Anda di halaman 1dari 7

Tugas Kelompok 1

Minggu Ke-3, Sesi 4

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan you-attitude.


2. Bagaimana cara menciptakan you-attitude dalam komunikasi bisnis?
3. Bagaimana Anda dapat menerapkan strategi you-attitude dalam komunikasi bisnis lisan?
4. Ubah kalimat-kalimat di bawah ini menjadi kalimat-kalimat yang menggunakan you-
attitude:
a) Saya akan memberikan Anda gratis setelah 10 kali pembelian.
b) Anda tidak melampirkan alamat dalam amplop sesuai dengan permintaan Anda.
c) Anda tidak mendaftar tepat waktu untuk mengikuti program di universitas kami.
d) Anda tidak konsultasikan ide Anda kepada tim marketing, sehingga brosur Anda
tidak akan dicetak.
e) Kesalahan Anda mengakibatkan reservasi Anda dibatalkan untuk malam ini.
Tolong catat itu.
f) Anda pasti akan senang mengetahui bahwa kami meninjau aplikasi Anda dan
menyetujuinya.
g) Karena Anda tidak datang di rapat perencanaan, kami meminta Anda untuk
mengambil salinan notulensi di meja administrasi kami.
h) Mulai bulan Januari, perusahaan kami akan menawarkan seminar hidup sehat.
i) Truk kami mengambil dan mengirimkan paket pada pukul 11 pagi dan 4 sore setiap
hari.
j) Ketidakmampuan Anda untuk tiba di tempat kerja tepat waktu tidak akan ditolerir
oleh kami dan akan dihitung selama penilaian tahunan Anda.
5. Bagaimana cara menciptakan positive emphasis dalam komunikasi bisnis?
1. Hindari kata-kata negatif dan kata-kata dengan konotasi negatif.
Contoh:
Negative:: We have failed to finish taking inventory.
Better: We haven’t finished taking inventory.
Still better: We will be finished taking inventory Friday.

COMM6263 – Business Communication-R1


Negative: If you can’t understand this explanation, feel free to call me.
Better: If you have further questions, just call me.
Still better: Omit the sentence. (Readers aren’t shrinking violets. They’ll call if they do
have questions.)
2. Fokus pada apa yang bisa dilakukan pembaca daripada pada batasan.
Terkadang penekanan positif adalah masalah cara kita menyajikan sesuatu: Apakah
gelas itu setengah kosong atau setengah penuh? Terkadang masalah itu menghilangkan
negatif ganda. Ketika ada batasan, atau beberapa opsi ditutup, fokuslah pada alternatif
yang tersisa. Contoh:
Negative: We will not allow you to charge more than $1,500 on your VISA account.
Better: You can charge $1,500 on your new VISA card.
Or: Your new VISA card gives you $1,500 in credit that you can use at thousands of
stores nationwide.
3. Membenarkan informasi negatif dengan memberikan alasan atau menghubungkannya
dengan manfaat pembaca.
Suatu alasan dapat membantu pembaca Anda melihat bahwa informasi itu diperlukan;
manfaat dapat menunjukkan bahwa aspek negatif lebih besar daripada faktor positif.
Namun, berhati-hatilah untuk membuat logika di balik alasan Anda jelas dan tidak
meninggalkan celah.
Contoh:
Negative: We cannot sell computer disks in lots of less than 10.
Loophole: To keep down packaging costs and to help you save on shipping and
handling
costs, we sell computer disks in lots of 10 or more.
Better: To keep down packaging costs and to help customers save on shipping and
handling costs, we sell computer disks only in lots of 10 or more.
Jika Anda memberikan link elemen negatif ke benefit, pastikan itu adalah benefit yang
akan diakui pembaca. Hindari memberi tahu orang lain bahwa Anda melakukan hal-
hal "untuk kebaikan mereka sendiri." Mereka mungkin memiliki gagasan berbeda
tentang apa kebaikan mereka sendiri. Anda mungkin berpikir Anda sedang melakukan
sesuatu untuk kebaikan pelanggan dengan membatasi kredit mereka sehingga mereka

COMM6263 – Business Communication-R1


tidak bisa mengatasinya dan bangkrut. Mereka mungkin merasa lebih baik dengan lebih
banyak kredit sehingga mereka dapat berkembang dengan harapan menghasilkan lebih
banyak penjualan dan lebih banyak keuntungan.
4. Jika negatif benar-benar tidak penting, hilangkan itu.
Hilangkan negatif sepenuhnya hanya saat
• Pembaca tidak perlu informasi untuk membuat keputusan.
• Anda telah memberi pembaca informasi dan dia memiliki akses ke
komunikasi sebelumnya.
• Informasi ini sepele.
The following examples suggest the kind of negatives you can omit:
Negative: A one-year subscription to PC Magazine is $49.97. That rate is not as low as
the rates charged for some magazines.
Better: A one-year subscription to PC Magazine is $49.97.
Still better: A one-year subscription to PC Magazine is $49.97. You save 43% off the
newsstand price of $87.78.
Negative: If you are not satisfied with Interstate Fidelity Insurance, you do not have to
renew your policy.
Better: Omit the sentence.
5.Letakkan informasi negatif di tengah dan sajikan dengan padat.
Awal dan akhir selalu merupakan posisi penekanan. Letakkan negatif di sini hanya jika
Anda ingin menekankan yang negatif, seperti yang Anda dapat dalam pesan negative.
Untuk mengurangi penekanan negatif, letakkan di tengah paragraf daripada di kalimat
pertama atau terakhir, di tengah-tengah pesan daripada di paragraf pertama atau
terakhir.
Ketika sebuah surat atau memo memuat beberapa halaman, ingatlah bahwa bagian
bawah halaman pertama juga merupakan posisi penekanan, bahkan jika itu ada di
tengah paragraf, karena ruang ekstra putih dari margin bawah. (Halaman pertama
mendapat lebih banyak perhatian karena berada di atas dan mata pembaca dapat
menangkap garis-garis pesan bahkan ketika dia tidak secara sadar membacanya.
Apabila memungkinkan, hindari memberikan informasi yang negative di bawah
halaman pertama.

COMM6263 – Business Communication-R1


6. Bagaimana tetap menunjukkan positive emphasis dalam permohonan maaf?
-Ketika Anda salah, Anda dapat membangun niat baik dengan mengakui fakta itu dengan
jujur. Dalam beberapa kasus, undang-undang sekarang memberikan perlindungan untuk
permintaan maaf di tempat kerja. Namun, permintaan maaf mungkin memiliki implikasi
hukum negatif, sehingga beberapa organisasi lebih memilih bahwa permintaan maaf tidak
boleh dilakukan. dikeluarkan untuk pelanggan atau publik. Pikirkan tentang audiens Anda
dan budaya organisasi dalam memutuskan apakah akan meminta maaf secara eksplisit.
Tidak ada permintaan maaf eksplisit diperlukan jika kesalahan kecil dan jika Anda
memperbaiki kesalahan.
Contoh:
Negative: I’m sorry the clerk did not credit your account properly.
Better: Your statement has been corrected to include your payment of $263.75.
-Jangan minta maaf saat Anda tidak bersalah. Ketika Anda telah melakukan semua yang
Anda bisa dan ketika penundaan atau masalah adalah karena keadaan di luar kendali Anda,
Anda tidak bersalah dan tidak perlu meminta maaf. Mungkin tepat untuk memasukkan
penjelasan sehingga pembaca tahu Anda tidak lalai. Jika beritanya buruk, berikan
penjelasan terlebih dahulu. Jika Anda memiliki kabar baik untuk pembaca, taruh sebelum
penjelasan Anda.
Negative: I’m sorry that I could not answer your question sooner. I had to wait until the
sales figures for the second quarter were in.
Better (neutral or bad news): We needed the sales figures for the second quarter to answer
your question. Now that they’re in, I can tell you that . . .
Better (good news): The new advertising campaign is a success. The sales figures for the
second quarter are finally in, and they show that . .
-Ketika Anda meminta maaf, lakukanlah lebih awal, secara singkat, dan dengan tulus.
Mohon maaf sekali saja, di awal pesan. Biarkan pembaca beralih ke informasi lain yang
lebih positif.
Bahkan jika masalah besar atau ketidaknyamanan terjadi akibat kesalahan Anda, Anda
tidak perlu melanjutkan semua hal mengerikan yang terjadi. Pembaca sudah mengetahui

COMM6263 – Business Communication-R1


informasi negatif ini, dan Anda dapat menghilangkannya. Alih-alih, fokuslah pada apa
yang telah Anda lakukan untuk memperbaiki situasi.
Jika Anda tidak tahu apakah ketidaknyamanan telah terjadi atau tidak, jangan membawa
topic issue tersebut.
Negative: I’m sorry I didn’t answer your letter sooner. I hope that my delay hasn’t
inconvenienced you.
Better: I’m sorry I didn’t answer your letter sooner.
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan makna negatif yang tersembunyi?
Identifikasi hal-hal negatif yang tersembunyi dalam 2. kalimat berikut dan revisi untuk
menghilangkannya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu 3. menambahkan
informasi untuk merevisi kalimat secara efektif.
1. Kami harap Anda akan menikmati bekerja bersama kami.
2. I expect you will be pleased with the enclosed refund.
3. I’m guessing you would like to know if you will receive a bonus this year.

8. Ubah kalimat-kalimat di bawah ini menjadi kalimat-kalimat yang menggunakan positive


emphasis:
a) Kami tidak berharap ada masalah dengan ini rekening.
Kami berharap rekening bisa digunakan dengan baik.
b) Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan.
Silahkan menghubungi saya jika ada pertanyaan.
c) Jika Anda tidak rapi dan tidak tepat waktu, Anda tidak akan dipromosikan.
Kerapian dan ketepatan waktu adalah kunci untuk mendapatkan promosi.
d) Kami harap Anda menikmati bekerja sama dengan kami.
Senang bekerja sama dengan Anda.
e) Saya berharap Anda akan senang dengan pinjaman yang diberikan.
semoga pinjaman yang didapatkan memberikan solusi keuangan untuk bapak.
f) Saya rasa Anda penasaran dengan berapa banyak bonus yang bisa Anda dapatkan
tahun ini.

COMM6263 – Business Communication-R1


g) Jangan pernah mencoba-coba untuk datang terlambat. Cobalah untuk datang tepat
waktu di rapat.

Kami sangat menghargai akan ketepatan waktu. Apabila ada undangan rapat
silahkan datang tepat waktu.

h) Sekarang server sedang down. Saya rasa akan kembali lagi setelah beberapa jam,
jadi bersabar saja.
Mohon maaf akan ketidaknyamannya, silahkan mencoba beberapa saat lagi.
i) Saya ragu ada masalah penjadwalan dari teknisi lapangan kami dalam memeriksa
tv kabel Anda di hari Rabu. Sebaiknya Anda tinggalkan pesan lagi di antara jam 3
sampai 4 sore.

j) Kami mengalami banyak masalah dalam pengiriman barang. Saya mohon maaf
karena paket Anda tidak diterima tepat waktu. Paket Anda akan sampai beberapa
hari lagi.

9. Apa yang dimaksud dengan reader benefits?


10. Apa yang dimaksud dengan psychological description dalam reader benefits?
11. Jelaskan perbedaan antara reader benefits intrinsic dan extrinsic? Menurut Anda, mana
yang seharusnya selalu digunakan? Jelaskan alasan Anda.
12. Bagaimana penggunaan reader benefits dapat memudahkan Anda mencapai goal Anda
dalam komunikasi bisnis?
13. Mengapa dalam menghadirkan reader benefits dalam komunikasi tulisan harus
menggunakan strategi you-attitude?
14. Jika Anda menulis untuk beberapa audiens yang punya kebutuhan berbeda-beda, apakah
Anda harus menggunakan semua benefits yang ada? Jelaskan alasan Anda.
15. Perusahaan Anda akan memasang cctv di semua ruang kantor dan rapat. Perusahaan juga
memberlakukan penggunaan kartu akses bagi semua karyawan untuk masuk dan keluar
ruang kerja dan rapat. Penolakan seperti apa yang mungkin akan muncul? Sebagai pihak
yang akan memberlakukan perubahan ini, bagaimana Anda menyikapi penolakan yang

COMM6263 – Business Communication-R1


ada? Benefit apa yang akan Anda munculkan dalam jawaban Anda? Jenis-jenis orang
seperti apa yang akan lebih mudah percaya dengan benefit yang Anda sampaikan? Dan
mana yang akan tidak mudah percaya? Jelaskan cara Anda menjawab penolakan tersebut.

Homat kami,

1. 2101795355 - Stefani Oktavia Subagio

2. 2101808616 - Theresia Inggrid M

3. 2101808572 - Eriska Triana Primayasari

4. 2101802575 - Queenseca Ashyonella

COMM6263 – Business Communication-R1