KEWENANGAN

PENANDATANGAN TATA NASKAH

DINAS
Muchamad Ali Safa’at
 JENIS NASKAH DINAS
a. Peraturan; l. Nota Kesepahaman;
b. Keputusan; m. Surat Perjanjian;
c. Instruksi; n. Surat Kuasa;
d. Surat Perintah; o. Surat Keterangan;
e. Surat Edaran; p. Surat Pernyataan;
f. Surat Dinas; q. Pengumuman;
r. Berita Acara;
g. Nota Dinas;
s. Laporan;
h. Memo; t. Notula Rapat;
i. Surat Undangan; u. Telaahan Staf; dan
j. Surat Tugas; v. Prosedur Operasional Standar.
k. Surat Pengantar;
INSTRUKSI
• Naskah Dinas yang memuat
perintah atau arahan tentang
pelaksanaan kebijakan atau
peraturan perundang-undangan.
• Unit kerja dapat mengusulkan
kepada Rektor untuk membuat
Instruksi.
• Instruksi ditandatangani oleh Rektor
setelah mendapatkan paraf
koordinasi dari SKBH.
 SURAT PERINTAH
• Naskah Dinas dari atasan atau
pejabat yang berwenang
berisi perintah sebagai
pelaksana tugas.
• Unit kerja dapat mengusulkan
kepada Rektor untuk
membuat Surat Perintah.
• Surat Perintah ditandatangani
oleh Rektor setelah
mendapatkan paraf
koordinasi dari SKBH.
Surat Edaran
• Naskah Dinas memuat
pemberitahuan hal tertentu yang
telah mempunyai kekuatan hukum
yang dianggap penting dan
mendesak.
• Unit kerja dapat mengusulkan
kepada Rektor untuk membuat Surat
Edaran.
• Surat Edaran ditandatangani oleh
Rektor setelah mendapatkan paraf
koordinasi dari SKBH.
• Sub Unit kerja
Fakultas/Lembaga/Pasca dapat
mengusulkan kepada
Dekan/Ketua/Direktur untuk
membuat Surat Edaran.
 SURAT DINAS
• Naskah Dinas pelaksanaan
tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi
kedinasan kepada pihak lain di
luar lembaga.
NOTA DINAS
• Naskah Dinas
Internal dibuat oleh
bawahan kepada
atasan atau pejabat
setingkat dalam
melaksanakan tugas
dn fungsi.
MEMO
• Naskah Dinas
Internal berisi
catatan singkat
tentang pokok
persoalan dari
atasan kepada
bawahan.
• Naskah Dinas
berisi penugasan
dari pejabat yang
berwenang kepada
seseorang untuk
melaksanakan
kegiatan.

SURAT TUGAS
SURAT KETERANGAN
• Naskah Dinas berisi
informasi mengenai
suatu hal, peristiwa,
atau orang untuk
kepentingan
kedinasan.
SURAT PERNYATAAN
• Naskah Dinas yang
menyatakan
kebenaran suatu hal
disertai
pertanggungjawaban
atas pernyataan
tersebut.
BERITA ACARA
• Naskah Dinas berisi
pernyataan telah terjadi
sesuatu proses
pelaksanaan kegiatan
pada waktu tertentu.
TELAAHAN STAF
• Uraian dari pejabat atau
staf yang memuat
analisis singkat dan
jelas mengenai suatu
persoalan dengan
memberikan jalan
keluar/pemecahan yang
disarankan.
PARAF DAN TANDA TANGAN
• Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
konsepnya harus diparaf terlebih dahulu paling sedikit oleh dua pejabat
dua jenjang di bawahnya.
• Naskah dinas yang konsepnya lebih dari satu halaman, diparaf di setiap
halaman oleh dua jenjang pejabat di bawah dan oleh pejabat yang
berwenang menandatangani.
• Letak paraf:
• Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kanan setelah nama jabatan
penandatangan.
• Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kiri nama jabatan
penandatangan.
• Pejabat tiga tingkat atau lebih di sebelah paraf pejabat di atasnya.
NASKAH DINAS KELUAR
• Surat Rektor/Universitas yang ditujukan kepada pemimpin instansi
ditandatangani oleh Rektor.
• Jika Rektor mendelegasikan pada pejabat setingkat di bawahnya,
penandatangan dilakukan dengan penyebutan a.n.
• Jika pejabat yang diberi delegasi berhalangan, penandatangan dapat
didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan
u.b. setelah pencantuman a.n.
• Pendelegasian dilakukan secara tertulis.
• Surat Dekan/Ketua Lembaga/Direktur yang ditujukan kepada pimpinan
instansi di luar UB dapat ditandatangani oleh Dekan/Ketua
Lembaga/Direktur dengan tembusan kepada Rektor.
• a.n. (atas nama): Pejabat yang berwenang menguasakan atau
mendelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya.
• u.b. (untuk beliau): pejabat yang diberi kuasa memberikan kuasa
lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.
• plt. (pelaksana tugas):
pejabat/pegawai yang ditunjuk
untuk melaksanakan tugas jabatan,
namun tidak definitif.
• plh. (pelaksana harian): pejabat
yang berwenang berhalangan
sementara karena tugas dinas
menguasakan kepada pejabat
setingkat di bawahnya selama
pejabat yang berwenang tidak ada
di tempat.
• wks. (wakil sementara), pejabat
yang berwenang belum ditunjuk
atau berhalangan waktu tertentu,
atau cuti, untuk sementara
penandatangan dilakukan oleh
pejabat setingkat.
• u.p. (untuk perhatian)
ditujukan kepada
seseorang atau pejabat
teknis yang menangani
suatu kegiatan atau
pekerjaan tanpa
memerlukan kebijakan
pimpinan.
TERIMA KASIH