PASO A PASO

CREACIÓN DE PURCHASE ORDER – PURCHASE REQUISITION

PO PARA PAGO DE SERVICIOS PÚBLICOS:

1. ingresar modulo FINANCE / PURCHASE ORDER

2. Hacer click en + NUEVO DOCUMENTO.
3. PANTALLA INICIAL PARA CREACIÓN:
4. ELEGIR EL SUPPLIER: PROVEEDOR AL QUE VOY A PAGAR:

5. REMARK: ESPACIO PARA INDICAR A QUE CORRESPONDE EL PAGO:

6. BUYER: QUIEN GENERA LA SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA:

7. TYPE: CENTRO DE COSTO QUE ASUME LA ORDEN DE COMPRA:

Todos los gastos que correspondan a la administración COLOMBIA – ADMIN PURCHASE como compras de papelería, aseo, nomina, servicios
públicos, compra de elementos de oficina (computadores, scanner, impresoras), pagos a asesores internos (LUIS HERNANDEZ *TRIBUTARIO –
RUTH BABATIVA * REVISORA FISCAL – JAIME MURCIA *ASESOR MIGRATORIO – CORTES ROMERO Y ASOCIADOS *ASESORES LEGALES),
arriendo de la oficina.

8. COMPANY: SELECCIONAR SIEMPRE MSI CO Wireless Services Colombia:

9. CREAR LINEAS:

10. PRODUCT OR SERVICES: CUENTA CONTABLE A LA QUE VA CARGADO EL GASTO:

11. VALORES POR CUENTA: INGRESAR EL VALOR CARGADO A LA CUENTA EN PESOS COP:

12. REQUESTOR: QUIEN SOLICITA LA CREACION DE LA PO:

13. DEPARTMENT: TODOS LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS SE CARGAN A FINANCIAL LATAM – GASTOS DE PROYECTO A SERVICE
DELIVERY:
14. QUANTY: CANTIDAD / AMOUNT: VALOR TOTAL / REMARK: ESPACIO PARA DETALLAR LA LINEA:
15. COMMENTS: SE REGISTRA TODA LA INFORMACION NECESARIA PARA LA APROBACIÓN DE LA PO Y LOS APROBADORES REGISTRAN
TODOS LOS COMENTARIOS O CAMBIOS REQUERIDOS:

16. FILES: ADJUNTAR TODOS LOS ARCHIVOS NECESARIOS PARA JUSTIFICAR LA PO, FACTURAS, CAUSACIONES CONTABLES, MAILS EN
FORMATO PDF, PYL, IMÁGENES, CONVERSACION WHATSAAP:

17. HISTORY: RECORD DE MODIFICACIONES SOBRE LA PO:

 18. PARA FINALIZAR Y LANZAR LA PO A APROBACION SE DA CLICK EN SUBMIT:

ETB INTERNET FEES

ACUEDUCTO UTILITY BILLS
CLARO INTERNET FEES
CODENSA UTILITY BILLS
CORTES ROMERO Y ASOCIADOS FEES LEGAL
 GRUPO CARTOY DIAZ AIR TRANSPORT (TIQUETES) – HOTEL O APARTAMENT RENT (HOTELES)
HOTEL FENIX REAL HOTEL O APARTAMENT RENT
LAURENT WEGNER INDEPENDENT SUB (SALARIO) – MEDICAL INSURANCE (GUAR.)
SEGURIDAD SOCIAL
LIBARDO CARDENAS SUBCONTRACTOR SERVICES (SALARIO) MEDICAL INSURANCE (GUAR.)
SEGURIDAD SOCIAL
LUIS HERNANDEZ (FIRMA DE APROBACION MAURICIO RICO) FEES ACCOUNTING SERVICES (HONORARIOS)
NOLDATA SUBCONTRACTOR SERVICES (SALARIO)
OFFICE GRAPHICS OFFICE SUPPLIES
RAMIRO ARIAS SUBCONTRACTOR SERVICES (SALARIO)
RUTH BABATIVA (FIRMA DE APROBACION MAURICIO RICO) FEES ACCOUNTING SERVICES (HONORARIOS)
TIGO TELEPHONE – CELL (UNA LINEA POR CADA USUARIO CELULAR)
ZIPAGUA (ARRIENDO OFICINA) OFFICE RENTAL FEES
IVA 24210 VAT (SALES)
RETEFUENTE 22120 EMPLOYEE / CONTRACTOR WITHHOLDING
RETEICA 22110 EMP/ CONTRACTOR WITHHOLDING (ICA)

**Se debe incluir las columnas PROYECT: NK-COL-WFA-01-2019/ TAREA: Proyect Expenses NB – Time Based Proyect LIBARDO CARDENAS

PO NOMINA WIRELESS – PRIMA SERVICIOS:

1. SUPPLIER: NOMINA WIRELESS SERVICES COLOMBIA

2. TYPE: COLOMBIA – ADM PURCHASE ORDER
3. PRODUCT OR SERVICES: PAYROLL COST (LOCAL CURRENCY):
 • SE DEBE CREAR UNA LINEA POR CADA COSTO DE NOMIINA O PRIMA:

LOS SOPORTES DE NOMINA Y PRIMA QUE SE DEBEN ADJUNTAR SON:

• LIQUIDACION CONTABLE
• CORREO DE APROBACIÓN HELEN VALDEZ EN FORMATO PDF

PO SEGURIDAD SOCIAL:

• SEGURIDAD SOCIAL WIRELESS

• SEGURIDAD SOCIAL LIBARDO CARDENAS
• SEGURIDAD SOCIAL LAURENT WEGNER
 1. SUPPLIER: APORTES EN LINEA / SOI / OPERADOR
2. TYPE: SEGURIDAD SOCIAL WIRELESS (COLOM – ADMIN – PURCHASE) / SEGURIDAD SOCIAL CONSULTORES (COLOM – PROJECT –
PURCHASE)
3. PRODUCT OR SERVICES: MEDICAL INSURANCE SOCIAL
4. PROJECT: DEPENDE DE LA ASIGNACIÓN DEL PROYECTO (CONSULTAR TABLA)
5. DEPARTMENT: SERVICES DELIVERY (CUANDO ES PROYECTO)

SEGURIDAD SOCIAL ADMINISTRATIVA:

1. SE DEBE CREAR UNA LINEA POR CADA PERSONA REGISTRADA EN LA PLANILLA SUMANDO LOS VALORES DEL APORTE INDIVIDUAL DE
CADA TRABAJADOR:

2. PARA EL CASO DE LAS PERSONAS WIRELESS DE PROYECTO SE DEBE ASIGNAR EN EL CAMPO PROJECT EL NOMBRE DEL PROYECTO AL
QUE PERTENECE CON EL TASK CORRESPONDIENTE:
TRAVELS: GASTOS ASOCIADOS A VIAJES

EXPENSES: GASTOS ADICIONALES

TIME BASED PROJECT: PROYECTOS QUE SE EJECUTAN EN EL TIEMPO

TASK BASED PROJECT: PROYECTOS QUE SE EJECUTAN POR LABORES O TAREAS

PO ALIADOS SALUD OCUPACIONAL

PO PARA TRAVELS Y MOVILIDAD

PO CREADA PARA Marzo:

1. Proyecto COL-NOK-TSS- Documentacion DOC: Travels por valor de $89.068.000

2. Proyecto COL-NOK-TSS- Documentacion DOC: Movilidad por valor de $75.389.000
3. Proyecto COL-NOK-TSS- Documentacion DOC: Fee Cooperativa por valor de $2.466.855
4. Proyecto NK-COL-WFA-01-2019: Travels por valor de $37.120.000
5. Proyecto NK-COL-WFA-01-2019: Reembolsos Gastos por valor de $7.956.982
6. Proyecto NK-COL-WFA-01-2019: Salarios por valor de $6.550.000
7. Proyecto NK-COL-WFA-01-2019: Fee Cooperativa por valor de $774.405
 • El Proveedor debe ser Asercoop
• Remarks debe decir: Travels, Movilidad y Gastos Consultores Proyectos Nokia del 1 al 31 de Marzo
• Adjuntar el Excel que aquí te envío como anexo de la PO.
• Favor adjuntar los contratos de los consultores relacionados en el Excel
• Favor adjuntar los correos electrónicos que aquí te estoy enviando en el archivo ZIP.
• En comentarios indicar que son los gastos de travels y de movilidad de los consultores del periodo comprendido entre el 1 de Marzo y el
31 de Marzo, que se adjuntan correos soporte de las solicitudes de proyectos y los contratos de los consultores.

TENER EN CUENTA QUE LOS GASTOS SE CARGAN A LOS SIGUIENTES CONCEPTOS SEGÚN SU NATURALEZA y AL PROYECTO DE ACUERDO A LA
NUEVA ASIGNACIÓN:

• Bonos y salarios: PAYROLL COST LOCAL

• Movilidad: CAR RENTAL, TRAIN OR BUS
• Travels: FEES TRAVELS AGENCY
• Reembolsos de Gastos: LOCAL TRANSPORTATION EXPENSES
• Fee Cooperativa: FEE ADMIN. SUPPORT
REQUISICIONES para compras nuevas con proveedores inexistentes

Financiar – Purchase requisicion

Department: Financial latam todo lo que sean gasto administrativo

Type: purchase requisition

Compañía: MSI CO Wireless Colombia

Key Dates: fecha de solicitud

Supplier Responses: fecha en la que esperamos tener respuesta a la requisición

Supplier Selected: fecha en la que realizaremos la compra

Se crean una línea por cada proveedor

La línea numero 1 es el proveedor seleccionado, se marca SELECTED y se coloca en observaciones porqué se eligio el proveedor. En archivos se
anexa la cotización

Score: puntuación dada al proveedor:

Product:
NO SE DILIGENCIA NADA