BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di gudang obat Puskesmas Taram
terdiri dari Perencanaan, Permintaan, Penerimaan, Penyimpanan, dan Pendistribusian
obat. Perencanaan, permintaan dan penerimaan obat dan perbekalan kesehatan berasal
dari Laporan Pemakaian dan Laporan Penggunaan Obat (LPLPO) ke Instalasi Farmasi
Kabupaten (IFK). Proses penyimpanan terdiri dari penyimpanan obat biasa dan
penyimpanan obat kusus. Obat khusus yang tersedia di Puskesmas terdiri dari ; obat
emergensi,obat narkotika dan psikotropika, obat kadaluarsa dan vaksin. Obat dari gudang
obat didistribusikan ke ruang pelayanan obat, Puskesmas Pembantu, Polindes/Poskesri,
ruang pelayanan gigi, ruang pelayanan tindakan, dan ruang pelayanan laboratorium.

2. Tujuan Pengelolaan Obat

Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di Puskesmas bertujuan untuk
menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efektif
dan efisien.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Pengelolaan Obat di Puskesmas

Pengelola obat bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan,
permintaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian obat dan perbekalan
kesehatan.
a. Tenaga teknis kefarmasian
1) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten dan /Kota setempat dan ke IFK,
2) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak/ kadaluwarsa
Ke IFK setiap akhir tahun,
3) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala
Instalasi Kesehatan Kabupaten.
b. Petugas Unit-Unit Obat Puskesmas mempunyai tugas :
1) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan
kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh pelayanan unit
Puskesmas dalam bentuk buku catatan mutasi obat,
2) Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan perbekalan kesehatan,
3) Menyerahkan kembali obat rusak/daluwarsa kepada petugas gudang obat,
4) Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien,

1
 5) Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat di rumah
kepada pasien.

4. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pengelolaan gudang obat obat secara keseluruhan mencakup :
a. Perencanaan
b. Permintaan
c. Penerimaan
d. Penyimpanan
e. Distribusi
f. Pencatatan dan pelaporan.

2
 BAB II
PENGELOLAAN

1. Perencanaan
Perencanaan dilakukan satu kali dalam setahun dengan cara menghitung
pemakain rata-rata satu bulan di kali 18 dan dikirim datanya ke Instalasi Farmasi
Kabupaten (IFK).

2. Permintaan Obat
Kegiatan yang harus dilakukan oleh pengelola gudang obat :
a. Permintaan rutin dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun IFK untuk
masing-masing Puskesmas (misalnya sekali dua bulan)
b. Permintaan khusus dilakukan diluar jadwal distribusi rutin apabila ;
1) Kebutuhan meningkat,
2) menghindari kekosongan,
3) penanganan kejadian luar biasa (KLB),
4) Menggunakan blanko permintaan insidentil.
c. Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).

3. Penerimaan obat
Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang
diserahkan, mencakup jumlah kemasan, jenis dan jumlah obat, bentuk obat sesuai
dengan isi dokumen (LPLPO), ditanda tangani oleh petugas penerima, dan diketahui
Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat petugas penerima dapat mengajukan
keberatan.
Jika terdapat kekurangan, penerima obat wajib wajib menuliskan jenis yang
kurang (rusak, jumlah kurang dan lain - lain). Setiap penambahan obat-obatan, dicatat
dan dibukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok.

4. Penyimpanan
Penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang
diterima dan akan di distribusikan, agar terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan
mutu tetap terjamin. Beberapa jenis obat perlu disimpan di tempat penyimpanan khusus.

3
Penyimpanan khusus terdiri dari :
a. Penyimpanan obat psikotropik dan narkotika.
Lemari obat psikotropik dan narkotika terdiri dari “DUA KUNCI” (sebaiknya
juga dua pintu), dimana kuncinya harus dipegang oleh dua orang berbeda
(misalnya oleh Kepala Puskesmas dan pengelola obat),
b. Penyimpanan obat kadaluwarsa.
Obat kadaluwarsa harus diberi tanda “TIDAK BOLEH DIPAKAI”. Tujuannya
adalah untuk melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat
rusak/kadaluwarsa. Jika petugas pemberi pelayanan kesehatan menemukan
obat yang tidak layak pakai (karena rusak/kadaluwarsa), maka perlu dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut :
1) Petugas unit pelayanan kesehatan lainnya segera melaporkan dan
mengirimkan kembali obat tersebut kepada petugas pengelola gudang
obat Puskesmas,
2) Petugas pengelola gudang obat Puskesmas menerima dan
mengumpulkan obat rusak dalam gudang. Jika memang ditemukan obat
tidak layak pakai, maka harus segera dikurangkan dari catatan sisa stok
pada masing - masing kartu stok yang dikelolanya. Petugas kemudian
melaporkan obat rusak/kadaluwarsa yang diterimanya dari satuan kerja
lainnya, ditambah dengan obat rusak/kadaluwarsa dalam gudang,
3) Petugas pengelola gudang obat selanjutnya melaporkan dan
mengirimkan kembali obat rusak/kadaluwarsa kepada IFK, untuk
kemudian dibuatkan berita acara sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pelaporan ini dilakukan minimal setiap akhir tahun,
c. Penyimpanan obat emergensi.
Di setiap ruangan pelayanan yang memerlukan tindakan, harus ada kotak
obat emergensi.
Isi kotak obat emergensi adalah ;
 Adrenalin ampul,
 Dexamethazon ampul,
 Efedrin ampul,
 Sulfas Atropin ampul,
 Difenhidramin ampul,
 Stesolid rectal,
 Phenobarbital ampul,
 Diazepam ampul,

4
  Aminophillin ampul,
 Tranexamid Acid ampul.
Disamping itu disiapkan juga perbekalan kesehatan untuk keadaan emergensi
seperti ; Cairan RL, Cairan NaCl 0,9%, Cairan Dextrose 5%, infus set, Intra
cath, spuit 3 cc dan 5 cc
d. Penyimpanan Vaksin.
Vaksin harus disimpan pada suhu 2-8 derajad celsius di dalam lemari vaksin,

Selain penyimpanan obat – obat khusus, persyaratan gudang dan pengaturan

penyimpanan obat di dalam gudang juga harus menjadi perhatian. Hal – hal yang perlu
diperhatikan adalah sebagai berikut :
a. Ruangan gudang :
1) Kering tidak lembab dengan suhu kamar,
2) Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab, tidak panas,
3) Perlu cahaya yang cukup,
4) Digunakan khusus untuk penyimpanan obat,
5) Mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda,
6) Sebaiknya ada pengukur suhu ruangan ((termometer).
b. Pengaturan penyimpanan obat :
1) Obat di susun secara alfabetis,
2) Obat – obat khusus (obat narkotika dan psikotropika, emergenci, expired)
di simpan dengan tempat dan cara khusus,
3) Obat dirotasi dengan sistem First Expired First Out (FEFO),
4) Apabila tanggal expired sama, disusun dengan system First In First Out
(FIFO),
5) Obat disimpan pada rak.

Untuk menjaga mutu obat perlu dilakukan pemantauan kondisi penyimpanan. Hal
– hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut :
a. Kelembaban
Udara lembab dapat mempengaruhi obat-obatan yang tidak tertutup sehingga
mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka
perlu dilakukan upaya-upaya berikut :
1) Ventilasi harus baik,
2) Simpan obat ditempat yang kering,
3) Wadah harus selalu tertutup rapat, jangan dibiarkan terbuka,

5
 4) Bila memungkinkan pasang kipas angin atau ac, karena makin panas
udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab,
5) Biarkan pengering tetap dalam wadah tablet dan kapsul,
6) Kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki.
b. Temperatur ruangan
Obat seperti Salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh
panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas.
Sebagai contoh : Salep Oksi Tetrasiklin akan lumer bila suhu penyimpanan
tinggi dan akan mempengaruhi kualitas salep tersebut.
c. Kerusakan fisik
Untuk menghindari kerusakan fisik :
1) Dus obat jangan ditumpuk terlalu tinggi (tidak boleh lebih dari 5
tumpukan), karena obat yang ada di dalam dus bagian tengah ke bawah
dapat pecah dan rusak, selain itu akan menyulitkan pengambilan obat di
dalam dus yang teratas,
2) Penumpukan dus obat sesuai dengan petunjuk pada karton,
3) Hindari kontak dengan benda - benda yang tajam.
d. Kontaminasi bakteri
Wadah obat harus selalu tertutup rapat. Apabila wadah terbuka, maka obat
mudah tercemar oleh bakteri atau jamur.
e. Pengotoran
Ruangan yang kotor dapat mengundang tikus dan serangga lain yang
kemudian merusak obat. Oleh karena itu bersihkan ruangan paling sedikit
satu minggu sekali. Lantai di sapu dan di pel, dinding dan rak dibersihkan.
f. Bila ruang penyimpanan kecil :
1) Dapat digunakan sistem beberapa rak,
2) Bagi obat menjadi beberapa bagian.
g. Tata Cara Menyimpan dan Menyusun Obat :
1) Pengaturan penyimpanan obat.
Pengaturan obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan
disusun secara alfabetis berdasarkan nama generiknya. Mislnya
kelompok sediaan tablet, kelompok sediaan sirup dan lain-lain,
2) Penerapan Sistem FEFO dan FIFO :
 First Expired First Out (FEFO) untuk masing-masing obat, artinya
obat yang lebih awal kadaluwarsa harus dikeluarkan lebih dahulu
dari obat yang kadaluwarsa kemudian. Hal ini sangat penting karena :

6
 - Obat yang sudah terlalu lama biasanya kekuatannya atau
potensinya berkurang,
 Bila tanggal expired nya sama, penyusunan dilakukan dengan sistem
First In First Out (FIFO) untuk masing-masing obat, artinya obat yang
datang pertama kali harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang
datang kemudian.
h. Pengamatan mutu,
1) Setiap petugas pengelola yang melakukan penyimpanan obat, perlu
melakukan pengamatan mutu obat secara berkala, paling tidak setiap
awal bulan. Pengamatan mutu obat harus dilakukan, karena mutu obat
yang disimpan dapat mengalami perubahan baik secara fisik maupun
kimia,
2) Jangan gunakan obat yang sudah kadaluwarsa karena : Efektifitas obat
berkurang. Hal ini penting untuk diketahui mengingat penggunaan
antibiotik yang sudah kadaluwarsa dapat menimbulkan resistensi
mikroba. Resistensi mikroba berdampak terhadap mahalnya biaya
pengobatan. Obat dapat berubah menjadi toksis. Selama penyimpanan
beberapa obat dapat terurai menjadi substansi - substansi yang toksik.
Sebagai contoh : Tetrasiklin dari serbuk warna kuning dapat berubah
menjadi warna coklat yang toksik.

5. Distribusi
Tujuan :
Memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja
Puskesmas seperti Puskesmas Pembantu (Pustu), Pondok Bersalin Desa Polindes), Pos
Kesehatan Desa (Di Sumatera Barat namanya Pos Kesehatan Nagari atau Poskesri)
dengan jenis, mutu, jumlah dan tepat waktu.
Distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan
teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan antara lain :
1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas (ruang pelayanan
tindakan, ruang pelayanan laboratorium, ruang pelayanan gigi, ruang
pelayanan KB), dan jaringan Puskesmas seperti Puskesmas Pembantu,
Polindes, Poskesri,
2. Pemberian obat emergansi di setiap ruangan yang melakukan pelayanan
tindakan,

7
 Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara :
1. Petugas gudang obat menyerahkan/mengirimkan obat dan diterima di unit
pelayanan,
2. Penyerahan di gudang Puskesmas diambil sendiri oleh sub unit- sub unit
pelayanan. Obat diserahkan bersama-sama dengan formulir LPLPO, dimana
lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat.

6. Pencatatan dan pelaporan

Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah :
1. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan,
2. Sumber data untuk pembuatan laporan.
Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan
dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima,
disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.
Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat
yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh
pengelolaan obat. Beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain :
a. Sarana pencatatan dan pelaporan :
Sarana yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan obat di Puskesmas
adalah LPLPO dan kartu stok. LPLPO yang dibuat oleh petugas Puskesmas
harus tepat data, tepat isi dan dikirim tepat waktu serta disimpan dan diarsipkan
dengan baik. Setiap obat yang diterima dan dikeluarkan dari gudang dicatat di
dalam Kartu Stok.
Laporan LPLPO dibuat empat rangkap 4 ;
 1rangkap untuk TU
 1 rangkap arsip
 1 rangkap IFK
 1 rangkap Dinas Kesehatan

“Laporan narkotika di buat tersendiri”

Beberapa ketentuan tentang LPLPO :

 LPLPO dikirim ke IFK setiap awal bulan, paling lama tanggal 5,
 LPLPO dari jaringan diterima petugas gudang setiap tanggal 25 pada bulan
berjalan.
 LPLPO dari sub – sub pelayanan di lingkup Pukesmas diterima petugas
gudang setiap tanggal 28 pada bulan berjalan.

8
 BAB III
PENUTUP

Panduan Pengelolaan Gudang Obat dan Perbekalan Kesehatan di Puskesmas

diharapkan dapat bermanfaat dan membantu dalam pengelolaan obat di Puskesmas
serta unit-unit pelayanan kesehatan dasar lainnya. Pengelolaan ini meliputi aspek
permintaan, penerimaan, pendistribusian, penggunaan obat dan perbekalan kesehatan
dalam pelayanan kesehatan.
Walaupun terdapat keterbatasan tenaga, dana, sarana dan prasarana
pendukungnya, bila pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan dilakukan secara
baik diharapkan tujuan pembangunan di bidang Kesehatan khususnya bidang obat dan
perbekalan kesehatan dapat tercapai
Dengan demikian bisa diharapkan terjaminnya ketersediaan obat dengan jenis dan
jumlah yang tepat sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin dan tersebar secara
merata, berkesinambungan dan teratur, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan
waktu yang tepat.