LAPORAN AUDIT INTERNAL UNIT PENDAFTARAN

PUSKESMAS SAMALANTAN

A. LATAR BELAKANG
Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas perlu dilakukan audit internal.dengan adanya
audit internal akan dapat di identifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk
melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sisite pelayanan maupun system
manajemen.
Audit internal di lakukan oleh tim audit internaol yang dibentuk oleh kepala Puskesmas dengan
berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan.
B. TUJUAN AUDIT
Membantu menyelesaikan permasalahan bagian pendaftaran diPuskesmas Samalantan dalam
rangka memningkatkan mutu pelayanan dan kinerja.

C. LINGKUP AUDIT
Unit yang diaudit adalah Unit Pelayanan UKP :Pendaftaran

D. OBJEK AUDIT:
Hal-hal yang diaudit adalah segala hal yang terkait dengan pendaftaran dan mencari bukti-
bukti ketidak sesuaian.Seperti
 Kepatuhan petugas terhadap SOP pendaftaran pasien
 Lama waktu tunggu pasien saat proses pendaftaran

E. STANDAR ATAU KRITERIA YANG DIGUNAKAN DAN HASIL AUDIT

 Instrumen Akreditasi Puskesmas 7.4.1 EP 2 - EP 5, SOP pendaftaran pasien
 Metode yang digunakan : observasi, wawancara dan telaah dokumen
 Instrumen yang digunakan : chek list, form observasi waktu tunggu,pedoman
wawancara
(terlampir)

F.AUDITOR
Pelaksana audit internal adalah:
1. Dr.Lia Pamungkas
2. Ajanius A,Md.Kep
3. Agustina Maria A.Md.Keb
4. Emelia contesa A.Md.Keb
G.PROSES AUDIT
Waktu pelaksanaan hari kamis, tanggal 18 juli 2019 sesuai dengan kesepakatan,proses audit
dilaksanakan diruang Loket Pendaftaran puskesmas Samalantan, sasaran Kepala loket
pendaftaran dan petugas rekam medic.
 1.Persiapan
a. Memastikan KAK Audit internal Pendaftaran pasien
b. Memberitaukan pada unit yang akan diaudit
c. Mempersiapkan auditor dengan instrument
d. Memastikan kriteria audit dengan pengumpulan data lengkap
e. Menyusun scenario audit:
 Auditor : dr.Lia Pamungkas, Agustina Maria,Emelia Contesa
 Auditee : Arnita Santi,Hanisah
 Dokumentasi : Ajanius
2. Pembukaan
a. Memperkenalkan diri dan mengkonfirmasi jadwal yg dilakukan oleh dr.Lia nPamungkas
b. Menjelaskan tujuan audit
c. Menjelaskan proses kegiatan yang akan dilaksanakan
3. Proses mengumpulkan data:
a. Melakukan sesuai dengan tahapan
b. Memastikan sampel yang akan diambil
c. Memastikan siapa yang akan diwawancara
d. Memastikan proses yang akan diamati
4.Analisis data temuan
a. Menganalisis kesesuai antara fakta dan kriteria SOP
b. Membahas ketidak sesuaian dengan auditi

H.Hasil dan Analisis tindak Lanjut

a. Hasil: jumlah petugas pendaftaran dan kualifikasinya (pelatihan kompetensi) ada 3

orang dan 1 orang sudah pernah pelatihan bagian loket pendaftaran rekam medic.
Analisis : dari hasil audit internal sudah sesuai dan tidak ditemukan ketidak sesuaian
b. Hasil: Seberapa lama petugas pendaftaran bertugas dalam satu hari dan apakah petugas
tersebut5 merangkap tugas lain? Jawabanyan sesuai jam pelayanan dan tidak ada yang
merangkap tugas
Analisis: dari hasil audit jam pelayanan sudah sesuai dengan pelayanan dan petugas
sudah sesuai dengan bagiannya tanpa ada yang merangkap tugas.
c. Hasil : petugas mengetahui SOP dan bekerja berdasarkan SOP pendaftaran
Analisis : dari hasil audit tidak ditemukan ketidak sesuaian dan petugas sudah
mengetahui dan memahami SOP dan menjalankan pelayanan sesuai dengan SOP
pendaftaran.
d. Hasil : Sarana pendukung pekerjaan dipendaftaran ada computer hp alat tulis dll
Analisis : dari hasil audit sarana pendukung dipendaftaran sudah sesuai.
e. Hasil : sarana masih sangat kurang sehingga sedikit menghambat
Analisis : dari hasil audit tidak ditemukan ketidak sesuaian,,sarana sudah sangat
mendukung untuk melakukan pelayanan pendaftaran.
 f. Hasil : hambatan yang ditemui dalam melaksanakan tugas yaitu kartu berobat yang selalu
tidak dibawa oleh pasien yang datang berkunjung,list kaca hijau diloket menganggu
komunikasi dengan pasien
Analisis dari hasil audit ditemukan ketidak sesuaian dimana tidak adanya petugas
informasi puskesmas,list kaca hijau yang menganggu komunikasi antara petugas dan
peasien,bentuk kartu berobat yang tidak ada nilainya sehingga disepelekan oleh pasien.
g. Hasil : observasi terhadap SOP Pendaftaran pasien
Analisis : tidak ditemukan ketidak sesuai pendaftaran pasien semua sesuai dengan SOP
Pendaftaran dan Waktu tunggu pasien tidak lebih dari 10 menit.

I. Rekomendasi dan batas waktu yang disepakati

Berdasarkan hasil audit mengenai fakta lapangan dan temuan audit yang telah ada, maka
direkomendasikan beberapa hal sebagai berikut :
1) Diperlukanya petugas khusus bagian informasi puskesmas untuk pelayanan diloket
sehingga segala informasi mengenai system pelayanan puskesmas dapat diketahui
pasien.
2) Dalam pelaksanaan lapangan audit ditemukan list kaca hijau yang menganggu
komunikasi antara petugas dan pasien sehingga perlu dilepas atau dirubah posisi list
kacanya.
3) Dalam pelaksanaan pendaftaran didapatkan pasien yang tidak membawa kartu berobat
atau kartu rekam medic di karenakan kartu tidak ada nilai jualnya terlalu tipis,sehingga
perlu dipertimbangkan untuk diperbaiki atau membuat kartu seperti dirumah sakit jika
memungkimnkan.
Perbaikan atas saran rekomendasi audit diatas , maka seyogyanya hal ini diatas akan telah
ditindak lanjut paling lambat Bulan Agustus 2019

Lampiran 1. Jadual Pelaksanaan Kegiatan

Tahun 2019
No Unit Kerja Ket
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Unit Pendaftaran √

Lampiran 2. Rincian kegiatan

Objek ( Pelaksanaan
kegiatan /
Proses Standar

yang di /
Instru- Tgl & Tgl &
Sasaran Audit ) kriteria
Unit Tujuan Auditor Metoda men waktu waktu Ket
Audit yang
Audit Audit Audit
menjadi
I II
Acuan
 Unit Tercapainy Petugas Kepatuha Ajanius, SOP 1. Obs Daftar 30
Pendaft a pendaft n petugas Lia. P, Instrum erva tilik Juli
aran kepatuhan aran terhadap Emelia, en si 2019
petugas SOP Agustina, Akredit 2. Wa
terhadap pendaftar Resta asi wan
SOP an Puskes cara
pendaftaran mas EP 3. Telu
2 – EP sur
5 dok
ume
n
MENGETAHUI, Samalantan, Juli 2019
KETUA TIM AUDIT Anggota Tim Audit :
1. Emelia. C
2. Agustina Maria
Ajanius 3. dr.Lia Pamungkas
4. Ajanius

Lampiran 3. Instrument Audit

N Kriteria Daftar Pertanyaan Ya tidak Observ Dokume Fakta Temuan Rekomendasi

o Audit asi n/ Lapan Audit Audit
Rekam gan
kegiatan
1 Berapa jumlah 3 orang, 1
petugas org sudah
pendaftaran dan ada
apa kualifikasinya pelatihan
( pelatihan kompetens
kompetensi ) i
rekamedik
2 Berapa lama Sesuai
petugas dengan
pendaftaran jam
bertugas dalam pelayanan
satu hari dan dan tidak
apakah petugas ada yang
tersebut bertugas
merangkap tugas merangka
lain ? (sebutkan ) p
3 Apakah petugas Ya
 mengetahui SOP petugas
dan bekerja mengetahu
berdasarkan SOP i SOP dan
pendaftaran? bekerja
sesuai
SOP
4 APakah ada Ya ada
sarana pendukung computer,
pekerjaan di unit hp,mik
pendaftaran alat tulis
dll
5 Menurut anda Ya,sudah
apakah sarana terbantu
tersebut sudah
mencukupi dan
membantu
menyelesaikan
pekerjaan anda?
6 Hambatan apa Kartu ditemuka 1.diperlukan
yang anda temui berobat n ketidak petugas
saat melaksanakan yang sesuaian khusus
tugas? disepeleka dimana informasi
n pasien tidak mengenai
karena adanya pelayanan
terlalu petugas puskesmas
lembut,list informas 2.diharapkan
kaca hijau i list kaca hijau
mengangg puskesm dilepas dan
u as,list dipasang
komunikas kaca ulang dengan
i petugas hijau tidak
dengan yang menganggu
pasien mengang pandangan
gu dan
komunik komunikasi
asi antara dengan
petugas pasien
dan 3. diharapkan
peasien,b kartu berobat
entuk bias diganti
kartu dengan kertas
 berobat yang lebih
yang keras atau
tidak ada bila
nilainya memungkink
sehingga an diganti
disepelek seperti kartu-
an oleh kartu yang
pasien. ada dirumah
sakit.

Lampiran 4. Daftar Tilik ( Kepatuhan terhadap SOP )

No Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku

Persiapan
1 Pasien datang mengambil nomor antrian lalu duduk √
di ruang tunggu
2 Petugas memanggil pasien sesuai dengan nomor urut √
antrian
3 Petugas menanyakan maksud kedatangan pasien √
4 Petugas menanyakan kepada pasien dan keluarga √
pasien tentang keputusan mereka
5 Petugas meminta kartu berobat pasien dan fotocopy √
kartu jaminan kesehatan ( jika ada )
6 Petugas mengetik data pasien kedalam file registrasi √
pendaftaran pasien
7 Petugas mengecek keaktifan Kartu JKN pasien pada √
aplikasi layanan BPJS
8 Pasien diminta menunggu di ruang pelayanan yang √
dituju
9 Petugas memberikan kartu berobat pasien dan √
fotocopy JKN kepada petugas rekam medik
Total Complaince Rate ( CR ) Ʃ Ya / Ʃ Ya + tidak X 100 9 0
%
Ʃ 9 / 0 X 100 % = 100 %
 Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

Hambatan dalam pelaksanaan lamanya waktu tunggu pasien UNIT: UKP

Proses
dipendaftaran Pendaftaran
Kriteria Audit Kepatuhan petugas terhadap SOP pendaftaran

Bagian I : Detail Ketidaksesuaian

Uraian
Bukti – Bukti Obyektif Metode Audit
Ketidaksesuaian
1. Ditemukan Berdasarkan pengamatan auditor kepada auditee pada saat Observasi
pelaksanaan tidak ada petugas yang memberikan informasi
ketidak
mengenai pelayanan puskesmas kepada pasien
sesuaian
dimana tidak
adanya petugas
informasi
puskesmas,
2. list kaca hijau
Adanya list kaca hijau yang menutupi sehingga petugas dan Observasi
yang pasien sulit berkomunikasi.
menganggu
komunikasi
antara petugas
dan peasien, Adanya didapatkan pasien yg tidak membawa kartu berobat da Observasi
nada yang membawa tapi dalam kondisi rusak.
3. Bentuk kartu
berobat yang
tidak ada
nilainya
sehingga
disepelekan
oleh pasien.

Bagian 2: terlampir

Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?)

NO MASALAH U S G PRIORITAS
1 Pasien mengangap 5 5 5 15
remeh/sepele kartu
berobat yang diterima
2 Pasien cenderung 5 5 4 14
membandingkan kartu
berobat PKM dengan
kartu berobat RS
3 Belum dibuat pengajuan 5 4 4 3
RUK pembelian alat
cetak/printer kartu
berobat
 Manusia Metode
Pasien cenderung
membandingkan kartu kartu
berobat PKM dengan kartu Belum dibuat pengajuan
Pasien untuk pembelian alat
mengangap berobat dari RS
bantu
remeh /sepele
kartu berobat
yang diterima
Bentuk kartu berobat
yang tidak ada niulai
jualnay

Belum dibuat
Tidak Masalah
pengajuan RUK
pembuatan alat cetak
pintar kartu berobat Tidak Masalah
Sarana
Lingkungan

(lakukan analisis sehingga ditemukan akar masalahnya……)

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

(sebutkan tindakan perbaikan yang akan dilakukan sesuai dengan akar masalah, dan jelaskan kapan akan
diselesaikan)

Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

(jelaskan upaya pencegahan agar masalah tidak terjadi lagi)

Unit kerja: Auditor : Auditee :

UKP Unit Pendaptaran 1. dr.Lia Pamungkas 1. Arnita Santi
2. Emelia Contesa 2. Hanisah
3. Resta Rosanti

Tanggal: 3 Juli 2019