MANAJEMEN UMUM
S E K O L A H T I NG G I
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER PRADNYA PARAMITA
(STIMATA)
I PENGERTIAN MANAJEMEN
Ilmu manajemen sama usianya dengan kehidupan manusia. Ilmu manajemen ilmiah lahir
pada abad 20 di negara Eropa Barat dan Amerika yang sedang dilanda Revolusi Industri.
Siapa pemakai manajemen? Manajemen diperlukan dalam segala bidang, bentuk dan
organisasi serta tipe kegiatan, dimana orang-orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan.
Difinisi manajemen
Ada yang mengatakan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan, dsb. Dari literatur yang ada
pengertian manajemen ada 3:
1. Manajemen sebagai suatu proses yaitu bagaimana cara orang untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
2. Manajemen sebagai suatu kolektifitas manusia yaitu kumpulan orang-orang
yang bekerjasama untuk mencapai tujuan. Kumpulan orang-orang(kolektifitas)
inilah yang disebut yang disebut manajemen, sedang orang yang bertanggung
jawab terhadap terlaksananya tujuan(aktifitas manajemen) disebut manajer.
3. Manajemen sebagai ilmu(science) dan seni(art) yaitu melihat aktifitas
manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip manajemen. Karena untuk
mencapai tujuan diperlukan kerjasama dengan orang lain sehingga bagaimana
mengatur/memerintah orang lain agar mau bekerja sama inilah yang memerlukan
ilmu dan seni.
Menurut Marry Parker Follet manajemen adalah seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain.
Kesimpulan :
Manajemen adalah koordinasi sumber daya yang ada melalui proses perencanaan,
pengorganisasian, penetapan tenaga, pengarahan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
K Hub
TOP MANAJER O Ad T
ung
N
an. mi top e
S nis k
MIDDLE E Ke
P ma tra n
T nu si I
U si k
LOWER/LINI A
L aan
I ALIRAN KLASIK
Lingkungan eksternal:
Lingkungan diluar perusahaan yang tidak dapat dikendalikan serta berpengaruh
terhadap pembuatan keputusan.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi 2:
1. Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung
terhadap kegiatan manajemen seperti (penyedia, langganan, pesaing, lembaga
perbankan).
2. Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak
langsung (seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi, politik, sosial, dsb).
Dimensi Internasional
IInternasionalDimensi
Internasional
Politik
teknologi
Penyedia Pesaing
Pelanggan Bank
Pasar TK Pem
Sosial
Ekonomi
Dimensi Internasional
Bentuk-bentuk perencanaan
1. Rencana Global (Global Plan) yaitu rencana menyeluruh tentang tujuan organisasi
yang dipandang sebagai misi. Analisa penyusunannya meliputi analisa SWOT :
1. Strength
2. Weaknesses
3. Opportunity
4. Treath
2. Rencana Strategik (Strategic Plan) adalah bagian rencana global yang lebih
terperinci dan bersifat jangka panajang. Memuat kerangka kerja dengan sistem
prioritas.
3. Rencana Operasional (Operatioanal Plan) adalah bagian rencana strategik yang
bersifat jangka pendek, memuat anggaran dan prinsip-prinsip operasional, terbagi
dalam :
1. Rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah
tercapainya tujuan, bentuknya :
Program : langkah pokok tercapainya tujuan.
Proyek : bagian program yang dipakai sekali dalam setiap kegiatan.
Anggaran : laporan keuangan yang tersusun dalam kegiatan dalam waktu
tertentu yang berguna bagi pengawasan.
2. Rencana tetap yaitu pendekatan – pendekatan standar untuk menangani situasi
yang diperkirakan akan terjadi berulang-ulang, bentuknya :
Kebijaksanaan : yaitu pedoman umum pencapaian tujuan.
Prosedur : urut-urutan kegiatan
Aturan : Pernyataan boleh atau tidaknya kegiatan dilakukan.
MISI
TUJUAN
RENCANA STRATEGIS
RENCANA OPERASIONAL
A KEBIJAKSANAAN
PROGRAM N
G
G
A PROSEDUR
R
PROYEK A
N
PERATURAN
Fungsi Tujuan
1. Sebagai dasar dan patokan
2. Sumber legitimasi
3. Standar pelaksanaan
4. Sumber motivasi
5. Dasar rasional perusahaan
Peter Drucker menetapkan 8 unsur yang harus ada dalam menetapkan tujuan
1. Posisi pasar
2. Produktifitas
3. Sumberdaya fisik dan keuangan
4. Profitabilitas
5. Inovasi
6. Prestasi dan pengembangan manajer
7. Prestasi dan sikap karyawan
8. Tanggung jawab sosial dan publik
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Merupakan bagian terpenting dari manajer yang dihubungkan dengan pelaksanaan
perencanaan, memutuskan tujuan, sumberdaya yang dipakai, siapa yang melaksanakan, yang
bertanggung jawab atas pekerjaan, dsb.
Definisi organisasi
Proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern
maupun ekstern.
James D. Mooney
Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Chester I Bernard
Organisasi yaitu sistem aktifitas kerjasama yang dilakukan dua orang/lebih.
Difinisi Organisasi
1. Dalam arti BADAN adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu.
2. Dalam arti BAGAN/STRUKTUR adalah gambaran skematis tentang hubungan
kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu
tujuan.
Organisasi formal yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang
dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan.
Organisasi informal yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang/lebih yang tidak
dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari, tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama.
Ciri-ciri organisasi:
1. Adanya tujuan bersama
2. Kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas.
4. Adanya kehendak untuk bekerjasama.
Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, bentuk
organisasi dapat dibedakan :
1. Bentuk organisasi garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, penciptanya Henry Fayol.
Cirinya adalah organisasinya masih kecil, karyawan sedikit dan saling kenal, spesialisasi
kerj rendah.
Kebaikan :
1. Kesatuan komando terjamin dengan baik.
2. Pengambilan keputusan cepat.
3. Solodaritas karyawan tinggi.
Keburukan :
1. Seluruh organisasi bergantung pada 1 orang.
2. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak otokratis.
3. Kesempatan karyawan berkembang terbatas.
DIREKTUR
Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka
bag bag bag bag bag bag bag bag bag bag
DIREKTUR
KARYAWAN
Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka Ka
bag bag bag bag bag bag bag bag bag bag
DIREKTUR
STAF
KARYAWAN
DIREKTUR
Kabag. Penjualan
PRES -DIR
PRES -DIR
PRES -DIR
Personalia
Produksi
Keuangan
Pemasaran
Departemen Bagian
(1) ( 2 ) ( 3 )
Gambar 5.10 Ketergantungan satuan-satuan organisasi
rentang lebar
struktur organisasi datar
penyebaran informasi cepat
penggunaan sumber daya efisien
perhatian manajer secara perseorangan kurang.
Manajer Manajer
Pemasaran Keuangan
WEWENANG (AUTHORITY)
Wewenang adalah hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak
melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai.
Delegasi
Adalah pelimpahan sebagian wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada
orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu.
Delegasi Wewenang
Yaitu proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk.
Jenis-jenis staf
Menurut bidang yang dilayani sesuai fungsi-fungsi yang ada di perusahaan seperti:
Staf personalia
Staf keuangan
Staf produksi, dll
Menurut banyaknya pemimpin yang dilayani:
1. Staf Khusus (Specialist Staff)
o Tugasnya memberikan saran, konsultasi serta bantuan serta melayani semua
manajer dari atas sampai bawah di dalam organisasi.
o Orang yang mempunyai keahlian khusus sehingga setiap pemimpin dapat
mengambil manfaatnya dalam melaksanakan tugas.
o Contoh : Staf litbang, staf hukum, staf pemasaran.
Wewenang Staf yaitu hak para staf untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau
konsultasi pada personalia lini.
Wewenang lini yaitu wewenang dari atasan kepada bawahan yang diwujudkan dalam rantai
perintah.
PRES -DIR
STAF
STAF HUKUM
LITBANG
Staf Staf
Teknis Pemeliharaan
EKSEKUTIF ASISTEN
PRESIDEN
Sentralisasi
Adalah pemusatan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas.
Desentralisasi
Adalah pembagian kekuasaan/sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya
kepada bawahan ? sampai kepala bagian/divisi/cabang.
Kebaikan Desentralisasi :
1. Pendelegasian tugas akan meringankan tugas manajer puncak.
2. Keputusan lebih dekat dengan permasalahan sehingga cepat diputuskan.
Adalah merupakan tugas utama seorang pemimpin dalam organisasi yaitu bagaimana
memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi.
Diskripsi Jabatan (Job Discription) yaitu hasil pernyataan tertulis dari analisa jabatan yang
terdiri atas tugas dan wewenang serta hubungan lini organisasi.
Motivasi(Motivation)
Yaitu suatu keadaan yang ada pada diri seseorang yang mendorong untuk melakukan
suatu kegiatan guna mencapai keinginan/tujuan.
Teori-teori motivasi
Model Tradisional/Frederic Winslow Taylor
Teori prodiktifotas memandang bahwa pada umumnya tenaga kerja malas, dan hanya dapat
dimotivasi dengan penghargaan dalam wujud materi(uang). Sistem upah insentif efektif
untuk meningkatkan produktifitas.
Teori Petunjuk
Memotivasi karyawan berdasarkan pengalaman/coba-coba.
Teori Keadilan
Orang akan sdelalu membandingkan antara pendidikan, pengalaman, latihan, dan usaha
dengan hasil atau penghargaan yang diterima. Teori ini memberi implikasi bahwa
penghargaan harus diberikan sesuai yang dirasa adil oleh individu yang bersangkutan.
KOMUNIKASI(Communication)
Yaitu proses pemindahan gagasan/informasi dari seseorang ke orang lain.
Saluran komunikasi (formal)
Vertikal ke bawah yaitu memberi perintah/petunjuk serta membuka informasi
tentang tujuan/kebijaksanaan organisasi. Ke atas memberi saran, laporan ke tingkat
yang lebih tinggi.
Horizontal terjadi pada anggota kelompok/departemen-departemen pada tingkat
yang sama misalnya koordinasi, pemecahan masalah.
Diagonal komunikasi yang memotong silang diagonal rantai perintah organisasi dan
merupakan hasil hubungan departemen lini dan staf.
Graperine ialah desas-desus, secara resmi tidak disetujui, timbul sebagai akibat
jaringan informasi yang simpang siur.
Efektifitas Komunikasi
Yaitu komunikasi umpan balik/dua arah, yaitu menciptakan lingkungan yang
komunikatif dengan tatap muka.
KEPEMIMPINAN (Leadership)
Menurut Stoner adalah proses mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan yang
berhubungan dengan tugas.
Pendekatan kepemimpinan
1. Pemimpin tumbuh dari bakat, secara alamiah orang yang mempunyai sifat
kepemimpinan lebih agresif, tegas, pandai bicara, cepat mengmbil keputusan yang
akurat.
2. Pendekatan Situasional, efektifitas pimpinan bervariasi menurut:
o Situasi tugas yang harus diselesaikan.
o Ketrampilan dan pengharapan bawahan
o Lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pimpinan dan bawahan.
Dalam situasi berbeda prestasi pemimpin juga berbeda bisa lebih baik atau buruk.
3. Pendekatan Perilaku, agar efektif pemimpin harus melakukan 2 fungsi utama:
o Fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah. Meliputi pemberian saran
pemecahan masalah dan menawarkan informasi dan pendapat.
o Fungsi Pemeliharaan (Pemecahan masalah sosial) meliputi menyetujui atau
memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih
lancar.
Asumsi Teori Y
1. Rata-rata manusia mencari tanggung jawab.
2. Penghargaan yang berhubungan dengan prestasi merupakan tujuan.
3. Potensi intelektual manusia dalam kondisi kehidupan industri digunakan hanya
sebagian.
4. Penggunaan phisik dan mental merupakan kodrat manusia.
5. Orang akan melakukan pengendalian dan pengarahan diri untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
6. Punya kapasitas untuk melakukan imajinasi, kecerdikan, kreatifitas untuk
menyelesaikan masalah.
KARYAWAN
Kesimpulan : perlunya fleksibilitas dalam memilih gaya kepemimpinan yang tepat dalam
berbagai situasi.
B. Pendekatan teknologi
F.W. Taylor dan pengikut-pengikutnya menyatakan bahwa perubahan teknologi
sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal ini dapat menciptakan ketidaksenangan
dan pemutusan hubungan diantara anggota arganisasi. Akibatnya terjadi penurunan
produktifitas, lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan tinggi.
Pendekatan Teknostruktural yaitu penggabungan pendekatan struktural dan
teknologi bermaksud memperbaiki prestasi melalui perubahan berbagai aspek baik struktur
organisasi maupun teknologinya. Contoh pengenalan teknologi baru yang diikuti
pengorganisasian kembali bagian-bagian menjadi kelompok yang lebih kecil.
C. Pendekatan Orang
Bermaksud mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan
ketrampilan sikap, persepsi dan pengharapan mereka sehingga dapat melaksanakan tugas
dengan lebih efektif.
Kompetisi adalah
Apabila terjadi perbedaan tujuan tetapi salah satu pihak tidak dapat dapat menggangu.
Konflik adalah:
Apabila terjadi perbedaan tujuan dan salah satu pihak dapat mempengaruhi pihak lain
untuk pencapaian tujuan.
Jika tingkat konflik fungsional optimal performance organisasi adalah maksimum. Jika
konflik terlalu rendah maka performance organisasi dapat menghadapi stagnasi. Jika konflik
terlalu tinggi maka kekacauan dan perpecahan mengancam kehidupan organisasi.
2. Metode Pengurangan Konflik (jika konflik terlalu tinggi) metode ini digunakan
untuk mengurangi permusuhan (antagonis) yang ditimbulkan oleh konflik dengan
mengelola tingkat konflik melalui pendinginan suasana, caranya adalah:
1. Mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang lebih bisa
diterima kedua kelompok.
2. Mempersatukan kelompok tersebut untuk menghadapi ancaman/musuh yang
sama.
Jenis-jenis konflik :
1. Konflik didalam individu timbul jika individu bimbang terhadap pekerjaannya, atau
jika individu diharapkan melakukan lebih dari kemampuannya.
2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama timbaul akibat tekanan yang
berhubungan dengan kedudukan atau perbedaan kepribadian.
3. Konflik antar individu dan kelompok misalnya seseorang yang dihukum karena
melanggar norma-norma kelompok.
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama misalnya adanya
pertentangan kepentingan antar kelompok.
5. Konflik antar organisasi misalnya dengan para pesaing contoh perang harga/tarif.
Konflik Struktural
1. Konflik Hirarki terjadi di berbagai tingkatan organisasi contoh konflik manajemen
puncak dengan manajemen menengah, konflik manajer dan karyawan.
2. Konflik fungsional terjadi anatar departemen fungsional organisasi contoh konflik
anatar bagian produksi dan pemasaran.
3. Konflik linistaf terjadi antara lini dan staf.
4. Konflik formal informal terjadi antara organisasi formal informal.
Pandangan Staf :
1. Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat.
2. Lini menolak gagasan baru
3. Lini memberi wewenang yang terlalu kecil pada staf.
Penanggulangan:
1. Penegasan tentang tanggung jawabnya.
2. Pengintegrasian kegiatan-kegiatan
3. mengajarkan lini untuk menggunakan staf.
4. Mendapatkan pertanggungjawaban staf atas hasil-hasil.
VIII. PENGAWASAN (CONTROLLING)
Definisi Pengawasan :
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dan standar , menentukan dan mengukur deviasi dan
mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya telah dipergunakan
secara efektif dan efisien.
FOKUS Bersamaan
Umpan Balik
Administratif
Pengawasan OBJEK
Operatif
Intern
SUBYEK
Ekstern
Berdasarkan Subjeknya:
1. Pengawasan intern ditujukan kepada pelaku dari fungsi-fungsi yang berada didalam
organisasi.
2. Pengawasan ekstern dilakukan khusus pada subjek atau faktor-faktor yang berada
diluar organisasi.
Puji syukur kehadirat Allah Swt karena hanya atas perkenanNya penulis dapat
menyusun diktat kuliah dengan judul “Pengantar Manajemen Umum”. Diktat kuliah ini
disusun untuk memenuhi kebutuhan buku pegangan bagi mahasiswa Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pradnya Paramita, sesuai dengan
kurikulum yang berlaku.
Diktat kuliah ini disusun sebagai bahan materi kuliah Pengantar Manajemen Umum
di STMIK Pradnya Paramita dan memuat rangkuman atau garis besar tentang fungsi-fungsi
dasar manajemen. Selain buku pegangan ini kami harap mahasiswa melengkapinya dengan
mempelajari buku-buku manajemen lainnya
Penulis berharap semoga buku ini bermanfaat bagi mahasiswa khususnya bagi
mahasiswa STMIK Pradnya Paramita. Kami menyadari bahwa buku ini masih jauh dari
sempurna sehingga penulis menerima segala saran dan kritik demi perbaikan buku ini. Akhir
kata penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga
diktat kuliah ini dapat selesai.
Malang,
Penulis
DAFTAR ISI
BAB IV : PERENCANAAN
A. SIFAT RENCANA YANG BAIK 9
B. SIAPA PEMBUAT RENCANA 9
C. BENTUK-BENTUK PERNCANAAN 9
D. TUJUAN ORGANISASI 12
E. FUNGSI TUJUAN 12
F. MANAGEMENT BY OBJECTIVE (MBO) 12
G. MBO YANG EFEKTIF 12
H. PENGAMBILAN KEPUTUSAN 13
BAB V : ORGANISASI
A. DEFINISI ORGANISASI 14
B. BENTUK-BENTUK ORGANISASI 15
C. PEMBAGIAN KERJA 18
D. KOORDINASI 20
E. RENTANG MANAJEMEN 20
F. WEWENANG 22
G. DELEGASI WEWENANG 23
H. LINI & STAF 23
I. JENIS-JENIS STAF 23
J. SENTRALISASI & DESENTRALISASI 26