7.

Tugas Pokok Tata Usaha

PERANAN TATA USAHA DI SEKOLAH DALAM MENGELOLA PENDIDIKAN UNTUK

MENINGKATKAN HASIL PENDIDIKAN YANG BERMUTU

A. Tata Usaha Sebagai Tenaga Kependidikan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan sistem administrasi
dan informasi pendidikan di sekolah. Informasi yang tata usaha sekolah kelola penting sebagai
basis pelayanan dan bahan pengambilan keputusan sekolah. Semakin lengkap dan akurat data
terhimpun maka pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.

1. Pengertian Tata Usaha

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka ADMINISTRASI berasal dari Bahasa Latin
yaitu Ad+Ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan Ministrare berarti melayani, membantu, dan
memenuhi atau menyediakan (Husaini Usman, 2006).Menurut The Lian Gie (2000), tenaga tata
usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu
organisasi,
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Berdasarkan pendapat The Lian Gie di atas, maka peranan tenaga administrasi sekolah
sesungguhnya hanya satu yaitu sebagai administrator karena ketiga peranan yang diungkapkan
di atas yaitu melayani, menyediakan, dan membantu sama dengan administrasi.

2. Tugas-tugas TU
Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam kerja mereka. Dan
mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing. Sementara aktifitas . semua staf TU di
sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan
oleh kepala sekolah dan kepala TU. Mereka bertugas dalam berbagai bidang, baik bekerja sama
dengan kepala sekolah dan guru atau mereka bekerja sendiri. Tugas mereka meliputi, membantu
proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan
infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan
masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996). Mill dan Standingford
(1982) menyebutkan delapan tugas tenaga administrasi yaitu:
(1) menulis surat
(2) membaca
(3) menyalin (menggandakan)
(4) menghitung
(5) memeriksa
(6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)
(7) menyimpan dan menyusun indeks dan
(8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).

Menurut Nansen School, Birm, UK, 2001 Fungsi staff TU adalah menangani urusan
administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:
1. School assistant
2. Clerical assistant
3. Finance assistant dan
4. General assistant
B. Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah
Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha
sebagai berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala

1. Tugas Pokok dan Fungsi Tenaga Administrasi Sekolah

a. Tugas pokok urusan administrasi
Melaksanakan Ketatata Usahaan Sekolah dan bertanggung Jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.

b. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS,
Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:
a) Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah
b) Mengajukan Pembayaran
c) Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.
d) Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai
petunjuk.
e) Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan
f) Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)
g) Membuat Lembar Hasil Waskat
h) Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.
i) Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan
tabelaris.

c. Tugas pokok urusan inventarisasi dan perlengkapan

Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
b) Mengisi Buku Induk Inventaris
c) Mengisi Buku Golongan Inventaris
d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
h) Mengisi Kartu Barang
i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya
k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan
d. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kepegawaian
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi Buku Induk Pegawai
b) Membuat DUK, R7/R6 (F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
c) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkala Guru/Pegawai
d) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau
Pegawai
e) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
f) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
g) Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
h) Membuat Daftar Gaji
i) Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan

e. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan

Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
b) Mengisi Buku Klaper Siswa
c) Mengisi Buku Induk Siswa
d) Mengisi Buku Mutasi Siswa
e) Membuat Daftar Keadaan Siswa
f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa
g) Membukukan Daftar Siswa perkelas
h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
i) Membuat usulan peserta ujian
j) Menyimpan daftar Lulusan
k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
p) Mengisi papan data keadaan siswa

f. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi persuratan

Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
d) Mengisi Buku Ekspedisi
e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.
g) Membantu kelancaran administrasi sekolah
h) Membuata Administrasi Bendahara

i) Membuat Administrasi Kepegawaian

j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

g. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan

Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f) Membuat Laporan Keadaan Buku
g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
h. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

Melaksanakan Administrasi Laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,

dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
b) Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
c) Membuat daftar penggunaan laboratorium
d) Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
e) Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
f) Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
g) Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
i. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah

Melaksanakan Kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada

Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah,
b) Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
c) Menyiapakan air minum
d) Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan
e) Membuka dan mengunci seluruh ruangan
f) Kebersihan WC Siswa
g) Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
h) Melaksnakan piket malam

Program Rencana Kerja Tata Usaha Sekolah

Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara sistematis, terarah,
jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar pelayanan pendidikan yang guru
berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.

Program peningkatan mutu pengembangan sistem informasi, pelayanan administrasi, pelayanan

dukungan penyelenggaraan pembelajaran, pelayanan dukungan pengembangan mutu lingkungan
sekolah dalam rangka membangun suasana sekolah sebagai tempat belajar, dan pelayanan
administrasi kepada publik perlu dikembangkan oleh tim pengembang tata usaha sekolah dengan
target mutu yang jelas, indikator mutu yang jelas, dan kriteria keberhasilan yang terukur.

Yang penting pula dalam penyusunan program adalah sekolah memiliki standar prosedur
peningkatan mutu sistem administrasi yang pentahapan prosesnya disepakati dan
didokumentasikan. Pencapaian targetnya diukur dengan alat evaluasi yang sederhana, namun
dapat merekam perkembangan proses dan hasil pekerjaan secara akurat. Instrumen yang sekolah
miliki selanjutnya dapat kepala sekolah gunakan untuk melakukan supervisi dalam rangka
memetakan mutu proses dan program tata usaha sekolah.

Struktur organisasi Tata Usaha Sekolah

Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan
organisasi, sumberdaya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Sekolah sebagai
UPT wajib dikelola kepala sekolah dengan sebaik–baiknya agar sumber daya yang ada dapat
dimanfaatkan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi SMK terdiri dari :
Kepala sekolah
Wakil kepala sekolah di Bidang Akademik
Wakil kepala sekolah di Bidang Kesiswaan
Wakil kepala sekolah di Bidang Sarana dan Prasarana
Wakil kepala sekolah di Bidang Hubungan Dunia Industri / Dunia Usaha
Urusan Tata Usaha Sekolah
Kepala Program Studi
Unit laboratorium
Unit perpustakaan
Dewan guru

Pada struktur organisasi tersebut perlu ada pembagian tugas, rincian tugas dan pendelegasian
wewenang.

Administrasi Kurikulum Dalam Menerapkan Standar Isi

Penerapan standar isi adalah ruang lingkup penerapan kurikulum dan pengembangan
kompetensi yang dituangkan dalam kriteria tentang kompetensi tamatan, kompetensi bahan
kajian, kompetensi mata pelajaran, dan silabus pembelajaran yang harus dipenuhi oleh peserta
didik pada jenjang dan pendidikan tertentu (PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan, Pasal 1 ayat 5). Standar isi yang memuat administrasi struktur kurikulum, beban
belajar, kurikulum SMA/MA/SMK/MAK, dan kalender akademik.

Administrasi Peningkatan Mutu Proses

Penerapan standar proses adalah standar nasional pendidikan yang berkaitan dengan
pelaksanaan pembelajaran pada satuan pendidikan unuk mencapai standar kompetensi lulusan
(PPRI No. 19 Tahun 2005 tentang Standan Nasional Pendidikan, Pasal 1, ayat 6). Administrasi
standar proses memuat administrasi:
• perencanaan proses pembelajaran
• pelaksanaan proses pembelajaran
• penilaian hasil pembelajaran
• pengawasan proses pembelajaran

Administrasi Pendidik Dan Tenaga Kependidikan

Penerapan standar pendidik dan tenaga kependidikan adalah kriteria pendidikan prajabatan dan
kelayakan fisik maupun mental, serta pendidikan dalam jabatan yang meliputi kualifikasi
akademik dan kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan.

Standar pendidik dan tenaga kependidikan meliputi kualifikasi dan kompetensi. Seseorang yang
telah memiliki kompetensi ditandai lulus sertifikasi. Administrasi standar pendidik dan tenaga
kependidikan sekolah akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila menggunakan
program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhana.

Administrasi Sarana Dan Prasarana

Penerapan standar sarana dan prasarana adalah peningkatan mutu standar nasional pendidikan
yang berkaitan dengan criteria minimal tentang ruang belajar, tempat berolah raga, tempat
beribadah, perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, tempat bermain, tempat berkreasi dan
berekreasi serta sumber belajar lain, yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran,
termasuk penggunaan teknologi dan komunikasi.

Administrasi Keungan
Penerapan standar pembiayaan adalah standar yang mengatur sistem anggaran, pengalokasian
anggaran, dan mempertanggung jawabkan biaya operasi satuan pendidikan yang berlaku selama
satu tahun. Pembiayaan pendidikan terdiri atas:
(1) Biaya investasi,
(2) Biaya operasi, dan
(3) Biaya personal .

Administrasi standar pembiayaan akan lebih cepat, tepat, dan mudah dikerjakan apabila
menggunakan program komputer, meskipun dengan program yang sangat sederhana.

Pembinaan TAS
Dalam mengembangakna sistem pelayanan tata usaha sekolah , kepala sekolah menerapkan
konsep pembinaan sumber daya manusia yang antara lain meliputi:
Mendefinisikan dan mendeskripsikan tugas tenaga tata usaha (sekarang tenaga administrasi
sekolah) dan ruang lingkup TAS.
Menetapkan pembatasan tugas pokok dan fungsi, wewenang, tanggung jawab, hak dan
kewajiban TAS
a. Meningkatkan kualifikasi TAS
b. Meningkatkan kompetensi TAS
c. Melakukan rekrutmen dan seleksi TAS
d. Melaksanakan pembinaan karir
e. Mengembangkan sistem penilaian kinerja
f. Memberikan penghargaan dan perlindungan
g. Memberikan pelayanan menghentikan tenaga dan memberikan pelayanan pensiun

KESIMPULAN
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggaraan sistem administrasi
dan informasi pendidikan di sekolah. Semakin lengkap dan akurat data terhimpun maka
pemberian pelayanan makin mudah dan pengembilan keputusan makin tepat.
Kepala Tata Usaha bertanggung jawab untuk melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan
Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana
dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada
Kepala sekolah mengembangkan menyusun program kerja tata usaha secara sistematis, terarah,
jelas, realitistis, agar dapat petugas ketatausaha laksanakan agar pelayanan pendidikan yang guru
berikan kepada siswa dan pelayanan sekolah kepada masyarakat berjalan seoptimal mungkin.