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INFORME AA1

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la


comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un
proceso normal de compras. En el informe además de describir las actividades,
debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

La contratación del CONFECCIONES S.A se rige por las normas de derecho


privado previstas en la legislación mercantil, Financiera y civil, así como las demás
codificaciones normativas.
Con el fin de asegurar la calidad de los procesos de compras, y de los productos y
los servicios adquiridos a través de los mismos, se ha establecido el proceso de
soporte Gestión de Contractual.

OBJETIVO: Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización


de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios, así como la posterior
tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrega de productos
o servicios que cumplen todo lo requerido por la organización.

ALCANCE: Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación y


definición de necesidades de compras de materiales, equipos o contrataciones de
servicios, finalizando con la recepción de los mismos en la empresa.

DOCUMENTACION APLICABLE: Manual de calidad ISO 9001:2015

RESPONSABILIDADES: El Supervisor General recibe la solicitud de compra de la


mercadería necesaria para la venta de parte de los jefes de bodega, por los
elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones
o mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la
conserjería o por cualquier empleado.

El Supervisor General es el responsable por los trámites correspondientes de


contratación y ejecución instalación de las solicitudes. Para el caso de los
productos para la venta, los jefes de bodega asisten al supervisor general en
cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos relacionados con el
producto o servicio.
En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el supervisor general
reunirá toda la información necesaria para contactar al especialista adecuado,
para el caso en particular.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA ORGANIZACION

 Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los


proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los
productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los
artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo
económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.

 Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos


impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.

 Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas


de un proceso dimensionan la calidad (definida por mí) que el producto
tendrá al final.

 Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de


cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros
procesos (clientes internos) necesarios para realizar su labor. Si estos no
son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros
procesos.

CONCEPTOS RELATIVOS A LAS COMPRAS

 Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Un


proveedor puede ser un productor, un distribuidor, un minorista, el vendedor
de un producto, el prestador de un servicio.

 Cliente: Organización o persona que recibe un producto. También llamado


cliente externo. Un cliente puede ser una persona, el usuario final, un
minorista, un beneficiario, un comprador, un mayorista.

 Cliente interno: Elemento de la empresa que recibe el producto (salida) de


otro elemento para realizar su función.

 Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o


éxito de una organización.
COMO GESTIONAR EL PROCESO DE COMPRAS

Ya entrando en materia, partamos teniendo en mente que la empresa tiene


la necesidad constante de adquirir recursos: Humanos, de medio ambiente,
infraestructura y de materiales. Sin estos recursos, la empresa no va a funcionar.
Eso por un lado. Para el funcionamiento normal de sus procesos, son necesarios
recursos de personal, de método y de presupuesto, sin los cuales, un proceso no
va a funcionar.
Aclarado lo anterior, abordamos la gestión del proceso de compras, la cual
comprende:

 Identificar los productos críticos a comprar


 Definir especificaciones del producto a comprar
 Planear las compras
 Evaluar y seleccionar proveedores
 Realizar el trámite de compra
 Verificar el producto comprado
 Re-evaluar proveedores
 Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y
mejora)

IDENTIFICAR Y DEFINIR LAS ESPECIFICACIONES DE LOS PRODUCTOS A


COMPRAR

Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar las
compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos los aspectos
relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones) definidos:
Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son
muy variables en función del sector y necesidades de la organización.

Te recomiendo se identifiquen los productos críticos en las compras de la


empresa. Estos productos críticos son aquellos que impactan directamente el
negocio.

Te propongo el siguiente formato para identificar productos críticos, pero de nuevo,


estos formatos son muy variables y varían de acuerdo a la actividad de la
empresa. En él se muestra el producto o servicio que vende la empresa, cuáles
son sus características y con base en ello, cuál es el producto crítico, a qué
proceso y producto final impacta, si se compra en paquetes y cuál su índice de
criticidad.
SII-CO-
Código:
Formato Identificación de productos XX
críticos Versión: 1

Característica Impacto Criticida


Producto s cualitativas/ d
Producto a
terminado a cuantitativas Cantidad (alta-
comprar Producto
vender producto a Proceso media-
final
vender baja)

NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances
solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en
la cual se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende
los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y
especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos
materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se
procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es
responsabilidad del Responsable de Compras.

PLANEAR LAS COMPRAS

La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de


demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, me abastezco
de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de demanda definido, se
crea un programa de compras, el cual establece el producto, las cantidades a
comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me
permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos,
permite disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento que le brindo al
producto, en caso de que sea frágil o pueda caducar.
DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS

La Gestión de Compras es responsabilidad del coordinador de material el cual


debe asegurarse de:

a) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente


definidos, según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables
de la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas
responsables de su aprobación.

SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR EL PROVEEDOR

Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función


de su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen
entonces, criterios de selección de proveedores. Cada organización considerará
los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes considerados por
empresas son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado,
que tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta
forma, la organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará.

Algunas organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo, los


clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema
de gestión de calidad. Por ende, establecen criterios para considerar un proveedor
crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual es
permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control sobre el
proveedor depende del impacto sobre el producto final

Para evaluar un proveedor, es necesario se definan criterios de evaluación.


Como en la selección, cada organización considerará cuáles criterios considera
pertinentes. Criterios como cantidad, calidad, oportunidad son comúnmente
usados por las organizaciones para medir el desempeño, el número de no
conformidades también puede ser útil. Los criterios pueden variar de acuerdo al
proveedor, pues no a todos se les mide lo mismo.

Transcurrido un tiempo, el proveedor será reevaluado para determinar cómo ha


sido su desempeño a través del periodo en cuestión, y del resultado de esta
evaluación se define si el proveedor continúa, si debe mejorar o si se va. En caso
de que tenga que mejorar, es común que algunas empresas soliciten planes de
mejoramiento a sus proveedores para que estos aumenten su calificación de
desempeño y se mantengan como proveedores. Esta evaluación debe hacerse
por lo menos una vez al año.

En el siguiente esquema te muestro la mecánica general de lo que te acabo de


mencionar:

IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales e


insumos a comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los
proveedores más idóneos y aptos de acuerdo a los lineamientos del procedimiento
Selección, evaluación y re-evaluación de proveedores externos.

EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son los


proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización por escrito
(E-mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que
brinde las mejores condiciones comerciales. El pedido se realizará según el
formato “Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o
jefatura correspondiente.

GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia o Jefatura


correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de Compra según
formato. Dicha orden de compra deberá contener toda la información necesaria de
la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros.
Se deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el Responsable de
compras, una para el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya
se le haya enviado dicha orden por e-mail. Es tarea del Responsable de compras,
realizar el seguimiento al proveedor, con la finalidad que se cumpla con los plazos
establecidos y las especificaciones acordadas. Cuando se reciba la factura de la
compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada por Gerencia o Jefatura,
para poder tramitar el pago de la misma.

RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción del material


adquirido es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus
características especificadas en el pedido y orden de compra verificando que
cumpla con todas las que se requirió; y de no ser así se procederá a realizar la
devolución, especificando al proveedor las razones del rechazo.

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la


misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra
característica que incapacite la mercadería para su venta o distribución debe ser
devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general.

f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al


inventario como disponible. Lista para su comercialización.

En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:

a) La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.

b) Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar


y el factor de compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones
necesarias a bajo costo y con el menor tiempo de entrega. Para esto se solicita
una cotización con el detalle del pedido.

c) Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha


contratado, se realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de
encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que no sea
la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al Supervisor general.

d) Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago


de la misma, de acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.

Verificando el producto comprado


Siempre al recepcionar lo solicitado, se debe de verificar (sea con una inspección,
prueba, ensayo, etc.) los aspectos requeridos del producto. Una práctica muy útil
es comparar lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico.
Aquello que no coincide, puede considerarse una no conformidad del proveedor,
según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias (registros) de la
verificación.

ORDEN DE PEDIDO
Dirección CRA 23 NO. 7-88
CELULAR: 3122331333
VILLAVICENCIO
Proveedor:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:
Cantidad Concepto Precio Total

Departamento solicitante Gerencia

V°. B° V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Fecha: Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No.001

Teléfono Forma de Pago:

Entrega:

Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN V.UNIT V.TOTAL

subtotal $ 000
I.V.A.19% $ 000
TOTAL $ 000

APROBADO POR:

ELABORADO POR:
NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa
autorización, La empresa no se hace responsable por artículos enviados que no
aparecen en la orden de compra. El número de la solicitud de compra debe
aparecer en la factura.

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS Códig Versión: 1


o:XXX
X
OFERTA A OFERTA B OFERTA C (Proveedor)
(Proveedor) (Proveedor)
N° Mercadería Tiempo V. Tota V.Unitario Total V. Total
o Servicio entrega Unitario l Unitario

Total
Criterio de selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora,
recuerde igual calidad En caso de utilizar algún otro. Anotarlo
aquí:
Revisado por Aprobado por
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: XXX Versión: 1
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Domicilio: CIUDAD:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Puntos Criterios
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
10 Provee soluciones a los inconvenientes con el producto
o servicio Productos/servicios
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos.
Escala: 1 mínimo, 10 máximo.
Revisado Aprobado por
Acta de Entrega Recepción de producto

Código XXX

Versión 1

Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes
características:

Nombre de la Persona que entrega:

Nombre de la Persona que recibe:

Departamento que recibe:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DETALLE HORA OBSERVACIÓN

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido
en la fecha y hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

_________________________ _______________________
CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

 Orden de pedido Documentos constitución


 Solicitud de compra Empresa.
 Comparativo de Ofertas Ofertas generadas por
 Evaluación de Proveedores proveedores.
 Acta de Entrega Recepción de Documento de Experiencia
producto reconocida si es posible
certificaciones ISO etc.

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso de evaluación


y reevaluación de proveedores.

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