Unit Kompetensi 10

Menyusun Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa
Informasi Umum

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Pertama

Unit Kompetensi 10 – Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Tri Putranto Vindi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 PENDAHULUAN

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Tujuan Umum
Melakukan proses pemilihan dokumen pengadaan
barang/jasa yang sesuai dengan pengadaan yang
dilakukannya dan menyiapkan serta menetapkan
seluruh kelengkapan dokumen tersebut.

Tujuan Khusus
 Melakukan pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa yang
meliputi kegiatan memahami ketentuan umum dokumen
pengadaan barang/jasa,
 Menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Cakupan UK 10

Bab 2 Bab 3 Bab 4

Membahas hal-hal yang perlu

membahas hal-hal yang perlu dipahami
dipahami dalam mengidentifikasi
dalam menyusun semua jenis dokumen berisi penutup yang
jenis dokumen pengadaan
pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan, menyimpulkan buku
barang/jasa serta memilih
data paket pengadaan barang/jasa dan informasi ini.
dokumen pengadaan
menetapkannya sesuai ketentuan.
barang/jasa.

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 MELAKUKAN PEMILIHAN
DOKUMEN PBJ

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Pengertian Umum Dokumen PBJ

“Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan

penawaran atau proposal dari calon penyedia
A p a ke g u n a a n
barang/pekerjaan konstruksi/jasa (jasa lain/jasa
Dokumen PBJ ?
konsultan) yang diperlukan dan disyaratkan”

(MCI-LKPP Project : 2015)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Kedudukan Penyusunan Dokumen
Pengadaan dalam Proses Pengadaan

Penyusunan Evaluasi dan

Pengelolaan
Perencanaan Pengadaan Dokumen Pemberian
Kontrak
Pengadaan Kontrak

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Kedudukan Penyusunan
Dokumen Pengadaan dalam
Proses Pengadaan Publik
(sumber : IFAD Procurement Guidelines , 2012)
 Kedudukan Penyusunan
Dokumen Pengadaan dalam
Proses Pengadaan menurut
Perpres no 54 th 2010
sumber : Modul Penyusunan Dokumen
Pengadaan,2015, LKPP

10
 Perbandingan
Kedudukan Tahap
Penyusunan
Dokumen Pengadaan
 Kewenangan Para Pihak
dalam Penyusunan dan
Penetapan Dokumen
Pengadaan
(sumber : Mastering Procurement ,2011,New Zealand)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

12
Tujuan dan Manfaat Penyusunan Dokumen PBJ
Tu j u a n
• Sebagai ketentuan dan informasi bagi para pihak
• Menginformasikan lingkup kerja (Scope Of Works)
• menginformasikan hak dan kewajiban para pihak
• Mendapatkan calon penyedia yang valid & responsif
• Mendefinisikan kriteria pemilihan dan tata cara
evaluasi yang adil
• Menyediakan pedoman yang standar dan konsisten
kepada para pihak
Menyusun Dokumen PBJ
Manfaat
• Mengurangi resiko kesalahan penawaran
• Publikasi rencana kebutuhan/ spesifikasi dari
organisasi secara terbuka
• Mengurang resiko sanggah atau protes dari calon
penyedia/penawar
• Meminimalisir resiko terjadinya pelelangan
ulang/pelelangan gagal
• Mencegah fraud (kecurangan) para pihak.
• Menumbuhkan minat bagi calon penyedia
UK 10
 Jenis Dokumen Pengadaan

Jenis dokumen pengadaan berdasarkan :

Standar Pemerintah/SKKNI Praktek Pengadaan Sistem Pengadaan (secara

Kompleksitas Pekerjaan Elektronik/non Elektronik)
Bidang PBJ Tahun 2016 Internasional

Invitation to Bid Dokumen Pengadaan Dokumen pengadaan dibuat

Dokumen Kualifikasi (ITB)/Invitation For Bid (IFB) Pekerjaan Kompleks oleh Pokja ULP mengikuti
standar dokumen pengadaan
Dokumen Pemilihan Request for Quotation/RFQ pada SPSE
Dokumen Pengadaan Bukan
Rancangan Surat Perjanjian Pekerjaan Kompleks
(sesuai dengan jenis Request for Proposal/RFP (organisasi non pemerintah) Dokumen pengadaan dibuat
pekerjaan dan kebutuhan) oleh Pokja ULP
menggunakan form isian
elektronik dokumen
pengadaan yang melekat
pada aplikasi SPSE

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Isi Dokumen Pengadaan (1/2)
Dokumen pengadaan secara umum berisi paling tidak mencakup bagian tentang:

a. Undangan Lelang atau Permohonan Proposal

b. Instruksi, persyaratan, dan pemberitahuan untuk penawar

c. Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi

d. Rancangan perjanjian/kontrak

e. Lampiran/dokumen pendukung

f. Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi harga/biaya)/TOR (Term Of Refference)

g. Pernyataan Kerja (Statement of Work)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Isi Dokumen Pengadaan (2/2)

h. Formulir Isian (Response Forms)

i. Informasi kepada Penawar :

j. Persyaratan Penawaran,
•Definisi
•Masa berlaku penawaran
•Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal
•Kepatuhan
•Lain-lain
•Persyaratan Eligibilitas
•Hak-hak Pemerintah (Entitas pengadaan)
•Instruksi Untuk Penyiapan Penawaran/Proposal
•Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan
•Perincian pengadaan tentang evaluasi dan proses pengumuman pemenang
•Prosedur penyampaian sanggahan

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

16
 Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah

• Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi

1. Dokumen • Formulir Isian Kualifikasi
Kualifikasi
• Instruksi kepada peserta, termasuk tata cara
penyampaian dokumen kualifikasi
• Ketentuan Umum
• Dokumen Kualifikasi
2.Dokumen • Penyiapan Dokumen Kualifikasi
Pemilihan • Penyampaian Dokumen Kualifikasi
• Evaluasi Pasca-Kualifikasi
• Hasil Kualifikasi
• Lembar Data Kualifikasi
• Pakta Integritas;
3.Rancangan • Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.
Surat • Informasi Umum
Perjanjian • Pengumuman Lelang/Seleksi

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah

• Undangan/Pengumuman
1. Dokumen • Instruksi Kepada Peserta
Kualifikasi • Umum
• Dokumen pengadaan/pemilihan
• Penyiapan dokumen penawaran
• Pemasukan dokumen penawaran
• Evaluasi Pasca-Kualifikasi
2.Dokumen • Pembukaan penawaran dan evaluasi
Pemilihan • Penetapan pemenang pelelangan
• Penetapan pemenang pelelangan
• Penunjukan pemenang
• Pelelangan gagal
3.Rancangan • Jaminan pelaksanaan
Surat • Penandatanganan kontrak
Perjanjian

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah

1. Dokumen
Kualifikasi

• Rancangan Kontrak/Perjanjian
• Daftar Kuantitas dan Harga
2.Dokumen • Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar,
Pemilihan Brosur
• Bentuk Surat Penawaran
• Bentuk Jaminan

3.Rancangan
Surat
Perjanjian

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit

Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid

(ITB)/Invitation To Tender (ITT)

Request For Proposal (RFP)

Request For Quotation (RFQ)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Dokumen PBJ Usaha
Profit dan Non Profit

Invitation For Bid

(IFB)/Invitation To Bid
(ITB)/Invitation To
Tender (ITT)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

• Bagian Utama (Key Sections),
• Why ? Ceritakan mengapa organisasi kita memerlukan
kegiatan ini;
• Who ? Deskripsikan organisasi kita;
• What ? ceritakan secara singkat mengenai kegiatan yang
akan dilaksanakan
• How ? Gambarkan mengenai bentuk kontrak,informasi Dokumen PBJ Usaha
yang diperlukan penawar, kriteria evaluasi penawaran, Profit dan Non Profit
kriteria penetapan penyedia
• When ? Definisikan kerangka waktu dan jadwal serta
contact person
• Statement Of Purpose
• Background Informations Request For Proposal
• Scope of Work (RFP)
• Outcome and Performance Standards
• Deliverables
• Term Of Contract
• Payment, Incentives and Penalties
• Contractual Terms and Conditions
• Requirements for Proposal Preparations
• Evaluation and Award Process
• Process Schedule
• Points of Contact for Future Correspondence

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit

• BAB I Goods and/or Service Requirements

Berisi kebutuhan barang/jasa organisasi
Request For
• BAB II Terms and Condition of the Contract
Quotation (RFQ)
Berisi Syarat Umum Kontrak
• BAB III Supplier Response
Formulir yang harus dilengkapi penawar
• Attachment – RFQ Conditions
Berisi syarat khusus kontrak

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Memilih Secara Cermat
Kesesuaian Dokumen PBJ
Dengan Paket PBJ
Strategi Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dihubungkan dengan Supply Positioning Model

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Memilih Secara Cermat
Kesesuaian Dokumen PBJ
Dengan Paket PBJ

Alur Proses Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa via Consolidated (Penggabungan) atau

Separated (Pemecahan) Paket
(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Memilih Secara Cermat
Kesesuaian Dokumen PBJ
Dengan Paket PBJ

Itimized

Separasi Paket
Produk
Barang/Produk
Dokumen Jasa Tertentu
Pengadaan

Konsolidasi Pengadaan
Paket Bersama

Pengaruh Pemaketan pada Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 MENYUSUN SEMUA JENIS
DOKUMEN PBJ

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Menyusun Semua Jenis
Dokumen PBJ

• Perpres No 54/2010 beserta perubahannya tentang

Hal yang harus Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Perka LKPP
diperhatikan No 15/2012 tentang Standar Dokumen Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
penyusunan semua
jenis dokumen
• Tujuan penetapan standar dokumen pengadaan di
pengadaan barang/jasa lingkungan K/L/D/I sesuai dengan prinsip pengadaan
pemerintah : dan etika pengadaan

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 No Dokumen Pengadaan Standar Dokumen Pengadaan Non Standar

Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan

1. Menghemat waktu penyusunan Untuk pengadaan yang User lebih bisa melakukan Memerlukan waktu yang lebih
dokumen pengadaan menggunakan spesifikasi improvisasi dan inovasi dalam lama dalam penyusunannya
kinerja dan membutuhkan menyampaikan
inovasi baru tidak bisa optimal spesifikasi/kebutuhan
organisasi
2. Mempercepat penyusunan Penawar tidak bisa melakukan Penawar bisa memberikan Penyusun dokumen
dokumen penawaran banyak perubahan dokumen berbagai pilihan penawaran pengadaan harus mempunyai
penawaran karena harus spesifikasi kinerja/fungsional pengalaman antara 5-10
mengacu pada dokumen tahun dan/atau pelatihan
standar penyusunan dokumen
pengadaan nasional atau
internasional
3. Pemahaman tentang isi Sering dipergunakan hanya Penawar membutuhkan waktu
dokumen pengadaan antara untuk tujuan non profit oriented lebih lama dalam menyusun
penyusun (Pokja ULP/Pejabat dokumen penawaran
Pengadaan) dan penawar
relative sama
4. Mempercepat waktu evaluasi
kualifikasi ataupun evaluasi
penawaran
5. Bisa dipelajari dan
digunakan/diadopsi untuk Menyusun Semua Jenis Dokumen
semua kalangan
PBJ
(pemerintah/swasta)
6. Pokja ULP/Pejabat Pengadaan Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
dengan pengalaman yang yang Sudah Terstandarisasi dengan yang Tidak Terstandarisasi
masih minim bisa
menggunakannya (pengalaman
kerja kurang dari 5 tahun)
Melengkapi Semua Jenis
Dokumen PBJ sesuai dengan data
paket PBJ

Melengkapi Dokumen KAK

• uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;

• waktu pelaksanaan yang diperlukan;
• spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan
• besarnya total perkiraan biaya pekerjaan

spesifikasi teknis Barang/Jasa

Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

Rancangan Kontrak.

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar
Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar
Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan

Tahap Proses
No Fungsi Gambar Para Pihak
Pengadaan Barang/Jasa

1. Penyusunan RUP Menjelaskan spesifikasi / PA/KPA

Kerangka Acuan Kerja

2. Kaji Ulang RUP Bahan kaji ulang mengenai PA/KPA – PPK – Pokja
kelengkapan dan kejelasan ULP/PP – Tim Teknis
gambar
3. Penyusunan dokumen Bagian dokumen pemilihan yang Pokja ULP/PP
pengadaan menggambarkan jenis pekerjaan
dan dasar evaluasi / penilaian
penawaran

4. Penyusunan/penetapan Dokumen lainnya yang menjadi PPK – Penyedia

bagian dari kontrak
kontrak
5. Pelaksanaan Kontrak Dasar atau acuan perubahan PPK – Penyedia – Peneliti
kontrak Kontrak
Fungsi Gambar/Gambar Kerja (Drawing) sebagai Bagian dari Dokumen Pemilihan

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Ketentuan Umum Penyusunan RPP

Spesifikasi Teknis

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Rancangan Kontrak

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Dokumen Pendukung Penyusunan Dokumen Pengadaan

1. Dokumen Rencana Pengadaan

2. Dokumen RUP (Kebijakan Umum,RAB,KAK)
2. Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) , terdiri :
 HPS
 Spesifikasi Teknis
 Rancangan Kontrak

3. Dokumen Anggaran (DPA/DIPA)

4. SK PA/KPA dan PPK
5. RAB
6. Gambar/DED

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Kelengkapan Dokumen
Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Harga Perkiraan Rancangan

Spesifikasi Teknis Kontrak
Sendiri

• Gambar/brosur • Data yang dipakai dalam • Rancangan Surat Perjanjian

bila dipersyaratkan ) menyusun HPS • SSUK
• Jadwal Pelaksanaan • Perhitungan HPS • SSKK
Pekerjaan • Masa berlaku HPS
• Personil dan peralatan
(pekerjaan kontruksi
/barang/konsultan dan jasa
lainnya.

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Contoh KAK

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Tahapan Penyusunan Dokumen PBJ

Standar Dokumen Draf Dokumen Dokumen

Pengadaan (SDP) Pengadaan Pengadaan

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Pihak dalam penyusunan
Dokumen PBJ

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang
bersifat Profit dan Non Profit
Pengadaan Barang
Referensi,poin kontrak dan
persyaratan kontrak
Deskripsi dan spesifikasi barang
Informasi dan ketentuan yang
relevan
Aturan proses pengadaan
Dokumen yag
tercantum Kriteria evaluasi dan metodologi
yang akan dipakai
Kriteria kualifikasi
Tipe dan persyaratan rancangan
kontrak
Menyusun Dokumen PBJ
Konstruksi Konsultan
Referensi,poin kontrak dan Referensi,poin kontrak dan
persyaratan kontrak persyaratan kontrak
Deskripsi dan spesifikasi Deskripsi dan spesifikasi
Informasi dan ketentuan Informasi dan ketentuan
yang relevan yang relevan
Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan
Kriteria evaluasi dan Kriteria evaluasi dan
metodologi yang akan metodologi yang akan
dipakai dipakai
Kriteria kualifikasi
Tipe dan persyaratan
rancangan kontrak
UK 10
 Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang
bersifat Profit dan Non Profit (1/2)

Standar Dokumen Pengadaan/SBD

a. IFB (Invitations For Bids)/Undangan

b. ITB (Instructions To Bidder)/ IKP (Instruksi Kepada Penyedia)

c. BDS (Bid Data Sheet) / LDP (Lembar Data Pengadaan)

d. Ineligible Bidders /Pernyataan Tidak Masuk Daftar Hitam Penyedia

e. General Conditions of Contract (GCC) / Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

 Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang
bersifat Profit dan Non Profit (2/2)

Standar Dokumen Pengadaan/SBD

f. Special Conditions of Contract (SCC) / Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)

g. Technical Specifications / Spesifikasi Teknis

h. Schedule of Requirements (Jadwal Pengadaan)

i. Evaluation and Qualification Criteria (Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi)

j. Bid Submission (Formulir Dokumen Pendukung),

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa
Secara Cermat Sesuai Ketentuan (1/3)

• SOP (Standard Operational Procedure) menjadi

acuan Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalam
menetapkan dokumen pengadaan barang/jasa

• Penetapan rancangan Dokumen Pengadaan

sangat dipengaruhi oleh penetapan rancangan
SPK atau rancangan Surat Perjanjian dan HPS

Menyusun Dokumen PBJ UK 10

Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa
Secara Cermat Sesuai Ketentuan (2/3)

Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa
Secara Cermat Sesuai Ketentuan (3/3)

Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
 SOP

Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi (Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
46
Menyusun Dokumen PBJ UK 10