DAFTAR ISI

BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang 2
1.2 Rumusan Masalah 3
1.3 Tujuan 3

BAB II. ISI

2.1 Pengertian Surat 4

2.2 Sejarah Surat 4

2.3 Jenis Surat 8

2.4 Struktur Surat Resmi 10

2.5 Contoh Surat Resmi 12

BAB III. PENUTUP

3.1 Kesimpulan 13

1
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, peryataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat di pandang sebagai alat tulis
komunikasi tulis yang paling efesien, efektif,ekonomis, dan praktis dibanding
dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai
kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih
penting lagi, terutama dalam surat resmi dikeluarkan oleh organisasi lembaga.
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat
kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual
oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan
bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari
perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi
sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka
dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh
surat.
Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis. Sesuai dengan tujuan surat itu dibuat maka ada beberapa syarat
yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat. Surat juga dibedakan menjadi
resmi dan surat tidak resmi. Sesuai dengan dari mana surat itu dibuat, kemana surat
itu ditujukan, dan apa tujuan surat itu dibuat.
Selain surat-menyurat pemberitahuan informasi, pernyataan, perintah,
permintaan, laporan, atau pengumuman ada pula surat yang dibuat oleh seseorang
untuk memenuhi persyaratan dalam melamar pekerjaan. Seperti surat lamaran
pekerjaan, daftar riwayat hidup, dll. Dalam makalah ini akan dijelaskan tentang
curriculum vitae. Untuk mendapatkan suatu pekerjaan di kantor atau instansi, kita
harus mengajukan permintaan atau permohonan ke bagian kepegawaian.
Permohonan itu tidak disampaikan scara lisan tetapi secara tulisan dalam bentuk
surat lamaran kerja.

2
1.2 Rumusan Masalah

- Memahami apa itu definisi surat ?

- Mengetahui bagaimana asal muasal surat ?
- Apa saja jenis-jenis surat ?
- Bagaimana struktur surat resmi ?
- Bagaimana contoh surat resmi ?

1.3 Tujuan

- Memahami pengertian surat-menyurat dan aplikasinya dalam kehidupan

sehari-hari.
- Dapat membuat surat yang baik dan benar sesuai dengan syarat-syarat dan
tujuan surat itu dibuat.
- Memahami jenis dan contoh dari surat.
- Mengetahui sejarah surat.

3
 BAB II

ISI

2.1 Pengertian Surat.

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi secara tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup
lima hal, antara lain :

 Sebagai sarana pemberitahuan

 Sebagai sarana permintaan
 Buah pikiran
 Ide atau gagasan
 Sebagai alat bukti tertulis
 Sebagai alat pengikat
 Bukti historis
 Pedoman Kerja
 Sarana Komunikasi

Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar
jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang
tercantum di perangko harus semakin besar juga. Namun seiring berkembangnya
zaman, proses surat menyurat dapat dilakukan melalui e-mail (surat elektronik).

2.2 Sejarah Surat

A. Sejarah Surat Dunia

 Persia dan Mesir

4
 Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa
dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda.
Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di
Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus
surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian
sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis
dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah
kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman
pesan yang terintegrasi. Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik
pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti
kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam
pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.

 Tiongkok

Di sisi lain dunia, di Tiongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai

sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM. Seperti di Persia, surat yang
dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem
pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan
pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem
ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa
pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika
Tiongkok berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.

 India

Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan

Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan
infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman
pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas
umum lainnya. Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka
yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana. Selain itu, pada masa ini para
penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan
mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada
dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos.

5
 Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya
yang tinggal berjauhan.

 Romawi

Kerajaan Romawi sendiri memebangun sistem pelayanan pos paling

canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.
Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania
karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan
militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos
dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap
seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode
waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak
mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang
dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada
abad sembilan di Eropa.

 Renaisans hingga saat ini

Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem

pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya
hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah-pecah dan tidak
digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di Kekaisaran Bizantium di mana
sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut
oleh kerajaan Islam di Baghdad.

Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada

tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai
membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. Hingga abad 13 , hubungan
antara pusat-pusat komersial bisnis Florence, Genoa, dan Siena telah berjalan
dengan pusat komersial bisnis di Prancis Utara. Hal ini menarik minat para
pedagang di Eropa sehingga mereka memistiskan untuk menyediakan jalur

6
 internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat
pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan Islam
pada saat itu.

Akan tetapi, dengan menguatnya negara-bangsa di Eropa, muncul lah

tuntuan mengenai hak privasi atas surat yang dikirimkan. Usulan ini ditentang
oleh pemerintah, di Prancis khususnya oleh France Louis XI di mana ia
menciptakan Royal Postal Service. Di sisi lain, pemerintah Inggris, Henry
VIII membangun pelayanan reguler menuju London. Sayangnya kedua sistem
tersebut bukanlah untuk umum, tetapi untuk orang-orang pemerintahan.
Surat-surat pribadi belum diakui hingga akhirnya pada tahun 1627 di Prancis
diizinkan adanya pengiriman surat pribadi. Akhirnya pada 1680, William
Dockwra membuka pelayanan pos privat yang menggunakan metode
prabayar. Surat yang akan dikirimkan akan di cap untuk menujukan kapan
dan kemana surat-surat tersebut ditujukan.

Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh

teknologi yang berkembang saat ini; misalnya surat udara ataupun surat
elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September 1870 yang
mengangkut lima ratus pounds surat dari atas balon udara. Sedangkan surat
elektronik pertama ditemukan pada 1970 oleh Ray Tomlinson.

B. Layanan pos di Indonesia

Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit ,

Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf
yang digunakan adalah huruf Palawa yang menjadi aksara Jawa di kemudian hari.
Surat-surat beredar di kalangan biarawan dan bangsawan seiring dengan
masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu itu surat dibuat
mengunakan batu, kayu, maupun kertas. Kertas di sini merujuk kepada
bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun
lontar.

Lalu, kedatangan Belanda di Indonesia juga turut memengaruhi

perkembangan surat-menyurat di Indonesia. Pada tahun 1596, Datanglah Cornelis

7
 de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Pada
waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak
mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia. Selain itu, pada saat itu
pula, layanan pos walaupun sudah cukup maju, masih belum mencapai tahap
teratur; masih tergantung pada kapal kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau.
Akhirnya, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta
oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos
ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim
khususnya bagi mereka yang di luar Pulau Jawa.

Pada masa pemerintahan Daendels dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan

pada 1809 yang diselesaikan dalam satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang
pantai utara Jawa Barat hingga Jawa Timur . Pembangunan ini terinspirasi dengan
pembangunan jalan pos di Kekaisaran Romawi dengan nama Cursus Publicus.
Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-perkembangan kecil seperti
adanya tarif untuk pos yang melintasi laut. Pada masa pemerintahan Jepang,
sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi keperluan
militer Jepang.

Setelah merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan Telpon

(PTT) dari tangan jepang hingga akhirnya pada 27 Desember 1945 berhasil
dikuasai. Hari itu kemudian diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat itu,
banyak terjadi perombakan sistem pos yang ada, termasuk perluasan-perluasan
wilayah mencakup daearah-daerah yang sulit dijangkau.

2.3 Jenis surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas,
dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan
apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi
tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas .

a. Surat pribadi

8
 Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat
dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat
pribadi yaitu :

1) Tidak menggunakan kop surat

2) Tidak ada nomor surat
3) Salam pembuka dan penutup bervariasi
4) Penggunaan bahasa dan format surat bebas, sesuai keinginan penulis

b. Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan
surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4) Penggunaan ragam bahasa resmi
5) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6) Ada aturan format baku

c. Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha

niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun
hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga
terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas
surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga
adalan surat penawaran dan surat penagihan .

d. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi

dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam
suatu instansi.Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan

9
 instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat
instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

a) Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

f) Format surat tertentu

e. Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang
yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat
lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat
aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara
umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

 Tempat dan tanggal pembuatan surat

 Nomor surat

 Lampiran

 Hal atau perihal

 Alamat tujuan
 Salam pembuka
 Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1) paragraf pembuka
2) isi surat
3) paragraf penutup

 Salam penutup
 Tanda tangan dan nama terang

2.4 Struktur surat resmi

10
 Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
 Hal, berupa garis besar isi surat
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan
(EYD) haruslah menyesuaikan.

 Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

 Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang

adanya suatu kegiatan

11
2.5 Contoh surat resmi
OSIS SMA Negeri 1 Medan

Medan, 23 Januari 2018

No : 03/OSIS/UND EX/V/18
Lamp : –
Hal : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Kepada Yth,
Pengurus OSIS
SMA Negeri 2 Medan
Jl. Pelajar No. 123 Medan

Dengan hormat,

Kami pengurus OSIS SMA Negeri 1 Magelang memohon delegasi peserta

untuk berpartisipasi dalam perlombaan dalam rangka berakhirnya tahun ajaran
2018/2019 yang diselenggarakan pada :

Hari : Sabtu, 19 Februari 2018

Waktu : Pukul 08.30 WIB – Selesai
Tempat : Lapangan SMA Negeri 1 Magelang
Acara : PORSENI (Pekan Olahraga Dan Seni)

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami sangat mengharapkan kedatangan

delegasi dari sekolah dan di mohon untuk hadir tepat waktu.

12
 Hormat Kami,

Amir Bahri

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Surat adalah salah satu cara berkomunikasi yang sudah dimulai dari sebelum
kedatangan bangsa eropa ke Indonesia. Terdapat berbagai tujuan surat dibuat yaitu
untuk undangan, surat edaran, pengumuman, permintaan dan lain lain. Terdapat
banyak pula jenis surat, ada yang didasarkan pada kepentingan dan pengirimnya, ada
yang menurut isinya, ada yang menurut sifatnya dan ada yang berdasarkan pada
banyak nya sasaran.

13