BAB V

KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN

UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT

KRITERIA
5.5.1

ELEMEN DOKUMEN TERKAIT KETERANGAN

PENILAIAN
SK Kepala Puskesmas dan SOP
EP. 1 pengelolaan dan pelaksanaan UKM
Puskesmas

Panduan Pengendalian dokumen

EP. 2
Kebijakan dan SOP

EP. 3 SOP Pengendalian dokumen eksternal

Bukti pelaksanaan pengendalian

EP. 4
dokumen eksternal

SOP dan bukti Penyimpanan dan

EP. 5 Pengendalian arsip perencanaan dan
penyelenggaraan UKM Puskesmas
 Pengelolaan dan Pelaksanaan Upaya
Kesehatan Masyarakat
No Dokumen : /UKM/SOP/I/2016
No Revisi : 01
SOP Tanggal Terbit : 2 Januari 2016
Halaman : 1/1

Puskesmas dr. Zenobia Devi

Sumur Batu NIP. 197605042007012006
1. pengelolaan adalah suatu proses yang dimulai dari proses perencanaan,
1. Definisi
pengaturan, pengawasan, penggerak sampai dengan proses terwujudnya tujuan
2. pelaksanaan adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk melaksanakan semua
rencana dan kebijaksanaan yang telah dirumuskan dan ditetapkan dengan
melengkapi segala kebutuhan
3. Pengelolaan dan pelaksanaan UKM adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk
memonitor pengelolaan program dan pelaksanaan program sesuai kerangka
acuan, rencana dan prosedur.
2. Tujuan Agar kegiatan yang dilaksanakan tercapai dengan optimal
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.072/ADMIN/SK/I/2016 tentang Standar Operasional
Prosedur UPT Dinas Kesehatan Puskesmas Sumur Batu
4. Referensi Permenkes nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
1. Petugas memastikan waktu, pelaksana, sarana dan prasarana kegiatan
5. Prosedur
2. Petugas membuat daftar tilik monitoring hasil kegiatan sesuai aturan , kerangka
acuan, prosedur pelaksanaan
3. Petugas memonitor pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan
 4. Petugas menganalisis dan membuat rencana tindak lanjut
5. Petugas mendokumentasi
1. Penanggungjawab upaya
6. Unit Terkait
2. Penanggungjawab program
3. Pelaksana kegiatan
 Pengendalian Dokumen Kebijakan Upaya
Kesehatan Masyarakat
No Dokumen : /UKM/SOP/I/2016
No Revisi : 01
Tanggal Terbit : 2 Januari 2016
SOP Halaman : 1/1
Puskesmas dr. Zenobia Devi
Sumur Batu NIP. 197605042007012006
1. Definisi 1. Pengendalian adalah fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan atau
kegiatan terlaksanan sesuai dengan rencana, isntruksi, pedoman, patokan,
pengaturan atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya
2. Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi
3. Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar
rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan dan cara bertindak
4. Pengendalian dokumen kebijakan upaya kesehatan masyarakat adalah sistem
pengelolaan dokumen atau surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran
maupun penyimpanan dokumen akreditasi upaya kesehatan masyarakat
Puskesmas
2. Tujuan Menertibkan dokumen akreditasi upaya kesehatan masyarakat
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.072/ADMIN/SK/I/2016 tentang Standar Operasional
Prosedur UPT Dinas Kesehatan Puskesmas Sumur Batu
4. Referensi 1. Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah, Gramedia Pustaka Utama, 1995
2. Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantoran, Depkes RI 2009
5. Prosedur A. Pengkodean Dokumen Kelompok Upaya Kesehatan Masyarakat :
1. Pananggung jawab upaya kesehatan masyarakat mempersiapkan semua
dokumen upaya kesehatan masyarakat.
 2. Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat memberikan kode pada
dokumen pelayanan upaya kesehatan masyarakat.
3. Dokumen pelayanan upaya kesehatan masyarakat diberi kode dengan huruf
H.
4. Prosedur pelayanan/kerja disingkat PK.
5. Ilustrasi Kerja disingkat IK,
6. Daftar Tilik disingkat DT,
7. Kerangka Acuan disingkat KA,
8. Surat Keputusan disingkat SK,
B. Penyimpanan Dokumen/Arsip:
1. Penyimpanan dokumen atau arsip upaya kesehatan masyarakat sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah Kota Bandar
Lampung
2. Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat harus menyimpan dokumen
upaya kesehatan masyarakat sekurang-kurangnya 5 tahun, setelah batas waktu
terlampaui dokumen upaya kesehatan masyarakat dapat dimusnahkan
C. Sistem Penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah KotaBandar
Lampung
2. Penomoran kelompok upaya kesehatan masyarakat disesuaiakan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan
3. Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat menyimpan dokumen upaya
kesehatan masyarakat pada tempat yang sudah ditentukan
6. Unit Terkait 1. Penanggung jawab Upaya
2. Pelaksana Upaya

Pengendalian Dokumen Eksternal

 No Dokumen : /UKM/SOP/I/2016
No Revisi : 01
SOP Tanggal Terbit : 2 Januari 2016
Halaman : 1/1
Puskesmas dr. Zenobia Devi
Sumur Batu NIP. 197605042007012006
1. Definisi 1. Pengendalian adalah fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan
atau kegiatan terlaksanan sesuai dengan rencana, isntruksi, pedoman, patokan,
pengaturan atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya
2. Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi
3. Pengendalian dokumen eksternal adalah sistem pengelolaan dokumen yang
meliputi peraturan-peraturan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan program
dikendalikan sebagai dokumen eksternal yang diberlakukan
2. Tujuan Sebagai pedoman dalam pengendalian dokumen eksternal di Puskesmas
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.072/ADMIN/SK/I/2016 tentang Standar Operasional
Prosedur UPT Dinas Kesehatan Puskesmas Sumur Batu
4. Referensi 1. Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah, Gramedia Pustaka Utama, 1995
2. Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantoran, Depkes RI 2009
5. Prosedur 1. Pelaksana upaya melakukan verifikasi terhadap seluruh dokumen yang
dibutuhkan untuk mengetahui apakah dokumen tersebut masih bisa
diterapan/digunakan atau tidak
2. Dokumen Eksternal yang sudah diverifikasi kemudian diberi kode/tanda
dengan tulisan dan warna tertentu
3. Cap denan tulisan “INDUK” berwarna merah untuk dokumen eksternal terbitan
baru
 4. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk dokumen
eksternal copy/ salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi “NOMOR” pada
nomor salinan yang sesuai dengan daftar distribusi
5. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah untuk dokumen
eksternal yang tidak sah dikendalikan
6. Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah untuk dokumen
eksternal asli yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa)
7. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk menjamin
bahwa hanya dokumen eksternal yang masih berlaku saja berlaku saja yang
digunakan
8. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan
9. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen
10. Eksternal dan ditandatangani oleh Management Representatif
11. Dokumen eksternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam
Puskesmas Sumur Batu harus berada di tempat yang telah ditentukan serta
terjamin keabsahannya
1. Penanggung jawab Upaya
6. Unit Terkait
2. Pelaksana Upaya
 Penyimpanan dan Pengendalian Arsip
Perencanaan
Dan Penyelengara Upaya Kesehatan
Masyarakat
No Dokumen : 316/UKM/SOP/I/2016
No Revisi : 01
SOP Tanggal Terbit : 2 Januari 2016
Halaman : 1
Puskesmas dr. Zenobia Devi
Sumur Batu NIP. 197605042007012006
1. Definisi 1. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
untuk menampung hasil pengadaan
2. Pengendalian adalah fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan
atau kegiatan terlaksanan sesuai dengan rencana, isntruksi, pedoman, patokan,
pengaturan atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya
3. Arsip adalah rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan informasi
4. Penyimpanan dan pengendalian arsip perencanaan dan penyelenggaraan upaya
UKM adalah kegiatan untuk mendokumentasikan dan menyimpan baik
perencanaan upaya maupun penyelenggaraan upaya dengan baik dan benar
2. Tujuan Sebagai pedoman dalam penyimpanan dan pengendalian arsip perencanaan dan
penyelenggaraan program UKM agar dapat dilaksanakan dengan baik dan teratur.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.072/ADMEN/SK/I/2016 tentang Standar Operasional
Prosedur UPT Dinas Kesehatan Puskesmas Sumur Batu
4. Refrensi Permenkes Nomor 75 tahun 2014
5. Prosedur 1. Penyimpana arsip perencanaan upaya
 1. Penanggungjawab upaya UKM membuat rencana kegiatan yang akan
dilaksanakanpada satu tahun yang akan datang.
2. Penanggungjawab upaya UKM Mengkonsultasikan rencana kegiatan
tersebut kepada Kepala Puskesmas.
3. Penanggungjawab upaya UKM memberi nomor urut rencana kegiatan
yang telah disetujui Kepala Puskesmas berdasarkan skala prioritas
kegiatan.
4. Penanggungjawab upaya UKM membahas rencana kegiatan upaya pada
awal tahu dalam minilokakarya Puskesmas pada pembuatan Rencana
Kerja Puskesmas.
5. Penanggungjawab upaya UKM mengetik rencana kegiatan yang sudah
final dengan rapi dan diberi nomor urut dokumen.
6. Penanggungjawab upaya penyimpan rencana kegiatan yang sudah diketik
disimpan di file upaya UKM
2. Penyimpanan arsip penyelenggaraan upaya
1. Penanggungjawab upaya dan pelaksana upaya gizi melaksanakan kegiatan
yang telah direncanakan.
2. Penanggungjawab upaya dan pelaksana upaya UKM mencatat kegiatan
yang dilaksanakan.
3. Penanggungjawab upaya UKM melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada
Kepala Puskesmas.
4. Penanggungjawab upaya UKM memberi nomor urut dokumen setelah
hasil kegiatan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.
5. Penanggungjawab upaya UKM menyimpan hasil penyelenggaraan
kegiatan dalam file upaya UKM.
6. Unit Terkait Penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat