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Santiago de Cali Septiembre 19 de 2019

ENSAYO: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PROGRAMA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL

NOMBRE
MICHAEL HUILA RESTREPO
Santiago de Cali Septiembre 19 de 2019

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

¿Qué es una Tabla de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus


correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización


de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y
la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.

¿Quiénes tienen que hacerlas?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades


del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:


* Establecimientos Públicos
* Empresas Social del Estado
* Industriales y comerciales del Estado
* Empresas de Economía Mixta.
* Entidades descentralizadas indirectas
* Unidades administrativas especiales
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E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:


* Comunas
* Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:


* Senado de la República
* Cámara de Representantes
* Asambleas Departamentales
* Concejos municipales.
Los Organismos de Control:
* Personería
* Contraloría
* Procuraduría
* Veedurías
Los Órganos de administración de Justicia:
* Cortes
* Fiscalía
* Juzgados

Las T.R.D. se basan en:

 La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar


las series y sub series.
 Los períodos de retención en cada fase de archivo.
 La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS:

* Facilitan el manejo de la información.


* Racionalizan la producción documental
* Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
* Facilitan el control y acceso a los documentos.
* Garantizan conservación de documentos históricos.
* Regulan transferencias primarias y secundarias
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* Racionalizan procesos administrativos


* Archivísticamente facilitan todos los procesos

IMPORTANCIA:
* Permiten manejo integral de documentos.
* Facilitan la organización documental.
* Ayudan a controlar la producción y trámite.
* Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad.
* Integran procesos archivísticos con lógica.
* Identifican documentos eliminables.

Además, tienen importancia en:

Administración:

 Facilita el manejo de la información

 Contribuye a la racionalización en la producción documental.

 Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de


retención en ella estipulados.

 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen


carácter permanente.

 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de


archivo.
Sirve de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
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Archivística:

 Permite el manejo integral de los documentos.


 Facilita la organización de los documentos a partir del concepto de archivo
total.
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los docts.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
 administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.

¿Cómo se hacen?

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su


aprobación.

4. Aplicación

5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental


se estipulan en el MINI/MANUAL No
4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
Directrices básicas e instructivos para su elaboración.

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