PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Se debe de tener definida una metodología y unos responsables para realizar las
compras y que esta (la metodología) se informe al proveedor. Todos los aspectos
relevantes en la compra deben tener sus requisitos (especificaciones) definidos:
Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son
muy variables en función del sector y necesidades de la organización.
NECESIDAD DE COMPRA
Se debe realizar la revisión de los requerimientos del cliente, según los alcances
solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las actividades a realizar, en
la cual se definirán cuáles son los materiales y productos necesarios, y por ende
los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las características y
especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si dichos
materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se
procederá al proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es
responsabilidad del Responsable de Compras.
b) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables
de la solicitud de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas
responsables de su aprobación.
ORDEN DE PEDIDO
Dirección CRA 23 NO. 7-88
CELULAR: 3122331333
VILLAVICENCIO
Proveedor:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:
Cantidad Concepto Precio Total
V°. B° V° B°
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Fecha: Proveedor:
Entrega:
Solicitado por:
subtotal $ 000
I.V.A.19% $ 000
TOTAL $ 000
APROBADO POR:
ELABORADO POR:
NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa
autorización, La empresa no se hace responsable por artículos enviados que no
aparecen en la orden de compra. El número de la solicitud de compra debe
aparecer en la factura.
Total
Criterio de selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora,
recuerde igual calidad En caso de utilizar algún otro. Anotarlo
aquí:
Revisado por Aprobado por
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: XXX Versión: 1
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Domicilio: CIUDAD:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Puntos Criterios
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
10 Provee soluciones a los inconvenientes con el producto
o servicio Productos/servicios
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado
Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos.
Escala: 1 mínimo, 10 máximo.
Revisado Aprobado por
Acta de Entrega Recepción de producto
Código XXX
Versión 1
Lugar y fecha:
Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes
características:
Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido
en la fecha y hora indicada.
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CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO