2019 MSDM Semester 4 Tugas 1 Job Analysis Dan Analisis Beban Kerja
2019 MSDM Semester 4 Tugas 1 Job Analysis Dan Analisis Beban Kerja
Kelompok 8
IKM C 2017
UNIVERSITAS AIRLANGGA
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
SURABAYA
2019
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul "Job Analysis dan
Analisis Beban Kerja".
Penulis menyadari bahwa makalah ini terwujud berkat adanya dorongan
dan bantuan banyak pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penyusun
mengucapkan terima kasih terutama kepada Bapak Dr. Setya Haksama, drg.,
M.Kes dan Ilham Aksanu Ridlo, SKM.,M.Kes selaku dosen pada mata kuliah
Manajemen Sumber Daya Manusia dan Produktifitas.
Dalam penulisan makalah ini kami merasa masih banyak kekurangan, baik
pada teknis penulisan, maupun materi. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak
sangat kami harapkan khususnya kepada dosen pembimbing. Semoga makalah ini
dapat memberi manfaat kepada semua pembaca. Aamiin.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL .......................................................................................... i
KATA PENGANTAR .......................................................................................... ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... iv
BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 1
1.3 Tujuan ................................................................................................... 2
1.4 Manfaat ................................................................................................. 2
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 3
2.1 Job Analysis .......................................................................................... 3
2.1.1 Pengertian Job Analysis ................................................................ 3
2.1.2 Tujuan Job Analysis ..................................................................... 4
2.1.3 Manfaat Job Analysis ................................................................... 4
2.2 Analisis Beban Kerja ............................................................................ 5
2.2.1 Pengertian Analisis Beban Kerja .................................................. 5
2.2.2 Tujuan Analisis Beban Kerja ........................................................ 7
2.2.3 Manfaat Analisis Beban Kerja ...................................................... 7
BAB 3 PEMBAHASAN ...................................................................................... 10
3.1 Metode Job Analysis .......................................................................... 10
3.2 Proses Job Analysis ............................................................................ 12
3.3 Langkah-Langkah Job Analysis ......................................................... 14
3.4 Prinsip-Prinsip Job Analysis ............................................................... 15
3.5 Kelebihan dan Kekurangan Job Analysis ........................................... 16
3.6 Metode Analisis Beban Kerja ............................................................. 19
3.7 Teknik Analisis Beban Kerja ............................................................. 22
3.8 Kelebihan dan Kekurangan Analisis Beban Kerja ............................. 23
BAB 4 PENUTUP ............................................................................................... 25
4.1 Kesimpulan ......................................................................................... 25
4.2 Saran ................................................................................................... 25
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 26
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Proses Job Analysis ............................................................................ 12
Gambar 2. Kelebihan Job Analysis ...................................................................... 16
Gambar 3. Kekurangan Job Analysis ................................................................... 18
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan dan kesuksesan suatu organisasi tergantung pada
bagaimana cara mengelola sumber daya yang ada di dalamnya. Suatu
pekerjaan yang berjalan efektif dan efisien menjadi keinginan yang hendak
dicapai dalam setiap organisasi. Sumber daya manusia yang ada didalamnya
adalah salah satu yang harus dikelola. Hal tersebut adalah komponen penting
agar keinginan dan tujuan organisasi tersebut bisa tercapai. Pengelolaannya
harus didahului oleh perencanaan tentang bagaimana agar kebutuhan tenaga
kerja serta beban kerja sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja sekaligus
organisasi.
Job analysis akan menjelaskan suatu daftar uraian pekerjaan secara
tertulis mengenai apa yang harus dilakukan oleh para tenaga kerja dan dapat
pula mencakup standar kualifikasi yang diperlukan bagi seorang tenaga kerja
untuk melakukan pekerjaan sesuai jabatan yang dipangkunya secara
memuaskan. Job analysis ini sangat penting agar suatu pekerjaan bisa
dilakukan oleh para tenaga kerja dengan sebaik – baiknya agar mutu dari
organisasi tersebut bisa meningkat dan terjaga dengan baik.
1
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui deskripsi dari job analysis
2. Untuk mengetahui metode pada job analysis
3. Untuk mengetahui proses pada job analysis
4. Untuk mengetahui langkah – langkah pada job analysis
5. Untuk mengetahui prinsip – prinsip pada job analysis
6. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari job analysis
7. Untuk mengetahui deskripsi dari analisis beban kerja
8. Untuk mengetahui metode analysis pada beban kerja
9. Untuk mengetahui teknik pengukuran beban kerja
10. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari analisis beban kerja
1.4 Manfaat
Makalah mengenai job analysis dan pengukuran beban kerja ini
bermanfaat agar pembaca dapat mengetahui bagaimana metode dan proses
pada job analysis,serta dapat memahami langkah melakukan job analysis.
Selain itu juga dapat memberikan pengetahuan mengenai analysis beban kerja
serta pengukuran beban kerja
2
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
3
tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, dan kondisi kerja.
Sedangkan spesifikasi jabatan adalah suatu daftar persyaratan dari suatu
jabatan, meliputi pendidikan, keterampilan, kepribadian dan lain-lain
yang sesuai dengan jabatan tersebut.
2.1.2 Tujuan Job Analysis
Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik di sektor
publik maupun sektor swasta. Tujuan dari analisis pekerjaan
diantaranya :
1. Menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan analisis jabatan,
maka dapat dimiliki persyaratan kepegawaian, dan juga dapat
diberikan pengertian mengenai tugas yang terkandung dalam suatu
jabatan, serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang
yang menduduki suatu jabatan agar pekerjaan terlaksana dan
berhasil.
2. Menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan menggunakan hasil
analisis jabatan maka dapat diketahui kemampuan maupun keahlian
apa yang dibutuhkan karyawan sehingga dapat ditentukan program
pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut dalam
membantu pelaksanaan pekerjaannya.
3. Menentukan peringkat, yaitu dengan analisis jabatan maka dapat
diketahui bobot dari suatu jabatan sehingga dapat dinilai dan
dibandingkan antara jabatan yang satu dengan jabatan lainnya, dan
dapat disusun peringkat jabatan dalam organisasi.
4. Mengembangkan metode, yaitu dengan analisis jabatan dapat
dilakukan perbaikan terhadap berbagai metode kerja dalam suatu
jabatan.
2.1.3 Manfaat Job Analysis
Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian,
antara lain:
1. Menghilangkan persyaratan jabatan yang sebenarnya tidak
diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.
4
2. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong maupun yang
menghambat kualitas kerja karyawan.
3. Merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
4. Menyesuaikan lamaran yang masuk dengan lowongan pekerjaan
yang disediakan karena analisis pekerjaan sebagai dasar untuk
melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
5. Membantu dalam menentukan kebijakan dan program-program
manajemen sumber daya manusia, seperti perencanaan, pelatihan
dan pengembangan karir, apakah karyawan sudah memenuhi
spesifikasi keahlian yang memadai untuk mengerjakan tugas
ataukah membutuhkan pelatihan karena masih ada kesenjangan
antara tuntutan pekerjaan dengan keahlian yang dimiliki karyawan.
6. Menentukan standar pencapaian yang realistis yaitu kriteria-kriteria
yang harus dipenuhi untuk menyatakan bahwa suatu pekerjaan
berhasil dikerjakan dengan baik, sehingga dapat dibandingkan
antara hasil nyata kerja dengan standar yangditetapkan.
7. Berperan dalam penempatan karyawan agar sesuai dengan tingkat
pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang dibutuhkan.
8. Memperkirakan nilai kompensasi yang tepat untuk masing-masing
jabatan sesuai dengan beban kerja, kondisi kerja, kewajiban, dan
spesifikasi jabatan yang dibutuhkan dalam posisi tertentu.
9. Membantu analisis susunan kepegawaian dengan menemukan
informasi pekerjaan yang dibutuhkan.
10. Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja,
mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidal perlu dan perbaikan
kinerja.
5
menginterpretasikan kebijakan-kebijakan strategis. Analisis beban kerja
dimaksudkan untuk meneliti, mengevaluasi dan mengkaji pelaksanaan
kerja, proses kerja maupun hasil kerja serta menentukan kebutuhan
pegawai untuk suatu unit organisasi yang telah berjalan selama ini.
Sedangkan yang dimaksud dengan beban kerja adalah sekumpulan atau
sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi
atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu.
Saat menghadapi suatu tugas, individu diharapkan dapat
menyelesaikan tugas tersebut pada suatu tingkat tertentu. Apabila
keterbatasan yang dimiliki individu tersebut menghambat/menghalangi
tercapainya hasil kerja pada tingkat yang diharapkan, berarti telah
terjadi kesenjangan antara tingkat kemampuan yang diharapkan dan
tingkat kapasitas yang dimiliki. Kesenjangan ini menyebabkan
timbulnya kegagalan dalam kinerja (performance failures). Hal inilah
yang mendasari pentingnya pemahaman dan pengukuran yang lebih
dalam mengenai beban kerja. Untuk tetap menjaga efektivitas dan
efisiensi sebuah organisasi, maka dibutuhkan perkiraan beban kerja
yang dibebankan pada setiap unit atau satuan organisasi. Perkiraan
beban kerja tersebut lebih lanjut disebut sebagai analisis beban kerja
atau work load analysis.
Menurut Moekijat (2008), analisis beban kerja merupakan
metode yang biasa digunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas
tenaga kerja yang diperlukan. Beban kerja yang didistribusikan secara
tidak merata dapat mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja
karena karyawan merasa beban kerja yang dilakukannya terlalu
berlebihan atau bahkan kekurangan.
Menurut Komaruddin (1996: 235), analisa beban kerja adalah
proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau
dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu.
Dapat disimpulkan dari pengertian diatas bahwa analisis beban kerja
adalah sebuah teknik yang digunakan untuk memperkirakan dan
6
merencanakan berapa jumlah orang dan jumlah beban kerja yang tepat
diberikan kepada pekerja.
2.2.2 Tujuan Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja dimaksudkan untuk meneliti, mengevaluasi
dan mengkaji pelaksanaan kerja, proses kerja maupun hasil kerja serta
menentukan kebutuhan pegawai untuk suatu unit organisasi, dengan
tujuan:
1. Mengidentifikasi sejauh mana efisiensi dan efektifitas keberadaan
standar dan parameter beban kerja, karena tolak ukur tersebut akan
menggambarkan prinsip rasional, efektif, efisien, realistik dan
operasional secara nyata.
2. Memperoleh gambaran mengenai kondisi riil pegawai baik
kuantitatif maupun kualitatif dan kompetensinya pada suatu unit
kerja sebagai bahan kajian perumusan formasi dan rasio kebutuhan
pegawai untuk keperluan pra penataan kelembagaan.
3. Memperjelas dan mempertegas penyusunan format kelembagaan
yang akan dibentuk secara lebih proporsional maupun tata
hubungan sistem yang ingin dibangun dan tercapai kesesuaian
antara kewenangan dan tujuan organisasi dengan besaran
organisasinya.
4. Mampu menerapkan metode atau teknik yang tepat untuk
mengukur, memperkirakan dan memetakan kebutuhan pegawai di
perusahaan.
5. Mampu mengidentifikasi dan merekomendasikan prioritas
pengadaan kebutuhan karyawan di suatu perusahaan/unit kerja baik
untuk memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini maupun di masa
mendatang dengan mempertimbangkan program kerja dan
kemampuan pendanaan/finansial perusahaan.
2.2.3 Manfaat Analisis Beban Kerja
Dengan adanya analisis beban kerja, akan bermanfaat untuk
keberlangsungan pada suatu organisasi/unit kerja. Oleh karena itu,
7
analisis beban kerja dirasa perlu dilakukan karena adanya manfaat
sebagai berikut:
1. Bermanfaat dalam proses Planning atau perencanaan. Analisa
beban kerja dapat dimanfaatkan dalam proses perencanaan,
persiapan recruitment, proses recruitmen, selection sampai
penempatannya.
2. Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM) hal ini
karena sebagai dasar untuk menambah atau mengurangi jumlah
pegawai/karyawan pada suatu jabatan atau unit kerja. Perhitungan
dan penentuan jumlah tenaga kerja yang tepat maka akan terjadi
efisiensi dalam penggunaan tenaga kerja yang pada akhirnya akan
meminimalkan cost perusahaan.
3. Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan, selain itu menambah
atau mengurangi tugas atau aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan
sehingga mencapai rentang beban kerja standar (optimum).
4. Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP)
yang berlaku karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan
dan/atau penyempurnaan struktur organisasi.
5. Penyusunan kebutuhan pelatihan (Training Needs) karyawan. Hasil
akhir dari proses analisa beban kerja selain jumlah karyawan, juga
akan didapatkan standar waktu untuk mengerjakan sebuah
pekerjaan. Standar waktu yang menjadi acuan dapat dibandingkan
dengan kondisi aktual karyawan, jika ada perbedaan (GAP) antara
standar waktu dengan kondisi aktual, artinya ada GAP sehingga
dapat menjadi indikator adanya kebutuhan pelatihan pada
karyawan tersebut.
6. Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas.
Setelah kita melakukan proses analisa beban kerja atau workload
analysis maka kita akan mendapatkan jumlah jam efektif yang
dapat digunakan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Jumlah
jam ini dapat dijadikan standar waktu (standard time) dari sebuah
proses kerja.
8
7. Bermanfaat untuk menghitung budget perusahaan terkait dengan
penggajian dan tunjangan karyawan. Dalam proses analisa beban
kerja, akan diketahui jumlah karyawan yang dibutuhkan, sehingga
perusahaan dengan mudah dapat memproyeksikan budget untuk
penggajian dan tunjangan karyawan kedepannya.
Dengan mengimplementasikan proses analisa beban kerja atau
workload analysis maka diharapkan perusahaan dapat memperoleh
tingkat efisiensi yang lebih baik atau tinggi dari kinerja para
karyawannya, yang pada akhirnya dapat meningkatkan tingkat
produktivitas perusahaan.
9
BAB 3
PEMBAHASAN
10
pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah
teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja yang
menghasilkan kinerja.
2. Metode Wawancara (Interview Method)
Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi
dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada
umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara individual
yaitu wawancara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok
dengan kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan
wawancara dengan penyelia (supervisor) atau atasan karyawan yang
bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.
Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai
untuk mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi,
penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat
membantu pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenarnya
dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung jawab dan pekerjaannya
sendiri.
Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan
informasi yang asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus
dipilih dengan teliti dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan,
sebaiknya mewawancarai lebih dari satu individu untuk mendapatkan
tanggapan. Bisa berupa dua atau lebih individu yang melakukan
pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau supervisor
individu/karyawan yang bersangkutan.
3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)
Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan
data dan informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan.
Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang
harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan
dari metode kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah
informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya
11
yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara akurat
menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan
mereka.
Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut
kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri
terhadap pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga
menimbulkan bias dan ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu,
disarankan untuk mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan
observasi untuk mengklarifikasi dan memverifikasi informasi kuesioner.
Komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawan yang akan
dianalisis jabatannya juga sangat diperlukan.
12
2. Mengorganisir Job Analysis Program
Langkah ini melibatkan perencanaan dan pengorganisasian
program analisis pekerjaan. Penanggung jawab program akan diputuskan
terlebih dahulu dan kemudian tanggung jawabnya harus diberikan
kepadanya. Jadwal waktu dan anggaran harus ditetapkan.
3. Menetukan Penggunaan Informasi Job Analysis
Memang benar bahwa informasi yang diperoleh melalui analisis
pekerjaan dapat digunakan secara praktis untuk semua aktivitas SDM
organisasi. Namun, disarankan untuk memberi penekanan lebih pada
beberapa area untuk penggunaan informasi job analysis. Kebutuhan,
prioritas dan batasan organisasi adalah dasar wilayah mana yang dapat
diputuskan. Tingkat analisis pekerjaan tergantung pada tujuan dimana
informasi pekerjaan akan digunakan.
4. Menentukan Perwakilan untuk Job Analysis
Menganalisis semua pekerjaan adalah urusan yang memakan
waktu dan mahal. Dengan demikian, menjadi penting untuk memilih
contoh pekerjaan yang representatif, untuk tujuan analisis menyeluruh.
Di bawahnya, analis pekerjaan juga menentukan prioritas dari berbagai
analisis kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
5. Pengumpulan Data
Pada langkah ini, data dan informasi, terkait dengan pekerjaan
yang dipilih, dikumpulkan. Informasi, tentang karakteristik pekerjaan,
tugas, tanggung jawab, wewenang, akuntabilitas, kualifikasi, perilaku
karyawan yang dibutuhkan, dan kebutuhan pelatihan dikumpulkan.
Informasi tersebut dapat dikumpulkan dari para karyawan saat ini, para
manajer dan pengawas. Beberapa teknik, seperti, kuesioner, observasi,
atau wawancara dll, digunakan untuk mengumpulkan data.
6. Meninjau Informasi yang Terkumpul
Pada tahap ini, data yang dikumpulkan diperiksa dengan seksama
dan kemudian laporan analisis pekerjaan disiapkan. Keakuratan dan
kelengkapan laporan diverifikasi dengan memastikan sudut pandang
karyawan, melakukan pekerjaan itu. Jika ada beberapa ketidaksesuaian
13
atau ketidaklengkapan dalam laporan, informasi tambahan dapat
dikumpulkan.
7. Mempersiapkan Job Description
Di bawah tahap analisis pekerjaan ini, deskripsi pekerjaan
disiapkan, dengan menggunakan laporan analisis pekerjaan. Deskripsi
pekerjaan adalah pernyataan tertulis, berisi informasi tentang tugas,
kondisi kerja, lokasi, risiko, tugas dan tanggung jawab yang berkaitan
dengan pekerjaan.
8. Mengembangkan Spesifikasi Pekerjaan
Langkah terakhir dari Job Analysis melibatkan pengembangan
spesifikasi pekerjaan atau spesifikasi karyawan. Spesifikasi pekerjaan
adalah pernyataan tertulis yang merangkum kualitas, keterampilan,
pengalaman, pengetahuan dan latar belakang pribadi, yang dibutuhkan
untuk melakukan pekerjaan tertentu.
14
kombinasi. Metode studi referensi merupakan metode yang
menggunakan rujukan dari pengetahuan dan ahli serta perbandingan
dengan organisasi lainnya. Metode studi referensi sendiri jarang
dilakukan. Sementara itu, metode kombinasi menggunakan beberapa
metode sekaligus untuk mengumpulkan data yang lebih lengkap.
3. Tahap Pengelolaan Data
Pengelolaan data dilakukan dengan cara menentukan faktor-faktor
untuk menilai jabatan lalu memnentukan bobot nilai dari setiap faktor.
Lalu melakukan analisis dari pengumpulan data yang dilakukan. Lalu
melakukan analisis persyaratan jabatan. Lalu menyusun uraian jabatan.
15
atau profil peran untuk membentuk penilaian yang diperlukan, atas bukti
yang telah ditunjukkan oleh Analis.
d. The job as it is now.
Peran Analis adalah untuk mendokumentasikan pekerjaan
sebagaimana pada titik waktu tertentu. Deskripsi pekerjaan atau profil
peran tidak boleh ditutupi oleh rujukan histori organisasi atau aspirasi
masa depan, walaupun informasi tentang aspek-aspek semacam itu dapat
dikumpulkan selama diskusi tentang pekerjaan, atau kelompok pekerjaan.
16
kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut
dan info terkait lainnya.
b. Membantu Menciptakan Kebutuhan Kerja Karyawan yang Tepat
Proses adalah salah satu kegiatan manajemen yang paling
penting. Memposisikan orang yang tepat dalam lowongan pekerjaan
yang tepat adalah ujian keterampilan, pemahaman dan kompetensi
manajer SDM. Job Analysis membantu memahami jenis karyawan
yang sesuai untuk diberikan pekerjaan yang spesifik sehingga dapat
mencapai kesuksesan.
c. Membantu Menetapkan Praktek Mempekerjakan Efektif
Nama pekerja yang harus diposisikan dimana dan kapan dan
siapa yang harus ditargetkan dan bagaimana untuk pembukaan
pekerjaan tertentu dapat ditentukan di Job Analysis. Job Analysis
memberikan jawaban atas semua pertanyaan tersebut dan membantu
manajer dalam menciptakan, membangun dan memelihara praktik
perekrutan yang efektif.
d. Panduan melalui Evaluasi Kinerja dan Proses Penilaian
Job Analysis membantu manajer mengevaluasi kinerja
karyawan dengan membandingkan keluaran standar atau yang
diinginkan dengan keluaran yang disampaikan atau aktual. Atas
dasar ini, mereka menilai penampilan mereka. Prosesnya membantu
dalam menentukan siapa yang dan kapan akan dipromosikan. Hal
tersebut juga memandu manajer dalam memahami kesenjangan
keterampilan sehingga orang yang tepat dapat menyesuaikan diri di
tempat kerja untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan.
e. Membantu Menganalisis Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan.
Job Analysis memberikan jawaban atas pertanyaan-
pertanyaan berikut:
Siapa yang harus memberikan pelatihan
Kapan harus memberikan pelatihan
Apa yang harus menjadi isi dari pelatihan
Apa yang harus menjadi jenis pelatihan: perilaku atau teknis
17
Siapa yang akan melakukan pelatihan
f. Membantu memutuskan Paket Kompensasi untuk Pekerjaan
Spesifik.
Job Analysis yang asli dan tidak bias membantu manajer
dalam menentukan paket kompensasi dan tunjangan yang tepat
untuk pekerjaan tertentu. Hal ini dilakukan atas dasar tanggung
jawab dan resiko yang terlibat dalam suatu pekerjaan.
2. Kekurangan
18
Prosesnya melibatkan banyak usaha manusia. Karena setiap
pekerjaan membawa informasi yang berbeda dan tidak ada pola yang
ditetapkan, informasi yang disesuaikan dikumpulkan untuk
pekerjaan yang berbeda. Prosesnya perlu dilakukan secara terpisah
untuk mengumpulkan dan mencatat data pekerjaan.
e. Analis Kerja Mungkin Tidak Memiliki Keahlian yang Sesuai
Jika analis pekerjaan tidak mengetahui tujuan proses analisis
pekerjaan atau tidak memiliki keterampilan yang tepat untuk
melakukan prosesnya, hal tersebut dapat menjadi pemborosan
sumber daya perusahaan. Oleh karen itu analis perlu dilatih untuk
mendapatkan data asli.
f. Kemampuan Mental Tidak Dapat Dilihat Secara Langsung
Kemampuan mental seperti kecerdasan, karakteristik
emosional, pengetahuan, bakat, psikis dan daya tahan adalah benda
tak berwujud yang tidak dapat diamati atau diukur secara langsung.
Orang bertindak berbeda dalam situasi yang berbeda. Karena itu,
standar umum tidak bisa diatur untuk kemampuan mental
19
cara mengukur orang yang bekerja “full time“(sesuai standar yang
ditetapkan) sehingga merupakan jumlah aktual jam kerja sebagai seorang
pegawai tetap (full time employee). Pada intinya FTE adalah jumlah
orang yang dibutuhkan untuk melakukan semua transaksi dari suatu
proses pada periode waktu tertentu (Zimmerman, 2002). Menurut Dewi
dan Satriya (2012) dalam melakukan analisis beban kerja dengan metode
FTE (Full Time Equivalent) terdapat lima langkah yang perlu dilakukan
yaitu :
1) Menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya.
2) Menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun.
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja dalam
setahun adalah :
a. Hari kerja d. Hari libur nasional
b. Cuti tahunan e. Ketidakhadiran kerja
c. Pendidikan dan pelatihan f. Waktu kerja
3) Menyusun Standar Kelonggaran
Tujuan dari menyusun data ini adalah untuk mengetahui
faktor kelonggaran (allowance) karyawan yang meliputi jenis
kegiatan dan kebutuhan waktu dalam menyelesaikan suatu kegiatan
yang tidak terkait dengan kegiatan pokoknya. Kegiatan yang tidak
terkait langsung contohnya adalah istirahat, sholat atau ke toilet dan
beberapa kegiatan lainnya.
4) Menetapkan standar beban kerja
Standar beban kerja merupakan volume beban kerja yang
dirasakan oleh karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya
(ratarata waktu).
5) Menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja
Pada tahap ini peneliti berusaha memperoleh jumlah dan
kategori karyawan yang kerja sesuai dengan beban kerja.
2. Pendekatan Organisasi
20
Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi akan diperoleh
informasi mengenai nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok,
fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap pekerjaan,
proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-persyaratan seperti
fisik, mental, pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.
Dengan pendekatan organisasi dapat dibuat prosedur kerja dalam
pelaksanaan kerja yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang
baik. Kegiatan dan hubungan antar unit organisasi perlu dibuatkan secara
tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya, bagaimana cara
melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan
hubungan kerja.
Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban
tugasnya. Hambatannya karena belum adanya ukuran beban tugas, hal ini
perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian
ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih.
3. Pendekatan analisis jabatan
Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan
fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada jabatan-jabatan non
struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan
baik aspek material maupun formal). Dari pendekatan ini dapat diperoleh
berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil
kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil
kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban
kerja.
Dari pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu landasan
untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai
yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain :
1. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi
2. Sebagai landasan untuk melakukan promosi
3. Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan
(Diklat)
4. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi
21
5. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja
6. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau
prasarana dan sarana kerja.
4. Pendekatan Administratif
Dengan pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi tentang
kebijakan dalam organisasi dan yang erat kaitannya dengan sistem
administrasi kepegawaian.
22
2. Performance-Based Techniques (Pengukuran Kinerja)
Pengukuran yang diperoleh melalui pengamatan terhadap aspek-
aspek perilaku/aktivitas yang ditampilkan oleh pekerja. Salah satu jenis
dalam pengukuran kinerja adalah pengukuran yang diukur berdasarkan
waktu. Pengukuran kinerja dengan menggunakan waktu digunakan untuk
mengetahui waktu penyelesaian suatu pekerjaan yang dikerjakan oleh
pekerja yang memiliki kualifikasi tertentu, di dalam suasana kerja yang
telah ditentukan serta dikerjakan dengan suatu tempo kerja tertentu.
3. Physiological Measures (Pengukuran Fisiologis).
Pengukuran yang mengukur tingkat beban kerja dengan
mengetahui beberapa aspek dari respon fisiologis pekerja sewaktu
menyelesaikan suatu tugas/pekerjaan tertentu. Pengukuran yang
dilakukan biasanya pada refleks pupil, pergerakan mata, aktivitas otot
dan respon-respon tubuh lainnya. Ada berbagai teknik fisiologis yang
dapat digunakan sebagai indeks pengukuran beban kerja. Contohnya :
a. Denyut jantung
b. Brain Activity yang dapat dilihat melalui rekaman EEG
elektroensefalogram
c. Aktivitas mata misal durasi kedipan mata, kecepatan kedipan mata
d. Lainnya misal sistem respirasi
23
Beban kerja yang didistribusikan secara tidak merata dapat
mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja karena karyawan merasa
beban kerja yang dilakukannya terlalu berlebihan atau bahkan kekurangan
sehingga menjadi tidak produktif
24
BAB 4
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Analisis jabatan merupakan dasar dari sebagian besar aktivitas
manajemen sumber daya manusia, karena informasi atau data yang diperoleh
dari analisis jabatan digunakan untuk menentukan bagaimana aktivitas yang
dikehendaki berjalan. Hasil analisis jabatan dapat digunakan untuk
mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job
spesification). Tujuan dari analisis pekerjaan adalah untuk menetapkan
spesifikasi karyawan, menentukan kebutuhan pelatihan, menentukan
peringkat, mengembangkan metode. Analisis jabatan dapat dilakukan dengan
metode observasi, metode wawancara, dan metode kuesioner.
Analisis beban kerja adalah sebuah teknik yang digunakan untuk
memperkirakan dan merencanakan berapa jumlah orang dan jumlah beban
kerja yang tepat diberikan kepada pekerja. Analisis beban kerja dapan
dilakukan dengan metode full time equivalent, pendekatan organisasi,
pendekatan analisis jabatan, dan pendekatan administrative. Teknik
pengukuran beban kerja dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu
pengukuran subjektif, pengukuran kinerja, dan pengukuran fisiologis.
4.2 Saran
Saran yang dapat penulis tuliskan antara lain sebagai berikut:
1. Sebuah organisasi atau perusahaan harus melakukan job analysis agar
dapat memberdayakan dan mengelola sumber daya manusia dengan baik.
2. Sebuah organisasi atau perusahaan harus melakukan job analysis secara
berkala agar dapat diketahui apakah sebuah jabatan masih relevan
terhadap perkembangan perusahaan.
3. Sebuah organisasi atau perusahaan harus melakukan analisis beban kerja
agar dapat diketahui berapa jumlah pekerja dan beban kerja yang dapat
diberikan kepada pekerja.
25
DAFTAR PUSTAKA
26
Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Malang.”Penyusunan Analisa Beban
Kerja”. https://organisasi.malangkota.go.id/2014/05/30/penyusunan-analisa-
beban-kerja/#.XG6Xw6IzY2x. Diakses pada tanggal 21 Februari 2019.
Juneja , Prachi. 2018. Advantages and Disadvantages of Job Analysis. New
Delhi.Management Study Guide.
https://www.managementstudyguide.com/advantages-disadvantages-job-
analysis.htm. Diakses tanggal 22 Februari 2019
Keil Centre. http://www.keilcentre.co.uk/products-services/safe-
people/staffing/workload-analysis/. Diakses tanggal 22 Februari 2019
27