Tata Naskah Komplit
Tata Naskah Komplit
Dokumen :
No. Revisi :
Tgl.Terbit :
TATA NASKAH
DOKUMEN AKREDITASI
PUSKESMAS KEMURANG WETAN
BAB I
PENDAHULUAN
Jl Lombok No. 301 Kemurang Wetan Kec. Tanjung Kab. Brebes 52254
Telp.(0283) 8800349 HP/WA. 087764232494
Email: puskesmaskemurang01@gmail.com
i
PEMERINTAH KABUPATEN BREBES
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS KEMURANG WETAN
Jl Lombok No. 301 Kemurang Wetan Kec. Tanjung Kab. Brebes 52254
Telp.(0283) 8800349 HP/WA. 087764232494
Email: puskesmaskemurang01@gmail.com
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas tersusunnya
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Kemurang Wetan.Pedoman ini
disusun sebagai acuan bagi tim akreditasi, tim mutu, penanggung jawab upaya dan
pelaksana kegiatan Puskesmas Kemurang Wetan dalam pelaksanaan pengendalian
dokumen akreditasi dan pengendalian rekaman implementasi.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada tim akreditasi Puskesmas Kemurang
Wetan, penanggung jawab upaya dan para pelaksana kegiatan yang telah
mempersiapkan Pedoman ini dengan baik. Sumbangsih kritik dan saran yang
membangun dari semua pegawai Puskesmas Kemurang Wetan dan pihak terkait
senantiasa kami harapkan demi perbaikan Pedoman ini di masa mendatang.
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan
keberhasilan akreditasi Puskesmas adalah bagaimana mengatur sistem
pedokumentasian dokumen. Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu
proses implementasi akreditasi Puskesmas dianggap penting karena dokumen
merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program
dan kegiatan serta bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi Puskesmas.
Dokumen yang dimaksud dalam Akreditasi Puskesmas secara garis
besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal.Dokumen
tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen
mutu dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal tersebut adalah
Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain
disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman eksternal
yang berlaku.
Agar Kepala Puskesmas, penanggung jawab upaya, para pelaksana
kegiatan, Tim Mutu/Tim Akreditasi Puskesmas Kemurang Wetanmemiliki
acuan dan memudahkan dalam mengendalikan dokumen dan rekaman perlu
disusun Pedoman Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman
PuskesmasKemurang Wetan.
1
2. Tujuan
a. Tersedianya pedoman bagi Kepala Puskesmas, penanggung jawab
dan pelaksana upaya kesehatan di Puskesmas dalam mengendalikan
dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi
Puskesmas dan bukti rekaman implementasi,
b. Tersedianya pedoman pengendalian dokumen dan rekamanbagi
TimAkreditasi/Tim MutuPuskesmas Kemurang Wetan.
C. Sasaran
Sasarannya adalah Kepala Puskesmas, penanggungjawab upaya, pelaksana
kegiatan, Tim Mutu dan Tim Akreditasi PuskesmasKemurang Wetan.
2
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS
3
3. Dokumen Tidak terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas
permintaan pihak luar Puskesmas Kemurang Wetandigunakan untuk
keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda /stempel “TIDAK
TERKENDALI”.Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah
Penanggungjawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi
Dokumen Tidak Terkendali.
4. Dokumen Kadaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan
dalam melaksanakan pekerjaan.Dokumen ini harus ada tanda/stempel
“KADALUWARSA”.Dokumen induk diidentifikasi dan disimpan
sampai waktunya dimusnahkan sedangkan dokumen sisanya
dimusnahkan.
4
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) :
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun
pengembangan),
c. Standar Operasional Prosedur (SOP),
d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM terintegrasi dalam
RUK dan RPK,
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP):
a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Pedoman Pelayanan Klinis,
c. Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
d. Rencana Tahunan UKP terintegrasi dalam RUK dan RPK,
e. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis
dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas perlu
menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan)
dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat
pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
5
BAB III
PENGENDALIAN DOKUMEN AKREDITASI DAN PENGENDALIAN
REKAMAN
6
Semua dokumen harus diberi nomor. Penomoran dokumen dengan
ketentuan sebagai :
1) Penomoran dokumen perkantoran mengacu pada ketentuan
Pemerintah Kabupaten Brebes,
2) Dokumen akreditasi dibagi menjadi beberapa kelompok yaitu
kelompok dokumen kebijakan(SK), dokumen pedoman/panduan
(PD), dokumen kerangka (KA, KAP, KAK) dokumen prosedur
(SOP), daftar tilik (DT), dan dokumen eksternal (DE) yaitu
buku-buku pedoman, literatur,
3) Penomoran dokumen menurut masing-masing kelompok
dokumen .
Penomoran dokumen di Puskesmas Kemurang Wetan adalah
sebagai berikut :
Penomoran kebijakan(SK:Keputusan, Per:Peraturan)
dengan ketentuan : No.dokumen/SK/Bulan/Tahun
Contoh : 001/SK/I/2018 ( 001: nomor SK/ SK: Surat
Keputusan/ I: bulan Januari/ 2018 : Tahun 2018)
Contoh : 002/Per/I/2018 ( 002: nomor Peraturan/
Per:Peraturan/ I: bulan Januari/ 2018: Tahun 2018)
Penomoran Dokumen Pedoman dengan ketentuan : Kode
pedoman atau panduan/kode Upaya/Bab(huruf Rumawi)/
No.dokumen/Tahun
Contoh : PD/ADMEN/II/012/2018. (PD: jenis dokumen
Pedoman,Panduan/, ADMEN: Pokja Admen/ II: dokumen
ada di bab II/ 012: nomor Pedoman/ 2018: Tahun 2018)
Penomoran Dokumen Kerangka dengan ketentuan : Kode
Kerangka/Kode upaya/Bab (huruf Rumawi)
/No.Dokumen/Tahun
Contoh : KAP/UKM/V/016/2018 (KAP: Kerangka Acuan
Program/UKM: upaya UKM/V: bab V/2018: Tahun 2018)
7
Penomoran Dokumen Prosedur dengan ketentuan : Kode
prosedur/kode Upaya/Bab(huruf Rumawi)/
No.dokumen/Tahun
Contoh : SOP/ADMEN/II/014/2018. (SOP: jenis dokumen
SOP/, ADMEN: Pokja Admen/ II: dokumen ada di bab II/
014: nomor SOP/ 2016: Tahun 2018)
Penomoran Dokumen Daftar Tilik dengan ketentuan: Kode
daftar tilik/kode Upaya/Bab(huruf Rumawi)/
No.dokumen/Tahun
Contoh : DT/UKP/VIII/005/2018. (DT: jenis dokumen
daftra tilik/, UKP: Pokja UKP/ VIII: dokumen ada di bab
VIII/ 005: nomor daftar tilik/ 2018: Tahun 2018)
Penomoran dokumen eksternal dengan ketentuan :
Dokumen Eksternal(DE)/Kode upaya/Program/ No.
Dokumen
Contoh : DE/UKM/Gizi/007
4) Format Pengetikan masing-masing kelompok dokumen di
Puskesmas Kemurang Wetan adalah sebagai berikut
Menggunakan kertas ukuran A4.
Margin Atas : 3 cm, Bawah : 3 cm, Kiri : 4 cm, Kanan:3 cm
Jarak spasi: 1,5 (khusus KOP SURAT hanya 1,15 spasi, )
Jenis huruf (Font): Times New Roman
Ukuran / variasi huruf : 12 / Normal
5) Penulisan judul pada SK atau dokumen lainnya adalah sebagai
berikut
Jenis font pada kalimat PEMERINTAH menggunakan
Times New Roman ukuran 14
Jenis font pada kalimat PUSKESMAS menggunakan Times
New Roman ukuran 18
Jenis font pada alamat instansi menggunakan Calibri ukuran
9
Spasi 1.15
8
Contoh:
6. Penyimpanan dokumen
a. Dokumen asli/master yang sudah diberi nomor dan ditanda tangani
disimpan di sekretariat tim akreditasi.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit kerja yang
membutuhkan. Bilamana sudah tidak dipergunakan, maka dokumen
tersebut ditarik dan diberi stempel “KADALUWARSA” dan
dimusnahkan dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.
9
c. Dokumen harus disimpan rapi pada tempat yang mudah dilihat dan
diambil oleh pelaksana.
7. Penataan dokumen
Master Dokumen akreditasi dikelompokkan per hirarki dokumen per
pokja, dokumen unit disusun per bab dan diurutkan setiap urutan kriteria
dan elemen penilaian.
8. Revisi atau Perubahan dokumen
a. Revisi dokumen dilakukan setelah proses pengkajian serta
pengesahan pejabat yang berwenang.
b. Setiap kali revisi, seluruh halaman akan mengalami perubahan.
c. Isi revisi harus tercatat pada riwayat perubahan.
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit
dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP).
B. PENGENDALIAN REKAMAN
1. Rekam Implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai dalam melaksanakan
regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.
2. Catatan/rekam implementasi juga harus dikendalikan. Organisasi harus
menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan pengendalian
yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan,
pengambilan, lama simpan dan pemusnahan. Catatan/rekam
implementasi harus dapat terbaca, teridentifikasi segera dan dapat diakses
kembali.
3. Penomoran rekaman dilakukan oleh tim mutu.
4. Penomoran rekaman adalah sebagai berikut :Rekaman Kegiatan(RK)/
Nama upaya/Bulan/ Tahun/Nomor urut dokumen.
Contoh: RK/UKM/ IV/2018/ 005 (RK: Rekaman Kegiatan/ UKM: nama
upaya, IV: Bulan 4 atau April/ 2018 Tahun 2018, 005: nomor urut RK)
10
BAB IV
PENUTUP
11
CONTOH FORMAT TATA NASKAH AKREDITASI
PUSKESMAS KEMURANG WETAN
12
CONTOH KERANGKA ACUAN
KERANGKA ACUAN
Nomor : / / / /2018
A. PENDAHULUAN
........................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
KEPALA
PUSKESMASKEMURANG WETAN
ARIS SETIAWAN
13
CONTOH SK.
PEMERINTAH KABUPATEN BREBES
DINAS KESEHATAN
PUSKESMASKEMURANGWETAN
Jl. Lombok No. 301KemurangWetanKec.TanjungKab.Brebes52254
Telp.(0283) 8800349 HP/WA .087764232494
Email.puskesmaskemurang wetan01@gmail.com
KEPUTUSAN
TENTANG
Menimbang : a. .....
b. .......
c. Strs.
Mengingat : 1. ..........
2. ...........
3. Strs..
MEMUTUSKAN
Menetapkan : ..........................................................................
...........................................................................
KESATU : .......................................................................
14
.........................................................................
KEDUA : .........................................................................
.............................................................................
.............................................................................
KEPALA
ARISSETIAWAN
15
LAMPIRANKEPUTUSAN :
NOMOR :
DISEDIAKAN BERDASARKAN
PRIORITAS
1. ..............................
2. ................................
3. ...............................
4. Dstr.
16
CONTOH SOP
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
MASYARAKAT TERHADAP MUTU
PELAYANAN
No. Dokumen :
SOP/UKM/BAB/no.urut/th
SOP
No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman :
17
7. Dokumen 1. SOP Keluhan dan Umpan Balik Keluhan Pengguna
2. Strs
terkait
8. Rekaman
historis No Yang Isi Tanggal mulai
perubaha diubah Perubahan diberlakukan
n
18
Contoh DT
Halaman :
Unit : ..............................
Nama : .............................
2 Strs..
Pelaksana / Auditor,
```````````````````````````
19
CONTOH NOTULEN
Nama Pertemuan :
Notulen
Tanggal : Pukul: wib
Pertemuan
Susunan Acara Pembukaan :
Pembahasan Materi :
Penutup :
Pembahasan
Kesimpulan
Rekomendasi
20