UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JEMBER

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

No. Dok : 00011 20008

Status Dokumen :  Master  Salinan No.

Nomor Revisi : 00
Tanggal Terbit : 6 September 2016
Jumlah Halaman : 8 (Delapan)

Dibuat oleh : Diperiksa oleh :

Nama Dra. Wenny Murtaliningtyas, M.Si Nama Koesjoko, ST., MT.

Jabatan Kepala Biro Administrasi Umum Jabatan Management Representative
Tanggal 6 September 2016 Tanggal 6 September 2016

Disetujui oleh :

Nama Dr. Ir. Muhammad Hazmi, D.E.S.S.

Jabatan Rektor
Tanggal 6 September 2016

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia Universitas Muhammadiyah Jember dan tidak boleh
diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dari Rektor Universitas
Muhammadiyah Jember
 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 2 dari 8

DAFTAR REVISI

No. Rev Tanggal Halaman Tertulis Revisi

 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 3 dari 8

DAFTAR ISI

Halaman Judul Persetujuan .............................................................................................. 1.

Daftar Revisi ....................................................................................................................... 2.
Daftar Isi ............................................................................................................................ .. 3.
I. Tujuan ........................................................................................................................ 4.
II. Ruang Lingkup .......................................................................................................... 4.
III. Referensi ..................................................................................................................... 4.
IV. Definisi ........................................................................................................................ 4.
V. Ketentuan Umum ...................................................................................................... 4.
VI. Kriteria Keberhasilan ............................................................................................... 4.
VII. Prosedur
a. Bagi Pihak Internal.............................................................................................. 4.
b. Bagi Pihak Eksternal .......................................................................................... 5.
VIII. Flowchart Peminjaman Kendaran Dinas Bagi Pihak Internal ............................. 6.
IX. Flowchart Penyewaan Kendaran Dinas Bagi Pihak Eksternal..............................7.
X. Dokumen Pelengkap ................................................................................................. 8.
 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 4 dari 8

I. Tujuan
Menjelaskan prosedur penggunaan mobil oleh pihak internal.

II. Ruang Lingkup

Kegiatan ini berawal dari permohonan peminjaman / penyewaan kendaraan dinas
kepada Kepala B.A.U sampai dengan peminjam/ penyewa menggunakan
kendaraan dinas tersebut.

III. Referensi
1. Permohonan (lisan/tertulis)
2. Bukti pembayaran uang muka / sewa

IV. Definisi
Mobil : Kendaraan milik yang berupa Bis, Elf (L300), jenis mobil van
seperti Toyota Kijang, Isuzu Panther dan Toyota Avanza
Sopir : Adalah pengemudi pegawai atau yang disediakan oleh UM Jember
Internal : Meliputi civitas akademi dan karyawan.
Eksternal : Masyarakat pada umumnya, baik perorangan maupun organisasi.

V. Ketetntuan Umum
1. Kendaraan dipastikan dalam kondisi sehat dan aman.
2. Pada saat berangkat dan pulang dipastikan kondisi kendaraan bersih.
3. BBM pada saat berangkat dan kembali posisi sama.
4. Kendaraan ada (tidak digunakan)

VI. Kriteria Keberhasilan

Dapat memberikan layanan yang baik, nyaman dan memuaskan pada pengguna.

VII. Prosedur
a. Bagi Pihak Internal
1. Pimpinan Unit / penanggung jawab kegiatan mengajukan permohonan
kepada Rektor c.q WR II untuk kepentingan peminjaman / penyewaan
mobil.
2. Permohonan dapat diterimakan Kepala Biro Administrasi Umum.
3. Kepala B.A.U melakukan pengecekan penggunaan mobil.
4. Apabila pada saat yang sama tidak dipergunakan, maka Kepala B.A.U
menjadwalkan mobil beserta sopirnya pada papan yang sudah disediakan.
5. Apabila pada saat yang diperlukan ternyata penggunaan mobil sudah
terjadwal, maka permohonan ditolak.
 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 5 dari 8

b. Bagi Pihak Eksternal

1. Pihak eksternal menghadap Rektor c.q WR II untuk kepentingan
peminjaman / penyewaan mobil.
2. WR II atau melalui Kepala Biro Keuangan / Kepala Biro Umum
memberitahukan tarif yang harus dibayarkan pihak eksternal.
3. apabila sepakat, dilakukan pengecekan penggunaan mobil oleh Kepala
B.A.U.
4. Apabila pada saat yang sama tidak dipergunakan, maka Kepala B.A.U
menjadualkan pada papan yang sudah disediakan.
5. Kesepakatan pembayaran baik mengenai waktu maupun cara, kapan
terakhir dibayarkan biaya sewa untuk memastikan penjadwalan.
6. Apabila pada saat yang ditentukan belum ada kepastian pembayaran atau
konfirmasi kepastian penggunaan maka pemesanan penjadwalan dapat
dibatalkan.
7. Apabila belum ada pembayaran tetapi ada konfirmasi tentang kepastian
penggunaan, maka penjadwalan tetap berlanjut.
8. Pelunasan biaya.
9. Penggunaan kendaraan dinas.
 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 6 dari 8

VIII. Flowchart Peminjaman Kendaran Dinas Bagi Pihak Internal

Mulai

Pengajuan Penggunaan
Kendaraan Dinas :
1. Keperluan Kepala Unit Membuat
2. Hari / Tanggal / Jam Pengajuan Penggunaan
3. Tempat / Tujuan Kendaraan Dinas

Menunggu
Disetujui ?
Persetujuan WR II

Ya
Pengajuan Penggunaan
Kendaraan Dinas :
1. Keperluan Pengajuan Penggunaan
2. Hari / Tanggal / Jam Kendaraan Dinas diserahkan
3. Tempat / Tujuan Kepada B.A.U

B.A.U

B.A.U Memeriksa dan

Menyesuaikan Jadwal
Penggunaan dan Kondisi
Kendaraan Dinas

B.A.U Menetapkan : Tidak

1. Jenis Kendaraan Dinas.
2. Penunjukan Sopir.
Kendaraan
Ada ?

Ya
Ya Sopir Mengantarkan Pemakai
Kendaraan Dinas

Kondisi
Baik ?
Tidak
Sopir Melaporkan Penggunaan
Biaya Perjalanan Dinas pada
Tidak Bendahara Universitas

Kepala B.A.U
Menyampaikan Selesai
Kepada Kepala Unit
 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 7 dari 8

IX. Flowchart Penyewaan Kendaran Dinas Bagi Pihak Eksternal

Penyewa Menghadap
Mulai
WR II / Kepala B.A.U

Kepala B.A.U Memberitahu

Tarif dan Tata Cara
Peminjaman serta
Pemakaian Laboratorium

Sepakat ?

Ya

Penyewa Membayar
Uang Muka

Kepala B.A.U
Menjadwalkan Pemakaian
Kendaraan Dinas

Tidak

Pelunasan Biaya Sewa

Kendaraan Dinas

Penyewa Menggunakan
Kendaraan Dinas

Selesai
 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
No. Dok.: 00011 20008

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 6 September 2016 Halaman 8 dari 8

X. Dokumen Pelengkap
1. Jadwal penggunaan kendaraan.
2. Permohonan penggunaan kendaraan dari unit / organisasi.