Plan de Calidad

Definición:

La necesidad de elaborar un plan de Calidad viene establecida en la normativa ISO 9001 sobre
gestión de la calidad, donde se define el concepto de plan de calidad.

Según la norma ISO 9000 2015 “Fundamentos y vocabulario”, un plan de calidad es

una especificación de los procedimientos y recursos asociados a aplicar, cuándo deben aplicarse y
quién tiene que aplicarlos a un objeto específico.

También el plan de Calidad es un documento a través del que se detalla cómo debe ser el
proceso que garantice la calidad de los proyectos, productos o procesos. Este plan debe dar
respuesta a cuestiones como qué acciones se llevarán a cabo, qué recurso serán necesarios o
quienes serán los encargados de aplicar el plan.

La importancia del Plan de Calidad

El objetivo del plan de calidad es el de demostrar como el Sistema de Gestión de la

Calidad se puede aplicar eficientemente a un caso concreto, como por ejemplo cuando
en la empresa tienen lugar procesos particularmente complejos o algunos procesos que
requieren información adicional. Asimismo, se utilizan para cumplir con los requisitos
legales reglamentarios y los clientes para optimizar el uso de los recursos en el
cumplimiento de los objetivos de calidad, para reducir el riesgo de disconformidades y
otros objetivos. El atractivo del plan de calidad es que pueda comprender una gran
cantidad de información sumamente relevante de forma sencilla y sistemática, además
de ser útil para los procedimientos habituales.
Beneficios:

 El incremento de confianza en que los requisitos se cumplen.

 Un mayor aseguramiento de que los procesos se encuentran bajo control.
 La motivación que esto puede dar a aquellos involucrados.
 Además, se puede permitir conocer mejor a las oportunidades de mejora

Elementos a tener en cuenta en la preparación de un plan de calidad:

 Definir la Persona responsable de la preparación del plan de calidad.

 Definir la documentación del plan de calidad.
 Responsabilidades
 Coherencia y compatibilidad: contenidos y formatos con el alcance, elementos de
entrada y las necesidades de los usuarios.
 Presentación y Estructura
Las fases que se deben abordar para la elaboración de un Plan de Calidad son 6:

 Identificar la necesidad.

 Las entradas.

 El alcance.

 La preparación.

 El contenido.

 La revisión, aceptación e implementación.

Identificación de la necesidad de un plan de la calidad en la organización.

El primer paso antes de comenzar a elaborar cualquier plan de calidad, es determinar si

realmente necesita desarrollar un plan de calidad y por qué. A través de estos planes se describe
los procesos que debería llevar a cabo la empresa para cumplir con los requisitos de calidad, por
lo que puede ser útil para aquellas empresas que necesiten demostrar a terceros cómo
desarrollan la gestión de la calidad o para aquellas que necesiten verificar que se cumple con los
requisitos establecidos.

Los planes de calidad sirven como referente directo, por lo que, además de orientar la práctica
pueden ser un gran instrumento de evaluación.

Identificación de las entradas para el plan de la calidad.

Una vez decidida la necesidad de diseñar y poner en marcha el plan de calidad, es el momento
de identificar las entradas para programar el plan, es decir, definir los requisitos que serán
necesarios para su elaboración, relacionados con la legislación legal, los requerimientos de
clientes, proveedores o inversores, recursos disponibles, la existencia de otros planes relevantes
o aspectos relativos a la evaluación.

Definir el alcance del plan de la calidad.

Es importante delimitar claramente el alcance que tendrá el plan. Con este fin se debe definir si
está enfocado a un determinado proyecto o proceso además de descomponerlo en acciones
para analizar y describir las características del mismo.

Preparación del plan de la calidad.

La planificación del plan de calidad necesita de una persona encargada del proyecto, un
responsable que se encargue de la coordinación y elaboración del mismo, y de un equipo de
trabajo que colabore con él.

Designar quién será esta persona y constituir el equipo de trabajo será el primer paso dentro de
esta fase.
El siguiente objetivo debe centrarse en recopilar toda la documentación necesaria para describir
el plan. Mucha de esta información estará dentro de la documentación del sistema de calidad,
por lo que sólo habrá que recuperarla.

Es conveniente consensuar cómo se va a presentar y estructurar el plan de calidad, si se va a

representar a través de una matriz o precisa estar más definido. Esto dependerá de las
características del plan, su complejidad y de las necesidades de la empresa.

Por otro lado, el plan debe tener un contenido coherente con el alcance, con las especificaciones
dadas por los clientes, proveedores o inversores y con las características de la empresa. Además,
debe ser compatible con otros planes existentes.

Contenido del plan de la calidad.

En esta etapa se plasma sobre papel el plan de calidad que se va a desarrollar. En este
documento deben reflejarse ciertos datos necesarios para el desarrollo posterior del plan. Los
contenidos dependerán de las características del plan y de las necesidades de la empresa.

Sin embargo, a modo general, algunos de los elementos que se deberían expresar en este
documento son:

 El alcance del plan.

El alcance del plan de calidad debe expresar claramente el resultado que se espera, los
aspectos relevantes y las limitaciones y finalmente la validez.

 Los elementos de entrada:

Son aquellos insumos (documentos, legislación, formatos entre otros), con los que se
deben contar antes de iniciar el proyecto.

 Los objetivos que se pretenden con el plan.

Son los objetivos que se incluyen dentro del plan de calidad y que hacen referencia a lo
que se espera de la calidad del producto que se va a generar. Pueden hacer referencia
al cumplimiento de una especificación técnica, a una característica que debe tener el
producto, a una precisión entre otros.

 La responsabilidad de la dirección.
Las principales responsabilidades de la dirección son:

 Asegurar las actividades (planificación, implementación y control), requeridas

para el Sistema de Gestión de Calidad y se dé seguimiento a su progreso.
 Determinar la secuencia e interacción de los procesos.
 Comunicar los requisitos y funciones a los departamentos, subcontratistas y
clientes y resolver los problemas que surjan de la interacción de dichos grupos.
 Revisar los resultados de las auditorías realizadas.
 Autorizar peticiones para exenciones de los requisitos del sistema de gestión de
calidad.
 Controlar acciones correctivas y preventivas.
  Revisar y autorizar cambios o desviaciones al plan de calidad.

 Cómo se llevará a cabo el control de los documentos, datos y del registro.

permite tener claridad de los documentos y datos que se producen, cuál es la versión
final o más reciente, como es el proceso de revisión y aprobación de los mismos y define
los mecanismos mediante los cuales se distribuyen. Se deberá definir el tipo de registros
que se establecen para el desarrollo del proyecto como actas de reuniones, listados (de
asistencia, documental, contactos), revisiones, inspecciones, controles de calidad, entre
otros

 La descripción de los recursos necesarios.

se debe definir el tipo y cantidad de recursos para la ejecución del plan de calidad. Por
ejemplo, servicios de alimentación, de alojamiento, insumos de oficina, entre otros.

 Qué requisitos son necesarios.

Definir con claridad los requisitos que se deben cumplir en el proyecto. Adicionalmente
cuándo, cómo y quién revisará los requisitos especificados y la forma en la que se
registrarán los resultados de la revisión y cómo se resolverán los conflictos y/o
ambigüedades que sean encontradas.

 Cómo se llevará a cabo la comunicación tanto interna como externa.

Se debe generar un protocolo de comunicaciones debe contener:

 Responsable de la comunicación con el cliente en casos particulares: la entrega

de productos la realizará el coordinador de proyectos, el envío de actas de
reuniones lo realizará la persona que convocó la reunión.
 Medios de comunicación: correo electrónico, correo certificado, teléfono.
 Tiempos de Respuesta: para confirmar reuniones un día, para enviar
observaciones de productos tres días.
 Para funciones específicas: vías de comunicación (correo electrónico
corporativo) y puntos de contacto (oficina central, oficina satélite).
 Registros de las comunicaciones que se deben conservar: como correos,
grabaciones de voz.
 Proceso para recepción de felicitaciones o quejas del cliente: sistema PQRS,
correo.

 Aspectos relevantes sobre el diseño y desarrollo del plan, relativos al control de

cambios o su implementación.
Se detalla el proceso para generación del producto que para nuestro caso en la
generación de datos o información geográfica. Para ello se debe tener en cuenta los
códigos que apliquen, normas, especificaciones técnicas, características de calidad y
requisitos reglamentarios, como el modelo LADMCOL y las normas ISO de la familia
19100. Se deben identificar los criterios por los cuales deberían aceptarse los elementos
de entrada y los resultados del diseño y desarrollo y cómo y en qué etapas deben
revisarse, verificarse y validarse los resultados. Para el manejo del control de cambios
se debe definir: cómo se controlan, quién está autorizado a solicitar el cambio, cómo se
 revisa el impacto del cambio, quién aprueba o rechaza el cambio y cómo se verifica la
implementación del cambio.

 Especificar los requisitos y métodos que se utilizarán para

el control y preservación el producto.

El Plan de Calidad debe indicar los requisitos para la manipulación, almacenamiento,

embalaje y entrega del producto y cómo se van a cumplir estos requisitos, además del
sitio, para garantizar las características definidas para el producto.

 Describir los procesos de control, seguimiento y medición que se pondrán en marcha.

El Plan de Calidad, debe definir cómo se va a identificar y controlar el producto no
conforme (generado directamente en el proyecto o por un subcontratista), además de
las limitaciones específicas tales como el grado o tipo de reproceso permitido y cómo se
autoriza. Mediante un seguimiento y evaluación se obtiene la evidencia objetiva de la
conformidad de los productos.

 Aclarar si se llevará a cabo auditorías y describir cómo serán y cuándo tendrán lugar.

Si se van a realizar auditorías en el Plan de Calidad, se debe definir las que se van a
realizar dentro de la ejecución del proyecto, su propósito (seguimiento a la
implementación, eficacia del plan de calidad, seguimiento y verificación de la
conformidad de los requisitos, vigilancia de proveedores, evaluación objetiva
independiente), naturaleza y extensión y cómo se deben usar los resultados de las
mismas dentro del proceso de mejora continua.

Revisión, aceptación e implementación del plan de la calidad.

La última fase en la elaboración del plan de calidad, será la revisión del mismo y
su aprobación final. Tras esta etapa, el plan podrá comenzar a implementarse en la
organización.