ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)

REFINERY UNIT IV CILACAP

PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era globalisasi yang terjadi saat ini membuat perusahaan swasta,

pemerintah, bahkan perusahaan milik negara yang ada di Indonesia saling

bersaing secara kuat. Karena di era ini, tenaga kerja dari seluruh dunia akan

bersaing secara ketat dengan tenaga kerja dalam negeri. Hal ini menuntut

setiap orang yang ahli di bidangnya masing-masing untuk berusaha

memenangkan persaingan. Persaingan antar orang tersebut sangat berpengaruh

dengan kemajuan perusahaan. Dan untuk bersaing dan memenangkan

persaingan, perusahaan diharapkan fokus dalam perusahaannya dan juga

menjalin hubungan kerja yang baik dengan perusahaan lainnya.Selain itu,

untuk menjadikan perusahaan yang lebih maju, setiap instansi dan perusahaan

punya tujuan agar suatu kegiatan yang direncanakan dapat tercapai. Oleh

sebab itu, perusahaan harus melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan apa

yang direncanakan, salah satunya dengan mengadakan perjalanan dinas.

Di setiap perusahaan pasti pernah melakukan perjalanan dinas untuk

mendukung kelancaran bisnis dan meningkatkan mutu kinerja pimpinan serta

karyawannya. Adapun manfaat perjalanan dinas secara umum antara lain

untuk menyelesaikan tugas-tugas kantor yang berkaitan atau berhubungan

dengan kegiatan perusahaan. Perjalanan dinas sendiri dapat diartikan sebagai

perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan atau karyawan untuk melakukan

kegiatan bisnis atau dinas. (Sumber: sinta.ukdw.ac.id) Perjalanan dinas diatur

1
ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 37/PMK.02/2012 Tentang

Perjalanan Dinas.

PT Pertamina (Persero) merupakan perusahaan atau instansi yang

bergerak di bidang minyak bumi serta gas bumi dan energi. PT Pertamina

(Persero) Refinery Unit IV Cilacap merupakan salah satu yang paling besar

dari unit pengolahan yang ada di tanah air, dengan kapasitas produksi terbesar

yakni 348.000 barrel/hari, dan terlengkap fasilitasnya. Kilang Refinery Unit

IV ini bernilai strategis karena memasok 34% kebutuhan Bahan Bakar Minyak

(BBM) nasional atau 60% kebutuhan Bahan Bakar Minyak (BBM) di Pulau

Jawa. PT Pertamina (Persero) memiliki banyak tenaga kerja yang terlibat

dalam produksinya. (Sumber: www.pertamina.com)

Dengan banyaknya tenaga kerja juga menjadi salah satu yang

berpengaruh dalam kemajuan dan suksesnya perusahaan. Oleh sebab itu,

tenaga kerja terutama staf, karyawan dan pimpinan PT Pertamina (Persero)

dituntut untuk memiliki wawasan yang luas diluar lingkungan perusahaannya

sendiri. Wawasan yang luas dan tidak hanya di lingkungan perusahaan dapat

didapat dengan melakukan perjalanan dinas. Sama halnya dengan perusahaan

atau instansi lainnya, PT Pertamina (Persero) seringkali mengadakan

perjalanan dinas bagi kepala bagian atau pimpinan ataupun karyawan–

karyawannya. Terdapat 2 (dua) macam perjalanan dinas di PT Pertamina

(Persero) antara lain perjalanan dinas dalam negeri dan perjalanan dinas luar

negeri. Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas yang digunakan PT

Pertamina (Persero) sebagai Standart Operating Procedure (SOP) terdapat

2
ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

beberapa perjalanan dinas yakni perjalanan dinas dalam negeri, perjalanan

dinas dalam negeri pihak ketiga dan peserta on the job training calon pekerja,

perjalanan dinas luar negeri pihak ketiga, pekerja tugas belajar luar negeri dan

perjalanan dinas luar negeri. Namun di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap

hanya melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri saja, atau perjalanan dinas

dalam negeri untuk staf, karyawan dan pimpinan. Untuk perjalanan dinas yang

bersangkutan dengan perjalanan dinas luar negeri diatur oleh pusat atau PT

Pertamina (Persero) Pusat, Jakarta.

Perjalanan dinas di PT Pertamina (Persero) dilakukan untuk keperluan

mengikuti pendidikan dan pelatihan, detasering, kunjungan dinas, seminar

atau symposium, dan penugasan khusus yang antara lain seperti swapping atau

pemagangan atau benchmark. (sumber: TKO Perjalanan Dinas PT Pertamina

(Persero)) Di setiap perjalanan dinas pasti terdapat biaya perjalanan dinas,

begitu juga di perjalanan dinas. Dan penggatian biaya perjalanan dinas sering

disebut di PT Pertamina (Persero) sebagai deklarasi. Deklarasi atau

penggantian biaya perjalanan dinas sendiri dilakukan berdasarkan prinsip

actual cost. Berdasarkan Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas,

actual cost yakni besaran biaya yang nyata atau sesungguhnya dikeluarkan

untuk kepentingan melakukan perjalanan dinas, dimana prosedur klaimnya

harus menyertakan dokumen bukti pengeluaran. (Sumber: TKO Perjalanan

Dinas PT Pertamina (Persero))

Untuk melakukan deklarasi atau penggantian biaya perjalanan dinas,

pegawai diwajibkan melengkapi dokumen persyaratan yang telah diatur pada

3
ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero).

Adapun pihak yang terkait dalam pembuatan deklarasi atau penggantian biaya

perjalanan dinas seperti pekerja, atasan pekerja, fungsi Human Resources

(HR) Service, fungsi keuangan dan Manajer. Dalam pembuatan deklarasi atau

penggantian biaya perjalanan dinas,pekerja membuat Surat Keterangan

Perjalanan Dinas Dalam Negeri (SKPD DN) melalui admin setiap fungsi atau

bagian lalu ditandatangani oleh atasan pekerja (jika yang melakukan

perjalanan dinas adalah asistant manager, maka yang menandatangani

manager), untuk pemesanan tiket transportasi dapat melewati Human

Resources (HR) Service, dan fungsi keuangan menggunakan sistem yang

disebut MySAP dalam membuat deklarasi atau biaya perjalanan dinas. Dalam

sistem MySAP juga dapat dilakukan pencatatan transaksi akuntansi perjalanan

dinas secara otomatis. Fungsi keuangan hanya memiliki kewenangan untuk

melakukan verifikasi besarnya biaya perjalanan dinas yang di klaim sesuai

dengan dokumen pendukung yang dilampirkan dan batasan yang tertera di

dalam Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero).

Untuk mengisi form pada MySAP diperlukan data-data antara lain tiket (jika

menggunakan transportasi umum), bill hotel atau akomodasi (jika menginap di

hotel), Surat Keterangan Perjalanan Dinas Dalam Negeri (SKPD DN), dan

form laporan perjalanan dinas dalam negeri atau rekap biaya. (Sumber: TKO

Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero)) Namun dalam pelaksanaannya,

masih saja ada kasus yang terjadi seperti dokumen yang dilampirkan oleh

pekerja tidak lengkap atau tidak melengkapi dokumen-dokumen yang

4
 ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

seharusnya dilampirkan dalam klaim deklarasi atau pengganti biaya perjalanan

dinas dan perhitungan pada rekap biaya deklarasi atau pengganti biaya

perjalanan dinas tidak sesuai dengan yang dilampirkan. Berdasarkan

penjelasan di atas, penulis tertarik untuk mengetahui pembayaran deklarasi

atau biaya perjalanan dinas di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap dan

membahas masalah diatas untuk tugas akhir dengan judul “Analisis Prosedur

Pembayaran Deklarasi Karyawan Pada PT Pertamina (Persero) Refinery

Unit IV Cilacap”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai

berikut:

a. Apakah pelaksanaan prosedur pembayaran biaya perjalanan dinas

karyawan sudah sesuai dengan Standart Operating Procedure atau Tata

Kerja Organisasi Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero) RU IV

Cilacap?

b. Apakah ada kendala yang dihadapi oleh fungsi keuangan pada saat pekerja

melakukan klaim deklarasi?

C. Batasan Masalah

Dalam Tata Kerja Organisasi (TKO) Perjalanan Dinas PT Pertamina

(Persero), terdapat beberapa jenis perjalanan dinas antara lain:

1. Perjalanan dinas dalam negeri

5
 ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

2. Perjalanan dinas dalam negeri pihak ketiga dan peserta on the job training

(OJT) calon pekerja

3. Perjalanan dinas luar negeri

4. Perjalanan dinas luar negeri pihak ketiga

5. Pekerja belajar luar negeri

(Sumber: TKO Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero))

Namun PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap hanya melakukan perjalanan

dinas dalam negeri, maka penulis membatasi agar pembahasan tidak terlalu

luas, sehingga penulis hanya membahas jenis perjalanan dinas no 1 (satu)

yaitu perjalanan dinas dalam negeri untuk staf, karyawan dan pimpinan.

D. Tujuan

Dari uraian rumusan masalah diatas, oleh sebab itu penulis memiliki tujuan

penulisan ini sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui apakah prosedur pembayaran deklarasi atau pengganti

biaya perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh PT Pertamina (Persero) RU

IV Cilacap sudah sesuai dengan Standart Operating Procedure atau Tata

Kerja Organisasi Perjalanan Dinas PT Pertamina (Persero).

b. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi fungsi keuangan PT Pertamina

(Persero) RU IV Cilacap dalam pelaksanaan klaim deklarasi atau

penggantian biaya perjalanan dinas.

c. Untuk mengetahui prosedur pembayaran deklarasi atau pengganti biaya

perjalanan dinas karyawan di PT Pertamina (Persero) Refinery Unit IV

Cilacap.

6
 ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

E. Manfaat

Setelah melakukan penulisan ini, ada manfaat yang dapat diperoleh beberapa

pihak dari penulisan ini sebagai berikut:

a. Bagi penulis

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang prosedur

pembayaran biaya perjalanan dinas atau deklarasi karyawan di PT

Pertamina (Persero) RU IV Cilacap.

b. Bagi perusahaan

Untuk memberi masukkan kepada PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap

agar SOP lebih efektif dan menjadi acuan kepada karyawan agar dapat

melakukan perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan atau syarat yang telah

ditentukan.

c. Bagi Universitas

Untuk menambah informasi kepada mahasiswa dan sebagai referensi bagi

mahasiswa untuk penelitian yang sejenis.

F. Kerangka Penulisan

a. Bagian Awal

1. Halaman Sampul

2. Halaman Persetujuan

3. Halaman Pernyataan Orisinalitas (Keaslian Penulisan TA)

4. Halaman Kata Pengantar

5. Halaman Daftar Isi

6. Halaman Daftar Tabel

7
ANALISIS PROSEDUR PEMBAYARAN DEKLARASI KARYAWAN PADA PT PERTAMINA (PERSERO)
REFINERY UNIT IV CILACAP
PUTRI AMALIA K D
Universitas Gadjah Mada, 2015 | Diunduh dari http://etd.repository.ugm.ac.id/

7. Halaman Daftar Gambar/Grafik

8. Halaman Daftar Lampiran

9. Halaman Intisari/Abstrak

b. Bagian Inti

1. BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab pendahuluan dibahas mengenai latar belakang, rumusan

masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan kerangka

penulisan.

2. BAB II GAMBARAN UMUM PENULISAN

Dalam bab ini dibahas tentang kondisi umum, tinjauan pustaka berupa

pengertian dari judul, metodologi penulisan, dan data dan/atau sumber

data.

3. BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ketiga ini membahas mengenai analisis (deskripsi dan

inferensi) dan interprestasi dan pembahasan.

4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab terakhir ini dibahas tentang kesimpulan dari penulisan

tugas akhir dan saran.

c. Bagian Akhir

1. DAFTAR PUSTAKA

2. LAMPIRAN