Dasar Dasar Pengendalian Dokumen

PROSEDUR No. Dokumen : DIT-TIK/PM-4.2.
3/01
No. Revisi : 00
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI PENGENDALIAN DOKUMEN
INFORMASI DAN KOMUNIKASI Tgl. Berlaku : 01 November 2010
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
MENYETUJUI
PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Nama Saripudin, S.Pd, MT Dr. H. Munir,M.IT. Yudi Wahyudi, S.Pd., M.T. Dr. H. Munir,M.IT.
Jabatan Direktur MR Direktur
Ttd.
Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.11. 2011 01.11. 2011
0/16
PROSEDUR No. Dokumen : DIT-TIK/PM-4.2.3/01
No. Revisi : 00
1.0TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk memastikan bahwa semua bentuk dokumen yang
berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dikendalikan dengan aktif.
2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen yang berhubungan dengan
Sistem Manajemen Mutu baik yang dibuat sendiri di lingkungan Direktorat
Teknologi dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia (DIR TIK UPI)
maupun dokumen-dokumen terkait yang diterima dari pihak luar.
3.0 DEFINISI
3.1 Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu.
3.2 Pusat Pengendali Dokumen (PPD) adalah bagian yang
mengendalikan dokumen dan dibawah pengelolaan Management
Representative (MR).
3.3 Salinan Terkendali (Controlled Copy) adalah salinan dokumen yang
peredarannya dikendalikan oleh Pusat Pengendali Dokumen.
3.4 Salinan Tak Terkendali (Uncontrolled Copy) adalah salinan
dokumen yang peredarannya tidak dikendalikan oleh Pusat
Pengendalian Dokumen.
3.5 Pedoman Mutu adalah dokumen sistem manajemen yang memuat
ketentuan-ketentuan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan.
3.6 Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen sistem manajemen yang
merupakan petunjuk kerja instrukti yang menjelaskan urutan-urutan
kerja secara spesifik dan terperinci.
3.7 Daftar Induk (Master List) adalah daftar yang memuat nama
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu DIR TIK.
3.8 Dokumen Aktif adalah dokumen yang sedang dalam peredaran.
14/16
No. Revisi : 00
3.9 Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang sudah tidak berlaku

karena sudah diterbitkan revisi terbarunya.
4.0 REFERENSI
4.1 Pedoman Mutu DIR TIK
4.2 Quality Management System ISO 9001 : 2000; Clause 4.2.3
5.0 KETENTUAN UMUM

5.1 Tujuan Pusat Pengendali Dokumen di DIR TIK UPI adalah :
5.1.1Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi
personil yang memerlukan.
5.1.2Untuk mengatur penyusunan, dan cara memelihara dokumen.
5.1.3Untuk mengatur pemusnahan dokumen yang berhubungan
dengan sistem mutu.
5.2 PPD bertanggung jawab untuk mengendalikan dokumen serta
menyimpan Daftar Induk.
5.3 MR (Management Representative) bertanggung jawab untuk
melaksanakan pengendalian dokumen di seluruh fungsi/bagian DIR TIK
UPI.
5.4 Setiap Kepala Devisi/Kepala seksi bertanggung jawab untuk
melaksanakan pengendalian dokumen dan memastikan bahwa dokumen
acuan kerja yang digunakan oleh pelaksana tersedia di lapangan sesuai
revisi terakhir.
5.5 Dokumen Asli, hasil review dokumen disimpan di web dengan alamat
http://sipedo.upi.edu/upinet/
5.6 Dokumen yang sudah di cetak/print menjadi dokumen yang tidak
terkendali.
15/16
No. Revisi : 00
6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA
6.1 ALUR KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN
6.2 DESKRIPSI ALUR KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.2.1 Penyusunan Dokumen oleh Pembuat Dokumen
(Originator)
6.2.1.1 Staf Unit membuat dokumen yang diperlukan pada
Unitnya.
6.2.1.2 Penulisannya sesuai dengan standar penulisan dokumen.
6.2.1.3 Memintakan persetujuan atas isi dokumen dari atasannya.
6.2.1.4 Menyerahkan dokumen kepada MR melalui PPD.
6.2.1.5 Memberi nomor identifikasi yang unik untuk setiap
dokumen yang dibuat sesuai point 6.2.2.
6.2.1.6 PPD menyimpan/upload ke web dengan alamat
6.2.2 Identifikasi Dokumen
16/16
No. Revisi : 00
6.2.2.1 Dokumen yang baru diterbitkan diberi nomor revisi “00”.

Bila terjadi revisi, maka nomor revisinya naik satu
hitungan.
6.2.2.2 Ketentuan pemberian nomor dokumen adalah sbb :
1. Untuk Pedoman Mutu
XX / YY – Z.Z / QQ
2. Untuk Rencana Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja,
Formulir :
XX / YY – Z.Z / QQ
Keterangan :
X : Inisial Kampus, yaitu DIR TIK : Direktorat
Teknologi dan Komunikasi.
Y : Singkatan nama dokumen, yaitu :
QM : Quality Mutu
RM : Rencana Mutu
PM : Prosedur Mutu
IK : Instruksi Kerja
FM : Formulir
Z : Nomor klausal ISO 9001 yang diacu
Q : Nomor urut dokumen
3. Dokumen Pendukung :
Y / ZZZ,
Y : Jenis Dokumen ( U = Perundang-undangan,
L = Buku – buku, P. Peraturan)
ZZZ : No. Urut dokumen
6.2.3 Pengesahan Dokumen
6.2.3.1 Atasan pembuat dokumen mengevaluasi keefektifan dan
kesesuaian dokumen yang telah dibuat. Jika telah sesuai,
menandatanganinya sebagai persetujuan awal dan
mencantumkan tanggalnya. Apabila penandatangan
dokumen berhalangan, maka dokumen dapat
17/16
No. Revisi : 00
ditandatangani pejabat yang mewakili ( caretaker).

Selanjutnya dokumen diserahkan ke MR.
6.2.3.2 MR memeriksa kembali kesempurnaan dokumen. Apabila
dokumen tidak lengkap, MR akan mengembalikannya
kepada pembuat dokumen. Dan jika telah sempurna, MR
menyerahkan kepada PPD.
6.2.4 Perubahan Dokumen
6.2.4.1 Semua personil yang terlibat pada suatu proses dapat
mengajukan usulan perubahan dokumen kepada pembuat
dokumen di unit kerja terkait dengan mengajukan
Formulir Usulan Perubahan Dokumen.
6.2.4.2 Pembuat Dokumen dan Atasannya akan mengevaluasi
usulan, dan jika diperlukan melakukan perubahan
dokumen sesuai usulan. Selanjutnya lakukan sama seperti
point 6.2.1 sampai dengan 6.2.3.
6.2.4.3 PPD mencatat dan menyimpan sejarah perubahan setiap
dokumen pada Formulir Sejarah Perubahan Dokumen dan
Memutakhirkan Daftar Induk Dokumen.
6.2.4.5 Kepala Unit memberikan penjelasan/informasi kepada unit
kerja yang menjadi tanggung jawabnya tentang isi dan
perubahan dokumen tersebut.
6.2.5 Amandemen Dokumen

Apabila akan dilakukan penyempurnaan terhadap dokumen yang
tak mengakibatkan perubahan sistem secara menyeluruh, maka
pada dokumen tersebut akan dilakukan amandemen dengan cara
sebagai berikut :
6.2.5.1 Dokumen akan diperbaiki yaitu dengan memberi tanda
khusus (*) di sebelah kiri kalimat dan kalimat yang diubah
dicetak tebal.
18/16
No. Revisi : 00
6.2.5.2 PPD menulis perubahannya pada Formulir Sejarah

perubahan Dokumen.
6.2.5.3 Jika amandemen telah dilakukan sebanyak tiga kali pada
dokumen yang sama, maka dokumen tersebut akan
mengalami revisi.
6.2.6 PENINJAUAN DOKUMEN
Dokumen akan ditinjau paling lambat setahun sekali. Dokumen
yang telah ditinjau disiimpan/upload ke web dengan alamat
7.0PENGECUALIAN
7.1 Apabila dokumen berkaitan dengan dua atau lebih unit maka dokumen
dibuat bersama-sama oleh unit terkait.
7.2 Apabila dipandang perlu maka kepala unit bisa membuat sendiri
dokumen yang diperlukan.
7.3 Dalam keadaan hal tertentu kepala unit/staf dapat menyimpan/upload
dokumen ke web dengan alamat http://sipedo.upi.edu/upinet/.
8.0REKAMAN
8.1 DIT-TIK/FM-4.2.3/04 : Formulir Daftar Induk Dokumen
8.2 DIT-TIK/FM-4.2.3/05 : Formulir Usulan Perubahan Dokumen
8.3 DIT-TIK/FM-4.2.3/06 : Formulir Sejarah Perubahan Dokumen
9.0 LAMPIRAN
9.1 DIT-TIK/FM-4.2.3/04 : Formulir Daftar Induk Dokumen
9.2 DIT-TIK/FM-4.2.3/05 : Formulir Usulan Perubahan Dokumen
9.3 DIT-TIK/FM-4.2.3/06 : Formulir Sejarah Perubahan Dokumen
Lampiran 9.1
Formulir Daftar Induk Dokumen
REVISI : Hal : dari
19/16
DIREKTORAT TIK
No. Revisi : 00
DAFTAR INDUK DOKUMEN

DIT-TIK/FM-4.2.3/04
KATAGORI DOKUMEN
: Pedoman Mutu : Intruksi Kerja
: Prosedur Mutu : Formulir
NOMOR JUDUL TGL

NO REV. PEMBUAT
DOKUMEN DOKUMEN BERLAKU
20/16
No. Revisi : 00
Lampiran 9.2
Formulir Usulan Perubahan Dokumen
REVISI : Hal : dari
USULAN PERUBAHAN DOKUMEN

DIT-TIK/FM-4.2.3/05

DIREKTORAT TIK
NOMOR DOKUMEN :
Jl. Dr. Setiabudhi PEMBUAT
No. 229 Bandung :
JUDUL DOKUMEN :
REVISI TERAKHIR : UNIT KERJA :

ALASAN
PERUBAHAN :
TERTULIS DALAM DOKUMEN
PERUBAHAN
DIUSULKAN
DITINJAU OLEH PPD
OLEH
NAMA
TANGGAL
TANDA TANGAN
Catatan :
15/16
No. Revisi : 01
INFORMASI DAN KOMUNIKASI Tgl. Berlaku : 05 Januari 2015
Lampiran 9.3
Formulir Sejarah Perubahan Dokumen
REVISI : Hal : dari
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

DIT-TIK/FM-4.2.3/06

NOMOR DOKUMAN DIREKTORAT TIK :
NAMA DOKUMEN :
KATAGORI DOKUMEN :
: Pedoman Mutu : Prosedur Mutu : Insruksi Kerja : Formulir
NO TANGGAL REV. BENTUK PERUBAHAN
16/16

Dasar Dasar Pengendalian Dokumen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Dasar Dasar Pengendalian Dokumen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR No. Dokumen : DIT-TIK/PM-4.2.

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTUR

Jabatan Direktur MR Direktur

Tanggal 01.11.2010 01.11.2010 01.11. 2011 01.11. 2011

2.0 RUANG LINGKUP

3.9 Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang sudah tidak berlaku

5.0 KETENTUAN UMUM

6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1 ALUR KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.2 DESKRIPSI ALUR KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.2.2 Identifikasi Dokumen

6.2.2.1 Dokumen yang baru diterbitkan diberi nomor revisi “00”.

ditandatangani pejabat yang mewakili ( caretaker).

6.2.5 Amandemen Dokumen

6.2.5.2 PPD menulis perubahannya pada Formulir Sejarah

DAFTAR INDUK DOKUMEN

: Pedoman Mutu : Intruksi Kerja

: Prosedur Mutu : Formulir

NOMOR JUDUL TGL

REVISI : Hal : dari

USULAN PERUBAHAN DOKUMEN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

REVISI TERAKHIR : UNIT KERJA :

TERTULIS DALAM DOKUMEN

REVISI : Hal : dari

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

: Pedoman Mutu : Prosedur Mutu : Insruksi Kerja : Formulir

NO TANGGAL REV. BENTUK PERUBAHAN

Anda mungkin juga menyukai