BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam melaksanakan suatu kegiatan produksi baik produksi barang atau jasa
(pelayanan), suatu organisasi tidak terlepas dari berbagai jenis sistem yang
diimplementasikan. Pada tahap awal implemetasinya adalah tahapan perencanaan,
penunjukan SDM, membangun dan membuat dokumen. Selanjutnya dokumen kerja
diimplementasikan. Untuk menjamin keefektifan implementasi sistem, maka wajib
dilaksanakan Audit.
Jika Sistem Manajemen Mutu distandarkan oleh ISO 9001:2015, maka Audit
distandarkan pada ISO 19011:2005 yaitu Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu /
Lingkungan. Apa itu audit? Berdasarkan standar ini, Audit adalah proses yang sistematik,
independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya
secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Apa itu
bukti audit? Bukti audit adalah rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain
yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi, bukti audit mungkin bersifat
kualitatif atau kuantitatif. Sedangkan Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan,
prosedur atau persyaratan, kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap
bukti audit. Dalam melaksanakan proses Audit yang paling diutamakan adalah membuat
Program Audit. Program Audit adalah serangkaian atau lebih yang direncanakan dalam
waktu tertentu dan dengan maksud tertentu. Setelah adanya Program Audit, hal terpenting
selanjutnya adalah menentukan ruang lingkup dan tujuan audit. Tujuan Audit misalnya
untuk memenuhi persyaratan sertifikasi standar sistem manajemen, tujuan komersial,
persyaratan pelanggan dan memberi masukan bagi peningkatan sistem manajemen.
Selanjutnya penentuan ruang lingkup yaitu apakah seluruh unit kerja yang diaudit atau
hanya unit tertentu, dan apakah seluruh elemen persyaratan yang diaudit atau ada
pengecualian. Laporan audit isinya antara lain adalah gambaran umum pelaksanaan audit,
jumlah temuan, tindaklanjut temuan, dan kesimpulan audit. Output dari pelaksanaan
Audit adalah continual improment, yaitu tindakan koreksi apa yang akan diambil untuk
memperbaiki sistem dan selanjutnya ketidaksesuain yang ditemukan tidak akan terulangi
kembali di periode berikutnya. Dengan pelaksanaan audit yang terprogram dan terencana
dengan baik tentu akan memberikan dampak positif bagi peningkatan mutu organisasi.

1
B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa Pengertian Audit ?
2. Apa Saja Jenis-Jenis Audit Qms?
3. Apa Saja Prinsip-Prinsip Audit ?
4. Siapa Saja Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Audit Qms?
5. Bagaimana Proses Audit ?
6. Bagainama Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2000?

C. TUJUAN PENULISAN
Adapun tujuan makalah ini adalah untuk :
1. Mengetahui Apa Pengertian Audit
2. Mengetahui Apa Saja Jenis-Jenis Audit Qms
3. Mengetahui Apa Saja Prinsip-Prinsip Audit
4. Mengetahui Siapa Saja Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Audit Qms
5. Mengetahui Bagaimana Proses Audit
6. Mengetahui Bagainama Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2000

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN AUDIT
Audit adalah sebuah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk
mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
seberapa jauh kriteria yang telah disetujui terpenuhi.
Audit bukan hanya sekedar pemeriksaan yang bisa dilakukan seenaknya oleh
siapapun dan yang hasilnya bisa dijabarkan secara lisan. Berdasarkan definisi audit yang
diberikan dalam ISO 9000 dan ISO 19011 serta deskripsi kegiatan audit yang diberikan
dalam ISO 19011, audit haruslah:
1. Sistematis
Yaitu dipersiapkan dengan seksama sebelumnya dan dilaksanakan sesuai rencana;
2. Independen
Yaitu dilakukan oleh auditor yang imparsial yang tidak terkena pengaruh dari pihak
manapun terkait dengan ikatan, keuangan atau bidang lain dalam organisasi;
3. Terdokumentasi
Yaitu didasarkan pada bukti terdokumentasi dan hasilnya dimasukkan dalam laporan
dokumentasi resmi.

B. JENIS-JENIS AUDIT QMS

Dalam terminologi komersial dan sertifikasi, organisasi yang menyediakan barang
atau jasa biasanya disebut pihak pertama, sementara konsumen yang membeli produk
atau jasa disebut pihak kedua. Dalam konteks yang sama, pemberi sertifikat yang

3
 independen baik bagi pemasok dan pembeli disebut pihak ketiga.

1. Audit internal (audit pihak pertama):

Audit dilaksanakan oleh, atau atas nama, Perusahaan itu sendiri untuk tujuan
internal. Audit internal bisa menjadi dasar untuk deklarasi kesesuaian diri organisasi.
2. Audit eksternal (audit pihak kedua dan ketiga):
Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan pada
Organisasi (misalnya konsumen). Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh badan register
atau badan sertifikasi eksternal yang independen

C. PRINSIP-PRINSIP AUDIT

4
D. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM AUDIT QMS

Sejumlah pihak mungkin terlibat dalam proses audit, masing-masing memiliki

kepentingan dan kewajiban tertentu.
Dalam sebagian besar kasus, klien organisasi auditor adalah pihak yang diaudit itu
sendiri, yaitu organisasi yang telah menyusun QMS dan ingin sistem tersebut diaudit
untuk alasan internal atau untuk mendapatkan sertifikat atau kesesuaian dengan ISO
9001. Namun, ada kasus-kasus dimana permohonan untuk audit mungkin berasal dari
pihak eksternal perusahaan yang akan diaudit.
Misalnya, pembeli skala besar yang ingin memerika QMS dari calon pemasok
sebelum membeli barang dari pemasok tersebut; atau sebuah bank atau perusahaan
asuransi yang ingin memeriksa kemampuan organisasi dalam hal persaingan dan resiko
kerugian sebelum meminjamkan uang pada organisasi tersebut atau memberikan polis
asuransi pada perusahaan tersebut untuk menutupi kerugian.
Klien adalah pihak yang menentukan tujuan dan kriteria audit. Kriteria audit mungkin
disesuaikan dengan ISO 9001 atau serangkaian persyaratan lain. Klien berhak menerima
laporan audit dan dia membayar biaya pelaksanaan audit tersebut (meski dia bisa
membebankan biaya tersebut pada pihak yang diaudit sebagai bagian dari kesepakatan
mereka).
Pihak yang diaudit berkewajiban untuk memberikan data dan informasi pada
organisasi auditor dan untuk bekerjasama penuh dengan mereka. Biasanya, pihak yang
diaudit akan menerima salinan laporan audit, kecuali jika ada kesepakatan yang
menyatakan sebaliknya antara klien audit dan pihak yang diaudit. Dalam semua kasus
ini, pihak yang diaudit memiliki hak atas kerahasiaan, yang berarti tim audit maupun

5
 penerima laporan audit tidak bias mengungkap isi audit tersebut ke pihak luar tanpa
persetujuan dari pihak yang diaudit.
Auditor bertanggung jawab untuk menentukan cakupan audit (dalam hal lokasi, unit
dan kegiatan), melaksanakan audit dan melaporkan hasilnya pada pihak yang ditunjuk
oleh klien audit.

E. PROSES AUDIT QMS

Sebagaimana halnya proses sistematis apapun, audit terdiri dari beberapa tahap:
1. Menyusun kemungkinan dilakukannya audit
Sebelum memulai audit, organisasi auditor harus memastikan bahwa audit bias
dilakukan. Perusahaan auditor tersebut harus memperhatikan faktor-faktor seperti:
ketersediaan informasi yang cukup untuk merencanakan audit; kerjasama yang cukup
dari pihak yang diaudit; ketersediaan waktu dan sumberdaya yang cukup. Jika audit
tidak bisa dilakukan karena kurangnya salah satu dari tiga hal diatas, organisasi
auditor harus memberikan alternatif bagi klien audit.
2. Melaksanakan audit
Dengan menentukan tujuan, cakupan dan kriteria audit, langkah selanjutnya
adalah menyusun tim audit dan menunjuk pemimpinnya. Setelah hal ini dilakukan,
pihak yang akan diaudit dihubungi.
Tujuan bisa berupa: pemeriksaan kesesuaian dengan ISO 9001; pemeriksaan
kemampuan untuk memastikan kesesuaian dengan hokum, perundangan dan/atau
persyaratan kontrak; menentukan bidang yang bisa diperbaiki. Cakupan ditentukan
dalam hal lokasi, unit, kegiatan dan proses organisasi.

6
 3. Mengkaji dokumen
Pengkajian dokumen yang terkait dengan QMS yang akan diaudit mencakup
catatan dan laporan audit sebelumnya.
4. Mempersiapkan kegiatan audit di tempat
Dengan mempersiapkan rencana audit termasuk tanggal dan tempat audit serta
unit yang akan diaudit, langkah selanjutnya adalah menentukan pekerjaan para
anggota tim audit. Persiapan kegiatan audit di tempat juga mencakup persiapan
dokumen kerja yang akan digunakan oleh tim audit termasuk prosedur audit, daftar
periksa, rencana pengambilan sampel dan formulir untuk mencatat informasi, bukti,
penemuan dan rapat.
5. Melaksanakan kegiatan audit di tempat
Merupakan inti dari proses audit. Mencakup rapat awal antara tim audit dengan
perwakilan pihak yang akan diaudit, pengumpulan informasi melalui kajian dokumen
dan catatan, wawancara dan kunjungan lapangan dan, yang terakhir, rapat akhir untuk
memberitahu hasil audit pada perwakilan pihak yang diaudit.
6. Menyusun laporan audit
Mencakup kesimpulan audit dan informasi lain yang relevan dengan audit, seperti
kesepakatan tindakan-tindakan untuk tindak lanjut. Dengan pendistribusian laporan
audit kepada penerima yang ditentukan oleh klien audit, audit telah selesai.
Tindak lanjut audit mungkin berlanjut setelah penyelesaian audit, misalnya untuk
memeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan untuk memastikan kesesuaian dengan ISO
9001.

F. MENDAPATKAN SERTIFIKASI ISO 9001:2000

1. Proses Sertifikasi
Akreditasi pemberi sertifikat QMS jelas meningkatkan nilai sertifikasi di tingkat
nasional. Namun, akreditasi ini tidak banyak membantu untuk mencapai
keberteriman lintas negara atas sertifikat QMS.
Saat globalisasi berkembang, keberterimaan lintas negara atas sertifikat ISO 9000
menjadi masalah penting untuk menghindari sertifikasi ganda yang bias menjadi
penghambat perdagangan internasional. Tujuannya disini adalah untuk menyusun
infrastruktur internasional yang akan menjamin keberterimaan sertifikat ISO 9000
secara luas berdasarkan pada satu penilaian.
7
 Jika Perusahaan telah beranggapan bahwa QMS sudah bagus dan berfungsi, inilah
saat untuk memilih badan sertifikasi yang cocok. Organisasi harus mendasarkan
pemilihan tersebut berdasarkan hal-hal berikut:
1. kompetensi dan profesionalisme badan sertifikasi yang akan menjamin
kelancaran proses sertifikasi;
2. pengalaman dengan organisasi serupa dalam hal ukuran, kompleksitas dan
sektor industri untuk memastikan bahwa auditor akan bekerja dengan efisien
dan mencapai tujuannya tanpahambatan;
3. Badan sertifikasi yang terakreditasi pasti selalu dipilih untuk memastikan
kompetensi dan keadilan. Badan sertifikasi yang sertifikatnya berterima di
pasar target Organisasi harus dipilih. Keberterimaan ini bisa dipastikan
melalui asosiasi badan sertifikasi dalam system pengenalan oleh pemberi
sertifikat lainnya atau lewat akreditasi (misalnya anggota IAF/MLA).
Pembahasan lebih jauh tentang keberterimaan sertifikasi bisa ditemukan dalam
Kuliah 7 – Audit dan Sertifikasi QMS.
4. Pengalaman menunjukkan bahwa organisasi yang melaksanakan pra-audit
sebelum melaksanakan audit sertifikasi resmi memiliki peluang lebih besar
untuk meluluskan audit sertifikasi dengan tingkat ketidaksesuaian yang
minimum.

8
 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Audit adalah sebuah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk
mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
seberapa jauh kriteria yang telah disetujui terpenuhi. Berdasarkan definisi audit yang
diberikan dalam ISO 9000 dan ISO 19011 serta deskripsi kegiatan audit yang diberikan
dalam ISO 19011, audit haruslah: Sistematis, Independen, Terdokumentasi. Sejumlah
pihak mungkin terlibat dalam proses audit, masing-masing memiliki kepentingan dan
kewajiban tertentu. Dalam sebagian besar kasus, klien organisasi auditor adalah pihak
yang diaudit itu sendiri, yaitu organisasi yang telah menyusun QMS dan ingin sistem
tersebut diaudit untuk alasan internal atau untuk mendapatkan sertifikat atau kesesuaian
dengan ISO 9001. Namun, ada kasus-kasus dimana permohonan untuk audit mungkin
berasal dari pihak eksternal perusahaan yang akan diaudit. Sebagaimana halnya proses
sistematis apapun, audit terdiri dari beberapa tahap:
1. Menyusun kemungkinan dilakukannya audit
2. Melaksanakan audit
3. Mengkaji dokumen
4. Mempersiapkan kegiatan audit di tempat
5. Melaksanakan kegiatan audit di tempat
6. Menyusun laporan audit

B. SARAN

1. Keterbatasan waktu yang ada, sebaiknya mengoptimalkan petugas yang dimiliki

dengan membagi tugas untuk melakukan persiapan dengan koordinasi yang matang.

2. Sosialisasi sebaiknya dilakukan dalam lingkup instalasi agar petugas yang tidak
menjadi tim ISO juga dapat mengetahui terkait klausul-klausul ISO, persiapan yang
dilakukan hingga temuan dan perbaikan karena ISO tersebut akan diterapkan.