SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

RFID PROPELS THE ANGKASA LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM

CASE STUDY

Dosen: Syaiful Ali, MIS., Ph.D., Ak., CA

Oleh Kelompok 3 :

Alberta Vinanci R. (15/391593/PEK/21039)

Diana Putri (15/391615/PEK/21061)

Hesti Sri Budiastuti (15/391639/PEK/21085)

Kisty Mincahyawati (15/391646/PEK/21092)

M.Amrullah Reza Putra Tara (15/391675/PEK/21121)

Magister Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

2016
 RFID PROPELS THE ANGKASA LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM

CASE STUDY

RFID dapat memainkan peran kunci dalam sebuah manajemen perpustakaan.

Keuntungan utama penggunaan RFID ini adalah mudah untuk ditelusuri dan keamanan dalam
penggunaannya, selain itu penggunaan RFID ini juga dapat memotong biaya dan menghemat
waktu dalam proses transaksi. Perpustakaan juga sedang menyiapkan infrastruktur untuk
penggunaanRFID yang akan menggantikan manajemen yang manual atau penggunaan
barcode. Tag RFID dapat tertanam dalam sebuah buku, tag ini dapat menyimpan informasi
tambahan, seperti informasi mengenai penulis dan judul buku tersebut.

Universitas Allianze program ilmu kedokteran (AUCMS) berhasil menerapkan RFID

dalam bagian sistem manajemen perpustakaannya. Perpustakaan yang melayani siswa dan para
staf ini memiliki sumber yang sangat luas cakupannya, termasuk mengenai buku-buku, jurnal,
koran, dan e-book. AUCMS bekerja sama dengan the Sains Group, yang terkenal dalam hal
perangkat lunak serta sebagai jasa penyedia layanan IT untuk menginstal dan menerapkan
penggunaan sistem manajemen perpustakaan Perusahaan Angkasa.Sistem ini banyak
mengelola fungsiinti dari perpustakaan, termasuk mengenai akuisisi, katalogisasi, sirkulasi,
langganan ke jurnal dan pengelolaan akses terbuka cata.

Sistem ini juga berguna dalam hal tempan penyimpanan dari semua catatan
perpustakaan. Selain itu sistem ini juga menyediakan formulir pemesanan yang dapat dicetak,
dan kemudian akan ditandatangani oleh kepala perpustakaan dan dikirim ke pemasok.

Langkah pertama untuk melakukan pengaturan sistem yang komprehensif di

perpustakaan AUCMS adalah dengan penandaan buku. Tag RFID adalah aspek yang paling
penting dari sistem ini, karena tag tersebut akan menetapkan identitas yang unik untuk setiap
aset perpustakaan, dari buku-buku, dan majalah, selain itu tag ini juga dapat berfungsi sebagai
identitas item tersebut.

Peminjam yang akan meminjam buku atau bahan lainnya hanya tinggal ditaruh pada
layar sentuh, dan memberikan kartu keanggotaan kepada staf pepustakaan. Layar tersebut
nantinya akan membaca tag RFID, sedangkan staf perpustakaan akan membuka profil
keanggotaan pada sistem.
 Pengembalian buku juga jauh lebih mudah sekarang, karena peminjam hanya dengan
menaruhkan buku-buku yang mereka pinjam kedalam drop box yang telah disediakan di
perpustakaan. Selanjutnya scanner yang ada di dalam drop box tersebut akan memindai tag
RFID dan menandainya sebagai buku tersebut kembali ke dalam sistem.

Tugas lain dari staf perpustakaan adalah mengatur rak dalam perpustakaan. Karena
jumlah dari pengguna yang dapat mengakses perpustakaan sangatlah banyak dan pelanggan
tidak mengembalikan buku pada rak buku yang semestinya, sehingga pengaturan pada rak buku
akan susah untuk dikelola. Sistem manajemen dalam pengaturan rak buku di dalam
perpustaakan AUCMS terdiri dari scanner portabel dan base station. Solusi yang dirancang
untuk mengcover tiga operasi utama yaitu mencari buku individu, pemeriksaan stok persediaan
perpustakaan, dan menemukan buku yang telah disimpan dengan benar. Informasi yang
disimpan dalam database pusat terhadap informasi dan tag RFID buku yang ada dalam
perpustakaan, serta yang terkait dengan OPAC.Scanner portabel ini akan mengambil informasi
yang tersimpan pada buku yang memiliki tag RFID, serta menggunakan informasi yang telah
tersimpan didalam database, sehingga staf perpustakaan dapat memindahkan buku pada
tempatnya. Buku-buku yang hilang juga dapat diidentifikasi menggunakan scanner portable ini
dengan mencari data dari setiap buku pada rak tertentu. Informasi yang dikumpulkan dari
scanner portable ini akan memberikan laporan buku-buku apa saja yang hilang dan tidak pada
raknya. Sistem ini telah meningkatkan keakuratan dan kecepatan dalam mencari informasi
buku pada raknya (20 buku dapat diidentifikasi per-menitnya).

Salah satu masalah yang dapat terjadi pada perpustakaan adalah pencurian. Tag RFID
sangatlah berguna untuk mencegah terjadinya pencurian karena adanya instalasi sistem
Electronic Article Surveillance (EAS) pada pintu keluar perpustakaan. Seperti sistem alarm
keamanan pada pertokoan, bila anggota perpustakaan berusaha untuk keluar tanpa meminjam
terlebih dahulu maka sistem pengaman tersebut akan membaca tag RFID yang ada pada buku
dan akan memberikan signal pada alarm, sistem ini dapat mengidentifikasi tag RFID pada jarak
1 meter tanpa gangguan dari barang-barang yang memiliki magnet. Sistem EAS ini akan
tersambung pada penjaga perpustakaan. Deteksi pencurian ini adalah teknologi yang terpisah
dari database perpustakaan, namun hal ini merupakan bagian dari mengatur sistem
perpustakaan pada AUCMS.
PEMBAHASAN SOAL CASE STUDY

1. Bagaimana teknologi RFID membantu proses perpustakaan seperti pinjam dan

mengembalikan buku ?
 Merubah sistem perpusatakaan dari paper based menjadi automatization.
Semua proses mulai dari akuisisi buku, majalah maupun jurnal menjadi lebih
mudah karena proses automisasi sehingga perpustakaan mempunyai info
lengkap mengenai proses tersebut. Semua proses pencatatan buku baik itu
peminjaman maupun pengembalian menjadi paperless.
 Mempermudah akses informasi.
Dengan semua data yang terintegrasi di database maka proses akses informasi
mengenai ketersediaan buku menjadi sangat mudah dengan OPAC (Online
Public Acces Catalouge). OPAC mendukung pencarian melalui keyword di
dalam berbagai bahasa.
 Membantu kontrol dan pengendalian.
Dengan RFID perpustakaan menjadi lebih mudah memantau aliran buku masuk
dan keluar karena semuanya sudah trintegrasi informasinya di dalam database.
Pengguna juga lebih tepat waktu dalam mengembalikan buku karena ketika
masa peminjaman akan berakhir pengguna akan mendapatkan peringatan
mengenai batas akhir waktu pengembalian buku. Proses dan akses pinjam buku
menjadi mudah.
 Mempermudah sistem peminjaman buku.
Pengguna hanya perlu mencari buku atau materi apa yang mereka inginkan
melalui layar sentuh yang tersedia di perpustakaan dan kemudian menyerahkan
kartu perpustakan mereka kepada petugas. Kemudian layar tersebut hanya perlu
meindai RFID tag kartu perpustakaan pengguna sehingga data mereka
kemudian akan muncul di layar.
 Mempermudah sistem pengembalian.
Dengan RFID Perpustakaan dapat menawarkan layanan yang berbeda yang
sangat berguna bagi pengguna, seperti kemampuan untuk mengembalikan buku
ketika perpustakaan ditutup. Sebuah pengembalian buku dapat dengan lebih
mudah dengan hanya meletakkan buku tersebut ke dalam mesin “drop box”
Sebuah scanner dalam “drop box” akan mendeteksi RFID tag dan menandainya
 sebagai buku yang telah dikembalkan. Kartu member pengguna nanti akan akan
langsung terupdate bahwa buku yang mereka pinjam telah dikembalikan.
 Mempermudah labelling.
Dengan RFID proses pelabelan menjadi lebih mudah dan akurat karena data-
data penting mengenai buku seperti penerbit, judul buku, dan pengarangnya
dapan dengan mudah di simpan dalam database.
 Membantu proses katalog.
RFID ini juga berisi mengenai rak mana buku itu harus di letakkan, sehingga
para pegawai perpustakaan dengan mudah menata kembali buku yang sudah
dikembalikkan ke rak yang seharusnya. Setiap buku mempunyai kode rak
sendiri yang infromasinya tersimpan di database sehingga buku yang hilang
juga lebih dapat diminimalisirkan. Proses pencarian rak buku oleh pengguna
melalui sistem OPAC juga menjadi lebih mudah.
 Mencegah pencurian.
Pencurian buku juga dapat di minimalisirkan karena terintegrasi dengan EAS
gate (Electronic Artucle Survillance), sehingga ketika buku tersebut di bawa
keluar tanpa melewati prosedur yang ada otomatis gerbang itu akan
mengeluarkan suara alarm, memotret foto pelaku melalui sistem cctv dan
bahkan menutup gerbang keluar secara otomatis.

2. Teknologi apa yang digunakan perpustakaan universitasmu? Apakah IT

memainkan peran penting dalam pengelolaan operasional?

Jawab:

Teknologi yang digunakan di Perpustakaan MAKSI FEB UGM adalah sistem barcode
dan scan, sedangkan pengelolaannya masih dilakukan secara manual dan beberapa
fungsi dibantu dengan sistem melalui sintesis
https://academics.feb.ugm.ac.id/login.php. Semua buku yang menjadi inventaris
perpustakaan MAKSI diberi barcode dan kode inventaris untuk memudahkan proses di
perpustakaan. Berikut adalah aktivitas di perpustakaan MAKSI:

a. Keyword Search Engine

Bagi peminjam yang ingin mencari buku lewat database komputer, dapat dilakukan
sendiri lewat website perpustakaan FEB UGM (http://lib.feb.ugm.ac.id/). Database
 perpustakaan FEB UGM terintegrasi antara perpustakaan S1, PPAK, S2 MAKSI, S2
MSi, S2 MM, S2 MEP, dan S3 Doktor. Di perpustakaan MAKSI sendiri tidak tersedia
komputer untuk melakukan pencarian buku, sehingga mahasiswa harus melakukan
pencarian sendiri secara manual atau bertanya kepada petugas.

b. Peminjaman dan Pengembalian Buku

Untuk proses peminjaman buku, peminjam akan mencari buku yang akan dipinjam atau
menghubungi langsung bagian perpustakaan MAKSI untuk mengambilkan buku yang
akan dipinjam. Kemudian, petugas akan menscan barcode yang ada di kartu anggota
perpustakaan peminjam dan yang ada dibuku sehingga informasi peminjam dan buku
yang dipinjam termuat dalam akun sintesis petugas perpustakaan. Tidak ada pencatatan
manual atau stempel tanggal pembukuan buku karena ukuran perpustakaan MAKSI
yang kecil dan jumlah inventaris buku yang masih sedikit. Petugas akan memantau data
peminjam buku dan kapan buku harus dikembalikan.
Apabila peminjam ingin memperpanjang waktu peminjaman buku, bisa dilakukan
secara online lewat akun sintesis pribadi peminjam. Perpanjangan online ini hanya bisa
dilakukan oleh mahasiswa MAKSI saja, untuk mahasiswa di luar MAKSI tidak bisa
melakukan perpanjangan online.
Untuk proses pengembalian buku, peminjam langsung membawa buku yang
akan dikembalikan ke petugas perpustakaan MAKSI, dan petugas akan menscan kartu
anggota perpustakaan peminjam dan barcode yang ada dibuku kemudian
mengkonfirmasi bahwa buku dikembalikan lewat akun sintesis petugas perpustakaan,
dan petugas akan melakukan pengecekan terkait dengan denda.

c. Buku Terlambat Dikembalikan dan Denda

Di akun sintesis petugas perpustakaan MAKSI, terdapat menu yang berfungsi
menampilkan daftar buku yang dipinjam beserta jumlah hari keterlambatan. Petugas
akan menghubungi mahasiswa yang terlambat mengembalikan buku apabila jumlah
hari keterlambatan sudah mencapai 3 hari. Mahasiswa yang terlambat mengembalikan
buku akan diminta oleh petugas untuk membayar denda pengembalian ke bank sesuai
dengan jumlah dari keterlambatan dikalikan Rp5.000. Setelah membayar, bukti
pembayaran denda diberikan kepada petugas perpustakaan dan buku dapat
dikembalikan.
d. Penambahan Buku Baru
Apabila ada buku baru yang baru datang, petugas akan melakukan input melalui sintesis
pada menu katalogue, kemudian penambahn buku. Input dilakukan 2x, yang pertama
bertujuan untuk mendata buku baru, dan yang kedua bertujuan untuk mengeluarkan
label barcode yang ditempel pada buku. Selain itu, petugas juga akan menempelkan
nomor inventaris untuk mempermudah dalam mencari dan melakukan pengecekan
buku.

e. Sistem Rak Buku

karena perpustakaan MAKSI yang terbilang cukup kecil dan jumlah inventaris buku
yang sedikit, sistem rak dilakukan secara manual oleh petugas dengan cara
mengurutkan buku sesuai abjad judul dan nomor inventaris yang diberikan untuk setiap
buku juga dapat membantu petugas dalam melakukan pengecekan di rak buku. Setelah
selesai, buku tersebut diletakkan pada rak inventaris dan buku sudah bisa dipinjam.

f. Pencurian Buku/Buku Hilang

dalam kasus hilangnya buku yang dipinjam oleh mahasiswa, petugas akan meminta
pertanggungjawaban penggantian buku yang baru. Untuk kasus pencurian, sampai saat
ini belum pernah terjadi karena rak buku di perpustakaan MAKSI dikunci oleh petugas.

IT memainkan peran penting dalam pengelolaan perpustakaan karena dapat

menggantikan kegiatan yang awalnya dilakukan secara manual menjadi IT based.
Misalnya dalam daftar peminjam buku, jumlah keterlambatan, daftar buku yang
dipinjam, semuanya bisa dipantau oleh petugas melalui akun sintesisnya.

Sistem scan dan barcode dapat memudahkan pengidentifikasian informasi buku

dan informasi peminjam. Sistem perpustakaan yang terintegrasi di seluruh FEB dapat
dijadikan pengendalian pihak perpustakaan mengenai aturan peminjaman buku,
misalnya jumlah maksimal buku yang dipinjam adalah 3. Apabila di perpustakaan
MAKSI peminjam telah meminjam 2 buku, kemudian peminjam meminjam 3 buku di
perpustakaan S1 reguler, maka sistem hanya akan mengijinkan peminjaman 1 buku
saja.
3. Bagaimana teknologi RFID membantu Allianze University College of Medical
Sciences Library mendeteksi dan mencegah dari pencurian buku?

Jawab:

RFID tag sangat berguna untuk mencegah pencurian melalui pemasangan pintu
Electronic Article Surveillence (EAS) di perpustakaan. Seperti halnya sistem alarm di
toko, anggota perpustakaan yang mencoba untuk meninggalkan perpustakaan tanpa
mengikuti prosedur peminjaman buku akan memicu alarm berbunyi, karena pintu dapat
menyadari RFID tag pada buku dalam jarak 1 meter tanpa gangguan dari item magnetik.
Pintu EAS terhubung dengan ruang pengawasan perpustakaan. Apabila seseorang lewat
gate EAS dengan buku yang belum diproses untuk dipinjam, maka alarm berbunyi dan
pintu akan dinaikkan, kamera pada area pintu akan mengambil foto orang tersebut dan
mengirimkannya ke ruang pengawasan. Pendeteksian pencurian ini merupakan
teknologi yang terpisah dan beroperasi secara independen dari database perpustakaan,
akan tetapi merupakan bagian yang terintegrasi dengan pengelolaan perpustakaan di
AUCMS.