TEMA 9

DOCUMENTACIÓN
BÁSICA DE LA
EMPRESA
 INDICE

1-DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA
-PEDIDO
-ALBARÁN
-FACTURA
-DOCUMENTOS DE PAGO
-RECIBO
-OPERACIONES ASOCIADAS A LOS DOCUMENTOS DE
COMPRAVENTA
2-LOS CONTRATOS
-TIPOS DE CONTRATO MERCANTIL
-ELEMENTOS DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA
-OBLIGACIONES DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA
 1-DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA

• La empresa participa como compradora y vendedora en

diversos mercados. Por ello, ha de formalizar y cumplimentar
la documentación relacionada con cada una de las etapas de la
compraventa
• DOCUMENTOS DE LAS DISTINTAS ETAPAS

1-El comprador solicita un bien o servicio con un pedido.

2-El vendedor proporciona el bien o servicio con un albarán.
3-El vendedor expido la factura que acredita la compra o la
prestación de servicios.
4-El comprador paga, al contado o a plazos, con cheque, letra de
cambio, pagaré,…
5-El vendedor acredita el pago con el recibo.
 PEDIDO
• Documento de detalla los artículos que demanda el cliente y
las condiciones en que se efectuará la compra.
• En él se especifica a la empresa vendedora la voluntad de
adquirir un bien o un servicio
• Puede realizarse por la empresa vendedora o por la
compradora.
• Una copia para el departamento de contabilidad para conocer
los detalles de la operación y para después realizar la factura y
el albarán.
• No existe un modelo uniforme, siempre y cuando consten en él
unos elementos necesarios.
 ELEMENTOS NECESARIOS
Identificación de la empresa
compradora
Número del pedido, lugar y
fecha
Identificación de la empresa
vendedora
Dirección de envío del material
Fecha de entrega
Condiciones de transporte
Forma de pago
Descuento
Identificación registral de la
empresa compradora
Firma de quien realiza el pedido
Detalle de las mercancías
 ALBARÁN
• Documento que detalla y justifica la entra de las mercancías.
• Es el documento que permite la emisión de la futura factura y
su posterior cobro. Sirve de prueba.
• Deben realizarse dos copias del albarán: una firmada por el
cliente y devuelta al proveedor probando que se ha entregado
la mercancía y la otra copia se archiva por la empresa
compradora.
• Además pueden emitirse dos más: una para el almacén de la
empresa vendedora y otra para el departamento de ventas de la
misma
• No hay modelo oficial, pero si elementos necesarios.
 ELEMENTOS NECESARIOS
Identificación de la empresa
vendedora
Identificación de la empresa
compradora
Fecha en la que se ha remitido
Empresa transportista
Referencia del pedido
Empresa que paga el transporte
Domicilio de entrega
Descuento
Observaciones por parte del
envío
Detalles a los artículos enviados
Firma del cliente que acredita la
entrega
• LOS PORTES Y OTROS GASTOS:

-Nota de portes: cuando existe una tercera empresa transportista,

es la nota que recibirá la empresa compradora. Así los pagará,
si van a su cargo.
-Si va a cargo de la empresa vendedora, la compradora venderá la
nota de portes y se entregará a la vendedora para que la pague.
EJEMPLO DE ALBARÁN
 LA FACTURA
• Es un documento que acredita legalmente la prestación de
servicios o la compraventa de mercancías.
• Obligación de su entrega.
• La empresa vendedora debe quedarse una copia.
• No hay modelo oficial, aunque se unos elementos regulados
legalemente.
 ELEMENTOS NECESARIOS

Identificación de la empresa Base imponible (Importe bruto-

vendedora Descuento+Gastos)
Identificación de la empresa Impuesto aplicable y tipo
compradora impositivo
Número de la factura Total de la factura

Detalle de los artículos

vendidos o servicios prestados
Descuento (sobre el importe
bruto)
Gastos ligados a la operación
 FACTURA ELECTRÓNICA
• Debido a que muchas transacciones se llevan a cabo mediante el uso de
las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), es más frecuente
actualmente el uso de la FACTURA ELECTRÓNICA. Pueden emitirse
facturas y otros documentos análogos por vía telemática.
• Así deben utilizarse sistemas de intercambio electrónico de datos que
garanticen la seguridad de las comunicaciones mediante internet:
procedencia, autenticidad,….)
• Ejemplo: Firma electrónica.
• Con este fin existen unos servicios de certificación que expiden
“Certificados electrónicos” que relacionan la firma electrónica con la
identidad personal.
EJEMPLO DE FACTURA
 DOCUMENTOS DE PAGO: CHEQUE
• Cuando se presenta la factura el cliente debe proceder al pago
en la forma y momento convenidos.
• Medios de pago más destacados: en efectivo, transferencia, a
plazos, al contado, cheque, pagaré, letra de cambio.

• CHEQUE: “Documento mediante el cual se da una orden de

pago a una entidad financiera para que abone una determinada
cantidad de dinero a la persona a quien va destinado o que lo
presente al cobro”
• ELEMENTOS BÁSICOS:
1-Nombre y dirección del pagador del cheque (librado). Ha de ser
un banco o una caja de ahorros.
2-Nº de la cuenta corriente.
3-Importe, en números.
4-Persona o personas que pueden cobrarlo.
5-Importe en letras.
6-Lugar y fecha en que se ha emitido el cheque.
7-Serie y número del cheque.
8-Firma del titular de la cuenta corrriente.
• TIPOS DE CHEQUES:

-Cheque al portador: puede ser pagado a cualquier persona.

-Cheque nominativo: se escribe el nombre del beneficiario, el cual
es el único que puede cobrarlo.
-Cheque barrado o cruzado: hay dos líneas paralelas que lo
cruzan en diagonal, en cuyo interior puede anotarse: banco, y
compañía, y Cía. ´”Sólo pueden cobrarse mediante ingreso en
cuenta corriente”.
-Cheque conformado: el banco certifica que los datos del cheque
son conformes y que la cantidad consignada queda bloqueada
en la cuenta corriente hasta que se presente a cobro.
• LEY CAMBIARIA Y DEL CHEQUE:
-Plazo de cobro: 15 días (emitido y pagadero en España)
-Plazo de 20 días, si es emitido en el extranjero (Europa) y
pagadero en España.
-Plazo de 60 días: si es emitido en el extranjero (fuera de Europa)
y pagadero en España.

“El banco está obligado a pagarlo, siempre que haya fondos, y si

los hay parcialmente, estará obligado a entregar esa cantidad”

“Si no se dispone de fondos se debe pagar además de la cantidad

adeudada un 10% de intereses más una indemnización por los
daños y perjuicios ocasionados”
EJEMPLO DE CHEQUE
 LETRA DE CAMBIO
• CONCEPTO: “Documento mediante el cual una persona
(librador) ordena pagar a otra persona (librado) en una
determinada fecha (vencimiento) una cantidad de dinero,
normalmente por medio de una tercera persona (tenedor).
• ELEMENTOS PERSONALES:
-Librador: persona a quien se le debe el importe de la letra, la
crea y la presenta al librado para su aceptación.
-Librado: quien acepta la letra y se compromete a pagarla el día
de su vencimiento.
-Tenedor o tomador: persona a cuya orden debe ser pagada la
letra y que la cobra en nombre del librador. Suele ser una
entidad financiera.
-Otras personas: avalista, endosante y endosatario.
• OPERACIONES RELACIONADAS CON LA LETRA DE CAMBIO:
-AVAL: el avalista es quien se compromete al pago de la letra en
el caso de que no lo haga el librado. Así hay mayores garantías
de pago.
-ENDOSO: cláusula por la cual el librador puede ceder la
propiedad de la letra a otra persona, sería el endosante, y en
nuevo propietario el endosatario.
-PROTESTO: si el librado se niega a pagar la letra a su
vencimiento, o a aceptarla en el momento de su presentación,
el librador constará esta circunstancia mediante protesto. Se
puede hacer levantando acta notarial y así poder acudir a la vía
judicial para reclamarla.
 ELEMENTOS NECESARIOS

• Lugar de expedición de la letra.

• Importe en números.
• Fecha en que se libra la letra.
• Fecha en que ha de ser pagada.
• Nombre del tomador.
• Sello con importe acorde al de la letra.
• Aceptación del librado con su firma.
• Firma del librador.
• Nombre y domicilio del librado.
• Cláusulas por si no se hace efectivo el pago.
• Lugar del pago y cuenta bancaria del librado.
• Importe en letras.
EJEMPLO DE LETRA DE CAMBIO
EJEMPLO DE LETRA DE CAMBIO
 RECIBO
• Documento que acredita el pago de la cantidad adeudada.
• Talonarios: tiene dos partes; el “recibo” que se entrega como
justificante del pago y la “matriz”, que queda en el talonario y
sirve de control
 ELEMENTOS DEL RECIBO

• Número del recibo.

• Pagador del recibo.
• Fecha del pago.
• Importe del pago en letras (si hay cheque anotar el número de
éste).
• Motivo del recibo.
• Importe en números.
• Firma de quien extiende el recibo.
EJEMPLO DE RECIBO
 2-LOS CONTRATOS
• La actividad de la empresa suele implicar la realización de
contratos.
• CONCEPTO: Acuerdo entre dos o más personas o empresas
mediante el cual pactan dar, hacer o no hacer alguna cosa, o
prestar algún servicio.
• Los más destacados en la actividad empresarial son los
siguientes:
1-CONTRATO DE COMPRAVENTA: fijar condiciones de la
compraventa del bien o derecho, (partes, bienes o derechos,
precio y pago).
2-CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: similar al de
compraventa.
3-CONTRATO DE SUMINISTRO: prestaciones con una continuidad
fija. Suelen ser de adhesión (condiciones prefijadas).
4-CONTRATO DE SEGUROS: prevenir riesgos de la empresa.
(Póliza de seguros y Prima).
 ELEMENTOS DEL CONTRATO DE
COMPRAVENTA
• ELEMENTOS PERSONALES: comprador y vendedor (mayores
de 18 años o de 16 si están emancipados).

• ELEMENTOS MATERIALES: la cosa objeto del contrato (lícita,

posible, dentro del comercio y determinada) y el precio
(determinado, cierto, en dinero o signo que lo represente, en
cualquier moneda, pactado libremente entre las partes).
 OBLIGACIONES DEL CONTRATO DE
COMPRAVENTA
• VENDEDOR: • COMPRADOR:
-Entregar la cosa vendida -Pagar según condiciones.
según condiciones. -Demora: intereses.
-Conservarla en buen estado -Recibir la cosa.
hasta la entrega.
-Correr con los gastos.
-Responder de sus vicios o
defectos.