi dari perusahaan itu sendiri. Dari salesman lah citra

perusahaan dimata masyarakat terbentuk.

Salesman tidak hanya dibebankan melakukan penjualan

sebanyak-banyaknya. Melainkan juga menyelesaikan tagihan-

tagihan yang timbul atas nama toko yang mereka kunjungi. Selain

itu salesman dituntut mampu melakukan distribusi secara merata

ke semua outlet yang terdaftar sebagai pelanggan pada perusahaan.

Artinya salesmani tidak boleh hanya fokus pada outlet-outlet

tertentu saja, melainkan merata dan teratur untuk memastikan

terdistribusinya produk-produk perusahaan.

Sebuah perusahaan distribusi memiliki suatu jadwal harian

kunjungan salesman yang sering disebut dengan plan beat.

Masing-masing dari mereka memiliki rute kunjungan tersendiri

setiap hari sesuai plan beat mereka. Adapun beberapa

perlengkapan yang harus salesman setiap melakukan aktivitas

kunjungan mereka, antara lain :

1. Lembar Tagihan Salesman

Yaitu berupa lembaran yang berisi daftar nama

pelanggan yang masih memiliki tagihan. Lembar ini

terdapat kolom kosong yang nantinya diisi dengan nilai

tagihan yang berhasil dilunasi.

2. Nota Tagihan Belum Lunas

Nota tagihan berfungsi sebagai dasar dan bukti

salesman melakukan tagihan kepada pelanggan. Nota

yang dibawa merupakan nota asli atau nota rangkap

pertama berwarna putih.

3. RO (Register Outlet)

RO merupakan daftar outlet yang sudah resmi menjadi

pelanggan perusahaan. Daftar ini dilengkapi dengan

nomor register outlet, nama outlet, alamat outlet serta

rata-rata nominal pengambilan outlet. Fungsi RO yaitu

sebagai acuan salesman mencari pesanan. Selain itu RO

juga dibuat untuk menghindari perselisihan antara

sesama salesman apabila mereka memiliki rute

kunjungan ke wilayah yang sama. Salesman hanya

boleh melakukan penjualan dengan outlet yang terdaftar

dalam RO mereka.
4. Buku Orderan Harian

Buku ini berfungsi untuk mencatat pesanan yang telah

diterima. Salesman memiliki beberapa buku sesuai

dengan hari dan wilayah kunjungannya. Dengan begitu,

satu buku hanya memuat pesanaan dari satu wilayah

yang pada hari itu salesman kunjungi saja. Sehingga

memudahkan salesman maupun fakturisasi apabila

hendak melihat riwayat pemesanan konsumen.

5. Form NOO (New Open Outlet)

Form ini merupakan formulir yang harus dilengkapi

apabila salesman akan membuka toko baru yang

sebelumnya belum pernah melakukan transaksi dengan

perusahaan.

6. Katalog

Katalog merupakan buku yang berisi daftar produk

yang disertai dengan foto dari produk tersebut. Tujuan

dibawakannya katalog ini, adalah sebagai media

salesman memperkenalkan produk yang ingin mereka

jual kepada pelanggan. Katalog ini difungsikan sebagai

pengganti bentuk produk yang asli mengingat seorang

salesman tidak boleh membawa produk yang akan

dijual secara langsung.

7. Price List atau daftar harga

 Daftar harga berguna sebagai acuan salesman apabila

akan melakukan negosiasi dengan pelanggan. Biasanya

meskipun sudah tertera harga produk sesuai dengan

strata pengambilannya, tetapi beberapakonsumen masih

sering menawar untuk mendaptkan harga yang lebih

murah. Maka salesman akan melakukan negosiasi

dimana dia akan menjatuhkan harga yang berbeda dari

strata yang berlaku tetapi masih sesuai dan tidak lebih

rendah dari price list yang ada.

Dalam melakukan penjualan ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan oleh setiap salesman. Seorang salesman tetap memiliki

aturan sendiri dalam melakukan aktivitasnya mencari pesanan. Aturan

tersebut dibuat perusahaan dengan tujuan mengantisipasi hal-hal yang

tidak diinginkan. Karena bisa jadi salesman membawa perusahaan dalam

kerugian apabila mereka melakukan suatu hal yang menyimpang. Berikut

adalah beberapa aturan yang perusahaan terapkan berkaitan dengan

aktivitas salesman :

1. Limit Kredit Pelanggan

Setiap pelanggan memiliki kemampuan ekonomi yang

berbeda. Hal tersebut berpengaruh dalam proses

pembayaran tagihan yang muncul atas nama mereka

apabila melakukan pembelian. Kemampuan ekonomi yang

kurang akan memperlambat proses pembayaran.

 Dampaknya timbul faktur overdue atau melebihi batas jatuh

tempo yang sudah ditentukan. Faktur-faktur overdue tentu

akan berpengaruh pada omzet perusahaan. Untuk

menghindari ha-hal seperti itu, maka salesman dianjurkan

untuk memberikan batas nominal pesanan sesuai limit yang

diberikan perusahaan.

2. Dilarang Membawa Produk Sendiri

Salesman tidak diperkenankan membawa langsung produk-

produk yang mereka jual. Apalagi atas nama outlet mereka.

Aturan ini bertujuan untuk mengurangi kecurangan-

kecurangan yang sering salesman lakukan. Bentuk

kecurangan ini biasanya salesman seolah-olah membawa

pesanan dari outlet untuk Ia antarkan sendiri. Namun yang

terjadi produk-produk tadi kemudian dikembalikan ke

gudang dalam bentuk return barang dengan

mengatasnamakan outlet lainnya.

3. Batas Minimal Order

Batas minimal order adalah ketentuan yang perusahaan

berikan agar pesanan bisa diproses. Perusahaan

menerapkan aturan tiga line yaitu minimal ada tiga item

berbeda barang yang dipesan atau kurang dari tiga item

dengan syarat nominal pesanan paling tidak Rp150.000,00.

Aturan ini bertujuan untuk meningkatkan omzet penjualan

serta memotivasi salesman untuk bekerja lebih keras lagi.

 Selain itu, batas minimal order ini juga secara tidak

langsung dipakai perusahaan untuk menekan kecurangan

salesman berupa pecah nota.

4. One Bill System (Sistem satu nota)

Aturan ini menekankan untuk para salesman untuk

menyelesaikan tagihan yang dimiliki oleh pelanggan

sebelum melakukan penawaran. Apabila pelanggan tidak

dapat menyelesaikan tagihan yang masih tersisa, maka tdak

dapat dilakukan pemesanan. Sistem satu nota ini bertujuan

untuk menekan jumlah tagihan salesman terhadap

pelanggan agar tidak menimbulkan terlalu banyak nota

yang dikhawatirkan akan mengalami overdue.

Adapun dalam mencari pesanan salesman perlu melalui tahapan-tahapan

berikut :

a. Hal pertama yang perlu salesman perhatikan adalah tagihan pelanggan

yang dikunjungi pada saat itu. Dimulai dengan memeriksa apakah

pelanggan yang dikunjungi masih memiliki tagihan yang belum lunas

atau tidak.

b. Melakukan penagihan atas tagihan yang belum terlunasi. Pelunasan

dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan pembayaran tunai dan

dengan melakukan penarikan barang atau return.

c. Apabila pelanggan melakukan pelunasan, salesman akan melakukan

penawaran kepada pelangan untuk melakukan pesanan atau tidak.

d. Salesman kemudian mencatat pesanan apabila pelanggan bersedia

untuk melakukan pemesanan kembali. Catatan atas pesanan kemudian

akan dimasukkan ke dalam buku orderan harian untuk diserahkan ke

bagian administrasi agar dapat diproses.

Order penjualan oleh Salesman

Mulai

Faktur dan
LTS

Penagihan

Bayar Tidak

Ya

Pencatatan
pesanan

Pesanan
pelanggann
 4.1.2. Administrasi

Pemrosesan pesanan oleh bagian administrasi dimulai satu hari

setelah kunjungan salesman. Proses ini melibatkan sub bagian administrasi

piutang, kasir, fakturisasi, dan administrasi gudang secara bertahap. Berikut

merupakan tahapan pemrosesan pesanan pelanggan.

1. Proses penerimaan barang apabila terjadi return barang

Khusus penerimaan return barang dilakukan pada sore hari saat

salesman kembali dari kunjungan. administrasi gudang, akan

menerima serta mencatat jenis barang dan kuantiti yang direturn dalam

surat return untuk kemudian diproses secara sistem sesuai kondisi dan

juga divisi masing-masing barang agar dapat menyesuaikan kondisi

stok fisik yang ada.

Dalam aktivitasnya mencari pesanan, salesman tidak diperkenankan

membawa langsung produk-produk yang mereka jual

CV. Tiga Bintang Sejahtera menerapkan penjualan dengan sistem taking

order dengan aturan one bill system atau sistem satu nota. Sistem satu nota tidak

memperkenankan seorang pelanggan melakukan pembelian apabila masih

memiliki tanggungan hutang yang belum terlunasi. Dengan kata lain, jika

pelanggan akan melakukan pemesanan, maka diharuskan untuk melunasi sisa nota
yang masih ada. Pelunasan bisa dilakukan dengan pembayaran tunai maupun

melaku penarikan barang atau return. Untuk pelanggan juga harus terdaftar

dalam register outlet perusahaan dan pesanan juga harus memenuhi kriteria yang

sudah ditentukan.

Dalam pemprosesan pesanan sampai dengan penjualan, CV. Tiga Bintang

Sejahtera dibantu dengan program yang disebut ND6. Program ini dikhususkan

untuk membantu perusahaan yang bergerak pada bidang distribusi, sama halnya

dengan CV. Tiga Bintang sejahtera. Program ND6 memiliki berbagai fitur dan

modul tersendiri untuk menunjang aktivitas setiap bagian pada tim administrasi

yang berkaitan dengan data-data maupun dokumen yang diperlukan.