PUSKESMAS WARA BARAT No.

Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat Oleh
Kelompok I

Diperiksa Oleh WMM

Disetujui dan Disahkan

Kepala Puskesmas
Oleh
 PUSKESMAS WARA BARAT No. Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

1.0 TUJUAN
Tujuan prosedur ini menguraikan cara-cara untuk menangani semua dokumen yang
berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen tersebut
dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.

2.0 RUANG LINGKUP

Berlaku terhadap dokumen Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di Puskesmas dan
yang berhubungan dengan itu.

3.0 REFENSI
Standar ISO 9001:2008 pasal 4.2.3

4.0 DEFENISI
Dokumen : pedoman untuk bekerja

5.0 PROSEDUR
5.1 Tanggung Jawab
Tanggung jawab untuk memperoleh keyakinan, bahwa semua dokumen yang
berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dikendalikan dengan baik, terletak
pada Wakil Manajemen Mutu.

5.2 Identifikasi Dokumen

5.2.1 Prosedur diberi identifikasi dengan kode POS dan nomor
5.2.2 Formulir diberi identifikasi sesuai dengan kode unit.
5.2.3 Identifikasi untuk dokumen-dokumen selain yang disebut diatas
diidentifikasi dengan judul nama dokumennya,

5.3 Pengesahan
5.3.1 WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan pedoman mutu.
Sebelum diterbitkan asli dan semua salinan pedoman Mutu harus diperiksa
oleh WMM dan disahkan oleh kepala Puskesmas. Perubahan pada
Pedoman Mutu harus disetujui oleh Kepala Puskesmas setelah ditinjau
oleh WMM.
 PUSKESMAS WARA BARAT No. Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

5.3.2 WMM mengkoordinasi penyusunan prosedur dan mengesahkan asli dan

salinan terkendali. Perubahan prosedur diusulkan oleh staf atau personal
lainnya kepada WMM untuk dilaksanakan dan disahkan oleh WMM.
5.3.3 Apabila diperlukan, Instruksi Kerja/Working Instruction (WI) disusun dan
diterbitkan oleh fungsi terkait dan disahkan oleh kepala dari fungsi terkait
atau oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM)
5.3.4 Formulir seperti yang disebut dalam 5.2.2 disah oleh masing-masing
pimpinan unit yang terkait setelah diperiksa.
5.3.5 Perubahan dokumen dapat diusulkan oleh staf, atau personil lainnya di
puskesmas dan diajukan kepada WMM. Persetujuan harus diperoleh dari
personil yang semula mengesahkan dokumen tadi atau oleh personil lain
yang ditunjuk.
5.3.6 Perubahan-perubahan dokumen harus ditinjau dan disahkan oleh otoritas
yang sama dengan yang meninjau dan mengesahkan sebelumnya, kecuali
ditentukan lain.
Informasi dan latar belakang yang mendasari penyusunan dokumen yang
ditinjau harus tersedia bagi fungsi yang tersedia bagi fungsi yang
melakukan tinjauan tersebut.
Nota perubahan digunakan sebagi pengantar untuk suatu perubahan
dokumen, harus disimpan/dipelihara oleh Wakil Manajemen Mutu atau
yang ditunjuknya.
5.3.7 Perubahan bagian dokumen harus dijelaskan pada lembar pengendalian
atau lampiran yang disertakan atau dengan cara lain yang sesuai.

5.4 Pengendalian
Pengendalian dokumen dapat dilakukan melalui jaringan komputer kantor (LAN).
WMM dapat mengakses file masing-masing bagian, namun tidak dapat
merubahnya (read only). Demikian pula sebaliknya masing-masing bagian dapat
mengakses file WMM maupun bagian. Hal ini dilakukan guna menghindari
banyaknya file hard copies.
5.4.1 Salinan dokumen yang terkendali harus diberi tanda “TERKENDALI”
dengan stempel, dengan huruf berwarna selain hitam, atau pengesahan
aslinya dengan tanda-tanda asli. Dokumen induk/asli tidak distempel,
tetapi dengan tanda tangan asli.
5.4.2 Dokumen terkendali harus selalu digantikan dengan yang baru bila ada
perubahan, sedangkan dokumen yang lama ditarik kembali dan
dimusnahkan.
 PUSKESMAS WARA BARAT No. Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

5.4.3 Dokumen yang tidak berlaku lagi, tetapi perlu disimpan sebagi referensi,
harus distempel “KADALUARSA” dari warna yang bukan hitam.
5.4.4 Bagian-bagian harus mengendalikan dokumen di bagiannya masing-
masing dan memelihara daftar dokumen dan daftar rekaman yang berlaku
untuk bagian masing-masing.
5.4.5 Salinan Pedoman Mutu dan Prosedur, pada WMM harus berupa dasinan
induk (master copy), selain Daftar Induk.
5.4.6 Untuk dokumen luar
Bagian-bagian yang menerima dokumen dari luar harus mengendalikan
distribusi dokumennya, kemudian dokumen luar tersebut harus
dimasukkan kedalam daftar dokumen. Bagian-bagian dapat memberikan 1
(satu) salinan daftardokumen luar kepada Wakil Manajemen Mutu atau
memberi kebebasan bagi WMM untuk mengakses file Daftar Dokumen
5.4.7 Brosur-brosur yang dibuat oleh Puskesmas dan dipergunakan sebagai
bahan promosi harus disimpan/dipelihara oleh bagian yang ditugaskan,
penyimpanan menggunakan sistem sedemikian sehingga memudahkan
pencarian dan pengambilannya
5.4.8 Semua barang cetakan atau brosur untuk keperluan promosi hanya dapat
dicetak/diterbitkan bila ada persetujuan Kepala Puskesmas setelah ditinjau
oleh WMM atau personil yang ditunjukan
5.4.9 Setiap halaman Pedoman Mutu, prosedus yang direvisi harus diidentifikasi
dengan nomor, revisi, tanggal revisi, nomor dan jumlah halamannya.

5.5 Status revisi

5.5.1 Revisi diberi nomor urut angka ( 0, 1, 2, 3 dst).
5.5.2 Semua revisi harus dicatat pada lembar pengendalian yang memuat uraian
tentang revisi tersebut.
5.5.3 Khusus untuk daftar dokumen, status revisinya diidentifikasi dengan
tanggal pengesahan dokumen terkendali.

6.0 DOKUMENTASI
Lampiran
 (A) Formulir Daftar Dokumen
 (B) Contoh Cap/Stempel
 (C) Rincian Revisi
 PUSKESMAS WARA BARAT No. Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

Lampiran A

BAGIAN : TATA USAHA

DAFTAR INDUK DOKUMEN

Nomor/Tempat Tanggal
No Judul Dokumen No. Revisi
Dokumen Berlaku
 PUSKESMAS WARA BARAT No. Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

Lampiran B : Contoh Cap / Stempel Pengendalian Dokumen

1. Salinan / copy dokumen yang dikendalikan diberi cap/stempel berikut, dengan warna
selain hitam di halaman depan :

Terkendali

Copy No. :
Dikeluarkan oleh :
Tgl Dikeluarkan :

2. Dokumen yang sudah tidak valid/ tidak berlaku/ direvisi, tetapi masih perlu disimpan
diberi cap/stempel berikut dengan warna selain hitam :

kadaluwarsa

Jangan dipakai

3. Dokumen yang diterima dari luar, di beri tanda cap/ stempel berikut :

Diterima
Dari Tgl.
 PUSKESMAS WARA BARAT No. Dokumen :
PROSEDUR MUTU Revisi :
Tanggal :
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman :

Lampiran C

FORMULIR RINCIAN REVISI

Revisi tanggal :
..........................................................................................................................................
..........................

Tempat yang direvisi :

..........................................................................................................................................
...................

Sekarang berbunyi :
..........................................................................................................................................
............

..........................................................................................................................................
............

Semula :
..........................................................................................................................................
.....................

..........................................................................................................................................
...............

Pengendalian dokumen :

(....................................)