LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DALAM
PENDIDIKAN SISTEM GANDA

Objek Kerja
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN PURWOREJO

Disusun Oleh :

Nama Siswa : Kelas :

1. Rika Yuliana (AP1)

2. Sumaryatun (AP1)
3. Isro Hariyanti (AP2)
4. Leni Muktia Sari (AP2)
5. Wiwit Robingah (AP3)

XII Administrasi Perkantoran

SMK NEGERI 2 PURWOREJOTahun Pelajaran
2014/2015
PENGESAHAN
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini telah disetujui pada :
Hari :
Tanggal :

Oleh

Pembimbing DU/DI Guru Pembimbing

WIRATNA SJOFANDY, S.Sos M. MAKSUM MARDJUKI,S.Pd

NIP.19690329 199303 1 005 NIP. 19560909 198503 1 0008

Mengetahui

Kepala Kepala
DinasKependudukandanCatatanSipilKab. SMK N 2 PURWOREJO
Purworejo

SUKMO WIDI HARWANTO,M.M Drs. SUHIRMAN, M.Pd

NIP. 19590816 198703 1 011

BAB I
PENDAHULUAN

A . Latar Belakang

Didasari dalam rangka meningkatkan wawasan, pengalaman belajar dan penguasaan

keterampilan serta mencetak lulusan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) yang ahli dan
 terampil, antara lain diperlukan adanya upaya berbagai aktifitas belajar,baik di dalam maupun
di luar sekolah.
Salah satu untuk mewujudkan hal tersebut, yaitu dengan menyelenggarakan program
Kegiatan Praktik siswa dalam rangka Praktek Kerja Lapangan (PKL) di dunia kerja terkait
sesuai dengan program keahlian yang telah ditetapkan oleh sekolah. Yang berguna sebagai
kesempatan pengenalan dan pelatihan langsung tentang dunia Praktek Kerja Lapangan
(PKL). Praktek kerja ini juga merupakan syarat mutlak bagi semua siswa yang akan
menyelesaikan studi di SMK N 2 Purworejo agar dapat mengenal dunia kerja yang luas, dan
menerapkan pengetahuan teori yang telah diperoleh selama proses belajar di sekolah,
sehingga dapat menjadikan generasi-generasi yang mampu bersaing dan sudah siap dalam
menghadapi dunia kerja dan sukses berada di dalamnya untuk masa yang akan datang.
Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan selama 4 (empat) bulan dengan 2
(dua) periode.

B . Tujuan Pembuatan Laporan

1. Sebagai bukti bahwa siswa telah mengikuti atau melakukan prakerin.

2. Sebagai tolak ukur bagi sekolah untuk meningkatkan mutu pendidikan.
3. Untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap kegiatan praktek kerja industri.
4. Untuk mengetahui hasil yang di capai dalam praktek kerja industri.
5. Agar siswa dapat terlatih dalam menyelesaikan laporan.
6. Salah satu syarat untuk mengikuti UN/US di SMK.

C. Sistematika Penyusunan Laporan

Untuk menyusun penulisan yang mudah dipahami oleh pembaca sehingga jelas maksud
dan tujuannya, maka secara sistematis penulis membagi menjadi beberapa bab yang saling
terkait antara satu dengan yang lainnya, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Membahas tentang :
• Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
• Dasar Penyelenggaraan Praktek Kerja Lapangan
• Tujuan pembuatan Laporan

BAB II PEMBAHASAN
Membahas tentang :
• Deskripsi Lokasi PKL
• Struktur Organisasi
• Kegiatan Harian Yang dilaksanakan

BAB III PENUTUP

Membahas tentang Kesimpulan, Saran , dan Penutup.
BAB II
PEMBAHASAN

Deskripsi Tempat PKL di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo.

a. Waktu dan Tempat

Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) periode pertama dimulai pada tanggal 02
Februari 2014 sampai 31 Maret 2014, dan periode kedua dimulai tanggal 23 Juni 2014
 sampai 23 Agustus 2014, dilaksanankan pada hari Senin sampai hari Jum'at mulai pukul
07.30 WIB s/d 15.00 WIB, kecuali hari Juma'at mulai pukul 07.30 WIB s/d 11.00 WIB.

b. Tempat Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di Dinas Kependudukan

dan Catatan Sipil berkedudukan di Jl. Tentara Pelajar km 4

c.Visi dan Misi

Visi

Terwujudnya tertib administrasi kependudukan dan pencatatan sipil

Misi

1. Meningkatkan tertib administrasi kependudukan dan pencatatan sipil

2. Meningkatkan pelayanan umum dibidang kependudukan dan pencatatan sipil
3. Meningkatkan kesadaran masyarakat tentang arti pentingya kepemilikan identitas
kependudukan
4. Mengembangkan sistem informasi administrasi kependudukan
5. Meningkatkan kualitas SDM Siak

Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil merupakan suatu lembaga yang bertujuan
mengadakan pendaftaran, pencatatan serta pembukuan yang selengkap- lengkapnya dan
sejelas-jelasnya serta memberi kepastian hokum yang sebesar- besarnya seperti peristiwa
kelahiran, perkawinan dan kematian. Lembaga yang berwenang mengeluarkan register
catatan sipil adalah kantor capil kabupaten/ kotamadya. Yang diberikan hanya salinan
(kutipan ) sedangkan yang asli tersimpan dikantor catatan sipil.
Sedangkan Pencatatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh
seseorang dalam register pencatatan sipil pada Instansi pelaksana. Catatan kependudukan
atau kewarganegaraan tersebut oleh pemerintah untuk memberikan kedudukan hokum
terhadap peristiwanya yang membawa akibat hukum keperdataan dari diri seseorang dimulai
sejak kelahiran sampai peristiwa kematian.
 Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil berlokasi di Jl. Tentara Pelajar Km. 4
tepatnya disebelah barat Pengadilan Negeri Kabupaten Purworejo. Instansi ini
memberlakukan sistem lima hari kerja di mulai dari pukul 07.30 s/d 15.30 WIB, kecuali hari
Jumat di mulai dari 07.30 s/d 11.00 WIB.

a.Sarana dan Prasarana

o Sarana meliputi
o Komputer
o Printer
o Faximile
o Filling Cabinet
o Brief Ordner
o Alat Tulis Kantor
o Kursi,Meja,Almari sebagai tempat penyimpanan berkas maupun buku
o Scanner
o Roll O-Pac
o Mesin e-ktp

b.Prasarana meliputi
o Gedung
o Ruangan Kepala Dinas
o Ruangan Sekretaris
o Ruangan Kepegawaian
o Area Parkir
o Mushola
o Gudang Arsip
o Ruangan Pelayanan
o Mobil milik Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Dalam melaksanakan tugasnya , DISDUKCAPIL membagi area kerjanya menjadi tiga

bagian yaitu, Sekretariat, Bidang Capil, dan Bidang Adminduk.
Berikut akan kita uraikan selengkapnya.

1. Sekretariat

Bidang sekretariat merupakan suatu bidang/ruangan yang digunakan untuk

menangani segala proses surat-menyurat baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam
penangan surat masuk dan keluar instansi ini menggunakan sistim ganda yaitu dengan sistim
buku agenda dan Sistim kartu kendali. Maksudnya dalam pencatatannya surat di catat dalam
buku agenda dan juga dalam kartu kendali.
 Adapun penanganan surat masuk yaitu :

o Setelah surat diterima,kemudian surat diperiksa dan disortir apakah surat tersebut termasuk
surat penting atau rahasia. Kemudian apabila surat penting maka surat dicatat ke dalam buku
agenda dan kartu kendali.
o Kemudian melampirkan lembar disposisi, kartu kendali merah dan kuning bersama surat, dan
di diberikan kepada kepala bidang sekretariat untuk di periksa.
o Kepala sekretariat akan memberikan paraf yang berarti bahwa surat telah diterima dan bisa
dinaikkan kepada selretaris pimpinan untu dinaikkan kembali kepada kepala dinas/pimpinan
untuk dapat diisi disposisi pimpinan.
o Setelah surat sampai ke kepala dinas maka kepala dinas akan memberikan disposisi kepada
pelaksana pengolah surat untuk ditindaklanjuti, surat akan turun dan akan diberikan kepada
sekretaris, kemudian sekretaris akan memberikan kembali surat tersebut kepada kepala
bidang sekretariat untuk ditujukan pada pengolah surat yang dituju untuk segera
ditindaklanjuti.
o Kartu kendali merah disertakan dengan surat sebagai arsip. dan kartu kendali kuning diarsip
berdasarkan pengolah dan kode surat.

Sedangkan penanganan surat keluar sebagai berikut :

o Setelah surat dibuat oleh pengolah surat( rangkap dua) maka surat akan diberikan pada bidang
sekretariat untuk mendapat nomor surat, kemudian surat dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar dan kartu kendali,kemudian salinan surat beserta kartu kendali warna merah
dilampirkan dan dikembalikan kepada pengolah surat, sebagai arsip.
o Surat yang asli diberikan kepada kurir untuk diantarkan ke tempat tujuan.

Dalam pengarsipan surat masuk, surat keluar serta kartu kendali, instansi/bidang sekretariat
ini menggunakan prinsip penyimpanan system subject (pokok masalah).

Selain menangani surat masuk dan surat keluar, sekretariat juga melayani penerimaan
telepon masuk, telepon keluar,beserta faximile. Semua telepon yang masuk ke instansi ini
terpusat pada bidang sekretariat. Sehingga mempermudah pengelolaan informasi maupun
data yang keluar masuk ke instansi ini. Penanganan telepon dilakukan jika terdapat instansi
lain yang menghubungi instansi ini untuk hal-hal tertentu atau karena adanya kepentingan,
maupun instansi sendiri yang akan melakukan telepon ke luar kantor. Maka apabila telepon
berdering, petugas harus segera mengangkat telepon tersebut. Gagang telepon diangkat
menggunakan tangan kiri sebelum telepon berdering melebihi 3 kali. Petugas harus
menanyakan dari siapa atau instansi mana yang menelepon dan kepentingan yang ingin
disampaikan. Sehingga petugas dapat mengetahui dengan jelas untuk menindaklanjuti pesan
yang disampaikan. Apabila penelepon ingin meninggalkan pesan, penerima/petugas dapat
mencatatnya dalam lembar pesan telepon yang disediakan kantor, atau jika
penelepon/instansi lain ingin mengirimkan faximile, penerima segera menekan tombol start
 yang ada pada mesin faximile. Kemudian petugas menuggu agar data yang dikirimkan dapat
diterima dan ditindaklajuti.

2. Bidang Catatan Sipil

Bidang cataran sipil ini bekerja menangani proses pembuatan akta, seperti akta
kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian , akta pengangkatan anak, dll.
Maka dari itu catatan sipil atau sering disebut bidang capil juga membagi area kerjanya
menjadi 2 bagian, satu sebagai bidang pelayanan dan satunya lagi sebagai bidang pencari,
pembuat, hingga pengarsip berkas. Bidang ini sering disebut capil belakang.

Tugas-tugas yang ditangani dibagian pelayanan ini seperti :

1. Melayani permohonan pembuatan akta.

Untuk mengajukan permohonan Akta Kelahiran syarat-syarat yang perlu diberikan yaitu
mengisi formulir permohonan akta kelahiran biasanya diperolah dari desa maupun
instansi dan melampirkan data dukung seperti
a) Formulir pelaporan F2-01.
b) FC Akta Nikah orang tua (legalisir).
c) Surat kelahiran dari penolong kelahiran.
d) Surat kesaksian kelahiran.
e) FC KK orang tua (legalisir).
f) FC KTP orang tua (legalisir).
g) FC KTP kedua saksi (legalisir).
h) Surat kuasa bermaterai Rp. 6000,-
i) Saksi dan pelapor hadir menandatangani Register Akta Kelahiran.
2.Mencatat permohonan akta kedalam buku SK A dan SK B.

Yang dimaksud dengan SK A adalah akta kelahiran yang pembuatannya tidak lebih dari 1
tahun sejak tanggal kelahiran,. Sedangkan SK B adalah akta kelahiran yang pembuatannya
melebihi 1 tahun sejak tanggal kelahirannya.

3.Mencarikan berkas yang bermasalah.

Biasanya dalam pembuatan permohonan akta terdapat kekeliruan data atau kurangmya
persyaratan yang harus dilampirkan maka berkas permohonan akan disimpan dalam tempat
 tersendiri. Berkas-berkas tersebut dikelompokkan sesuai kecamatan masing-masing untuk
mempermudah pencarian. Apabila pemohon mengambil akta kelahiran namun setelah dicari
tidak ada/tidak diketemukan maka akan dicari diberkas yang bermasalah. Setelah berkas
diketemukan maka akan dikembalikan kepada pemohon agar dilengkapi kembali. Setelah
data dilengkapi maka akan diproses sesuai prosedur yang berlaku.

4. Mencarikan data yang terdaftar dalam computer.

Mencarikan nomor seri akta kelahiran pada computer sesuai nama anak .
misal : Anna Mardiyanti nomor aktanya belum diketahui maka dicari dalam komputer yang
telah diprogram online maka akan muncul LU-33060-03022014-0003 beserta nama anak,
tempat tanggal lahir,nama orang tua dll. Setelah diketahui nomor serinya maka akan
dicarikan akta kelahirannya.

5. Melegalisasi akta.

Untuk kepentingan tertentu, akta dapat dilegalisasi dengan syarat melampirkan Akta aslinya.
Legalisasi adalah mengoreksi dan memberikan tanda tangan beserta stempel yang dilakukan
oleh petugas yang berwenang(Kasi (kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, adopsi,
pengakuan, dan pengesahan anak))bahwa akta tersebut benar-benar sah menurut hukum dan
dapat digunakan untuk berbagai kepentingan.

Dalam pembuatan akta kelahiran tidak dipungut biaya, namun untuk pembuatan akta
yang melebihi 60 hari sejak kelahiran akan dikenakan biaya denda.
Proses pembuatan akta kelahiran membutuhkan waktu 2 minggu dihitung dari pendaftaran
hingga tanggal pengambilan.

Hampir sama dengan pelayanan, capil belakang juga menangani seperti :

a) Menyeleksi surat/ naskah akta kelahiran.
Memeriksa dan meneliti kebenaran akta kelahiran dengan register dan berkasnya.
b) Menata dan menyimpan arsip.
Merapikan berkas akta kelahiran dan menatanya kedalam roll o-pack sesuai dengan kode
penyimpanannya.
c) Memberkaskan arsip aktif kelahiran setiap 50 berkas.
Memisahkan dan memberi nomor antara berkas dan register kemudian dijadikan dalam satu
jilid (arsip).
d) Mengetik naskah akta kelahiran pada komputer.
Memasukkan data dari berkas permohonan akta kedalam komputer. Data tersebut meliputi
nama anak, tempat tanggal lahir, nama orang tua dan alamat ibu bayi.
e) Mengambilkan arsip yang sedang dibutuhkan.
Mencari kembali arsip akta kelahiran .

Berbeda halnya dengan sekretariat. Dibidang capil pengarsipan berkas permohonan

akta menggunakan prinsip penyimpanan sistem campuran antara kronologis dan numerik.
Tujuan dari sistem ini yakni untuk mempermudah saat pengambilan berkas jika dibutuhkan.
 3.Bidang Adminduk

Selain pembuatan akta, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga menangani
kegiatan lain khususnya bidang adminduk ini, yaitu pembuatan KK, KTP, dan Surat
Keterangan Pindah.

Untuk pembuatan KTP regular persyaratan yang harus dipenuhi yaitu :

a) Melampirkan blangko permohonan KTP.
b) Fotocopy KK.
c) Foto ukuran 2x3.
d) Cap dari kelurahan.

Sedangkan untuk E-KTP cukup melampirkan KK dan harus melakukan serangkaian

perekaman data. Saat ini pembuatan KTP regular hanya diberlakukan sampai 31 Desember
2014, karena akan diganti dengan KTP-EL yang masa berlakunya seumur hidup.

Begitu juga dengan surat keterangan pindah. Adapun persyaratannya yaitu :

a) Formulir Surat Keterangan Pindah dari kelurahan setempat.
b) Foto berwarna berukuran 4x6 ( 5 lembar).
c) KK Asli.
d) KTP Asli.

Sedangkan untuk pembuatan kk (kartu keluarga) persyaratannya sebagai berikut :

Untuk Pembuatan kk yang baru:
a) Permohonan pembuatan KK (berkas F1.06)
b) Surat pengantar dari desa/kelurahan
c) Mengisi formulir (berkas F1.01)
d) Fotocopy akte kelahiran anggota keluarga

Penggantian Kartu Keluarga:

a) Permohonan pembuatan KK (Berkas F1.06)
b) Surat pengantar dari desa/kelurahan
c) KK yang lama
B. Struktur Organisasi
Agar terciptanyapelayanankerja yang tertib, makadibuatlahalurbaganOrganisasi Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil.

Berikutkitasajikangambarnya.

BAGAN ORGANISASI
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN PURWOREJO

KEPALA DINAS

KEL. JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN PERENC. EVALUA

PELAPORAN

BIDANG PENCATATAN SIP

BIDANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

 SEKSI
KELAHIRAN, KEMATIAN, ADOPSI, PENGAKUAN
SEKSI PENGESAHAN ANAK
PENGELOLAAN INFORMASI DAN
PELAPORAN
SEKSI
SEKSI PERKAWINAN DAN PERCERAIAN
PELAYANAN KEPENDUDUKAN

SEKSI
PENDATAAN DAN PERKEMBANGAN

C. Kegiatan Harian yang dilaksanakan

Selama melaksanakan PKL di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil kami ditempatkan
pada sub-sub bagian yang ada.
Adapun kegiatan yang kami laksanakan pada bagian sebagai berikut ini :
Sub Bagian Sekretariat
a. Mengisi kartu kendali surat masuk dan surat keluar
b. Mengisi buku Agenda surat masuk dan Agenda surat keluar
c. Menerima telepon
d. Menerima faximile
e. Menginput data ke komputer
f. Mengggandakan dokumen
g. Mengekspedisi surat yang akan dikirim

Sub Bagian Catatan Sipil

a. Menggandakan dokumen
b. Memberkaskan arsip aktif setiap 50 berkas
c. Menata dan menyimpanarsip
d. Mengetik naskah akta kelahiran pada komputer
e. Menemukan kembali arsip yang sudah lama
f. Mencari nomor akta yang terdaftar di dalam komputer

Sub Bagian Adminduk

a. Melayani pemohon dalam pengambilan KTP,KK,dan Surat Pindah
b. Membantu proses legalisasi KK dan KTP
c. Memberikan cap basah
d. Menata dan menyimpan arsip
e. Menemukan arsip kembali
f. Mencatat surat pindah yang sudah diambil dalam buku arsip surat pindah

BAB III
PENUTUP

A.Kesimpulan

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat bagi
siswa-siswi dan dapat mengenal lebih jauh bagaimana cara bekerja di lapangan sesuai dengan
keahlian masing-masing siswa. Sehingga siswa dapat melihat gambaran mengenai kegiatan
bidang usaha dimasa yang akan datang serta mengetahui standar kompetensi yang akan
dijadikan peluang kerja dan kesempatan kerja.
Dalam dunia usaha dibutuhkan kedisiplinan yang cukup baik, dan membutuhkan
karyawan yang disiplin,terampil,rajin dan cerdas.
 Pada praktek kerja lapangan ini diperlukan keahlian yang cukup. Selama kami melaksanakan
PKL (Praktek Kerja Lapangan) di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Purworejo, kami merasa bangga bisa mendapatkan ilmu yang belum pernah kami dapatkan
sebelumnya serta memperoleh banyak pengalaman.
Tujuan lain PKL adalah menambah wawasan yang luas bagi siswa dan sisei, terutama
dalam bidang yang ditempatinya. Dapat belajar dan mengetahui Praktek Kerja Lapangan
telah terlaksana dengan baik,sesuai program keahlian masing-masing tanpa halangan apapun
kami mengucapkan banyak terimakasih kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang
telah bersedia menerima kami apa adanya untuk melasanakan PKL dan
bersedia mendampingi kami selama PKL berlangsung.

B.Saran
1. Dalam menangani surat masuk dan keluar kita harus memperhatikan langkah-langkah yang
baik dan benar agar tidak menimbulkan akibat yang fatal dikemudian hari.
2. Saat mengangkat telepon usahakan segera angkat dengan tangan kiri dan jangan sampai
berdering lebih dari tiga kali.
3. Ketika mengerjakan tugas kita harus mengerjakan dengan penuh tanggung jawab agar hasil
yang diperoleh lebih maksimal.
4. Dalam menggunakan peralatan kantor sebaiknya kita mengikuti prosedur yang ada dan harus
seizin pegawai kantor.
5. Agar hubungan antar pegawai tetap terjaga dan saling bekerjasama dalam mencapai tujuan
bersama, semoga para siswa dan siswi mendapatkan banyak pelajaran dan memiliki motivasi
untuk tujuan dimasa depannya dan para guru pembimbing dapat memberikan arahan juga
perhatian untuk para siswa dan siswi PKL.

C.PENUTUP

Dengan segenap kekurangan dan keterbatasan yang dimiliki, kami menyarankan bagi
semua pembaca khususnya siswa-siswi SMK N 2 Purworejo terutama adik-adik kelas agar
lebih bersemangat dan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan program yang diadakan
oleh sekolah dan bagi semua teman seperjuangan agar tetap bersemangat dalam berjuang
mengembangkan potensi diri dan menjaga nama baik sekolah.
Sebuah karya pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan, kami merasa bahwa karya
yang telah dibuat ini masih banyak kekurangannya oleh karena itu kami senantiasa
mengharapkan saran dan kritik yang dapat membangun semangat kami agar dapat membuat
yang lebih baik dari sebelumnya.
Sebagai penutup dalam penulisan tugas akhir ini, kami panjatkan puji syukur kehadirat Allah
SWT yang telah memberikan kuasanya sehingga dengan kesabaran,ketabahan dan jerih
payah kami dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Semoga apa yang telah kami
paparkan dalam tugas akhir ini bermanfaat bagi diri kami khususnya dan pembaca pada
umumnya.
Demikianlah penulisan laporan ini dibuat, semoga bermanfaat. Selaku penulis
mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kam dalam kegiatan ini.
Demikian yang dapat kami susun selama melakukan kegiatan PKL di Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Purworejo.