Anda di halaman 1dari 17

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah swt. atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya sehingga makalah ini selesai pada waktunya. Shalawat dan salam
disampaikan kepada Rasulullah saw. dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.
Makalah ini berjudul “SARANA PRASARANA KANTORAN”. Dalam
makalah ini akan dibahas tentang pengertian sarana prasarana dan tekonolgi, bagian-
bagian dan bentuk-bentuknya. Makalah ini ditujuankan untuk menambah wawasan
pembaca tentang sarana prasarana dan sarana teknologi di perkantoran.
Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan
penulisan makalah ke depannya. semoga makalah ini bermanfaat.

Penulis

i
DAFTAR ISI

Hal
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR......................................................................................... i
DAFTAR ISI....................................................................................................... ii
BAB I : PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang ................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah................................................................. 1
1.3 Tujuan Penulisan............................................................. 1
1.4 Manfaat Penulisan........................................................... 1
BAB II : LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sarana dan Prasaran............................................ 2
2.2 Perlengkapan/ Peralatan Kantor (office supplies)................. 2
2.3 Peralatan Kantor Dilihat Dari Penggunaannya..................... 3
2.4 Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)................................. 3
2.5 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor................................... 4
2.6 Pengertian Teknologi Perkantoran........................................ 6
2.7 Macam-Macam Mesin Kantor.............................................. 6
2.8 Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor............. 8
2.9 Teknologi Perkantoran Dalam Dunia Maya......................... 11
2.10 Dampak Teknologi Perkantoran........................................... 13
BAB III : PENUTUP 14
DAFTAR PUSTAKA

ii
BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang


Dewasa ini area perkantoran menjadi salah satu tempat dengan minat
lumayan banyak untuk rencana bekerja. Hal ini selain didukung oleh gaji yang
ditawarkan, juga didukung oleh jenis pekerjaan yang kebayakan dilakukan di
ruangan. Tanpa terkena debu dan sinar matahari. Tentunya, perkantoran tidak
terlepas dari sarana yang digunakan, baik sarana prasarana maupun tekonologi.
Oleh karena itu, alasan penulisan makalah ini ialah mengetahui
bagaimana sarana, baik sarana prasarana maupun sarana teknologi yang
terdapat di perkantoran serta bagian dan kegunaannya.

1.2. Rumusan Masalah


a. Apa yang dimaksud dengan sarana prasarana dan teknologi?
b. Apa saja bagian-bagiannya?
c. Apa fungsi dari keduanya?

1.3. Tujuan Penulisan


Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan ini ialah untuk
mengetahui pengertian, jenis, bentuk, bagian, serta fungsi dari sarana prasarana
dan teknologi yang terdapat di perkantoran.

1.4. Manfaat Penulisan


Manfaat penulisan makalah ini ialah menambah wawasan pembaca
tentang sarana prasarana dan teknologi yang terdapat di perkantoran.

1
BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sarana Prasarana


Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Kendatipun prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih
memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-
benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana
lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang,
dan tanah.
Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan
istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan
kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam
penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa
adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai.
Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan
sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak
berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

2.2 Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)


Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.
Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
1. Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi
tiga, antara lain:
a. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu
kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir,
kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop
dan map.

2
b. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk non lembaran
Peralatan/ perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan
berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus,
penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat
(letter opener), pelubang kertas dll.
c. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
- Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian
sekretaris.
- Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang
berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa,
hingga prosedur kerja.
- Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang
datang ke perusahaan.
- Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat
sehari-hari.

2.3 Peralatan Kantor Dilihat Dari Penggunaannya


Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat
dibedakan menjadi dua, antara lain :
a. Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya
hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta,
karbon, klip, pensil dan pulpen.

Barang tidak habis pakai


b. Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang
penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan
gunting.

2.4 Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)


Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan

3
kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh :
komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.
a. Mesin komunikasi kantor: sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon
wireless.Perabot kantor (office furniture)
b. Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi
untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi,
sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.
c. Interior kantor (office arrangement): benda-benda kantor yang digunakan
untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat
dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden
dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi,
lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.
d. Tata ruang kantor (office lay out): pengaturan ruangan kantor serta
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan
ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan
kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. (Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-
54)

2.5 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor


Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan
yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan,
pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana
kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor
baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan
dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor
dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :
a. Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan
prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan
sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan
tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.

4
b. Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik
berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
- agar barang tidak cepat rusak.
- agar tidak terjadi kehilangan barang.
- agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari.
- memudahkan dalam pengawasan.
- memudahkan dalam analisis barang.
c. Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
- Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
- Agar barang tidak mudah hilang.
- Agar barang tidak kadaluarsa.
- Agar barang tidak mudah susut.
- Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d. Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
- Agar peralatan tidak mudah hilang.
- Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
- Memudahkan dalam pegecekan barang.
- Memudahkan dalam pengawasan.
- Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59)

5
2.6 Pengertian Teknologi Perkantoran
Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya
semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu
secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan
barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup
manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara
melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat
dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat
lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.
Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan
mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik
tertentu dalam suatu bidang. Teknologi merupakan aplikasi ilmu dan
engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan
memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada
beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan
operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat
adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti
mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas
kerja.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam
kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah,
memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara
efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

2.7 Macam – Macam Mesin Kantor


1. Menurut Tenaga Penggeraknya
- Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga
manusia.
- Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau
baterai.
2. Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya
- Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya
tampak bergerak dalam operasinya.

6
- Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen
elektrik.
3. Menurut Fungsinya
- Mesin untuk mencatat: mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan
pensil, mesin pencetak perangko, stempel, mesin pencatat uang kas,
mesin pencatat waktu (time recorder), mesin perekan gambar / suara,
scanner. mesin penulis nominal cek, mesin pencatat kehadiran, alat
penghitung.
- Mesin untuk menghimpun: pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine,
pemotong kertas, stepler, perforator, stapler remover.
- Mesin untuk mengolah: mesin jumlah, mesin hitung, mesin penghitung
uang, timbangan elektronik, mesin timbangan surat, komputer
- Mesin untuk menggandakan: mesin stensil (stencil duplicator), mesin
stensil spiritus (spirit duplicator), mesin fotocopy, risograph, mesin
perekam sheet, mesin cetak (offset), printer, electronik copy board.
- Mesin untuk mengirim: telepon, interphone, teleprinter, faxsimile /
telecopier, modem (modulator demodulator), mesin presentasi (ohp, lcd,
slide proyektor, film strip), telefoto, handy talky (ht), pmbx / pabx (switch
board), handphone
- Mesin untuk menyimpan: Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang
ketas (perforator), Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api),
Mobile Filling System, Flopy disk, Hard disk, Compact disk, Flash disk,
Komputer

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin


pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:
a. Mesin Pengaman
- CCTV (Close Circuit Television)
- Pengaman data
- Mesin penyimpan uang (brankas)
- Peti uang (Cash box)
- Micro film
- Mesin laminating
- Alarm
- ATM

7
b. Mesin Penyaman
- Kipas angin (FAN)
- Air Conditioner (AC)
- Loudspeaker
- Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)
- Air Curtain (Tirai Udara)
- Vacum Cleaner

2.8 Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor


1. Pemeliharaan dan Perawatan Barang
Manfaatnya yaitu:
a. Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang
terjadi kerusakan.
b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu
singkat.
c. Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.
d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
e. Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.
2. Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang
a. Menurut kurun waktu
 Pemeliharaan sehari – hari
 Pemeliharaan berkala
b. Menurut jenis barang
 Barang bergerak
 Barang tidak bergerak
3. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
a. Selalu membersihkan barang secara teratur
b. Selalu memperbaiki barang yang rusak
c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur
sesuai dengan jenis dan kode masing – masing
d. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat
semula dalam keadaan baik dan benar
e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai
petunjuk dan aturan pemakaiannya

8
4. Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara
sebagai berikut:
- Kontrak pemeliharaan
- Servis perorangan
- Servis kantor (company operated service)
Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor
a. Mesin Tik Manual
 Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan
menggunakan kain lap halus
 Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
 Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal
 Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder
 Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak
mesin tik
 Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
 Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi
apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering
b. Mesin Tik Elektrik
 Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik
 Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
 Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci
 Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal
tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik
 Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor
 Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari
stop kontak
 Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin
c. Mesin Pelubang Kertas
 Bersihkan lubang setiap saat
 Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat
berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak
 Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan
kertas yang ada didalam sudah penuh

9
 Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan
kemampuan mesin pelubang kertas
d. Mesin Penomor
 Bersihkan bak tinta
 Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat
yang lunak
 Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
 Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga
apabila digunakan tidak mengotori kertas
e. Mesin Penjepret Kertas
 Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap
pada lubang pengatur dan perut kawat jepret
 Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas
 Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret
kertas tersebut
f. Mesin Pemotong Kertas
 Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak
berkarat
 Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah
dioperasikan
 Pergunakan mesin sesuai kemampuannya
g. Mesin Stensil Manual
 Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih
 Bersihkan baki kertas dan baki penadah
 Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang
melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri
 Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah
penyetensilan
h. Mesin Stensil Elektrik
 Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan
menggunakan kain lap yang bersih
 Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
 Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan
penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

10
 Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau
silinder mesin
 Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat
sejenis sikat yang lunak
 Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil

2.9 Teknologi Perkantoran dalam Kantor Maya


Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang
semakin pesat dan semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya.
Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah mobile sehingga pemanfaatan
sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan hal-hal
yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi
didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya
Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor
secara fisik kegiatan kantor dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus
terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak
perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan dari Kantor Maya sebagai berikut:
1) Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin –
mesin kantor dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah
ruang tamu kecil, untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.
2) Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi
jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.
3) Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran
komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun
konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
4) Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak
mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam
kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja
telah selesai.
5) Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan
rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

11
Kerugian dari Kantor Maya sebagai berikut:
1) Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul
karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan
dan bawahan jarang dilakukan
2) Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh
komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga
tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
3) Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan
sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap
muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan
memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
4) Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah.
Kegiatan - kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian
daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:


1) Menyediakan sumber daya komputer
2) Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
3) Menyediakan perlengkapan non komputer
4) Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)
5) Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
6) Membuat jadwal pertemuan reguler
7) Melaksanakan urut – urutan pekerjaan secara teratur

Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai
berikut:
1) Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu
para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan
dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
2) Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan
dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu
berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi
(board service).
3) Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

12
2.10 Dampak Teknologi Perkantoran
Dampak Positif
a. Terhadap Ketenagakerjaan
a. Peningkatan mutu tenaga kerja.
b. Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.
c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.
d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.
b. Terhadap Prosedur Kerja
a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan.
b. Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian
pekerjaan.
c. Memperlancar pekerjaan.
d. Mempermudah penyelesaian pekerjaan.
c. Terhadap Hasil Kerja
a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.
b. Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.
c. Memenuhi standar mutu tertentu.
d. Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.

Dampak Negatif
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan
sekali, terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya,
yaitu sebagai berikut:
a. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah
pengangguran.
b. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan
tertentu.
c. Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan
menimbulkan pemborosan.
d. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
e. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya
yang memerlukan biaya.

13
BAB III
PENUTUP

Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana prasarana maupun


sarana teknologi untuk mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan
perkantoran tersebut. Sarana adalaha sesuatu yang berupa benda yang bergerak,
seperti mesin, sedangkan prasarana adalah benda yang tidak bergerak, seperti gedung.
Di samping itu, teknologi adalah suatu cara atau pengetahuan yang diterapkan
melalui alat untuk mengerjakan sesuatu agar terpenuhinya kebutuhan manusia,
misalnya komputer. Sarana prasarana dan sarana teknologi tentulah sangat berkaitan.
Sarana prasaran tercakup dalam teknologi.

14
DAFTAR PUSTAKA

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan


Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Hanafi, Githa. 2013. Teknologi Perkantoran Dalam Kantor.


http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html.
Diunggah tanggal 25 April 2014.