Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
PROPOSAL
Oleh :
ETIKA MULIA SARI
NIM.11140251000004
Etika Mulia Sari (11140251000004). Alih Media Arsip Vital Sebagai Upaya
Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Di bawah bimbingan Nuryudi, S.Ag, S.S, MLIS. Program Studi
Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses alih media arsip vital
sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral, penerapan kebijakan serta prosedur pelayanan. Jenis penelitian
yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif dengan
pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui
observasi, wawancara dan kajian pustaka. Informan dalam penelitian ini
berjumlah tiga orang yaitu Kepala Unit Pusat Arsip dan dua orang arsiparis ahli
madya di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Hasil
dari penelitian ini adalah 1) Alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip terdiri dari
tiga tahapan yaitu tahapan sebelum alih media di antaranya identifikasi arsip,
cleaning dan sorting, dan persiapan alat alih media; tahapan alih media di
antaranya scanning, editing, dan finishing; dan tahapan setelah alih media di
antaranya penyimpanan kembali fisik arsip, indexing, dan penyimpanan hasil alih
media; 2) Kebijakan alih media berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 28 tahun 2012 tentang Penerapan Undang-Undang No. 43 tahun
2009 tentang Kearsipan secara umum telah diterapkan; 3) Sistem pelayanan arsip
di UPA KESDM adalah layanan tertutup, dan prosedur pelayanan dimulai dari
mengajukan surat ke KESDM, mendapat surat balasan, mendatangi pusat arsip,
mengisi formulir peminjaman, dan terakhir pemberian arsip dalam bentuk copy.
Kata Kunci : Alih Media, Arsip Vital, Preservasi Arsip, Pelayanan Arsip.
i
KATA PENGANTAR
hanya milik Allah Tuhan semesta alam yang mana dengan karunia dan hidayah-
Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Alih Media Arsip Vital
Sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Sallam.
Banyak hal yang menjadi kendala yang penulis hadapi selama proses
penyelesaian skripsi ini, sehingga penulis mendapat bantuan dan motivasi dari
berbagai pihak yang mendukung secara moril, materil dan tenaga. Penulis
menyadari banyak kekurangan dan kelemahan dalam masa penyusunan skripsi ini.
orang tua tercinta yang selalu mendoakan Ayahanda Akhyar dan Ibunda
Tasmawati serta abang Afrijoni yang memberikan dukungan yang luar biasa dari
awal sampai akhir masa perkuliahan penulis, abang Dendi Putra, Rio Sutrisno,
Oki Sutrisno, Rino Sutrisno atas doa dan dorongan semangat yang diberikan
kepada penulis.
Skripsi ini tentunya tidak lepas dari dukungan semua pihak yang telah
ii
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Perpustakaan.
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah
7. Bapak Muhammad Azwar, M.Hum, Bapak Sukirno dan Ibu Siska yang telah
8. Seluruh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral terutama kepada Bapak Tukiran Heru Susanto, S.H, Ibu Eny
Nurwianty, S.Sos, Ibu Eka Runie, S.E, M.M, dan Bapak Agus yang telah
9. Kepada para sahabat Rosmiati, Sari Wahyuni, Fitriani TH, Armelia Yunita,
Intan Indah Pratiwi, Nur Ulfa Amaniah, Aprilia Melfi, Martani Pudyastuty,
tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, dan temen-teman KKN Sirius106.
iii
Terimakasih untuk semangatnya dan kebersamaan kita yang telah
10. Pihak lainnya baik teman maupun saudara yang tidak dapat penulis sebutkan
satu persatu, terimakasih atas dukungan dan semua kebaikan yang diberikan
kepada penulis.
dalam penulisan skripsi ini, maka penulis menerima kritik dan saran yang
membangun. Semoga Allah Swt memberikan balasan yang setimpal pada semua
pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan. Akhir kata, penulis berharap
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
v
1. Reduksi Data ............................................................................................. 55
2. Penyajian Data ........................................................................................... 55
3. Penarikan Kesimpulan ............................................................................... 55
F. Jadwal Penelitian ....................................................................................... 56
vi
DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
BAB I
PENDAHULUAN
tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang sangat berharga yang dapat
dijadikan sebagai bukti terekam dari suatu kegiatan. Hal ini sejalan dengan
Tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu arsip adalah rekaman kegiatan atau
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
dapat dijadikan sebagai bukti bagi tindakan, keputusan dan komuniksi serta
dapat dijadikan sebagai bukti, maka arsip tidak hanya harus lengkap, namun
juga harus dapat diakses, reliable, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu
gugat. Pengelolaan arsip yang tidak baik akan menjadi boomerang bagi
pencipta arsip itu sendiri. Oleh karena itu, maka dibutuhkan suatu lembaga
1
2
pelestarian arsip yang bertujuan untuk menjaga keamanan isi informasi arsip
dan juga menjaga fisik arsip. Arsip harus dirawat dan dilestarikan sedemikian
rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi fisik arsip yang
sebagian besar berbahan dasar kertas dan terbuat dari kayu. Kondisi kertas
tersebut secara alami memiliki kadar keasaman yang dapat rapuh dengan
sendirinya. Hal ini menjadi salah satu faktor internal kerusakan arsip dan
memerlukan preservasi yang tepat. Oleh karena itu, sangat penting untuk
semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menjamin kondisi arsip tetap berada
tempat penyimpanan arsip. Selain itu juga dibutuhkan pelatihan bagi pegawai
IT, harus menyimpan dan melindungi atau menjaga serta melestarikan arsip
untuk jangka panjang, karena arsip berisi informasi yang sangat penting.2
2
Maria Kallberg, “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The Digital
Age,” Records Management Journal Vol. 22, no. 2 (2012).
3
lagi sejarah pengumpulan al-Qur‟an pada zaman Rasulullah Saw. ayat-ayat al-
menuliskan nya pada pelepah kurma, pohon, daun, kulit, tulang dan batu-
batuan, dikarenakan belum adanya kertas pada masa itu.3 Hal ini dibuktikan
Hadist di atas diperjelas lagi oleh al-Qur‟an surat al-Hijr ayat 9 yang
berbunyi :
bersama sahabat bertujuan supaya al-Qur‟an dapat terus bertahan bagi umat
sebagai pedoman hidup hingga saat ini dan seterusnya. Preservasi kini terus
3
Nasruddin, “Sejarah Penulisan Al-Qur‟an: Kajian Antropologi Budaya,” Jurnal Rihlah
UIN Alauddin Makasar Vol. 2, no. 1 (2015): hal. 57-60.
4
berkembang dalam berbagai bidang mulai dari perpustakaan, arsip dan bidang
lainnya.
Preservasi diberlakukan bagi semua jenis arsip, terutama pada arsip yang
sifatnya abadi dan tidak akan dimusnahkan atau dikenal dengan arsip vital.
Dimana arsip vital merupakan arsip kelas satu yaitu merupakan arsip yang
arsip vital bagi instansi amatlah penting, maka kerusakan arsip vital dapat
bahkan mati. Mengingat peran penting arsip vital tersebut, maka arsip vital
kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip baik
salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip.6 Menduplikat atau membuat
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai
Energi dan Sumber Daya Mineral telah melakukan beberapa upaya preservasi
4
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
hal. 234.
5
Riven Raviah Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan
Arsip Vital Pengadilan Tinggi Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri
A, Vol. 1, no. 1 (2012): hal. 18.
6
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.
5
arsip yang biasa disebut dengan kegiatan jum‟at bersih dan upaya mengalih
mediakan arsip. Untuk alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral saat ini dikhususkan kepada arsip vital.
Dalam melakukan alih media arsip vital ada beberapa kendala yang dihadapi
salah satunya yaitu kurangnya alat alih media yaitu scanner. Alih media arsip
vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
merupakan salah satu bentuk usaha dalam menyelamatkan isi informasi yang
terkandung di dalam arsip vital, agar tetap terjaga dengan baik, terhindar dari
kerusakan baik dari bencana alam, kerusakan ruangan maupun oleh kelalaian
manusia.
Dalam melakukan alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral membutuhkan waktu kerja, standar kerja,
dan alur kerja yang terbagi menjadi beberapa tahapan-tahapan yang mencakup
dilakukan atau diterapkan oleh lembaga arsip lainnya yang ada di Indonesia,
metode alih media. Berdasarkan hal ini, maka penulis tertarik untuk
mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan, maka fokus masalah
1. Proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
3. Prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip
1. Bagaimana proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit
3. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
4. Apa hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip vital
Secara umum tujuan penelitian ini adalah untuk menegetahui proses alih
media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian
sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi
diharapkan mempunyai manfaat dalam alih media arsip khususnya pada arsip
1. Manfaat Praktis
b. Bagi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral,
khususnya dalam hal alih media arsip vital sebagai upaya preservasi.
d. Bagi Universitas, hasil penelitian ini juga dapat menjadi hasil karya
2. Manfaat Teoritis
selanjutnya yang berhubungan dengan alih media arsip vital sebagai upaya
D. Defenisi Istilah
1. Arsip
bentuk kertas, tulisan, gambar, suara dan lain-lain yang berguna untuk
2. Arsip Vital
Arsip vital merupakan arsip nomor satu atau arsip terpenting bagi
3. Preservasi
didalamnya.
4. Alih Media
E. Sistematika Penulisan
berikut:
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini menjelaskan secara detail tentang pusat arsip, arsip,
arsip vital, preservasi, dan alih media yang meliputi pengertian alih
media, tujuan alih media, prosedur alih media, serta kebijakan alih
media.
analisis data.
Bab ini memuat isi dari profil, objek penulisan, gambaran umum,
Bab V Penutup
TINJAUAN LITERATUR
A. Pusat Arsip
bahasa Inggris terdiri dari dua kata, yaitu record dan center. Record berarti
berarti “pusat, bagian tengah “. Bila kedua kata ini digabungkan maka berarti
“pusat dokumen”.7
Pusat arsip atau record center merupakan tempat dan semua fasilitas
yang didesain secara khusus untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat
arsip harus melalui sebuah perencanaan, artinya terbentuknya pusat arsip tidak
terjadi secara kebetulan karena suatu ruangan atau gedung telah dipenuhi
organisasi sehingga harus dirancang secara khusus sesuai dengan standar dan
organisasi.8
7
Imam Gunarto dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip (Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2014), hal. 1.7.
8
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 287.
9
Eka Kusmayadi, Imam Gunarto, dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip (Tangerang
Selatan: Universitas Terbuka, 2016), hal. 1.23.
11
12
Menurut zulhalim pusat arsip adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
Pusat arsip dapat berupa milik badan korporasi namun dapat pula pusat
dengan memungut biaya. Pusat arsip hanya boleh digunakan oleh karyawan
dari badan korporasi yang bersangkutan, namun juga memiliki batasan untuk
tempat penyimpanan arsip inaktif dan pusat rujukan atau pusat referensi dari
suatu organisasi. Secara luas pusat arsip dapat menjadi tempat dan pusat
aktivitas pengelolaan arsip inaktif atau bahan arsip dinamis instansi yang
ke Arsip Nasional.11
materi kearsipan yang dihasilkan dan diterima oleh badan korporasi atau dapat
10
Zulhalim, “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan
Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip
Plus di Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,” Jurnal Manajemen Informatika
Vol. 6, no. 4 (2013): hal. 2.
11
Gunarto dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip, hal. 1.7.
13
arsip yaitu:
1. Arsip
Pengertian arsip jika dilihat dari segi bahasa yaitu, arsip dalam bahasa
Kata ini pun berasal dari bahasa Yunani, Arche yang berarti “permulaan”.
Arsip dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dari beberapa
Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 bahwa arsip
adalah:
12
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 289.
13
Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital
Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 17.
14
organisasi sebagai bukti kegiatan serta memiliki nilai dalam jangka waktu
tertentu.
diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau
administrasi lembaga dan sudah tidak mutakhir lagi, tetapi masih harus
yang akan datang. Agar tercapai penyediaan bahan rujukan tersebut, arsip
dalam bentuk berkas hard file atau soft file yang dibuat, diterima, atau
kegiatan, hal ini sesuai dengan pengertian arsip yang dikemukakan oleh
merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan yang dibuat dan diterima oleh
aktifitas kehidupan.
dicapai.
16
Anon Mirmani, Pengantar Kearsipan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2013),
hal. 7.
17
Dessy Irmawati dan Yuniar Indrihapsari, “Sistem Informasi Kearsipan Untuk
Meningkatkan Kualitas Pelayanan,” Jurnal Pendidikan Teknologi dan Kejuruan Vol. 22, no. 2
(2014): hal. 137.
16
rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang
belum dilaksanakan.
1971 yaitu:19
b. Jenis Arsip
a) Surat
c) CD, DVD
20
Sudjono, Penilaian dan Penyusutan Arsip, hal. 2.6.
21
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional
ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hal. 13.
18
d) Pita rekaman
e) Mikrofiolm
f) Disket22
dan undangan.
pegawai.
keputusan peradilan.
laporan keuangan.
memo.
22
Sutirman, “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik,” Jurnal Efisiensi: Kajian Ilmu
Administrasi Vol. 13, no. 1 (2015): hal. 99.
23
Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke
Basis Komputer, hal. 14.
19
menjadi:
24
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 231.
20
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.26 Arsip
25
Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke
Basis Komputer, hal. 16.
26
Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
21
1) Arsip Dinamis
27
Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”
Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1 (2017): hal 48.
22
2) Arsip Statis
2. Arsip Vital
record adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan badan korporasi.
Arsip vital disebut juga arsip dinamis kelas satu.28 Menurut Nita Ismayati
arsip vital merupakan arsip dinamis (rekod) yang penting bagi kegiatan
informasi atau data tentang bidang tertentu yang diperoleh dan dilestarikan
sebagai acuan atau untuk digunakan.29 Arsip vital merupakan arsip yang
Riven.30
28
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 229.
29
Nita Ismayati, “Preservasi Arsip Vital Perguruan Tinggi: Studi Kasus di Universitas X,”
Jurnal Pustakawan Indonesia Vol. 13, no. 2 (2014): hal. 59.
30
Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital
Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 18.
23
informasi ataupun fisik arsip baik dari faktor bencana ataupun faktor
manusia.
sebagai berikut:31
31
Musrifah, “Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah di
Yogyakarta,” Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan Vol. 4, no. 2 (2016): hal. 139.
24
berkaitan dengan ciri-ciri yang dimiliki oleh arsip vital, berikut fungsi
32
Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), hal.
2.19.
26
bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih
33
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.
27
cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-
seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah,
kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip
berbasis magnetik/elektronik
3. Preservasi
informasinya.36
informasinya
berikut:37
35
Ade Nufus, “Preservasi Arsip,” Libria Vol. 9, no. 2 (2017): hal. 216.
36
Hamdani Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, Seri E, Vol. 1, no. 1 (2012): hal. 409.
37
Nufus, “Preservasi Arsip,” hal. 213.
29
2) Pengawetan
8) Keindahan.
b. Unsur Preservasi
Beberapa unsur penting yang harus diperhatikan dalam upaya
1) Manajemen
3) Laboratorium
4) Pendanaan
disebabkan oleh banyak hal, seperti faktor fisika, biologi, kimia, alam,
38
Karmidi Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka (Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2014), hal. 1.7.
39
Endang Fatmawati, “Analisis Kebutuhan Pelestarian Bahan Perpustakaan Tercetak,”
Pustabiblia: Journal of Library and Information Science Vol. 1, no. 1 (2017): hal. 8.
31
faktor intern yaitu faktor menyebab kerusakan dari dalam dan faktor
1) Dalam Kertas
Bahan dasar arsip pada umumnya berasal dari kertas yang terbuat
asam pada reaksi selanjutnya. semua zat kimia yang terbentuk dari
yang akan menambah jumlah asam di dalam kertas. Zat kimia yang
a) Lignin
40
Basir Bartos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), hal. 50.
41
Rio Agus Saputra dan Elva Rahmah, “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan
Arsip di Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Bukittinggi,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 2 (2013): hal. 48.
32
harus dihilangkan.
b) Alum-Rosin Sizing
c) Zat Pemutih
sumber asam.
2) Polusi Udara
Sifat kertas yang mudah menyerap gas maka keasaman kertas juga
dapat berasal dari udara. Gas-gas yang diperoleh dari udara itu
3) Tinta
Asam tanat dan garam besi (fero sulfat) dalam tinta mengakibatkan
Perusak arsip dari luar (faktor ekstern) berasal dari beberapa faktor
diantaranya yaitu:
1) Faktor Fisika
a) Cahaya
kering.
42
Andi Ibrahim, Pelestarian Bahan Pustaka (Makasar: Alauddin University Press, 2014),
hal. 197.
43
Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Perpustakaan,
Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” hal. 412.
44
Aldona Gusda dan Elva Rahmah, “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di Kantor
Arsip Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri G,
Vol. 2, no. 1 (2013): hal. 487.
34
c) Partikel Debu
2) Faktor Biota
a) Fungi
tidak terbaca.
b) Serangga
berasal dari kertas, hal ini merupakan salah satu faktor yang
yang besar dan waktu yang singkat karena bencana alam yang
a) Api
merusak arsip.
b) Air
46
Ibrahim, Pelestarian Bahan Pustaka, hal. 198.
36
c) Pencurian
dalamnya:
1) Deasidifikasi
47
Asep Yudha Wirajaya, “Preservasi dan Konservasi Naskah-Naskah Nusantara di
Surakarta Sebagai Upaya Penyelamatan Asset Bangsa,” Etnografi Vol. 16, no. 2 (2016): hal. 61.
37
2) Laminasi
3) Enkasulapsi
pada pembungkusnya.49
4) Alih Media
penanganan.50
B. Alih Media
mengatakan alih media adalah mengalih mediakan ke micro film dan media
lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD-ROM
dan Worm.51 Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer
informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan
tujuan efesiensi.
48
Wirajaya, hal. 61.
49
Wirajaya, hal. 61.
50
Mardiyanto, “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi Kasus di
Arsip Nasional Republik Indonesia,” hal. 98.
51
Peraturan Pemenrintah Nomor 88 Tahun 1999
38
catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien
lain. Duplikasi media tersebut dapat mempertahankan isi dari media tersebut
sehingga menjadi media bentuk lain yang bertahan lama dan dapat lebih
dokumen untuk dipertahankan dalam jangka waktu yang lama dan dapat
mungkin dalam jangka waktu yang lama akan mengalami kerusakan fisik,
Kegiatan alih media memiliki tujuan, fungsi serta manfaat bagi bahan
media lain.
a. Fungsi Melindungi
Alih media dapat melindungi arsip asli dari tingkat pemakaian tingkat
tinggi yang dapat merusak arsip itu sendiri, sehingga cukup dengan
b. Fungsi Pendidikan
arsip.
c. Fungsi Ekonomi
menghemat ruangan.
dalam proses temu kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, sumber daya
55
Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum Pengadilan
Tinggi Padang,” hal. 46.
56
Rosa Widyawan, Melestarikan Bahan Perpustakaan: Menjamin Akses Informasi
(Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, 2013),
hal. 174.
40
Menurut Abdul Rahman Saleh dalam bukunya ada beberapa hal yang
perlu dipersiapkan sebelum memulai kegaiatan alih media. Hal yang perlu
57
Abdul Rahman Saleh, Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step (Jakarta: Sagung
Seto, 2010), hal. 11.
58
Abdul Rahman Saleh, hal. 13.
41
dilakukan alih media arsip. Berikut kebijakan dalam alih media arsip:59
59
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
42
4. Layanan Kearsipan
umum.60 Layanan arsip juga dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan
(access and reference services). Akses dan jasa rujukan menunjukan pada
60
Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, Akses dan Layanan Arsip
(Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016), hal. 1.3.
43
tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk dapat digunakan dan
Selain dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan (access and
penyediaan fasilitas dan jasa di lembaga arsip yang dapat digunakan oleh
61
Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, hal. 1.4.
62
Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, hal. 1.5.
44
genealogy.
kedalam kategori ini adalah arsip yang berkaitan dengan surat atau
kedalam kategori ini adalah segala arsip yang memuat informasi yang
d. Jasa reproduksi atau alih media arsip, reproduksi bisa dalam bentuk
petugas pelayan arsip harus dapat mengenali siapa saja pengguna arsip.
dengan pusat arsip atau melalui telepon atau surat dan yang tergolong
a. Vocational User, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah staf dari
63
Ishak, “Teknik Layanan Kearsipan” (2015),
https://perpustakaanreferensiuntukkuliah.weebly.com/.../teknis_layanan_kearsipan.ppt.
64
Ishak.
46
C. Penelitian Terdahulu
mengetahui aspek apa saja yang telah diteliti oleh peneliti terdahulu, sehingga
tidak akan terjadi pengulangan penelitian dalam aspek dan lokasi atau objek
penelitiannya.65
akan dilakukan. Persamaannya terletak pada tema dan metode penelitian yaitu
pendekatan kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini yaitu pada teknik yang
65
John W. Creswell, Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mix
(Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), hal. 36.
66
Sarah Nurzannah, “Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi Di Arsip
Nasional Republik Indonesia,” Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.
47
penelitian yang akan dilakukan menggunakan teknik alih media. Hasil dari
mendiskusikan jenis restorasi yang cocok bagi arsip yang akan ditindaki
setelah tahap ini selesai makan dapat melakukan restorasi atau pelestarian
arsip. Kendala yang dihadapi dalam restorasi arsip di Arsip Nasional Republik
Alih Media Arsip Statis”. Jurnal Diplomatika Vol. 1, No. 1, September 2017
hal 47-60 Universitas Gadjah Mada.67 Jurnal ini merupakan tugas akhir
statis. Penelitian ini memiliki persamaan pada tema yang akan diteliti yaitu
alih media arsip. Namun perbedaan penelitian ini terletak pada jenis arsip
yaitu peneliti sebelumnya memilih arsip statis dan peneliti memilih arsip vital.
Hasil penelitian ini adalah sarana dan prasarana pendukung, kondisi arsip dan
arsiparis. Proses alih media arsip dimulai dari tahap persiapan, dilanjutkan
dengan scanning, editing, dan penyimpanan arsip di depo arsip yang telah
disiapkan.
67
Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”
Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1 (2017): hal. 47-60.
48
Padang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tahapan dalam alih media
arsip dinamis inaktif. Penelitian ini memiliki persamaan topik yaitu alih
media arsip dengan penelitian yang akan penulis lakukan. Namun berbeda
pada jenis arsip yang diteliti, yaitu peneliti sebelumnya membahas arsip
dinamis inaktif dan peneliti membahas mengenai arsip vital. Hasil penelitian
ini yaitu proses alih media arsip dinamis inaktif ke CD-ROM di Kasubag
68
Syafriati Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum
Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 45-55.
BAB III
METODE PENELITIAN
menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.69 Tujuan Penelitian yang hendak
lebih mendalam tentang subjek yang akan diteliti yaitu Alih Media Arsip Vital
sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
69
Mohammad Mulyadi, “Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Serta Pemikiran Dasar
Menggabungkannya,” Jurnal Studi Komunikasi dan Media Vol. 15, no. 1 (2011): hal. 132.
70
Naila Hayati, “Pemilihan Metode yang Tepat dalam Penelitian: Metode Kuantitatif dan
Metode Kualitatif,” Jurnal Tarbiyah al-Awlad Vol. 4, no. 1 (2015): hal. 345.
49
50
B. Informan
menjadi sumber data, atau disebut juga orang yang diwawancarai.71 Informan
tentang situasi dan kondisi tentang latar penelitian. Dalam penentuan informan
Penentuan informan ditentukan dengan cara mencari tahu pihak yang paling
informan lainnya karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang
tiga orang, yaitu kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral, serta dua orang arsiparis ahli madya. Alasan peneliti
mengambil tiga orang informan tersebut ialah karena informan tersebut dapat
memberikan informasi yang valid terkait alih media arsip vital sebagai upaya
Tabel 3. 1: Informan
71
Emzir, Metode Penelitian Kualitatif Analisis Data (Jakarta: Rajawali Press, 2010), hal.
53.
72
Etta Mamang Sungadji dan Sopiah, Metodelogi Penelitian - Pendekatan Praktis dalam
Penelitian, 1 ed. (Yogyakarta: Andi Publisher, 2010), hal. 21.
73
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Pengantar
Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), hal.
183.
51
Daya Mineral
2. Eny Nurwianty, S.Sos Arsiparis Ahli Madya
3. Eka Runie, S.E, M.M Arsiparis Ahli Madya
pelaksanaan alih media arsip, prosedur pelayanan koleksi alih media arsip
vital serta hambatan dan kendala yang dihadapi saat melakukan alih media
arsip vital.
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari
sumbernya. Sumber dari data ini bisa berupa benda-benda, situs website
atau manusia.75 Dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari
hasil observasi lokasi penelitian dan hasil wawancara dengan staf arsip di
74
Galang Surya Gumilang, “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan
Konseling,” Jurnal Fokus Konseling Vol. 2, no. 2 (2016): hal. 153.
75
Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,”
Jurnal Harmonia Vol. 11, no. 2 (2011): hal. 176.
52
relatif lama.77
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
harus memiliki kualitas yang baik. Memiliki data yang otentik serta
data yang up-to date. Sehingga hasil dari penelitian ini dapat
76
Aunu Rofiq Djaelani, “Teknik Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif,” Jurnal Majalah
Ilmiah Pawiyatan Vol. 20, no. 1 (2013): hal. 85.
77
Djaelani, hal. 87.
78
Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,” hal.
176.
79
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Pengantar Praktis
Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, hal. 65.
53
80
b. Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.
penelitian dari observasi dan wawancara akan semakin sah dan dapat
pada obyek penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti.
Dengan demikian data yang valid adalah data yang tidak berbeda antar data
yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada
keteralihan.
kecukupan referensi.
1. Teknik Triangulasi
data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Pada
80
Natalina Nilamsari, “Memahami Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif,” Jurnal
Wacana Vol. 13, no. 2 (2014): hal. 179.
81
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2012), hal. 117.
54
mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
dan kasus yang tidak sesuai dengan kecendrungan informasi yang telah
3. Kecukupan Referensi
penelitian yang telah dilakukan, baik referensi yang berasal dari orang lain
dilapangan.82
data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari informan. Data-data yang
teori yang mendukung. Hasil dari analisis data berupa fakta-fakta yang terkait
82
Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif (Jakarta: Kencana, 2017), hal. 267.
55
dengan objek penelitian. Data yang telah didapat akan dianalisis melalui tiga
tahapan yaitu:
1. Reduksi Data
menfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih
2. Penyajian Data
3. Penarikan Kesimpulan
83
S Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), hal. 129.
84
Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,” hal.
178.
85
Gumilang, “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan Konseling,” hal.
157.
56
dapat berupa deskripsi atau gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih
F. Jadwal Penelitian
observasi awal pada 2 Maret 2018. Penelitian bertempat di Unit Pusat Arsip
penelitian:
86
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, hal. 92.
BAB IV
A. Profil Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
1. Sejarah Berdiri
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ini dibangun di atas tanah
seluas dua hektar yang diperoleh dari hibah PT. Pertamina berdasarkan
Ranji yang dinilai aman dari banjir dan surat kepemilikan sah tidak
ditemukan masalah.
mengingat lahan dimaksud pada saat itu masih berupa rawa yang tidak
57
58
50 kamar tidur.87
informasi geologi;
87
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
59
usaha energi dan mineral secara berdaya guna, berhasil guna, berdaya
3. Struktur Organisasi
88
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
60
a. Biro Umum
menyelenggarakan fungsi:
kerumahtanggaan.
4) Pengelolaan kearsipan.
Kementerian.
Kementerian.
c. Bagian Perlengkapan
fungsi:
perlengkapan Kementrian.
menyelenggarakan fungsi:
4. Koleksi
Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun jenis dan jumlah koleksi arsip
yang tersimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
89
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
63
B. Hasil Penelitian
proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral, penerapan kebijakan alih media arsip, prosedur pelayanan alih
kegiatan alih media arsip vital Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
wawancara mendalam pada 15 Mei 2018 di ruang entri data Unit Pusat Arsip
Energi dan Sumber Daya Mineral Bapak Tukiran Heru Susanto, S.H, Ibu Eny
Nurwianty, S.Sos sebagai arsiparis ahli madya dan Ibu Eka Runie, S.E, M.M
informan tersebut di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral.
1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat
Sumber Daya Mineral yaitu terkait minyak dan gas bumi, mineral batu
bara, ketenaga listrikan, energi baru dan terbarukan dan konservasi energi,
serta masalah geologi. Arsip yang dikelola Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral beberapa memiliki nilai guna yang
tinggi atau dapat disebut arsip vital. Arsip vital yang disimpan di Unit
bukti kepemilikan yang sah dan berfungsi sebagai alat untuk melindungi
vital yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral memiliki fungsi sebagai alat bukti di mata hukum seperti
Batubara (PKP2B). Selain itu juga memiliki fungsi dinamis seperti arsip
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah
keadaan fisik yang baik dan dapat digunakan isi informasi didalamnya.
vital memiliki peranan penting bagi Kementerian Energi dan Sumber Daya
“Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada bidang migas
berarti dari direktorat jendral gas dan minyak dan gas bumi
kemudian mengenai batu bara itu dari direktorat jenderal batubara,
kemudian mengenai ketenaga listrikan itu ada direktorat jenderal
ketenaga listrikan, kemudian mengenai masalah energi baru
terbarukan dan konservasi energi itu dari dikjen PKP2B. Selain itu
ada yang fungsi-fungsi penunjang dikategorikan sebagai arsip vital,
hasil dari kegiatan gunung api, itu punya fungsi penelitian dan arsip
vital juga, nah juga dari badan litbang itu hasil penelitian-penelitian
mengenai ESDM”90
Sumber Daya Mineral adalah dari unit-unit pengolah atau unit kerja eselon
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu Kontrak Karya (KK),
90
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
91
Eny Nurwianti, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
67
jaringan air, jaringan sumur pompa. Seperti yang disampaikan oleh bapak
berikut:
Alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral dimulai pada tahun 2016, kegiatan alih media ini dilakukan secara
92
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
68
“Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan tergantung data yang
kita terima dari unit pengolah”94
membutuhkan sarana dan prasarana yang handal dan sesuai dengan standar
Ibu Eka Runie tentang sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam alih
“Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh ruang alih
medianya juga itu sih yang paling dibutuhkan”95
Energi dan Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih media arsip vital
yaitu ruang alih media yaitu tempat dilakukannya proses alih media arsip,
gambar dan hardware yaitu meliputi komputer, scanner dan alat back up
Kegiatan alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
93
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
94
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
95
Eni Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
96
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
97
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
69
dan Ibu Eka Runie mengenai proses alih media arsip di Unit Pusat Arsip
“SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi arsip apa yang akan
kita alih mediakan, kita lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah,
setelah itu dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai bentuk
lembaran-lembaran gitu, dari paper clip, jika semuanya udah
selesai barulah dialihmediakan, yaitu di scanning sampai selesai,
setelah proses alihmedianya selesai kita input data atau indexing
gitu, terakhir barulah tahap penyimpanan, tidak lupa juga tadi
berita acaranya ya”100
bahwa prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dilakukan dalam tiga tahapan yaitu
tahapan sebelum alih media, tahapan alih media dan tahapan setelah alih
media:
98
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
99
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
100
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
70
Identifikasi Arsip
1) Identifikasi arsip
yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital dan
debu, membuka paper clip yang ada pada arsip dan mengeluarkan
Scanning
Editing
Finishing
1) Scanning
menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu
JPEG.
73
2) Editing
Editing yaitu proses pengeditan arsip vital dari hasil scan melalui
3) Finishing
CD/DVD.
74
Tahapan terakhir setelah proses alih media arsip vital selesai maka
Penyimpanan Kembali
Fisik Arsip
Indexing/Input Data
2) Indexing/Input Data
Preservasi arsip vital dengan teknik alih media di Unit Pusat Arsip
dari faktor penyebab kerusakan arsip seperti kandungan zat kimia yang
kegiatan alih media bergantung kepada jumlah alat yang digunakan oleh
media akan lebih cepat. Selain itu juga kecepatan scanning juga
disampaikan oleh Bapak Tukiran dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:
“Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3 orang gitu ya, kalau 3
orang itu punya alat sama-sama punya alat semua lebih cepat ya
kan lebih banyak, terus kemudian kita juga mengenai kualitas scan
nya, biasanya scan itu kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma
bisa satu per satu ketergantungan nya kan disitu, selain itu juga
kompetensi sumber daya manusia nya gitu”101
“Kita tidak bisa memprediksi waktu tepatnya itu berapa lama ya,
karena ini terkait juga dengan sarana prasarana tadi, sdm nya juga,
kalau proses alih media sedang berlangsung kadang mati lampu
yang itu juga dapat mengganggu proses, dan juga tergantung
jumlah arsip yang dialihmediakan, jadi tidak bisa dipastikan”102
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral saat ini
disampaikan oleh Bapak Tukiran Heru Susanto dan Ibu Eka Runie sebagai
berikut:
alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral yaitu dapat mengalih mediakan arsip lainnya selain arsip
alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral pada point pertama yaitu alih media arsip sebagaimana
melakukan alih media dari arsip berbentuk kertas menjadi digital yang
“Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja belum disahkan oleh
pimpinan, kita tu merujuk ke undang-undang 43 tahun 2009 itu”106
106
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
80
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 pasal 48 dan 49. Untuk kebijakan tertulis
mengenai alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral telah dirancang namun belum disahkan secara resmi
Berdasarkan proses alih media arsip yang telah dilakukan dapat dilihat
Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih
Energi dan Sumber Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna
tinggi atau arsip vital dan mengutamakan arsip vital yang tingkat
fisik arsip tidak rusak maka dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya
informasi. Hal ini dapat dilihat pada prosedur alih media arsip vital di Unit
81
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral pada tahapan
dilihat pada tahapan setelah alih media, fisik arsip yang telah dialih
pada poin kelima yaitu alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral arsip hasil alih
Daya Mineral sebagai bentuk keaslian agar arsip hasil alih media dapat
“Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan terpercaya intinya gitu, jadi
kealiannya itu tidak diragunakan autentikasi diperlukan karena
arsip itu harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi itu ada oleh
pimpinan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral”107
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah ada berita acara dan
daftar arsip. Seperti hasil wawancara penulis dengan Ibu Eka Runie dan
“Setelah tahapan alih media arsip selesai kita membuat daftar arsip
ini”109
Kearsipan.
Layanan arsip dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan (access
tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk dapat digunakan dan
dan Ibu Eny Nurwianty mengenai prosedur pelayanan koleksi hasil alih
media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
koleksi alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
b. Pihak pimpinan dari biro umum menurunkan surat ke Unit Pusat Arsip
110
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
111
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
84
mengajukan.
di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah
sebagai berikut :
informasi kepada pengguna atau pemakai arsip. Pada Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang dapat mengakses atau
Pengguna atau pemakai koleksi hasil alih media di Unit Pusat Arsip
(Badan Usaha Milik Negara) sektor Kementerian Energi dan Sumber Daya
Ada 3 kendala yang ada dalam melakukan kegiatan alih media di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu terkait
penulis mendapat jawaban mengenai kendala dalam alih media arsip vital
sebagai berikut:
112
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
86
Kendala pertama yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit
berikut:
“Untuk alih media itu perlu satu sumber daya manusia yang
punya kompetensi ya kompetensi tentunya gini alatnya canggih ya
tapi kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah setelah itu SDM
pun juga bisa mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita alih
mediakan gitu harus bisa memahami nilai guna nilai guna yang
terkait arsip vital”113
alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Kendala kedua yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit
sarana dan prasarana, Seperti hasil dari wawancara penulis dengan Ibu
dan Sumber Daya Mineral masih terbatas, sedangkan alih media arsip
kartografi yang ukuran kertasnya lebih besar dari jenis arsip yang
dialihmediakan lainnya.
Kendala terakhir yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit
tahunnya.
dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
115
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
88
Sumber Daya Mineral dalam menghadapi kendala dalam alih media arsip
Tertib Arsip) pada setiap arsiparis. GNSTA yaitu gerakan tertib kebijakan
C. Pembahasan
1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat
Mineral. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
di dalamnya.
116
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
117
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
89
bersih dan preservasi alih media arsip. Preservasi arsip dengan teknik alih
pengolah atau unit kerja eselon 1 Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yaitu berasal dari Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi,
dokumen penelitian.
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu Kontrak Karya (KK),
Sumber Daya Mineral dapat terbilang baru, kegiatan alih media dimulai
pada tahun 2016 dan dilakukan secara rutin pertahunnya. Divisi yang
dan prasarana yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih media arsip vital yaitu ruang
alih media yaitu tempat dilakukannya proses alih media arsip, serangkat
korporasi. Arsip vital disebut juga arsip kelas satu.119 Arsip vital
fisik arsip yang sebagian besar berbahan dasar kertas yang terbuat dari
kayu sehingga dapat dengan mudah rusak karena beberapa faktor seperti
rusak. Tindakan alih media merupakan salah satu cara agar menekan
dilakukan adalah digitalisasi arsip yaitu pemindaian arsip dari bentuk hard
komputer.120
Sumber daya mineral terdiri dari tiga tahapan yaitu, tahapan sebelum alih
118
Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,” hal.
51.
119
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 229.
120
Narendra, “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi: Studi Kasus Alih Media,”
hal. 215.
91
media, tahapan alih media, dan tahapan setelah alih media. Adapun
alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu arsip yang memiliki nilai guna
tinggi atau arsip vital dan diutamakan kepada arsip vital yang tingkat
apakah layak untuk dialih mediakan, apabila kondisi fisik arsip tidak
dari debu, membuka paper clip yang ada pada arsip dan mengeluarkan
arsip dari map-map arsip seperti hanging folder, map snelhecter dan
121
Helen Forde, Preserving Archives (London: Facet Publishing, 2007).
92
scan.
Tahapan ini merupakan pokok dari kegiatan alih media arsip vital,
per inch). Setelah itu hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan
menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu
suhu 16 derajad.
Sumber Daya Mineral hampir sama dengan apa yang disampaikan oleh
Abdul Rahman Saleh yaitu sebelum memulai kegiatan alih media hal yang
mulai dari menyeleksi dan mengumpulkan bahan yang akan dialih media,
penulisan dokumen PDF serta basis data CD-ROM atau DVD, serta yang
122
Abdul Rahman Saleh, Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step, hal. 13.
94
dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama tanpa mengurangi isi
informasi yang terkandung di dalam fisik arsip. Tidak hanya itu kelebihan
dari kegiatan alih media ini yaitu dapat melindungi fisik asli arsip dari
mediakan arsip lainnya selain arsip vital, dapat mengolah arsip menjadi
hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.
95
oleh perilaku konsisten dan berulang, baik dari yang membuatnya maupun
123
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
96
diatas, hal-hal yang telah diterapkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral dalam melakukan alih media arsip vital yaitu
pada poin pertama, alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 48
undangan. Dalam hal ini Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral melakukan alih media arsip kedalam bentuk digital.
arsip. Dalam hal ini Untuk kebijakan tertulis mengenai alih media arsip di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah
Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral. Berdasarkan proses alih media
Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital
pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak maka
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Dalam hal ini Unit Pusat
alih media ada tahapan identifikasi arsip, di mana pada tahapan ini arsip-
arsip yang akan dialihmediakan dilihat kondisi fisik arsip terlebih dahulu.
Selain itu Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
melakukan alih media pada arsip vital dimana nilai informasi yang
undangan. Dalam hal ini dapat dilihat dalam tahapan setelah alih media
98
arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
penulis dengan bapak Tukiran Heru Susanto, arsip hasil alih media telah
ada otentikasi, oleh karena itu penerapan otentikasi suatu dokumen digital
dengan Ibu Eka Runie dan Ibu Eny Nurwiaty, Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah membuat berita acara
dan daftar arsip hasil alih media. Untuk berita acara alih media arsip pada
poin ketujuh, di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
jenis media, jumlah arsip yang dialihmedia, keterangan proses alih media
pengolah/unit kearsipan. Untuk daftar arsip hasil alih media pada poin
Mineral telah memuat unit pengolah arsip, nomor urut, jenis arsip, jumlah
Gambar 4. 23: Berita Acara Alih Media Gambar 4. 24: Daftar Arsip Alih Media
UPA KESDM UPA KESDM
Layanan arsip dikenal dengan dua istilah yaitu istilah akses dan jasa
arsip yang dapat digunakan oleh pemakai atau peneliti apabila kesepakatan
akses disetujui.124
yang harus diikuti. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber daya
pengguna arsip.
menerima surat permohonan akses arsip, surat ini dikirim ke Unit Pusat
124
Minami, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, Akses dan Layanan Arsip, hal. 1.4.
101
arsip yang dilayankan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Ada dua jenis
Pengguna atau pemakai koleksi hasil alih media di Unit Pusat Arsip
(Badan Usaha Milik Negara) sektor Kementerian Energi dan Sumber Daya
125
Ishak, “Teknik Layanan Kearsipan.”
102
pelayanan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral sudah bagus karena telah memiliki prosedur layanan, hanya saja
yang menjadi faktor kendala dalam pelayanan arsip ini yaitu jarak antara
pusat arsip dengan kementerian yang cukup jauh menjadi hambatan dalam
Kendala yang ada dalam proses alih media arsip di Unit Pusat Arsip
media arsip yaitu kurangnya jumlah sumber daya manusia atau arsiparis
berbeda-beda pula, untuk itu dibutuhkan berbagai jenis dan tipe scanner
yang ukurannya lebih besar dari arsip lainnya. Jumlah scanner yang
khusus agar dapat tetap bisa digunakan dari tahun ketahun. Agar arsip
hasil alih media tetap bisa digunakan kedepannya maka perlu melakukan
migrasi data.
Upaya yang dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
dengan menerapkan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip) pada
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral terdiri dari tiga tahapan
identifikasi arsip, cleaning dan sorting arsip dan persiapan alat untuk alih
media arsip; kedua tahapan alih media yang meliputi proses scanning,
editing sampai finishing; ketiga tahapan setelah alih media yang meliputi
Sumber Daya Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih media, arsip
Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital
104
105
pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak maka
Energi dan Sumber Daya Mineral dimulai dari mengirimkan surat kepada
sistem pelayanan tertutup di mana yang dapat mengakses arsip hanya staf
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah
ditetapkan.
dan Sumber Daya Mineral dalam melakukan alih media arsip vital sebagai
B. Saran
yang menangani alih media arsip vital agar mempermudah proses alih
contohnya kamera pemindai agar proses alih media pada jenis arsip yang
segera diselesaikan agar koleksi hasil alih media arsip dapat tetap terawat
dikesampingkan.
arsip vital serta dapat mengolah arsip menjadi informasi sehingga dapat
Emzir. Metode Penelitian Kualitatif Analisis Data. Jakarta: Rajawali Press, 2010.
Gusda, Aldona, dan Elva Rahmah. “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di
Kantor Arsip Kabupaten Pesisir Selatan.” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, Seri G, Vol. 2, no. 1 (2013).
107
108
Laksono, Ridho. “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip
Statis.” Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1
(2017).
Mirmani, Anon, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman. Akses dan Layanan
Arsip. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016.
Musrifah. “Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah di
Yogyakarta.” Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan Vol. 4, no. 2
(2016).
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip
Vital Negara.
Peraturan Pemenrintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan
Legalisasi.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Saputra, Rio Agus, dan Elva Rahmah. “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi
Kerusakan Arsip di Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota
Bukittinggi.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A,
Vol. 1, no. 2 (2013).
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan 1
Nama : Tukiran Heru Susanto, S.H
Jabatan : Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral
Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018
Tempat : Ruang Entri Data
1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral?
... ya sebetulnya sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral itu, pusat arsip sebagai record centernya itu
menyimpan arsip-arsip yang sifatnya untuk kepentingan kementerian dan
kepentingan kebangsaan, mengenai jenis-jenisnya itu ada tekstual,
kartografi, seismograf dan CD, Arsip yang berbasis kertas maupun yang
berbasis elektronik bentuknya kan alih media
2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
... .. kalau totalnya sih sekitar 57.000 berkas lebih ya, jadi prinsipnya ini
baru sebagian yang tersimpan di sini karena belum terdata secara
keseluruhan, masih di unit pengolah.
3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral?
Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada bidang migas berarti dari
direktorat jendral gas dan minyak dan gas bumi kemudian mengenai batu
bara itu dari direktorat jenderal batubara, kemudian mengenai ketenaga
listrikan itu ada direktorat jenderal ketenaga listrikan, kemudian
mengenai masalah energi baru terbarukan dan konservasi energi itu dari
dikjen PKP2B. Selain itu ada yang fungsi-fungsi penunjang dikategorikan
sebagai arsip vital, hasil dari kegiatan gunung api, itu punya fungsi
penelitian dan arsip vital juga, nah juga dari badan litbang itu hasil
penelitian-penelitian mengenai ESDM.
4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing termasuk kartografi, kartografi
itu apa sih? Ya seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada As-built
Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel kemudian ada jaringan air ada
jaringan sumur pompa dan sebagainya itu peta kartografi istilahnya, itu
menjadi arsip yang vital.
5. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media
arsip Vital?
Kalau sarana prasarananya kita butuh ruangan ya untuk alih medianya
sendiri, komputer, scanm jadi ini kalo kaitannya sarana dan prasarana
untuk alih media itu mengingat spesifikasi arsip-arsip di lingkungan
KESDM itu banyak masalah pertambangan memerlukan scan, tetapi scan
yang berbagai tipe yang memang perlu ada di sini
6. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
Sebelum dokumen dialih mediakan pertama kali kita lihat fisik arsipnya,
setelah kita lihat infentarisir arsipnya kita tentukan nilai gunanya, nilai
gunanya kita pastikan ini yang arsip vital, berikutnya kita melihat dalam
bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian dibersihkan dari debu, dibersihkan
dari paper klip, dibersikan dari map-map, itu dipilah-pilah semua. Nah
setelah clear and clean bentuknya lembaran-lembaran itu baru kita
laksanakan untuk alih media melalui scan , setelahnya baru kasih kode
klasifikasi tadi untuk mengetahui itu nomornya kemudian masalahnya apa
termasuk penempatannya di mana gitu buat daftar hasil scanning itu
prosedurnya begitu.
7. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih
media arsip vital?
Itu ada ya bagian subag kearsipan.
8. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip
vital?
Untuk alih media ada 3 orang arsiparis.
9. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?
Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3 orang gitu ya, kalau 3 orang
itu punya alat sama-sama punya alat semua lebih cepat ya kan lebih
banyak, terus kemudian kita juga mengenai kualitas scan nya, biasanya
scan itu kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma bisa satu per satu
ketergantungan nya kan disitu, selain itu juga kompetensi sumber daya
manusia nya gitu.
10. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?
Untuk saat ini kita simpan di ruangan saya, ada lemari khusus, nah kita
sudah merancang ini salah satu diantaranya itu udah ada alih media
dalam bentuk disket dan scan CD Kaset itu sudah ada, nah ini akan kita
gunakan sebagai ruang penyimpanan hasil alih media ini sedang
persiapan
11. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana mengolah arsip data itu
menjadi informasi ya melalui sarana alih media ini gitu jadi kita tidak
langsung melihat pada fisiknya tapi melihat informasinya bagaimana kita
cara mengolah data atau arsip menjadi informasi itu yang yang terpenting
masa depannya, jadi kedepannya adalah bagaimana arsip itu bisa diolah
menjadi informasi sehingga mudah di akses oleh publis gitu, nah tentunya
nanti dalam memberikan akses ini kita punya namanya SKKAA, SKKAA
itu apa Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip gitu, setelah dialih
mediakan dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak oleh publik gitu,
karna arsip-arsip di lingkungan KESDM itu banyak yang mengandung
kerahasiaannya terutama kaitan dengan keekonomian negara
12. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kalau kebijakan kita pakai UU 43 tahun 2009 tentang kearsipan ya, tapi
kalau untuk kebijakan sendiri di pusat arsip ini itu sudah kita rancang.
13. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah
dialihmediakan?
Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan terpercaya intinya gitu, jadi
keasliannya itu tidak diragunakan autentikasi diperlukan karena arsip itu
harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi itu ada oleh pimpinan
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
14. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?
Ada kita untuk berita acara.
15. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?
Itu kita buat setelah kita alih mediakan ya, jadi ada.
16. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Secara garis besar memberi surat kepada sekretariat jenderal biro umum
terus kemudian setelah bersurat itu akan ada jawaban ada atau
konfirmasi, setelah ada konfirmasi nanti setelah yang bersangkutan
datang itu harus mengisi formulir terkait apa dokumen yang akan
dibutuhkan setelah surat itu turun dari pimpinan disposisi kita selaku
arsiparis tetap mencari stelah mencari menginformasikan kepada
pimpinan setelah diberitahu pimpinan kita akan memberitahukan
bahwasanya surat tersebut ketemu dan disilahkan untuk datang ke
Kementerian ESDM itu tahapannya seperti itu, baru pencarian arsipnya
setelah arsipnya ketemu mengisi formulir berkas peminjaman setelah
berkas peminjaman itu baru pemberian berkas dimaksud dalam bentuk
copy ya bukan aslinya ya itu SOP runtutannya seperti itu gitu.
17. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya terbatas karena itu siapa
yang penggunanya arsip vital hasil alih media ini itu stakholder ya
KESDM siapakah stakeholder itu selain BUMN sektor KESDM juga
perusahaan-perusahaan yang terkait dengan kegiatan wilayah kerja
pertambangan dan energi, jadi stakeholder itu adalah BUMN sektor
ESDM termasuk perusahaan-perusahaan yang berusaha di bidang ESDM,
itulah stakeholder yang membutuhkan arsip-arsip yang dialih media.
18. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih
media arsip?
Untuk alih media itu perlu satu sumber daya manusia yang punya
kompetensi ya kompetensi tentunya gini alatnya canggih ya tapi
kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah setelah itu SDM pun juga
bisa mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita alih mediakan gitu
harus bisa memahami nilai guna nilai guna yang terkait arsip vital tadi,
setelah itu SDM sarana dan prasarana dalam bentuk scannya tadi scanner
nya tadi untuk ESDM dibutuhkan alat scanner yang betul betul sesuai
dengan kebutuhan karna sifat kertasnya yang berbeda-beda, setelah itu
kendala yang berikutnya adalah hasil alih media bisa dalam bentuk disket
internal hardisk dan sebagainya nah saat kita mengolah itu kita
menggunakan tipe-tipe tertentu nah ahsil scan itu perlu kita simpan dalam
suhu tertentu contohnya eksternal hardisk USB dan sebagainya itu kita
simpan di ruangan tertentu tadi yang sedang kita rencanakan tadi
itukemudian kita atur suhunya tertentu nah kendala berikutnya adalah
bagaimana hasil alat simpan bentuk eksternal hardisk maupun USB bisa
untuk kebaca 2 tahun 3 tahun yang akan datang itu perarti ini perlu
migrasi setiap tahun, berarti pemeliharaan sarana simpan.
19. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan
proses alih media arsip?
Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA Gerakan Nasional Sadar dan
Tetib Arsip apa sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan kearsipan,
tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber
daya manusia kearsipan, tertib sarana dan anggaran kearsipan GNSTA
itu isinya itu, kalau kaitannya tetib SDM kearsipan jadi termasuk
kompetensi seorang arsiparis yang mumpuni yang profesional yang
mandiri seperti itu, terus kaitannya dengan biaya tadi segala sesuatu
untuk mencapai output yang diinginkan perlu didukung dengan sumber
daya anggaran, selain sarana prasarana, kebijakan, sumber daya
manusia dan penganggaran ini wajib.
Informan 2
Nama : Eny Nurwianty, S.Sos
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya
Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018
Tempat : Ruang Entri Data
1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral?
Jenis-jenisnya, kan ada yang tekstual, kartografi, kemudian ada yang CD
terus sama seismograf yang bentuk khusus.
2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Jumlahnya itu, sementara itu mengenai kontrak perjanjian itu 237 berkas,
kemudian AMDAL itu 1951 berkas, kemudian seismograf 33.729 lembar
atau 559 roll, kemudian teknik penambangan dan laporan penelitian itu
ada 1356 berkas, kemudian personal file itu ada 8201 berkas atau 566
boks, kemudian SPM PLN itu 6823 berkas, masih ada lagi kartografi 126
tube, dokumen UKL dan UPL 1166 berkas, kemudian dokumen eksplorasi
migas 532 berkas, dokumen kerjasama migas 710 berkas, kemudian
dokumen lelang 2311 berkas, kemudian ada juga blue print 56 berkas,
PKP2B 40 berkas. Belum yang alih media itu sekitar 140.
3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral?
Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di lingkungan KESDM, dikjen
migas itu minerba, litang ada dikjen ketenagalistrikan.
4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kontrak karya, PKP2B, kartografi.
5. Kapankah alih media arsip Vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral mulai dilakukan?
Pada tahun 20016 untuk alih media.
6. Apakah ada periode khusus dalam melakukan alih media arsip Vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Pertahun sih, tergantung datanya itu.
7. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media
arsip Vital?
Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh ruang alih medianya juga
itu sih yang paling dibutuhkan.
8. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih
media arsip vital?
Kalau di pusat sini ya subag kearsipan.
9. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip
vital?
Itu 3 orang arsiparis bagian subag kearsipan.
10. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
Ini ada beberapa tahapan ya, sebelum alih media itu kita mengidentifikasi
arsip terlebih dahulu dokumen yang akan kita alih mediakan, kemudian
setelah identifikasi arsipnya dibersihkan dari debu dan membuka arsip
kalau yang dijilid dari jilid nya dari sampai bentuk lembaran, setelah
semua proses cleaning ini selesai barulah kita alih mediakan, seperti
menscan, setelahnya kita edit agar rapi barulah finishing, nah barulah
setelah kegiatan alih media ini selesai masuk ke tahapan indexing dan
mengimput data, sebelumnya kita simpan ya dokumen aslinya, dan
terakhir barulah kita pindahkan kedalam bentuk CD/Hardisk dan kita
simpan.
11. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?
Tergantung sih ya, kalau scannernya bagus itu akan memakan waktu yang
cepat tapi kalau scannernya lagi ada masalah biasanya agak sedikit lama,
selain itu juga tergantung pada arsiparis yang melakukan alih medianya.
12. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?
Sementara ini kita sedang mempersiapkan ruangan khusus untuk ini
sekarang sedang proses yah, untuk sekarang di simpan di ruangan pak
tukiran dulu.
13. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Targetnya sih kita usahakan kalau memang sudah terdata itu kita akan
alih mediakan arsip-arsip seperti tadi tu kontrak karya.
14. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja belum disahkan oleh
pimpinan, kita tu merujuk ke undang-undang 43 tahun 2009 itu.
15. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah
dialihmediakan?
Iya ada.
16. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?
Itu pasti ada.
17. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?
Setelah tahapan alih media arsip selesai kita membuat daftar arsip ini.
18. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk alih media itu pertama
mengajukan permohonan peminjaman arsip ke kementerian ESDM
kepada biro umum, nah sebelum pemohon mendapat surat balasan
pimpinan menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip, setelah kita
mendapatkan surat ini selanjutnya kita selaku arsiparis disini akan
mencarikan arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah ketemu kita
beritahukan lagi kepada pimpinan tadi, setelah itu barulah si pemohon
mendapat surat balasan, selanjutnya pemohon datang kesini untuk
mengisi form peminjaman, barulah kita berikan arsip yang dibutuhkan di
pemohon tersebut dalam bentuk copy nya.
19. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Stakeholder Kemeneterian Energi dan Sumber Daya Mineral, itu
perusahaan yang terkait dengan kementerian ini.
20. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih
media arsip?
Sumber daya manusia SDM nya masih kurang, hambatan itu yang paling
ini sih scanner ya sarana prasarana itu sih ya.
21. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan
proses alih media?
Apa yah, itu gerakan tertip arsip sih ya itu salah satu cara juga untuk
menghadapi kendala.
Informan 3
Nama : Eka Runie, S.E, M.M
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya
Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018
Tempat : Ruang Entri Data
1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral?
Banyak yah jenis arsip yang kita simpan di pusat arsip ini yaitu arsip
seismogram, kontrak perjanjian, laporan penelitian, personal file,
kartografi, PKP2B, blueprint seperti itu
2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Seismogram itu banyak yah sekitar 33.000 lebih, personal file 8000an
kalau ditotal itu ada 57.000 lebih itu.
3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral?
Dari dikjen mineral dan batubara, dikjen minyak dan gas bumi, badan
penelitian juga litbang ya.
4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Arsip vital yang dialih mediakan itu PKP2B Kartografi juga termasuk
kontark karya juga.
5. Kapankah alih media arsip Vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral mulai dilakukan?
Tahun 2016
6. Apakah ada periode khusus dalam melakukan alih media arsip Vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan tergantung data yang kita
terima dari unit pengolah.
7. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media
arsip Vital?
Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer nya scannya, ruangan
untuk alih media nya juga, software itu juga termasuk.
8. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih
media arsip vital?
Ada yah bagian subag kearsipan yang melakukan kegiatan ini.
9. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip
vital?
Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis.
10. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi arsip apa yang akan kita alih
mediakan, kita lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah, setelah itu
dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai bentuk lembaran-lembaran
gitu, dari paper clip, jika semuanya udah selesai barulah dialihmediakan,
yaitu di scanning sampai selesai, setelah proses alihmedianya selesai kita
input data atau indexing gitu, terakhir barulah tahap penyimpanan, tidak
lupa juga tadi berita acaranya ya.
11. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?
Kita tidak bisa memprediksi waktu tepatnya itu berapa lama ya, karena ini
terkait juga dengan sarana prasarana tadi, sdm nya juga, kalau proses
alih media sedang berlangsung kadang mati lampu yang itu juga dapat
mengganggu proses, dan juga tergantung jumlah arsip yang
dialihmediakan, jadi tidak bisa dipastikan.
12. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?
Sekarang kita simpan di ruangan sementara dulu karena ruangan khusu
untuk ini sedang dalam proses pengerjaan
13. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Target kedepannya terus melakukan alihmedia arsip ini tidak hanya untuk
arsip vital saja tapi juga arsip lainnya agar arsip ini dapat memberikan
informasi kepada publik, juga itu terkait sarana tadi kita dalam alihmedia
arsip ini membutuhkan bermacam-macam tipe scanner mudah-mudahan
nya tersedia di sini.
14. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Sekarang kita berpedomannya ke undang-undang 43 tentang kearsipan,
untuk kebijakan pusat arsip ini belum disahkan.
15. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah
dialihmediakan?
Iya ada
16. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?
Iya itu penting ya berita acara, kita ada.
17. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?
Ada
18. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Alurnya seperti ini, yaitu mengajukan surat ke sekretarian jenderal
kementerian energi dan sumber daya mineral pada biro umumnya yang
pusat di jalan merdeka selatan, lanjut pemohon akan mendapat surat
balasan, sebelumnya ini ada prosesnya ya, nanti sebelum mendapat surat
balasan, pihak pimpinan itu memberikan kabar kepada kami bahwa ada
pemohonan peminjaman arsip yang dibutuhkan, setelah itu arsiparis
disini akan mencarikan arsip terkait, setelah ditemukan barulah kita
informasikan lagi ke pimpinan bahwa arsip terkait telah disiapkan,
selanjutnya kan si pemohon mendapat surat balasan, tahap berikutnya
yang membutuhkan arsip datang ke kami ke pusat arsip dan mengisi form
peminjaman, barulah kami serahkan arsip yang dibutuhkan begitu.
19. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Perusahaan yang memiliki kaitan dengan wilayah kerja ya, pertambangan
misalnya dan kementerian energi dan sumber daya mineral ini sendiri.
20. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih
media?
Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner, arsip disini ukurannya
kan berbeda beda jadi tidak bisa Cuma dengan satu jenis scanner saja,
kompetensi arsiparis nya juga menjadi salah satu kendala, kurangnya sdm
juga.
21. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan
proses alih media?
Dengan mengikuti diklat kearsipan.
Lampiran 2
LEMBAR OBSERVASI
PERSURATAN
Lampiran 4
DOKUMENTASI