A.

PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan
(terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan
untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja,
prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja yang bersangkutan.

1.Manfaat Standar Operasional Prosedur

▪sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan
yang menyelesaikan tugasnya.
▪Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang
pegawai dalam melaksanakan tugas.
▪Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
▪Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses sehari-hari.
▪Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
▪Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
▪Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung
dalam berbagai situasi.
▪Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh
pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
▪Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
▪Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikuloleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugasnya.

2.Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)

▪Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau
tim dalam organisasi atau unit kerja.
▪Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
▪Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai
terkait.
▪Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau
kesalahan administrasi lainnya.
▪Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.
3.Fungsi Standarad Operating Prosedure
▪Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
▪Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
▪Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak
▪Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
▪Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja
secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal
sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

4.Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)

▪SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
▪Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan.
▪SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan
untuk mengukur kinerja pegawai.

B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR

1.Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format
penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan dipakai oleh suatu
organisasi yaitu:
•banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
•Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
•Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP)
•tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.

Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)

a. langkah sederhana (simple steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat
sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. Format
SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan
melaksanakan prosedur yang telah disusun.
 b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur
yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih
detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

c. Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang
ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

d. Diagram alir (flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalamSOP diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban
(alternatif jawaban) seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar”
atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan
khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols
of flowcharts) yang terdiri dari 4simbol, yaitu:

1.simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.

2.Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
3.Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan
keputusan.
4.Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses
kegiatan).
5.Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol
yang berbeda halaman.

Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts terdiri dari 2jenis
yaitu:
1.Linear flowcharts (diagram alir linier)
Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu:
unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara
singkat didalam simbol yang dipakai.
2.Branching flowcharts (diagram alir bercabang).
Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam
kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan
dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

2.Simbol-simbol dalam prosedur kerja

 a. jenis-jenis simbol
1.Lingkaran besar (O)
2.belah ketupat
3.segi empat bujur sangkar
4.segi tiga terbalik
5.segi tiga ganda terbalik
6.lingkaran kecil
7.anak panah

b. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur

1.jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan
yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.
2.Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis
pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan
tersebut.
3.Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
4.Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
5.Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan
dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6.Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan
kapasitas yang semestinya.
7.Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

C. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.berdasarka sifat kegiatan.

a. SOP teknis
ciri-ciri SOP teknis:
•pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun
dengan pemangku yang lebih dari satu.
•Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan
kegiatan.
b. SOP administratif
ciri-ciri administratif:
•Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau lebih dari satu
jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
•Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang
bersifat maokro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
.
D.AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE

Asas-asas penyusunan standard operating prosedue:

•asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah
dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
•Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggung jawabkan baik dari sisi
isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
•Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan
masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
•Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur
dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
•Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik secara
langsung maupun tidak langsung.
•Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu
suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran,
menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
•Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat
dalam pelaksanaan tugas.
•Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam
pelaksanaan tugas

E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE

a)Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-
belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
b)Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik
mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya
pelayanandan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
c)Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa
yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai
dimana tanggung jawab masing-masing pegawai/pejabat.
d)Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan
dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.
e)SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi
hambatan.

1.Manfaat prosedur tertulis adalah;

a. Planning-controlling
> mempermudah dalam pencapaian tujuan.
> merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing
pegawai.
 > menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
> mepermudah pengawasan.
b. Organizing
>mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
> dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
> menciptakan konsistensi kerja.
c. Staffing-leading
> memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pegawai.
> konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal
> mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
d. Coordination
> menciptakan koordinasi yang baik antar departemen
> untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen

F. TEKNIK MENYUSUN SOP

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu
prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai
berikut:
1.Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
2.Membuat rancangan awal.
3.Melakukan evaluasi internal.
4.Melakukan evaluasi eksternal.
5.Melakukan uji coba.
6.Menempatkan prosedur pada unit terkait.
7.Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN

Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki
dapat diwujudkan yaitu:
1.Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya.
2.Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua
pengguna potensial.
3.Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua
pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan
efektif.
4.Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-
masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan
SOP.
 PENUTUP

Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan
makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya
pengetahuan dan kurangnya rujukan atau reverensi yang ada hubungannya dengan
makalah ini.

Dan kami juga sangat mengharapkan yang membaca makalah ini akan bertambah
motivasinya danmenggapai cita-cita yang di inginkan, karema saya membuat makalah
ini mempunyai arti penting yang sangat mendalam

Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang
budiman pada umumnya.

Sekian penutup dari kami semoga berkenan di hati dan kami ucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya.
Terima kasih.

KATA PENGANTAR

Assalammu alaikum wr.wb

Tak ada kata yang patut kami ucapkan selain mengucapkan syukur alhamdulilah
kepada ALLAH SWT .yang tiada henti-hentinya selalu melimpahkan rahmat dan
kuranianya kepada kita semua .

Sehingga pelajaran untuk bidang keahlihan bisnis dan manajemen khususnya program
keahlian telekomunikasi bisnis dapat terselesaikan tanpa hambatan apapun .

Pelajaran ini bertujuan untuk membantu kelancaran proses belajar mengajar guru
dan siswa disekolah dan untuk mendukung siswa belajar dengan berbagai cara dan
mampu memaksimalkan potensi dirinya .
 Dengan pejalaran ini, diharapkan digunakan sebagi suber belajar utama bagi siswa
dan siswi untuk mencapai kompetensi standar yang diharapkan dunia usaha dan usaha
industri .

Besar harapan kami ,pelajaran ini dapat membantu siswa dalam kegiatan belajar
untuk mencapai potensi dirinya .

Jakarta,7 oktober 2014

Penulis

Kelompok 6

DAFTAR ISI
Kata pengantar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ i
-daftar isi _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ii
BAB I = PENDAHULUAN

1.latar belakang masalah _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1

2.maksud dan tujuan ___________2

3.pebatasan masalah ___________3

 BAB II = MEMBUAT PESAN BISNIS _ _ _ _ _ _4
1.pengertian standard operating prosedure

2.simbol-simbol prosedur operasi standar

3.jenis-jenis standard operating prosedure dalam administrasi perkantoran

4.asas-asas penyusunan standard operating prosedure

5.prinsip-prinsip penyusun standard operating prosedure

6.teknik-teknik menyusun standard operating prosedure

7.penerapan standard dalam manajemen perkantoran

BAB III = PENUTUP

1.TEMUAN

-pendukung

-penghambat

2.KESIMPULAN