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Requisitos para ser OEA

Ser Operador Económico Autorizado implica cumplir 4 requisitos:

1. Cumplir con los requisitos aduaneros.

2. Disponer de un sistema de control de los registros comerciales.
3. Ofrecer solvencia financiera.
4. Ofrecer seguridad en la cadena logística.

¿Crees que tu empresa los cumple? Te invitamos a ver este video para conocer en qué
consiste cada uno de ellos. Puedes ampliar tus conocimientos sobre esta
cuestión consultando los documentos referidos en el documento descargable.

¿Qué debo hacer antes de solicitar la

certificación?
Antes de solicitar la certificación como OEA tenemos que realizar una serie de pasos
previos. Estos pasos previos son muy importantes. Podemos enunciarlos de este modo:

1. Selección del responsable y equipo de trabajo.

2. Identificación del impacto del programa en la empresa.
3. Contacto con el equipo OEA de la aduana.
4. Autoevaluación.
5. Identificación de los actores de la cadena de suministro.
6. Adaptación para el cumplimiento de los requisitos.
7. Introducción de mejoras de seguridad.
8. Retroalimentación con la aduana.

Toma buena nota de todo lo que te explicamos en este video y en el documento

descargable.

Argumentos para convencer a todos

Como hemos visto en el apartado anterior, uno de los primeros pasos que debemos dar
antes de realizar la solicitud consiste en explicar a todos los empleados de nuestra
empresa en qué consiste el programa OEA y cómo van a tener que adaptar su forma de
trabajar. Este paso es tan importante que no deberíamos seguir adelante con el proceso
hasta que no tengamos la seguridad de que todos han comprendido el cambio y están por
la labor de cooperar. En el documento descargable te mostramos algunos de los
argumentos que podemos emplear para explicar el programa y ganarnos su apoyo. ¡Toma
buena nota!

Criterios para la autoevaluación

Otro de los pasos previos a la solicitud que debemos llevar a cabo es una autoevaluación.
La autoevaluación nos permitirá valorar en qué medida cumplimos los requisitos
necesarios para ser OEA y determinar el alcance de los cambios, mejoras y de las
inversiones que necesitamos hacer. Quizás te estés preguntando: ¿y qué criterios
debemos tener en cuenta en esta autoevaluación? Para conocerlos con más detalle, te
recomendamos consultar el documento descargable.

Optimización de los procedimientos para

cumplir con los requisitos
Otro de los pasos previos a la solicitud que hemos mencionado anteriormente es la
preparación y la puesta en marcha de nuevos procedimientos que permitan cumplir con los
requisitos del programa OEA. Los procedimientos documentados serán el instrumento que
nos permita articular y pautar la forma en que deben cumplirse los requisitos, establecerse
cada una de las responsabilidades y funciones que hay en nuestra empresa y quién las
debe ejercer. En el documento descargable te ofrecemos la estructura básica de los
procedimientos que deben implementarse. Ten en cuenta que cada empresa adaptará
este esquema general a las características y el tamaño de su compañía. Esa es una de las
virtudes del programa OEA: su adaptabilidad.

Mejoras en la seguridad
Uno de los aspectos centrales que tendremos que considerar antes de acceder al
programa OEA es el cumplimiento de las medidas de seguridad que este exige. En
estos videos te explicamos cuáles son las medidas de seguridad que, en general, debe
aplicar cualquier Operador Económico Autorizado. Como es natural, estas medidas se
adaptarán en cada caso a las necesidades y características particulares de la empresa. El
hecho de contar con alguna otra certificación de seguridad puede ser un aspecto que nos
favorezca de cara a ser OEA. En el documento descargable te ofrecemos información
relevante sobre otras certificaciones de seguridad. La seguridad es un aspecto tan
importante para el programa OEA que, además de lo indicado en este apartado, le
dedicaremos una unidad completa: la unidad 4.

¿Cómo solicito la certificación?

Después de realizar todos los pasos anteriores, llega el momento de presentar la solicitud.
¡Felicitaciones! Si hemos llegado hasta aquí, eso quiere decir que ya actuamos como un
Operador Económico Autorizado. Solo nos falta el reconocimiento oficial de la autoridad
aduanera. Cada país de la región establece la forma de presentar la solicitud así como la
documentación que debe anexarse a la misma y si es preciso disponer de alguna
acreditación adicional. También regula los plazos de respuesta y el tiempo máximo que
puede mediar desde la presentación de la solicitud hasta que se resuelve la petición.
En la unidad 5 trataremos de forma específica el procedimiento fijado por cada país.
Antes de llegar a esa unidad, veamos a continuación esquemáticamente cómo es
el proceso de solicitud en general. Esta es la secuencia:

1. Una vez se remite la solicitud a la aduana, esta hace una revisión de la

documentación para ver si la empresa cumple con las formalidades documentales.
2. Posteriormente, la empresa es visitada por la aduana para verificar el cumplimiento
de los requisitos sobre el terreno en el marco de una auditoría.
3. Finalmente, la aduana notifica a la empresa los resultados de la validación/auditoria.
o Si los resultados son positivos, la empresa es admitida al programa.
o Si la empresa aún no reúne los requisitos necesarios, se le remite un informe
con recomendaciones de mejora a realizar en un plazo determinado, antes de la
emisión del dictamen final.

¿Cómo puedo mantener mi certificación?

¡Lo hemos logrado! Hemos conseguido obtener la certificación como Operador Económico
Autorizado. ¿Y ahora qué? Nuestro camino no termina aquí. Ahora llega el momento
de actuar como un OEA "de derecho" y de gestionar nuestra certificación. Esta
gestión va a implicar una serie de labores de mantenimiento y de evaluaciones
periódicas internas y externas para comprobar que seguimos manteniendo los criterios
que exige ser OEA.
Ser OEA conllevará un empeño constante. Por ello, si no estamos convencidos de poder
hacer el esfuerzo de mantenernos como OEA a lo largo del tiempo, ¡es mejor no plantear
la solicitud! Para comenzar, en este video te mostramos las técnicas de validación
internaque debemos llevar a cabo. En el documento descargable encontrarás más
información sobre el Departamento de Cumplimiento Normativo (Trade Compliance) que
será útil para tu negocio.
Gestión de la certificación
Como acabamos de ver, mantener los procedimientos y el proceso integral
resultante constantemente actualizados es un objetivo de la propia certificación. A esto
se le podría denominar “el sistema OEA”. Si la empresa va evolucionando, los socios
comerciales van cambiando y los productos y servicios que prestamos van mejorando,
nuestros procedimientos también lo deben hacer. Sus desarrollos son paralelos.
El mantenimiento del sistema es la base del éxito de la certificación OEA. Sin
mantenimiento, el sistema quedará anclado y pueden empezar a aparecer fallos de
seguridad en la cadena de suministro. Todo ello puede comportar
la suspensión o revocación de la certificación. Además de mantener actualizado el
sistema, de forma periódica deben realizarse re-evaluaciones del sistema tanto de
manera interna como externa. En este video te lo explicamos. Para ampliar la
información sobre esta cuestión, puedes consultar el documento descargable.

En caso de incidentes...
Somos OEA y formamos parte de una cadena logística segura. Tenemos plenamente
vigentes los procedimientos para cumplir los requisitos, realizamos tanto el mantenimiento
como las reevaluaciones internas necesarias, nuestros sistemas de control y verificación
funcionan de manera satisfactoria. Ahora bien, el “RIESGO CERO” no existe. Estamos
previendo incidentes, estamos garantizando la seguridad en la parte que nos corresponde
de la cadena de suministro, estamos minimizando el riesgo pero no lo estamos
suprimiendo. Es posible que nos tengamos que enfrentar a incidentes no deseados. Por
ejemplo, a un intento de robo en nuestros almacenes. Imaginemos que el robo no se ha
consumado porque ha intervenido la policía, pero los ladrones, a pesar de las medidas de
seguridad que tenemos dispuestas, han accedido a los almacenes y han roto varias
cámaras de seguridad.

¿Cómo actuar en un caso como este?

1. La primera acción que debemos llevar a cabo es comunicar de inmediato a la

aduana el incidente ocurrido.
2. Debemos realizar una primera evaluación de lo ocurrido y de las medidas que se
han adoptado para tratar de solucionar el incidente.
3. Posteriormente, y en coordinación con la autoridad aduanera, deberemos valorar si
la incidencia debe comportar la suspensión de la certificación durante el tiempo
que precisemos para realizar las reparaciones oportunas.
4. Podremos recuperar la certificación cuando estemos de nuevo en disposición de
garantizar la seguridad.
5. El incidente nos deberá ayudar también a analizar el motivo por el cual se ha
producido y a implementar las mejoras que sean necesarias. Por ejemplo, valorar
si los ladrones aprovecharon la existencia de una zona mal iluminada para acceder
a nuestro almacén.
Resumen de la unidad 3
Para acceder al programa de Operador Económico Autorizado debemos seguir una regla
fundamental: antes de presentar nuestra solicitud ya debemos actuar de hecho como
un verdadero OEA.

Esto significa que debemos emprender una serie de acciones previas a la solicitud tales
como comunicar los cambios que implicará operar bajo una certificación OEA a todo el
personal, valorar en qué medida cumplimos con los criterios exigidos y establecer y poner
en marcha los procedimientos OEA para cumplir con los requisitos, entre otras tareas.
Todos estos pasos llegarán a buen puerto si alguien se ocupa de liderar el proyecto y
establece unos plazos viables para ir realizando las tareas correspondientes. Cuando
hayamos cubierto esta etapa de preparación previa, estaremos listos para comunicarle a la
aduana nuestra disposición para presentar la solicitud. El procedimiento de solicitud así
como la vigencia de la certificación varía de país en país. Tras la presentación formal de
la solicitud y la documentación, la aduana realiza una visita de validación o
auditoría para verificar el cumplimiento de los requisitos en el terreno. Una vez que
seamos OEA, debemos actuar en plena sintonía con la aduana y mantener con mucho
rigor todos los procedimientos actualizados y en perfecto funcionamiento. Para ello,
debemos realizar reevaluaciones internas al menos una vez al año y someternos a
las auditorías que plantee la aduana. Esta es la fase de gestión de la certificación.