Pengendalian

Dokumen Eksternal
No. Dokumen :
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman :
PKM Abraham Hamadi
NIP : 1966040119891211
MANIMERI
1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah sistem pengelolaan dokumen / surat menyurat, yang
meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen yang terkait dengan sistem
manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
2. Tujuan Untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan
sistem manajemen mutu pelayanan
3. Kebijakan -
4. Referensi 1. Undang-Undang RI No. 36 Thaun 2009 Tentang Kesehatan
2. Permenkes RI No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
5. Prosedur/Langkah- 1. Menetapkan jenis dokumen dan rekaman Kepala Puskesmas / MR / Pemegang
langkah Program/Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali,
meliputi : Pedoman Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
2. Membuat dokumen dan rekaman Wakil Manajemen menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur kerja dan Instruksi Kerja Terdiri
dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),
Unit terkait, Referensi, Dokumen Terkait, Catatan Revisi/Perubahan.
3. Mengesahkan isi dokumen dan rekaman Setiap dokumen terkendali harus mendapat
bukti persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas.
4. Memberikan identitas dokumen Setiap dokumen terkendli memiliki bagian header
yang merupakan identitas dokumen yang berisi : judul dokumen, nomor kode
dokumen, terbitan(dua gigit) , revisi (dua gigit), tanggal mulai berlaku , halaman,
penanggung jawab (disiapkan,diperiksa,disahkan)
5. Memberikan penomoran dokumen Setelah disahkan , sekretariat ISO memberi
nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian :
a. Penomoran manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I
menunjukan jenis dokumen MM untuk manual mutu PK untk prosedur kerja
FORM untuk formulir yang digunakan Bagian II menunjukan unit yang
membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3
digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran
dokumen : PK/bpg/001/15 Artinya : PK: Jenis dokumen prosedur kerja BPG:
BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015
b. Penomoran formulir Contoh : FORM/BPG/001/15 From menunjukkan jenis
dokumen dan rekaman artinya : jenis dokumen formulir BPG : BP Gigi 001
nomor urut dokumen 15 tahun 2015
6. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat ditertibkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari kepala puskesmas
 b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti penerimaan
dokumen
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara daftar
induk prosedur kerja, instruksi kerja formulir yang ada pada bagian, sub bag.
Bidang atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap dengan
persetujuan MR
7. Merevisi dokumen dan rekaman, Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada kepala puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. Menerbitkan ulang dokumen dan rekaman, Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang
jika :
a. Terjadi perubahan sistim mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. Melakukan penarikan dan pemusnaan dokumen dan rekaman
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik. Dimusnakan dengan cara
dibakar dan di catat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap dan
disimpan sebagai arsip
d.

6.
7.
8.

d. formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan

oleh MR.
10. Melakukan peninjauan ulang dokumen
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali.
11. Melakukan pengendalian dokumen eksternal
Kordinator unit/ pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan
formulir daftar dokumen eksternal, bila suatu dokumen
eksternal sudah tidak di gunakan MR menarik dokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar
dokumen eksternal.
6. Bagan Alir
7. Hal-Hal 1. Catatan Revisi perubahan
yang harus 2. bukti penerimaan dokumen
diperhatika 3. usulan revisi
 n 4. bukti penarikan dokumen
5. berita acara pemusnahan dokumen
8. Unit Terkait Seluruh program terkait
9. Dokumen 1. Formulir bukti penerimaan dokumen
Terkait 2. Formulir daftar induk dokumen
3. Formulir daftar induk formulir
4. Formulir usulan revisi
5. Formulir bukti penarikan dokumen
6. Formulir berita acara pemusnahan dokumen
7. Formulir daftar induk dokumen eksternal.

10. Rekaman
Historis
Perubahan No Yang Dirubah Isi Tgl Mulai
Perubahan Diberlakukan