PENGENDALIAN

REKAMAN PUSKESMAS

No. Dokumen : 440/SOP.031

Pkm.Csg/I/2019
SOP No Revisi : 00
Tanggal terbit : 05 / 01 / 2019
Halaman : 1/2

UPTD AGUS MULYANTO,

PUSKESMAS SKM., S.Kep Ners., MM
CISAGA NIP.196807301989031001

1. Pengertian  Pengendalian rekaman merupakan pengendalian yang berisi

catatan informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

 Jenis rekaman dapat berupa Laporan Bulanan Upaya

Pelaksanaan Kegiatan, Gambar hasil kegiatan, Grafik,Visum,
Surat undangan dan Data Komputer
2. Tujuan  Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
mengendalikan dan memelihara rekaman puskesmas

 Memudahkandibaca, diambil dan ditunjukkan bila diperlukan.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor 440/Kpts.030/Pkm.Csg/I/2019
tentang Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman di
UPTD Puskesmas Cisaga

4. Referensi Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.4 Pengendalian

Rekaman.
5. Langkah - A.Penyimpanan Rekaman
langkah 1) KTU menetapkan jangka waktu penyimpanan rekaman yang
akan disimpan (10 tahun)dan bila telah melampaui masa
simpan, maka rekaman dapat dimusnahkan atau
diperpanjang masa simpannya sesuai dengan kebijakan dari
Wakil Manajemen
2) Rekaman harus di simpan pada media yang aman dan sesuai
dengan jenis rekaman yang disimpan.
3) Selama disimpan, rekaman harus dijaga agar tetap mudah
dibaca dan diambil untuk ditunjukkan bila diperlukan.
4) Media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai dengan jenis
dan nama rekaman yang disimpan.
5) Rekaman yang disimpan harus dicatat pada Daftar Rekaman
yang Disimpan
6) Untuk Rekaman yang bersifat rahasia (seperti : Hasil Medical
 Check Up,Data base pegawai , hasil investigasi kecelakaan
kerja) dan diberi label RAHASIA
B. Pemusnahan Rekaman,
1) Sebelum memusnahkan rekaman, pemelihara rekaman
membuat Berita Acara Pemusnahan dan harus disetujui oleh
Wakil Manajemen
2) Rekaman yang dimusnahkan harus dicatat dalam Daftar
Rekaman yang Dimusnahkan
6.Diagram Alir
KTU menetapkan jangka waktu
penyimpanan

Petugas mencatat pada Daftar

Rekaman yang Disimpan

Petugas memasukkan dokumen

dalam file folder yang sesuai

7.Unit Terkait KTU, PJ Program, Pelaksana, Wakil manajemen

8. Rekaman historis perubahan

No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai diberlakukan

 PENGENDALIAN
REKAMAN PUSKEMAS
No. Dokumen : 440/SOP.031
Pkm.Csg/I/2019
DAFTAR
No Revisi : 00
TILIK Tanggal terbit : 05 / 01 / 2019
Halaman : 1/1

UPTD AGUS MULYANTO,

PUSKESMAS SKM., S.Kep Ners., MM
CISAGA NIP.196807301989031001

No Kegiatan Ya Tdk TB.

1 Apakah KTU menetapkan jangka waktu penyimpanan
rekaman yang akan disimpan (10 tahun)dan bila telah
melampaui masa simpan, maka rekaman dapat
dimusnahkan atau diperpanjang masa simpannya sesuai
2 dengan kebijakan dari Wakil Manajemen
Apakah rekaman harus di simpan pada media yang aman
3 dan sesuai dengan jenis rekaman yang disimpan.
Apakah selama disimpan, rekaman harus dijaga agar tetap
4 mudah dibaca dan diambil untuk ditunjukkan bila
diperlukan.
5 Apakah media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai
dengan jenis dan nama rekaman yang disimpan.
6 Apakah rekaman yang disimpan harus dicatat pada Daftar
Rekaman yang Disimpan
Apakah rekaman yang bersifat rahasia (seperti : Hasil
B Medical Check Up,Data base pegawai , hasil investigasi
7 kecelakaan kerja) dan diberi label RAHASIA
Pemusnahan Rekaman
Apakah sebelum memusnahkan rekaman, pemelihara
8 rekaman membuat Berita Acara Pemusnahan dan harus
disetujui oleh Wakil Manajemen
Apakah rekaman yang dimusnahkan harus dicatat dalam
Daftar Rekaman yang Dimusnahkan
Jumlah
CR: …………………………………………%.

Cisaga,
Pelaksana/ Auditor

(………………………….)