Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah

memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin

nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi
organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
ada perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah
waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

 Mengapa tujuan harus jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan
yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang
mencakup antara lain:

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah
pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan
yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada
audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting
dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di
sampaikan atau di teruskan.

1. Keputusan untuk menanggapi audiens

Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi
pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan
keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator?
Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka
dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang
mereka ingkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

1. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi
pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting,
yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang
rrlrvan harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak
penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan
kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.

1. Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi
dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.