A.

Fungsi Surat, Penggolongan, dan Bentuknya

1. Fungsi Surat
Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut :
 Tanda bukti yang otentik
surat merupakan bukti "hitam di atas putih " dan dapat menyimpan rahasia.
Misalnya: surat perjanjian ,surat nikah, akta kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain
 Alat pengingat
kemampuan manusia untuk mengingat sangat terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. dokumen tertulis yang diarsip dengan baik
akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu di perlukan
 Dokumen historis
surat menjadi dokumen bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai
kejadian-kejadian masa lalu. Misalnya: supersemar
 Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
 Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.
Misalnya : surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.
 Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu
mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang
bersangkutan.
 Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan.
Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan.
Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
 Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-
menyurat.
 Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari
kesalahpahaman.
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun,
melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman
dapat dihindari.
 Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus
surat menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam
upaya mencapai tujuan organisasi.
2. Penggolongan Surat
Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:
 Menurut isi dan pengirimnya
a) Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
b) Surat Niaga atau Surat Bisnis
c) Surat Pribadi
 Menurut maksud dan tujuannya
a) Surat Pemberitahuan
b) Surat Keputusan
c) Surat Perintah
d) Surat Edaran
e) Surat Peringatan
f) Surat Panggilan
g) Surat Permintaan atau Permohonan
h) Surat Perjanjian
i) Surat Penawaran
j) Surat Pesanan
k) Surat Laporan
l) Surat Pengantar
m) Surat Lamaran Pekerjaan
n) Surat Penegasan
o) Surat Penuntutan (klaim)
 Menurut wujud/bentuknya
a) Surat bersampul
b) Memorandum atau nota
c) Telegram
d) Telex
e) Radiogram
f) Faksimili
g) Kartu pos
h) Wesel/Warkat Pos
 Menurut jaminan keamanan
a) Surat Sangat Rahasia
b) Surat Rahasia
c) Confidential (terbatas)
d) Surat Biasa
 Menurut urgensinya
a) Surat Kilat Khusus
b) Surat Kilat (amat segera)
c) Surat Biasa
 Menurut alirannya
a) Surat Keluar
b) Surat Masuk
 Menurut Kegunaanya
a) Surat Konsep
b) Surat Asli
c) Surat Tembusan
d) Surat Petikan
 Menurut Nilai Isinya
 a) Surat Rutin
b) Surat tidak Rutin
 Menurut Sifatnya
a) Surat yang bersifat mengatur
b) Surat yang bersifat tidak mengatur

3. Bentuk Surat
Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau
petunjuk pengelolaan surat.Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam
bentuk surat, yaitu:
 Bentuk lurus penuh (full block style)
 Bentuk lurus (block style)
 Bentuk setengah lurus (semi block style)
 Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
 Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

B. Karakteristik Email dan Memo yang Efektif

Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam
kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang
paling umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi
pada karyawan, meminta data, memberi respons, mengimformasi keputusan, dan
memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya mempunyai
karakteristik tertentu.
1) To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek).
E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca
segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan.
2) Satu Topik
Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik.
Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan
mengarsipnya dengan tepat.
3) Bersifat Percakapan
Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak –
pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Meskipun demikian,
nadanya juga harus tetap profesional. E-mail begitu cepat dan begitu mudah
digunakan sehingga ada saja penulis yang tergoda ke dalam suatu sikap “kurang
profesional yang mengherankan”. Meskipun hangat dan bersahabat, pesan e-mail
seharusnya tidak emosional. Jangan pernah menyertakan kata – kata yang tidak
seharusnya diucapkan di hadapan seseorang.
4) Keringkasan
Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa
yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Hindari pengisi
 pembukaan (ada,adalah), kalimat pengantar yang panjang (saya menulis memo ini
untuk memberitahukan kepada Anda bahwa), dan frase yang berlebihan (karena
fakta bahwa).
5) Penyorotan Grafis
Untuk menonjolkan ide – ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan,
penulis e-mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi
memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel, dan
teknik lain.
6) Proses Penulisan
Penulisan yang teliti memerlukan waktu--terutama pada awalnya. Namun, dengan
mengikuti rencana yang sistematis dan melatih keterampilan Anda, Anda bisa
mempercepat usaha Anda dan meningkatkan hasilnya. Sering kali, kemampuan
berbicara dan menulis Anda menentuka seberapa besar pengaruh Anda dalam
organisasi. Seperti juga tugas penulisan lainnya, menulis e-mail dan memo
mengikuti tiga tahap proses penulisan yang sama.
7) Analisis, Antisipasi dan Adaptasi
Dalam tahap 1 (prapenulisan) Anda perlu menghabiskan beberapa waktu untuk
menganalisis tugas Anda. Sungguh mengagumkan bahwa begitu banyak dari kita
yang serta-merta siap bekerja dengan pena atau komputer sebelum menggunakan
pikiran kita. Ajukan tiga pertanyaan penting kepada diri Anda:
 Apakah saya sudah benar – benar perlu menulis e-mail dan memo ini?
 Mengapa saya menulis?
 Bagaimana pembaca akan bereaksi?
8) Riset, Organisasi, dan Komposisi
Dalam tahap 2 (penulisan) Anda pertama – tama harus memeriksa arsip,
memperoleh dokumentasi, dan mempersiapkan pesan Anda. Buat sebuah bagan
yang berisi poin – poin yang ingin Anda tulis. Untuk pesan singkat Anda bisa
mencatat pada dokumen yang akan Anda jawab. Pastikan untuk melakukan revisi,
sebab pesan yang baik jarang diperoleh pada usaha pertama.
9) Revisi, Koreksi dan Evaluasi
Penulis yang teliti dan penuh perhatian merevisi pesan mereka, mengoreksi draf
akhir, dan mengevaluasi keberhasilan komunikasi mereka.
 Merevisi untuk kejelasan.
 Mengoreksi ketepatan.
 Merencanakan umpan balik.

C. Pengertian Laporan dan Proposal Bisnis

Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk
tujuan bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2002:476). Himstreet dan Baty
 mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur,
yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari
satu institusi/lembaga, ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah (Himstreet dan Baty dalam Purwanto, 1997:88).
Sementara itu, Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya
“Effective Business Communication” menyatakan bahwa laporan bisnis (business
report) tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seseorang atau lebih, dengan tujuan bisnis tertentu.
Atas dasar definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa satu laporan bisnis
memiliki berbagai karakteristik sebagai berikut:
- Netral
- Tidak memihak
- Objektif
- Menyajikan data
- Disusun secara sistematis
- Menyangkut informasi eksternal maupun internal
- Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
- Memiliki tujuan yang jelas

Semua organisasi bisnis, baik bisnis pemerintah, jasa, dan sosial, dihadapkan pada
berbagai macam tugas harian seperti pemecahan masalah dan pengambilan keptusan.
Semua level organisasi, mulai dari level bawah, menengah, hingga puncak
memerlukan berbagai macam informasi dalam proses pengambilan
keputusan.Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu (Haryani, 2001:198). Misalnya, mendapatkan
produk, memperluas usaha, mendapatkan dana, dan lain sebagainya

Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal. Solicited

proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak di luar perusahaan karena
pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk
atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal adalah proposal yang diajukan
kepada pihak di luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya
pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar. Proposal tersebut biasanya
bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk bekerja sama.

Dalam banyak kasus, proposal dikomunikasikan dalam bentuk laporan. Dalam

penggolongan jenis-jenis laporan, proposal termasuk satu jenis laporan analitikal.
Oleh karena itu, penyusunan laporan dan proposal memerlukan langkah-langkah yang
relatif sama.

D. Jenis-Jenis Laporan Bisnis

Ada berbagai jenis laporan bisnis yang digolongkan berdasarkan fungsi,
subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek,
dan pelaksanaan pertemuan.
1. Berdasarkan Fungsinya
 Laporan Informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberi informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk Information Report adalah laporan
perkembangan (Progress Reports), laporan sementara (Interim Reports), dan
laporan triwulan (Quartely Reports).
 Laporan Analitikal (Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsir, kemudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi. Analitycal Report disebut juga laporan
rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan
justifikasi (justification reports).
2. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan
tersebut diperoleh. Sebagai contoh, adanya laporan akuntansi, laporan periklanan,
laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan
pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan
statistik, dan laporan-laporan teknik.
3. Berdasarkan Formalitas
 Laporan Formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian
“panjang” bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada. Laporan
formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1) Body teks: pendahuluan, isi,
dan penutup; (2) Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement parts:
lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, dan indeks.
 Laporan Informal (short reports)
Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian,
beberapa laporan informal juga judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan
lampiran.
4. Berdasarkan Keasliannya
 Laporan Otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau
kuasa dari komitmen atau orang lain.
 Laporan Sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri
 Laporan Swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta
 Laporan Publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-lembaga
lain yang dibiayai oleh negara
5. Berdasarkan Frekuensinya
 Laporan Berkala (periodic reports)
Laporan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau
tahunan. Termasuk dalam laporan berkala, antara lain laporan bursa saham
setiap jam, laporan penjualan setiap hari, laporan biaya setiap minggu, laporan
 produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite setiap kuartal, dan laporan
anggaran tahunan.
 Laporan Khusus (special reports)

Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang
unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.

6. Berdasarkan Penampilannya
 Laporan Memorandum (memorandum reports)
Laporan memorandum adalah laporan yang menggunakan format memo, yaitu
mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
 Laporan Surat (letter reports)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan,
dan referensi.
 Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang mudah tercetak, instruksi,
dan baris-baris kosong
7. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
 Laporan Pendahuluan (preliminary reports)
Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang
diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
 Laporan Perkembangan (progress reports)
Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek secara berkala.
 Laporan Akhir (final reports)
Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek.
8. Berdasarkan Pelaksanaan Pertemuan
 Agenda (agenda)
Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan.
 Resolusi (resulation)
Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus suatu pertemuan.
 Notulen (minutes)
Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
 Laporan Pertemuan (proceedings)
Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi, yang cakupan bahasanya luas
dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

E. Penyusunan Laporan dan Proposal Bisnis

1. Pengorganisasian laporan dan proposal
Banyak penyusunan laporan suatu laporan atau proposal memiliki daya terik
tertentu yang akan memengaruhi pembacanya.oleh karena itu, selain maksud dan
subjek, kebutuhan calon pembaca juga harus dipertimbangkan manakala memilih
rencana orgnaisasional untuk seluruh tubuh laporan dan proposal ( body report)
 Cara menyusun tubuh laporan dan proposal
 Sebagaimana halnya pesan bisnis yang lain, menyusun tubuh laporan dan
proposal dapat menggunakan pendekatan deduktif dan induktif. Kebanyakan
laporan bisnis disusun secara deduktif kaena pembaca ingin tahu lebih dini
mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan.
a. Pendekatan deduktif
Kata deduktif atau langsung menggambarkan laporan dari belakang ke
depan atau menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu,
sebelum menjelaskan hal-hal yang rinci. Pendekatan deduktif bisa
dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut :
 Eksekutif yang sibuk
 Lebih suka menentukan sesuatu dengan segera
 Ingin mengetahui good news atau informasi netral
 Ingin menganalisis data dengan lebih baik, dan hal itu akan menjadi
lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan di awal
laporan
 Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera
 Lebih menyukai laporan yang disusun secara deduksi.
b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif berbeda penyajiannya dengan pendekatan deduktif.
Dengan cara induktif, fakta-fakta yang ada dijelaskan sebelum ide-ide
pokok dan simpulan atau rekomendasi dikemukakan. Pendekatan induktif
dipergunakan jika pembaca memiliki karakteristik sebagai berikut :
o Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya
o Ingin mengetahui simpulan yang kurang menyenangkan
o Merasa simpulan tidak bias dan dapat menerimanya
o Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja
o Lebih menyukai laporan yang disusun dengan pendekatan induktif .
2. Cara Menyusun Teks Laporan dan Proposal
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan adalah
memutuskan cara-cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehingga
terbentuk bagian teks laporan. Teks dapat disusun dengan cara-cara berikut:
 Membuat topik-topik atau kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam pembuatan laporan. judul utama
mungkin menggunakan kriteria standar, faktor –faktor, pemecah masalah,
manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan adalah untuk menentukan
apakah suatu perusahaan harus membeli atau memproduksi, maka keputusan
pertama adalah menentukan kriteria yang paling penting.
 Menyusun urutan suatu peristiwa atau berbagai kejadian
Dalam pembuatan agenda, program konversi, atau laporan perkembangan,
aturan agenda secara kronologis menggunakan periode waktu seperti tanggal,
bulan, tahun, jam atau musim dapat digunakan karena sesuai dengan pokok
bahasannya.
 Mendiskripsikan lokasi atau tempat
 Tidak bisa dikembangkan dengan mendeskripsikan lokasi dan tempat apakah
dirumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional, dengan
cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
 Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode
itu menelusuri tahapan-tahapan, misalnya suatu tahapan kebijaksanaan,
operasi mesin, prosedur melakukan tabungan atau penarikan simpanan.
 Menyusun urutan kepentingan secara alfabet
Urutan pertama berisi ide-ide, kejadian-kejadian atau topik yang paling
penting, selanjutya kurang penting atau tidak penting.
 Menyusun urutan tingkat familaritas
Cara ini mengembangkan teks dengan menyajikan hal-hal yang paling
sederhana atau familiar terlebih dahulu, kemudian menningkat ke yang lebih
kompleks atau yang kurang familiar. Sseorang cenderung lebih mudah
memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada tidak atau
belum diketahui.
 Menyusun sumber – sumber yang digunakan
Metode ini cocok digunakan jika pembaca sangat tertarik dengan sumber
informasinya. Untuk mengembangkan teks laporan dengan metode ini, perlu
dilakukan konfirmasi terhadap berbagai nara sumber yang berkaitan dengan
materi laporan
 Pemecahan masalah
Cara populer ini membahas masalah terlebih dahulu, diikuti dengan cara
pemecahan masalahnya. Cara tersebut umum digunakan untuk
mengorganisasikan suatu presentasi yang bersifat persuasi
3. Metode Outline
Setelah menyusun dan mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan
subjudul dapat disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang
paling penting untuk menghemat waktu dan memberi tuntutan dalam menyusun
laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline juga akan menjadi daftar isi
laporan. Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:
a) Tempatkan ide – ide yang paling penting di tingkatan tertinggi, pertimbangan
panjang laporan, subyek, dan pembaca.
b) Keseimbangan masing – masing bagian dijaga dengan baik.
Misalnya, judul di bagian 1A memiliki 10 subjudul, sedangkan 1B tidak
memiliki subjudul. Hal tersebut tentunya tidak menunjukan adanya
ketidakseimbangan. Oleh karena itu, cakupan judul 1A perlu dipersingkat,
sedangkan 1B perlu dikembangkan lebih lanjut
c) Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.
d) Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu
sedikit untuk subjudul
e) Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul (sub judul)
 Komunikasi Bisnis
“ Korespondensi Bisnis , Laporan dan Proposal Bisnis ”

Oleh:

NAMA : Anak Agung Istri Sintya Pradnyawati

NIM : 1707532145

KELAS : EII3

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Udayana

Program Studi Reguler Denpasar

2018/2019